Quy tắc 80/20 là gì? Hướng dẫn tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Và chúng tôi không nhắc đến chế độ ăn kiêng 80/20 của những người nổi tiếng đã gây sốt tại Hollywood vào năm 2016.

Chúng ta đang nói về một nguyên tắc có thể thay đổi cuộc sống mà những doanh nhân giỏi nhất và thông minh nhất thế giới dường như đều hiểu một cách trực quan.

Nguyên tắc 80/20, còn được gọi là nguyên tắc Pareto, là một trong những câu thần chú quản lý thời gian và tự cải thiện có ảnh hưởng nhất hiện nay. Hãy tin chúng tôi khi chúng tôi nói với bạn rằng nó thúc đẩy bạn phát triển như một doanh nhân.

Vậy quy tắc là gì? Quy tắc áp dụng cho kinh doanh như thế nào? Và nó liên quan gì đến việc ai đó trồng đậu trong vườn của họ?

Nguyên tắc 80/20 là gì?

Nói một cách ngắn gọn, quy tắc 80/20 nêu rằng khoảng 80% hậu quả (đầu ra) đến từ 20% nguyên nhân (đầu vào).

Nguyên tắc 80/20 giúp bạn định hướng thời gian, tiền bạc và nguồn lực của mình vào những việc “mang lại kết quả cao nhất và tốt nhất với nỗ lực hiệu quả nhất có thể…nói cách khác, đầu vào càng tập trung thì đầu ra càng tốt”, theo Steve Surdez của StoryCore .

Theo Investopedia, nguyên tắc 80/20 nên được sử dụng như “một hướng dẫn về cách phân bổ nguồn lực hiệu quả… nói một cách đơn giản, nó có thể giúp bạn biết nên khen thưởng ai hoặc nên sửa chữa điều gì”.

Sau đây là một số ví dụ thực tế về quy tắc 80/20 được Forbes định nghĩa :

+ 20% khách hàng chiếm 80% tổng lợi nhuận

+ 20% nhà sản xuất cung cấp 80% thị trường

+ 20% nhân viên bán hàng tạo ra 80% tổng doanh số

Năm 2002, Microsoft đã áp dụng nguyên tắc 80/20 và phân bổ nguồn lực để chỉ vá 20% lỗi ảnh hưởng đến phần mềm của họ.

“Một điều thực sự thú vị mà chúng tôi học được là trong số tất cả các lỗi phần mềm liên quan đến báo cáo, một tỷ lệ tương đối nhỏ gây ra hầu hết các lỗi”, cựu CEO của Microsoft Steve Ballmer đã viết trong bản ghi nhớ dài ba trang của mình . “Khoảng 20% ​​lỗi gây ra 80% tất cả các lỗi và—điều này thật đáng kinh ngạc đối với tôi—1% lỗi gây ra một nửa tất cả các lỗi”.

Có thể bạn không biết nhưng bạn đã vô tình áp dụng nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống hàng ngày.

Hãy nhìn vào tủ quần áo của bạn. Nhận thấy rằng bạn có 10 đôi giày nhưng hiếm khi đi giày thể thao và dép xỏ ngón? Bạn có hiếm khi thay đổi cách gọi cà phê thường lệ tại một quán cà phê không? Bạn có bao nhiêu ứng dụng trên điện thoại và bạn thực sự sử dụng bao nhiêu ứng dụng?

Đó chính là nguyên tắc 80/20 đang được áp dụng.

Cách sử dụng quy tắc 8/20

Đưa ra quyết định kinh doanh theo nguyên tắc Pareto

Vậy, nguyên tắc 80/20 có tác dụng như thế nào đối với kinh doanh và quản lý ?

Áp dụng quy tắc 80/20 giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp của mình , nơi bạn nên dành nhiều thời gian nhất. Ví dụ, nếu chúng ta áp dụng nó vào bán hàng: 20% khách hàng chịu trách nhiệm cho 80% doanh số. Do đó, nỗ lực của bạn nên tập trung vào 20% khách hàng mang lại cho bạn doanh số cao nhất.

Nếu bạn là một người làm việc tự do, 20% khách hàng của bạn chịu trách nhiệm cho 80% lợi nhuận của bạn. Điều này có nghĩa là bạn cần tập trung thời gian và công sức vào việc củng cố mối quan hệ với những khách hàng này.

Điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ qua hoặc sao nhãng những khách hàng khác. Quy tắc 80/20 có nghĩa là nếu bạn thấy mình quá tải, bạn có thể ưu tiên và dành nỗ lực cho 20% và vẫn kiếm được tiền.

Đột phá, phải không? Nhưng khoan đã, còn nhiều hơn thế nữa! Nguyên tắc 80/20 không chỉ có thể áp dụng cho kinh doanh mà còn có thể ảnh hưởng đến cách bạn kinh doanh.

Nâng cao năng suất của bạn

Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 vào một vấn đề mà hầu hết các doanh nhân đều gặp khó khăn: năng suất.

Choncé Maddox của Calendar.com cho biết chìa khóa để đạt năng suất 80/20 là xác định 20% nhiệm vụ quan trọng và bỏ qua 80% nhiệm vụ còn lại.

Bắt đầu bằng cách lập danh sách mọi thứ bạn làm trong ngày, bao gồm thời gian đã dành ra và bất kỳ khoản lợi nhuận nào. "Đây là cơ hội hoàn hảo để xem lịch của bạn và hoàn toàn trung thực về những gì bạn đang làm với toàn bộ thời gian của mình", cô nói.

Đối với mỗi nhiệm vụ, hãy tự hỏi:

+ Nhiệm vụ này nên được dán nhãn là ưu tiên cao hay khẩn cấp?

+ Có thể thuê ngoài được không?

+ Đây có phải là một nhiệm vụ có lợi nhuận cao không? Nó có giúp tôi tiến gần hơn đến sứ mệnh cốt lõi của doanh nghiệp mình không ?

Hãy giả vờ bạn làm việc trong bộ phận bán hàng. Mỗi tuần, bạn dành ba giờ để chuẩn bị cho các bài chào hàng sắp tới và ba giờ để gửi hóa đơn. Việc chuẩn bị một bài chào hàng ở cấp độ tiếp theo có thể mang lại cho bạn lợi nhuận. Đây là việc bạn không thể thuê ngoài và rất nhạy cảm về mặt thời gian.

Đúng vậy, việc gửi hóa đơn là ưu tiên hàng đầu vì hóa đơn là cách bạn được trả tiền—nhưng nếu bạn có thể thuê ngoài, thì đột nhiên bạn có thêm ba giờ trong tuần để tập trung vào bài thuyết trình bán hàng của mình. Do đó, bài thuyết trình bán hàng của bạn nằm trong 20% ​​của bạn.

Khi bạn phân tích danh sách công việc, bạn sẽ cảm nhận được 20% của mình. Để trở thành một cỗ máy năng suất , bạn cần xác định điều gì quan trọng nhất và tập trung vào điều đó trước.

Ủy quyền có mục đích

Kevin Kruse, CEO của LEADx và là tác giả, đã phỏng vấn hàng trăm triệu phú tự thân , vận động viên Olympic và những người đạt thành tích cao để tìm hiểu điều gì làm nên sự độc đáo của họ.

“Đối với họ, việc xử lý mọi nhiệm vụ được giao—hoặc thậm chí mọi nhiệm vụ mà họ muốn xử lý—là điều không thể”, ông nói. “Họ sử dụng Pareto để giúp họ xác định điều gì là quan trọng sống còn. Sau đó, họ giao phó phần còn lại hoặc đơn giản là bỏ qua”.

Nếu bạn thấy mình đang dành thời gian để quản lý quá chi tiết mọi khía cạnh nhỏ trong doanh nghiệp, bạn không chỉ sử dụng thời gian không hiệu quả mà còn kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.

Nick Leighton, thành viên Hội đồng Forbes và là huấn luyện viên kinh doanh, cho biết: “ Các chủ doanh nghiệp có xu hướng làm mọi thứ, điều này không thực tế khi doanh nghiệp của bạn phát triển”.

“Bạn bị sa lầy vào các quy trình và điều này dẫn đến kiệt sức và ngăn cản doanh nghiệp của bạn phát triển. Thay vào đó, hãy làm những gì bạn yêu thích, thuê ngoài phần còn lại.”

Leighton có phương pháp thuê ngoài và phân công công việc thành công:

Yếu tố thành công 10/80/10 cho việc thuê ngoài:

+ 10% công việc gia công là do bạn lập kế hoạch cho công việc cần thiết và đặt ra kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng

+ 80% là ở người bạn giao nhiệm vụ cho

+ 10% cuối cùng là do bạn thực hiện đánh giá kỹ lưỡng, đề xuất thay đổi và hoàn thiện.

Những con số này có quen không? Phương pháp của Leighton là một ví dụ điển hình về nguyên tắc 80/20 đang được áp dụng.

Làm thế nào để không sử dụng quy tắc 80/20

Bởi vì một nhà toán học đã tạo ra nguyên lý Pareto, nên dễ dàng cho rằng quy tắc 80/20 là một phương trình. Nhưng nếu bạn cố gắng điều hành doanh nghiệp hoặc cuộc sống cá nhân của mình như một cỗ máy, cuối cùng nó sẽ hỏng. Thêm vào đó, các số liệu như nỗ lực, năng lượng và thời gian không nhất thiết phải có thể định lượng được.

Vì vậy, đừng quá chú trọng vào sự chính xác của nguyên lý 80/20. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc đưa ra những quyết định thể hiện sự tiến bộ chứ không phải sự hoàn hảo.

Một quan niệm sai lầm khác về quy tắc 80/20 là bạn có thể bắt đầu bỏ qua hoặc vứt bỏ những thứ không phù hợp với đầu ra. Các nhiệm vụ kinh doanh như thường lệ giúp duy trì hoạt động vẫn quan trọng, ngay cả khi chúng không đóng góp vào 80%. Tương tự như vậy, khách hàng đầu tiên của bạn có thể không chi tiêu nhiều như khách hàng mới nhất của bạn, nhưng họ có giá trị nội tại đối với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, đừng lo lắng nếu bạn dành thêm 30 phút để gửi email. Đó là doanh nghiệp và cuộc sống của bạn. Bạn vẫn có quyền kiểm soát. Và đôi khi, chúng ta không thể thấy những hành động nào tạo ra 80% đầu ra.

Ai là người tạo ra nguyên tắc 80/20?

Giống như bất kỳ câu chuyện nguồn gốc hay nào, nguyên tắc 80/20 có khởi đầu khá khiêm tốn: vỏ đậu và toán học.

Nhà kinh tế học người Ý có ảnh hưởng Vilfredo Federico Damaso Pareto sinh ra tại Ý vào năm 1848. Vừa là một nhà toán học vừa là một người làm vườn nhiệt thành, người ta kể rằng Pareto đã nhận thấy rằng 20% ​​cây đậu trong vườn của ông tạo ra 80% sản lượng đậu.

Đây chính là khoảnh khắc Pareto sáng suốt: nếu sản lượng đậu Hà Lan không được phân phối đồng đều thì liệu có thể có sự phân phối của cải không đồng đều ở Ý không?

Đi sâu vào nghiên cứu và dữ liệu kinh tế, ông phát hiện ra rằng 80% sản lượng thường đến từ chỉ 20% các công ty. Áp dụng quy tắc này vào kinh tế vĩ mô, Pareto tiếp tục xuất bản cuốn sách đầu tiên của mình, Cours d'économie politique , cho thấy 80% của cải ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Triết lý của ông tiếp tục phổ biến theo thời gian, tự nhận là nguyên tắc Pareto.

Không tệ đối với một người có năng khiếu làm vườn và yêu thích các con số.

Lời khuyên về năng suất từ ​​những người sáng lập

Tôi rất may mắn khi được trò chuyện với những nhà sáng lập nổi tiếng thế giới hàng tuần trên Podcast . Một trong những câu hỏi tôi luôn hỏi là, "Thói quen hàng ngày nào giúp bạn trở thành nhà sáng lập tốt hơn?" 

Sau đây là một số câu trả lời tôi thích nhất:

“Việc thường xuyên kiểm tra những người chủ chốt trong nhóm của bạn là rất quan trọng.” – Evan Goldberg , người sáng lập NetSuite và Phó chủ tịch điều hành của Oracle NetSuite

“Hoàn toàn di chuyển cơ thể. Cho dù là nâng tạ hay đi bộ trên máy chạy bộ, tôi phải di chuyển cơ thể để trở thành người sáng lập tốt hơn.” – Amy Portfield , người sáng lập, tác giả và người dẫn chương trình podcast

“Đừng thức dậy vì tiếng chuông báo thức. Tôi ngủ bất cứ khi nào có thể và tôi không bị căng thẳng vào buổi sáng. Vì vậy, tôi đến làm việc vui vẻ hơn.” – Jim McKelvey , người sáng lập Square

“Tôi dành thời gian để thiền và giãn cơ. Tôi làm điều đó cùng nhau vì thực ra tôi không thể ngồi một mình trong suy nghĩ của mình mà không làm gì cả.” – Brad Pedersen , đồng sáng lập Pela

“Vào những giờ đầu tiên của ngày làm việc, tôi luôn nói chuyện với mọi thành viên trong nhóm điều hành của mình, đôi khi chỉ trong một hoặc hai phút, đôi khi lâu hơn. Câu hỏi mà tôi luôn kết thúc mỗi cuộc trò chuyện là, “Hôm nay tôi có thể giúp gì cho bạn?” – Brad Charron , CEO của Aloha

Tìm nguyên tắc 80/20 của bạn và tận dụng 100% ngày của bạn

Vậy, 80/20 của bạn trông như thế nào?

Quy tắc 80/20 hữu ích trong việc tối ưu hóa năng suất và cho phép bạn quản lý bản thân tốt hơn với tư cách là một doanh nhân. Hãy nhớ rằng quy tắc 80/20 không được thiết kế để khiến bạn làm việc ít hơn—mà được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn.

Một ngày chỉ có 24 giờ, bạn cần phải sử dụng năng lượng một cách khôn ngoan.

Cho dù bạn đang tăng cường nỗ lực với 20% khách hàng của mình, phân công nhiệm vụ để dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động tiếp thị kỹ thuật số có lợi nhuận cao hay chỉ chăm sóc cây đậu đang phát triển tươi tốt, thì sự thật vẫn vậy: 20% quan trọng của bạn sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình.