Thuần hóa hộp thư đến! Cách những người thành công xử lý email

Trong một khảo sát của Pew Research , những người làm việc trực tuyến đánh giá email là công cụ làm việc hiệu quả nhất của họ . Nó thậm chí còn vượt trội hơn cả internet và điện thoại.

Vậy mà chúng ta vẫn liên tục phàn nàn về lượng email nhận được, và việc xử lý hàng loạt email trong hộp thư đến thật mệt mỏi . Học cách xử lý email tự nó đã trở thành một thách thức!

Như giáo sư khoa học máy tính và tác giả Cal Newport giải thích, những cảm xúc mâu thuẫn này về email có thể xuất phát từ cách nó tác động đến năng suất. Ông giải thích bằng sơ đồ sau về cách email có thể ảnh hưởng đến các tổ chức:

Newport chỉ ra rằng chúng ta đã hoàn thành công việc trước khi có email, và chắc chắn có thể làm lại nếu cần. Biểu đồ của ông bắt đầu ở mức cao hơn 0 về năng suất, ngay cả khi không sử dụng email. Nhưng khi việc sử dụng email tăng lên, năng suất cũng tăng theo—suy cho cùng, đó là một cách nhanh chóng và tiện lợi để giao tiếp với người khác.

Chỉ sau một điểm nhất định, được biểu thị bằng chữ X màu xanh đầu tiên trên biểu đồ của Newport, thì việc sử dụng email nhiều hơn mới bắt đầu có mối tương quan với năng suất thấp hơn . Ông giải thích:

Cuối cùng, chúng ta sẽ đạt đến điểm cực đại lý thuyết trên trục x, tại đó tất cả những gì người lao động làm chỉ là kiểm tra và gửi email. Tại thời điểm này, không còn thời gian cho bất kỳ công việc thực tế nào, nên năng suất sẽ bằng không.

Newport gợi ý nên tìm kiếm sự cân bằng tối ưu. Email có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhưng nếu để nó vượt quá tầm kiểm soát, nó cũng có thể chiếm hết thời gian và năng lượng của chúng ta. Vậy làm thế nào để chúng ta kiểm soát hộp thư đến một cách hiệu quả nhất?

Hãy cùng xem một số người thành công nhất thế giới tìm được sự cân bằng phù hợp với thói quen sử dụng email của họ như thế nào.

Tắt vào ban đêm và cuối tuần

Nhà sản xuất truyền hình và biên kịch Shonda Rhimes ( Grey's Anatomy, Scandal ) không kiểm tra email sau 7 giờ tối. Trên thực tế, cô ấy đưa ra tuyên bố này ở cuối tất cả các email của mình:

Tôi không đọc email công việc sau 7 giờ tối hoặc vào cuối tuần, và nếu bạn làm việc cho tôi, tôi có thể đề nghị bạn hãy bỏ điện thoại xuống được không?

Mặc dù Rhimes được cho là nhận được hơn 2.500 email công việc mỗi ngày, cô cho biết, "kể từ khi tắt điện thoại lúc 7 giờ tối, chưa bao giờ có việc gì cấp bách đến mức khiến tôi phải hối hận vì đã tắt điện thoại".

Đối với Rhimes, điều quan trọng là phải đặt ra ranh giới vào cuối ngày làm việc: "Công việc sẽ diễn ra 24 giờ một ngày, 365 ngày trong năm, nếu bạn cho phép."

Stacy London, chuyên gia phong cách và người dẫn chương trình truyền hình Love, Lust or Run, cho biết cô đọc email ít nhất 10 lần mỗi ngày. Tuy nhiên, cô cũng cố gắng tránh xa email vào cuối tuần.

Nina Garcia, giám đốc sáng tạo của Marie Claire , đặt mục tiêu đạt đến một điểm giới hạn mỗi ngày giống như Shonda Rhimes: “Mục tiêu của tôi là giữ hộp thư đến trống, để đến trưa, tôi sẽ đưa số lượng email chưa đọc về con số 0 và sau đó [cố gắng] làm tương tự vào lúc 6 giờ chiều”

Hãy làm những gì đúng đắn cho bạn

Với một số người, việc dành một khoảng thời gian hạn chế cho email là hợp lý. Với những người khác, việc không sử dụng email thậm chí còn tốt hơn.

Theo cây bút Catherine Rampell của tờ Washington Post , một con số đáng ngạc nhiên là các thượng nghị sĩ Hoa Kỳ hiếm khi sử dụng email . Danh sách đó bao gồm Lindsey Graham, John McCain, Pat Roberts, Richard Shelby, Orrin Hatch và Chuck Schumer.

Nhưng Cal Newport giải thích lý do tại sao các thượng nghị sĩ này không nên cảm thấy xấu hổ khi sử dụng email nhiều như những người khác: “Không phải tất cả các công cụ kỹ thuật số đều hữu ích cho tất cả mọi người. Việc ép buộc mọi người sử dụng mọi thứ, hoặc bị coi là lạc hậu, sẽ khiến nhiều người kém cỏi hơn trong công việc của họ.”

Newport cho rằng mặc dù nhân viên của các thượng nghị sĩ này có thể cần sử dụng email, nhưng bản thân các thượng nghị sĩ thì không nhất thiết phải làm vậy. "Trở thành thành viên của cơ quan nghị sự lớn nhất thế giới có nghĩa là bạn nên dành thời gian để thực sự nghị luận thay vì kiểm tra BlackBerry."

Nhưng không chỉ các nhà lập pháp cấp cao. Đạo diễn Christopher Nolan thậm chí còn không có địa chỉ email. "Tôi chưa bao giờ dùng email vì tôi thấy nó chẳng giúp ích gì cho bất cứ việc gì tôi đang làm", ông nói trong một cuộc phỏng vấn với Hollywood Reporter .

Không phải ai trong chúng ta cũng có cơ hội tránh xa email hoàn toàn. Nhưng bình luận này nói lên nhiều điều hơn là việc Nolan không dùng email: nó cho thấy email không cần thiết để tạo ra những tác phẩm có ý nghĩa. Ít nhất là không phải với tất cả mọi người.

Trong bài phân tích của Newport về việc sử dụng email của các thượng nghị sĩ, ông tiếp tục chỉ ra rằng việc nhiều người trong chúng ta phụ thuộc nhiều vào các công cụ trên internet như email không có nghĩa là chúng là công cụ không thể thiếu đối với tất cả mọi người:

Lập luận của tôi về vấn đề này đã nhất quán qua nhiều năm: chúng ta cần phải hạ bệ công nghệ Internet. Chúng chỉ là những công cụ, giống như máy gặt đập liên hợp hay thước chữ T của kiến ​​trúc sư.

Với một số người, chúng là không thể thiếu. Nhưng với những người khác, chúng không quan trọng.

Newport cho rằng điều quan trọng hơn là tự hỏi bản thân xem bạn có đang tạo ra giá trị cho thế giới hay không thay vì tập trung vào những công cụ bạn sử dụng để làm như vậy.

Tập trung đầu tiên vào công việc có ý nghĩa

Mặc dù đôi khi bạn cảm thấy không thể thoát khỏi email, nhưng một số người thành công nhận ra rằng tốt nhất là nên hoãn việc kiểm tra email cho đến khi hoàn thành một số công việc quan trọng nhất trong ngày.

Renée Rouleau, chuyên gia thẩm mỹ và chăm sóc da nổi tiếng, cố gắng dành thời gian làm việc có ý nghĩa trước email hầu hết các ngày:

Hầu hết các buổi tối trước khi đi ngủ, tôi thường chọn một dự án để hoàn thành vào buổi sáng TRƯỚC KHI kiểm tra email. Điều này giúp tôi bắt đầu ngày mới với cảm giác đã hoàn thành được điều gì đó.

Tại Treehouse, một công ty giáo dục trực tuyến, nơi nhân viên chỉ làm việc bốn ngày một tuần trong phần lớn thời gian của năm, giao tiếp nội bộ được thực hiện thông qua diễn đàn thay vì email. Đối với CEO Ryan Carson, việc giảm sự phụ thuộc của nhân viên vào email chính là giúp họ làm được nhiều việc quan trọng hơn:

Đó chính là chìa khóa. Hãy làm những gì quan trọng với bạn. Sau đó, khi có thời gian, hãy phản hồi lại. Tôi chắc chắn đã từng làm việc trong môi trường mà tôi chỉ toàn email. Giờ thì, trong nội bộ, gần như không có email nào cả. Đó là một chiến thắng to lớn cho công ty.

Nhà đầu tư Treehouse Chamath Palihapitiya cho biết việc có tuần làm việc bốn ngày và không cho nhân viên sử dụng email đều có lợi cho công ty:

Những công ty có tư duy tiến bộ và thành công nhất đều nhận ra rằng việc cho nhân viên nhiều thời gian hơn để sáng tạo và kết nối với những thứ khác ngoài công việc sẽ tạo ra một nhân viên giỏi hơn và năng suất hơn.

Đừng đọc email trong thời gian dành cho gia đình

Thật vui khi biết rằng một số người thành công nhất thế giới cũng gặp phải những khó khăn tương tự như chúng ta - chẳng hạn như không nhìn vào điện thoại khi dành thời gian cho gia đình. Tất cả chúng ta đều đã từng làm vậy, và chúng ta đều nghĩ rằng mình nên làm ít hơn.

Anne Fulenwider, tổng biên tập của Marie Claire , cho biết đây là "một quy tắc cứng nhắc của bà: Không kiểm tra email khi ở bên các con".

Đối với Arianna Huffington, người đồng sáng lập và tổng biên tập của The Huffington Post , mọi việc không phải lúc nào cũng dễ dàng :

Lần cuối cùng mẹ tôi nổi giận với tôi là trước khi bà mất, khi bà thấy tôi vừa đọc email vừa nói chuyện với các con. Bà không phải là người dễ anổi nóng, nhưng bà chắc chắn không hài lòng với những gì bà thấy và đã nói cho tôi biết điều đó.

Kể từ đó, Huffington cho biết bà đã xem xét lại mối quan hệ của mình với email. Quy tắc cá nhân của bà đối với email hiện bao gồm nửa tiếng trước khi đi ngủ đọc sách thay vì email, không đọc email ngay khi thức dậy vào buổi sáng, và "không email khi đang nói chuyện với con cái".

Mỗi người đều có cách tiếp cận email riêng. Nhưng nếu bạn đang ngập trong hộp thư đến và chật vật hoàn thành công việc, hãy thử áp dụng mẹo từ những chuyên gia này.

Đặt thời gian giới hạn vào buổi tối hoặc hoàn toàn không kiểm tra email vào cuối tuần (hoặc cả hai, nếu bạn có thể). Đặt ra quy tắc không kiểm tra hộp thư đến khi dành thời gian cho gia đình và bạn bè. Đặt công việc có ý nghĩa lên hàng đầu thay vì trả lời email.

Và quan trọng nhất là tìm ra phương pháp phù hợp với bạn .

Bạn có bỏ lỡ mẹo email hữu ích nào không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận nhé!