Nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên: Cách chọn con ếch nào để ăn trước

Thực tế là, mỗi khi bắt đầu một ngày mới, chúng ta đều có một hoặc hai con ếch cần ăn - những công việc thường khó chịu mà chúng ta thực sự cần phải hoàn thành. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta có quá nhiều ếch hơn mức mình có thể xử lý? Chúng ta sẽ ăn con nào trước?

Khi bạn bị áp đảo về số lượng bởi những con ếch, điều hợp lý duy nhất bạn có thể làm là cố gắng tạo ra trật tự từ sự hỗn loạn  và học cách ưu tiên. Tin tôi đi, tôi đã thử tất cả các phương án thay thế, và giải pháp ít đau đớn nhất luôn là cố gắng tạo ra một cái gì đó tương tự từ mớ hỗn độn. Nhưng thành thật mà nói... mọi thứ không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Mẹo 1: Biết sự khác biệt giữa "Khẩn cấp" và "Quan trọng"

Khi chúng tôi bắt đầu tìm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, điều đầu tiên chúng tôi nhận thấy là hầu như mọi người đều có quan điểm khác nhau về việc nên ăn con ếch nào trước, và nên để dành con nào cho bữa sau. Và đây chính là gốc rễ của toàn bộ vấn đề, rằng với tư cách là một doanh nghiệp, chúng tôi đã không thể sắp xếp công việc một cách hợp lý vì không thể thống nhất được những công việc nào nên được ưu tiên.

Mặc dù việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là thiết yếu cho việc tổ chức, nhưng việc sắp xếp cũng quan trọng không kém. Đây giống như câu chuyện con gà và quả trứng, và bạn không thể có cái này mà không có cái kia. Vì vậy, bước đầu tiên luôn phải là đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm về việc cái nào là ưu tiên và cái nào không.

Để làm được điều này, chúng tôi đã sử dụng ma trận khẩn cấp/quan trọng của Tổng thống Dwight Eisenhower, giúp phân tách các nhiệm vụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh tức thời (khẩn cấp) với các nhiệm vụ giúp chúng tôi phát triển và tăng trưởng, nhưng không nhất thiết sẽ khiến toàn bộ văn phòng phải đóng cửa nếu không hoàn thành (quan trọng). Một khi chúng tôi có một hướng dẫn thực tế để hiểu những gì cần được ưu tiên, chúng tôi có thể ngừng trì hoãn !

Ví dụ, một nhiệm vụ quan trọng có thể là lập kế hoạch cho tuần tới. Hoặc lên kế hoạch cho chiến dịch truyền thông xã hội tiếp theo, việc này có thể được thực hiện sau mà không bỏ lỡ cơ hội quan trọng nào.

Mặc dù cả hai đều quan trọng và góp phần vào mục tiêu của bạn, nhưng chúng không cần phải được hoàn thành ngay bây giờ, nếu không thì sẽ chẳng có ai chết cả.

Mặt khác, một nhiệm vụ khẩn cấp có thể là một email cần gửi đến một khách hàng quan trọng với nguy cơ mất khách hàng. Hoặc, đó có thể là một bản sao cần thêm vào trang web của bạn để trùng với một chương trình khuyến mãi sắp ra mắt và kết thúc trong vòng 24 giờ. Được rồi, chẳng ai chết cả, nhưng bạn sẽ mất tiền nếu những nhiệm vụ khẩn cấp không được hoàn thành.

Như bạn có thể thấy trong ma trận, một số nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách, một số thì quan trọng nhưng không cấp bách, và một số thì không. Khi hiểu được sự khác biệt này, bạn sẽ thấy việc phân chia và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn. Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách áp dụng ma trận ưu tiên này vào các nhiệm vụ của bạn, hãy xem hướng dẫn chuyên sâu này .

Nhưng đây chỉ là phần một của quy trình. Để ma trận khẩn cấp/quan trọng hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần duy trì sự ngăn nắp, theo dõi các nhiệm vụ phát sinh để có thể dễ dàng phân loại chúng vào một trong bốn ô khẩn cấp/quan trọng. Một trong những vấn đề lớn mà chúng tôi gặp phải là, mặc dù chúng tôi biết cách phân loại các nhiệm vụ, nhưng chúng lại đến quá nhanh đến mức thường khó quản lý.

Josh Bersin , người sáng lập Bersin by Deloitte, cho biết rằng “với điện thoại di động, email, tin nhắn văn bản, nhóm toàn cầu, cuộc gọi hội nghị, phương tiện truyền thông xã hội và thậm chí cả đồng hồ đeo tay đang nói chuyện với chúng ta, có rất nhiều thứ ập đến với chúng ta, chúng ta liên tục bị ngập đầu và không thể hoàn thành công việc, và chúng ta cảm thấy kém hiệu quả hơn so với trước đây”.

Đó là điều chúng tôi cảm thấy sâu sắc và cần phải giải quyết. Chúng tôi nhận thấy cách quản lý tốt nhất là sử dụng phần mềm cộng tác  , cung cấp tổng quan toàn diện về nhiệm vụ cho bất kỳ ai muốn xem; điều quan trọng là tất cả chúng tôi đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết để ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Bạn nên ăn con ếch nào trước?: Hãy ăn con mà bạn thấy hợp lý nhất, dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. Ăn con ếch mà bạn CẦN ăn để sống sót. Không phải con ếch mà bạn MUỐN ăn vì nó ngon.

Mẹo 2: Ủy quyền hiệu quả

Một trong những trở ngại đầu tiên mà chúng ta gặp phải khi học cách ưu tiên công việc là, chẳng bao lâu sau, mọi người đã chuyển từ việc quá nhiều việc quan trọng sang quá nhiều việc cấp bách, nghĩa là chúng ta gần như quay lại vạch xuất phát trong việc xác định nên ăn con ếch nào trước. Đây là một mối lo ngại lớn, đặc biệt là khi nghiên cứu cho thấy khối lượng công việc ngày càng tăng là nguyên nhân lớn nhất gây ra căng thẳng tại nơi làm việc.

Việc phân công công việc hiệu quả là điều cần thiết trong việc ưu tiên công việc, giảm thiểu cảm giác "aaaarrrgghhh" và đảm bảo không ai trong nhóm cảm thấy quá tải đến mức ảnh hưởng đến năng suất. Nhưng việc phân công công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt là trong thời điểm các chính sách làm việc linh hoạt đang ngày càng phổ biến, và bạn không thể biết chắc ai sẽ rảnh vào lúc nào.

Bạn cần xem xét danh sách công việc của mình và tự hỏi những công việc nào sẽ làm chậm bạn và công ty của bạn nếu bạn tự mình giải quyết, và những công việc nào sẽ giúp toàn bộ hoạt động hiệu quả hơn nếu bạn phân công chúng.

Khi quyết định phân công nhiệm vụ nào, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Nhiệm vụ nào cấp bách nhất và nhiệm vụ nào quan trọng nhất hiện nay?
• Những nhiệm vụ nào sẽ khiến tôi trì hoãn nếu tôi quyết định giải quyết chúng?
• Nhiệm vụ nào gây ra nhiều cảm giác căng thẳng và lo lắng nhất?
• Những nhiệm vụ nào sẽ gây ra tình trạng tắc nghẽn nếu tôi tiếp tục thực hiện mà không có sự trợ giúp từ bên ngoài?

Khi những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao khiến bạn căng thẳng và trì hoãn, tốt nhất là bạn nên giao quyền quản lý cho một thành viên có năng lực trong nhóm.

Để ủy quyền hiệu quả:

+ Xác định người bạn nên giao nhiệm vụ – Nhân viên có đủ kiến ​​thức và kỹ năng cho nhiệm vụ này không? Hay họ cần được đào tạo thêm? Đặc biệt đối với những nhiệm vụ quan trọng gắn liền với mục tiêu và giá trị dài hạn của công ty, hãy đảm bảo những mục tiêu và giá trị này phù hợp với mục tiêu và giá trị của từng cá nhân. Ngay cả khi đã chọn đúng người, hãy nhớ kiên nhẫn vì người được giao nhiệm vụ sẽ học hỏi và điều chỉnh.

+ Ủy quyền rõ ràng – Nêu rõ kết quả mong muốn. Giải thích tại sao nhiệm vụ này cấp bách và/hoặc quan trọng, đồng thời làm rõ mọi thứ, từ trách nhiệm đến nghĩa vụ. Điều này rất quan trọng bởi vì, mặc dù nhân viên chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ, bạn vẫn là người có thẩm quyền tối cao. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải để mọi người tham gia vào quá trình ủy quyền. Hãy nhớ rằng, làm việc nhóm sẽ biến giấc mơ thành hiện thực.

Một mẹo cuối cùng, cần lưu ý rằng việc phân công công việc sẽ không thể thực hiện được nếu không có hệ thống theo dõi  vắng mặt. Việc theo dõi vắng mặt rất quan trọng vì nhân viên sẽ bị ốm và phải nghỉ làm. Khi điều này xảy ra, những công việc khẩn cấp cần hoàn thành có thể sẽ không được hoàn thành. Và đột nhiên, bạn lại càng bị chậm tiến độ hơn nữa!

Theo dõi vắng mặt hiệu quả đồng nghĩa với sự rõ ràng và minh bạch tuyệt đối trong giao tiếp nội bộ trên toàn tổ chức. Suy cho cùng, nhiệm vụ không thể được phân công nếu không có người để phân công, và nếu không có sự phân công thì bạn gần như có thể nói lời tạm biệt với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả.

Nhiệm vụ của bạn sẽ không được hoàn thành đúng hạn, và tất cả những nỗ lực bạn đã bỏ ra để ưu tiên và hoàn thành chúng sẽ trở nên vô ích. Bên cạnh việc được ưu tiên theo tính cấp bách và tầm quan trọng, nhiệm vụ cũng phải được ưu tiên theo tính khả thi của chúng.

Bạn nên ăn con ếch nào trước?: Tại sao chỉ ăn một con? Việc ủy ​​quyền về cơ bản sẽ loại bỏ nhu cầu phải chọn một con ếch duy nhất. Với sự giúp đỡ của một vài chiếc dạ dày sẵn sàng khác, nhiều con ếch có thể bị ăn cùng một lúc!

Mẹo 3: Sắp xếp danh sách của bạn

Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn đã tách những việc cấp bách khỏi những việc quan trọng, và bạn đã cho người khác vài việc, mà vẫn chưa chắc chắn nên ăn con ếch nào tiếp theo? Đó là lúc việc tạo một danh sách công việc chi tiết hơn trở nên hữu ích. Nhưng đây không phải là một danh sách công việc thông thường. Đây là một danh sách công việc bao gồm tất cả thông tin có sẵn về một nhiệm vụ cụ thể, giúp bạn xác định xem nó có khả thi hay không.

Bạn thấy đấy, có thể có những việc gấp gáp nhưng vẫn chưa sẵn sàng để bị ăn thịt, vì vậy việc ưu tiên chỉ dựa trên tính cấp bách không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lượng thông tin được biết về một nhiệm vụ cũng nên được tính đến.

Ví dụ, bạn có thể cần gấp một nhiệm vụ chỉnh sửa trang đích trên website vì một số thông tin đã lỗi thời và khách hàng phàn nàn, khiến bạn mất doanh số. Tuy nhiên, để hoàn thành nhiệm vụ này, bạn cần phần mềm quản lý trang đích của bên thứ ba thực hiện thay đổi trước khi chỉnh sửa. Việc đính kèm thông tin này vào danh sách sẽ giúp bạn ưu tiên tốt hơn.

Bắt đầu một nhiệm vụ - đặc biệt là một nhiệm vụ khẩn cấp - mà không có đầy đủ thông tin cần thiết là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn mắc lỗi và sau đó phải bắt đầu lại từ đầu. Nếu một nhiệm vụ khẩn cấp chưa sẵn sàng để bị "xử lý", hãy chuyển nó xuống các nhiệm vụ tiếp theo cho đến khi nó sẵn sàng. Đơn giản vậy thôi.

Cách sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng và cấp bách của bạn

Vì vậy, hãy dành một phút để nói về cách sắp xếp các nhiệm vụ cấp bách của bạn tốt hơn:

• Bao gồm hai phần riêng biệt – Bất kỳ danh sách công việc tốt nào cũng nên có hai phần riêng biệt: danh sách việc cần làm và danh sách tồn đọng dự án. Danh sách việc cần làm nên bao gồm bất kỳ nhiệm vụ khẩn cấp nào có thể hoàn thành ngay lập tức. Danh sách tồn đọng dự án nên bao gồm bất kỳ nhiệm vụ quan trọng (nhưng không khẩn cấp) nào, cùng với các nhiệm vụ khẩn cấp đang chờ thông tin bổ sung. Việc có hai danh sách này giúp nhóm luôn thoải mái bằng cách cho phép họ lọc các nhiệm vụ và chỉ xem những gì họ thực sự cần xem, loại bỏ những việc ít khẩn cấp hơn để tránh làm quá tải nhân viên.

Chúng tôi nhận thấy việc tạo nhiều danh sách (như danh sách việc cần làm và danh sách tồn đọng) mang lại nhiều lợi ích hơn, và đây là phương pháp chúng tôi đã tích hợp hoàn toàn vào quy trình làm việc của mình. Việc lập kế hoạch khả dụng (lập kế hoạch khi ai đó có thể thực hiện nhiệm vụ) đặc biệt được cải thiện nhờ việc tạo danh sách tồn đọng, vì chúng tôi có thể tự tin chuyển cả các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng sang "dự phòng", đảm bảo rằng những người có liên quan nhất có thể xử lý chúng khi họ có thể.

• Hãy đơn giản hóa – Nếu bạn có quá nhiều việc cấp bách, điều này có thể gây căng thẳng và choáng ngợp. Hãy xem xét kỹ hơn những việc cấp bách đó và xem liệu bạn có thể chia chúng ra làm đôi hay không. Những việc có mức độ ưu tiên cao nhất có thể được hoàn thành ngay hôm nay hoặc ngày mai, trong khi những việc còn lại có thể được chuyển sang danh sách thứ ba. Đôi khi những việc bạn cảm thấy cấp bách lại không cấp bách như bạn nghĩ khi bạn thấy một việc khác có vẻ cấp bách hơn.

• Giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn – Đối với phần backlog dự án, điều cuối cùng bạn muốn là một nhóm phải loay hoay tìm kiếm tất cả thông tin cần thiết. Vì vậy, hãy cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt ngay lúc này, bao gồm tên các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào một số thông tin nhất định, số lượng người cần được gọi, nơi có thể tìm thấy một số thông tin nhất định, v.v.

• Bao gồm ước tính thời gian – Ngay cả sau khi bạn đã tinh giản danh sách công việc, danh sách công việc vẫn có thể gây căng thẳng, lo lắng và quá tải. Vì vậy, việc thêm ước tính thời gian bên cạnh mỗi công việc là một ý tưởng thực sự thông minh. Nếu nhóm của bạn có ý tưởng chung về thời gian hoàn thành một công việc, mức độ căng thẳng sẽ giảm xuống và khả năng quản lý thời gian được cải thiện. Bạn càng hoàn thành nhiều công việc, ước tính thời gian của bạn sẽ càng chính xác.

Khả năng hiển thị cũng rất hữu ích. Nghiên cứu của Deloitte cho thấy gần ba phần tư nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin  họ cần trên hệ thống của công ty. Mặc dù lợi ích của việc tạo nhiều danh sách là giúp nhân viên không phải xem tất cả thông tin cùng một lúc, nhưng việc họ có thể truy cập thông tin này khi cần thiết để sắp xếp thứ tự ưu tiên vẫn rất quan trọng.

Nên ăn con ếch nào trước?: Ăn con ếch đã chín. Ăn con ếch chưa chín cũng chẳng ích gì, vì nó sẽ dở hơn nhiều. Ăn con ếch còn hạn sử dụng tiếp theo.

Mẹo 4: Phát huy điểm mạnh của bạn

Bây giờ hãy tưởng tượng một tình huống khác: Bạn có nhiều con ếch, tất cả đều ngang nhau về mọi mặt. Vậy làm sao để chọn được một trong số chúng? Ở giai đoạn này, sở thích cá nhân phải được đưa vào phương trình. Hãy quay lại thông điệp cơ bản của phép so sánh con ếch. Về cơ bản, ý tưởng là giải quyết phần tồi tệ nhất trong ngày ngay từ đầu, để lại cho bạn những công việc thú vị hơn vào buổi chiều. Điều này cũng giống như việc ăn hết rau trước, chỉ chừa lại miếng bít tết ngon ngọt trên đĩa.

Điểm mạnh và sở thích cá nhân đóng vai trò quan trọng hơn nhiều người nghĩ trong việc lựa chọn công việc. Vì vậy, hãy dành chút thời gian để xem xét điều gì bạn yêu thích ở công việc của mình và những nhiệm vụ nào khiến bạn sợ hãi. Bằng cách hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất vào đầu ngày, tâm trí bạn sẽ được giải phóng, và bạn có thể ngạc nhiên khi thấy một cái đầu tỉnh táo có thể tác động đến năng suất của bạn nhiều như thế nào. Sức khỏe tinh thần và sự an lành là điều chúng ta đang bắt đầu chú trọng hơn, vì vậy đây là một khía cạnh rất quan trọng mà chúng ta cần cân nhắc khi cố gắng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Phương châm của chúng tôi: hoàn thành công việc, và tiếp tục tiến lên.

Hay nói cách khác, hãy ăn con ếch xấu xí nhất trước.

Vậy làm sao để xác định được nhiệm vụ nào là tệ nhất?

- Định nghĩa tệ nhất

"Nhiệm vụ tệ nhất" nghĩa là gì với bạn? Nó có thể là nhiệm vụ khó nhất, hoặc cũng có thể là nhiệm vụ ít quan trọng nhất. Với một số người, nhiệm vụ ít quan trọng nhất lại là nhiệm vụ họ trì hoãn nhiều nhất, trong khi với những người khác, nhiệm vụ khó nhất lại dẫn đến sự trì hoãn. Vì vậy, bạn cần xác định loại công việc mà mình thường trì hoãn và ưu tiên thực hiện trước. Hoàn thành chúng trước sẽ giúp bạn cảm thấy nhẹ nhõm hơn rất nhiều và sẵn sàng làm việc hết mình suốt cả ngày. Động lực sẽ được tạo ra.

- Chọn con ếch xấu xí nhất của bạn vào đêm hôm trước

Đừng đợi đến sáng mới chọn con ếch xấu xí nhất, vì điều đó chỉ khiến bạn thêm trì hoãn và do dự. Hãy chọn con ếch xấu xí và độc ác nhất trước khi đi ngủ và tấn công nó ngay khi thức dậy.

- Hãy biến nó thành thói quen

Hãy biến việc giết con ếch xấu xí nhất thành thói quen. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ đắm chìm vào công việc đến mức làm được nhiều việc hơn bất kỳ ai khác. Hy vọng các thành viên trong nhóm, được truyền cảm hứng từ sự nhiệt tình của bạn, cũng sẽ noi theo.

Cho phép tôi được thành thật một chút ở đây.

Ngay cả với những quy trình ưu tiên tốt nhất, chúng tôi vẫn nhận thấy không phải lúc nào cũng có thể hoàn thành tất cả. Chắc chắn là chúng tôi đang hoàn thành những nhiệm vụ cấp bách, nhưng vẫn còn một số nhiệm vụ quan trọng mà chúng tôi chưa kịp hoàn thành đúng hạn.

Và đoán xem… không sao cả. Một trong những bài học quan trọng nhất mà chúng tôi học được là chúng ta cần phải chấp nhận buông bỏ mọi thứ. Ban đầu, điều này chắc chắn không dễ dàng, đặc biệt là với những người cầu toàn trong nhóm. Nhưng bằng cách tuân thủ những quy trình này, chúng tôi biết rằng miễn là hoàn thành được những nhiệm vụ cấp bách, mọi thứ khác chỉ là chuyện nhỏ.

Bạn nên ăn con ếch nào trước?: Luôn ăn con mà bạn sợ nhất, để dành những con ngon hơn sau. Và nếu bạn không ăn hết được, đừng lo! Chắc chắn lũ ếch sẽ sớm quay trở lại thôi!

Học cách ưu tiên: Không có gì là cố định

Tôi đã khiến nghệ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên trông có vẻ dễ dàng chưa? À, tôi sẽ bật mí cho bạn một bí mật nhỏ nhé... không hề dễ dàng chút nào! Thực ra, việc chọn con ếch nào để ăn thường là một trong những việc khó khăn nhất mà bạn phải làm ở nơi làm việc!

Vấn đề, tất nhiên, là không có câu trả lời đúng hay sai. Con ếch ngon nhất bạn nên ăn thường sẽ hoàn toàn khác với con ếch mà đối thủ cạnh tranh của bạn ăn. Điều này khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Điều tốt nhất bạn có thể làm là áp dụng những mẹo tôi đã chia sẻ ở trên và bắt đầu làm quen với một số công cụ và phần mềm kỹ thuật số để giúp bạn duy trì sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

Nhìn chung, không ai có thể bảo bạn nên ăn loại ếch nào. Nhưng chúng tôi có thể chia sẻ những lời khuyên hữu ích, giúp chúng tôi trở nên ngăn nắp hơn và tăng năng suất đáng kể, từ đó tạo ra quy trình kinh doanh tốt hơn, nhân viên năng động hơn và định hướng rõ ràng cho sự tăng trưởng và phát triển hơn nữa trong tương lai.