Thuê một trợ lý ảo giúp xây dựng doanh nghiệp của bạn

Để làm rõ hơn ở đây, ý tôi muốn nói đến trợ lý ảo là người, giống như bất kỳ người làm việc tự do nào khác, có thể làm việc từ xa—về cơ bản là trợ lý hành chính tự do. Họ là những người làm việc dựa trên nền tảng kỹ thuật số có thể được tìm thấy ở bất kỳ đâu trên thế giới và với sự gia tăng ổn định của những người làm việc tại nhà hoặc từ xa, họ có sẵn hơn bao giờ hết.

Xin lỗi bất kỳ ai nghĩ rằng đây sẽ là bài viết về việc thuê ngoài khối lượng công việc của bạn cho AI tương lai. Chúng tôi không nghĩ ra cái tên này.

Trợ lý ảo thường là khoản chi phí dễ quản lý hơn so với việc thuê một nhân viên toàn thời gian và thường có trình độ và được đào tạo tương đương cho công việc. Ngay cả khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp truyền thống, vẫn có nhiều nhiệm vụ mà bạn có thể thuê ngoài cho trợ lý ảo.

Với suy nghĩ đó, hôm nay tôi sẽ chia sẻ cho bạn cách để bắt đầu giải phóng thời gian và tập trung vào mục tiêu cần thiết chỉ qua năm bước đơn giản.

Bước 1: Trợ lý ảo là gì (và tại sao bạn cần có nó)

Là một doanh nhân, nguồn lực quý giá nhất của bạn không phải là tiền bạc; mà là thời gian và năng lượng của bạn . Khi toàn bộ doanh nghiệp của bạn bắt đầu và kết thúc cùng bạn, bạn không thể lãng phí thời gian hoặc năng lượng vào những thứ không cần sự chú ý của bạn.

Điều mà nhiều doanh nhân dày dạn kinh nghiệm sẽ biết, và những doanh nhân trẻ hơn đôi khi sẽ phải vật lộn để hiểu, là đôi khi bạn không thể làm hết mọi việc. Đôi khi không có đủ thời gian trong một ngày, hoặc ngày trong tuần để bạn hoàn thành công việc.

Bạn có thể đưa ai đó vào và giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc, hoặc tiếp tục làm việc cho đến khi bạn kiệt sức. Ngoài ra, bạn luôn có thể tìm cách nhân bản chính mình và tham gia vào một loạt các cuộc phiêu lưu kỳ quặc.

Cho đến khi công nghệ phát triển đến mức bạn có thể tự nhân bản một cách đáng tin cậy mà không vô tình ghép vật liệu di truyền của mình với một con ruồi trong nhà, bạn sẽ bị mắc kẹt. Tuy nhiên, chúng tôi có công nghệ giúp tăng đáng kể các tùy chọn và tính linh hoạt khi thuê trợ lý ảo.

Trợ lý ảo , giống như bất kỳ trợ lý nào khác, là người giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, giảm nguy cơ kiệt sức và mệt mỏi khi phải ra quyết định  và quan trọng nhất là cung cấp cho bạn nhiều cách hơn để tận dụng thời gian của mình.

Mặc dù trợ lý ảo có thể rất linh hoạt và được đào tạo bài bản như bất kỳ nhân viên nào khác, nhưng bạn cũng phải cân nhắc đến những thách thức khi làm việc với ai đó từ xa.

Thực tế là bạn không làm việc trực tiếp với ai đó có nghĩa là có khả năng có vấn đề về lòng tin, năng suất và giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn thuê một người từ một quốc gia khác, họ có thể gặp phải một số rào cản về ngôn ngữ hoặc văn hóa. Bạn có thể xúc phạm lẫn nhau mà không nhận ra, điều này không bao giờ tốt ở nơi làm việc, đặc biệt là nơi làm việc ảo.

Trừ khi bạn từng làm việc với một nhóm ảo hoặc bản thân bạn từng làm việc từ xa, đây có thể là những vấn đề rất nghiêm trọng và có thể trở nên mất kiểm soát nếu bạn không xây dựng các hướng dẫn và quy trình phù hợp.

Nhưng xét cho cùng, phần lớn trợ lý ảo đều là những người cực kỳ chăm chỉ, có thể chính là những gì doanh nghiệp của bạn cần để đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Bước 2: Chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn

Vì vậy, bây giờ bạn đã quyết định thuê một trợ lý ảo, điều đầu tiên bạn cần làm là xóa tan huyền thoại về một loại Siêu trợ lý ảo. Đúng vậy, nhiều trợ lý ảo rất giỏi trong công việc của họ, nhưng họ vẫn là con người. Trợ lý ảo không phải là những sinh vật kỳ diệu mà bạn có thể đưa vào quy trình làm việc của mình và chỉ mong đợi họ xử lý mọi thứ ngay lập tức.

Mặt khác, bạn cũng không muốn mắc phải sai lầm ngây thơ kinh điển là thuê trợ lý rồi sau đó nhận ra quá muộn rằng bạn thực sự không chắc mình cần họ làm gì. Quá nhiều doanh nhân quá nhiệt tình đã thuê trợ lý ảo vì họ chỉ đọc Tuần làm việc 4 giờ của Tim Ferriss rồi phát hiện ra rằng ngoài một loạt các nhiệm vụ được xác định mơ hồ, họ thực sự không cần phải thuê người đó.

Vì vậy, điều bạn cần làm là ngồi xuống và tìm hiểu chính xác những gì bạn cần từ trợ lý ảo của mình.

Tôi đề xuất rằng ít nhất một tuần bạn nên giữ một cuốn nhật ký công việc hoặc có thứ gì đó theo dõi cách bạn sử dụng thời gian của mình. Bằng cách đó, ít nhất, bạn có thể bắt đầu xác định những nhiệm vụ nào bạn đang dành quá nhiều thời gian và những gì bạn có thể thuê ngoài cho VA của mình.

Ví dụ, cá nhân tôi sẽ xem xét công cụ theo dõi thời gian của Google Chrome.

Ngay lập tức, tôi có thể nói rằng tôi đang dành quá nhiều thời gian vào Gmail, Netflix khi nghĩ về điều đó, và tôi có thể thuê ngoài một số nhiệm vụ liên quan đến email cho một VA. Bằng cách kiểm tra nhật ký làm việc của mình, tôi có thể nói rằng tôi đang dành nhiều giờ cho việc nghiên cứu bài viết, một nhiệm vụ khác mà tôi có thể thuê ngoài cho một trợ lý ảo có năng lực.

Nếu bạn không muốn tạo nhật ký làm việc thì bạn có thể tham khảo “ Danh sách kiểm tra khi thuê trợ lý ảo ”, danh sách này sẽ hướng dẫn bạn xác định xem bạn cần một trợ lý ảo đa năng hay một trợ lý ảo chuyên biệt.

Tìm hiểu xem bạn thực sự cần phải giải quyết những nhiệm vụ cụ thể nào trước khi bắt đầu tuyển dụng.

Hãy tự hỏi, bạn có cần một trợ lý ảo về kỹ thuật hay sáng tạo không? Các nhiệm vụ bạn cần thực hiện có yêu cầu một người có thể độc lập hơn một chút hay bạn cần một người chỉ hoàn thành các nhiệm vụ hoặc dự án định kỳ mà bạn trực tiếp giao?

“Tuyển dụng theo vai trò, không phải theo nhiệm vụ” – Chris Ducker , Nhà sáng lập và Giám đốc điều hành của Live2Sell Group .

Nếu bạn tạo mô tả vị trí cho trợ lý ảo của mình, bạn sẽ viết gì? Trước hết, bạn không muốn viết những thứ như thế này:

Quá mơ hồ và bạn sẽ không tìm được đúng người nộp đơn xin việc. Điều bạn nên làm là tạo một mô tả vị trí giống như thế này

Bạn muốn càng cụ thể càng tốt để khi thuê VA, bạn biết chính xác những gì bạn cần họ làm và cách bạn sẽ quản lý họ.

Bước 3: Tìm Trợ lý ảo của bạn

Bước tiếp theo là tìm hiểu xem bạn sẽ tìm trợ lý ảo ở đâu.

Khi thuê trợ lý ảo trong quá khứ, chúng tôi thực sự đã sử dụng Virtual Staff Finder , một dịch vụ tuyển dụng dành cho bất kỳ ai muốn thuê ngoài công việc của họ. Tất cả những gì chúng tôi làm là điền vào một bảng câu hỏi nhanh về những gì chúng tôi đang tìm kiếm và chúng tôi đã nhanh chóng được ghép nối với một số ít ứng viên phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Sau khi trải qua một số cuộc phỏng vấn, chúng tôi đã ngay lập tức thuê VA và không hề hối hận kể từ đó.

Khi nói đến các dịch vụ tuyển dụng như Virtual Staff Finder, bạn thường có thể mong đợi một mức chất lượng nhất định khi nói đến nhóm nhân tài. Người nộp đơn được yêu cầu thực hiện một số bài kiểm tra nhất định để đánh giá trình độ đọc viết, tốc độ đánh máy, thậm chí là tốc độ Internet của họ!

Tuy nhiên, dịch vụ tuyển dụng có thể đắt đỏ và có thể không đáng giá trừ khi bạn đang tìm kiếm một người làm việc lâu dài với mình.

Giải pháp thay thế cho việc thuê dịch vụ tuyển dụng để tìm trợ lý ảo cho bạn là tự mình làm. Cách phổ biến nhất là vào các trang web cung cấp dịch vụ làm việc tự do và đăng việc làm trên bảng việc làm của họ nói rằng đang tìm trợ lý ảo. Thực sự khá đơn giản.

Có khả năng bạn sẽ nhận được ít nhất một tá ứng viên cho công việc này, nhưng trước khi bạn bắt đầu thuê người đầu tiên có sơ yếu lý lịch khá ổn, hãy nhớ rằng thuê trợ lý ảo cũng giống như thuê bất kỳ công việc nào. Bạn muốn đảm bảo rằng mình có đúng người.

Hãy đảm bảo thực hiện ít nhất một vòng phỏng vấn trực tuyến để bạn biết được tính cách của họ và liệu bạn có thể làm việc cùng họ hay không. Điều cực kỳ quan trọng là bạn phải thực hiện ít nhất một cuộc phỏng vấn trực tiếp và đừng ngại trực tiếp và đặt những câu hỏi khó.

Học tập theo Giám đốc phát triển và cộng đồng của chúng tôi, David Hobson, tôi sẽ gửi email này cho bất kỳ ứng viên tiềm năng nào .

Tôi sẽ yêu cầu mỗi ứng viên đọc và bình luận về từng điểm với cảm xúc hoặc ý kiến ​​cá nhân của họ như một phần trong đánh giá của họ. Câu trả lời của họ có thể tiết lộ và sâu sắc về tính cách của họ và liệu bạn có muốn họ vào nhóm của mình hay không.

Nếu bạn có thời gian, tôi thực sự khuyên bạn nên giao cho tất cả các ứng viên một nhiệm vụ nhỏ. Là một người thừa nhận đã đạt điểm rất kém trong thời gian học đại học, tôi có thể (hy vọng là vậy) nói rằng thành tích trên giấy tờ không nhất thiết có mối tương quan với thành tích trong lĩnh vực của bạn.

Rốt cuộc, đây sẽ là người mà bạn sẽ tin tưởng giao phó rất nhiều trách nhiệm. Bạn muốn đảm bảo rằng người bạn thuê làm trợ lý là người có trách nhiệm, có năng lực và đáng tin cậy.

Bước 4: Lên tàu và đào tạo

Nói chung, sẽ mất khoảng ba tuần để bạn có thể làm quen với trợ lý ảo và đào tạo đầy đủ cho họ về các nhiệm vụ bạn giao.

Khi nói đến việc đào tạo VA của chúng tôi, chúng tôi đã dành ít nhất hai tuần để ưu tiên hàng đầu, đảm bảo rằng họ hiểu rõ mọi ngóc ngách của doanh nghiệp và cách tốt nhất để thực hiện trách nhiệm của mình. Trong một tháng, chúng tôi dành ít nhất một giờ mỗi ngày để trò chuyện với họ để xem mọi thứ diễn ra như thế nào và liệu có điều gì đặc biệt khó hiểu không.

Giống như một cây con nhỏ, bạn cần dành thời gian để vun trồng chúng để chúng có thể phát triển và trở thành một phần của khu rừng và trở thành một cây sồi hùng mạnh của doanh nghiệp - bạn biết gì không? Phép so sánh này đã bay khỏi chuồng, tôi chỉ tin rằng bạn hiểu tôi đang nói đến điều gì.

Nếu một cái cây đổ trong rừng và không có ai ở đó để nghe thấy, bạn có được trợ lý ảo không?

Bây giờ tôi biết bạn đang nghĩ gì. Có lẽ bạn đang tự nhủ rằng bạn không có thời gian để dành 2-3 tuần đào tạo ai đó. Nhưng tôi không thể nhấn mạnh với bạn rằng điều này quan trọng như thế nào.

Nếu bạn thấy mình không có thời gian để dành ít nhất một giờ mỗi ngày để đào tạo nhân viên mới, thì đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần nhiều thời gian hơn! Đó chính xác là lý do tại sao bạn cần một trợ lý ảo ngay từ đầu.

Đừng quên cảm giác khi bạn mới bắt đầu công việc, mọi sự không chắc chắn mà bạn phải đối mặt và việc có một ông chủ kiên nhẫn cùng một khuôn khổ tuyệt vời đã giúp bạn ổn định nhanh hơn rất nhiều.

Một cách tốt để nắm bắt mọi việc và theo dõi tình hình của nhân viên mới là gửi email với bộ câu hỏi này cho họ mỗi ngày.

+ Hôm nay bạn đã thực hiện những hành động gì?

+ Bạn đã đạt được kết quả gì?

+ Bạn gặp phải vấn đề gì?

+ Bạn có thắc mắc gì không?

Điều này không chỉ cho phép cả hai cùng nhau giải quyết mọi vấn đề mà còn có nghĩa là bạn sẽ có hồ sơ chi tiết về tiến độ thực hiện công việc mà bạn giao cho họ.

Nếu có chuyện gì xảy ra và họ làm hỏng việc gì đó, bạn có thể dễ dàng chỉ ra cho họ rằng họ không nêu ra bất kỳ vấn đề nào cho đến thời điểm này. Đây vừa là cách tuyệt vời để tạo điều kiện giao tiếp chặt chẽ vừa giúp bạn kiểm soát mọi thứ.

Bước 5: Giữ cho nó thực tế

Bỏ qua mọi vấn đề kỹ thuật, đây là điều quan trọng nhất bạn phải nhớ khi làm việc với trợ lý ảo hoặc bất kỳ ai bạn làm việc từ xa: Họ cũng là con người.

Hãy nghĩ lại bất kỳ lúc nào bạn làm bất kỳ công việc nào mà bạn cảm thấy không được thỏa mãn hoặc không được trân trọng. Khi bạn có người quản lý dường như không bao giờ quan tâm đến việc bạn là ai hoặc tại sao bạn lại làm việc cho họ ngay từ đầu. Khi bạn thực sự cảm thấy rằng không có lý do gì để cố gắng vượt quá nhiệm vụ vì khả năng là không ai đánh giá cao nỗ lực thêm đó.

Một sai lầm lớn mà mọi người mắc phải khi lần đầu tiên sử dụng trợ lý ảo, hoặc bất kỳ nhân viên nào, là đối xử với họ như thể họ là những con rô-bốt không có hy vọng và nguyện vọng riêng. Điều cuối cùng bạn muốn làm là đối xử với ai đó như thể họ chẳng khác gì một con rô-bốt vô tri.

Vậy hãy là một người như vậy và dành thời gian để tìm hiểu về họ và con người của họ.

Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa với ai đó là khó xây dựng được nền tảng tin tưởng vững chắc. Rốt cuộc, không giống như những người trong văn phòng, bạn không có cùng cơ hội để nói chuyện trực tiếp với họ mỗi ngày.

Hoặc bạn có thể nhờ họ chơi khăm bạn bằng cách giấu nhiều bức ảnh của Sean Connery trong chiếc quần lót da màu đỏ quanh đồ dùng cá nhân của bạn.

Khi bạn không có sự tương tác thường xuyên, bạn sẽ khó có thể xây dựng mối quan hệ với ai đó chứ đừng nói đến việc đạt được mức độ tin tưởng cao.

Vì vậy, hãy thể hiện sự quan tâm của bạn bằng cách hỏi thăm ngày của họ thế nào, họ có kế hoạch gì sau giờ làm việc, họ đã xem những bộ phim nào. Tôi không yêu cầu bạn trở thành bạn thân và bắt đầu tết tóc cho nhau. Nhưng hãy chủ động thể hiện rằng bạn quan tâm đến con người của họ.

Trợ lý ảo của bạn không chỉ là người mà bạn thuê để xử lý công việc vặt cho doanh nghiệp của mình, họ là một phần trong nhóm của bạn. Vì vậy, hãy đối xử với họ như chính họ và đảm bảo rằng họ cũng hiểu điều đó.

Các công cụ phù hợp cho công việc

Vì bạn sẽ làm việc trong môi trường ảo, bạn sẽ cần những công cụ phù hợp cho công việc. Cho dù là để giao tiếp hay cộng tác, chúng tôi đều có thể hỗ trợ bạn.

Giao tiếp

Tôi biết điều này không cần phải bàn cãi nhưng giao tiếp đóng vai trò then chốt ở mọi nơi làm việc, bất kể là "ngoài đời thực" hay ảo.

+ Slack là một công cụ tuyệt vời khác mà chúng tôi thích sử dụng. Khả năng tạo các kênh khác nhau cho các nhiệm vụ chuyên biệt cũng khiến đây trở thành một cách rất tiện lợi để theo dõi bất kỳ nhiệm vụ chuyên biệt nào.

+ Google, Zoom hoặc Microsoft Teams là những lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn quản lý toàn bộ nhóm nhân viên làm việc trực tuyến và là một dịch vụ toàn diện tuyệt vời khác.

Công cụ đào tạo

Tôi thấy rằng cách tốt nhất để đào tạo trợ lý ảo là ghi lại một video ngắn về quy trình của bạn hoặc tạo một bộ quy trình cơ bản để họ làm theo. Bạn muốn đảm bảo rằng không có gì bị mất trong quá trình dịch. Có thể có những lúc bạn cần phải tham gia Skype để đào tạo chuyên sâu hơn, nhưng đối với hầu hết các nhiệm vụ, chỉ cần một video đơn giản là đủ. Chúng tôi khuyên bạn nên:

+ Loom là công cụ ưa thích của chúng tôi để thực hiện video hướng dẫn sử dụng, cập nhật hoặc giao tiếp qua các múi giờ khác nhau.

+ SweetProcess  là một dịch vụ mà chúng tôi đánh giá cao và chúng tôi sử dụng nó để ghi chép cẩn thận các quy trình vận hành chuẩn của chúng tôi cho bất kỳ nhiệm vụ nào. Theo cách này, tất cả những gì mọi người phải làm là kiểm tra SweetProcess để tìm ra cách hoàn thành một nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể sử dụng Google Docs  và tạo một tài liệu chia sẻ để ghi lại tất cả các quy trình của mình.

Quy trình làm việc và trách nhiệm giải trình

Khi bạn quản lý ai đó từ xa, bạn muốn có thể theo dõi công việc của họ và tình hình của họ. Sau đây là một số công cụ mà chúng tôi muốn sử dụng:

+ Asana là một trong những công cụ chúng tôi yêu thích. Bạn có thể thiết lập một bảng rất đơn giản cho trợ lý ảo của mình và có thể theo dõi công việc họ đang hoàn thành. Trello và ClickUp là những công cụ quản lý dự án phổ biến khác.

+ Wunderlist (nay là Microsoft To Do) cho phép bạn tạo danh sách nhiệm vụ mà bạn có thể chia sẻ với bất kỳ ai. Một tính năng tuyệt vời khác là bạn cũng có thể đính kèm bình luận và hướng dẫn vào mọi nhiệm vụ.

+ IDoneĐây  là dịch vụ theo dõi mà bạn có thể tự động gửi email nhắc nhở hàng ngày đến trợ lý ảo của mình. Tất cả những gì họ phải làm là viết một danh sách tất cả các nhiệm vụ họ đã hoàn thành trong ngày và nó thậm chí còn đồng bộ tốt với Slack.

Thuê Trợ lý ảo và Bắt đầu Mở rộng quy mô Doanh nghiệp của bạn

Những công cụ và mẹo này sẽ giúp tạo ra trải nghiệm thành công với trợ lý ảo. Và giống như nhiều cải tiến tại nơi làm việc khác có sẵn trên Internet, việc thuê trợ lý ảo có thể là một chiến lược mạnh mẽ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang cố gắng mở rộng quy mô với tốc độ phù hợp.

Nhưng có lẽ bạn đang thấy một chủ đề đang chạy trong bài đăng này. Giống như tất cả các cải tiến khác, chúng ta thực sự chỉ nói về việc tương tác với mọi người. Vì vậy, một điều tôi hy vọng bạn sẽ rút ra được từ bài viết này là khi làm việc với trợ lý ảo và các nhân viên làm việc từ xa khác, hầu hết các lời khuyên và hướng dẫn tương tự đều áp dụng như khi làm việc trực tiếp với nhân viên. Đó là một thế giới nhỏ hơn, nhưng bạn vẫn chỉ đang xây dựng một nhóm.