Những kiến ​​thức kế toán cơ bản giúp doanh nghiệp của bạn phát triển tốt hơn

Khi học kế toán ở đại học, tôi không nhận ra nó sẽ hữu ích như thế nào sau này khi tôi tự kinh doanh. Nhưng bây giờ thì sao? Nó giúp tôi định giá dự án tự tin hơn, đàm phán hiệu quả hơn và hiểu chính xác giá trị của một lời đồng ý.

Bạn không cần bằng cấp tài chính để bán hàng thông minh hơn. Nhưng bạn cần nắm vững một vài khái niệm kế toán quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, thời điểm dòng tiền và cơ cấu chi phí. Khi bạn hiểu rõ mối liên hệ giữa những gì bạn bán và những gì doanh nghiệp giữ lại, vai trò của bạn sẽ trở nên chiến lược hơn rất nhiều. Hãy cùng tìm hiểu các khái niệm chính này.

Nguyên tắc kế toán

Kế toán là gì?

Kế toán là quá trình ghi chép và phân tích thông tin tài chính một cách có hệ thống. Điều đó bao gồm việc tóm tắt chi tiêu, xem xét nguồn thu đến từ đâu và báo cáo các giao dịch. Giống như nhiều ngành nghề khác, kế toán là sự kết hợp giữa các nhiệm vụ mang tính chiến thuật và phân tích. Kế toán viên cần suy nghĩ về ý nghĩa của các hồ sơ tài chính đối với các cơ quan quản lý, các tổ chức và cơ quan thu thuế.

Tôi cho rằng kế toán là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng. Nó cung cấp dữ liệu cho thấy liệu các giao dịch bạn đang thực hiện có sinh lời hay không — và liệu bạn có được thanh toán đủ nhanh để duy trì dòng tiền lành mạnh hay không.

Thông qua việc phân tích và báo cáo cẩn thận, kế toán biến dữ liệu tài chính thô thành những thông tin hữu ích, không chỉ định hướng hoạt động và kế hoạch mà còn cả giá cả, cơ cấu hoa hồng và chiến lược bán hàng.

Kế toán doanh nghiệp là gì?

Kế toán doanh nghiệp bao gồm việc ghi chép các giao dịch và phân tích tài chính. Đó là một phương tiện để hiểu rõ hơn về dòng tiền, lợi nhuận và hiệu quả tài chính tổng thể.

Đối với các chuyên gia bán hàng và chủ doanh nghiệp, kế toán giúp kết nối mục tiêu doanh thu với kết quả thực tế. Nó cho thấy sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao nhất, mức giảm giá nào bắt đầu ảnh hưởng đến lợi nhuận và điều khoản thanh toán tác động như thế nào đến khả năng tái đầu tư vào tăng trưởng.

Kế toán thể hiện như thế nào trong doanh số bán hàng

Có thể bạn không nghĩ đến kế toán khi đang đàm phán với khách hàng hoặc theo đuổi chỉ tiêu doanh số — nhưng nó luôn hiện diện trong hầu hết mọi quyết định bán hàng.

Đây là nơi nó âm thầm đóng một vai trò quan trọng:

• Định giá sản phẩm . Hiểu rõ chi phí đơn vị và lợi nhuận giúp bạn tránh định giá quá thấp và làm giảm lợi nhuận.
• Cấu trúc điều khoản thanh toán . Việc bạn áp dụng thanh toán trả trước (net-30) hay thanh toán trong vòng 30 ngày sẽ ảnh hưởng đến dự báo dòng tiền và vốn lưu động.
• Lập kế hoạch hoa hồng . Hoa hồng bán hàng là một khoản chi phí cần được hạch toán chính xác — đặc biệt là với hình thức thanh toán theo bậc thang hoặc trả chậm.
• Phê duyệt giảm giá . Dữ liệu kế toán giúp xác định khi nào việc giảm giá có ý nghĩa về mặt tài chính — và khi nào thì mức giảm giá quá cao.
• Dự báo . Dự báo doanh số bán hàng được sử dụng để lập kế hoạch doanh thu, và kế toán sử dụng kế hoạch này để lập ngân sách cho việc tuyển dụng, tiếp thị và hàng tồn kho.
• Đánh giá khách hàng . Phân tích các khoản phải thu có thể giúp phát hiện ra các xu hướng — chẳng hạn như loại khách hàng nào thanh toán chậm hoặc vỡ nợ — để bộ phận bán hàng có thể ưu tiên các tài khoản đáng tin cậy hơn.
• Xem xét hợp đồng . Trước khi hoàn tất một hợp đồng lớn, bộ phận tài chính và kế toán thường xem xét các điều khoản để đảm bảo hợp đồng đó hỗ trợ các mục tiêu tài chính của công ty.

Thay vì chỉ giới hạn ở những hoạt động hậu trường, kế toán định hình cách bạn và nhóm của bạn đánh giá, hoàn tất và hỗ trợ các giao dịch.

Các loại kế toán

Kế toán không chỉ đơn thuần là nhìn vào bảng cân đối kế toán cả ngày. Nó thể hiện ở cách bạn định giá một giao dịch, đưa ra mức chiết khấu, hay quyết định xem nên theo đuổi khách hàng nào. Có nhiều loại kế toán khác nhau hỗ trợ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp — và với tư cách là người bán hàng và thực hiện công việc, tôi đã học cách tận dụng tất cả chúng theo những cách nhỏ nhặt.

Dưới đây, tôi sẽ trình bày các loại kế toán mà bạn có thể gặp và cách chúng có thể hỗ trợ trực tiếp cho việc bán hàng hiệu quả hơn.

- Kế toán thuế

Kế toán thuế bao gồm việc duy trì và theo dõi thuế của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm việc nộp thuế hàng năm, theo dõi chi tiêu và thuế suất, cũng như hỗ trợ nhân viên thiết lập các mẫu đơn thuế.

Điều này thể hiện rõ trong bán hàng: Tôi phải tính đến thuế bán hàng địa phương và thuế GTGT khi bán hàng cho khách hàng quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực SaaS. Hiểu cách các quốc gia khác nhau xử lý dịch vụ kỹ thuật số giúp tránh các khoản phí phát sinh bất ngờ sau này. Nếu bạn báo giá xuyên biên giới, kế toán thuế không phải là tùy chọn mà là yếu tố cơ bản.

- Kế toán tài chính

Kế toán tài chính tập trung vào giá trị tài sản và nợ phải trả của công ty. Các kế toán viên trong lĩnh vực này đảm bảo rằng việc hạch toán của công ty tuân thủ các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP), mà tôi sẽ mô tả bên dưới. Họ cũng làm việc với báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán.

Trong lĩnh vực bán hàng, đây là điều giúp bạn hiểu được loại doanh thu nào thực sự mang lại lợi nhuận. Tôi từng chốt một hợp đồng lớn trông rất tốt trên giấy tờ — cho đến khi tôi nhận ra phần lớn số tiền đó bị hao phí bởi phí nền tảng, chi phí nhà thầu và các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán. Kế toán tài chính đã giúp tôi thấy được giá trị thực sự của hợp đồng đó.

- Kế toán quản lý

Kế toán quản lý trình bày dữ liệu tài chính cho các bên liên quan và ban lãnh đạo cấp cao của công ty. Họ đóng vai trò quan trọng hơn trong việc xem xét những sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cần, cũng như cách thức tài trợ cho những nỗ lực này.

Từ góc độ bán hàng, đây là nhóm người đặt câu hỏi: Chúng ta có đang bán đúng sản phẩm, đúng giá cho đúng người không? Nếu tôi đang chào bán một sản phẩm mới, các số liệu từ kế toán quản lý sẽ giúp tôi chứng minh tính khả thi về mặt kinh doanh. Điều quan trọng không phải là nghe có vẻ hay mà là tính khả thi về mặt tài chính.

- Kế toán pháp y

Nếu bộ phận pháp y đưa ra hình ảnh về hiện trường vụ án trong phim NCIS, thì khả năng suy luận của bạn rất tốt! Kế toán pháp y đòi hỏi một mức độ tìm tòi và điều tra nhất định.

Loại kế toán này điều tra và phân tích thông tin tài chính cho các doanh nghiệp. Ví dụ như vi phạm quy định hoặc các điều khoản hợp đồng mập mờ. Tôi từng có một thương vụ thất bại vì nhóm của khách hàng phát hiện ra sự bất thường trong mô hình định giá của chúng tôi. Một cuộc kiểm tra theo kiểu pháp y đã giúp chúng tôi tránh việc triển khai một hệ thống thiếu sót cho các khách hàng tương lai.

- Kế toán chi phí

Kế toán chi phí lập hồ sơ liên tục về tất cả các chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Dữ liệu này được sử dụng để theo dõi việc công ty chi tiêu vào những khoản nào và để cải thiện việc quản lý các khoản chi phí này. Kế toán chi phí chịu trách nhiệm tìm ra những khoản chi tiêu dư thừa và những lĩnh vực mà công ty có thể cắt giảm chi phí.

Đây là lúc bạn mài giũa khả năng định giá của mình. Ban đầu, tôi định giá một dự án có phạm vi cố định quá thấp vì tôi không tính đến số lần chỉnh sửa thực tế mà nó sẽ cần. Sau khi xem xét chi phí thực tế (thời gian, công cụ, đóng góp của nhà thầu phụ), tôi đã đưa thêm khoản dự phòng lợi nhuận vào tất cả các báo giá trong tương lai. Kế toán chi phí đã dạy tôi cách bảo vệ lợi nhuận mà không cần phải đoán mò.

- Kiểm toán

Kiểm toán viên là những kế toán viên chuyên về việc xem xét các tài liệu tài chính để đảm bảo chúng tuân thủ luật thuế, quy định và các chuẩn mực kế toán khác. Những chuyên gia này đánh giá các tài liệu tài chính của các tổ chức để đảm bảo chúng chính xác và tuân thủ các hướng dẫn pháp lý.

Đối với các đội ngũ bán hàng, kiểm toán viên có thể giống như tuyến phòng thủ cuối cùng. Nếu bạn đang chốt các hợp đồng doanh nghiệp, đặc biệt là với các công ty niêm yết, hãy chuẩn bị sẵn sàng cung cấp các giấy tờ tuân thủ quy định — bảng giá chi tiết, dữ liệu doanh thu trong quá khứ, thậm chí cả chính sách hoa hồng. Kiểm toán viên không chỉ xem xét các con số của bạn — đôi khi họ còn quyết định liệu giao dịch có được tiếp tục hay không.

- Kế toán quốc tế

Kế toán quốc tế tập trung làm việc với các doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu. Họ am hiểu luật thương mại, tỷ giá hối đoái và các nguyên tắc kế toán của các quốc gia khác.

Khi bắt đầu làm việc với khách hàng ở EU, tôi phải điều chỉnh cách lập hóa đơn, áp dụng thuế và hạch toán biến động tỷ giá hối đoái. Kế toán quốc tế đã giúp tôi đảm bảo báo giá và thu đúng số tiền — và không bị mất tiền trong quá trình chuyển đổi.

- Kế toán

Kế toán là một quy trình tài chính mang tính chiến thuật, bao gồm việc ghi chép và sắp xếp dữ liệu tài chính. Điều đó bao gồm cả chi phí và lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được. Công việc này có thể do kế toán viên hoặc người làm sổ sách kế toán thực hiện. Người làm sổ sách kế toán tập trung vào việc theo dõi chi tiêu. Kế toán viên còn đi xa hơn, tư vấn cho lãnh đạo về cách sử dụng dữ liệu này.

Đối với bộ phận bán hàng, việc ghi sổ kế toán giúp bạn trả lời những câu hỏi quan trọng: Khách hàng nào chưa thanh toán? Doanh thu định kỳ thực tế của chúng ta là bao nhiêu? Tỷ lệ phần trăm các giao dịch đã hoàn tất bị hủy hoặc hoàn tiền là bao nhiêu? Trước khi thực hiện bất kỳ chiến dịch bán hàng nào hoặc tung ra một ưu đãi mới, tôi đều xem xét sổ sách kế toán. Nếu không, tôi đang xây dựng chiến lược dựa trên những giả định.

Lời giải thích đơn giản nhất vẫn đúng: Một kế toán có thể kiêm nhiệm cả công việc ghi sổ, nhưng không phải tất cả những người ghi sổ đều là kế toán. Nhưng khi bạn làm trong lĩnh vực bán hàng, cả hai đều có thể giúp bạn chốt đơn hàng hiệu quả hơn.

Tầm quan trọng của kế toán trong bán hàng

Doanh số bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ suất lợi nhuận, dòng tiền và khả năng sinh lời dài hạn của doanh nghiệp. Kiến thức kế toán giúp bạn hiểu rõ các giao dịch tác động đến lợi nhuận ròng như thế nào, từ đó bạn có thể bán hàng một cách chiến lược hơn và xây dựng một doanh nghiệp bền vững hơn.

Cải thiện quyết định về giá cả và lợi nhuận giao dịch.

Khi bạn hiểu rõ cơ cấu chi phí, lợi nhuận và chi phí chung, việc định giá sẽ không còn là trò chơi đoán mò nữa. Kế toán giúp bạn thấy được những sản phẩm, mô hình định giá hoặc chiết khấu nào thực sự mang lại lợi nhuận và những sản phẩm, mô hình hoặc chiết khấu nào đang âm thầm làm giảm lợi nhuận của bạn.

Theo McKinsey, các công ty B2B hàng đầu sử dụng dữ liệu và phân tích để định hướng chiến lược bán hàng thường thấy doanh số tăng từ 2% đến 5% .

Tại sao? Bởi vì họ đưa ra quyết định về giá cả và giao dịch dựa trên dữ liệu thực tế, chứ không phải cảm tính. Bằng cách theo dõi chi phí bán hàng theo kênh, sản phẩm hoặc khách hàng, bạn có thể xây dựng các đề nghị thông minh hơn, đàm phán tự tin hơn và bảo vệ lợi nhuận của mình trong mỗi giao dịch thành công.

Giúp hiểu rõ hơn về khách hàng thông qua dữ liệu doanh thu.

Hiểu rõ dữ liệu doanh thu là một lăng kính giúp bạn thấu hiểu hành vi khách hàng. Bằng cách xem xét nguồn thu nhập đến từ đâu, sản phẩm nào được khách hàng mua đi mua lại nhiều lần và khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất theo thời gian, bạn sẽ thấy được những xu hướng có thể định hình toàn bộ chiến lược bán hàng của mình.

Marty Bauer , giám đốc bán hàng và đối tác tại nền tảng tiếp thị email Omnisend , đã nói rất đúng: “Lý do để hiểu về kế toán là vì bất kỳ nhân viên bán hàng giỏi nào hoặc bất kỳ người nào làm việc trực tiếp với khách hàng nói chung đều phải có khả năng đặt mình vào cùng một phía với khách hàng. Bằng cách hiểu vị trí và nhu cầu kinh doanh của khách hàng — hầu hết đều liên quan đến kế toán — bạn có thể thích ứng tốt hơn với nhu cầu của khách hàng.”

Sự thay đổi góc nhìn đó rất mạnh mẽ. Dữ liệu doanh thu cho bạn biết điều gì quan trọng nhất đối với khách hàng của bạn — không chỉ là những gì họ mua, mà còn là cách thức và thời điểm họ mua. Điều này giúp bạn cá nhân hóa các cuộc trò chuyện, dự đoán các phản đối và định vị lời đề nghị của bạn như một quyết định kinh doanh thông minh hơn.

Giúp dự báo chính xác hơn và quản lý chu kỳ bán hàng hiệu quả hơn.

Dự báo chính xác bắt đầu từ việc nắm rõ chi phí thực tế, mô hình dòng tiền và hiệu suất bán hàng trong quá khứ. Kế toán cung cấp cho bạn những dữ liệu đầu vào để xây dựng các dự báo dựa trên thực tế, chứ không phải phỏng đoán. Ví dụ, nếu dữ liệu tài chính cho thấy quý 3 luôn mang lại 30% doanh thu hàng năm, bạn có thể lên kế hoạch tiếp cận khách hàng, tuyển dụng và chi tiêu quảng cáo cho phù hợp.

Nó cũng giúp bạn quản lý chu kỳ bán hàng hiệu quả hơn. Khi bạn biết chi phí trung bình để có được một khách hàng, tỷ suất lợi nhuận trung bình của mỗi giao dịch và thời gian cần thiết để hoàn tất giao dịch, bạn có thể ưu tiên các giao dịch có tác động cao và tránh theo đuổi những khách hàng tiềm năng không mang lại lợi nhuận. Kế toán biến quy trình bán hàng của bạn thành một công cụ kinh doanh, giúp bạn điều chỉnh mục tiêu doanh thu với kết quả tài chính thực tế để chiến lược bán hàng của bạn phát triển ổn định, chứ không chỉ nhanh chóng.

Khái niệm kế toán cơ bản

Nếu bạn là một doanh nhân đầy tham vọng, đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc dẫn dắt bộ phận bán hàng trong công ty của mình, đây là tổng quan về cách kế toán hỗ trợ công việc bạn đang làm. Nó bắt đầu với sự hiểu biết khái niệm này: Kế toán đối với quản lý tài chính cũng giống như nền móng đối với một tòa nhà.

Nó cho bạn biết liệu doanh số bán hàng của bạn có thực sự sinh lời hay không — chứ không chỉ là con số ấn tượng trên giấy tờ.

Kế toán giúp bạn theo dõi ba điều quan trọng:

• Theo dõi thu nhập và chi phí.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính và luật thuế.
• Đưa ra những quyết định sáng suốt thúc đẩy tăng trưởng.

Dù bạn tự quản lý tài chính hay làm việc với kế toán, những cụm từ này chắc chắn sẽ xuất hiện. Hiểu rõ ngôn ngữ chuyên ngành sẽ giúp bạn định giá, dự báo hoặc đánh giá giao dịch một cách chính xác hơn. 24 thuật ngữ này sẽ tạo nền tảng để bạn xây dựng kiến ​​thức của mình.

Một số yếu tố có thể không áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn hiện tại, nhưng nếu bạn đang có kế hoạch phát triển hoặc chuyển sang các giao dịch có giá trị cao hơn, bạn sẽ cần một cái nhìn toàn diện.

Ghi nợ & Ghi có

Không nên nhầm lẫn với thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng cá nhân của bạn, ghi nợ và ghi có là những thuật ngữ kế toán cơ bản cần biết. Tôi nhớ sự khác biệt như sau:

Ghi nợ là số tiền thu vào doanh nghiệp của tôi. Ghi có là số tiền chi ra .

Giả sử tôi lập hóa đơn cho khách hàng về một gói dịch vụ tư vấn. Doanh thu được ghi nhận vào tài khoản của tôi? Ghi nợ.

Giả sử tôi trả tiền cho một nhà thầu để giúp tôi hoàn thành dự án đó. Khoản thanh toán đó là gì? Đó chính là tín dụng.

Khi bạn giao dịch bằng tài khoản tiền mặt — tài khoản ngân hàng doanh nghiệp chứa tài sản thanh khoản của bạn — mọi giao dịch đều được ghi lại bằng phương pháp này.

Ví dụ, nếu tôi tự bỏ tiền túi ra trả chi phí quảng cáo, tài khoản tiền mặt sẽ được ghi có (tiền được rút ra), và chi phí quảng cáo sẽ được ghi nợ (để phản ánh chi phí phát sinh).

Tại sao điều này lại quan trọng đối với việc bán hàng? Bởi vì hiểu rõ cách thức ghi nhận mọi báo giá và chi phí sẽ giúp bạn tránh được các lỗi về giá cả, đánh giá thấp chi phí giao hàng hoặc lãng phí tiền mặt mà không hề hay biết.

Dưới đây là một hình ảnh đơn giản giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa ghi nợ và ghi có:

Khoản phải thu & Khoản phải trả

Khoản phải thu là số tiền mà người khác nợ bạn cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó được coi là một tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn — bởi vì đó là số tiền bạn dự kiến ​​sẽ nhận được.

Trong bán hàng, đây là những hóa đơn chưa thanh toán. Nếu tôi gửi cho khách hàng hóa đơn 3.000 đô la cho một dự án, toàn bộ số tiền đó sẽ hiển thị trong mục phải thu. Khi khách hàng thanh toán, số dư sẽ giảm xuống. Nếu họ trì hoãn thanh toán, khoản phải thu sẽ vẫn còn tồn đọng — và có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của tôi. Đó là lý do tại sao việc biết thời gian thu hồi nợ trung bình lại quan trọng. Không chỉ là việc chốt giao dịch — mà còn là việc được thanh toán .

Mặt khác, khoản phải trả là số tiền bạn nợ người khác. Đó là một khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán của bạn.

Giả sử tôi trả 5.000 đô la tiền thuê mỗi tháng cho một không gian làm việc chung, nơi tôi gặp gỡ khách hàng và tổ chức các buổi hội thảo. Trước khi tôi thực sự chuyển số tiền đó, 5.000 đô la được ghi nhận trong mục phải trả – nó phản ánh khoản chi phí sắp tới.

Cả hai yếu tố này đều quan trọng khi bạn điều hành hoạt động bán hàng và vận hành. Nếu khoản phải thu của bạn tiếp tục tăng nhưng tiền mặt không lưu thông, đó là dấu hiệu cho thấy quy trình thu hồi nợ (hoặc sàng lọc khách hàng) của bạn cần được cải thiện. Và nếu khoản phải trả của bạn vượt quá doanh thu? Đã đến lúc xem xét lại chiến lược định giá hoặc chi tiêu của bạn.

Sau khi khoản tiền đó được thanh toán, đây là cách nó sẽ được ghi nhận trong sổ sách tài chính của công ty bạn.

Các khoản dồn tích

Các khoản phải thu và phải trả là các khoản tín dụng và nợ mà tôi đã ghi nhận nhưng chưa thực sự nhận được hoặc thanh toán. Ví dụ, nếu tôi hoàn tất một giao dịch và gửi hóa đơn, tôi ghi nhận doanh số bán hàng đó trước khi tiền được chuyển vào tài khoản của tôi.

Điều tương tự cũng áp dụng cho chi phí — tôi có thể thuê một nhà thầu cho một dự án và ghi lại chi phí ngay cả khi tôi chưa thanh toán cho họ.

Điều này rất quan trọng đối với doanh số bán hàng vì nó giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về thu nhập và chi phí trong thời gian thực, chứ không chỉ khi tiền được chuyển đi. (Tôi sẽ giải thích chi tiết hơn khi phân tích phương pháp kế toán dồn tích ở phần sau.)

Tài sản

Tài sản là tất cả những gì doanh nghiệp của bạn sở hữu — dù là vật chất hay phi vật chất.

Đối với tôi, tài sản bao gồm máy tính xách tay, các gói đăng ký phần mềm thiết kế, một số tài sản trí tuệ và tiền mặt trong tài khoản kinh doanh.

Với tư cách là nhân viên bán hàng hoặc chủ doanh nghiệp, việc hiểu rõ những gì được coi là tài sản rất hữu ích vì nó ảnh hưởng đến cách bạn đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp — và bạn có bao nhiêu nguồn lực để đầu tư vào việc tạo ra khách hàng tiềm năng, công cụ hoặc nhân lực.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản (những gì bạn sở hữu), nợ phải trả (những gì bạn nợ) và vốn chủ sở hữu (những gì còn lại) của bạn tại một thời điểm cụ thể.

Tôi dùng nó để nhanh chóng nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.

Nếu bạn đang chốt được nhiều hợp đồng và thu về doanh thu, điều đó thật tuyệt vời — nhưng bảng cân đối kế toán sẽ cho bạn biết liệu điều đó có dẫn đến tăng trưởng hay chỉ đơn thuần là trả nợ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang cân nhắc việc tuyển dụng thêm nhân viên, tăng giá hoặc đầu tư vào các công cụ để mở rộng quy mô.

Tốc độ tiêu hao

Tốc độ tiêu tiền là mức độ bạn tiêu tiền nhanh như thế nào.

Giả sử tôi kiếm được 15.000 đô la/tháng từ bán hàng nhưng chi 12.000 đô la cho việc giao hàng, quảng cáo và quản lý hoạt động. Bằng cách tính toán tỷ lệ chi tiêu, tôi có thể đo lường được mình thực sự giữ lại được bao nhiêu — và mình có thể duy trì hoạt động ở mức đó trong bao lâu mà không cần thêm thu nhập.

Đây là một lời nhắc nhở thực tế. Bạn có thể đang hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, nhưng nếu tốc độ chi tiêu quá cao, bạn sẽ không cảm nhận được kết quả trong tài khoản ngân hàng của mình.

Vốn

Vốn là số tiền bạn có thể sử dụng để phát triển doanh nghiệp của mình.

Không phải là số tiền bị ràng buộc vào công cụ hay hàng tồn kho — mà là tiền mặt thực sự, có thể sử dụng được. Với tôi, đó là số tiền tôi dùng để chạy quảng cáo trên LinkedIn, mua thiết bị công nghệ hoặc thuê thêm nhân viên hỗ trợ khi lượng công việc quá tải.

Nếu bạn làm trong lĩnh vực bán hàng, vốn giúp bạn duy trì sự linh hoạt: thử nghiệm các sản phẩm/dịch vụ, thực hiện những bước đi táo bạo hơn, hoặc vượt qua những giai đoạn kinh doanh ảm đạm mà không cần hoảng loạn.

Dòng tiền

Dòng tiền theo dõi lượng tiền ra vào doanh nghiệp của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.

Giả sử tôi chốt được 10.000 đô la doanh thu trong tháng này, nhưng một khách hàng thanh toán chậm và một khách hàng khác yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày. Trong khi đó, 8.000 đô la chi phí hàng tháng của tôi vẫn đến hạn đúng hạn.

Dù có vẻ như tôi đã kiếm được tiền, tôi vẫn có thể gặp khó khăn trong việc trang trải chi phí. Đó chính là khoảng cách dòng tiền — và đó là lý do tại sao rất nhiều nhân viên bán hàng và người kinh doanh cá thể cảm thấy túng thiếu dù doanh thu tốt.

Theo dõi sát sao con số này giúp bạn quản lý thời gian, lập kế hoạch thông minh hơn và tránh tình trạng thiếu tiền mặt.

Sơ đồ tài khoản

Bảng tài khoản (COA) là một danh sách tổng hợp tất cả các tài khoản trong sổ cái của tổ chức. Nó giống như một bản đồ giúp tôi sắp xếp và phân loại mọi giao dịch tài chính, giúp việc theo dõi và quản lý tài chính của công ty dễ dàng hơn.

Sơ đồ tài khoản (COA) bao gồm năm loại tài khoản chính: tài sản, vốn chủ sở hữu, chi phí, nợ phải trả và doanh thu . Ví dụ, khi tôi ghi nhận doanh thu từ một giao dịch đã hoàn tất hoặc theo dõi các khoản thanh toán hoa hồng, tôi tham khảo COA để ghi lại giao dịch vào đúng vị trí. Điều này giúp hoạt động bán hàng của tôi được đồng bộ hóa với phần còn lại của dữ liệu tài chính.

Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán (COGS) hay giá vốn hàng bán (COS) là chi phí sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Giá vốn hàng bán (COGS hoặc COS) là khoản chi phí đầu tiên bạn sẽ thấy trên báo cáo lãi lỗ (P&L) và là một thành phần quan trọng khi tính toán tỷ suất lợi nhuận gộp của doanh nghiệp. Đối với doanh thu, điều này cho tôi biết giá trị thực sự của mỗi giao dịch sau khi trừ đi chi phí thực hiện.

Theo tôi, giảm giá vốn hàng bán là một trong những cách tốt nhất để tăng lợi nhuận — đặc biệt hữu ích khi doanh số bán hàng ổn định nhưng bạn muốn tăng trưởng phần hàng tồn kho.

Khấu hao

Khấu hao là sự giảm giá trị của một tài sản theo thời gian. Điều này rất quan trọng đối với mục đích thuế, vì các tài sản lớn có ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp có thể được khấu trừ dựa trên mức khấu hao của chúng.

Ví dụ, nếu tôi mua một chiếc máy tính xách tay để sử dụng cho công việc bán hàng, tôi không phải thanh toán toàn bộ chi phí ngay lập tức. Thay vào đó, khấu hao sẽ phân bổ chi phí đó trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản — giúp giảm gánh nặng thuế mà không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận hàng tháng của tôi.

Đa dạng hóa

Đa dạng hóa là một chiến lược quản lý rủi ro giúp tránh việc bỏ tất cả trứng vào một giỏ.

Bằng cách phân bổ đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau, tôi giảm thiểu rủi ro mất quá nhiều nếu một nguồn thu nào đó bị gián đoạn. Đối với người bán, điều đó cũng bao gồm cả các nguồn thu nhập – việc kết hợp các dự án ngắn hạn, hợp đồng dài hạn và bán thêm sản phẩm/dịch vụ giúp tôi duy trì sự ổn định hơn ngay cả khi một khách hàng rời đi.

Công bằng

Vốn chủ sở hữu đề cập đến số tiền mà các chủ sở hữu đầu tư vào một doanh nghiệp. Nó còn được gọi là "vốn của chủ sở hữu" và có thể bao gồm những thứ có giá trị phi tiền tệ, chẳng hạn như thời gian, năng lượng và các nguồn lực khác.

Tôi thích nhớ đến vốn chủ sở hữu như là sự khác biệt giữa tài sản của doanh nghiệp (những gì tôi sở hữu) và nợ phải trả (những gì tôi nợ). Một doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu lành mạnh báo hiệu khả năng tồn tại lâu dài — điều quan trọng nếu bạn muốn huy động vốn hoặc bán doanh nghiệp trong tương lai. Các nhà đầu tư và nhà phân tích cũng xem xét EBITDA của doanh nghiệp bạn , viết tắt của lợi nhuận trước lãi, thuế, khấu hao và phân bổ.

Chi phí

Chi phí bao gồm mọi khoản mua sắm hoặc tiền bạc bạn chi ra để tạo ra doanh thu. Chi phí cũng được gọi là "chi phí kinh doanh".

Có bốn loại chi phí chính:

• Đã sửa . Những thứ như công cụ CRM hoặc các gói đăng ký mà tôi sử dụng hàng tháng.
• Biến động . Các chi phí như quảng cáo trả phí hoặc phí vận chuyển thay đổi tùy thuộc vào số lượng hàng bán được.
• Đã tích lũy . Dịch vụ tôi đã nhận được nhưng chưa thanh toán.
• Chi phí vận hành . Chi phí hàng ngày như internet, phần mềm hoặc không gian làm việc chung.

Khi theo dõi sát sao chi phí, tôi có thể đảm bảo hoạt động bán hàng mang lại lợi nhuận — không chỉ đơn thuần là thu về doanh thu mà còn thực sự đóng góp vào lợi nhuận ròng.

Năm tài chính

Năm tài chính là khoảng thời gian mà một công ty sử dụng để hạch toán. Công ty của bạn sẽ xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc năm tài chính. Một số năm tài chính trùng với năm dương lịch, trong khi những năm khác lại khác nhau tùy thuộc vào thời điểm các kế toán viên có thể lập báo cáo tài chính.

Đối với tôi, việc nắm rõ năm tài chính giúp điều chỉnh mục tiêu bán hàng phù hợp với các kỳ báo cáo. Ví dụ, tôi lên kế hoạch gia hạn hợp đồng và đưa ra các ưu đãi mới vào quý 4 vì khách hàng thường chi tiêu phần ngân sách còn lại vào thời điểm đó — đây là lợi thế về thời điểm rất đáng để tận dụng.

Biên lợi nhuận gộp

Lợi nhuận gộp (hoặc doanh thu gộp) của bạn là tổng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán — con số này cho thấy khả năng duy trì hoạt động kinh doanh của bạn.

Nếu tôi chốt được một hợp đồng trị giá 5.000 đô la nhưng chi phí thực hiện là 2.000 đô la, thì lợi nhuận gộp của tôi là 3.000 đô la.

Tỷ suất lợi nhuận gộp càng cao, bạn càng có nhiều dư địa để tái đầu tư vào tăng trưởng, thực hiện các thương vụ rủi ro hơn hoặc xử lý các tháng kinh doanh chậm hơn. Đây là một trong những chỉ số rõ ràng nhất cho thấy doanh số bán hàng của bạn chuyển đổi thành thu nhập thực tế tốt đến mức nào.

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập, hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ (P&L), là một tài liệu tài chính mà tôi sử dụng để xem doanh nghiệp của mình đã kiếm được và chi tiêu bao nhiêu trong một kỳ kế toán cụ thể.

Nó cho tôi biết tổng doanh thu, trừ đi tất cả các chi phí, và giúp tôi xác định xem mình có lãi hay lỗ.

Ví dụ, nếu tôi kiếm được 50.000 đô la doanh thu trong một quý và chi 30.000 đô la cho việc thực hiện công việc đó, báo cáo thu nhập của tôi sẽ cho thấy lợi nhuận ròng là 20.000 đô la.

Tài liệu này giúp tôi nắm rõ nhất liệu chiến lược bán hàng của mình có thực sự hiệu quả hay chỉ đang khiến tôi bận rộn mà thôi.

Kiểm kê

Hàng tồn kho đề cập đến các tài sản mà công ty tôi đang nắm giữ với ý định bán chúng thông qua hoạt động kinh doanh của mình.

Điều này có thể bao gồm hàng thành phẩm, nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc các thành phần thô.

Trong một doanh nghiệp dịch vụ như của tôi, hàng tồn kho được thể hiện dưới dạng kỹ thuật số — chẳng hạn như các mẫu có sẵn, tài liệu đào tạo hoặc các gói sản phẩm. Theo dõi hàng tồn kho giúp tôi nắm được những gì có thể bán được, có khả năng mở rộng và sẵn sàng để sử dụng.

Các khoản nợ phải trả

Nợ phải trả là tất cả những gì công ty bạn nợ trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Điều này có thể bao gồm số dư thẻ tín dụng, tiền lương, thuế hoặc khoản vay.

Khi tôi đầu tư vào một công cụ bán hàng hoặc vay tín dụng để tài trợ cho một chiến dịch mới, đó là một khoản nợ cho đến khi tôi trả hết.

Việc theo dõi sát sao các khoản nợ giúp đảm bảo rằng doanh thu mới không chỉ che giấu khoản nợ ngày càng tăng mà còn giúp duy trì sự tăng trưởng lành mạnh của doanh nghiệp.

Lợi nhuận

Theo thuật ngữ kế toán, lợi nhuận — hay “lợi nhuận ròng” — là sự khác biệt giữa doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí (bao gồm chi phí hoạt động, lãi vay và khấu hao).

Bạn (hoặc doanh nghiệp của bạn) phải đóng thuế trên lợi nhuận ròng, vì vậy tôi nghĩ việc chủ động lập kế hoạch cho điều đó là rất quan trọng.

Tôi làm điều này bằng cách kiểm tra lợi nhuận hàng tháng, trích một phần doanh thu vào một tài khoản tiết kiệm riêng và nộp thuế tạm tính hàng quý — giống như một người làm việc toàn thời gian vẫn làm.

Lợi tức đầu tư (ROI)

Lợi tức đầu tư, hay ROI, là một chỉ số được sử dụng để đo lường khả năng sinh lời của một khoản đầu tư, thường được biểu thị bằng phần trăm.

Để tính toán tỷ suất lợi nhuận đầu tư (ROI), hãy chia lợi nhuận ròng từ khoản đầu tư cho chi phí ban đầu, sau đó nhân với 100.

Nếu tôi chi 500 đô la cho quảng cáo trên LinkedIn và chốt được 2.000 đô la doanh thu từ những khách hàng tiềm năng đó, thì tỷ suất lợi nhuận đầu tư (ROI) của tôi là 300%.

Việc theo dõi ROI giúp tôi tập trung vào những gì hiệu quả — và loại bỏ những gì không hiệu quả — đặc biệt là đối với các hoạt động tiếp cận khách hàng trả phí, phần mềm hoặc hỗ trợ nhóm.

Doanh thu

Doanh thu của bạn là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi trừ đi bất kỳ chi phí nào.

Đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực bán hàng, đây là con số quan trọng nhất — tổng doanh thu thu được từ các giao dịch đã hoàn tất, doanh số bán sản phẩm hoặc gói dịch vụ. Đó không phải là lợi nhuận, nhưng thường là con số đầu tiên mà khách hàng và các bên liên quan quan tâm khi đánh giá hiệu quả bán hàng.

Bảng cân đối thử

Bảng cân đối thử là một báo cáo được sử dụng để kiểm tra số dư của tất cả các tài khoản trong sổ cái tổng hợp của tôi tại một thời điểm cụ thể. Tôi thường lập bảng cân đối thử vào cuối kỳ báo cáo để đảm bảo mọi thứ khớp chính xác trước khi hoàn thiện báo cáo tài chính.

Ví dụ, nếu tôi đã ghi nhận các giao dịch từ nhiều kênh bán hàng khác nhau — như bán sản phẩm, phí duy trì và chi phí quảng cáo — tôi sẽ tạo bảng cân đối thử để xác nhận tổng số. Nếu ghi nợ và ghi có khớp nhau, tôi biết sổ sách đã cân bằng. Nếu không, điều đó báo hiệu một vấn đề tôi cần khắc phục trước khi báo cáo về hiệu quả bán hàng tổng thể.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi tùy thuộc vào số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp của tôi sản xuất hoặc bán ra.

Ngay cả trong lĩnh vực dịch vụ, tôi cũng thấy điều này khi một hợp đồng mới đòi hỏi sự hỗ trợ thêm từ các nhà thầu phụ, phần mềm dựa trên mức sử dụng hoặc chi phí quảng cáo để hoàn thành.

Ví dụ, nếu tôi bán một khóa học và phải trả phí giao dịch cũng như mở rộng phần mềm email khi số lượng học viên tăng lên, đó là chi phí biến đổi — chúng tăng tỷ lệ thuận với số lượng. Theo dõi những chi phí này giúp tôi định giá dịch vụ và quản lý việc phân phối mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Nguyên tắc kế toán cho sự thành công trong bán hàng

Các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP) là khuôn mẫu cho kế toán trên khắp các lĩnh vực tại Hoa Kỳ. Những nguyên tắc này xác nhận rằng các công ty niêm yết công khai phải công bố thông tin tài chính một cách chính xác.

Theo luật, kế toán viên của tất cả các công ty niêm yết công khai phải tuân thủ GAAP. Nhưng ngay cả khi bạn không phải là công ty niêm yết công khai, những nguyên tắc này cũng giúp duy trì tính nhất quán và độ tin cậy của doanh số bán hàng, doanh thu và báo cáo của bạn.

Nguyên tắc quy luật

Kế toán viên đang làm việc tuân thủ các quy tắc và quy định của GAAP.

Vì sao điều này quan trọng: Nó thiết lập tiêu chuẩn cho cách quản lý tài chính. Nếu không có nó, mỗi công ty sẽ theo dõi doanh thu và thu nhập theo cách khác nhau, gây khó khăn trong việc so sánh hiệu quả hoạt động hoặc đánh giá các mối quan hệ đối tác tiềm năng.

Cách áp dụng: Hãy tuân thủ các quy định và luật lệ đã được thiết lập của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB) , ngay cả khi bạn là người kinh doanh cá thể. Điều này giúp xây dựng lòng tin với các bên liên quan, đặc biệt nếu bạn đang đàm phán các hợp đồng dài hạn hoặc các thỏa thuận doanh nghiệp.

Nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc này nêu rõ rằng kế toán viên đã báo cáo tất cả thông tin một cách nhất quán trong suốt quá trình báo cáo. Bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu tài chính đều phải được nêu rõ ràng.

Vì sao điều này quan trọng: Nếu tôi ghi nhận doanh thu theo một cách trong quý 1 và thay đổi phương pháp trong quý 2, việc theo dõi hiệu quả hoạt động theo thời gian sẽ trở nên khó khăn. Các bên liên quan — bao gồm cả khách hàng tiềm năng — không thể tin tưởng vào số liệu của bạn nếu báo cáo của bạn liên tục thay đổi.

Cách áp dụng: Xây dựng một quy trình nhất quán để ghi chép các giao dịch đã hoàn tất, chi phí và hoa hồng — và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đó.

Nguyên tắc chân thành

Kế toán viên cung cấp bức tranh tài chính chính xác về công ty.

Vì sao điều này quan trọng: Nguyên tắc này xây dựng lòng tin. Nếu bạn đang bán một sản phẩm hoặc dịch vụ mà các con số bị thổi phồng hoặc không rõ ràng, bạn có nguy cơ làm tổn hại đến các mối quan hệ lâu dài.

Cách áp dụng: Hãy giữ cho hồ sơ tài chính của bạn trung thực và cập nhật. Ngay cả khi các con số không như bạn mong muốn, sự chính xác vẫn là điều quan trọng về lâu dài.

Nguyên tắc về tính bền vững của phương pháp

Tất cả các phương pháp báo cáo tài chính cần phải nhất quán theo thời gian.

Tại sao điều này lại quan trọng: Doanh thu bán hàng, mô hình định giá và thậm chí cả cấu trúc hoa hồng đều phải tuân theo một khuôn khổ rõ ràng, có thể lặp lại. Nếu báo cáo của bạn thay đổi mỗi khi bạn điều chỉnh một ưu đãi, dữ liệu của bạn sẽ trở nên không đáng tin cậy.

Cách áp dụng: Xây dựng một hệ thống chuẩn hóa để theo dõi doanh số bán hàng và ghi chép chi phí, và sử dụng hệ thống đó xuyên suốt tất cả các kỳ kế toán.

Nguyên tắc không bồi thường

Tất cả thông tin tài chính — tích cực và tiêu cực — đều phải được công bố chính xác, không được điều chỉnh báo cáo để bù đắp lỗ bằng lãi.

Tại sao điều này quan trọng: Nghe có vẻ đơn giản, nhưng kế toán có thể tác động đến cả ý kiến ​​nội bộ và bên ngoài. Bạn không thể chỉ che giấu những tháng kinh doanh chậm chạp bằng một thành công lớn. Doanh số có thể mang tính mùa vụ hoặc khó dự đoán, và báo cáo trung thực sẽ cho thấy rõ hơn những gì đang hiệu quả.

Do đó, nhiều công ty niêm yết công khai báo cáo cả thu nhập theo GAAP và non-GAAP . Đôi khi, dữ liệu bổ sung này có thể giúp cải thiện hình ảnh công chúng của công ty hoặc làm rõ giá trị các khoản đầu tư của công ty.

Cách áp dụng: Theo dõi cả những thành công và thất bại của bạn mà không che giấu cái này bằng cái kia. Điều này giúp bạn đưa ra những quyết định bán hàng tốt hơn theo thời gian.

Nguyên tắc thận trọng

Các số liệu tài chính nên được trình bày dựa trên thực tế, chứ không phải dựa trên suy đoán.

Vì sao điều này quan trọng: Dự báo doanh số rất hữu ích, nhưng không nên coi đó là nguồn thu nhập được đảm bảo. Việc phóng đại doanh số dự kiến ​​hoặc đánh giá thấp chi phí có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng.

Cách áp dụng: Hãy dựa trên dữ liệu thực tế để đưa ra dự báo. Đừng tính một giao dịch bán hàng cho đến khi nó hoàn tất và tiền đã được chuyển vào tài khoản của bạn.

Nguyên tắc liên tục

Nguyên tắc này dựa trên giả định rằng công ty sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần.

Vì sao điều này quan trọng: Nó ảnh hưởng đến cách bạn định giá tài sản và lập kế hoạch chiến lược bán hàng trong tương lai. Nếu bạn giả định doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động, bạn sẽ tránh được việc thổi phồng giá trị các quyết định ngắn hạn.

Cách thức áp dụng: Lập kế hoạch bán hàng và tài chính dựa trên mục tiêu dài hạn — chứ không chỉ là những thành công ngắn hạn.

Nguyên tắc tuần hoàn

Tất cả các nghiệp vụ kế toán phải được ghi nhận trong khoảng thời gian tương ứng.

Tại sao điều này quan trọng: Điều này giúp báo cáo của bạn được rõ ràng và cho phép bạn đo lường tiến độ một cách chính xác. Đối với nhân viên bán hàng, điều đó có nghĩa là phân bổ doanh thu và chi phí vào tháng hoặc quý mà chúng thực sự phát sinh — chứ không phải khi bạn muốn ghi nhận chúng.

Cách áp dụng: Lập kế hoạch tài chính và tuân thủ theo đó — hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Nguyên tắc vật chất

Kế toán viên nên công khai đầy đủ tất cả dữ liệu tài chính — nhưng họ không cần phải báo cáo mọi giao dịch nhỏ nếu nó không quan trọng.

Lý do tại sao điều này quan trọng: Nếu bạn bán một dự án trị giá 10.000 đô la, thì 3 đô la chi cho ảnh minh họa không cần phải ghi vào chi tiết. Nhưng một hóa đơn của nhà thầu trị giá 1.000 đô la thì có thể cần.

Cách áp dụng: Xác định những gì được coi là "quan trọng" dựa trên doanh số bán hàng của bạn. Khi doanh số tăng lên, hãy xem xét lại ngưỡng để xác định những gì cần được theo dõi riêng lẻ.

Nguyên tắc thiện chí tuyệt đối

Tất cả các bên nên hành động trung thực và chia sẻ mọi thông tin liên quan khi ký kết thỏa thuận tài chính.

Vì sao điều này quan trọng: Nguyên tắc này xây dựng lòng tin trong các cuộc đàm phán bán hàng. Khách hàng muốn biết rằng thỏa thuận họ tham gia được dựa trên sự minh bạch hoàn toàn.

Cách thức ứng tuyển: Hãy minh bạch về giá cả, sản phẩm bàn giao và điều khoản — đặc biệt là trong các đề xuất và hợp đồng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những hiểu lầm sau này.

Các tài liệu tài chính thiết yếu

Bất kể bạn quản lý kế toán doanh nghiệp của mình như thế nào, việc hiểu rõ các chứng từ tài chính cốt lõi là điều rất quan trọng. Tôi thường nghĩ theo cách này: Nếu tôi có thể đọc và chuẩn bị những chứng từ cơ bản này, tôi sẽ hiểu được những nỗ lực bán hàng của mình thực sự chuyển hóa thành hiệu quả kinh doanh như thế nào, và điều đó cho phép tôi đưa ra những quyết định tài chính và chiến lược thông minh hơn.

Dưới đây là các chứng từ và phép tính kế toán quan trọng mà tôi khuyên bạn nên làm quen, ngay cả khi bạn làm việc với kế toán viên chuyên nghiệp (CPA) hoặc sử dụng phần mềm kế toán. Chúng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quý giá về hiệu quả hoạt động kinh doanh, chi tiêu và duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Báo cáo lãi lỗ (P&L)

Báo cáo lãi lỗ (P&L) tóm tắt thu nhập và chi phí của doanh nghiệp bạn trong một khoảng thời gian nhất định — hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

Điều này đặc biệt hữu ích khi xem xét lợi nhuận của khách hàng, xu hướng theo mùa hoặc lập kế hoạch thuế ước tính. Báo cáo lãi lỗ của bạn cũng được sử dụng để điền vào biểu mẫu thuế Schedule C nếu bạn là chủ doanh nghiệp cá thể.

Tôi sử dụng câu nói này để kiểm tra kỹ xem sự tăng trưởng doanh số của mình có thực sự chuyển thành lợi nhuận hay không — chứ không phải bị hao hụt do chi phí tăng cao.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là bức tranh tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.

Nó thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu — bao gồm cả lợi nhuận giữ lại, hay số tiền lợi nhuận đã được tái đầu tư vào doanh nghiệp.

Nếu bạn đang mở rộng quy mô thông qua doanh số bán hàng, tài liệu này sẽ giúp bạn đánh giá xem sự tăng trưởng đó có bền vững hay chỉ là tạm thời được thổi phồng bởi những thành công ngắn hạn.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích cách thức và địa điểm bạn nhận và chi tiền. Nó chia nhỏ các hoạt động thành hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đầu tư.

Điều này giúp bạn phát hiện ra những khoảng trống dòng tiền — khi thời điểm thu và chi phí không đồng bộ.

Đã có những tháng thu nhập của tôi rất tốt, nhưng một vài lần thanh toán chậm trễ đã khiến tôi phải xoay xở. Báo cáo dòng tiền giúp ngăn ngừa điều đó.

Đối chiếu tài khoản ngân hàng

Đối chiếu sổ sách kế toán là việc so sánh số tiền ghi trong sổ sách kế toán với số tiền thực tế có trong tài khoản ngân hàng.

Đó là quá trình xác nhận rằng mọi giao dịch trong hồ sơ của bạn đều khớp với những gì đã được ngân hàng xử lý.

Đối với bất kỳ ai thường xuyên bán hàng, nhận thanh toán hoặc xử lý các khoản chi phí định kỳ, quy trình này giúp bạn phát hiện lỗi, khoản thanh toán bị bỏ sót hoặc các khoản phí trùng lặp — trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Kỹ năng kế toán dành cho chuyên gia bán hàng

Giỏi kế toán không chỉ đơn thuần là sử dụng bảng tính hay hiểu luật thuế — mà còn là hiểu được dòng tiền luân chuyển trong doanh nghiệp và sử dụng kiến ​​thức đó để đưa ra các quyết định bán hàng và định giá tốt hơn.

Và ngay cả khi bạn không muốn trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, việc nắm vững các kỹ năng kế toán cơ bản có thể giúp bạn đưa ra những quyết định chiến lược hơn, tránh những sai lầm thường gặp và giữ lại được nhiều hơn số tiền mình kiếm được.

Dưới đây là những kỹ năng cốt lõi tạo nên sự khác biệt, đặc biệt nếu bạn chịu trách nhiệm cả việc tạo ra doanh thu và quản lý doanh thu đó.

Nghe

Nếu bạn đang thuê một kế toán hoặc người ghi sổ, bạn cần một người biết lắng nghe cách thức hoạt động kinh doanh của bạn, nguồn gốc chi phí và mục tiêu doanh thu của bạn.

Nếu bạn tự quản lý sổ sách kế toán (giống như nhiều người trong chúng ta lúc đầu), bạn cũng cần lắng nghe – lắng nghe những gì các con số đang cố gắng nói với bạn. Doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp? Khách hàng chậm thanh toán? Giảm sút theo mùa? Tất cả những điều đó đều được thể hiện đầu tiên trong dữ liệu tài chính của bạn.

Quản lý thời gian

Cũng giống như bất kỳ ngành nghề nào khác, quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu. Kế toán thường xuyên phải đối mặt với các hạn chót nội bộ và các cuộc kiểm toán. Thêm vào đó, việc xem xét tình hình tài chính cần được hoàn thành đúng thời hạn.

Nếu bạn trì hoãn việc theo dõi thu nhập, nộp thuế hoặc gửi hóa đơn quá lâu, điều đó sẽ gây ra căng thẳng — và đôi khi dẫn đến phạt tiền.

Cũng giống như cách bạn quản lý quy trình bán hàng và theo dõi khách hàng, hãy xây dựng thói quen xem xét tài chính của mình thường xuyên. Lên lịch thời gian cho việc xem xét hàng tháng, ước tính hàng quý và chuẩn bị thuế. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng bù đắp thiếu hụt dưới áp lực.

Tổ chức

Dù bạn đang theo dõi hoa hồng, chi phí được hoàn trả hay khoản thanh toán của khách hàng, việc tổ chức là vô cùng cần thiết.

Tôi sử dụng thư mục kỹ thuật số để lưu biên lai, gắn thẻ trong hộp thư đến cho hóa đơn và đồng bộ hóa tất cả các khoản thanh toán thông qua một công cụ duy nhất để không bỏ sót bất cứ thứ gì.

Nếu bạn đang làm việc với nhà thầu hoặc VA (Cán bộ quản lý tài chính), việc thiết lập một hệ thống rõ ràng để lưu trữ và chia sẻ các tài liệu tài chính có thể giúp cả hai bên tiết kiệm thời gian và bảo vệ dữ liệu của bạn.

Tư duy phản biện

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các quyết định cũng vậy. Bạn có nên tăng giá? Thuê thêm nhân viên? Cắt giảm dịch vụ tốn nhiều công sức nhưng lợi nhuận thấp?

Các con số thường sẽ chỉ cho bạn hướng đi đúng — nhưng chỉ khi bạn biết cách diễn giải chúng. Đó là lúc tư duy phản biện phát huy tác dụng.

Khả năng nhận diện các xu hướng, phân tích chi tiêu và điều chỉnh dựa trên dữ liệu cho thấy có thể giúp doanh nghiệp của bạn duy trì hoạt động lành mạnh, ngay cả khi doanh số biến động.

Dù bạn là người bán hàng cá nhân, tư vấn viên hay người sáng lập vừa khởi nghiệp và đang kiêm nhiệm vai trò bán hàng, bạn đều biết rằng việc chốt đơn hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp của mình. Nhưng việc nhận được tiền chỉ là một phần của vấn đề — cách bạn sử dụng doanh thu đó mới là yếu tố quyết định liệu bạn đang xây dựng doanh nghiệp hay chỉ đang chạy theo dòng tiền.

Tôi sẽ hướng dẫn bạn tám bước quan trọng để xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, tập trung rõ ràng vào các doanh nghiệp định hướng doanh số. Đây là những hệ thống giúp bảo vệ thu nhập của bạn, giúp mùa thuế dễ dàng hơn và cho phép bạn mở rộng quy mô mà không cần phải lo lắng về các con số.

Cách thiết lập hệ thống kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp liên kết với tất cả các kênh bán hàng.

Nếu bạn đang bán bất cứ thứ gì — dịch vụ, khóa học, hợp đồng dài hạn, thậm chí cả các dự án riêng lẻ — bước đầu tiên là tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp.

Khi Stripe, PayPal và hệ thống CRM của bạn bắt đầu đồng bộ hóa thanh toán, bạn sẽ muốn mọi thứ được chuyển vào một tài khoản doanh nghiệp duy nhất. Bằng cách đó, khi khách hàng yêu cầu báo cáo hoặc bạn đang chuẩn bị bản đề xuất, bạn không cần phải lục tìm trong các khoản phí cá nhân trên Amazon để tìm kiếm thông tin cần thiết.

Ngay cả khi bạn là chủ doanh nghiệp cá thể và không bắt buộc phải có tài khoản riêng, tôi vẫn rất khuyên bạn nên làm vậy. Điều này giúp việc đối chiếu hóa đơn dễ dàng hơn và giúp bạn tránh được những rắc rối trong việc ghi sổ kế toán sau này.

Tôi làm gì:

• Một tài khoản thanh toán duy nhất dành cho các khoản thanh toán đến và chi tiêu hàng ngày.
• Một tài khoản tiết kiệm riêng dành cho thuế và các khoản chi phí khẩn cấp.
• Một thẻ tín dụng doanh nghiệp để xây dựng lịch sử tín dụng và quản lý chi tiêu liên quan đến dự án (ví dụ như các chiến dịch quảng cáo hoặc du lịch).

Nếu sau này bạn chuyển sang hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty cổ phần (S-Corp), việc có các loại hình doanh nghiệp này cũng giúp bạn dễ dàng chứng minh tính hợp pháp của doanh nghiệp cho mục đích thuế hoặc pháp lý.

Hãy tìm một ngân hàng có chi nhánh địa phương cũng như dịch vụ ngân hàng trực tuyến mạnh mẽ. Ngoài ra, hãy đảm bảo ngân hàng đó có thể tích hợp với hệ thống điểm bán hàng (POS) và các nhu cầu công nghệ khác của bạn. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp thường tính phí cao hơn tài khoản cá nhân và thường yêu cầu số dư tối thiểu cao hơn. Hãy kiểm tra những con số này trước khi quyết định chọn ngân hàng và mở tài khoản doanh nghiệp.

Theo dõi mọi chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của bạn.

Khi người ta nói "ghi giảm khoản đó", ý thực sự của họ là: Theo dõi nó một cách chính xác để Sở Thuế vụ (IRS) không lấy đi lợi nhuận của bạn.

Với vai trò là người điều hành bộ phận bán hàng và thực hiện công việc cho khách hàng, tôi đã học được cách sắp xếp mọi thứ một cách đặc biệt khoa học, từ việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo ra khách hàng tiềm năng đến vi