Vượt qua rào cản: Xây dựng bộ công cụ đối phó với thủ tục hành chính rườm rà

Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách xây dựng bộ công cụ vượt qua các rào cản hành chính để triển khai công việc tìm kiếm của bạn. Vậy bạn có bao giờ cảm thấy các đề xuất của mình bị bỏ qua, phớt lờ, lãng quên, bị ưu tiên thấp, hoặc đơn giản là không được thực hiện không?

Những trở ngại thường gặp khi thực hiện các khuyến nghị SEO

Nếu vậy, bạn không phải là người duy nhất. Vì vậy, tôi đã hỏi hơn 140 đồng nghiệp trong ngành về những trở ngại mà họ gặp phải và cách họ vượt qua chúng.

• Kiến thức hạn chế. Vì vậy, nếu bạn cũng giống như bao chuyên gia SEO khác, bạn có thể đang gặp phải tình trạng thiếu kiến ​​thức và hiểu biết về tìm kiếm, dù là từ phía khách hàng hay ngay trong chính công ty của mình.
• Tỷ lệ người tham gia thấp. Bạn có thể đang gặp phải tình trạng tỷ lệ người tham gia thấp. Mọi người không quan tâm đến SEO nhiều như bạn.
• Việc ưu tiên kém hiệu quả. Do đó, những việc khác thường được ưu tiên hàng đầu trong khi SEO ngày càng bị bỏ quên.
• Thủ tục hành chính rườm rà. Vì vậy, có rất nhiều thủ tục phức tạp, phê duyệt chậm hoặc thiếu sự vận động chính sách trong nội bộ tổ chức.
• Không đủ ngân sách. Rất nhiều lần, vấn đề là không đủ ngân sách, không đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
• Quy trình không rõ ràng và quá phức tạp. Vì vậy, mọi người không biết mình thuộc nhóm nào hoặc thậm chí không biết bắt đầu triển khai công việc SEO của bạn như thế nào.
• Điểm nghẽn. Và cuối cùng là những điểm nghẽn mà bạn gặp phải trở ngại ở mọi bước trên đường đi.

Vậy nếu bạn làm việc nội bộ, có lẽ bạn sẽ nói rằng thiếu ngân sách và nguồn lực là vấn đề lớn nhất của mình. Nhưng ở phía các công ty quảng cáo hoặc các chuyên gia cá nhân, họ lại cho rằng sự hiểu biết hoặc kiến ​​thức hạn chế về tìm kiếm từ phía khách hàng là rào cản lớn nhất của họ.

Vì vậy, rất nhiều lần khi chúng ta gặp phải những trở ngại này và dường như chẳng có gì được hoàn thành, chúng ta bắt đầu đổ lỗi. Chúng ta bắt đầu phàn nàn rằng chính khách hàng đã làm gián đoạn dự án hoặc nếu khách hàng chịu lắng nghe thì tốt hơn, hoặc có điều gì đó không ổn với hoạt động kinh doanh của khách hàng.

Hãy xây dựng bộ công cụ xử lý thủ tục hành chính rườm rà của bạn.

Nhưng tôi không tin điều đó. Vì vậy, chúng ta sẽ không làm như vậy. Chúng ta sẽ xây dựng bộ công cụ giải quyết thủ tục hành chính rườm rà. Dưới đây là một số đề xuất từ ​​cuộc khảo sát đó.

Đánh giá mức độ trưởng thành của khách hàng

Bước đầu tiên là đánh giá mức độ trưởng thành của khách hàng. Điều này có thể bao gồm kiến ​​thức và khả năng thực hiện SEO của họ, nhưng cũng bao gồm cả chương trình tìm kiếm của tổ chức, con người, quy trình, khả năng lập kế hoạch, kiến ​​thức và năng lực.

Đây là những vấn đề thường cản trở chúng ta hoàn thành công việc tốt nhất. Vì vậy, tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết ở đây vì chúng tôi đã đăng một bài viết đầy đủ trên blog của Moz và một video khác trong chuyên mục Whiteboard Friday . Vì vậy, nếu bạn cần tạm dừng, hãy xem video đó rồi quay lại, không vấn đề gì.

Hãy nói ngôn ngữ của khách hàng.

Vì vậy, điều tiếp theo cần có trong bộ công cụ của bạn là nói ngôn ngữ của khách hàng. Tôi nghĩ rằng nhiều khi chúng ta mắc lỗi nói chuyện với những người làm SEO khác thay vì các Giám đốc Marketing và Giám đốc điều hành, những người tin tưởng vào công việc của chúng ta. Vì vậy, trừ khi khách hàng của bạn là người cực kỳ am hiểu kỹ thuật hoặc họ có nền tảng SEO vững chắc, thì tốt nhất là chúng ta nên giữ vững lập trường ở tầm nhìn tổng quan. Hãy nói về những điều mà họ quan tâm, và tôi đảm bảo với bạn rằng đó không phải là chuẩn hóa URL, mã hóa SSL hay HTTPS.

Họ đang nghĩ về lợi tức đầu tư (ROI), khách hàng và chi phí vận hành. Hãy chuyển tải thông tin và nói ngôn ngữ của họ. Điều này cũng có thể bao gồm việc sử dụng các phép so sánh mà họ có thể liên tưởng đến, hoặc các ví dụ trực quan và hình ảnh hóa dữ liệu để kể câu chuyện về tìm kiếm một cách hiệu quả hơn bất kỳ từ ngữ nào. Hãy giúp họ hiểu. Hãy tìm điểm chung.

Tìm kiếm góc nhìn rộng hơn

Giờ hãy cùng nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện hơn. Điều này có nghĩa là SEO không nên hoạt động độc lập. Chúng ta chỉ là một phần nhỏ trong chiến lược marketing tổng thể của khách hàng. Họ cần phải suy nghĩ về bức tranh toàn cảnh. Nhiều khi, khách hàng không chỉ tập trung vào SEO. Thậm chí đôi khi họ không chỉ tập trung vào marketing kỹ thuật số. Nhiều khi, họ phải nghĩ đến việc kết hợp tất cả các yếu tố lại với nhau như thế nào. Vì vậy, chúng ta cần có sự khiêm tốn để hiểu vị trí của SEO trong tổng thể đó và điều chỉnh mục tiêu SEO sao cho phù hợp với mục tiêu thương hiệu, mục tiêu chiến dịch, mục tiêu kinh doanh và doanh thu. Chúng ta cũng cần hiểu rằng mỗi dự án SEO mà chúng ta đề xuất đều có thời gian và chi phí nhất định.

Mọi đề xuất chúng tôi đưa ra cho Giám đốc Marketing đều là chi phí cơ hội cho những việc khác mà họ có thể tập trung vào. Vì vậy, chúng ta cần chỉ cho họ thấy SEO phù hợp ở đâu và làm thế nào để đưa ra những quyết định khó khăn. Đôi khi SEO không cần phải là người dẫn đầu. Đôi khi chúng ta là người theo sau, và điều đó cũng không sao.

Thu hút sự đồng thuận

Công cụ tiếp theo trong bộ công cụ của bạn là thuyết phục mọi người đồng thuận. Vì vậy, có hai loại sự đồng thuận mà bạn có thể nhận được.

- Mua ngang

Thứ nhất là sự đồng thuận từ các bộ phận khác. Vì vậy, rất nhiều lần việc triển khai SEO phụ thuộc vào các bộ phận khác để đạt hiệu quả. Chúng ta cần người viết nội dung. Chúng ta cần lập trình viên. Vì vậy, lời phàn nàn số một của các chuyên gia SEO là không được tham gia từ giai đoạn đầu. Đó cũng là lời phàn nàn của tất cả các đồng nghiệp trong nhóm phát triển, viết nội dung và mọi bộ phận khác.

Hãy tôn trọng chuyên môn và giá trị mà họ mang lại cho dự án này và mời họ tham gia ngay từ đầu. Hãy để họ đóng góp ý kiến ​​về cách thức thực hiện dự án. Cùng nhau xây dựng mô hình thử nghiệm. Cùng nhau lập kế hoạch. Cùng nhau ước tính mức độ nỗ lực cần thiết.

- Sự đồng thuận theo chiều dọc

Điều này dẫn chúng ta đến sự đồng thuận theo chiều dọc. Theo chiều dọc có nghĩa là từ trên xuống dưới. Khi bạn đạt được sự đồng thuận theo chiều ngang trước, bạn có thể đưa ra cho khách hàng một đề xuất thông minh hơn, được kiểm chứng kỹ lưỡng hơn. Vì vậy, nhiều khi khách hàng hàng ngày của bạn không phải là người đưa ra quyết định cuối cùng. Họ phải thuyết phục nội bộ về cơ hội này. Vì vậy, hãy cung cấp cho họ các công cụ và tiếng nói cần thiết để làm điều đó bằng một đề xuất thực sự mạnh mẽ mà bạn đã cùng các đồng nghiệp xây dựng, và tạo điều kiện dễ dàng cho họ trình bày với cấp trên, Giám đốc Marketing và Giám đốc điều hành của họ. Khi đó, bạn sẽ thực sự tăng khả năng hoàn thành công việc đó.

Xây dựng một kế hoạch bất khả xâm phạm

Tiếp theo, hãy xây dựng một kế hoạch hoàn hảo.

- Nghiên cứu trường hợp

Vì vậy, khuyến nghị hàng đầu từ cuộc khảo sát này là nghiên cứu trường hợp. Nghiên cứu trường hợp rất hữu ích. Chúng trình bày về thách thức mà bạn đã cố gắng vượt qua, giải pháp, cách bạn thực hiện và kết quả đạt được.

Khách hàng rất thích các nghiên cứu điển hình. Chúng cho thấy bạn có đủ năng lực để thực hiện công việc. Chúng giải thích rõ hơn về kết quả và lợi ích của việc thực hiện loại công việc này, và bạn đã chấp nhận rủi ro khi thực hiện dự án đó bằng tiền của người khác. Điều này sẽ làm giảm rủi ro trong suy nghĩ của khách hàng và tăng khả năng họ sẽ giao việc cho bạn.

- Hãy lập kế hoạch đơn giản và rõ ràng, kèm theo mốc thời gian.

Một điều nữa giúp ích ở đây là xây dựng một kế hoạch thật đơn giản, rõ ràng để mọi người cần tham gia đều dễ dàng biết được vị trí của mình và trách nhiệm của mình. Vì vậy, hãy dành thời gian để lập một kế hoạch từng bước, phân công trách nhiệm cho mỗi bước và đặt ra thời hạn để mọi người biết mình nên tuân theo tiến độ nào.

- Dự báo ROI

Cuối cùng, hãy dự báo ROI. Điều này là bắt buộc. Vì vậy, tôi nghĩ rằng nhiều khi các chuyên gia SEO ngần ngại dự báo kết quả tiềm năng hoặc ROI của một dự án vì có quá nhiều yếu tố không chắc chắn.

Chúng ta sống trong một thế giới của lý thuyết, và rất khó để cam kết với điều gì đó mà chúng ta không thể chắc chắn. Nhưng chúng ta phải mang lại cho khách hàng một cảm giác về lợi ích thu được. Chúng ta phải biết lý do tại sao chúng ta đề xuất dự án này thay vì những dự án khác. Có rất nhiều nguồn tài liệu ngoài kia để làm điều đó, ngay cả với những ước tính thận trọng và có nhiều điều kiện ràng buộc, bao gồm cả các nghiên cứu điển hình mà người khác đã công bố trực tuyến.

- Hãy cho thấy cái giá phải trả của việc không hành động.

Đôi khi, việc dự báo cơ hội đầu tư sinh lời (ROI) thôi chưa đủ để tạo động lực cho khách hàng. Đôi khi, chúng ta cần cho họ thấy cái giá phải trả khi không hành động. Tôi nhận thấy rằng đối với khách hàng, rủi ro không phải là họ sẽ đưa ra quyết định sai lầm, mà là họ sẽ không hành động gì cả. Vì vậy, nhiều khi chúng ta sẽ hình dung điều đó sẽ trông như thế nào. Chúng ta sẽ cho họ thấy đây là mức tăng trưởng mà chúng ta nghĩ rằng họ có thể đạt được nếu đầu tư và làm theo kế hoạch mà chúng ta đã lập ra.

Đây là hình ảnh nếu bạn chỉ đầu tư một ít để theo dõi và duy trì, nhưng không đầu tư mạnh vào tìm kiếm. Và đây, phía dưới và bên phải, là điều xảy ra khi bạn không đầu tư gì cả. Bạn sẽ trì trệ và bị đối thủ vượt mặt. Điều này có thể rất hữu ích cho khách hàng để so sánh các mức đầu tư khác nhau và thuyết phục họ thực hiện những công việc mà bạn đang đề xuất.

Sử dụng tiêu đề và đoạn âm thanh ngắn gọn

Tiếp theo, hãy sử dụng tiêu đề, khẩu hiệu và những câu nói ngắn gọn, dễ nhớ. Những gì chúng tôi đề xuất có thể khá phức tạp đối với một số khách hàng. Vì vậy, hãy giúp họ chuyển đổi những điều đó thành ngôn ngữ đơn giản, dễ sử dụng và dễ nhớ để họ có thể lặp lại những câu đó với đồng nghiệp và cấp trên của mình, từ đó thuyết phục được khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ đó trong nội bộ công ty. Chúng ta cũng cần giúp họ ưu tiên công việc.

Nếu bạn cũng giống tôi, bạn sẽ thích thú khi danh sách các việc cần làm về SEO dài dằng dặc. Nhưng khi chúng ta đổ hết mọi thứ lên đầu họ, thì lại quá tải. Họ sẽ cảm thấy choáng ngợp và bị quá tải, và họ sẽ không còn quan tâm nữa. Vì vậy, thay vào đó, bạn đóng vai trò là chuyên gia tư vấn. Hãy sử dụng kiến ​​thức của bạn về tìm kiếm và về khách hàng để giúp họ ưu tiên điều quan trọng nhất mà họ nên tập trung vào.

Sự kiên nhẫn, sự bền bỉ và những con đường song song

Cuối cùng trong bộ công cụ của bạn là sự kiên nhẫn, sự bền bỉ và khả năng xây dựng các hướng đi song song. Vì vậy, để hoàn thành công việc này cần sự kết hợp giữa giao tiếp, theo dõi, kiên nhẫn và bền bỉ. Trong khi khách hàng của bạn đang tập trung vào một việc lớn mà bạn đã đề xuất, bạn có thể xây dựng các hướng đi song song, những việc ít trở ngại hơn mà bạn có thể tự mình đảm nhiệm và thực hiện.

Những thành công nhỏ có thể không tạo ra tác động lớn như một dự án đột phá, nhưng bạn có thể bắt đầu bằng cách đạt được những chiến thắng nhỏ khiến khách hàng hào hứng và tạo đà cho những dự án lớn hơn. Nhưng điều quan trọng nhất trong tất cả các câu trả lời từ khảo sát mà các đồng nghiệp của chúng tôi khuyên bạn là hãy giữ vững lập trường. Hãy thấu hiểu và cảm thông với những quyết định khó khăn mà khách hàng phải đưa ra. Nhưng hãy đưa ra quan điểm mạnh mẽ và tự tin về hướng đi tiếp theo.

Được rồi mọi người, đây là rất nhiều lời khuyên tuyệt vời để bắt đầu xây dựng bộ công cụ vượt qua thủ tục rườm rà và khắc phục trở ngại để hoàn thành công việc tìm kiếm hiệu quả nhất. Hãy thử áp dụng chúng.