Quy trình 5 bước của một doanh nhân luôn mất tổ chức để sắp xếp mọi việc và vượt qua sự hỗn loạn

Vấn đề thực sự là tôi có tiền để trả — tôi chỉ trì hoãn rồi quên thanh toán hóa đơn. Kết quả là tôi không có bảo hiểm (ít nhất là trong vài giờ. Cuối cùng tôi đã được khôi phục lại sau khi thanh toán).

Việc hủy bỏ bảo hiểm y tế đã thức tỉnh tôi: Tính hay trì hoãn và thiếu tổ chức kinh niên của tôi không chỉ là những thói quen kỳ quặc buồn cười mà tôi đã từng có - mà chúng là những thói quen cực kỳ tai hại mà tôi không thể tiếp tục duy trì. Tôi cần được giúp đỡ.

Tôi biết chắc chắn rằng tôi không phải là người duy nhất ở đây, và sự thiếu tổ chức ảnh hưởng đến cuộc sống hỗn loạn vốn có của một doanh nhân thậm chí còn nghiêm trọng hơn hầu hết mọi người. Nhưng nếu chúng ta có thể khắc phục những thói quen xấu này, chúng ta có thể khai phá tiềm năng to lớn về doanh thu và tăng trưởng - tổ chức thực sự là cách duy nhất để mở rộng quy mô kinh doanh.

Tình trạng này đau đớn và có hại đến mức vào năm 2001, nhà tổ chức chuyên nghiệp Judith Kolberg , sau khi nhận thấy nhiều khách hàng của mình không có khả năng tuân thủ các hệ thống tổ chức, đã đặt ra thuật ngữ “Sự mất tổ chức mãn tính” và thành lập Nhóm nghiên cứu quốc gia về sự mất tổ chức mãn tính (NSGCD).

Đừng hoảng sợ. Sự thiếu tổ chức kinh niên không phải là một chẩn đoán y khoa hay một căn bệnh; nó chỉ là điều mà nhiều người, bao gồm cả những doanh nhân như bạn và tôi, phải vật lộn hàng ngày (bạn thậm chí có thể điền vào danh sách kiểm tra này để xem mình có đủ điều kiện hay không).

Vấn đề của bất kỳ thói quen xấu nào là chúng ta làm vậy vì nó có lợi cho chúng ta theo một cách nào đó. Có thể bạn vẫn xoay sở được trong công việc kinh doanh (thậm chí có thể bạn còn thành công!) mặc dù bạn phải trả phí trễ hạn và để trễ hạn. Nhưng thực tế là: nó sẽ bắt kịp bạn.

Câu nói yêu thích của tôi nhấn mạnh điều này là của Bill Gates: "Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong kinh doanh là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ nhân lên hiệu quả đó. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động kém hiệu quả sẽ nhân lên hiệu quả đó."

Vậy nên, mặc dù hiện tại bạn có thể xoay xở được với cách làm việc lộn xộn của mình, bạn sẽ không thể mở rộng quy mô kinh doanh nếu tình trạng hỗn loạn đó vẫn diễn ra ở hậu trường. Doanh số cao hơn, doanh thu cao hơn, tăng trưởng cao hơn, sẽ chỉ làm trầm trọng thêm sự kém hiệu quả của bạn.

Nhưng hãy vững tin! Bạn có thể thay đổi. Đây là cách tôi giải quyết tình trạng lộn xộn kinh niên của mình và dự định sẽ chấm dứt nó một lần và mãi mãi.

5 bước để vượt qua sự hỗn loạn và trở nên ngăn nắp

Bước 1: Tìm hiểu gốc rễ của sự mất tổ chức mãn tính của bạn

Trước khi bạn tích trữ sổ kế hoạch, giấy nhớ và các ứng dụng tiện ích ngoài kia để giúp bạn sắp xếp công việc, hãy dừng lại. Bạn cần tìm ra gốc rễ của vấn đề trước khi bắt đầu giải quyết nó.

Điều này đòi hỏi sự tự nhận thức từ phía bạn. Trước khi tự hỏi làm thế nào để chấm dứt tình trạng lộn xộn kinh niên, bạn cần tự hỏi: " Tại sao mình lại lộn xộn kinh niên?"

Hãy dành vài giờ mỗi ngày để ngồi lại và nhìn lại những năm tháng làm việc vừa qua của bạn. Khách hàng đã phản hồi gì về bạn? Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì? Khi nào bạn thành công và khi nào bạn thất bại?

• Viết ra những thành công bạn đã đạt được trong ba năm kinh doanh vừa qua.
• Viết ra những thất bại mà bạn đã trải qua trong ba năm qua.
• Bạn có thấy được mô hình nào trong cách sự thiếu tổ chức của bạn có thể đóng vai trò trong thành công hay thất bại của bạn không?
• Bạn đang trì hoãn hoặc né tránh những nhiệm vụ cụ thể nào? Bạn làm vậy vì bạn không thích những nhiệm vụ đó sao?

Với tôi, tôi nhận ra mình đã phát triển mạnh mẽ khi bắt đầu có những khách hàng thường xuyên giao bài viết cho biên tập viên. Tôi đã phát triển mạnh mẽ dưới sự hướng dẫn và thời hạn được đặt ra của họ. Tôi đã loay hoay khi không có biên tập viên và thời hạn thì không cố định.

Về gốc rễ của vấn đề thiếu tổ chức của tôi, tôi nhận ra rằng lý do tôi trì hoãn và không thể sắp xếp công việc là vì tôi có quá nhiều lựa chọn và quá nhiều việc phải làm đến nỗi tôi không chắc mình nên làm gì vào bất kỳ lúc nào. Điều này khiến tôi bị tê liệt quyết định và trì hoãn hành động, hoặc bắt đầu rồi lại dừng quá nhiều việc đến nỗi cuối cùng chẳng làm được gì.

Sau khi bạn đã hiểu rõ vấn đề của mình, bạn cần xem xét lại hệ thống hiện tại. Hệ thống kinh doanh là gì ? Nó đơn giản là một cách thức hoạt động được thiết lập sẵn trong từng bộ phận của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả.

Sau đây là một số lĩnh vực kinh doanh thường dễ xảy ra tình trạng mất tổ chức:

• Kế toán – Bạn có cách nào để theo dõi chi phí của mình không? Hay bạn phải loay hoay tìm kiếm hóa đơn vào mùa khai thuế?
• Quy trình tiếp nhận khách hàng mới – Bạn có quy trình tiếp nhận khách hàng mới không? Quy trình này có thể được lặp lại và thậm chí thuê ngoài cho một trợ lý ảo? Hay bạn đang tự tay tiếp nhận khách hàng theo những cách khác nhau mỗi lần?
• Tiếp thị qua email – Bạn đã có kênh bán hàng tự động chưa? Hay bạn đang thu thập khách hàng tiềm năng nhưng rồi lại để chúng phủ bụi?
• Báo cáo và số liệu – Bạn có đặt ra một ngày cố định hàng tuần hoặc hàng tháng để lập báo cáo tài chính và các số liệu quan trọng khác không? Hay bạn chỉ xem xét ngẫu nhiên các số liệu trong doanh nghiệp bất cứ khi nào bạn muốn, nhưng không chắc chắn về ý nghĩa thực sự của chúng?
• Quản lý dự án – Bạn có một cổng thông tin trực tuyến tập trung nơi bạn và khách hàng có thể hợp tác thực hiện dự án không? Hay các cập nhật dự án của bạn bị lẫn lộn giữa hàng loạt email, ghi chú cá nhân và vô số ứng dụng khác nhau?

Trong mỗi lĩnh vực đó, có thể là bạn chưa tìm thấy hệ thống phù hợp với mình.

Tin tốt là giờ bạn đã biết mình cần giúp đỡ ở đâu rồi—đó là một nửa chặng đường. Tiếp theo, chúng ta sẽ nói về nơi bạn có thể tìm thấy sự giúp đỡ đó.

Bước 2: Tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài để sắp xếp mọi thứ

Nếu bạn nhận thấy các triệu chứng rối loạn mãn tính và điều này đã đeo bám bạn trong nhiều năm, thậm chí cả cuộc đời, hãy ngừng tự lừa dối bản thân rằng bạn có thể tự giải quyết vấn đề. Đã đến lúc cần nhờ đến sự giúp đỡ từ bên ngoài.

Bởi vì tôi nhận ra rằng tôi phát triển mạnh nhờ trách nhiệm giải trình và cốt lõi của vấn đề của tôi là có quá nhiều "việc phải làm" đến nỗi không thể làm được bất cứ điều gì, nên tôi đang áp dụng phương pháp hai hướng để giải quyết tình trạng thiếu tổ chức của mình:

+ Tôi đã thuê một chuyên gia chiến lược hệ thống kinh doanh. Việc này giải quyết được vấn đề trách nhiệm giải trình.

+ Tôi sẽ thuê ngoài tất cả những công việc kinh doanh đáng sợ nhưng cần thiết cho một trợ lý ảo. Điều này giải quyết được vấn đề trì hoãn.

Để hiểu bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài ở đâu và như thế nào, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân một vài câu hỏi.

- Bạn cần một huấn luyện viên hay một chiến lược gia?

Điều này làm tôi bối rối, vì tôi không hề biết có sự khác biệt. Có chứ! Một huấn luyện viên đóng vai trò như một người lắng nghe ý tưởng của bạn. Họ sẽ đặt câu hỏi và động viên, nhưng cuối cùng họ sẽ để bạn tự quyết định con đường mình nên đi. Ngược lại, một chiến lược gia sẽ ở đó để phân tích những gì đang diễn ra và cho bạn biết phải làm gì. Tôi thích thuê một chiến lược gia hơn vì tôi cảm thấy lạc lõng đến mức không tin tưởng bản thân có thể tự tìm ra giải pháp—tôi muốn có lời khuyên từ một chuyên gia.

Nếu bạn đã quyết định thuê một huấn luyện viên hoặc một chiến lược gia, hãy bắt đầu tìm kiếm lời khuyên từ chính mạng lưới của bạn. Ví dụ, tôi đã đăng một yêu cầu trong nhóm Facebook dành cho chủ doanh nghiệp mà tôi tham gia. Tôi đã trình bày chi tiết chính xác những gì tôi đang tìm kiếm, những vấn đề của tôi là gì và ngân sách của tôi là bao nhiêu. Tôi đã nhận được hàng tá lời khuyên đáng tin cậy từ những người có thể đảm bảo về một số chiến lược gia mà họ đã từng làm việc cùng.

- Bạn cần thuê ai đó hay chỉ cần nguồn lực phù hợp?

Thay vì thuê chuyên gia tư vấn để giúp đỡ, bạn luôn có thể tìm kiếm các nguồn tài liệu cao cấp như sách hoặc khóa học trực tuyến.

• Nếu bạn cần hỗ trợ để thu hẹp phạm vi tập trung, The One Thing là cuốn sách bán chạy nhất của New York Times , hướng dẫn độc giả quy trình loại bỏ những phiền nhiễu ngăn cản họ đạt được những mục tiêu quan trọng nhất. Tuy không hoàn toàn là sách kinh doanh, nhưng những nguyên tắc của nó chắc chắn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
• Đối với những người làm nghề tự do, Stress Less & Impress là khóa học trực tuyến phổ biến giúp bạn triển khai hệ thống trong doanh nghiệp dịch vụ của mình.
• Nếu bạn không có nhiều tiền và thời gian, đây là khóa học trực tuyến miễn phí về cách tạo ra một hệ thống năng suất được cung cấp theo từng đợt năm phút mỗi ngày.

Tùy thuộc vào mức độ lộn xộn của bạn. Riêng tôi, tôi biết mình sẽ không làm tốt nếu cứ tự mình làm. Tôi cần một người ở bên để giám sát và nhắc nhở tôi.

- Bạn có thể buông bỏ điều gì?

Chúng tôi, những người sáng lập, đôi khi có thể là những kẻ cuồng kiểm soát. Có một câu nói cũ, "Nếu bạn muốn làm tốt một việc gì đó, bạn phải tự mình làm", và chúng tôi thực sự ghi nhớ điều đó.

Nhưng vấn đề là: Bạn phải từ bỏ một số bộ phận của doanh nghiệp nếu muốn mở rộng quy mô. Bạn phải làm vậy. Không có lựa chọn trung gian nào cả.

Nếu bạn đang căng thẳng và cảm thấy như mình đang chìm trong danh sách việc cần làm, thì đã đến lúc thuê ngoài.

Quay lại bước 1, nơi bạn đã viết ra một số nhiệm vụ kinh doanh mà bạn đang né tránh vì không thích chúng - đó là những cơ hội hoàn hảo để thuê ngoài. Nếu bạn không giỏi (hoặc không thích) thực hiện chúng, hãy thuê ngoài những nhiệm vụ kinh doanh đó cho người khác.

Để tôi lấy ví dụ nhé. Một khách hàng của tôi phải viết bài dựa trên các cuộc phỏng vấn âm thanh. Tôi mất khoảng hai tiếng chỉ để chép lại các cuộc phỏng vấn, nhưng chuyên môn của tôi không phải là chép lại, mà là viết. Tại sao tôi lại phải tốn hàng giờ mỗi tháng cho việc chép lại trong khi tôi có thể thuê ngoài với giá 30 đô la một bài?

Tôi sẽ nói cho bạn biết lý do: Tôi không tin tưởng ai khác làm việc này. Tôi nghĩ mình chỉ cần kiểm tra lại công việc của nhà thầu, nên tôi cũng có thể tự làm. Đó là một niềm tin cực kỳ hạn hẹp. Có những người làm việc tự do chuyên về phiên âm, vậy mà tôi được thuê làm một dịch vụ mà tôi chuyên về, vậy mà lại lãng phí hàng giờ đồng hồ cho một dịch vụ mà tôi thậm chí còn không thích.

Cuối cùng, tôi quyết định tốt nhất là nên thuê ngoài cho một người có đánh giá tích cực, kiểm tra lại công việc trong vài lần đầu tiên và sau đó tin tưởng rằng họ sẽ tiếp tục làm tốt sau đó.

Thật đau đớn, nhưng mọi nhà sáng lập thành công đều phải học cách từ bỏ quyền kiểm soát một lĩnh vực nhất định trong doanh nghiệp của mình để có thời gian tập trung vào những phần mà họ giỏi nhất.

Bước 3: Đơn giản hóa

Chín mươi phần trăm vấn đề của hầu hết những người sống thiếu tổ chức là họ có quá nhiều "ưu tiên". Có điều gì đó thực sự thú vị về nguồn gốc của từ "ưu tiên".

Trong cuốn sách Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (Chủ nghĩa thiết yếu: Theo đuổi sự tối giản) , Greg McKeown mô tả cách mà trong nhiều thế kỷ, từ này vẫn ở dạng số ít — nó có nghĩa là "điều đầu tiên", và chỉ có thể có một điều đầu tiên. Cho đến khoảng thế kỷ 20, khi đột nhiên xuất hiện dạng số nhiều "ưu tiên", và như bạn thấy đấy, giờ đây rất nhiều người trong chúng ta có quá nhiều "điều đầu tiên" đến mức chúng ta đang loay hoay.

Vì vậy, nếu bạn thấy mình đang vội vã cố gắng làm mọi thứ nhưng không bao giờ hoàn thành được việc gì, hoặc để mọi việc trôi qua vô ích, thì có thể bạn đang gặp vấn đề về thứ tự ưu tiên.

Để giảm bớt sự quá tải và tạo đà cho doanh nghiệp, hãy bắt đầu áp dụng nguyên lý Pareto, hay nguyên lý 80/20. 20% nỗ lực nào của bạn đang tạo ra 80% thu nhập kinh doanh? Đó chính là lúc bạn cần tập trung. Đừng chạy theo tất cả mọi thứ.

Đối với hoạt động kinh doanh blog của mình, tôi đã xem xét lại 11 tháng qua và nhận ra hai sản phẩm liên kết của mình chiếm tới 78% thu nhập liên kết. Vì vậy, thay vì quảng bá hơn 10 sản phẩm khác mà tôi đang làm tiếp thị liên kết, tôi quyết định tập trung vào hai sản phẩm hiệu quả nhất này để tối ưu hóa thời gian. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình tiếp thị của tôi, vì vậy tôi không cần phải xây dựng chiến lược tiếp thị cho từng sản phẩm, trong khi thực tế, những sản phẩm khác chỉ làm giảm một phần nhỏ doanh thu liên kết của tôi.

Vì vậy, hãy đánh giá doanh nghiệp của bạn và đơn giản hóa nó bằng cách đặt ra hai câu hỏi sau:

+ Chỉ số quan trọng nhất cho doanh nghiệp của tôi là gì? Đó là doanh số, lợi nhuận ròng, lượt xem trang, khách hàng tiềm năng? Hãy chọn một chỉ số cho sự thành công.

+ 20% nỗ lực nào của tôi đang đóng góp vào 80% thành công của tôi, dựa trên thước đo chính đó? 80/20 xuất phát từ Nguyên lý Pareto, nhưng nó không nhất thiết phải bằng 80% và 20%. Vấn đề là tối ưu hóa thời gian của bạn bằng cách chỉ tập trung vào những gì mang lại cho bạn nhiều lợi nhuận nhất.

Khi bạn đơn giản hóa các mục tiêu kinh doanh của mình, bạn sẽ sẵn sàng tổ chức theo cách giúp bạn đạt được chúng.

Bước 4: Tổ chức

Được rồi, bạn đã xác định được gốc rễ vấn đề, tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài và đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của mình— giờ bạn đã sẵn sàng để sắp xếp lại mọi thứ!

Đây là hệ thống mới của tôi (chắc chắn vẫn đang trong quá trình hoàn thiện!). Lưu ý, hệ thống hoạt động khác nhau với mỗi người. Mặc dù nó hiệu quả với tôi, nhưng có thể không hiệu quả với bạn. Hãy thử nghiệm và phát huy thế mạnh của mình nhé!

Kế hoạch Năng suất: Đây là nơi tôi ghi lại mọi công việc hàng ngày và hàng tuần. Việc viết ra mọi thứ đã giúp tôi tăng năng suất đáng kể.

Tạo lịch biên tập: Nếu một phần chiến lược tiếp thị doanh nghiệp của bạn là tiếp thị nội dung , bạn sẽ cần lên kế hoạch nội dung cho cả năm. Tôi đã quyết định sử dụng công cụ lập kế hoạch biên tập Create. Đây là nơi tôi lên lịch cho tất cả các công việc viết blog hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Vì mục tiêu của tôi là tăng thu nhập từ blog, nên tôi đang tập trung vào việc tạo nội dung cho blog.

Trello: Đây là nơi tôi tập hợp tất cả ý tưởng, lời nhắc và nhiệm vụ, sau đó sắp xếp chúng thành những việc tôi cần hoàn thành và những việc trợ lý ảo cần xử lý. Nó giúp tôi dễ dàng phân công thẻ cho các thành viên cụ thể trong nhóm.

Trợ lý ảo: Vì tôi có một danh sách ngày càng dài các công việc cần phải hoàn thành để mở rộng quy mô doanh nghiệp, nên cuối cùng tôi sẽ thuê một trợ lý ảo có nhiệm vụ đảm nhiệm các công việc nhỏ và thường xuyên (như lên lịch đăng bài trên mạng xã hội) và nhắc nhở tôi về bất kỳ việc gì tôi chưa hoàn thành khi thời hạn đến gần.

Chuyên gia chiến lược hệ thống kinh doanh về trách nhiệm giải trình và chiến lược: Tôi cũng gặp chuyên gia chiến lược hệ thống kinh doanh của mình hai tuần một lần để báo cáo với cô ấy về tiến độ của tôi.

Hãy nhớ phát huy điểm mạnh của mình. Từ kinh nghiệm bản thân, tôi biết mình sẽ làm rất tốt khi biết mình sẽ được ai đó trong môi trường công sở chỉ bảo (nói cách khác, sẽ không hiệu quả nếu người chỉ bảo là bạn tôi; họ phải là "sếp" hoặc một đồng nghiệp khác).

Bằng cách xây dựng tính trách nhiệm vào hệ thống tổ chức kinh doanh, tôi có nhiều khả năng đạt được mục tiêu và hoàn thành đúng thời hạn hơn.

Bước 5: Xem lại và lặp lại

Sau khi cam kết thực hiện quy trình này trong một khoảng thời gian đáng kể, hãy đánh giá lại tiến độ của bạn. Nếu bạn thấy hệ thống chưa hiệu quả, có lẽ đã đến lúc cần xem xét lại.

Làm sao bạn biết được hệ thống có thành công với bạn hay không?

Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

+ Bạn có đang tuân thủ hệ thống không? Nó có thể là hệ thống tinh vi và đẹp đẽ nhất, nhưng nếu bạn không sử dụng nó một cách nhất quán, nó sẽ trở nên vô giá trị.

+ Bạn có thấy sự tăng trưởng trong các chỉ số chính của mình không? Hãy xem lại các mục tiêu chính của doanh nghiệp và xem liệu có sự cải thiện nào sau khi triển khai hệ thống mới hay không.

+ Bạn có cảm thấy bớt căng thẳng hơn không? Điều này hơi khó định lượng, nhưng nếu bạn hoàn thành các deadline quan trọng, cảm thấy tự tin hơn về công việc kinh doanh và ngủ ngon hơn vào ban đêm, thì đó chính là những dấu hiệu cho thấy bạn có thể đã thiết lập được một hệ thống hiệu quả.

Tôi vẫn đang trong tháng đầu tiên áp dụng hệ thống tổ chức mới này, vì vậy tôi chắc chắn rằng vẫn còn nhiều điều cần cải thiện.

Vào cuối ngày, hãy nhớ điều này: Hệ thống tốt nhất chính là hệ thống mà bạn thực sự sử dụng.

Bạn có thể vượt qua sự mất tổ chức mãn tính của mình

Nếu bạn thường xuyên bị mất trật tự, điều đó có nghĩa là tình trạng này đã kéo dài nhiều năm , nên nó sẽ không thể tự khỏi chỉ sau một đêm. Hãy kiên nhẫn với bản thân khi thực hiện năm bước này.

• Bước 1: Tìm ra gốc rễ của vấn đề
• Bước 2: Tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên ngoài
• Bước 3: Đơn giản hóa
• Bước 4: Tổ chức
• Bước 5: Xem lại và lặp lại

Mặc dù bạn có thể muốn tiếp tục duy trì tình trạng hiện tại (suy cho cùng, bạn đã đi được đến đây rồi, phải không?), hãy nhận ra rằng duy trì và mở rộng quy mô là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Nếu muốn phát triển doanh nghiệp , trước tiên bạn cần phải tổ chức lại doanh nghiệp. Nếu không, bạn chỉ đang chồng chất sự kém hiệu quả lên sự kém hiệu quả.

Bằng cách tổ chức doanh nghiệp và triển khai hệ thống, bạn sẽ tăng cơ hội thành công. Bạn có thể làm được điều này!