Làm thế nào các đội ngũ bán hàng B2B giảm thời gian quản trị từ 5 giờ xuống còn 30 phút mỗi ngày nhờ dữ liệu CRM thống nhất?

Hệ thống dữ liệu CRM hợp nhất có thể giúp ích. Các nền tảng công nghệ tích hợp này hợp nhất thông tin liên quan đến khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào một giao diện tập trung duy nhất. Việc tận dụng các nền tảng này để tự động hóa các tác vụ hành chính tẻ nhạt có thể giúp đội ngũ bán hàng tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày. Thời gian đó sau đó có thể được dành cho việc bán hàng thực tế và thúc đẩy hiệu suất bán hàng .

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực bán hàng B2B, mắc kẹt trong vòng xoáy của các chu kỳ bán hàng dài dòng, phức tạp, và bản thân hoặc nhóm của bạn (hơn 10 người) phải dành hàng giờ để vật lộn với nhiều công cụ khác nhau, thì dữ liệu CRM thống nhất chính là sự nâng cấp bạn cần. Bài viết này sẽ khám phá lý do tại sao việc tăng hiệu quả lại quan trọng và giải thích cách các nhóm có thể triển khai CRM thống nhất.

Lợi ích của dữ liệu hợp nhất: Làm thế nào để tiết kiệm thời gian

Hệ thống dữ liệu thống nhất mang lại hiệu quả tiết kiệm thời gian có thể đo lường được trong các lĩnh vực quan trọng, tác động trực tiếp đến hiệu quả bán hàng và tạo ra doanh thu. Điều này có thể dẫn đến vô số lợi ích, bao gồm:

• Giảm thời gian dành cho các công việc hành chính.
• Một hệ thống công nghệ chặt chẽ hơn.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng nhanh hơn.
• Và tự động hóa thông minh.

Giảm thiểu công việc nhập liệu và quản trị

Các hệ thống truyền thống, rời rạc yêu cầu nhân viên bán hàng phải nhập cùng một thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau một cách thủ công. Nhân viên bán hàng có thể cần cập nhật thông tin liên hệ, sao chép ghi chú cuộc họp và đồng bộ hóa tiến độ giao dịch trên các công cụ khác nhau. Tất cả những việc này đều tiêu tốn thời gian. Theo ước tính của Salesforce , công việc này chiếm gần 9% thời gian làm việc của một nhân viên bán hàng.

Các hệ thống dữ liệu hợp nhất như CRM loại bỏ công việc thủ công dư thừa bằng cách cho phép thông tin khách hàng tự động đồng bộ hóa trên các nền tảng được kết nối. Cũng tự động phát hiện các bản ghi trùng lặp để tiết kiệm thời gian.

“Khi thông tin được cập nhật trong một hệ thống, nó sẽ tự động lan truyền đến tất cả các hệ thống khác, giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn như bán hàng thực sự,” Harshit Gattani , quản lý bán hàng doanh nghiệp, chia sẻ.

Các nền tảng công nghệ nhỏ gọn hơn

Hiện nay, các đội ngũ bán hàng phải sử dụng trung bình 10 công cụ khác nhau để chốt giao dịch, với 66 % nhân viên bán hàng cho biết họ cảm thấy quá tải bởi số lượng công cụ cần sử dụng hàng ngày. Sự phân mảnh công cụ này tạo ra gánh nặng quản lý đáng kể.

Việc chuyển đổi giữa các công cụ bán hàng cũng làm giảm hiệu quả công việc. Các nghiên cứu được công bố bởi Đại học California, Irvine, chỉ ra rằng trung bình mất 23 phút để quay lại một nhiệm vụ sau khi bị gián đoạn. Dữ liệu hợp nhất giải quyết vấn đề này bằng cách giảm tải công việc quản trị.

“Nó mang lại thời gian tập trung cần thiết được nhân lên qua nhiều lần chuyển đổi công cụ hàng ngày, giúp nhóm của tôi tránh được những tổn thất đáng kể về năng suất,” Vivek Jaiswal , một lãnh đạo bán hàng tại một doanh nghiệp SaaS hàng đầu, chia sẻ.

Nghiên cứu và chuẩn bị khách hàng tiềm năng nhanh chóng

Nhân viên bán hàng dành rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin liên hệ và nghiên cứu khách hàng tiềm năng trước khi gọi điện. Các hệ thống truyền thống, rời rạc càng làm trầm trọng thêm vấn đề này bằng cách lưu trữ thông tin liên quan trên nhiều nền tảng khác nhau.

Các hệ thống dữ liệu hợp nhất sẽ tự động tổng hợp tất cả thông tin về khách hàng tiềm năng vào một giao diện duy nhất. Ví dụ: tương tác trước đó, hành vi trên trang web, mức độ tương tác với nội dung, hoạt động trên mạng xã hội và thông tin công ty, tất cả đều được hiển thị trong cùng một giao diện.

Thay vì phải tự thu thập thông tin này từ nhiều nguồn khác nhau, đội ngũ bán hàng có thể dễ dàng truy cập thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng một cách đáng tin cậy và toàn diện ngay.

“Trước khi sử dụng hệ thống CRM hợp nhất, tôi mất hàng giờ để tìm kiếm thông tin khách hàng tiềm năng. Giờ đây, mọi thứ được tự động tổng hợp, và việc nghiên cứu khách hàng tiềm năng chính xác chỉ cần một cú nhấp chuột,” ông Dipesh Kothari , giám đốc cấp cao tại Procol, chia sẻ.

Tự động hóa thông minh

Khi tất cả dữ liệu khách hàng được lưu trữ trong một hệ thống hợp nhất, các nhóm có thể cấu hình quy trình làm việc để tự động hóa các tác vụ bán hàng thường ngày. Việc phân bổ khách hàng tiềm năng, lên lịch theo dõi, cập nhật dữ liệu và tạo báo cáo đều có thể được thực hiện tự động. Các hệ thống hợp nhất giúp việc tự động hóa trở nên khả thi, từ đó có thể tăng năng suất bán hàng lên đến 30 %.

Các tác vụ quản trị mà dữ liệu CRM hợp nhất giúp loại bỏ

Dữ liệu CRM thống nhất có thể giúp quy trình bán hàng của các nhóm hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian. CRM là một nền tảng thống nhất được thiết kế để loại bỏ các nhiệm vụ quản trị bán hàng, giúp nhân viên bán hàng tập trung vào việc phát triển doanh số tốt hơn.

Đây là cách có thể giúp các đội ngũ bán hàng nâng cao hiệu quả.

Ghi nhật ký tương tác email

CRM tự động ghi lại các email đã gửi và nhận vào hồ sơ liên hệ, công ty và giao dịch. Người dùng chỉ cần kết nối tài khoản email của họ và kích hoạt tiện ích mở rộng hoặc phần bổ trợ. Tính năng này cũng ghi lại các tệp đính kèm và liên kết các chuỗi email với các hồ sơ hiện có.

Theo dõi tiến trình các giai đoạn giao dịch

Tự động cập nhật các giai đoạn giao dịch của khách hàng tiềm năng thông qua tự động hóa quy trình bán hàng. Hệ thống CRM có thể chuyển các giao dịch giữa các giai đoạn được xác định trước khi xảy ra một số hoạt động hoặc sự kiện nhất định. Quản trị viên có thể cấu hình quy trình làm việc hoặc quy tắc bán hàng để chuyển đổi giao dịch khi đáp ứng được tiêu chí.

Phân công và định tuyến khách hàng tiềm năng

Cho phép tự động phân bổ khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng các quy tắc phụ thuộc vào khu vực, đặc tính khách hàng tiềm năng hoặc sự sẵn có của nhân viên bán hàng. Khách hàng tiềm năng có thể được phân phối cho các nhân viên bán hàng mà không cần can thiệp thủ công.

Báo cáo hoạt động và cập nhật tiến độ dự án

Cung cấp các bảng điều khiển và công cụ báo cáo thời gian thực, thu thập dữ liệu từ các hoạt động bán hàng đã được ghi nhận (lượt mở email, lượt nhấp chuột, hoạt động giao dịch, nhiệm vụ, cuộc họp). Các bảng điều khiển này tự động cập nhật, giảm thiểu hoặc loại bỏ nhu cầu lập báo cáo thủ công.

Tạo báo giá và đề xuất

Các nhân viên bán hàng có thể tạo mẫu tài liệu để đơn giản hóa quy trình tạo đề xuất và báo giá. Hệ thống CRM sử dụng dữ liệu thống nhất, chẳng hạn như các quy tắc định giá, để tổng hợp báo giá và đề xuất. Điều này đảm bảo tính nhất quán và giảm thời gian dành cho việc xây dựng đề xuất từ ​​đầu.

Chấm điểm trình độ chuyên môn của khách hàng tiềm năng

Cung cấp công cụ Chấm điểm Khách hàng tiềm năng, trong đó các liên hệ, công ty hoặc giao dịch được chấm điểm dựa trên hành vi. Điều đó bao gồm số lượt truy cập trang web, số lần mở email và số lần điền biểu mẫu. Nhân viên bán hàng có thể sử dụng thông tin này để xác định ai là người có khả năng mua hàng cao nhất và họ sẽ phản hồi tốt nhất với loại tài liệu hỗ trợ bán hàng nào.

Với tất cả các tính năng tự động hóa này, bạn có thể tiết kiệm được những giờ quý báu và sử dụng chúng để tăng thời gian bán hàng và thúc đẩy việc đạt chỉ tiêu doanh số.

Các tính năng CRM thiết yếu sử dụng dữ liệu hợp nhất

Các đội ngũ bán hàng muốn tận dụng dữ liệu thống nhất cần bốn khả năng CRM quan trọng trước khi bắt đầu:

• Thu thập dữ liệu tự động.
• Một giao diện thống nhất.
• Báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột.
• Và giao tiếp thông minh.

Thu thập dữ liệu tự động

Việc thu thập dữ liệu tự động có nghĩa là mọi email, cuộc gọi, cuộc họp và tương tác với khách hàng tiềm năng đều được ghi lại tự động, loại bỏ nhu cầu thao tác thủ công từ phía nhân viên bán hàng. Hệ thống kết nối với tất cả các kênh liên lạc và tạo ra một dòng thời gian hoạt động hoàn chỉnh mà không cần sự can thiệp của con người.

Đây là nền tảng giúp mọi thứ khác trở nên khả thi. Nếu không có hệ thống thu thập dữ liệu tự động, các nhóm sẽ mãi mắc kẹt trong việc nhập liệu thủ công, tiêu tốn hàng giờ thời gian bán hàng quý giá.

- Có thể giúp bạn như thế nào?

• Tính năng tích hợp email kết nối với Gmail, Outlook và các nhà cung cấp email lớn khác, tự động ghi lại tất cả các thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng.
• Tính năng đồng bộ lịch tự động ghi lại chi tiết cuộc họp, người tham dự và kết quả, loại bỏ nhu cầu ghi chép thủ công.
• Tính năng tích hợp điện thoại ghi lại thời lượng cuộc gọi, ghi chú và các hành động tiếp theo trực tiếp vào hồ sơ liên hệ.

• Ứng dụng di động còn tiến xa hơn bằng cách cho phép nhân viên bán hàng truy cập thông tin khách hàng mọi lúc mọi nơi. Ứng dụng này cũng hỗ trợ ghi chú cuộc họp.
• Mọi thứ được đồng bộ tự động vào cơ sở dữ liệu thống nhất, do đó thông tin được ghi nhận trên thiết bị di động sẽ hiển thị ngay lập tức trên giao diện máy tính để bàn.

Giao diện thống nhất

Giao diện thống nhất tích hợp email khách hàng, lịch sử tương tác, tiến trình giao dịch, hoạt động tiếp thị và các công cụ giao tiếp vào một giao diện duy nhất. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể truy cập toàn bộ hành trình của khách hàng tiềm năng, biết khi nào nên phản hồi email và thậm chí nhận được sự hỗ trợ từ trí tuệ nhân tạo về cách thức phản hồi hiệu quả nhất.

Việc có một bảng điều khiển thống nhất hiển thị mọi thông tin liên quan đến giao dịch và khách hàng tiềm năng mà không buộc nhân viên bán hàng phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và sự tiện lợi mà còn giúp duy trì sự tập trung, bối cảnh và nhịp độ phù hợp trong suốt quá trình bán hàng, đặc biệt là khi chu kỳ bán hàng phức tạp.

- Có thể giúp bạn như thế nào?

• Hồ sơ liên hệ và giao dịch cung cấp một dòng thời gian đầy đủ về tất cả các tương tác, chẳng hạn như email, cuộc gọi, lượt truy cập trang web, biểu mẫu đã điền và lượt tải xuống tài liệu. Các thông tin này được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
• Ứng dụng email tích hợp cho phép nhân viên bán hàng gửi và nhận email trực tiếp trong hồ sơ liên hệ, duy trì đầy đủ ngữ cảnh. Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng đưa ra các đề xuất phù hợp
• Bảng điều khiển tổng hợp các chế độ xem quy trình, nguồn cấp dữ liệu hoạt động và các chỉ số hiệu suất, cho phép các nhân viên bán hàng xem được các ưu tiên và tiến độ của họ mà không cần chuyển đổi công cụ.
• Hồ sơ giao dịch tích hợp sẵn các công cụ giao tiếp, chia sẻ tài liệu và quản lý tác vụ, loại bỏ nhu cầu sử dụng các nền tảng quản lý dự án hoặc giao tiếp riêng biệt.

Báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột

Chức năng báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột biến đổi hàng tuần phân tích doanh số thủ công thành những thông tin chi tiết tức thì, giúp nhân viên bán hàng và quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Tính năng báo cáo thời gian thực thu thập dữ liệu từ tất cả các nguồn thống nhất để tạo ra các bảng điều khiển toàn diện. Các báo cáo này được cập nhật tự động, giảm bớt công việc thủ công cho đội ngũ bán hàng.

- Thực hiện điều này như thế nào?

Bộ công cụ báo cáo cung cấp các mẫu bảng điều khiển được xây dựng sẵn cho các chỉ số bán hàng tiêu chuẩn như tình trạng kênh bán hàng, theo dõi hoạt động, tốc độ giao dịch và hiệu suất chỉ tiêu.

Cũng hỗ trợ xây dựng báo cáo tùy chỉnh bằng giao diện kéo và thả, loại bỏ nhu cầu về chuyên môn kỹ thuật để tạo báo cáo.

Hệ thống tự động tạo ra các bản tóm tắt dành cho ban quản lý, báo cáo hiệu suất cá nhân và phân tích nhóm, những công việc mà theo cách truyền thống sẽ đòi hỏi hàng giờ thu thập và phân tích dữ liệu thủ công. Các báo cáo luôn được cập nhật và bao gồm dữ liệu từ tất cả các hệ thống được kết nối.

Các báo cáo có thể được lên lịch để tự động gửi đến các bên liên quan, loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ phân phối thủ công.

- Giao tiếp thông minh

Các công cụ giao tiếp trở nên hiệu quả hơn gấp bội khi chúng có thể truy cập dữ liệu khách hàng thống nhất để cá nhân hóa việc tiếp cận dựa trên hành vi của khách hàng tiềm năng và thông tin công ty. Các tính năng giao tiếp thông minh sử dụng dữ liệu thống nhất để:

• Tự động cá nhân hóa tin nhắn.
• Đề xuất thời điểm tối ưu để tiếp cận khách hàng.
• Và cung cấp bối cảnh hội thoại giúp biến những cuộc gọi lạnh lùng thành những cuộc thảo luận ấm áp và đầy thông tin.

- Thực hiện điều này như thế nào?

• Chuỗi email và mẫu email hỗ trợ cá nhân hóa tự động. Hệ thống CRM có thể chèn tên khách hàng tiềm năng, thông tin công ty, hoạt động gần đây trên trang web và các đề xuất nội dung liên quan mà không cần tùy chỉnh thủ công.

• Đề xuất thời điểm gửi tối ưu dựa trên mô hình tương tác của từng khách hàng tiềm năng và cung cấp cảnh báo theo thời gian thực khi khách hàng tiềm năng tương tác với email hoặc truy cập các trang web quan trọng.
• Giao tiếp thông minh được mở rộng đến việc tạo đề xuất và tài liệu, trong đó các mẫu tự động điền thông tin cụ thể về khách hàng tiềm năng, giá cả phù hợp với tình huống của họ và các nghiên cứu điển hình từ các công ty tương tự trong ngành.

Hướng dẫn thiết lập quy trình làm việc dữ liệu hợp nhất (từng bước)

Việc triển khai một hệ thống CRM thống nhất có vẻ khó khăn. Tuy nhiên, một kế hoạch triển khai bài bản có thể giúp các đội ngũ bán hàng tận dụng tối đa nền tảng này và chốt được nhiều giao dịch hơn. Dưới đây là kế hoạch 4 tuần để giúp các đội ngũ bắt đầu.

Tuần 1: Kiến thức cơ bản

- Chuyển dữ liệu lịch sử vào hệ thống CRM thống nhất.

Hãy bắt đầu bằng cách hợp nhất dữ liệu khách hàng cũ vào CRM bằng cách xuất danh sách liên hệ, lịch sử giao dịch và hồ sơ liên lạc từ hệ thống hiện tại. Công cụ nhập liệu có thể xử lý các tệp CSV từ hầu hết các nền tảng chính, bao gồm Salesforce, Pipedrive và bảng tính Excel.

Các hành động chính được đề xuất:

• Làm sạch và chuẩn hóa định dạng dữ liệu trước khi nhập (loại bỏ dữ liệu trùng lặp, chuẩn hóa tên công ty).
• Ánh xạ các trường hiện có với các thuộc tính liên hệ và giao dịch 
• Nhập dữ liệu theo từng giai đoạn: đầu tiên là danh bạ, sau đó là giao dịch, tiếp theo là lịch sử tương tác.
• Xác minh tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách kiểm tra ngẫu nhiên. Kiểm tra khoảng 10-15% số bản ghi đã nhập để đảm bảo tính chính xác.

- Kết nối email/lịch để tự động đồng bộ.

Tích hợp tài khoản Gmail, Outlook hoặc Office 365 của nhóm để đơn giản hóa việc ghi nhật ký email và loại bỏ các tác vụ thủ công. Kết nối này sẽ giúp tự động thu thập tất cả các thông tin liên lạc từ khách hàng tiềm năng và liên kết chúng với hồ sơ liên hệ và sự kiện lịch chính xác chỉ trong vài phút.

Các hành động chính được đề xuất:

• Cài đặt tính năng tích hợp email cho từng thành viên trong nhóm.
• Kết nối các hệ thống lịch để tự động ghi lại các cuộc họp và cuộc gọi.
• Thiết lập mẫu email và cài đặt theo dõi.
• Kiểm tra tính năng đồng bộ hai chiều để đảm bảo email xuất hiện trên cả hai hệ thống.

- Huấn luyện nhân viên bán hàng về cách sử dụng ứng dụng di động để thu thập thông tin.

Tải xuống và cấu hình ứng dụng di động để thu thập dữ liệu tại hiện trường. Điều này cần thiết để đảm bảo thông tin thu thập được trong các chuyến thăm khách hàng, sự kiện kết nối hoặc chuyến đi được ghi nhận ngay lập tức, thay vì bị mất hoặc được ghi vào hệ thống sau nhiều ngày.

Các hành động chính được đề xuất:

• Cài đặt ứng dụng di động trên thiết bị của tất cả các thành viên trong nhóm.
• Cấu hình tính năng ghi âm giọng nói thành văn bản để cập nhật sau cuộc họp.
• Thực hành tạo liên hệ và cập nhật giao dịch từ giao diện di động.
• Thiết lập thông báo trên điện thoại di động cho các hoạt động quan trọng của khách hàng tiềm năng.

Tuần 2: Thiết lập tự động hóa

- Xây dựng quy trình thu thập dữ liệu.

Tạo các quy trình tự động ghi lại hành vi của khách hàng tiềm năng và kích hoạt các hành động theo dõi phù hợp. Các quy trình này sẽ loại bỏ phần lớn việc giám sát thủ công và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.

Các hành động chính được đề xuất:

• Thiết lập cơ chế chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên số lượt truy cập trang web, số lần mở email và số lượt tải nội dung.
• Thiết lập các quy tắc tự động phân bổ khách hàng tiềm năng dựa trên khu vực, ngành nghề hoặc quy mô giao dịch.
• Thiết lập tính năng theo dõi email cho các lượt mở, lượt nhấp chuột và lượt xem tài liệu.
• Xây dựng quy trình làm việc tự động cập nhật giai đoạn giao dịch dựa trên hành động của khách hàng tiềm năng.

- Cấu hình bảng điều khiển báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột.

Xây dựng các bảng điều khiển toàn diện giúp loại bỏ nhu cầu biên soạn báo cáo thủ công. Công cụ báo cáo có thể thu thập dữ liệu hiện tại từ tất cả các hệ thống được kết nối để cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực.

Các hành động chính được đề xuất:

• Tạo bảng điều khiển hiệu suất cá nhân cho từng nhân viên bán hàng, hiển thị tiến độ bán hàng, hoạt động và chỉ tiêu.
• Xây dựng bảng điều khiển cấp nhóm dành cho các quản lý bán hàng, hiển thị tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số của nhóm.
• Thiết lập bảng điều khiển quản lý với dự báo doanh thu và phân tích xu hướng.
• Lên lịch gửi báo cáo tự động cho các bên liên quan.

- Tạo các mẫu giao tiếp thông minh.

Triển khai các mẫu email và chuỗi email tự động cá nhân hóa nội dung bằng cách sử dụng dữ liệu khách hàng thống nhất. Điều này sẽ loại bỏ việc tùy chỉnh thủ công đồng thời cải thiện tỷ lệ phản hồi.

Các hành động chính được đề xuất:

• Thiết kế các mẫu email tự động điền tên khách hàng tiềm năng, thông tin công ty và các vấn đề mà họ đang gặp phải.
• Tạo các chuỗi tin nhắn động, tự điều chỉnh dựa trên ngành nghề và vai trò của khách hàng tiềm năng.
• Thiết lập thời gian gửi thông minh dựa trên mô hình tương tác của từng khách hàng tiềm năng.
• Thiết lập các chuỗi theo dõi tự động được kích hoạt bởi hành vi của khách hàng tiềm năng.

Tuần 3: Tối ưu hóa

- Tinh chỉnh các quy tắc định tuyến và chuyển giao.

Tối ưu hóa luồng khách hàng tiềm năng trong quy trình bán hàng và sự chuyển giao khách hàng giữa các nhóm. Tinh chỉnh các quy tắc tự động hóa dựa trên dữ liệu hiệu suất ban đầu để cải thiện độ chính xác trong việc phân bổ khách hàng tiềm năng và đẩy nhanh thời gian phản hồi.

Các hành động chính được đề xuất:

• Phân tích hiệu suất định tuyến khách hàng tiềm năng và điều chỉnh tiêu chí phân bổ.
• Tối ưu hóa quy trình chuyển giao giữa đội ngũ bán hàng và đội ngũ chăm sóc khách hàng.
• Thiết lập thông báo tự động khi đạt được các mốc quan trọng trong giao dịch.
• Thiết lập các quy tắc leo thang cho các giao dịch bị đình trệ hoặc các khách hàng tiềm năng có giá trị cao.

- Thu thập phản hồi từ đại diện bán hàng và điều chỉnh.

Thu thập phản hồi từ các nhân viên bán hàng về hiệu quả quy trình làm việc và khả năng sử dụng hệ thống sau khi triển khai các hệ thống hợp nhất. Sử dụng thông tin phản hồi này để tinh chỉnh các quy trình trước khi triển khai trên quy mô lớn.

Các hành động chính được đề xuất:

• Tiến hành các buổi phản hồi riêng với từng nhân viên bán hàng.
• Ghi lại những vấn đề gặp phải và các đề xuất cải tiến.
• Điều chỉnh các quy tắc quy trình làm việc dựa trên các mô hình sử dụng thực tế.
• Cung cấp thêm đào tạo cho các lĩnh vực khó khăn.

- Đồng bộ hóa các thiết lập tuân thủ (GDPR) và bảo mật.

Đảm bảo hệ thống dữ liệu thống nhất đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật. Điều này cần thiết để ngăn ngừa bất kỳ sự cố nào trong tương lai và xây dựng lòng tin của các bên liên quan.

Các hành động chính được đề xuất:

• Thiết lập các cài đặt tuân thủ GDPR cho khách hàng tiềm năng thuộc EU.
• Thiết lập chính sách lưu giữ dữ liệu và quy trình xóa dữ liệu.
• Thiết lập quyền hạn và kiểm soát truy cập cho người dùng.
• Triển khai xác thực hai yếu tố cho tất cả thành viên nhóm để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Tuần 4: Tăng tốc

- Theo dõi các chỉ số ROI.

Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính thể hiện tác động của quy trình làm việc dữ liệu thống nhất. Các chỉ số này sẽ chứng minh tính hiệu quả của khoản đầu tư và xác định các lĩnh vực cần cải thiện thêm.

Các hành động chính được đề xuất:

• Đo thời gian trung bình từ khi thu thập thông tin khách hàng tiềm năng đến lần liên hệ đầu tiên.
• Theo dõi tỷ lệ chính xác dữ liệu trên tất cả các hệ thống được kết nối.
• Theo dõi sự phân bổ thời gian của nhân viên bán hàng giữa các nhiệm vụ hành chính và hoạt động bán hàng.
• Tính toán khoản tiết kiệm chi phí từ việc giảm thiểu công việc thủ công.

- Nhân rộng các mô hình thành công trên nhiều nhóm.

Mở rộng các quy trình và cấu hình đã được chứng minh hiệu quả cho các nhóm khác. Áp dụng những bài học kinh nghiệm từ lần triển khai ban đầu để đẩy nhanh quá trình áp dụng và triển khai.

+ Các hành động chính được đề xuất:

• Sao chép các quy trình tự động hóa thành công cho các nhóm tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
• Chuẩn hóa bảng điều khiển báo cáo trên tất cả các bộ phận tạo doanh thu.
• Chia sẻ những kinh nghiệm tốt nhất và các kỹ thuật tiên tiến với người dùng mới.
• Tích hợp thêm các công cụ kết nối với nền tảng dữ liệu thống nhất của bạn.

- Chia sẻ những câu chuyện thành công và những kết quả nhanh chóng.

Ghi chép và truyền đạt kết quả chuyển đổi để tạo động lực cho tổ chức và đảm bảo sự hỗ trợ liên tục từ lãnh đạo đối với các sáng kiến ​​hợp nhất dữ liệu.

Các hành động chính được đề xuất:

• Tổng hợp các số liệu trước/sau để ghi lại thời gian tiết kiệm được và năng suất được cải thiện.
• Hãy lập các nghiên cứu điển hình nêu bật những câu chuyện thành công của từng đại diện bán hàng.
• Trình bày báo cáo phân tích ROI cho ban lãnh đạo, chứng minh tác động kinh doanh của các biện pháp can thiệp này.
• Lên kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo của việc hợp nhất dữ liệu cho các phòng ban hoặc quy trình khác.

Câu hỏi thường gặp

Những công việc nào không thể tự động hóa?

Tự động hóa có thể loại bỏ những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, một số hoạt động có giá trị cao vẫn cần đến chuyên môn của con người. Những hoạt động đó bao gồm:

• Các cuộc đàm phán phức tạp và quyết định về giá cả đòi hỏi tư duy chiến lược và kỹ năng định vị cạnh tranh.
• Xây dựng mối quan hệ và phát triển lòng tin dựa trên sự tương tác cá nhân và sự thấu cảm.
• Thiết kế giải pháp tùy chỉnh , đòi hỏi sự thấu hiểu nhu cầu tinh tế của khách hàng và khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
• Quản lý khủng hoảng dựa trên khả năng phán đoán và trí tuệ cảm xúc của con người.
• Lập kế hoạch tài khoản chiến lược, tận dụng tối đa dữ liệu nhưng đòi hỏi sự phân tích của con người để xác định cơ hội.

Làm thế nào để tôi nhận được sự đồng thuận từ các nhân viên bán hàng về quy trình làm việc mới?

Sự phản kháng thường xuất phát từ nỗi sợ thay đổi hơn là những lo ngại thực tế về quy trình làm việc. Các nhà quản lý có thể tập trung vào việc các quy trình làm việc mới sẽ giúp giảm bớt khó khăn và công việc hành chính trong suốt quá trình bán hàng như thế nào. Sau đây là cách thực hiện:

• Hãy bắt đầu bằng việc nêu bật những điều khiến họ khó chịu nhất. Cho thấy dữ liệu thống nhất giúp loại bỏ những công việc cụ thể mà họ ghét nhất, chẳng hạn như nhập dữ liệu trùng lặp hoặc nghiên cứu thủ công.
• Chứng minh những thành quả đạt được ngay lập tức. Cho phép nhân viên bán hàng trải nghiệm trực tiếp việc tiết kiệm thời gian thông qua các dự án thí điểm, thay vì chỉ nghe về những lợi ích tiềm năng.
• Chia sẻ kết quả thực tế. Theo dõi thời gian tiết kiệm được của người dùng thử nghiệm và cho phép họ chia sẻ những câu chuyện thành công một cách tự nhiên.
• Giải quyết nỗi lo bị thay thế. Định vị tự động hóa như một bước nâng cao vai trò của họ từ điều phối viên hành chính lên người quản lý mối quan hệ chiến lược.

Nhóm của tôi nên xử lý các vấn đề liên quan đến tuân thủ quy định và độ chính xác dữ liệu như thế nào?

Để tuân thủ các quy định, việc sử dụng một công cụ sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống CRM này tích hợp sẵn các công cụ GDPR để quản lý sự đồng ý và lưu trữ dữ liệu. Các nhóm có thể sử dụng nó để cấu hình quyền hạn dựa trên vai trò và triển khai xác thực hai yếu tố.

Để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu , phương pháp tốt nhất là thiết lập các quy tắc xác thực mạnh mẽ, triển khai quản lý dữ liệu trùng lặp hiệu quả và tạo báo cáo chất lượng dữ liệu tự động để xác minh tính chính xác. Song song đó, hãy lên lịch rà soát vệ sinh dữ liệu hàng tháng để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn sạch sẽ.

Tôi cũng khuyên bạn nên sớm liên hệ với đội ngũ pháp lý để giải quyết bất kỳ yêu cầu tuân thủ cụ thể nào đặc thù cho ngành của bạn.

Tóm lại: Dữ liệu thống nhất tạo nên đà tăng trưởng doanh số.

Dữ liệu CRM thống nhất không chỉ là giải pháp quản trị đơn thuần. Đó là đòn bẩy chiến lược trong hoạt động bán hàng hiện đại. CRM giải phóng nhân viên bán hàng khỏi gánh nặng công việc hành chính, cung cấp cho lãnh đạo khả năng hiển thị thông tin theo thời gian thực và biến CRM của bạn thành động lực tăng trưởng. Nó thực sự mở khóa điều mà mọi đội ngũ bán hàng đều mong muốn: Nhiều thời gian hơn để bán hàng.

Đối với các đội ngũ B2B thực hiện các giao dịch bán hàng phức tạp, dữ liệu thống nhất không chỉ là một phương pháp tốt hơn. Đó là sự khác biệt giữa việc đạt chỉ tiêu và vượt xa chỉ tiêu. Sẵn sàng nâng cấp và lấy lại thời gian bán hàng của bạn với công việc quản lý được giảm thiểu?