Thực hành tốt nhất khi tuyển dụng: Cách các công ty thông minh nhất biến nhân viên mới thành nhân viên tuyệt vời

Khi nhân viên mới đến làm việc ngày đầu tiên, họ bắt đầu quá trình tìm hiểu về nhóm và văn hóa công ty của bạn, hiểu vai trò của họ, thiết lập các công cụ và ổn định công việc. Không có gì lạ khi quá trình này mất nhiều tháng, vì có rất nhiều thứ để học.

Nếu bạn bỏ qua quá trình hướng dẫn nhân viên mới và để họ tự tìm hiểu, quá trình này sẽ mất nhiều thời gian hơn so với khi bạn hướng dẫn họ.

Việc áp dụng một số phương pháp tiếp cận tốt nhất được các công ty hàng đầu áp dụng có thể tạo nên sự khác biệt lớn trên thế giới.

Việc thiếu sự định hướng hoặc quy trình không diễn ra suôn sẻ có thể khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp, bối rối và không được hỗ trợ trong vai trò mới của mình. Tệ hơn nữa, điều đó có thể có nghĩa là mất nhân viên vì họ không bao giờ tìm được vị trí của mình trong công ty.

20% tỷ lệ nhân viên nghỉ việc xảy ra trong 45 ngày đầu tiên làm việc . Rõ ràng, đây không phải là điều tự nhiên xảy ra.

Để giúp bạn xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả, sau đây là bốn công ty đang thực hiện đúng quy trình này.

Thực hành tốt nhất khi tuyển dụng: Ai đang thực hiện đúng?

Các công ty sau đây đã tạo ra các quy trình hướng dẫn khuyến khích nhân viên mới trở thành một phần của nhóm, tìm hiểu văn hóa mà họ đang bước vào và bắt đầu làm việc ngay từ ngày đầu tiên. Thực hiện một số phương pháp hướng dẫn tốt nhất sau đây để tối đa hóa thành công với những người mới được tuyển dụng.

Glitch Onboarding

Nhóm tại Glitch (trước đây là Fog Creek) sử dụng Trello  để tuyển dụng nhân viên mới. Quy trình này dựa trên bảng mẫu Trello có chứa các thẻ nhiệm vụ cho nhân viên mới và các thành viên khác trong nhóm hoàn thành.

Bảng được chia thành danh sách các nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có trọng tâm khác nhau. Có một danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước, để nhân viên mới có ngày làm việc đầu tiên thành công, chẳng hạn như chuẩn bị giấy tờ và thêm ngày bắt đầu vào lịch làm việc của văn phòng.

Ngoài ra còn có một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ ngày đầu tiên và tuần đầu tiên. Hầu hết các nhiệm vụ này dành cho người mới được tuyển dụng để hoàn thành và họ có thể tự mình thực hiện theo tốc độ của riêng mình. Phần này bao gồm những việc như tham gia lịch làm việc của nhóm và phòng trò chuyện nội bộ, hoàn thành giấy tờ và thêm mình vào phần "Who's Who" của bảng Trello khi mới vào làm.

Danh sách "Who's Who" là một phần của mục Câu hỏi thường gặp được thiết kế để trả lời các câu hỏi mà nhân viên mới có thể có. Có hai danh sách "Who's Who"—một danh sách dành cho nhân viên tại văn phòng New York và một danh sách dành cho nhân viên làm việc từ xa. Mỗi thành viên trong nhóm có một thẻ riêng trên một trong những danh sách này với ảnh và thông tin chi tiết về những gì họ làm tại Fog Creek.

Các danh sách khác trong phần Câu hỏi thường gặp của diễn đàn bao gồm “Tôi có thể có không?” với các thẻ về đồ ăn nhẹ, cây xanh và xe đạp trong văn phòng; “Tôi có thể nói chuyện với ai?” với các thẻ về thực đơn bữa trưa, tuyển dụng và mục tiêu của công ty; và “Lịch sử đằng sau…” với các thẻ giải thích về văn hóa công ty.

Một trong những lợi ích lớn nhất của cách tiếp cận này, theo nhân viên Liz Hall, là tính rõ ràng của quy trình. Trước khi họ sử dụng Trello để tổ chức quy trình hướng dẫn, quy trình sẽ bị phá vỡ nếu một nhân viên chủ chốt không có mặt tại văn phòng khi một nhân viên mới được tuyển dụng xuất hiện. Bây giờ quy trình được trình bày rõ ràng để bất kỳ ai cũng có thể tham gia và giúp nhân viên mới bắt kịp tiến độ.

Việc cung cấp cho mỗi nhân viên một bản sao bảng Trello này cũng cho phép Liz theo dõi tiến độ của họ khi họ thực hiện các nhiệm vụ.

Bài học rút ra khi tham gia Glitch

1. Chuẩn bị trước các câu hỏi mà nhân viên mới sẽ có và chuẩn bị câu trả lời trước. Bảng Trello của Glitch bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi mà hầu hết nhân viên mới sẽ có. Khi mỗi nhân viên mới tham gia nhóm của bạn, hãy ghi chú lại bất kỳ câu hỏi nào mà họ có mà không được trả lời trong quy trình hướng dẫn của bạn và cập nhật thường xuyên.

2. Chỉ định các thành viên trong nhóm vào từng phần của quy trình hướng dẫn. Một phần khiến quy trình của Glitch trở nên suôn sẻ là mọi người đều có vai trò riêng và họ biết vai trò đó là gì. Nếu bạn cần nhiều người tham gia để hướng dẫn một thành viên mới trong nhóm, hãy đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình và những người khác tham gia vào quy trình. Lên kế hoạch trách nhiệm trước thời hạn sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian tìm hiểu sau này và tạo ấn tượng xấu với người mới được tuyển dụng.

3. Làm cho quy trình hướng dẫn của bạn trở nên minh bạch. Như Glitch đã phát hiện, việc giữ thông tin bị khóa trong đầu mọi người sẽ gây ra trải nghiệm khó chịu. Khi bạn lập kế hoạch cho trải nghiệm hướng dẫn của mình, hãy đưa càng nhiều thông tin càng tốt vào phạm vi công cộng để nhân viên mới và các thành viên nhóm hiện tại có thể truy cập. Theo cách này, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mọi người rời khỏi công ty với kiến ​​thức quan trọng hoặc không có mặt trong quá trình hướng dẫn của thành viên nhóm mới.

Lên tàu địa chấn

Seismic (trước đây là Percolate) sử dụng quy trình tương tự như bảng Trello của Glitch, giao nhiệm vụ cho nhân viên mới trong Asana để họ biết phải làm gì khi đến. Một trong những nhiệm vụ này là đọc Google Doc dài 18 trang về lịch sử, văn hóa và giá trị của công ty, cũng như lời khuyên thực tế về những việc như điều hành các cuộc họp hiệu quả và thiết lập mật khẩu mạnh.

Tài liệu dài này có tên là “Ngày đầu tiên @ Seismic” cũng hướng dẫn các thành viên mới trong nhóm những tài liệu hướng dẫn quan trọng như wiki nội bộ của công ty, danh mục thuật ngữ nội bộ và sổ tay hướng dẫn dành cho nhân viên.

Ngoài việc đọc tất cả tài liệu, một nhiệm vụ ban đầu khác dành cho nhân viên mới là gửi email giới thiệu bản thân cho toàn công ty. Có những quy tắc về nội dung email này nên bao gồm, chẳng hạn như nơi bạn lớn lên, bạn đã làm gì trước khi vào Seismic và ít nhất một vài thông tin ngẫu nhiên/cá nhân, cũng như một bức ảnh đáng xấu hổ của bạn.

Seismic cũng sử dụng hệ thống buddy để giúp nhân viên mới làm quen với công ty nhanh chóng. Buddy sẽ kiểm tra nhân viên mới khi họ ổn định, đưa họ đi ăn trưa và trả lời các câu hỏi. Họ cũng sẽ đưa nhân viên mới đi tham quan văn phòng và giới thiệu họ với các thành viên còn lại trong nhóm.

Những điều cần biết khi tham gia Seismic

1. Giúp các thành viên mới trong nhóm hiểu rõ về thuật ngữ chuyên ngành nội bộ. Tất cả chúng ta đều quen với việc sử dụng các thuật ngữ cụ thể trong công ty của mình và dễ quên rằng những từ này không có ý nghĩa gì đối với các thành viên mới trong nhóm. Tránh khiến nhân viên mới cảm thấy bị bỏ rơi và bối rối bằng cách lập một bảng từ vựng để giúp họ hiểu rõ. Đừng quên xem lại bảng này thường xuyên để đảm bảo rằng bất kỳ thuật ngữ mới nào được đặt ra đều được đưa vào.

2. Chính thức hóa quy trình giới thiệu nhân viên mới vào nhóm. Luôn luôn ngại ngùng khi tham gia một nhóm những người gắn bó chặt chẽ và hiểu rõ nhau. Điều cuối cùng bạn muốn là một thành viên mới trong nhóm cảm thấy không thoải mái, vì vậy hãy thiết lập một cách cụ thể để họ được giới thiệu và làm quen với các đồng nghiệp của mình. Việc biến điều này thành một quy trình chính thức sẽ giúp thành viên mới trong nhóm bớt căng thẳng khi tự tìm hiểu và sẽ cho các nhân viên hiện tại biết những gì cần mong đợi.

Tại Bonobos , người quản lý tuyển dụng gửi email cho mọi người trong công ty để giới thiệu nhân viên mới của họ. Họ cũng đưa ra ba sự thật về người mới—một trong số đó là lời nói dối. Người đầu tiên đoán đúng lời nói dối sẽ giành được 25 đô la tín dụng cửa hàng và các thành viên trong nhóm được khuyến khích nói chuyện với nhân viên mới để tìm ra sự thật nào trong số những sự thật đó.

Tại Birchbox , một lá cờ đơn giản được đặt trên bàn làm việc của mỗi nhân viên mới với dòng chữ “Xin chào, tôi là người mới” để khuyến khích các thành viên trong nhóm làm quen với nhân viên mới.

3. Chỉ định một người trả lời các câu hỏi cho nhân viên mới của bạn. Một phần khó xử khác khi hòa nhập vào nhóm mới là tìm hiểu cách mọi thứ hoạt động. Bạn sẽ không bao giờ có thể ngăn chặn mọi câu hỏi mà nhân viên mới của bạn sẽ có, vì vậy hãy đảm bảo rằng có người chịu trách nhiệm trả lời các câu hỏi và giúp họ tìm đường. Điều này sẽ loại bỏ sự khó chịu khi ngắt lời đồng nghiệp bằng cách đặt ra kỳ vọng rằng sẽ có người sẵn sàng.

Zappos Onboarding

Mọi người tham gia nhóm Zappos đều bắt đầu với khóa đào tạo dịch vụ  khách hàng kéo dài bốn tuần . Từ giám đốc điều hành đến nhà phát triển, mọi thành viên trong nhóm đều thấm nhuần sứ mệnh của Zappos là “mang đến sự ngạc nhiên thông qua dịch vụ”.

Đối với bất kỳ ai gặp khó khăn với chương trình đào tạo dịch vụ khách hàng, đó là dấu hiệu cảnh báo rằng họ không phù hợp với văn hóa của Zappos. Mặc dù các ứng viên được thông báo về chương trình đào tạo kéo dài bốn tuần trong quá trình tuyển dụng, đôi khi họ cần phải trải qua để nhận ra rằng văn hóa tập trung vào khách hàng của Zappos không dành cho họ.

Quá trình đào tạo này cũng cho nhân viên mới thấy vai trò quan trọng của việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng trong công ty, tạo nên cảm giác tôn trọng đối với các thành viên trong nhóm vẫn tiếp tục làm việc sau khi khóa đào tạo kết thúc (nhân viên dịch vụ khách hàng mới sẽ được đào tạo thêm ba tuần sau bốn tuần làm việc ban đầu).

Khi tất cả nhân viên mới trải nghiệm vai trò của một đại diện dịch vụ khách hàng, họ có thể cảm thấy đồng cảm hơn với cả khách hàng và đồng nghiệp của họ. Có vẻ như là một khoản đầu tư lớn khi dành trọn bốn tuần để đào tạo mỗi nhân viên trong một lĩnh vực mà hầu hết họ không được thuê, nhưng điều đó thường mang lại kết quả theo những cách không ngờ tới.

Kỹ sư phần mềm Mark Madej cho biết việc để các nhà phát triển dành thời gian cho dịch vụ khách hàng giúp họ có kinh nghiệm thực tế với sự phức tạp của các hệ thống mà đồng nghiệp của họ sử dụng hàng ngày và thậm chí còn truyền cảm hứng cho một số nhà phát triển Zappos tạo ra một giải pháp hợp lý hơn. "Chúng tôi sẽ không nghĩ ra giải pháp đó nếu chúng tôi không gọi điện cho khách hàng và tự mình nhìn thấy vấn đề", ông nói với  Inc. "Đó là cách bạn đầu tư tiền vào đào tạo và thấy kết quả theo thời gian thực".

Một chiến thuật tuyển dụng mà Zappos đã trở nên nổi tiếng là "The Offer". Khi nhân viên mới hoàn thành thời gian đào tạo, họ được cung cấp một khoản thanh toán để rời khỏi công ty. Số tiền đã tăng từ 2.000 đô la lên 4.000 đô la và tiếp tục dao động theo nền kinh tế, nhưng nó được thiết kế để đủ để áp lực tài chính của việc thất nghiệp sẽ không khiến ai đó ở lại Zappos nếu họ cảm thấy mình không phù hợp với văn hóa công ty.

Nhân viên có ba tuần để thử việc mới trước khi quyết định có nên tiếp tục làm việc hay nhận tiền rồi nghỉ việc.

Bài học rút ra khi tham gia Zappos

1. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu. Bạn không muốn lãng phí thời gian tuyển dụng một người rõ ràng không phù hợp với công ty của bạn. Tránh điều này bằng cách thẳng thắn trong quá trình tuyển dụng—không chỉ về vai trò, mà còn về những gì liên quan đến quy trình tuyển dụng của bạn, đặc biệt là nếu nó phức tạp như quy trình tại Zappos.

2. Cho nhân viên mới nếm trải thực sự vai trò của họ trong quá trình định hướng. Khi bạn định hướng một thành viên mới trong nhóm, đó là cơ hội để họ tìm hiểu về công ty *và* cảm nhận vai trò. Bạn cần biết họ có thể hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã thuê họ và họ cần biết họ sẽ được hoàn thành và có động lực trong vai trò mà họ đảm nhận. Cố gắng làm cho quá trình định hướng của bạn phản ánh ngày làm việc bình thường tại văn phòng càng nhiều càng tốt, để nhân viên mới của bạn không bị sốc khi quá trình định hướng kết thúc và công việc thực sự bắt đầu.

Toàn bộ thực phẩm Onboarding

Whole Foods  có một nghi lễ thú vị  diễn ra sau khi một nhân viên mới đã làm việc cho công ty được 90 ngày. Những người còn lại trong nhóm sẽ bỏ phiếu xem người mới được tuyển dụng có nên ở lại hay không.

Người mới được tuyển dụng cần có hai phần ba số phiếu ủng hộ để giữ vị trí của họ trong nhóm. Mỗi nhóm trong công ty tiến hành bỏ phiếu khác nhau—một số sử dụng email trong khi một số thực hiện kiểm phiếu trực tiếp đơn giản khi nhân viên mới ra khỏi phòng.

Là một phần của mô hình chia sẻ lợi nhuận, nhân viên Whole Foods nhận được tiền thưởng hàng quý nếu nhóm của họ đạt được các mục tiêu nội bộ. Điều này mang lại cho nhân viên "cảm giác chung số phận" và nghi thức bỏ phiếu khuyến khích những người mới được tuyển dụng xây dựng mối quan hệ bền chặt với các thành viên khác trong nhóm và nỗ lực hết mình trong 90 ngày đầu tiên làm việc tại công ty.

Những điều cần biết khi tham gia Whole Foods

1. Cho các thành viên trong nhóm có tiếng nói trong việc bạn tuyển dụng ai. Bạn không cần phải có lập trường cứng rắn như Whole Foods, nhưng việc lắng nghe những người mà nhân viên mới của bạn sẽ làm việc cùng hàng ngày là điều đáng giá. Vào cuối quá trình gia nhập, hãy hỏi các thành viên trong nhóm của bạn xem họ hòa hợp với người mới được tuyển dụng như thế nào và liệu họ có tin rằng họ phù hợp với văn hóa công ty hay không. Bạn không thể lắng nghe mọi tương tác của nhân viên mới, vì vậy đây là một cách tốt để biết được mức độ hòa nhập của họ.

Nhiều cách hơn để làm cho việc tuyển dụng nhân viên trở nên dễ dàng

Carly Guthrie đã chia sẻ lời khuyên của mình   về việc tuyển dụng nhân viên mới trong một cuộc phỏng vấn, dựa trên 15 năm kinh nghiệm của cô trong lĩnh vực nhân sự. Các quy tắc của cô để tạo nên ngày làm việc đầu tiên hoàn hảo cho nhân viên mới là:

1. Không bao giờ bắt đầu một nhân viên mới vào lúc 9 giờ sáng — hãy bắt đầu họ vào lúc 11 giờ để bạn có thời gian sắp xếp trước và sẵn sàng giúp đỡ họ khi họ đến.
2. Không thuê ngoài việc chào đón — hãy để người quản lý của nhân viên mới là người đưa họ đi tham quan và giới thiệu họ với nhóm.
3. Hãy thoải mái vào ngày đầu tiên —Guthrie cho biết điều quan trọng là phải thừa nhận rằng sự lo lắng trong ngày đầu tiên có nghĩa là hầu hết nhân viên không ngủ ngon vào đêm trước khi bắt đầu một công việc mới. Hãy giữ khối lượng công việc của họ nhẹ nhàng để tính đến điều này. Cô ấy cũng gợi ý rằng hãy đảm bảo rằng họ không có những ngày dài trong tuần đầu tiên, vì họ cần nhiều thời gian để thư giãn và suy ngẫm về tất cả những thông tin mới mà họ nhận được.

Guthrie cũng gợi ý rằng cần đảm bảo các thành viên hiện tại trong nhóm biết cách chủ động giới thiệu bản thân với nhân viên mới và giải thích công việc của họ trong công ty để giúp nhân viên mới hiểu được bức tranh toàn cảnh khi gặp gỡ những người mới.

Nếu bạn muốn chu đáo hơn, Guthrie gợi ý nên tặng quà cho gia đình nhân viên, thiết lập phần cứng mới với phần mềm mà họ cần trước khi đến và chuẩn bị lịch trình tuần đầu tiên trước để bạn có thể thông báo cho họ ngay từ ngày đầu tiên rằng họ sẽ ăn trưa với ai và họ sẽ tham dự những cuộc họp nào trong suốt tuần đầu tiên.

Một cách tiếp cận phổ biến khác để chào đón nhân viên mới là đưa một món quà đặc trưng của công ty vào gói chào mừng của họ. ZenPayroll tặng nhân viên mới một quả dưa hấu như một món quà gợi nhớ đến món quà mà những người sáng lập ban đầu đã nhận được từ chủ nhà của văn phòng đầu tiên của họ.

Tại Warby Parker, gói chào mừng dành cho người mới bao gồm “Dharma Bums” của Jack Kerouac, vì công ty được đặt tên theo các nhân vật của Kerouac; bánh quy Martin’s Pretzels, vì những người sáng lập thường ăn loại bánh này khi mới thành lập công ty; và một phiếu quà tặng tại một nhà hàng Thái, vì những người sáng lập thường ăn tối kiểu Thái vào đêm muộn khi không còn nhà hàng nào mở cửa sau một ngày dài làm việc.

Và đừng quên nỗi lo lắng khi là người mới trong một nhóm đã thành danh - xây dựng các mối quan hệ bền chặt trong công việc là điều quan trọng, nhưng hòa nhập xã hội có thể đáng sợ khi bạn còn mới.

Warby Parker muốn đơn giản hóa quá trình này bằng một công cụ có tên là Lunch Roulette . Mỗi tuần, công cụ này sẽ chọn ngẫu nhiên hai nhóm gồm bốn nhân viên để cùng nhau ăn trưa với chi phí của công ty. Các nhóm không bao giờ bao gồm nhiều hơn một nhân viên từ mỗi phòng ban để khuyến khích mối quan hệ giữa các phòng ban.

Nhận thêm các phương pháp kinh doanh tốt nhất

Bạn có thể thấy từ những ví dụ này rằng việc tuyển dụng đúng cách cần có thời gian, công sức và thậm chí là một chút sáng tạo. Nhưng khi bạn dành nhiều tháng và hàng nghìn đô la để tuyển dụng đúng người cho công ty của mình, thì thật lãng phí khi vứt bỏ tất cả công sức đó bằng cách để họ chìm hoặc nổi khi họ đến.

Với lợi ích về mặt thống kê của quá trình đào tạo thành công, một chút thời gian và nỗ lực thêm trong vài tuần đầu tiên có thể dễ dàng mang lại lòng trung thành và sự hài lòng của nhân viên sau này.