Làm việc đơn lẻ: Làm thế nào để cải thiện sự tập trung và năng suất của bạn

Single-tasking, như bạn có thể đoán, là hoàn toàn ngược lại. Nghĩa là tập trung toàn bộ sự chú ý của bạn vào chỉ một nhiệm vụ tại một thời điểm. Nghe có vẻ cực kỳ kém hiệu quả khi làm việc theo cách này. Rốt cuộc, nếu bạn có thể làm nhiều việc cùng một lúc, tại sao bạn lại không làm?

Nhưng nghiên cứu cho thấy thực tế là làm một việc thực sự nhanh hơn làm nhiều việc cùng lúc. Không chỉ vậy, chúng ta còn làm việc tốt hơn và tạo ra chất lượng công việc cao hơn khi làm một việc.

Hãy cùng xem tại sao đa nhiệm không tốt như mọi người nghĩ.

Huyền thoại về đa nhiệm

Điều này có vẻ như là nói quá, nhưng  nghiên cứu cho thấy não người không thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc . Chúng ta thực sự không thể làm được điều đó.

Nhưng bạn đã từng làm điều đó rồi, đúng không? Có lẽ bạn nghĩ rằng điều đó không thể áp dụng cho bạn, vì bạn biết mình có thể làm nhiều việc cùng lúc.

Vâng, có hai lý do khiến bạn nghĩ rằng bạn có thể làm được điều đó:

+ Chúng ta có thể thực hiện các nhiệm vụ như đi bộ hoặc nhai, không đòi hỏi nỗ lực nhận thức, trong khi làm một việc khác sử dụng trí não của chúng ta. Đây là cách chúng ta có thể trò chuyện trong bữa ăn hoặc khi đi bộ.

+ Khi chúng ta cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ đòi hỏi nhận thức cùng một lúc, não của chúng ta có thể chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau rất nhanh. Điều này khiến chúng ta có ảo giác về việc đa nhiệm, trong khi thực tế chúng ta chỉ đang làm nhiều việc khác nhau kém hiệu quả hơn.

Khi chúng ta làm hai việc cùng một lúc, và não bộ liên tục chuyển đổi qua lại giữa chúng, thì thời gian chuyển đổi thêm đó sẽ tăng lên. Có thể quá nhỏ để chúng ta nhận ra, nhưng nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhìn chung chúng ta chậm hơn trong việc thực hiện các nhiệm vụ khi cố gắng làm chúng cùng lúc, thay vì làm từng việc một.

Và chúng ta không chỉ chậm hơn mà còn  tệ hơn trong những nhiệm vụ đó !

Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc sẽ khiến não bộ mệt mỏi, vì mỗi lần chuyển đổi nhiệm vụ, não sẽ sử dụng một ít năng lượng não bộ trong quá trình chuyển đổi. Vì vậy, chúng ta đang làm mình mệt mỏi, khiến cả hai nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn, chỉ vì chúng ta đang cố gắng tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện cả hai cùng một lúc.

Nhưng nhiều người vẫn cố gắng làm điều đó. Theo  Jacqueline Carter , đối tác và huấn luyện viên cao cấp của The Potential Project, có ba lý do chính khiến mọi người cố gắng làm nhiều việc cùng lúc:

+ Họ không biết điều đó là không thể (tức là họ chưa từng biết đến nghiên cứu này—đây chính là tôi cách đây không lâu).

+ Họ có quá nhiều việc phải làm.

+ Họ không hứng thú hoặc không tham gia vào nhiệm vụ ban đầu của mình.

Hai lý do cuối cùng này là tai hại, vì ngay cả khi bạn biết rằng bạn không thể thực sự làm nhiều việc cùng lúc, những tình huống này vẫn khiến nó trở nên hấp dẫn. Tôi đã biết về huyền thoại về làm nhiều việc cùng lúc trong vài năm nay, nhưng tôi vẫn thấy mình làm nhiều việc cùng một lúc (một cách tệ hại) khi tôi bị hạn chế về thời gian, hoặc vật lộn với một nhiệm vụ nhàm chán.

Mặc dù chúng ta có thể cố gắng bắt lấy bản thân và sử dụng ý chí để ngừng quay lại thói quen làm nhiều việc cùng lúc cũ, nhưng một cách tiếp cận hiệu quả hơn là rèn luyện lại bản thân. Nếu chúng ta tập trung vào việc biến việc làm một việc thành phương pháp làm việc mặc định, thì đó sẽ là cách chúng ta quay lại mà không cần suy nghĩ về nó—và kết quả là công việc của chúng ta sẽ được hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn.

Nhiệm vụ duy nhất để đào tạo lại bộ não của bạn

Có lẽ bạn đã từng ở trong tình huống này trước đây: Bạn đang nghe một bản mixtape hoặc danh sách phát các bài hát bạn yêu thích. Bạn đang hát theo, thưởng thức một trong những bản nhạc yêu thích của mình, khi bạn chạm đến khoảng cách ba giây giữa các bản nhạc. Đúng vào thời điểm thích hợp, bạn bắt đầu hát bài hát tiếp theo trong album—chỉ để nhận ra rằng nó không phát, vì đây là một bản tổng hợp.

Nhưng bạn biết chính xác bài hát tiếp theo là gì, nó bắt đầu như thế nào và khi nào nó sẽ bắt đầu phát. Bộ não của bạn đã học được album mà bạn yêu thích đến mức nó không chỉ biết điều gì sẽ xảy ra mà còn biết khi nào sẽ xảy ra.

Art Markman , giáo sư tâm lý học và tiếp thị tại Đại học Texas, cho biết bộ não của chúng ta rất giỏi trong việc nhìn thấy các mô hình và sử dụng chúng để dự đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. "Một chức năng quan trọng của bộ não không chỉ là dự đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo mà còn là thời điểm xảy ra", ông nói.

Nhưng điều này thực sự có thể nguy hiểm, vì chúng ta đang rèn luyện não bộ mà không hề nhận ra.

Nếu bạn kiểm tra email của mình sau mỗi 20 phút, não của bạn sẽ học được mô hình đó . Nếu bạn lướt qua các ứng dụng mạng xã hội trên điện thoại của mình sau mỗi 10 phút, não của bạn sẽ học được mô hình đó . Markman nói,

“Bất cứ khi nào bạn thường xuyên tham gia một hoạt động nào đó, não của bạn sẽ cố gắng dự đoán khi nào bạn sẽ cần phải làm lại hoạt động đó.”

Bộ não của bạn nghĩ rằng nó đang giúp bạn khi làm gián đoạn sự chú ý của bạn tại những khoảng thời gian đó trong tương lai, vì nó biết rằng có thể bạn muốn kiểm tra email hoặc xem những gì đang diễn ra trên Twitter.

Mỗi lần bạn kiểm tra email, có lẽ bạn nghĩ rằng, "Tôi không cần phải kiểm tra email ngay bây giờ. Tôi đã quyết định rồi. Tôi vẫn kiểm soát được". Nhưng không lâu sau đó, bạn sẽ không còn kiểm soát được nữa. Bạn không cần phải kiểm tra email, nhưng bạn không thể ngăn não mình nghĩ rằng đã đến lúc phải ngắt sự chú ý của bạn để bạn có thể chuyển sang làm việc khác ngay bây giờ.

Markman cho biết cách để giải quyết vấn đề này là đào tạo lại não của bạn. Bạn phải chống lại thời gian mà não đã học được và dạy cho nó một tần số mới. Markman gợi ý bắt đầu từ mức nhỏ và tăng dần thời gian giữa các lần xao nhãng, cho đến khi não của bạn học được cách cho phép bạn tập trung trong thời gian dài hơn trước khi sự chú ý của bạn giảm dần.

Để bắt đầu, chỉ cần lấy một bộ đếm thời gian và chú ý đến thời gian bạn làm việc trước khi não bạn báo cho bạn biết rằng có thể đã đến lúc phải xao nhãng. Khi bạn bắt đầu nghĩ đến việc nên cầm điện thoại hay kiểm tra hộp thư đến, hãy xem bộ đếm thời gian và xem bạn đã làm được bao lâu. Thực hiện điều này một vài lần để biết thời gian tập trung trung bình của bạn.

Khi bạn biết não bạn có xu hướng tuân theo lịch trình nào, hãy đặt bộ hẹn giờ làm việc lâu hơn một chút . Khi bạn bị mất tập trung, hãy dừng việc nhảy vào hộp thư đến hoặc thậm chí là một nhiệm vụ khác—nếu bộ hẹn giờ vẫn chưa kết thúc, hãy thúc đẩy bản thân tập trung cho đến khi nó kết thúc.

Bạn sẽ thấy khó khăn trong những phút cuối cùng để tập trung vào nhiệm vụ, nhưng cuối cùng não của bạn sẽ học được lịch trình mới. Khi bạn dễ dàng tập trung trong khoảng thời gian đó, hãy tăng thời gian hẹn giờ một chút và rèn luyện não của bạn tuân theo lịch trình đó trong một thời gian.

Làm một việc duy nhất giúp não bạn học cách tập trung vào một nhiệm vụ trong thời gian dài hơn, do đó bạn có thể hoàn thành nhiều khối lượng công việc hơn. Bạn cũng sẽ thấy công việc của mình được cải thiện, vì bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để đạt được trạng thái trôi chảy—trạng thái khó nắm bắt khi đắm chìm vào công việc đến nỗi thời gian trôi qua mà bạn không hề nhận ra.

Nhiệm vụ đơn lẻ để hoàn thành công việc chất lượng cao hơn

Nói về công việc chất lượng cao hơn, chúng ta hãy nói về cách làm việc đơn nhiệm là chìa khóa để làm việc sâu. Phó giáo sư và tác giả Cal Newport sử dụng thuật ngữ làm việc sâu khi nói về loại công việc đòi hỏi thời gian tập trung không bị gián đoạn trong thời gian dài và tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hoặc sự nghiệp của bạn. Đối với Newport, một nhà lý thuyết học thuật, công việc sâu của ông là các dự án nghiên cứu. Đối với một tác giả, đó là khi họ im lặng và viết sách. Đối với một nhà phát triển, đó là khi họ vùi đầu vào mã, tạo ra thứ gì đó mới.

Thật không may, hầu hết chúng ta ngày nay đều đang "chìm trong vũng nước nông",  theo Newport . Chúng ta bị mắc kẹt trong việc dành phần lớn thời gian vào công việc bận rộn - những công việc khó chịu phải hoàn thành và có thể tốn thời gian, nhưng thực sự không giúp chúng ta tiến lên phía trước. Trả lời email, lên lịch hẹn, tham dự các cuộc họp không thực sự hữu ích đều là những ví dụ về công việc bận rộn.

Khi bạn bị công việc bận rộn lấn át, bạn thực sự phải dành thời gian cho công việc chuyên sâu . Một cách mà Newport gợi ý để thực hiện điều này là tạo ra một môi trường chỉ dành riêng cho công việc chuyên sâu.

Ông chỉ ra ví dụ về những nhà văn xây dựng hoặc mua những túp lều ẩn dật để làm việc, và biến mất khỏi xã hội cho đến khi những cuốn sách của họ được viết xong. Nhiều nhà văn có phòng, túp lều hoặc ngôi nhà mà họ viết tất cả các cuốn sách của mình. Những không gian đó chỉ dành cho công việc chuyên sâu, và không bị ảnh hưởng bởi những công việc bận rộn như họp hành và email.

Như John Cleese đã nói, việc tạo ra một môi trường được bảo vệ nơi bạn thực hiện công việc sâu sắc của mình sẽ nói với "bộ não rùa" của bạn, phần thực hiện công việc sáng tạo nhưng khó thuyết phục được giữa sự hối hả và nhộn nhịp của cuộc sống hiện đại, rằng nó an toàn để xuất hiện. Bộ não rùa của bạn học được rằng nơi này là dành cho công việc sâu sắc và nó bắt đầu xuất hiện theo tín hiệu khi bạn ở trong môi trường đó.

Cũng giống như bộ não của bạn học các mô hình thời gian, nó có thể học các mô hình không gian và biết rằng khi bạn ở trong trạng thái này, bạn chỉ làm việc chuyên sâu.

Newport cho biết cách tiếp cận này "biến công việc thành một trải nghiệm chứ không phải là một công việc nhàm chán". Ông dự đoán rằng trong tương lai, chúng ta có thể sử dụng thực tế ảo để giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên sâu ngay tại bàn làm việc của mình.

Trong khi đó, bạn có thể thử một cách tiếp cận tương tự mà không cần phải xây dựng hoặc mua toàn bộ một cabin trong rừng.

Tìm một không gian làm việc phù hợp với công việc chuyên sâu cá nhân của bạn và bảo vệ nó. Cho dù đó là một chiếc ghế bành yêu thích hay một phòng họp nhỏ không sử dụng trong văn phòng của bạn, thì cũng không sao cả. Nó chỉ cần tách biệt với nơi bạn làm công việc bận rộn.

Khi bạn ở trong không gian được bảo vệ đó, hãy thực hành làm một việc duy nhất cho công việc sâu quan trọng nhất của bạn. Hãy thử chỉ mang theo một công việc sâu và cắt đứt (càng nhiều càng tốt) khỏi những gián đoạn công việc bận rộn tiềm ẩn, như email hoặc phòng trò chuyện.

Bắt đầu với những quy tắc này để thực hiện nhiệm vụ đơn lẻ

Cuối cùng, chúng ta hãy xem qua một số quy tắc cơ bản thực tế để giúp bạn thực hành làm một việc duy nhất. Leo Babauta, tác giả của zenhabits.net, đã thực hành làm một việc duy nhất trong nhiều năm và  sử dụng các quy tắc này để giúp anh ấy quay lại đúng hướng khi đa nhiệm lại xuất hiện.

+ Chỉ mở một tab trình duyệt cùng một lúc (hoặc nhiều tab nếu chúng liên quan đến một tác vụ).

+ Tập trung vào những gì bạn muốn hoàn thành - nếu bạn không chắc chắn, bạn sẽ dễ bị sao nhãng.

+ Nếu bạn bắt đầu đọc một bài viết, hãy đọc hết hoặc lưu lại để đọc sau trong một ứng dụng như Instapaper—đừng để ứng dụng đó mở cả ngày trên trình duyệt.

+ Sử dụng từng ứng dụng một trên điện thoại thay vì chuyển đổi nhanh giữa nhiều ứng dụng.

+ Khi bạn bị làm phiền hoặc chuyển đổi nhiệm vụ, hãy chú ý đến những gì bạn đang làm để nhận thức được hành vi của mình.

+ Có nhiều thời gian không sử dụng thiết bị kỹ thuật số hơn.

Quy tắc cuối cùng này rất quan trọng. Nếu email, mạng xã hội và trò chuyện nội bộ là những thứ gây mất tập trung chính của bạn, hãy dành nhiều thời gian hơn để tránh xa điện thoại hoặc máy tính để não bạn có thể quen với khoảng thời gian dài hơn mà không có những thứ gây mất tập trung đó.

Cuối cùng, bạn có thể thực hành việc đơn nhiệm vào những việc như ăn tối hoặc dành thời gian cho gia đình nhiều như vào công việc. Tắt máy tính và để điện thoại ở phòng khác có thể giúp bạn thực hiện việc đơn nhiệm dễ dàng hơn bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu thường gặp đó.

Chúng tôi sẽ dành lời cuối cho Leo Babauta , người đã nhiều lần nhận ra mình đang làm nhiều việc cùng lúc và phải nhắc nhở bản thân tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Mặc dù phải nỗ lực, anh ấy tin rằng làm một việc duy nhất  là xứng đáng để tăng năng suất thực sự:

“Tôi nghĩ rằng việc liên tục chuyển đổi và mất tập trung là một cách để chạy trốn. Nó mang lại cảm giác bận rộn và hiệu quả, nhưng đó là một sự trốn tránh.”