Zoho vs. Pipedrive: Hệ thống CRM nào tốt nhất cho năng suất làm việc nhóm?

Năng suất phụ thuộc vào mức độ tự động hóa, dữ liệu thống nhất, sự hợp tác, báo cáo và thời gian đạt được giá trị. Hướng dẫn này so sánh Zoho và Pipedrive dưới góc nhìn ưu tiên năng suất và giới thiệu như một giải pháp CRM thống nhất, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo , dành cho các nhóm muốn áp dụng nhanh hơn.

Những điều cần tìm kiếm trong một hệ thống CRM để tăng năng suất làm việc nhóm

Một hệ thống CRM hiệu quả giúp giảm thiểu công việc thủ công, chuẩn hóa quy trình làm việc và giúp các nhóm dễ dàng theo dõi hiệu quả hoạt động. Các hệ thống hiệu quả nhất giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào việc bán hàng và dành ít thời gian hơn để cập nhật các trường thông tin thủ công.

Các hệ thống CRM đòi hỏi nhiều tùy chỉnh hoặc nỗ lực quản trị liên tục thường làm chậm tiến độ của nhóm thay vì tăng tốc sản lượng. Các tiêu chí năng suất chính bao gồm:

• Tự động hóa quy trình làm việc. Hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
• Dữ liệu khách hàng thống nhất.
• Tính năng cộng tác tích hợp sẵn.
• Báo cáo để huấn luyện.
• Và tốc độ hội nhập.

So sánh nhanh Zoho và Pipedrive

Zoho và Pipedrive phục vụ các hồ sơ năng suất khác nhau. Zoho nhấn mạnh vào khả năng tùy chỉnh và tính đa dạng. Pipedrive tập trung vào sự đơn giản hóa quy trình và khả năng hiển thị giao dịch. Kết hợp tự động hóa , trí tuệ nhân tạo và dữ liệu thống nhất trong một nền tảng duy nhất.

Mẹo hay: Các nhóm đánh giá năng suất nên so sánh thời gian đạt được giá trị, chứ không chỉ chi phí đăng ký, đối với các công ty từ quy mô khởi nghiệp đến doanh nghiệp lớn.

Zoho hay Pipedrive về năng suất làm việc nhóm: Phần mềm nào tốt hơn?

Năng suất làm việc nhóm phụ thuộc vào mức độ hiệu quả mà hệ thống CRM hỗ trợ việc thực hiện các công việc hàng ngày trên các khía cạnh quy trình, tự động hóa, cộng tác và khả năng hiển thị. Zoho và Pipedrive tối ưu hóa cho các kết quả năng suất khác nhau, trong khi được thiết kế để hợp nhất các khả năng này trong một hệ thống duy nhất.

Các so sánh dưới đây đánh giá từng nền tảng dựa trên các khía cạnh năng suất cốt lõi có tác động trực tiếp đến doanh số bán hàng và mức độ áp dụng.

Quản lý quy trình và nhiệm vụ

Zoho CRM cung cấp khả năng cấu hình quy trình làm việc nâng cao và các quy tắc tác vụ, rất phù hợp cho các nhóm có quy trình phức tạp. Tuy nhiên, các quy trình làm việc thường yêu cầu thiết kế ban đầu và hỗ trợ quản trị liên tục.

Pipedrive chú trọng sự đơn giản với việc theo dõi nhiệm vụ tập trung vào giao dịch. Mặc dù dễ sử dụng, quy trình làm việc chủ yếu tập trung vào bán hàng và kém linh hoạt hơn giữa các nhóm.

Cung cấp quy trình làm việc trực quan và tự động hóa tác vụ cho các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ. Các quy trình làm việc tiêu chuẩn có sẵn ngay từ đầu, giúp giảm thời gian thiết lập và cải thiện tính nhất quán.

Phù hợp nhất cho:

• Zoho: Các nhóm vận hành chú trọng quy trình
• Pipedrive: Hệ thống quản lý bán hàng đơn giản
• Quy trình làm việc có khả năng mở rộng, liên nhóm.

Khả năng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo

Zoho có các tính năng tự động hóa và công cụ AI , nhưng nhiều tính năng yêu cầu cấu hình và gói trả phí. Hiệu quả năng suất phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thiết lập. Trong khi đó, Pipedrive cung cấp tính năng tự động hóa hạn chế và AI cơ bản. Nó tập trung nhiều hơn vào khả năng hiển thị quy trình hơn là hiệu quả thực thi.

Tích hợp tự động hóa và trí tuệ nhân tạo trực tiếp vào, bao gồm quy trình làm việc, thông tin chi tiết từ AI và lên lịch cuộc họp. 

Hợp tác và dữ liệu thống nhất

Zoho hỗ trợ cộng tác giữa các ứng dụng, nhưng dữ liệu thường nằm trong các mô-đun hoặc sản phẩm riêng biệt, điều này làm tăng việc chuyển đổi ngữ cảnh. Cộng tác trong Pipedrive chủ yếu giới hạn trong các nhóm bán hàng, với sự hỗ trợ hạn chế cho việc phối hợp tiếp thị hoặc dịch vụ.

Giải pháp CRM thông minh hợp nhất dữ liệu khách hàng giữa các nhóm, cho phép cộng tác liền mạch và chia sẻ thông tin mà không cần tích hợp.

Báo cáo và Huấn luyện

Zoho cung cấp các công cụ báo cáo và bảng điều khiển mạnh mẽ, mặc dù việc tùy chỉnh có thể tốn nhiều thời gian. Hệ thống báo cáo của Pipedrive tập trung vào các chỉ số quy trình bán hàng và theo dõi hoạt động, hỗ trợ huấn luyện cơ bản nhưng thiếu chiều sâu.

Cung cấp báo cáo theo thời gian thực được liên kết với quy trình làm việc và tự động hóa, giúp các nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc hướng dẫn nhân viên dựa trên hành vi và kết quả thực tế.

Thời gian đạt được giá trị

Zoho thường cần vài tuần hoặc vài tháng để cấu hình hoàn chỉnh, điều này làm chậm quá trình tăng năng suất. Hơn nữa, Zoho đòi hỏi nỗ lực quản trị liên tục để duy trì quy trình làm việc, quyền hạn và các tích hợp.

Pipedrive mang lại giá trị ban đầu nhanh chóng nhờ sự đơn giản của nó, thường chỉ trong vài ngày. Nền tảng này cũng yêu cầu sự can thiệp quản trị ở mức độ vừa phải khi các nhóm phát triển.

Cân bằng giữa tốc độ và chiều sâu, và nhiều nhóm nhận thấy sự cải thiện năng suất chỉ trong vài ngày nhờ vào các công cụ tự động hóa được tích hợp sẵn và quy trình hướng dẫn sử dụng bài bản. Hệ thống này cũng giảm thiểu chi phí quản trị bằng cách tập trung hóa tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và quản lý dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.

Sự phù hợp về năng suất tổng thể

Zoho phù hợp nhất với các tổ chức có quản trị viên CRM chuyên trách và quy trình nội bộ phức tạp. Pipedrive thích hợp cho các đội ngũ bán hàng tinh gọn tập trung vào theo dõi giao dịch. 

Cách kiểm tra năng suất làm việc nhóm trong bản dùng thử CRM

Việc thử nghiệm CRM cần xác thực những lợi ích về năng suất trước khi triển khai rộng rãi. Các thử nghiệm hiệu quả nhất tập trung vào quy trình làm việc thực tế, dữ liệu thực tế và người dùng thực tế, chứ không phải lợi ích lý thuyết dài hạn. Để thử nghiệm một nền tảng, hãy xác định các quy trình làm việc mà nhóm cần. Xem xét mức độ khó khăn khi thúc đẩy một giao dịch và đánh giá các cơ hội tự động hóa.

Kế hoạch thử nghiệm bảy bước này giúp các nhóm doanh thu đánh giá một cách khách quan liệu hệ thống CRM có giảm thiểu khó khăn, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả hoạt động hay không.

Bước 1: Xác định quy trình làm việc.

Hãy bắt đầu bằng cách lập sơ đồ các quy trình bán hàng cốt lõi như hiện nay. Điều này thường bao gồm việc chuyển giao khách hàng tiềm năng từ bộ phận marketing, tiến trình giao dịch qua các giai đoạn trong quy trình bán hàng, các nhiệm vụ theo dõi và chuyển giao cho bộ phận dịch vụ khách hàng hoặc bộ phận hướng dẫn sử dụng.

Trong quá trình dùng thử, hãy tái tạo các quy trình làm việc này bên trong CRM và đánh giá xem chúng có được hỗ trợ sẵn hay cần tùy chỉnh nhiều. Một hệ thống CRM hiệu quả nên phù hợp một cách tự nhiên với cách các nhóm bán hàng, thay vì buộc phải thiết kế lại quy trình một cách triệt để.

Bước 2: Đo số bước.

Hãy đếm số bước thủ công cần thiết để thúc đẩy một giao dịch tiến triển. Đếm số lần nhấp chuột, số bước nhập dữ liệu, số lần chuyển đổi công cụ và số lần tạo yêu cầu theo dõi. Càng ít bước càng cho thấy tiềm năng năng suất càng cao.

Đây cũng là nơi có thể đánh giá các công cụ hỗ trợ bởi AI. Ví dụ, việc thử nghiệm Breeze trong thời gian dùng thử có thể giúp đo lường thời gian tiết kiệm được trong việc nghiên cứu khách hàng tiềm năng, làm giàu dữ liệu hoặc các công việc chuẩn bị mà các nhân viên bán hàng thường làm bên ngoài CRM.

Bước 3: Đánh giá mức độ tự động hóa.

Kiểm tra khả năng tự động hóa quy trình làm việc và trí tuệ nhân tạo (AI). Đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống CRM trong việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như phân công khách hàng tiềm năng và cập nhật giai đoạn giao dịch. Kiểm tra khả năng tự động hóa quy trình làm việc và AI tích hợp sẵn để xem có thể loại bỏ bao nhiêu công việc thủ công mà không cần phát triển tùy chỉnh.

Các nền tảng tích hợp sẵn các quy trình làm việc và tính năng AI, giúp dễ dàng kiểm tra hiệu quả năng suất ngay lập tức thay vì phải dựa vào cấu hình hoặc tiện ích bổ sung trong tương lai.

Bước 4: Xác thực báo cáo.

Đánh giá tốc độ các nhà quản lý có thể truy cập dữ liệu về tình trạng quy trình bán hàng, khối lượng hoạt động và tỷ lệ chuyển đổi mà không cần xuất dữ liệu từ bảng tính. Một hệ thống CRM hiệu quả cần hiển thị những thông tin chi tiết này theo thời gian thực thông qua bảng điều khiển, mà không cần xuất dữ liệu hoặc thao tác với bảng tính.

Bước 5: Kiểm tra sự hợp tác.

Năng suất không chỉ phụ thuộc vào từng nhân viên bán hàng mà còn phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm. Hãy xem xét mức độ dễ dàng cộng tác giữa các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ. Dữ liệu thống nhất giúp cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ các bước chuyển giao công việc không cần thiết.

Hãy tìm kiếm các mốc thời gian thống nhất, bối cảnh chung và sự chuyển giao trách nhiệm rõ ràng. Khi các nhóm cùng làm việc dựa trên cùng một hồ sơ khách hàng, năng suất sẽ tăng lên nhờ giảm thiểu sự chậm trễ, công việc trùng lặp và hiểu lầm.

Bước 6: Xem lại quy trình nhập môn.

Đánh giá tốc độ nhân viên mới đạt năng suất. Quá trình đào tạo nhanh chóng có mối tương quan trực tiếp với lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn. Quan sát xem người dùng dễ dàng học các thao tác cốt lõi như ghi nhật ký hoạt động, chuyển giao giao dịch và tìm kiếm thông tin chi tiết như thế nào. Quá trình đào tạo nhanh thường dẫn đến tỷ lệ sử dụng cao hơn và ROI nhanh hơn. Nếu nhân viên cần đào tạo chuyên sâu chỉ để thực hiện các nhiệm vụ cơ bản, thì hiệu quả năng suất có thể bị hạn chế.

Bước 7: Đưa ra quyết định.

Hãy chọn hệ thống CRM mang lại hiệu quả năng suất có thể đo lường được trong thời gian dùng thử, chứ không phải lợi ích lý thuyết dài hạn. So sánh thời gian tiết kiệm được cho mỗi nhân viên bán hàng, giảm thiểu các bước thủ công, tốc độ báo cáo và hiệu quả đào tạo nhân viên mới trên các nền tảng khác nhau. Hệ thống CRM phù hợp là hệ thống mang lại hiệu quả năng suất rõ rệt ngay trong thời gian dùng thử.

Phán quyết và các lựa chọn thay thế cần xem xét

Zoho CRM phù hợp nhất cho các nhóm cần tùy chỉnh sâu rộng và có thể chịu được chi phí quản trị cao hơn. Pipedrive phù hợp nhất cho các nhóm bán hàng coi trọng sự rõ ràng và đơn giản trong quy trình bán hàng.

Nổi bật như một giải pháp thống nhất, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho các nhóm muốn nâng cao năng suất mà không cần sử dụng các công cụ rời rạc. Smart CRM tập trung hóa dữ liệu, trong khi bổ sung tính năng tự động hóa, lên lịch họp và quy trình làm việc dựa trên AI giúp giảm thiểu công sức thủ công.

Câu hỏi thường gặp về Zoho so với Pipedrive và năng suất làm việc nhóm

Làm thế nào để đo lường nhanh chóng hiệu quả tăng năng suất CRM?

Hiệu quả năng suất có thể được đo lường bằng việc giảm các bước thủ công, đẩy nhanh tiến độ giao dịch và tăng khối lượng hoạt động trong vòng 30 đến 60 ngày đầu tiên.

Hệ thống CRM nào có khả năng mở rộng tốt hơn khi thêm nhóm và kênh?

Các hệ thống CRM có mô hình dữ liệu thống nhất và tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, chẳng hạn, có khả năng mở rộng hiệu quả hơn so với các công cụ dựa vào các tiện ích bổ sung.

Làm thế nào để tránh tỷ lệ chấp nhận thấp sau khi chuyển đổi?

Tỷ lệ sử dụng thấp được giảm thiểu bằng cách chọn một hệ thống CRM có trải nghiệm người dùng trực quan, quy trình đăng ký nhanh chóng và tính năng tự động hóa giúp loại bỏ các thao tác thủ công.

Các nhóm nên tùy chỉnh nhiều hay nên chuẩn hóa quy trình làm việc trước?

Việc chuẩn hóa quy trình làm việc trước tiên sẽ cải thiện khả năng áp dụng và năng suất. Việc tùy chỉnh nên tuân theo các mô hình sử dụng đã được chứng minh.

Nếu sau này cần đến các công cụ tự động hóa tiếp thị và dịch vụ thì sao?

Các nền tảng tích hợp tiếp thị và trung tâm dịch vụ giúp giảm chi phí chuyển đổi trong tương lai và duy trì năng suất làm việc của các nhóm.

Tóm lại về năng suất: Không còn những công việc rườm rà liên quan đến CRM nữa.

Cả Zoho và Pipedrive đều giúp tăng cường hiệu quả bán hàng, nhưng chúng phục vụ các nhu cầu năng suất khác nhau. Zoho chú trọng tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh, trong khi Pipedrive ưu tiên sự đơn giản và khả năng hiển thị toàn bộ quy trình bán hàng.

Để duy trì năng suất, cần có tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu thống nhất. Các hệ thống CRM dựa vào các tiện ích bổ sung hoặc quản trị phức tạp thường làm chậm quá trình phát triển của nhóm khi quy mô tăng lên.

Được xây dựng để loại bỏ những trở ngại đó. Với Smart CRM hoạt động cùng nhau, mang lại khả năng triển khai nhanh hơn, giảm thiểu công sức quản lý và tăng năng suất lâu dài cho các nhóm đang cân nhắc sử dụng Zoho và Pipedrive để nâng cao năng suất làm việc nhóm.