Theo các chủ doanh nghiệp, những trợ lý AI hữu ích nhất cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Cho dù đó là tạo ra khách hàng tiềm năng, tạo nội dung cho mạng xã hội hoặc trang web, xử lý các thắc mắc của khách hàng hay quản lý dòng tiền, mỗi chức năng đều có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Đó là lý do tại sao ngày nay, cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ đều đang sử dụng các tác nhân AI để mở rộng quy mô kinh doanh của mình.

Trong bài viết này, tôi sẽ khám phá cách các doanh nghiệp nhỏ sử dụng trợ lý ảo AI và nêu bật một số công cụ tốt nhất hiện có, kèm theo những chia sẻ từ các doanh nhân và chuyên gia khác.

Cách các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI)

Các tác nhân AI không còn là thứ xa xỉ chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp nhỏ hiện đang tận dụng chúng nhiều hơn bao giờ hết. Dưới đây, tôi chia sẻ một số cách họ sử dụng công nghệ này để duy trì khả năng cạnh tranh.

Hỗ trợ khách hàng tốt hơn

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng cao mà không tốn hàng giờ cho việc bảo trì chatbot hoặc xử lý tồn đọng cuộc gọi trực tuyến, và điều này đặc biệt phổ biến ở các nhóm nhỏ với nguồn lực hạn chế.

Như Yamini Rangan , CEO đã nói : “Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có thời gian, nguồn lực hoặc trình độ chuyên môn về trí tuệ nhân tạo như các công ty lớn. Nhưng với trí tuệ nhân tạo thế hệ mới (Gen AI), các doanh nghiệp vừa và nhỏ giờ đây có thể tận dụng công nghệ mạnh mẽ để cải thiện cả hiệu quả và năng suất. Nếu được sử dụng một cách khôn ngoan, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiếp cận nhiều khách hàng hơn, phục vụ khách hàng với nhiều thông tin chi tiết hơn và với mức độ phù hợp chưa từng có.”

Bridget Pyne , quản lý tiếp thị tại BabelQuest , chia sẻ kinh nghiệm của công ty mình: “Việc xây dựng chatbot cũ của chúng tôi tốn rất nhiều thời gian. Có khi cả một tuần trôi qua chỉ để giải quyết các vấn đề logic phức tạp và chỉnh sửa không ngừng. Rồi đến khâu bảo trì nữa!”

Bước tiếp theo của họ là tìm ra một giải pháp không chỉ hiệu quả mà còn tốt hơn và nhanh hơn. Họ đã nhờ đến một trợ lý AI để tối ưu hóa mọi thứ.

“Hệ thống hỗ trợ khách hàng Breeze chỉ mất chưa đến một giờ để thiết lập và bảo trì tối thiểu vì nó kết nối trực tiếp với kho kiến ​​thức hiện có của chúng tôi,” Pyne giải thích. “Nó giống như chuyển từ kết nối quay số sang cáp quang – sự khác biệt thật đáng kinh ngạc. Chỉ riêng việc tiết kiệm thời gian đã giúp nhóm chúng tôi có thêm thời gian để xem xét những thiếu sót về nội dung và cải thiện hơn nữa kho kiến ​​thức của mình.”

Theo một báo cáo của IBM , các doanh nghiệp sử dụng trợ lý ảo tích hợp trí tuệ nhân tạo có thể giảm chi phí dịch vụ khách hàng lên đến 30% đồng thời cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Đó là một thắng lợi đáng kể trên cả hai phương diện.

Nhưng hãy nhớ (và tôi nghĩ cần phải nhắc lại) rằng các trợ lý AI rất mạnh mẽ, chứ không hoàn hảo. Yếu tố con người vẫn rất cần thiết trong dịch vụ khách hàng. AI nên xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và đơn giản, trong khi nhân viên con người sẽ can thiệp vào các tương tác phức tạp, mang tính cảm xúc hoặc nhạy cảm.

Tôi đặc biệt khuyên bạn nên thiết lập các lộ trình leo thang rõ ràng và tạo ra những khoảnh khắc mà sự kết nối giữa người với người được thể hiện rõ nét, đặc biệt là khi sự thấu cảm và tinh tế là điều quan trọng nhất.

Tiếp thị doanh nghiệp

Một điều tôi luôn nhận thấy ở các chủ doanh nghiệp nhỏ là sự phải xoay xở liên tục, trong đó hoạt động marketing thường bị bỏ quên. Đối với nhiều người, đó chỉ là thỉnh thoảng đăng bài trên mạng xã hội, gửi bản tin định kỳ hoặc dựa vào truyền miệng.

Nhưng tiếp thị không phải là thứ nên có, mà là động lực thúc đẩy tăng trưởng. Dữ liệu từ báo cáo Tình hình Tiếp thị của chúng tôi cho thấy các doanh nghiệp đã thiết lập mục tiêu và chiến lược tiếp thị có khả năng tăng trưởng cao gấp 2,5 lần so với những doanh nghiệp không làm như vậy.

Vấn đề là gì? Tiếp thị tốn thời gian. Nhưng đó là lúc các chuyên gia AI có thể vào cuộc. Từ việc tạo nội dung và viết email đến quản lý chiến dịch và phân tích, các chuyên gia tiếp thị AI có thể tự động hóa các tác vụ và thậm chí đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu. Chúng xử lý quy trình làm việc trong khi bạn tập trung vào kết quả.

Jen Spencer , phó chủ tịch của We Are Girls Club , một tổ chức hỗ trợ phụ nữ trong vai trò lãnh đạo bán hàng, giải thích như sau: “Với một đội ngũ marketing nhỏ, tôi phải đảm nhiệm nhiều vai trò. Nhưng việc sử dụng trợ lý nội dung AI cho phép tôi tự mình thực hiện toàn bộ dự án từ A đến Z và tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Những việc trước đây mất từ ​​một đến hai tuần khi làm việc với cả nhóm giờ chỉ mất vài phút.”

Spencer tiếp tục, “Nếu không có công cụ này, tôi sẽ phải triển khai chiến dịch tiếp thị của mình mà không có trang đích, và tỷ lệ chuyển đổi của tôi sẽ bị ảnh hưởng.”

Xử lý các phần của quy trình bán hàng

Các đội ngũ bán hàng thường bị quá tải với những công việc thủ công lặp đi lặp lại như gửi email theo dõi, sàng lọc khách hàng tiềm năng và trả lời các câu hỏi cơ bản. Sẽ ra sao nếu trí tuệ nhân tạo (AI) có thể đảm nhiệm những công việc nhàm chán đó?

Vendict , một giải pháp quản lý rủi ro và tuân thủ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), đã tạo ra trợ lý AI riêng của họ - Maya - để thực hiện chính điều đó. Maya quản lý các phần quan trọng trong nỗ lực tiếp thị của họ: sàng lọc khách hàng tiềm năng, chạy các chiến dịch tiếp thị trực tiếp, hỗ trợ trò chuyện trên trang web và thậm chí hỗ trợ bán hàng.

Inna Kubovski , phó chủ tịch marketing của công ty, chia sẻ về lợi ích thu được từ khoản đầu tư này. “Lợi ích tức thì nhất là tốc độ. Maya giúp giảm đáng kể thời gian tiếp xúc ban đầu, thời gian chờ đợi phản hồi và thời gian phân loại yêu cầu đến. Chỉ riêng điều đó thôi đã giúp cải thiện tỷ lệ chuyển đổi vì bạn đang tiếp cận khách hàng khi họ vẫn đang trong giai đoạn ra quyết định.”

Theo Kubovski, lợi thế quan trọng hơn cả là khả năng tập trung.

“Nhóm của chúng tôi không phải dành thời gian theo đuổi những khách hàng tiềm năng ảo hay soạn thảo email chào hàng. Họ đang nói chuyện với đúng người, với bối cảnh tốt hơn, và nhờ đó họ làm việc hiệu quả hơn”, Kubovski nói.

Quản lý các quy trình tài chính

Dòng tiền là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào và cũng là một trong những điểm gây căng thẳng lớn nhất. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn dựa vào bảng tính lỗi thời và quy trình thủ công chậm chạp, dẫn đến thanh toán chậm trễ, bỏ sót hóa đơn và những điểm mù về tài chính. Giờ đây, các tác nhân AI có thể quản lý hóa đơn, dự báo dòng tiền, phát hiện chi tiêu bất thường và thậm chí tự động hóa việc thu hồi nợ. Điều này giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính theo thời gian thực và tự tin đưa ra những quyết định thông minh hơn.

Theo một báo cáo của PYMNTS Intelligence hợp tác với American Express , 83% các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đã sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu và quản lý tài chính, và 73% đang hợp nhất việc quản lý tiền mặt của họ vào các nền tảng kỹ thuật số thống nhất.

Nói một cách hài hước hơn, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào doanh nghiệp của mình, giống như cách Sherzod Gafar dự định áp dụng AI vào toàn bộ cuộc sống của anh ấy.

Các giải pháp AI tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Bạn đã sẵn sàng bổ sung một trợ lý AI vào đội ngũ của mình chưa? Đây là một số trợ lý AI hữu ích nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ mà tôi đã tìm thấy hiện nay.

Breeze 

Các Breeze Agent là những “đồng nghiệp kỹ thuật số” được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, tích hợp trực tiếp vào CRM, được thiết kế để tự động hóa các khâu quan trọng trong quy trình bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của bạn. Tôi thích coi chúng như những đồng đội luôn hoạt động không ngừng nghỉ, không quên mọi thứ và thực sự hiểu rõ công việc kinh doanh của bạn.

Có một Chuyên viên Tìm kiếm Khách hàng tiềm năng chuyên nghiên cứu khách hàng tiềm năng và viết email tiếp cận tùy chỉnh (theo giọng văn của bạn), một Chuyên viên Nội dung chuyên soạn thảo trang đích hoặc bài đăng blog dựa trên dữ liệu CRM của bạn, và một Chuyên viên Chăm sóc Khách hàng chuyên xử lý các yêu cầu hỗ trợ 24/7.

Bradley Poole , Giám đốc kinh doanh tại ResellerRatings , cho biết các email do Breeze tạo ra có chất lượng và mức độ tương tác tốt hơn so với các nhân viên phát triển kinh doanh (BDR) của chính họ.

“Điều làm nên sự khác biệt của nó là khả năng quét thông tin liên hệ và tạo ra các thông điệp tiếp cận thực sự phù hợp, được cá nhân hóa và gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng các điểm tiếp xúc ban đầu của chúng ta với khách hàng tiềm năng.”

Điều tôi thích: Cá nhân tôi rất thích cách nó tích hợp sâu với dữ liệu CRM hiện có của bạn. Nó lấy dữ liệu từ ngữ cảnh khách hàng thực tế, lịch sử chiến dịch và nội dung bạn đã tạo.

Giá:  Bao gồm trong gói Service Hub Professional (100 đô la Mỹ/người dùng/tháng) và gói Enterprise (150 đô la Mỹ/người dùng/tháng).

Trí tuệ nhân tạo Jasper

Tôi nghĩ Jasper là một lựa chọn tuyệt vời cho các đội ngũ marketing, đặc biệt là những đội có quá nhiều nhiệm vụ mà lại có quá ít thời gian để hoàn thành. Nó có thể tạo ra nội dung dài, quảng cáo Facebook, email, trang đích – bất cứ thứ gì bạn cần – và nó có thể làm điều đó với giọng điệu thương hiệu chính xác của bạn. Bạn có thể huấn luyện Jasper với giọng điệu của mình, tải lên tài liệu và hướng dẫn, thậm chí tạo ra hình ảnh đi kèm với văn bản.

Carl Bleich , trưởng bộ phận nội dung tại Bloomreach , cho biết nhóm của họ đã chuyển toàn bộ quy trình làm việc sang sử dụng Jasper. Giờ đây, các cây viết tập trung vào chiến lược và biên tập , trong khi Jasper soạn thảo phần lớn nội dung, giúp họ đăng bài đều đặn và tăng lưu lượng truy cập lên 40%.

Điều tôi thích: Điều tôi yêu thích nhất? Một khi nó đã học được giọng điệu của bạn, nó sẽ sử dụng giọng điệu đó mỗi lần, giữ cho giọng văn của bạn nhất quán trong mọi thứ, từ các bài đăng trên Twitter đến các báo cáo chuyên ngành.

Giá cả:  Bắt đầu từ 39 đô la/tháng cho người sáng tạo cá nhân. Giá dành cho doanh nghiệp có sẵn theo yêu cầu.

Intuit Assist dành cho QuickBooks

Hầu hết chủ doanh nghiệp đều ghét công việc kế toán và sự nhàm chán của nó. Nhưng đây chính là điểm mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI). Với Intuit Assist, bạn có thể quét hóa đơn, tải lên file PDF hoặc chuyển tiếp email, và phần mềm sẽ xử lý phần còn lại — phân loại chi phí, tạo hóa đơn, gắn cờ các khoản phí đáng ngờ và thậm chí dự báo dòng tiền của bạn.

Theo Amit Talach , phó chủ tịch cấp cao phụ trách sản phẩm của Intuit , “Hiện tại, Intuit Assist đưa ra các đề xuất chính xác hơn, dễ hiểu hơn và minh bạch hơn về việc phân loại chi phí, tự động hóa hiệu quả các khoản phải trả và phải thu.”

Điều tôi thích: Giao phó tài chính của mình cho một trợ lý AI có vẻ là một bước nhảy vọt. Nhưng nếu có một công ty nào đã tạo dựng được lòng tin, đó chính là Intuit. Các công cụ của họ được xây dựng để đảm bảo tính minh bạch, chứ không chỉ đơn thuần là tự động hóa — và tôi tin rằng họ đã có hàng thập kỷ để chứng minh điều đó.

Giá cả:  Bắt đầu từ 35 đô la/tháng (Gói cơ bản) và lên đến 235 đô la/tháng (Gói nâng cao), tùy thuộc vào các tính năng bạn cần.

Lyro của Tidio

Lyro AI Agent là một chatbot thông minh được tích hợp vào nền tảng trò chuyện trực tuyến của Tidio, và nó kết nối trực tiếp với các tài liệu trợ giúp, nội dung trang web và Câu hỏi thường gặp hiện có của bạn. Sau khi được đưa vào hoạt động, Lyro sẽ trả lời câu hỏi trong vài giây, xử lý các tác vụ định kỳ, sàng lọc khách hàng tiềm năng, đặt lịch họp — và chỉ chuyển tiếp đến người thật khi cần thiết. Tôi thấy nó cực kỳ hữu ích vì nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và hoạt động trên nhiều kênh như trò chuyện trực tuyến, email và mạng xã hội. Nó có thể giúp tiết kiệm đến 64% thời gian của nhóm bạn.

Đối với thương mại điện tử? Nó xử lý cập nhật vận chuyển, các câu hỏi về tồn kho và trả hàng. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ? Nó đặt lịch hẹn, chia sẻ chính sách và thu thập thông tin liên hệ.

Điều tôi thích: Điều tôi yêu thích nhất là tốc độ khởi động và hoạt động nhanh chóng, cũng như chất lượng các cuộc hội thoại tự nhiên. Bạn sẽ không nhận được những phản hồi cứng nhắc, máy móc. Lyro nói chuyện như một đồng đội thực thụ.

Giá cả:  Dựa trên số lượng cuộc trò chuyện. Bắt đầu từ 0 đô la/tháng cho tối đa 50 cuộc trò chuyện và tăng lên 175 đô la/tháng cho 300 cuộc trò chuyện. (Một cuộc trò chuyện = bất kỳ tin nhắn văn bản, email, yêu cầu hỗ trợ hoặc chuỗi tin nhắn nào.)

Microsoft Copilot dành cho doanh nghiệp nhỏ

Microsoft 365 Copilot giống như một trợ lý AI tích hợp sẵn trong các công cụ bạn đang sử dụng — Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, và nhiều hơn nữa. Nó giúp bạn soạn thảo tài liệu, dọn dẹp dữ liệu, tóm tắt cuộc họp, tạo bài thuyết trình và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Nhưng điều kỳ diệu thực sự nằm ở Copilot Studio, nơi bạn có thể tự xây dựng các tác nhân hoạt động tự động — ví dụ như theo dõi hóa đơn, gửi email tiếp thị, hoặc thậm chí là báo cáo nội bộ. Sau khi được cấu hình, chúng sẽ hoạt động ngầm trong khi bạn tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Điều tôi thích: Tôi thích cách trí tuệ nhân tạo của Microsoft cung cấp các tác nhân trong các công cụ và cho phép bạn tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp mình.

Giá cả:  Bạn có thể sử dụng gói Microsoft 365 Copilot với giá 30 đô la mỗi người dùng/tháng, trả phí cho gói Copilot Studio với giá 200 đô la/tháng cho mỗi người dùng với 25.000 tin nhắn, hoặc trả 0,01 đô la/tin nhắn theo hình thức trả tiền theo lượt sử dụng.

Tự tạo đại lý của riêng bạn

Tôi nghĩ đây là điểm thực sự thú vị. Bạn không cần phải chờ đợi người khác xây dựng tác nhân AI lý tưởng cho mình. Bạn có thể tự làm điều đó, giống như Cole Fortman đã làm trong bài đăng bên dưới.

Các nền tảng như Agent.ai (của Dharmesh Shah, đồng sáng lập) giúp việc tạo ra một trợ lý ảo trở nên vô cùng đơn giản , mà không cần viết một dòng mã nào. Tự động hóa quy trình tiếp nhận khách hàng mới, chấm điểm khách hàng tiềm năng, cập nhật trạng thái, theo dõi khách hàng — bất cứ việc gì lặp đi lặp lại và tốn thời gian của bạn.

Shah đã tạo ra nó dành cho “những người sáng tạo tò mò”, và hơn 8.800 người đã tạo ra các agent trên nền tảng này. Nó miễn phí (hiện tại), sử dụng các mô hình GPT mới nhất và cho phép bạn biến ý tưởng thành một agent hoạt động chỉ trong một cuối tuần.

Phần kết luận

Cứ vài năm một lần, công nghệ lại mang đến cho các doanh nghiệp nhỏ cơ hội cạnh tranh công bằng hơn. Tôi tin rằng đây là một trong những lần đó. Rào cản để xây dựng và sử dụng các tác nhân thông minh, tự động chưa bao giờ thấp đến thế.

Cho dù bạn đang cố gắng đáp ứng nhu cầu nội dung, tăng tốc độ hỗ trợ hay cuối cùng cũng muốn giao phó những rắc rối về kế toán, tôi đảm bảo luôn có một trợ lý AI sẵn sàng can thiệp.

Bạn không cần một đội ngũ kỹ sư. Bạn không cần một ngân sách hàng trăm nghìn đô la. Bạn chỉ cần một vấn đề đáng để giải quyết và sự sẵn lòng để theo đuổi nó đến cùng.

Vì đến lúc này, điều duy nhất còn lại cần làm là bắt đầu.