Làm thế nào để sa thải ai đó đúng cách

Ví dụ, nhiều người trong chúng ta sẽ thấy khó khăn khi nói chuyện với bạn bè về hành vi đáng lo ngại của họ. Ngay cả khi bạn đã quan sát hành vi này trong một thời gian dài, bạn cũng sẽ khó nghĩ ra cách thảo luận mà không làm rạn nứt tình bạn.

Vậy nên bạn có thể im lặng, giữ kín chuyện này cho đến khi nó bùng nổ theo cách tồi tệ nhất có thể. Thiếu chiến lược và lòng trắc ẩn, sự can thiệp của bạn có thể nhanh chóng trở thành một cuộc đối đầu. Và những cuộc đối đầu như vậy hiếm khi có kết thúc tốt đẹp.

Hầu hết chúng ta đều từng trải qua cảm giác yêu đương nhưng rồi lại quyết định đã đến lúc chấm dứt. Một cuộc trò chuyện đơn giản, thẳng thắn và đầy cảm thông sẽ đạt được mục đích này. Nhưng kết quả dễ xảy ra hơn là một loạt những tương tác hời hợt mà bạn hy vọng sẽ truyền tải được ý định của mình ngay cả khi bạn không nói ra một cách rõ ràng.

Hiện tượng tương tự này thường xảy ra khi người quản lý cần sa thải một nhân viên. Việc sa thải một thành viên trong nhóm chắc chắn là rất khó khăn. Trên thực tế, đó là một trong những điều tồi tệ nhất bạn phải làm trong thế giới kinh doanh.

Nhưng đó là lý do tại sao bạn cần dành thời gian và công sức vào việc chuẩn bị. Có một mối quan hệ nghịch đảo giữa mức độ phức tạp của một nhiệm vụ và lượng suy nghĩ bạn cần dành cho nó. Những nhiệm vụ thú vị, chẳng hạn như đưa nhân viên đi ăn trưa khen thưởng , không đòi hỏi nhiều kế hoạch. Mặt khác, việc sa thải nên được thực hiện với mức độ cẩn thận tương tự như đầu bếp làm món soufflé.

Nếu được xử lý cẩn thận, việc sa thải (cho thôi việc, sa thải, cách chức) một nhân viên sẽ trở thành một sự kiện đáng tiếc trong hành trình chung của công ty bạn. Nhưng nếu bạn làm hỏng quy trình, nó có khả năng gây ra thảm họa cho tất cả những người liên quan.

Dù muốn hay không, bạn sẽ phần nào được định hình bởi cách bạn xử lý việc sa thải nhân viên. Chúng thực sự trở thành một phần văn hóa công ty của bạn. Như Mary Kate Miller giải thích :

Văn hóa công ty được định nghĩa là một tập hợp các giá trị, mục tiêu, thực hành và thái độ chung được một doanh nghiệp vun đắp. Văn hóa công ty thường được thiết lập bởi ban lãnh đạo, với những người sáng lập đóng vai trò then chốt trong việc quyết định cảm nhận của mọi người về công ty, công việc họ làm và hướng đi của doanh nghiệp. Mỗi tổ chức đều có một văn hóa công ty riêng, dù bạn có chủ đích vun đắp hay không. Việc xây dựng một văn hóa công ty một cách có chủ đích có thể tạo nên sự khác biệt giữa một văn hóa công ty mạnh mẽ, lành mạnh và một văn hóa độc hại. Vì vậy, hãy cùng nhau chủ động thực hiện điều này.

Làm thế nào để tránh được nhận thức về một nền văn hóa độc hại? Điều này bắt đầu từ cách bạn xử lý các tình huống tiềm ẩn nguy cơ độc hại, chẳng hạn như việc sa thải một nhân viên.

Làm thế nào để sa thải ai đó mà không làm họ bị bỏng

Mỗi nhân viên đều có những đặc điểm riêng và không thể đưa ra một kế hoạch chính xác về cách bạn nên sa thải họ. Cách tiếp cận tốt nhất là có những hướng dẫn nhất quán về việc sa thải và sau đó điều chỉnh chúng cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn. Làm như vậy sẽ thể hiện cách bạn xử lý vấn đề một cách chu đáo và đảm bảo kết quả tốt nhất có thể.

Ngược lại, những nhà lãnh đạo không đủ năng lực lại tìm kiếm một ngăn kéo đầy những khuôn mẫu để áp dụng trong những tình huống như vậy. Họ cho rằng càng có quy định cụ thể càng tốt. Nhưng những tương tác rập khuôn này khiến nhân viên hiện tại và quá khứ cảm thấy họ chỉ là những nguyên liệu vô danh trong cuốn sách công thức nấu ăn chung chung.

Để mang lại sự cá nhân hóa và lòng trắc ẩn tối đa cho quá trình sa thải nhân viên, hãy áp dụng các bước sau khi bạn điều hướng một lộ trình được thiết kế riêng. Chúng sẽ giúp bạn tránh được những cạm bẫy, đồng thời tạo không gian thoải mái để quá trình này trở nên chân thực hơn.

Có một kế hoạch

Không nên sa thải nhân viên một cách tùy tiện. Trước tiên, bạn nên xem lại chính sách chấm dứt hợp đồng của công ty và đảm bảo bạn hiểu rõ các quy trình. Các quyết định tiềm năng cần đưa ra tại thời điểm này bao gồm:

• Họ có được phép quay lại bàn làm việc sau cuộc họp của bạn không?
• Quyền truy cập của họ vào hệ thống công ty có bị chấm dứt sau cuộc họp của bạn không?
• Bạn có cung cấp trợ cấp thôi việc không?
• Bạn có thể cung cấp thư giới thiệu không?

Câu trả lời cho 2 câu hỏi đầu tiên có thể là "không", trong khi 2 câu hỏi cuối cùng hy vọng sẽ nhận được "có". Dù thế nào đi nữa, kế hoạch của bạn cũng nên lường trước mọi điều có thể xảy ra trong cuộc thảo luận với nhân viên.

Những thông tin chi tiết cuối cùng cần chuẩn bị trước bao gồm tài sản công ty mà họ cần trả lại, ngày kết thúc hợp đồng lao động và cách xử lý tiền lương cuối cùng của họ.

Nói với họ trực tiếp

Mặc dù việc bạn cảm thấy lo lắng về cuộc trò chuyện là điều dễ hiểu, nhưng bạn không bao giờ nên gửi một tin nhắn nhạy cảm và dễ gây tranh cãi như vậy qua email, tin nhắn Messenger hoặc điện thoại. Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn nên trò chuyện trực tiếp:

• Nó thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên, giúp họ duy trì phẩm giá
• Nó cho phép họ quan sát ngôn ngữ cơ thể của bạn và cảm nhận được lòng trắc ẩn của bạn
• Nó làm cho việc giao tiếp rõ ràng hơn, tránh hiểu lầm
• Nó tạo ra một môi trường nơi họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi đặt câu hỏi

Chọn một địa điểm riêng tư, nơi các nhân viên khác không thể quan sát được những gì đang diễn ra. Bị đuổi việc là một trải nghiệm đau đớn đòi hỏi phải xử lý tinh thần, vì vậy nhân viên cần được bảo vệ khỏi sự gián đoạn.

Đúng thời điểm

Mục tiêu của bạn nên là giảm thiểu tối đa các yếu tố bất ngờ và bất tiện. Khi nhân viên bị sa thải vì lý do hiệu suất, bạn nên có một loạt đánh giá hiệu suất với họ để họ nhận thức được vấn đề và có cơ hội cải thiện. Tương tự, bất kỳ vi phạm nào tại nơi làm việc cũng nên được ghi chép lại. Việc áp dụng cách tiếp cận chủ động này sẽ mang lại cho họ cơ hội thực sự để giữ được việc làm, đồng thời cung cấp cho bạn một lộ trình để chuẩn bị cho họ trước viễn cảnh bị sa thải.

Về vấn đề thời gian, đừng bao giờ sa thải ai đó vào thứ Sáu. Điều tương tự cũng áp dụng cho ngày trước kỳ nghỉ lễ. Bạn sẽ muốn nhân viên được tiếp cận với các dịch vụ tư vấn, dịch vụ chuyên nghiệp và các nguồn lực khác sẽ đóng cửa vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Điều cuối cùng bạn muốn là họ bị mắc kẹt trong nhà, cảm thấy tuyệt vọng vì những gì đã xảy ra.

Có sự hiện diện của những người phù hợp

Điều quan trọng là phải cân bằng hợp lý số lượng người tham dự. Nếu có đông người, nhân viên có thể cảm thấy e ngại. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải có nhân chứng, vì điều này có thể giúp loại bỏ các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

Cách sắp xếp phổ biến nhất là để người quản lý trực tiếp của nhân viên dẫn dắt cuộc trò chuyện. Họ có mối quan hệ thân thiết với nhân viên và có thể điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với phong cách giao tiếp của nhân viên.

Nhân chứng thường là bộ phận nhân sự. Vai trò của họ là ghi chép hoặc ghi âm cuộc họp, hỗ trợ và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào mà quản lý có thể không trả lời được. Luôn luôn nói rõ với nhân viên rằng bạn đang ghi chép hoặc ghi âm cuộc họp. Trách nhiệm pháp lý của bạn sẽ giảm đáng kể khi có một chuyên gia giàu kinh nghiệm như vậy trong phòng họp.

Bạn cũng có thể muốn bố trí nhân viên an ninh hộ tống người đó ra cửa sau cuộc họp. Điều này rất hữu ích khi bạn dự đoán trước được phản ứng bất thường từ cuộc trò chuyện.

Giữ cho nó đơn giản và trực tiếp

Đây không phải là lúc để thảo luận dài dòng hay nói năng tùy hứng. Nếu đã đến mức này, nhân viên lẽ ra đã có nhiều cơ hội để điều chỉnh hành vi của mình. Bạn cần truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và khéo léo nhất có thể. Việc chuẩn bị sẵn các ví dụ về vấn đề hiệu suất làm việc là rất cần thiết nếu cần, nhưng tốt hơn hết là tránh đi sâu vào chi tiết và khơi mào tranh cãi.

Hãy chuẩn bị cho những câu hỏi như:

• Khi nào thì tiền lương cuối cùng sẽ đến
• Việc thanh toán PTO chưa sử dụng sẽ được xử lý như thế nào
• Tuổi thọ của bảo hiểm y tế của họ
• Liệu họ có đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp không.

Nếu bạn không có câu trả lời cho những câu hỏi này, hãy đảm bảo rằng đại diện phòng nhân sự tham dự cuộc họp có thể giải quyết được.

Theo dõi nhóm của bạn

Sau khi mọi chuyện lắng xuống sau cuộc trò chuyện với nhân viên, vẫn còn một cuộc trò chuyện quan trọng khác cần được tổ chức trong văn phòng của bạn. Hãy tập hợp các thành viên còn lại và cho họ biết chuyện gì đã xảy ra. Tránh tiết lộ lý do nhân viên bị sa thải vì điều đó cần được giữ kín. Thực tế, nhóm của bạn sẽ ghi nhận cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên cũ trong những khoảnh khắc như thế này. Nghe có vẻ hơi ngược đời, nhưng nếu được xử lý đúng cách, những cuộc trò chuyện thẳng thắn nhưng sâu sắc này có thể nâng cao tinh thần làm việc sau khi nhân viên bị sa thải.