Nhiều tiền hơn, ít kiệt sức hơn: Cách mở rộng quy mô kinh doanh tự do hoặc tư vấn

Bạn sẽ làm gì khi đã nhận tất cả khách hàng mà bạn có thể tự mình xử lý, và bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải đánh đổi thời gian lấy tiền bạc? Đây là một rào cản mà rất nhiều freelancer và chuyên gia tư vấn, ngay cả những người rất thành công, cũng gặp phải vào một lúc nào đó.

Nếu đây là giai đoạn bạn đang trên hành trình khởi nghiệp, hoặc bạn cảm thấy nó đang đến gần, thì đã đến lúc mở rộng quy mô doanh nghiệp tư vấn hoặc làm việc tự do của bạn. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách thực hiện.

Vậy thì mở rộng quy mô có nghĩa là gì?

“ Mở rộng quy mô kinh doanh ” là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến đến mức mỗi chúng ta đều có cách hiểu riêng về nó. Trong bài viết này, mở rộng quy mô kinh doanh đề cập đến việc thiết lập cơ sở hạ tầng để doanh nghiệp của bạn có thể mở rộng phạm vi hoạt động và tăng trưởng lợi nhuận mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc đòi hỏi nhiều thời gian hơn.

Trong trường hợp kinh doanh dịch vụ như làm việc tự do hoặc tư vấn, hãy nghĩ theo cách này: Nếu tuần này bạn có 10 khách hàng mới, bạn có thể xử lý được không? Nếu câu trả lời là không, doanh nghiệp của bạn không thể mở rộng quy mô. Điều này đúng với hầu hết những người làm việc tự do. Khi chỉ có một người và một ngày 24 giờ, bạn chỉ có thể tiếp nhận một số lượng khách hàng nhất định. Thu nhập của bạn bị hạn chế.

Đây có lẽ là lời chỉ trích lớn nhất đối với các doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt là các doanh nghiệp tư vấn tự do hoặc tư vấn cá nhân: “Họ không có khả năng mở rộng quy mô”.

Nhưng như bạn sẽ thấy bên dưới, điều đó không đúng.

3 cách để mở rộng quy mô kinh doanh tự do

Lựa chọn 1: Gia công công việc

Thuê ngoài  là việc ủy ​​thác công việc cho người khác ngoài bạn hoặc ngoài nhóm của bạn. Việc này có thể được thực hiện theo một trong hai cách: giao các nhiệm vụ hành chính cho trợ lý ảo  hoặc quản lý kinh doanh trực tuyến, hoặc thuê ngoài các dịch vụ chính của bạn cho một freelancer khác.

- Gia công nhiệm vụ quản trị

Nếu bạn đang cân nhắc việc thuê ngoài các công việc hành chính và đang phân vân không biết bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu với những công việc bạn  ghét  . Đó có thể là dịch vụ khách hàng, kế toán hoặc lập hóa đơn. Thông thường, đây là những công việc không phải là cốt  lõi của doanh nghiệp bạn. Bạn nên chuyên cung cấp một dịch vụ cụ thể cho khách hàng và thuê ngoài mọi thứ khác.

Một ví dụ điển hình là Gretta van Riel , nhà sáng lập SkinnyMe Tea. Khi mới khởi

nghiệp kinh doanh thương mại điện tử, cô đã cố gắng kiểm soát mọi thứ. "Tôi thậm chí không cho ai động đến bộ phận chăm sóc khách hàng trong sáu tháng đầu tiên", cô chia sẻ với Foundr. "Tôi làm việc chăm sóc khách hàng, khoảng tám tiếng mỗi ngày, trả lời mọi email vì tôi nghĩ rằng việc để người khác làm bất cứ điều gì sẽ khiến tôi trở thành một nhà sáng lập tồi."

Tuy nhiên, cuối cùng, khi mở rộng quy mô kinh doanh, cô phải học cách buông bỏ và phân công nhiệm vụ cho đội ngũ của mình. Một phần nhờ vào quyết định đó, cô đã có thể phát triển doanh nghiệp và đạt doanh thu hàng triệu đô la mỗi năm.

Điều tương tự cũng đúng với doanh nghiệp của bạn. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng mình cần phải tham gia vào mọi khâu, nhưng một phần quan trọng của việc mở rộng quy mô kinh doanh là xác định những công việc nào bạn không nên tự mình xử lý.

Bắt đầu từ đâu? Hãy bắt đầu bằng việc thuê ngoài một  lĩnh vực kinh doanh của bạn. Để quyết định lĩnh vực nào, hãy dành một tuần theo dõi từng phút thời gian của bạn bằng một công cụ miễn phí như Toggl .

Hãy cân nhắc việc thuê ngoài nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của bạn trong tuần đó và mang lại cho bạn ít tiền nhất (hoặc không kiếm được tiền).

Khi bạn thấy rằng mình có thể tin tưởng người khác thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, bạn sẽ học cách buông bỏ mọi chi tiết nhỏ trong doanh nghiệp đang ngăn cản bạn tập trung vào những gì mình làm tốt nhất.

- Công việc của khách hàng thầu phụ

Một lựa chọn khác để thuê ngoài là thuê ngoài công việc của khách hàng thay vì tự mình làm hết. Nhiều freelancer chọn thuê ngoài với các freelancer khác. Khi làm như vậy, bạn sẽ trở thành một người quản lý dự án - quản lý các nhà thầu phụ thực hiện công việc trong khi bạn liên lạc với khách hàng.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận ở đây. Thuê ngoài freelancer sẽ làm giảm lợi nhuận của bạn, nghĩa là bạn sẽ phải tăng giá hoặc tìm nhân công giá rẻ, hoặc cả hai. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng khi thuê ngoài, chất lượng công việc vẫn được duy trì. Điều này có nghĩa là bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các nhà thầu phụ và xem xét kỹ lưỡng công việc của họ trước khi bàn giao cho khách hàng.

Cứ hỏi Laura Pennington , người kiếm được sáu con số mỗi năm với nghề viết lách tự do. Dù đã thử thuê ngoài công việc viết lách, cuối cùng cô ấy quyết định rằng việc đó không đáng để phải đau đầu. "Tôi nhận ra rằng nếu không thuê ngoài công việc viết lách, tôi vẫn có thể mở rộng quy mô kinh doanh đáng kể trong khi vẫn làm việc bán thời gian nhờ chỉ làm việc với các khách hàng VIP", cô nói với Foundr. "Vậy nên, tin tốt là bạn có thể tự chọn phương án phù hợp với mình khi thuê ngoài và bạn không cần phải thuê ngoài công việc của khách hàng nếu không muốn."

Hiện tại, Pennington chỉ thuê ngoài những công việc như nghiên cứu, quảng cáo và lập hóa đơn, giúp cô có thể tập trung vào việc viết bài cho những khách hàng trả lương cao.

Lựa chọn 2: Trở thành một đại lý

Khi bắt đầu thuê ngoài, cuối cùng bạn có thể thấy mình đang xây dựng một công ty tư vấn, tức là một nhóm nhân viên hoặc nhà thầu mà bạn thường xuyên làm việc cùng. Trong trường hợp này, mỗi thành viên trong nhóm đều có chuyên môn riêng, vì vậy bạn không cần phải làm tất cả mọi việc. Phát triển thành một công ty tư vấn có lẽ là cách phổ biến nhất mà các nhà tư vấn độc lập mở rộng quy mô kinh doanh.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với tư cách là một nhà thiết kế web tự do, cung cấp trang web tùy chỉnh cho các doanh nghiệp nhỏ. Trong trường hợp đó, bạn sẽ làm tất cả mọi thứ - từ xây dựng thương hiệu, thiết kế đến phát triển. Tuy nhiên, nếu bạn trở thành một agency, có thể bạn sẽ có một đồng đội chuyên về xây dựng thương hiệu, một người khác thiết kế trang web, và một người nữa phụ trách phát triển. Bằng cách chuyển từ freelancer sang agency, bạn sẽ có thể tự do hơn về thời gian, tăng giá và tiếp cận nhiều khách hàng hơn, vì sẽ có một chuyên gia chuyên trách cho từng mảng kinh doanh của bạn - thay vì chỉ có bạn phải xoay xở mọi thứ.

Ví dụ, Mike Tanner bắt đầu sự nghiệp với công việc tự do là xây dựng website và viết nội dung. Nhưng sau vài năm, anh nhận ra rằng công việc này không bền vững. "Lý do duy nhất khiến tôi làm việc tự do là vì tôi không muốn làm việc nhiều giờ chỉ để kiếm được một khoản lương ít ỏi", anh viết trên Millo.co , "và theo thời gian, tôi nhận ra rằng nếu không mở rộng quy mô, thì đó chính xác là điều tôi sẽ làm."

Vậy nên, thay vì tiếp tục làm freelancer, Tanner đã dần chuyển sang làm việc cho một agency. Mọi chuyện bắt đầu bằng việc xây dựng mạng lưới quan hệ, giao phó một số công việc cho freelancer, và cuối cùng là tìm một đối tác và thuê một đội ngũ làm việc từ xa . Giờ đây, với tư cách là người sáng lập OneRedCat Media , anh và đội ngũ của mình có thể cung cấp nhiều dịch vụ hơn là chỉ thiết kế web và viết nội dung; họ cung cấp dịch vụ xây dựng thương hiệu, quản lý mạng xã hội và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, cùng nhiều dịch vụ khác.

Lựa chọn 3: Biến dịch vụ của bạn thành sản phẩm số

Là chủ một doanh nghiệp dịch vụ, bạn có thể bắt đầu cảm thấy như thể mọi người đang thuê bạn vì thời gian của bạn - nhưng thực tế không phải vậy. Họ thuê bạn vì chuyên môn của bạn. Vậy tại sao không biến chuyên môn đó thành một sản phẩm kỹ thuật số mà bạn có thể tạo ra một lần rồi bán đi bán lại?

Nếu bạn đã sẵn sàng từ bỏ hoàn toàn dịch vụ, lựa chọn thứ ba là lựa chọn tốt nhất: Biến dịch vụ của bạn thành sản phẩm. Sự bùng nổ của các khóa học trực tuyến là một bước đột phá trong lĩnh vực này. Bạn không thể đích thân tư vấn cho tất cả 10.000 độc giả blog của mình. Nhưng bạn có thể  truyền đạt cho họ những gì bạn biết thông qua một khóa học trực tuyến , từ đó cung cấp kiến ​​thức chuyên môn của mình ở quy mô lớn. 

- Nền tảng lưu trữ khóa học trực tuyến của bạn

• Udemy
• Có thể dạy được
• Suy nghĩ
• Skillshare

- Tạo mẫu kỹ thuật số hoặc sản phẩm có thể tải xuống

Hãy học hỏi từ Megan Minns . Là một chiến lược gia về năng suất và hệ thống, cô ấy giúp các doanh nghiệp sắp xếp và tinh giản hoạt động. Hiện tại, cô ấy bán các công cụ hỗ trợ bạn, giúp bạn làm tất cả những việc đó, chẳng hạn như bảng tính theo dõi thống kê kinh doanh và mẫu email.

+ Tạo một trang web thành viên

Nếu bạn quan tâm hơn đến việc xây dựng một cộng đồng trực tuyến, hãy tìm nguồn cảm hứng từ Tara McMullin. Cô đã làm việc nhiều năm với tư cách là nhà tư vấn độc lập cho các chủ doanh nghiệp nhỏ cho đến gần đây, khi cô ra mắt CoCommercial , một trang web thành viên trực tuyến dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để tìm kiếm cộng đồng và sự hỗ trợ.

+ Phát triển một công cụ phần mềm

Và lựa chọn của bạn không chỉ giới hạn ở các khóa học trực tuyến hay trang web thành viên . Bạn thậm chí có thể tạo ra phần mềm dựa trên chuyên môn của mình, như doanh nhân nối tiếp Jonathan Siegel  đã làm. Ban đầu, Siegel điều hành một công ty tư vấn, nơi anh và nhóm của mình xây dựng phần mềm và trang web cho khách hàng. Trong một thời gian rảnh rỗi, anh đã thử thách nhóm của mình tạo ra một giải pháp phần mềm để họ không bao giờ phải xây dựng một trang web thương mại điện tử nữa. Đó là lúc họ nghĩ ra RightCart, phần mềm biến bất kỳ trang web nào thành trang web thương mại điện tử có giỏ hàng.

Vậy hãy lùi lại một bước và đánh giá doanh nghiệp của bạn. Liệu có khía cạnh nào trong dịch vụ của bạn có thể chuyển đổi thành sản phẩm số không?

Phần thưởng: Nếu bạn muốn mở rộng quy mô kinh doanh tự do/tư vấn, hãy triển khai hệ thống

Hệ thống là một quy trình từng bước bạn tuân thủ trong từng khía cạnh của doanh nghiệp, mọi  lúc, để tiết kiệm thời gian và năng lượng. Nói cách khác, đừng phát minh lại bánh xe.

Cách thể hiện rõ ràng nhất là trong quá trình tiếp nhận khách hàng mới. Giả sử, ngay lúc này, khi bạn có một khách hàng tiềm năng mới, bạn tạo một đề xuất tùy chỉnh, đính kèm tệp PDF vào email, soạn tin nhắn cá nhân hóa, gửi cho khách hàng, và khi họ chấp thuận, bạn đính kèm tệp PDF hợp đồng vào một email khác, soạn tin nhắn và gửi đi.

Mặc dù điều đó có thể ổn nếu bạn có thêm một khách hàng mới mỗi tuần, nhưng nếu con số đó tăng lên 10 khách hàng mới mỗi tuần thì sao? Hệ thống đó sẽ nhanh chóng sụp đổ, vì nó không thể mở rộng quy mô.

Việc hệ thống hóa có thể giống như thiết lập tự động hóa với một công cụ quản lý dự án như HoneyBook  hoặc Acuity , nơi bạn nhập thông tin khách hàng và nó sẽ tự động gửi email chào mừng, đề xuất và hợp đồng. Bạn thậm chí có thể tạo mẫu cho các email thường dùng để gửi.

Khả năng chỉnh sửa PDF cũng có thể hữu ích khi bạn cần thực hiện các thay đổi nhanh chóng.

Bạn cũng có thể cân nhắc việc xây dựng một hệ thống cho dịch vụ của mình. Đây còn được gọi là dịch vụ đặc trưng . Đó là cách mà copywriter Courtney Johnston sử dụng trong  phương pháp viết trang bán hàng Rainbow of Sales của cô ấy. Đó cũng là cách Braid Creative áp dụng trong Phương pháp Braid  để mang lại kết quả tuyệt vời như nhau cho các khách hàng xây dựng thương hiệu của họ. Không chỉ hiệu quả, một dịch vụ đặc trưng còn là một điểm bán hàng cực kỳ quan trọng, bởi vì đó là một hệ thống giúp bạn trở nên nổi tiếng. Đó là một công thức thành công có thể lặp lại với mọi khách hàng.

Bạn sẽ mở rộng quy mô kinh doanh dịch vụ của mình như thế nào trong năm nay?

Đủ rồi. Nếu bạn cảm thấy kiệt sức vì phải liên tục viết đề xuất, lập hóa đơn và làm việc với khách hàng, đã đến lúc mở rộng quy mô kinh doanh tự do hoặc tư vấn của bạn . Và đừng nản lòng bởi những lời chê bai. Một doanh nghiệp dịch vụ có thể mở rộng quy mô theo ít nhất ba cách:

• Bạn có thể thuê ngoài một số nhiệm vụ để có thêm thời gian cho công việc của khách hàng.
• Bạn có thể mở rộng thành một công ty để có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn với ngân sách lớn hơn.
• Bạn có thể biến chuyên môn của mình thành một sản phẩm kỹ thuật số để bán đi bán lại.

Bằng cách mở rộng quy mô doanh nghiệp dịch vụ của mình, bạn sẽ có thể rời xa máy tính, nói không với những đêm làm việc muộn bất tận và tận hưởng sự tự do mà một doanh nhân mang lại.