Làm thế nào để thoát khỏi chế độ phản ứng và quay trở lại đúng hướng để quản lý tăng trưởng kinh doanh

Bạn thấy đấy, hầu hết các công ty khởi nghiệp và nhà sáng lập đều quá mải mê tìm kiếm thành công, cuối cùng họ nhận về quá nhiều dự án. Và kết quả thật tệ hại, bởi vì cả bạn và tôi đều biết, dù chúng ta có cố gắng thay đổi thực tế đến đâu, thì một ngày cũng chỉ có chừng ấy giờ.

Việc nhận thêm dự án không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với sự phát triển. Thực tế, nó có thể dễ dàng dẫn đến những việc như dời lịch họp, gác lại các dự án, và để những ý tưởng của bạn nằm im chờ đợi cho đến khi bạn có thời gian để thực hiện chúng... một ngày nào đó.

Nếu bạn thấy mình rơi vào tình huống này - khi bạn phải căng mình ra, bạn cảm thấy như mình liên tục phải lùi hai bước để tiến nửa bước - thì bạn phải tìm đường thoát ra.

May mắn thay, chỉ cần dọn dẹp nhà cửa một chút. Dọn dẹp hết những thứ lộn xộn xung quanh bạn, và chứng kiến ​​sự tăng trưởng vượt bậc của bạn.

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách ngừng cảm thấy như thể bạn dành toàn bộ thời gian trong ngày để giải quyết công việc hoặc dập tắt các vấn đề, thay vào đó, hãy quay lại con đường hướng tới tăng năng suất và tăng trưởng kinh doanh.

Bạn đang quản lý sự tăng trưởng của doanh nghiệp hay đang ở chế độ phản ứng?

Chế độ phản ứng là một thuật ngữ tôi dùng để mô tả quá nhiều doanh nhân và nhà sáng lập (từng có lúc, tôi cũng dùng nó để mô tả chính mình). Nó thường là kết quả của việc khởi nghiệp quá nhanh vì nhu cầu cấp thiết, và phát triển cùng với nhu cầu của khách hàng cho đến khi họ lấn át bạn.

Đừng hiểu lầm tôi nhé - chế độ phản ứng thường là kết quả của thành công. Vậy thì tăng trưởng và khách hàng cần sự giúp đỡ của bạn thì có gì sai, phải không? "Vấn đề" nằm ở chỗ bạn chưa chuẩn bị đầy đủ cho thành công đó và chưa có kế hoạch quản lý  tăng trưởng phù hợp.

Giả sử bạn nghĩ ra một doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ để giải quyết một giải pháp tức thời cho thị trường của mình. Có thể bạn bắt đầu với quy mô nhỏ với một sản phẩm hoặc nguyên mẫu khả thi tối thiểu. Bạn thậm chí có thể nhận được tài trợ để tiếp tục  và ra mắt đến đối tượng khách hàng lớn hơn.

Tuy nhiên, với tư cách là một nhà sáng lập hoặc doanh nhân mới, bạn có thể chưa sẵn sàng tiếp cận một lượng khách hàng lớn hơn. Và khi khách hàng gõ cửa, bạn gần như không thể không "phản ứng" và chỉ đơn giản là cung cấp cho họ những gì họ cần trước khi dừng lại để phân tích cách tốt nhất để đáp ứng những nhu cầu đó.

Ở chế độ phản ứng, bạn có thể thấy mình:

• Tuyển dụng nhân viên hoặc trợ lý vì quá tuyệt vọng và quá tải
• Cảm thấy quá lộn xộn để hình dung sự tăng trưởng liên tục của doanh nghiệp vì bạn tập trung vào việc bắt kịp
• Làm việc, làm việc và làm việc, nhưng không bao giờ cảm thấy bị cuốn hút

Vấn đề với những kịch bản đó đơn giản là thiếu một kế hoạch vững chắc.

Bạn đã thiết lập quy trình tuyển dụng để tuyển dụng nhân viên hoặc trợ lý mới chưa? Bạn đã thực hiện các bước hành động cụ thể để giải quyết danh sách dài dằng dặc những việc cần làm chưa? Liệu tất cả những công việc bạn đang làm có thực sự giúp bạn tiến bộ, hay đang hoàn toàn chôn vùi bạn, với ngày càng nhiều dự án chồng chất?

Chế độ phản ứng thường nuốt chửng và đào thải những doanh nhân mới. Họ nếm trải thành công ban đầu, nhưng một khi đã chạm đến giới hạn, họ lại thấy mình dậm chân tại chỗ, bởi vì, nói một cách đơn giản, họ đã bị quá tải.

Chế độ phản ứng có thể khiến bạn choáng ngợp và kiệt sức, giống như bạn đang chạy trên máy chạy bộ và liên tục tăng tốc độ nhưng thực tế không đi đến đâu cả.

Tuy nhiên, điều này không nhất thiết phải trở thành chuẩn mực mới của bạn. Bạn có thể thoát khỏi “bế tắc” và cuối cùng quản lý được sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Xác định rõ ràng các ưu tiên và cắt giảm những thứ không cần thiết

Để đưa bản thân và doanh nghiệp của bạn thoát khỏi chế độ phản ứng, bạn cần bắt đầu từ những điều cơ bản nhất.

Tìm hiểu thời gian của bạn đang trôi qua như thế nào

Hãy xem lại lịch trình tháng trước của bạn. Nếu không có, hãy viết ra danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành. Có thể là những việc như "sửa chiến dịch tiếp thị qua email", "liên hệ lại với Jane về việc hợp tác" hoặc "cải thiện khả năng phản hồi trên trang chủ". Dù lớn hay nhỏ, hãy viết ra tất cả những gì bạn đã làm trong tháng trước.

Mọi nhiệm vụ ở “chế độ phản ứng” đều có điểm chung.

Tất cả đều là về việc sửa chữa mọi thứ hoặc bắt kịp.

Sửa lỗi chuỗi email bị lỗi. Sửa chữa các mối quan hệ kinh doanh bị lãng quên. Sửa lỗi và sai sót.

Chuyện này cứ tiếp diễn mãi.

Những gì bạn không thấy ở chế độ phản ứng là những điều như "ra mắt chiến dịch bán hàng mới", "xuất bản ba thông cáo báo chí mới" hoặc "sử dụng dữ liệu từ khảo sát của chúng tôi để thực hiện thay đổi X".

Vấn đề là, mặc dù "sửa chữa" đòi hỏi rất nhiều công sức, nhưng chúng lại không mang lại kết quả. Cái chính là kết quả còn thiếu. Nhưng kết quả mới là điều quan trọng.

So với chế độ phản ứng, các nhiệm vụ không còn xoay quanh việc sửa chữa những gì bị hỏng hay hoàn thành các nhiệm vụ bị chậm trễ nữa. Thay vào đó, các dự án hướng đến kết quả - tất cả đều tập trung vào việc tạo ra những kết quả tích cực.

Vậy, làm thế nào để đạt được điều đó? Làm thế nào để bạn chuyển từ trạng thái "sửa chữa" liên tục sang một danh sách công việc thực sự mang lại kết quả?

Phân loại nhiệm vụ của bạn

Bạn có danh sách tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành trong tháng trước. Bây giờ, hãy phân loại các nhiệm vụ đó bằng ba nhãn khác nhau:

+ Mức độ ưu tiên thấp và mức độ khẩn cấp thấp

+ Mức độ ưu tiên trung bình và mức độ khẩn cấp trung bình

+ Ưu tiên cao và tính cấp bách cao

Nếu bạn thiên về hình ảnh như tôi, bạn có thể sử dụng giấy ghi chú với nhiều màu sắc khác nhau và viết từng nhiệm vụ lên từng tờ giấy ghi chú theo từng nhóm màu. (Màu xanh lá cây, vàng và đỏ là những lựa chọn tốt.) Bạn thậm chí có thể liệt kê các nhiệm vụ của mình trên Google Doc và đánh dấu chúng bằng màu sắc của từng nhóm.

Khi đã phân loại được tất cả các nhiệm vụ, bạn không chỉ có thể thấy được thời gian của mình đã được sử dụng vào việc gì (và mức độ quan trọng thực sự của các nhiệm vụ đó) mà còn có thể thấy được cách bạn có thể thay đổi chiến lược để xử lý các nhiệm vụ đó trong tương lai.

Ví dụ, bất kỳ nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên thấp, ít khẩn cấp (hoặc nhiệm vụ xanh) đều có thể được chuyển giao cho trợ lý, nhân viên hoặc ứng dụng trong tương lai. Ví dụ về các nhiệm vụ như vậy có thể là những việc như quản lý mạng xã hội, gửi email theo dõi hoặc sao lưu tệp dự án. Đó là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhưng có thể dễ dàng được thực hiện bởi người khác ngoài bạn.

Các nhiệm vụ ở mức độ trung bình (màu vàng) có thể cần bạn hoặc cộng sự hoàn thành, nhưng không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức. Chúng quan trọng nhưng không quá cấp bách. Bạn nên sắp xếp những nhiệm vụ này vào lịch trình để hoàn thành từng việc một—hãy tự sắp xếp thời gian để không cảm thấy quá tải hoặc kiệt sức.

Những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và  khẩn cấp cao (màu đỏ) cần được bạn xử lý ngay lập tức. Đó là những nhiệm vụ bạn nên giải quyết ngay từ đầu mỗi ngày.

Bắt đầu cắt tỉa

Là một doanh nhân, việc cắt giảm bớt những việc không cần thiết trong danh sách dài dằng dặc những việc cần làm có thể giống như một cuộc lột xác hoàn toàn. Tuy nhiên, với tư cách là một người có động lực và quyết tâm xây dựng một doanh nghiệp thành công, bạn dễ rơi vào cái bẫy cảm thấy mình phải làm tất cả mọi thứ cùng một lúc.

Bạn thấy các doanh nghiệp khác đang chạy quảng cáo trên Facebook, nên bạn quyết định làm theo. Bạn đọc được rằng mọi blog đều cần ít nhất 2 bài đăng mới mỗi tuần, nên bạn viết 2 bài đăng mới mỗi tuần. Bạn nghe nói Instagram là Snapchat mới, nên bạn nhanh chóng đắm mình vào thế giới hashtag.

Tuy nhiên, không phải mọi nỗ lực đều mang lại kết quả, và nếu bạn không chịu lùi lại và phân tích xem thời gian của mình đã được sử dụng vào việc gì, cũng như liệu nó có mang lại lợi nhuận cho bạn hay không, bạn sẽ phải làm việc quá sức mà không thể nhìn thấy được tiến bộ thực sự.

Ví dụ hoàn hảo của riêng tôi về điều này chính là việc dấn thân vào thế giới Reddit. Mặc dù tôi đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới, một loạt chiến dịch tiếp thị qua email thất bại, và một trang web đang rất cần được cải thiện khả năng phản hồi, tôi vẫn đọc được Reddit có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tôi dấn thân vào Reddit, tôi hoàn toàn không thấy kết quả nào. Lý do ư? Tôi không có đủ thời gian để học cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Vì vậy, không chỉ sự tập trung của tôi bị phân tán khỏi những dự án khác quan trọng và cấp bách hơn nhiều, mà những nỗ lực của tôi trên Reddit cũng trở nên vô ích vì tôi đơn giản là không có thời gian để học cách sử dụng nền tảng này cho mục đích kinh doanh.

Với suy nghĩ đó, hãy cùng nhìn lại danh sách công việc của bạn từ tháng trước. Với mỗi công việc, hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi sau:

• Nhiệm vụ này có tạo ra kết quả cụ thể nào không—một kết quả mà tôi có thể đo lường bằng con số? (Hoặc, nhiệm vụ này có tạo ra kết quả cụ thể nào không?)
• Có bước cụ thể tiếp theo nào cần thực hiện với nhiệm vụ này không?
• Liệu kết quả của nhiệm vụ này có xứng đáng với thời gian bỏ ra không? (Tất nhiên, câu hỏi này hơi chủ quan.)

Hãy xem xét từng nhiệm vụ một và tự hỏi từng câu hỏi. Nếu có nhiệm vụ nào bị cả ba câu trả lời là "không", đã đến lúc bạn nên loại bỏ bớt những việc không cần thiết.

Bây giờ, tôi muốn nhấn mạnh rằng cho đến giờ, bạn đã đánh giá các nhiệm vụ đã hoàn thành trong một tháng. Tuy nhiên, trong tương lai, bạn nên làm điều này cho những tháng tiếp theo. Hãy viết ra tất cả các nhiệm vụ và dự án cần hoàn thành, phân loại chúng, rồi phân công hoặc lên lịch cho từng nhiệm vụ một cách phù hợp.

Biến thành công thành một chu kỳ

Giờ đây, khi bạn đã biết mình đang sử dụng thời gian vào việc gì, nên sử dụng thời gian vào việc gì và cách lập kế hoạch đúng đắn cho tương lai, bạn cần biến quá trình này thành một vòng tròn. Nếu không, tất cả các bước trên sẽ chỉ là một dự án khác được thêm vào danh sách, thay vì là một cách để sắp xếp và tinh gọn danh sách đó.

Chúng ta hãy cùng tóm tắt lại trước khi tiếp tục. Cho đến thời điểm này, bạn đã biết:

• Những nhiệm vụ nào bạn có thể loại bỏ hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của mình?
• Những công việc nào có thể được chuyển giao cho người khác hoặc tự động hóa bằng cách sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm (như nỗ lực truyền thông xã hội của bạn )
• Những nhiệm vụ nào mang lại kết quả thực sự và cần được bạn hoặc đối tác lên lịch và hoàn thành?

Bằng cách thực hiện quá trình phân loại, loại bỏ và phân công, bạn sẽ thấy khối lượng công việc giảm đi đáng kể, nghĩa là cuối cùng bạn có thể bắt đầu hướng tới tương lai.

Giữ mọi thứ ngăn nắp

Trước khi làm bất cứ điều gì khác, hãy tìm một ứng dụng quản lý dự án tốt. Ứng dụng yêu thích của tôi là Asana , vì nó cho phép tôi tạo nhiều dự án với nhiệm vụ, hạn chót và người được giao cho từng dự án.

Dù bạn chọn phương án nào ( dưới đây là danh sách tổng hợp các lựa chọn tuyệt vời ), hãy coi đó là khuôn khổ mới cho doanh nghiệp của bạn. Sử dụng ứng dụng để lên lịch các công việc cho tháng tiếp theo, đặt ngày lặp lại khi cần thiết và phân công các công việc đó.

Từ đây trở đi, mọi dự án đều phải được thêm vào ứng dụng của bạn và theo dõi cho đến khi hoàn thành ("hoàn thành" là từ khóa ở đây vì hãy nhớ rằng, nếu bạn chỉ "làm việc" mà không tạo ra bất kỳ kết quả nào, bạn sẽ thấy mình bị mắc kẹt trong tình trạng trì trệ).

Với một lịch trình nhất quán, theo sát các dự án cho đến khi hoàn thành, bạn sẽ thấy mình đang tiến triển mà không cần bất kỳ thay đổi lớn nào. Ví dụ, bạn không cần phải khởi động một dự án mới để quay lại đúng hướng quản lý tăng trưởng kinh doanh. Chỉ cần hoàn thành các nhiệm vụ hiện tại cũng sẽ mang lại hiệu quả tương tự.

Thêm vào đó, khi các nhiệm vụ không cần thiết không còn chiếm nhiều thời gian của bạn nữa, và các dự án ít ưu tiên sẽ được trợ lý hoặc ứng dụng xử lý, bạn sẽ có thời gian để bắt đầu hình dung về tương lai và hướng về phía trước một lần nữa, đó chính xác là lý do tại sao bước tiếp theo này lại quan trọng đến vậy.

Lên lịch bảo trì hàng quý để quản lý tăng trưởng

Việc thực hiện quá trình “dọn dẹp” doanh nghiệp của bạn là điều tuyệt vời, nhưng nếu bạn chỉ làm một lần, những công việc và dự án còn dang dở sẽ lại tiếp tục chất đống.

Để đảm bảo bạn tiếp tục quản lý sự tăng trưởng và không vô tình quay lại những thói quen cũ, hãy lên lịch bảo trì doanh nghiệp hai hoặc ba ngày mỗi quý.

Trong thời gian đó, hãy thực hiện các bài tập trên, trong đó bạn đã xem lại tất cả các nhiệm vụ của mình, quyết định những nhiệm vụ nào cần loại bỏ và phân loại/ủy quyền phần còn lại. Tuy nhiên, thay vì làm việc này trong một tháng, hãy làm việc này cho cả quý.

Bằng cách thực hiện quy trình này thường xuyên, bạn không chỉ có thể liên tục tạo ra những kết quả vững chắc cho doanh nghiệp của mình mà còn duy trì được sự linh hoạt, nghĩa là bạn có thể thích ứng, thay đổi hoặc xoay trục nếu cần.

Với sự linh hoạt đó, bạn có thể làm những việc như thuê một nhân viên mới với phạm vi công việc cụ thể (thay vì thuê người vì quá tuyệt vọng  và mất nhiều thời gian giải thích về hoạt động kinh doanh cho họ hơn là thời gian họ tiết kiệm cho bạn). Điều này cũng có nghĩa là tìm kiếm và huy động vốn vì bạn thực sự tập trung vào kết quả dựa trên con số thay vì "công việc" tẻ nhạt.

Nói một cách đơn giản, việc duy trì và vận hành doanh nghiệp như một cỗ máy được bôi trơn tốt không chỉ giúp bạn trút bỏ gánh nặng mà còn mở ra những cơ hội mới để thương hiệu của bạn mở rộng mà không khiến bạn cảm thấy choáng ngợp hay quá tải.

Quay lại đúng hướng, Quản lý tăng trưởng kinh doanh

Là CEO hoặc người sáng lập một doanh nghiệp, đôi khi bạn gần như không thể tránh khỏi cảm giác căng thẳng. Nếu bạn cũng giống như hầu hết các doanh nhân khác, có lẽ bạn mang trong mình tâm lý "Tôi có thể làm được tất cả". Đáng tiếc là, việc ôm đồm quá nhiều việc có thể nhanh chóng (và quá dễ dàng) dẫn bạn đến kiệt sức và thậm chí là thất bại.

Đó là lý do tại sao việc đánh giá toàn diện và cải thiện hoạt động kinh doanh lại vô cùng quan trọng. Nó cho phép bạn thoát khỏi lối suy nghĩ rằng mọi thứ đều do mình quyết định, và tạo điều kiện cho sự phát triển tích cực.

Nhưng bạn chuẩn bị như thế nào? Làm sao bạn có thời gian để ngồi xuống và thực hiện từng quy trình này?

Được rồi, đã đến lúc phải nghiêm khắc một chút.

Nói thẳng ra là bạn sẽ không bao giờ có thời gian. Không bao giờ. Bạn phải tranh thủ.

Là một chủ doanh nghiệp, tôi hiểu rằng nếu không đặt ra lịch trình cụ thể, mọi việc sẽ không thể hoàn thành, bởi vì luôn có việc khác cần được quan tâm và tôi nên dành thời gian cho việc khác. Bạn chỉ cần dành thời gian để ngồi xuống và đánh giá.

Hãy nghĩ về nó như một khoản đầu tư tài chính vào tài khoản hưu trí. Bạn có thấy vui khi thấy một phần tiền lương của mình được rút ra mỗi tháng không? Ý tôi là, bạn tự tin rằng số tiền đó sẽ được dùng cho một khoản đầu tư đang tăng trưởng chậm và tạo ra sự an toàn, nhưng sẽ thật tuyệt nếu số tiền đó được dùng để chi trả các hóa đơn và khoản thanh toán khác đang diễn ra trong ngày, đúng không?

Có hàng triệu cách để bạn đầu tư thời gian vào doanh nghiệp của mình. Bạn có thể tập trung vào "hiện tại" và xử lý tất cả các công việc nhỏ khi chúng đến, hoặc bạn có thể đầu tư thời gian cho thành công trong tương lai , mặc dù bạn chắc chắn có thể sử dụng thời gian đó ngay bây giờ.

Tôi tin vào điều sau.

Vậy nên, hãy lùi lại một bước khỏi doanh nghiệp của bạn. Hãy đánh giá kỹ lưỡng và xem xét những điểm bạn có thể cải thiện. Làm như vậy là cách duy nhất chắc chắn để ngăn bản thân liên tục thoái lui hoặc né tránh, và cuối cùng quay trở lại con đường quản lý tăng trưởng doanh nghiệp.