Mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn mà không cần huy động vốn

Khi bạn rời mắt khỏi một dự án, nó sẽ bị đình trệ hoặc sụp đổ. Khi bạn thêm sản phẩm, dịch vụ và các lớp hoạt động, bạn vẫn cảm thấy như mình là người kiểm soát tất cả chúng theo cách thủ công. Tất cả những điều này tạo ra cảm giác như bạn là một trong những nhóm một người thời xưa. Nhưng khi công ty mở rộng quy mô, cỗ máy trên lưng bạn cứ tiếp tục phát triển và phát triển.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều mong muốn mở rộng từ một chương trình của một người thành một tổ chức hoàn chỉnh. Nhưng để điều đó xảy ra, người ở trung tâm của tất cả phải có khả năng bước ra và biết mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. Việc ra quyết định không thể hoàn toàn phụ thuộc vào một người, vì người đó không phải lúc nào cũng có khả năng đưa ra quyết định tốt nhất.

Nói cách khác, phải có hệ thống cho phép người khác thực hiện nhiệm vụ một cách độc lập bằng cách tuân theo các quy trình được ghi chép lại.

Đây là những gì chúng tôi gọi là hệ thống hóa, một từ dài có nghĩa là từ bỏ nhóm một người và tạo ra một cỗ máy kinh doanh vận hành trơn tru có thể tự vận hành và mở rộng quy mô.

Sam Craven, đồng sáng lập tại Senna House Buyers, là một trong số nhiều chủ doanh nghiệp đã mở rộng quy mô doanh nghiệp của mình bằng cách hệ thống hóa. Việc triển khai các hệ thống phù hợp trong doanh nghiệp bất động sản của họ đã loại bỏ một số sự không chắc chắn đi kèm với các hoạt động không ổn định và mang lại cho họ sự rõ ràng và định hướng.

Điều hành một doanh nghiệp thâm dụng tiền mặt, mọi thứ diễn ra khá tốt với một số giao dịch bán bất động sản, nhưng không có hệ thống nào được thiết lập cho dòng tiền. Với quá nhiều dòng tiền chảy ra và không có dòng tiền chảy vào, họ bắt đầu cạn kiệt tiền mặt. Đối mặt với khả năng dừng hoạt động kinh doanh, họ quyết định hệ thống hóa, để thay đổi. Họ có thể tạo ra một hệ thống cho phép họ chi ít tiền hơn cho việc đi bộ đến bất động sản và cũng lập hóa đơn cho khách hàng bằng cách trả lời các câu hỏi có liên quan đến bất động sản, thông qua danh sách kiểm tra.

Tại sao phải hệ thống hóa?

Hệ thống hóa là quá trình tạo ra các quy trình hoặc chính sách vận hành tiêu chuẩn được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn, để đảm bảo hoạt động trơn tru, trật tự và năng suất. Bạn có thể nắm bắt được điểm mạnh của doanh nghiệp mình và tìm thấy thành công liên tục bằng cách sao chép các quy trình hiệu quả nhất.

Một số lợi ích có thể bao gồm:

Nó đồng bộ hóa các hoạt động của bạn

Nó cho phép bạn ghi lại quy trình từng bước để hoàn thành công việc và sắp xếp các khía cạnh khác nhau của công việc để tạo ra một luồng dễ dàng. Vì mọi khía cạnh của doanh nghiệp đều góp phần vào thành công chung, bạn có thể tạo ra một loại mối quan hệ đồng hồ giữa các thành phần khác nhau và sau đó theo dõi hiệu suất của từng yếu tố.

Nó cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát chất lượng

Hệ thống hóa mang lại chất lượng và tính nhất quán cho doanh nghiệp của bạn vì các quy trình đã đặt ra của bạn xây dựng thói quen để nhân viên sao chép cùng một dịch vụ chất lượng bằng cách sao chép cùng một hành động. Bạn không phải lo lắng về việc giảm chất lượng cung cấp dịch vụ, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

Nó trao quyền cho nhân viên của bạn

Thoạt nghe có vẻ như hệ thống hóa là biến nhân viên của bạn thành những bánh răng trong một cỗ máy, nhưng thực tế thì ngược lại. Khi thực hiện đúng, nó sẽ phân bổ quyền lực cho nhân viên của bạn, vì nó chỉ cho họ chính xác những gì cần làm và cách thực hiện đúng, mà không có người quản lý nào kiểm soát mọi động thái của họ hoặc ký vào mọi nhiệm vụ. Nó giúp họ tránh khỏi rắc rối khi phải đặt ra những câu hỏi khiến họ trông và cảm thấy mình kém cỏi và ngăn họ dựa vào sự không chắc chắn để đưa ra quyết định. Khi nhân viên thực hiện các quy trình được ghi chép theo thời gian, họ sẽ quen với chúng và các kỹ năng của họ được mài giũa, giúp họ trở thành chuyên gia trong công việc.

Làm thế nào để hệ thống hóa để thành công

Hệ thống hóa có nghĩa là, bạn đoán đúng rồi đấy, xây dựng và chính thức hóa các hệ thống hoạt động. Quá trình này kết hợp các quy trình liên kết với nhau hướng dẫn các hoạt động hàng ngày của bạn từ đầu đến cuối.

Sau đây là cách thực hiện:

Phác thảo các hệ thống hiện có đang hoạt động

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp đã tồn tại trong một thời gian, có thể bạn đã có một số hệ thống tại chỗ. Quy trình này không phải là tháo dỡ và lắp ráp lại doanh nghiệp của bạn, mà là làm cho các quy trình cũ hoặc mới hoạt động tốt nhất có thể, không sai sót. Mặc dù toàn bộ hoạt động của bạn có thể không mang lại cho bạn kết quả mong muốn, nhưng có nhiều khả năng là bạn có những thứ thực sự hiệu quả với mình. Bạn cần tối đa hóa tiềm năng đầy đủ của chúng.

Tổng giám đốc điều hành của SUM Innovation, Mathew Heggem, có thể chứng thực điều này. Trước khi hệ thống hóa doanh nghiệp của họ, một điều họ đã làm tốt là tạo ra doanh số. Nhưng trong khi doanh số đang đến, họ gặp vấn đề với việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mọi khách hàng. Rõ ràng là hệ thống tạo doanh số của họ rất tốt, vì vậy họ phải tạo ra các hệ thống hiệu quả để đảm bảo rằng doanh số sau đó được phục vụ đầy đủ để làm hài lòng khách hàng.

Bắt đầu quá trình này bằng cách lập danh sách tất cả các hệ thống của bạn. Xem qua danh sách của bạn và tự hỏi những câu hỏi sau cho từng mục: Tại sao hệ thống này được áp dụng? Nó giải quyết những vấn đề nào? Để một hệ thống có hiệu quả, nó phải giải quyết được một vấn đề, nếu không, nó sẽ không liên quan. Khi mọi hệ thống đều là câu trả lời cho một câu hỏi, bạn chắc chắn sẽ có kết quả tích cực.

Xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và cách tốt nhất để thực hiện chúng

Những nhiệm vụ mà bạn và nhân viên của bạn thực hiện để hoàn thành công việc là gì? Trước khi bạn trải qua quá trình này, tôi cá là có một số nhiệm vụ mà bạn thậm chí còn không biết đến—mô liên kết giữ mọi thứ lại với nhau, nhưng bạn chưa bao giờ thực sự chính thức hóa. Điều đó có nghĩa là có thể bạn chưa ghi chú một số nhiệm vụ nhỏ nhưng quan trọng giúp tinh chỉnh hoạt động của mình, do đó, thỉnh thoảng bỏ sót chúng và gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn.

Để hiểu rõ tất cả những chi tiết này, hãy hướng dẫn nhân viên của bạn ghi lại các hoạt động cá nhân và nhóm hàng ngày của họ trong khoảng một tuần hoặc lâu hơn. Vào cuối thời gian này, hồ sơ của họ sẽ cho bạn biết rõ ràng về những gì mỗi nhân viên thực hiện và đóng góp.

Nghiên cứu hồ sơ hoạt động của họ để xác định các nhiệm vụ không liên quan và trùng lặp—có thể là “Candy Crush 1-4 giờ chiều”—và sau đó xác định các nhiệm vụ có thể được thực hiện tốt hơn theo nhóm hoặc theo cá nhân. Bạn không muốn hai hoặc nhiều nhân viên làm cùng một việc hoặc lãng phí thời gian vào các quy trình mà bạn có thể không cần. Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và chỉ định những nhân viên cụ thể để xử lý chúng.

Tạo một chuỗi

Điều này có vẻ cơ bản nhưng đôi khi, nhân viên lại sắp xếp các thủ tục lộn xộn mà không nhận ra tác động của nó đến kết quả cuối cùng. Làm việc mà không có một luồng thủ tục được sắp xếp, sẽ tạo ra sự hỗn loạn trong hoạt động của bạn và khiến mọi thứ trở nên khó khăn.

Xác định các nhiệm vụ chính phải được thực hiện trước các nhiệm vụ phụ, để đạt được kết quả tốt. Điều quan trọng cần lưu ý là để mọi thứ hoàn hảo, mọi nhiệm vụ đều có giá trị. Các nhiệm vụ chính phải được thực hiện đúng cách, nếu không, chúng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các nhiệm vụ phụ do nền tảng không vững chắc của chúng.

Ai phải làm gì trước? Ví dụ, một nhân viên chịu trách nhiệm nhập dữ liệu phải làm chính xác để nhân viên phụ trách phân tích dữ liệu có thể làm hiệu quả mà không bị nhầm lẫn. Nếu có lỗi trong mục nhập, phân tích sẽ không chính xác.

Ghi lại các thủ tục của bạn

Bây giờ bạn đã biết về các hệ thống khác nhau, loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và xác định trình tự, bạn cần phải viết mọi thứ ra.

Ý tưởng là bạn cung cấp cho nhân viên của mình hướng dẫn từng bước về những việc cần làm và cách thực hiện khi bạn vắng mặt. Bạn cần tạo một tài liệu hướng dẫn mà nhân viên có thể hiểu và diễn giải mà không cần hoặc ít giám sát ngay từ đầu.

Đối với DJ Carroll, chủ tịch và nhà sáng lập EasyPro Property, bước ngoặt trong doanh nghiệp của ông là việc nhân viên bắt đầu làm việc mà không cần phải trông chừng họ, và có sự đảm bảo rằng họ sẽ làm tốt vì họ có các quy trình từng bước. Ông chia doanh nghiệp của mình thành ba phòng ban: Hành chính, Vận hành và Tiếp thị , và giao cho các trưởng nhóm phụ trách các phòng Hành chính và Vận hành, trong khi ông tập trung vào chuyên môn và niềm đam mê của mình là Tiếp thị.

Viết các quy trình của bạn bằng hành động, sử dụng định dạng "hướng dẫn". Đừng chỉ nói với nhân viên những gì bạn muốn họ làm, hãy chỉ cho họ cách thực hiện. Để đạt được kết quả tốt hơn, hãy sử dụng nhiều hình ảnh hơn là văn bản vì chúng dễ hiểu hơn và tồn tại lâu hơn trong tâm trí nhân viên.

Kiểm tra hệ thống của bạn

Hãy thử các quy trình của bạn bằng cách giao nhiệm vụ cho nhân viên thực hiện một vài lần. Theo dõi tiến trình của họ khi họ làm việc. Nếu cuối cùng, kết quả đạt được ở các lần thử nghiệm khác nhau không khớp nhau, điều đó có nghĩa là họ chưa nắm bắt được mọi thứ và từ quan sát của bạn, bạn có thể biết được sự nhầm lẫn đến từ đâu. Hãy xem lại các quy trình với họ một lần nữa và hướng dẫn họ thực hiện các bước cho đến khi họ có thể hoàn thiện.

Bạn có muốn hệ thống hóa và mở rộng quy mô doanh nghiệp của mình không?

Khi nói đến những câu hỏi lớn về cách mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn, hệ thống hóa có rất nhiều câu trả lời. Nếu không có gì khác, việc trải qua một quy trình như thế này giúp bạn có được bức tranh toàn cảnh về chính xác những gì bạn đang làm hàng ngày. Nhưng cuối cùng, nó cho phép bạn thoát khỏi mọi quy trình diễn ra trong cửa hàng của mình. Nếu các thành phần trong doanh nghiệp của bạn không thể tự hoạt động, về cơ bản bạn vẫn đang điều hành một hoạt động của một người, với một nhóm người khác đang làm việc