Những điều tôi học được về việc dự báo doanh thu chính xác, theo các chuyên gia

Nhưng tôi biết dự báo doanh thu đóng vai trò quan trọng như thế nào trong kế hoạch tài chính của một công ty, vì nó giúp hiểu được tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp, xác định cơ hội thị trường và quyết định phân bổ nguồn lực.

Để tìm hiểu thêm về dự báo doanh thu — những lợi ích, thách thức và cách thực hiện chính xác — tôi đã tìm đến các chuyên gia. Từ các nhà hoạch định tài chính đến những người sáng lập công nghệ, những chuyên gia này đã chia sẻ với tôi những điều cần biết về dự báo doanh thu và cách thực hiện thành công.

Dự báo doanh thu là gì?

Dự báo doanh thu giúp dự đoán doanh thu tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử, nhu cầu thị trường và xu hướng hiện tại. Nói một cách đơn giản, dự báo doanh thu là xương sống của kế hoạch tài chính. Nó cho phép các doanh nghiệp không chỉ dự đoán doanh thu bán hàng trong tương lai mà còn đưa ra các quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực, đầu tư và các sáng kiến ​​chiến lược. Với dự báo doanh thu, các doanh nghiệp có định hướng rõ ràng về những việc cần làm và những lĩnh vực cần đầu tư tiếp theo.

Lợi ích của việc dự báo doanh thu

Là một chức năng chính của lập kế hoạch tài chính, dự báo doanh thu giúp các công ty thiết lập ngân sách, lập báo cáo lãi lỗ và xác định giá cả . Một số lợi ích khác mà nó mang lại cho công ty là giúp họ dự đoán tình trạng thiếu hụt dòng tiền, chuẩn bị cho những biến động theo mùa và xác định các cơ hội tăng trưởng.

Dự báo doanh thu cũng góp phần vào các chức năng kinh doanh quan trọng khác, bao gồm:

• Bộ phận bán hàng. Là một chức năng kinh doanh tập trung vào doanh thu, bộ phận bán hàng chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi dự báo doanh thu. Kết quả dự báo có thể giúp đội ngũ bán hàng đặt chỉ tiêu, mở rộng sang thị trường mới hoặc xác định các mục tiêu doanh thu khác nhau.
• Sản phẩm. Khi sản phẩm biết được doanh thu dự kiến, họ có thể xác định những tính năng nào cần được ưu tiên.
• Tiếp thị. Doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách tiếp thị, quyết định phạm vi và nguồn lực có thể được dành cho các chiến dịch tiếp thị.
• Bộ phận Nhân sự. Dự báo doanh thu có thể giúp bạn hiểu liệu và khi nào bạn có thể tuyển thêm người.
• Lập kế hoạch nguồn lực. Hiểu rõ doanh thu tương lai có thể tác động trực tiếp đến việc tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu, lập kế hoạch và sản xuất.

Dưới đây là một vài ví dụ khác về cách dự báo doanh thu có thể được áp dụng vào kế hoạch kinh doanh và tăng trưởng tổng thể của bạn, theo một số chuyên gia mà tôi đã trao đổi.

- Lập kế hoạch nguồn lực và đầu tư

Tôi đã hỏi Parker Gilbert , CEO kiêm đồng sáng lập của Numeric, về những lợi ích mà việc dự báo doanh thu mang lại cho nhóm của ông.

“Tại Numeric, dự báo doanh thu là cách chúng tôi đảm bảo mình đang đầu tư đúng hướng,” ông nói. “Nó giúp chúng tôi quyết định xem có nên tuyển thêm kỹ sư, mở rộng sang thị trường mới hay thậm chí chỉ là đặt bao nhiêu cà phê cho văn phòng (vì, đúng vậy, ngay cả việc tiêu thụ cà phê cũng có thể liên quan đến doanh thu). Cuối cùng, nó giúp tất cả chúng ta cùng hướng đến mục tiêu chung.”

- Mở rộng đội ngũ

Tôi cũng đã trò chuyện với Jacob Barnes , người sáng lập ứng dụng năng suất FlowSavvy , về một trường hợp sử dụng cụ thể của việc dự báo doanh thu và cách nó đã giúp ích cho công ty của ông.

“Trong quý 1 năm nay, chúng tôi dự đoán số lượng thuê bao hàng tháng sẽ tăng 18% dựa trên mức tăng trưởng của tháng 1 và tháng 2,” ông nói. “Điều này cho phép chúng tôi tự tin mở rộng đội ngũ hỗ trợ khách hàng thêm 15% vào tháng 3, đảm bảo chúng tôi có thể xử lý thành công các vấn đề phát sinh thêm từ người dùng mà không ảnh hưởng đến dòng tiền.”

Barnes nói thêm: “Bằng cách dự báo doanh thu từ sớm, chúng tôi đảm bảo rằng chi tiêu của mình phù hợp với kỳ vọng thực tế chứ không phải những kỳ vọng quá tham vọng có thể làm cạn kiệt nguồn lực.”

- Mở rộng dịch vụ

Tracie Crites , Giám đốc Marketing của HEAVY Equipment Appraisal , cho biết dự báo doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty mở rộng dịch vụ.

“Vài năm trước, chúng tôi bắt đầu nhận thấy nhu cầu thẩm định liên quan đến việc tuân thủ các quy định bảo hiểm và môi trường tăng lên,” bà nhớ lại.

“Bằng cách sử dụng dự báo doanh thu, chúng tôi có thể dự đoán lợi nhuận tiềm năng trong các lĩnh vực ngách này và xác định rằng nhu cầu ổn định đủ lớn để biện minh cho việc mở rộng. Điều này có nghĩa là chúng tôi có thể tự tin đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ của mình chuyên về các lĩnh vực này, phát triển các sáng kiến ​​tiếp thị mới và phân bổ nguồn lực để phát triển các sản phẩm và dịch vụ này mà không gây nguy hại đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của chúng tôi,” Crites nói.

Crites nói thêm: “Dự báo doanh thu đóng vai trò như một tấm lưới an toàn, cho phép chúng tôi tiến lên phía trước với dữ liệu rõ ràng cho thấy tiềm năng tăng trưởng ở đâu. Đó không chỉ là phỏng đoán mà là một quyết định được tính toán dựa trên xu hướng và dữ liệu. Điều này giúp chúng tôi tập trung và thích ứng, giúp chúng tôi mở rộng theo cách đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng đồng thời tạo điều kiện cho chúng tôi khám phá các nguồn doanh thu mới.”

Những thách thức trong dự báo doanh thu

Cũng giống như bất cứ điều gì khác, dự báo doanh thu có thể rất khó khăn nếu bạn không có dữ liệu hoặc phương pháp đúng đắn.

Theo những người tôi đã trò chuyện, một vài sai lầm phổ biến trong dự báo doanh thu bao gồm quá phụ thuộc vào xu hướng lịch sử, bỏ qua sự thay đổi của thị trường và không tính đến các yếu tố bên ngoài.

Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải khi dự báo doanh thu.

- Đánh giá quá cao doanh thu

Kevin Shahnazari , người sáng lập kiêm CEO của FinlyWealth , chia sẻ với tôi rằng việc đánh giá quá cao doanh thu có thể phải trả giá đắt.

“Sai lầm lớn nhất trong việc dự báo doanh thu, ít nhất là theo kinh nghiệm nghề nghiệp của tôi cho đến nay, là quá lạc quan,” ông nói. “Ngay từ đầu nhiệm kỳ, tôi đã đánh giá quá cao mức tăng trưởng người dùng khoảng 40%, dẫn đến việc tuyển dụng vượt quá nhu cầu. Kể từ đó, tôi luôn có thói quen thêm một yếu tố dự phòng và luôn có nhiều kịch bản khác nhau.”

- Thiếu dữ liệu thời gian thực

Spencer Romenco , chiến lược gia tăng trưởng chính tại Growth Spurt , cho biết một sai lầm hoặc thách thức khác mà các công ty thường gặp phải là không có hoặc không sử dụng dữ liệu thời gian thực. Việc theo dõi những thay đổi trong thời gian thực cho phép bạn điều chỉnh dự báo doanh thu và chiến lược của mình cho phù hợp.

“Một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy trong dự báo doanh thu là không điều chỉnh dự báo cho phù hợp với những thay đổi thực tế về mức độ tương tác của khán giả và điều kiện thị trường bên ngoài,” ông nói. “Nhiều công ty chỉ dựa vào dữ liệu lịch sử mà không xem xét hành vi hiện tại của khán giả, điều này có thể khiến các dự báo trở nên không đáng tin cậy.”

Romenco chia sẻ giải pháp của mình với tôi: “Tại Growth Spurt, chúng tôi liên tục cập nhật dự báo bằng cách theo dõi sát sao những thay đổi trong các chỉ số tương tác video,” anh ấy nói. “Điều này cho phép chúng tôi dự đoán tác động đến doanh thu nếu, chẳng hạn, mức độ tương tác bắt đầu tăng hoặc giảm.”

- Bỏ qua sự hợp tác giữa các bộ phận

Gilbert đã chỉ ra một thách thức khác mà tôi chưa từng nghĩ đến: thiếu sự hợp tác giữa các nhóm. Nếu dự báo doanh thu không bao gồm tất cả những người phù hợp — những người có thể đóng góp dữ liệu quan trọng cho các dự báo — thì dự báo của bạn sẽ không phải là dự báo tốt nhất hoặc chính xác nhất cho các mục tiêu kinh doanh tổng thể.

“Việc dự báo doanh thu không nên chỉ giới hạn trong phạm vi bộ phận tài chính,” ông nói. “Chúng tôi cần sự tham gia của các bên liên quan từ khắp công ty để có được cái nhìn toàn diện.”

Mô hình dự báo doanh thu

Trước khi bắt đầu dự báo doanh thu, bạn cần chọn một mô hình để áp dụng. Có nhiều mô hình dự báo doanh thu khác nhau, mỗi mô hình có những kịch bản khác nhau về thời điểm thích hợp để sử dụng.

Chuỗi thời gian

Mô hình dự báo doanh thu theo chuỗi thời gian sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định các mẫu, xu hướng và tính mùa vụ. Các mô hình này phân tích dữ liệu trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Mô hình này hoạt động tốt nhất đối với các công ty có doanh thu định kỳ có thể đo lường được trong một trong những khung thời gian này.

Tôi đã tìm hiểu được một số phương pháp phổ biến để dự báo chuỗi thời gian bao gồm:

• ARIMA (Mô hình tự hồi quy tích hợp trung bình trượt)
• Làm mịn theo hàm mũ
• Phân hủy

Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp có doanh thu theo chu kỳ, chẳng hạn như các dịch vụ đăng ký.

Hồi quy tuyến tính

Sử dụng hồi quy tuyến tính để dự báo doanh số bán hàng là một phương pháp phổ biến khác. Dự báo doanh thu bằng hồi quy tuyến tính bao gồm việc phân tích hai biến có liên quan trên trục X và trục Y. Mục tiêu là để xem chúng phù hợp với nhau như thế nào.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng phân tích hồi quy tuyến tính để so sánh doanh thu và lợi nhuận. Cả hai đều đóng góp vào doanh thu, vì vậy chúng cần phải tương quan với nhau. Nếu doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không thay đổi, điều này có thể cho thấy bạn cần tăng giá bán.

Phù hợp nhất cho : Xác định chiến lược định giá của bạn.

Từ trên xuống

Mô hình dự báo doanh thu từ trên xuống sử dụng phân tích cấp độ vĩ mô để ước tính tổng doanh thu của công ty. Loại dự báo này xem xét tổng thị trường tiềm năng (TAM) , quy mô thị trường và hiệu suất của đối thủ cạnh tranh để dự đoán thị phần và doanh thu tiềm năng.

Phù hợp nhất cho : Các doanh nghiệp giai đoạn đầu tham gia vào các ngành cạnh tranh và có quyền truy cập vào dữ liệu thị trường.

Từ dưới lên

Như bạn có thể hình dung, dự báo doanh thu từ dưới lên sử dụng phương pháp ngược lại so với mô hình từ trên xuống. Dự báo từ dưới lên bắt đầu ở cấp độ chi tiết, xem xét dữ liệu cụ thể của công ty về từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng riêng lẻ.

Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể xem xét doanh số bán hàng của năm trước và nhân con số đó với mức giá dự kiến ​​cho năm tới để tính ra doanh thu dự kiến.

Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc có dữ liệu bán hàng chi tiết.

Cách lập dự báo doanh thu

Với tất cả những thông tin tôi đã chia sẻ về dự báo doanh thu cho đến nay, giờ là lúc để phân tích chi tiết cách thực hiện dự báo doanh thu. Cho dù bạn là người sáng lập công ty khởi nghiệp, trưởng bộ phận bán hàng hay thành viên nhóm tài chính của công ty, đây là một số bước đơn giản cần tuân theo khi tiến hành dự báo doanh thu.

Xác định mô hình nào cần sử dụng.

Tôi đề nghị bắt đầu bằng việc xem xét các mô hình dự báo doanh thu ở trên. Việc biết mô hình nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn khởi đầu quá trình một cách đúng đắn. Sử dụng mô hình sai sẽ nhanh chóng gây ra sự nhầm lẫn hoặc dự báo không chính xác.

Đánh giá dữ liệu lịch sử và hiệu quả doanh thu trong quá khứ.

Bước tiếp theo là xem xét dữ liệu lịch sử của bạn. Điều này giúp bạn thiết lập mức doanh thu cơ bản để làm cơ sở tham khảo. Nếu bạn cần trợ giúp tính toán các chỉ số như quy mô giao dịch trung bình, tỷ lệ thắng/thua, tỷ lệ khách hàng rời bỏ, v.v., 

Tuy nhiên, nhiều chuyên gia mà tôi đã trao đổi đều nhấn mạnh không nên quá dựa vào dữ liệu lịch sử mà không xem xét các yếu tố bên ngoài hoặc những điều chỉnh trong thời gian thực.

“Sai lầm phổ biến nhất mà tôi thấy là chỉ dựa vào dữ liệu lịch sử,” Shahnazari nói. “Tại FinlyWealth, chúng tôi kết hợp các xu hướng lịch sử với các chỉ số hướng tới tương lai như tâm lý thị trường và xu hướng tín dụng tiêu dùng, điều này đã giúp duy trì độ chính xác trên 90% trong dự báo của chúng tôi.”

Phân tích điều kiện thị trường.

Theo kinh nghiệm của tôi, một số thị trường có thể biến động rất mạnh. Vì vậy, điều quan trọng là phải liên tục phân tích điều kiện thị trường và sử dụng thông tin đó để định hướng và điều chỉnh dự báo doanh thu của bạn.

Phân tích thị trường không chỉ giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh mà còn giúp xác định các cơ hội mở rộng hoặc bổ sung sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Điều chỉnh trong thời gian thực.

Bí quyết để dự báo doanh thu chính xác là gì? Hãy linh hoạt. Mùa vụ thay đổi, thị trường thay đổi, hành vi khách hàng có thể biến động và các xu hướng có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Điều quan trọng là phải xem xét lại các dự báo của bạn trong suốt cả năm để luôn chủ động.

“Dự báo doanh thu là một quá trình liên tục đối với chúng tôi,” Gilbert nói. “Đây không phải là việc chúng tôi chỉ làm một lần mỗi năm rồi quên đi. Chúng tôi liên tục xem xét lại và tinh chỉnh các dự báo của mình khi có thông tin mới. Đó là một quá trình lặp đi lặp lại giúp chúng tôi duy trì sự linh hoạt.”

Những điều tôi học được về việc dự báo doanh thu chính xác

Một trong những bài học lớn nhất tôi rút ra được về dự báo doanh thu là gì? Đó là không chỉ có một biến số duy nhất để dựa vào. Việc quá phụ thuộc vào bất cứ điều gì, dù là dữ liệu lịch sử, thị phần hay doanh số dự kiến, đều có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội, thiếu sự chuẩn bị hoặc gián đoạn dòng tiền.

Cách tốt nhất để dự báo doanh thu là xem xét nhiều yếu tố. Sử dụng dữ liệu nội bộ và phân tích bên ngoài khi thu thập dữ liệu. Mời người từ các nhóm khác tham gia để có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh tổng thể. Cố gắng đừng quá tham vọng khi chưa có dữ liệu để chứng minh cho dự báo của mình. Và cuối cùng, hãy tạo một khoản dự phòng trong dự báo doanh thu để tính đến những thay đổi không lường trước được.

Khi xem xét tất cả các yếu tố này, dự báo doanh thu là một phần quan trọng và có vai trò then chốt trong kế hoạch tài chính.