Phương pháp tương tự để hoàn thành công việc-Tăng cường năng suất của bạn bằng bút và giấy

Mặc dù tôi rất thích sử dụng các công cụ kỹ thuật số để giúp mình hoàn thành công việc, nhưng đôi khi không có gì tuyệt hơn là sử dụng công cụ tương tự. Không có gì linh hoạt, dễ sử dụng và cá nhân như bút và giấy. Harvey Pekar đã từng nói về sự đơn giản mạnh mẽ trong việc làm truyện tranh, "Bạn có thể làm bất cứ điều gì bằng từ ngữ và hình ảnh". Và điều tương tự cũng xảy ra khi sắp xếp cuộc sống của bạn bằng bút và giấy.

Một số nhà sáng lập và doanh nhân khởi nghiệp bận rộn nhất thế giới đã nhận ra rằng một cuốn sổ tay đơn giản có thể hoàn toàn có khả năng chế ngự những lịch trình và danh sách việc cần làm khó khăn nhất.

Nhưng với sự linh hoạt và sức mạnh của hệ thống năng suất tương tự, bạn sẽ phải đấu tranh để duy trì sự ngăn nắp và tìm ra hệ thống phù hợp. Nếu bạn thích bút và giấy nhưng cần trợ giúp để quản lý khối lượng công việc của mình, tôi đã tập hợp sáu hệ thống tương tự khác nhau để giúp bạn hoàn thành công việc.

Cho dù bạn cần toàn bộ hệ thống với nhiều cấu trúc hay chỉ một số ý tưởng về cách đánh dấu các ghi chú, nhiệm vụ và sự kiện khác nhau trên giấy, bạn sẽ tìm thấy phương pháp phù hợp với mình tại đây.

5 Công cụ hoàn thành công việc chỉ bằng bút và giấy

Nhật ký Bullet

Trong vài năm trở lại đây, hệ thống Bullet Journal đã trở nên phổ biến. Nó đã thu hút được nhiều người trên toàn thế giới và có một cộng đồng sôi động trên các mạng như Facebook , Pinterest và Instagram chia sẻ những thay đổi cá nhân của họ đối với hệ thống.

Hệ thống này được tạo ra bởi nhà thiết kế Ryder Carroll. Nó được thiết kế để sử dụng trong bất kỳ sổ tay nào, nhưng cũng có sổ tay Bullet Journal được thiết kế đặc biệt.

Đây là một video tuyệt vời giúp giải thích về hệ thống Bullet Journal, nhưng tôi cũng sẽ trình bày tóm tắt về cách thức hoạt động của nó bên dưới.

Hệ thống Bullet Journal bao gồm một số phần. Chúng ta hãy cùng xem xét những phần chính.

- Khai thác gỗ nhanh

Ghi chú, nhiệm vụ và sự kiện đều được ghi vào Bullet Journal ở cùng một nơi. Các dấu đầu dòng khác nhau (hiểu không?) được sử dụng để biểu thị nhiệm vụ, ghi chú và sự kiện. Bạn có thể sử dụng hệ thống này để thêm các mục khi bạn nghĩ ra hoặc quay lại và ghi chú những gì đã xảy ra trong ngày khi mọi thứ kết thúc. Đây là danh sách việc cần làm và nhật ký trong một.

Ý tưởng của việc ghi nhật ký nhanh là làm cho mọi thứ ngắn gọn và hấp dẫn. Như Carroll nói trên trang Bullet Journal:

… mục nhập càng phức tạp thì càng tốn nhiều công sức. Càng tốn nhiều công sức thì càng trở nên khó khăn, khả năng bạn sử dụng không hết hoặc bỏ dở nhật ký càng cao.

- Chủ đề, số trang và mục lục

Danh sách công việc hàng ngày sử dụng ngày làm chủ đề, nhưng bạn cũng có thể có danh sách cho các dự án, danh sách mua sắm, sách cần đọc hoặc ghi chú cuộc họp trong nhật ký của mình. Nó được thiết kế để trở thành một hệ thống sổ tay phù hợp với mọi đối tượng. Trong những trường hợp này, bạn có thể viết "danh sách mua sắm" hoặc tên dự án ở đầu trang và sử dụng làm chủ đề.

Để mọi thứ dễ tìm sau này, một phần quan trọng của hệ thống Bullet Journal là sử dụng số trang và tên chủ đề để lập chỉ mục cho sổ tay của bạn. Vì lý do này, sổ tay Leuchtturm1917 hoặc chính sổ tay Bullet Journal được khuyến nghị. Chúng có các trang chỉ mục tích hợp và tất cả các trang đều được đánh số trước.

Khi bạn thêm các trang mới vào nhật ký, việc viết số trang và tên chủ đề của chúng vào các trang chỉ mục có nghĩa là bạn có thể dễ dàng tra cứu lại sau này. Điều này cũng giúp bạn có thể tự do chuyển sang trang trống tiếp theo trong sổ tay, bất kể bạn cần một nơi để vẽ nguệch ngoạc hay đang lập danh sách nhiệm vụ tập trung.

- Nhật ký tương lai và nhật ký hàng tháng

Vì bạn luôn có thể sử dụng trang tiếp theo có sẵn cho bất kỳ mục đích nào bạn thích, nên không có trang ghi chép hàng ngày nào có trước. Bạn chỉ cần tạo một trang hàng ngày mới bất cứ khi nào một ngày mới bắt đầu. Nhưng nếu bạn sử dụng hệ thống hoàn toàn tương tự để duy trì sự ngăn nắp, bạn sẽ cần một nơi để ghi lại các sự kiện hoặc thời hạn trong tương lai.

Đây chính là mục đích của nhật ký tương lai. Đây là một bản ghi chép đơn giản trải dài trên hai hoặc nhiều trang để liệt kê các sự kiện và thời hạn sắp tới trong những tháng tới.

Nhật ký tương lai không chứa nhiều chi tiết, vì vậy cũng có một loại trang nhật ký hàng tháng. Đây chỉ đơn giản là danh sách các ngày trong tháng, với các sự kiện bên cạnh mỗi ngày. Ở trang đối diện, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ hàng tháng để tham khảo khi bạn thêm nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm hàng ngày của mình.

Một phần tuyệt vời của hệ thống Bullet Journal là cộng đồng hỗ trợ đông đảo. Vì tổ chức tương tự có bản chất linh hoạt, nên hệ thống bút và giấy có thể tự điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân. Cộng đồng Bullet Journal luôn chia sẻ nhiều cách diễn giải lại và mở rộng hệ thống để phù hợp với quy trình làm việc cá nhân của họ.

Phương pháp Bullet Journal cũng tuyệt vời nếu bạn muốn có sự kết hợp giữa tổ chức và suy ngẫm trong một cuốn sổ tay. Nó phù hợp với cả hai, và bạn có thể có nhiều tùy thích.

Strikethru

Strikethru là phương pháp ít được biết đến hơn so với hệ thống Bullet Journal, nhưng nó cũng hữu ích và linh hoạt như vậy. Phương pháp này tập trung nhiều hơn vào danh sách việc cần làm và duy trì sự ngăn nắp hơn là vào nhật ký.

Strikethru cũng có video giải thích hữu ích, nhưng tôi sẽ giải thích lại những điều cơ bản về hệ thống bên dưới.

Strikethru cũng khác với Bullet Journal ở chỗ gợi ý bạn nên phân chia sổ ghi chép của mình trước, thay vì sử dụng trang tiếp theo có sẵn cho bất kỳ mục nào bạn thích.

Hệ thống được thiết kế theo từng cấp độ, do đó bạn có thể tuân thủ những điều cơ bản nếu đó là tất cả những gì bạn cần hoặc thêm các phần nâng cao nếu bạn cần thiết lập mạnh mẽ hơn.

Sau đây là cách hoạt động của các phần khác nhau:

- Danh sách trực tiếp

Đây là danh sách việc cần làm chính của bạn. Bạn có thể tạo một danh sách mới mỗi ngày hoặc chỉ tạo một danh sách khi bạn đã hoàn thành mọi thứ trong danh sách hiện có. Danh sách trực tiếp chỉ giới hạn ở chín nhiệm vụ để bạn không bị quá tải và đây là nơi duy nhất bạn làm việc theo phương pháp Strikethru, do đó không có sự nhầm lẫn khi làm việc trên các mục từ các danh sách khác nhau trong suốt cả ngày.

Việc ưu tiên được tích hợp sẵn, vì mỗi nhiệm vụ có một vòng tròn ở lề phải, nơi bạn có thể xếp hạng từ 1-9 dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể chọn phương pháp đơn giản hơn và chỉ cần thêm dấu sao vào vòng tròn các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.

- Kho tiền

Vault là một phần của sổ tay gần cuối nơi bạn lưu trữ danh sách dự án, danh sách mua sắm, ý tưởng, mục tiêu, v.v. Bạn có thể làm cho các danh sách này cô đọng hơn để có thể chứa nhiều mục hơn trên trang nếu muốn, vì bạn sẽ không bao giờ làm việc trực tiếp từ chúng.

Khi bạn muốn làm việc gì đó từ kho lưu trữ, bạn có thể chuyển một tác vụ riêng lẻ hoặc toàn bộ danh sách các mục sang danh sách trực tiếp của mình.

Không giống như hệ thống Bullet Journal, Strikethru không sử dụng chỉ mục. Tuy nhiên, nó sử dụng số trang, vì vậy, một lần nữa, sử dụng sổ tay có đánh số trang là rất tiện lợi.

Khi bạn tạo danh sách trực tiếp hoặc danh sách vault, bạn bắt đầu bằng cách viết số tác vụ xuống phía bên trái của trang. Số trang và số tác vụ tạo ra một số chỉ mục cho mỗi tác vụ—ví dụ, 201.4 sẽ là tác vụ số 4 trên trang 201.

Với hệ thống đánh số này, bạn có thể di chuyển một tác vụ từ kho lưu trữ (hoặc dump, là phần tiếp theo tôi sẽ giải thích) vào danh sách trực tiếp của mình bằng cách thêm số chỉ mục thay vì viết lại mô tả tác vụ. Cũng dễ dàng di chuyển các tác vụ chưa hoàn thành sang ngày mai mà không cần phải viết lại chúng nhiều lần.

- dump

Phần cuối cùng của sổ tay của bạn được dành cho dump: các trang nơi bạn có thể vẽ nguệch ngoạc, ghi chú, lập kế hoạch ý tưởng hoặc bất kỳ thứ gì khác không phù hợp với danh sách. Bất kỳ thứ gì trong dump cần hành động đều có thể được chuyển sang vault hoặc danh sách trực tiếp hiện tại của bạn, nhưng giống như vault, bạn không bao giờ làm việc trực tiếp trên các tác vụ từ dump.

Bạn thậm chí có thể không có nhiệm vụ nào trong dump. Nhưng nếu bạn sử dụng nó để ghi chú cuộc họp, ví dụ, bạn có thể nhận thấy mình có một vài mục có thể thực hiện được trộn lẫn vào ghi chú, có thể được chuyển đến vault hoặc danh sách trực tiếp của bạn.

- Lịch

Trong vài trang đầu tiên của sổ tay, bạn có thể thêm lịch để theo dõi các sự kiện và hạn chót theo thời gian. Lịch là một mẫu đơn giản mà bạn có thể vẽ tay với khoảng trống để ghi sự kiện và nhiệm vụ hàng ngày, nhiệm vụ hàng tuần và nhiệm vụ hàng tháng.

Phương pháp Strikethru là phương pháp giúp bạn quản lý khối lượng công việc của mình. Phương pháp này được Chris Kyle tạo ra, anh ấy cần sự giúp đỡ để mọi thứ không bị bỏ sót. Theo lời anh ấy:

6 tháng trước cuộc sống của tôi rất hỗn loạn… Vì vậy, tôi bắt đầu tìm kiếm thứ gì đó có thể giúp cuộc sống của tôi trở nên trật tự hơn.

Tôi không thể tìm ra cách nào hiệu quả với mình nên tôi đã tự tạo ra hệ thống dựa trên một danh sách việc cần làm mỗi ngày và tôi gọi đó là Strikethru.

À, và cái tên Strikethru? Nó xuất phát từ ý tưởng rằng thay vì một hộp kiểm đơn giản, hệ thống này ủng hộ việc thực hành thú vị hơn là gạch ngang qua một nhiệm vụ sau khi bạn hoàn thành nó. Không có gì tuyệt vời hơn cảm giác đó!

Dấu gạch ngang/dấu cộng

Hệ thống dấu gạch ngang/dấu cộng là một hệ thống đánh dấu hơn là một phương pháp để sắp xếp. Nghĩa là, tất cả đều liên quan đến việc sắp xếp thứ tự cho các ghi chú và nhiệm vụ của bạn bằng một tập hợp các dấu đầu dòng và ký hiệu. Hệ thống này được tạo ra bởi tác giả Patrick Rhone. Rhone gọi nó là "một hệ thống đánh dấu siêu dữ liệu mà tôi đã tạo ra cho các ghi chú trên giấy để đánh dấu trạng thái của các mục hành động trong danh sách việc cần làm".

Hệ thống dấu gạch ngang/dấu cộng cơ bản bao gồm các loại dấu đầu dòng sau:

+ Dash : Mục hành động chưa hoàn thành

+ Plus : Đã hoàn thành mục hành động

+ Mũi tên phải : Mục hành động hiện đang chờ hành động hoặc người khác trước khi có thể hoàn thành

+ Mũi tên trái : Mục hành động đã được giao cho người khác

+ Hình tam giác : Lưu ý

+ Vòng tròn : Mục hành động được chuyển đến danh sách khác

Rhone mô tả tính linh hoạt của hệ thống của mình như sau:

Điểm tuyệt vời của hệ thống này là tất cả đều được xây dựng dựa trên và mở rộng của dấu gạch ngang ban đầu. Do đó, rất dễ dàng để thay đổi các mục từ trạng thái này sang trạng thái khác (một mục hành động chưa hoàn thành thành mục đã hoàn thành, một mục hành động chưa hoàn thành thành đang chờ hoặc đã ủy quyền) và trong trường hợp một mục không có dấu gạch ngang thay đổi hoàn toàn, mục đó sẽ được khoanh tròn để biểu thị điều đó.

Vì vậy, mọi thứ bắt đầu bằng một dấu gạch ngang, vì một dấu gạch ngang có thể trở thành một hình tam giác, một dấu cộng hoặc một mũi tên. Và khi bạn cần thay đổi một cái gì đó không còn là dấu gạch ngang nữa (ví dụ, một mũi tên "đang chờ" không còn chờ nữa), bạn có thể thêm một vòng tròn để chỉ ra mục đã được di chuyển và viết lại nó vào một danh sách mới bằng một dấu gạch ngang mới.

Sau đó, Rhone cũng đã thêm một số ký hiệu bổ sung vào hệ thống:

+ Bóng đèn : Một ý tưởng

+ Dấu hoa thị : Nhật ký/nhật ký

Với những mục bổ sung này, dash/plus có thể được sử dụng để ghi chú, viết nhật ký và theo dõi khối lượng công việc của bạn.

Dash/plus thực chất chỉ là một cách để phân biệt các mục trong sổ tay của bạn, do đó bạn có thể sử dụng nó có hoặc không có bất kỳ hệ thống chuyên sâu nào ở đây, như Bullet Journal hoặc Strikethru.

GSD, hoặc Hoàn thành công việc

Theo lời của người sáng tạo ra nó, nhà thiết kế Bill Westerman, GSD “nhanh, bẩn và không đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị, vật liệu đặc biệt hay suy nghĩ nghiêm ngặt”. Khi không còn phương pháp nào khác hiệu quả với mình, Westerman đã tạo ra GSD để giúp anh hoàn thành mọi việc, thay vì vật lộn với các công cụ và hệ thống cả ngày.

Sau đây là các phần tạo nên phương pháp GSD:

- Danh sách chính

Đây chỉ là danh sách theo dòng ý thức về mọi thứ bạn cần hoàn thành. Mỗi mục có một hộp kiểm. Nhưng có một phần quan trọng trong danh sách này: mỗi nhiệm vụ phải có thể thực hiện được . Theo Westerman:

Không phải là "tìm cách sửa máy rửa chén", mà là "liệt kê năm người sửa máy rửa chén và số điện thoại". Nếu không, họ sẽ chỉ nán lại trong danh sách, chế giễu tôi, và không bao giờ thực sự hoàn thành.

- Danh sách hàng ngày

Giống như hệ thống Bullet Journal, mỗi danh sách GSD hàng ngày mới được tạo trên trang có sẵn tiếp theo. Mỗi danh sách hàng ngày đều có ngày và tháng được viết ở đầu. Westerman sử dụng một tab dính để giúp danh sách hôm nay dễ truy cập.

Danh sách hàng ngày bắt đầu bằng việc ghi lại mọi thứ cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Sau đó, các nhiệm vụ của ngày hôm qua được di chuyển. Đối với mỗi nhiệm vụ chưa hoàn thành trong danh sách của ngày hôm qua, nhiệm vụ đó sẽ bị hủy hoặc di chuyển. Các nhiệm vụ đã di chuyển có một đường chéo được vẽ qua hộp kiểm của chúng và được viết lại trên trang của ngày hôm nay. Các nhiệm vụ đã hủy được đánh dấu X trong hộp kiểm.

Khi tất cả các ô kiểm tra của ngày hôm qua đã được đánh dấu theo một cách nào đó, Westerman sẽ thêm một dấu kiểm vào góc trên cùng của trang để cho biết trang đã hoàn thành.

Cuối cùng, bất kỳ mục nào trong danh sách chính cần thực hiện hôm nay đều được thêm vào danh sách hàng ngày. Giống như danh sách trực tiếp trong phương pháp Strikethru, chỉ có thể thực hiện các nhiệm vụ trong danh sách hàng ngày. Trước khi bắt đầu công việc, Westerman thêm một dấu chấm vào hộp kiểm của 3-4 mục hàng đầu mà anh ấy muốn hoàn thành trước. Khi hoàn thành những mục đó, anh ấy chọn các mục quan trọng tiếp theo, thêm một dấu chấm vào các ô đó và bắt đầu làm việc.

- Thang thời gian

Một tùy chọn bổ sung là thang thời gian. Đây chỉ đơn giản là sự phân chia ngày của bạn dựa trên các khối một giờ. Các nhiệm vụ có thể được giao cho thang thời gian theo các khối 30 hoặc 60 phút nếu bạn cần tổ chức chi tiết hơn.

Hệ thống GSD rất đơn giản và không bao gồm bất kỳ loại lịch hoặc quản lý sự kiện nào. Nếu tất cả những gì bạn cần là một phương pháp cụ thể hơn để theo dõi các nhiệm vụ của mình trên giấy, hệ thống này có thể phù hợp với bạn.

- Sổ tay từ vựng

Nếu bạn thích ý tưởng về một hệ thống tương tự, nhưng không muốn mất công thiết lập mỗi trang mới với các hộp kiểm, sổ tay Word là dành cho bạn. Những sổ tay này được in sẵn với hệ thống dấu đầu dòng để giúp bạn theo dõi các tác vụ.

Mỗi dòng trong sổ tay Word được in dấu đầu dòng. Bạn có thể khoanh tròn dấu đầu dòng để thể hiện nhiệm vụ quan trọng, gạch chéo để thể hiện nhiệm vụ đang được tiến hành và gạch chéo lần nữa (để tạo dấu X) khi hoàn tất.

Những cuốn sổ này có kích thước bỏ túi, vì vậy rất lý tưởng để bạn mang theo bên mình trong ngày.

Gạch ngang

Hệ thống gạch ngang của Mike Vardy dựa trên một quy tắc tương tự như Strikethru: Bất kỳ tác vụ hoặc ghi chú nào không có đường gạch ngang đều không hoàn thành. Strikethrough sử dụng mũi tên để hiển thị tác vụ hoặc ghi chú đã được chuyển sang trang khác hoặc sang ứng dụng như Evernote. Nếu không, nó chỉ sử dụng một đường gạch ngang các tác vụ hoặc ghi chú để hiển thị chúng đã được xử lý.

Vardy cũng sử dụng một số ký hiệu và mã màu để thêm ngữ cảnh vào nhiệm vụ của mình. Anh ấy thêm các chữ cái này vào một vòng tròn bên phải nhiệm vụ để hiển thị mức năng lượng cần thiết:

+ H cho Năng lượng cao

+ N cho Năng lượng bình thường

+ L cho Năng lượng thấp

+ E là việc vặt

Vardy cũng sử dụng những màu này để hiển thị nhanh loại nhiệm vụ nào có trên mỗi dòng trong sổ tay của mình:

+ Màu xanh lá cây : Nhiệm vụ/ý tưởng chuyên môn

+ Màu cam : Nhiệm vụ/ý tưởng cá nhân

+ Xanh lam/Đen : Nhiệm vụ/ý tưởng chung