Làm thế nào các cuộc họp trong quy trình bán hàng có thể trở thành cơ hội huấn luyện — Mẹo để nâng cao trình độ đội ngũ của bạn

Hãy bắt đầu bằng một ví dụ tương tự: Bạn sẽ không mong đợi một tân binh chưa được đào tạo bài bản có thể cầm gậy đánh bóng trong một trận đấu bóng chày chuyên nghiệp và ngay lập tức đưa bóng ra khỏi sân. Tương tự, nếu một quản lý bán hàng chỉ dành 30 phút mỗi tháng để huấn luyện từng nhân viên bán hàng, thì thật phi lý khi nghĩ rằng người quản lý đó sẽ cải thiện được hiệu suất của họ.

Nhưng những buổi đánh giá tiến độ bán hàng này nên là những buổi huấn luyện thực sự — chứ không phải là những cuộc họp chỉ để sàng lọc dữ liệu. Tôi nhận thấy rằng nhân viên bán hàng chỉ trở nên giỏi hơn trong việc chốt đơn khi được quản lý tích cực huấn luyện, chứ không phải khi bị thúc ép phải dự báo chính xác. Thật không may, nhiều cuộc thảo luận về tiến độ bán hàng lại giống với trường hợp thứ hai hơn là trường hợp thứ nhất.

Hôm nay, tôi sẽ đánh giá các chiến lược huấn luyện quy trình bán hàng hiệu quả nhất và chia sẻ một số lời khuyên từ kinh nghiệm của bản thân.

Huấn luyện quy trình là gì?

Huấn luyện quy trình bán hàng là khi người quản lý bán hàng hướng dẫn nhân viên bán hàng trong quá trình xem xét quy trình bán hàng , tập trung vào chiến lược giao dịch thay vì chỉ dự báo. Thay vì chỉ theo dõi số liệu, cuộc trò chuyện nên xoay quanh các vấn đề sau:

• Làm thế nào để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi giao dịch.
• Giải quyết những trở ngại thường gặp trong quy trình bán hàng .
• Huấn luyện nhân viên bán hàng về kỹ thuật tiếp cận khách hàng, theo dõi và chốt đơn.

Chỉ số thôi thì chưa đủ để giúp nhân viên bán hàng cải thiện. Họ cần được hướng dẫn cách thức để thúc đẩy giao dịch. Huấn luyện quy trình bán hàng hiệu quả đảm bảo mỗi cuộc trò chuyện đều mang lại giá trị, giúp nhân viên xử lý các phản đối, hoàn thiện cách tiếp cận và chốt được nhiều giao dịch hơn.

Tầm quan trọng của huấn luyện trong quy trình tuyển dụng

Huấn luyện quy trình bán hàng là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà người quản lý bán hàng có thể sử dụng. Tại sao? Bởi vì nó tác động trực tiếp đến:

• Độ chính xác của dự báo. Giảm thiểu tình trạng tồn đọng hồ sơ bằng cách giúp các nhân viên bán hàng tập trung vào các cơ hội thực sự.
• Tốc độ xử lý giao dịch . Giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý giao dịch bằng cách loại bỏ các trở ngại.
• Tỷ lệ thắng . Đảm bảo nhân viên bán hàng đang sàng lọc khách hàng tiềm năng đúng cách và chốt được những giao dịch phù hợp.

Nếu không được huấn luyện hiệu quả, nhân viên bán hàng sẽ lãng phí thời gian vào những cơ hội không tốt, bỏ lỡ các tín hiệu mua hàng quan trọng và gặp khó khăn trong việc chốt đơn.

Nhưng vấn đề ở đây là: Hầu hết các cuộc họp về tiến độ bán hàng không phải là các buổi huấn luyện. Chúng chỉ là các buổi cập nhật tình hình. Nhân viên bán hàng liệt kê các giao dịch, quản lý lắng nghe, và chẳng có gì thay đổi.

Leslie Venetz , người sáng lập The Sales-Led GTM Agency , thường xuyên chứng kiến ​​điều này. Bà thẳng thắn nói: “Thay vào đó, hãy sử dụng các cuộc họp về quy trình bán hàng như một cách để tìm hiểu xem giao dịch nào không thành công. Khám phá các xu hướng và sử dụng nó như một cơ hội để cung cấp cho nhân viên bán hàng những hướng dẫn cụ thể về các yếu tố tinh tế trong chu kỳ bán hàng.”

Vậy, huấn luyện quy trình bán hàng hiệu quả trông như thế nào? Tôi sẽ đề cập đến điều đó trong phần tiếp theo.

Làm thế nào để tiến hành đánh giá quy trình bán hàng hiệu quả, giúp thúc đẩy các giao dịch tiến triển?

Điều cuối cùng mà nhân viên bán hàng cần là một cuộc họp không mang lại giá trị. Một buổi đánh giá tiến độ bán hàng được tổ chức kém hiệu quả có thể chỉ giống như một khối lịch trình khác chứa đầy các cập nhật trạng thái mà không ai thực sự được lợi. Đó là lý do tại sao tôi tập trung vào việc biến mỗi buổi đánh giá tiến độ bán hàng thành một phiên làm việc hiệu quả cao — điều thực sự giúp nhân viên bán hàng chốt được giao dịch.

Đối với các nhân viên bán hàng, điều này có nghĩa là nhận được sự hỗ trợ thực sự trong những lĩnh vực họ cần nhất — cho dù đó là vượt qua những lời phản đối, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc một cách hiệu quả hay tái kết nối với những khách hàng tiềm năng đang gặp khó khăn.

Đối với các nhà quản lý, đây là cơ hội để huấn luyện một cách có chủ đích, xác định các mô hình giao dịch và giúp nhóm đạt được tiến bộ thực sự.

Dưới đây là cách để đảm bảo mọi đánh giá quy trình đều mang lại giá trị.

Bắt đầu bằng khâu chuẩn bị.

Một cuộc đánh giá tiến độ công việc hiệu quả bắt đầu ngay cả trước khi cuộc họp diễn ra.

Tôi hoàn toàn đồng ý với lời khuyên của Venetz ở đây: Các nhân viên bán hàng nên chuẩn bị sẵn 2-3 lĩnh vực mà họ cần hỗ trợ. Điều này sẽ chuyển cuộc trò chuyện từ một bản cập nhật thụ động thành một buổi huấn luyện tích cực.

Ví dụ, thay vì một nhân viên bán hàng nói, “Tôi có một thương vụ với xác suất thành công là 50%,” cô ấy nên nói, “Tôi đang gặp khó khăn trong việc thuyết phục Giám đốc Tài chính. Tôi đã xây dựng được một luận điểm vững chắc với Phó Chủ tịch Kinh doanh, nhưng tôi cần sự giúp đỡ để vượt qua những vướng mắc về tài chính.”

Giờ đây, thay vì chỉ xem xét các con số thô và cập nhật CRM, bạn đang cùng nhau lên chiến lược để giành được hợp đồng.

Tập trung vào chuyển đổi thay vì cập nhật.

Nếu cuộc họp về tiến độ dự án của bạn chỉ đơn thuần là liệt kê các hợp đồng đang chờ xử lý, thì bạn đang làm sai cách rồi.

Hãy tìm kiếm các mô hình. Các giao dịch có bị đình trệ ở cùng một giai đoạn không? Có phải một số khách hàng "bỏ rơi" nhân viên bán hàng sau khi nhận được đề xuất? Có lời phản đối chung nào cứ lặp đi lặp lại không?

Thay vì hỏi, “Hiện tại bạn có bao nhiêu giao dịch đang trong quá trình thực hiện?”, tôi khuyên bạn nên hỏi:

• Những thương vụ nào đã bị đình trệ và tại sao?
• Bạn đang bỏ lỡ nhiều cơ hội nhất ở đâu?
• Điều gì đang cản trở thương vụ này tiến triển?

Bằng cách chuyển trọng tâm từ những gì đang trong quá trình thực hiện sang lý do tại sao nó không chuyển đổi thành doanh thu, bạn sẽ khám phá ra những cơ hội huấn luyện thực sự giúp cải thiện hiệu suất.

Hãy trao quyền sở hữu cho các nhân viên bán hàng của bạn.

Buổi đánh giá tiến độ bán hàng không nên giống như một cuộc thẩm vấn. Nếu các nhân viên bán hàng chỉ trả lời câu hỏi của bạn, họ không suy nghĩ thấu đáo về các giao dịch của mình.

Hãy đảo ngược tình thế — để họ dẫn dắt. Thay vì để các quản lý điều hành cuộc họp, tôi thích trao cho các nhân viên bán hàng một phần quyền chủ động trong cuộc thảo luận, bằng cách đặt câu hỏi về:

• Những thương vụ đang gặp rủi ro ( “Tôi nghĩ mình sắp mất thương vụ này rồi — đây là lý do” ).
• Những lĩnh vực họ cần giúp đỡ ( “Tôi gặp khó khăn trong việc tạo ra cảm giác khẩn trương — cách tốt nhất để làm điều đó là gì?” ).
• Chiến lược của họ để thúc đẩy các giao dịch tiến triển ( “Tôi đã thành công khi xử lý nhiều luồng công việc cùng lúc — đây là cách tôi đã làm” ).

Tôi nhận ra rằng những chiến thuật này giúp chuyển đổi các cuộc họp từ việc cập nhật tình trạng sang giải quyết vấn đề thực sự. Và quan trọng hơn, các nhân viên bán hàng sẽ ra về với những bước tiếp theo rõ ràng thay vì chỉ nhận được phản hồi thụ động.

Tập trung vào các bước tiếp theo — chứ không chỉ chiến lược.

Một thỏa thuận không có động lực là một thỏa thuận sẽ không đi đến đâu. Nếu người đại diện nói rằng họ đang "chờ phản hồi", đó là một dấu hiệu đáng báo động.

Hãy khuyến khích họ chủ động hơn:

• “Chỉ muốn liên lạc…” → “Tôi biết đây là ưu tiên hàng đầu trong quý 2 — liệu anh/chị có thể dành chút thời gian gọi điện để thống nhất các bước tiếp theo không?”
• “Họ đang cân nhắc.” → “Ai khác cần tham gia vào quá trình ra quyết định?”

Nếu một thỏa thuận đang bị đình trệ, hãy thúc ép để đạt được sự rõ ràng:

• Kế hoạch tái thiết lập quan hệ là gì?
• Chúng ta có thể mời thêm ai vào cuộc thảo luận này nữa không?
• Điều gì đang ngăn cản họ đưa ra quyết định ngay hôm nay?

Giờ bạn đã nắm được những điều cơ bản về cách tổ chức cuộc họp đánh giá tiến độ dự án — tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ một số lời khuyên từ chuyên gia để giúp bạn cải thiện chiến lược của mình.

Mẹo huấn luyện đường ống dẫn

Khi bạn đã cấu trúc các cuộc họp về tiến độ bán hàng của mình sao cho không chỉ đơn thuần là xem xét dự báo, bước tiếp theo là tối ưu hóa phương pháp huấn luyện. Tôi sẽ chia sẻ ba chiến lược quan trọng để giúp việc huấn luyện tiến độ bán hàng hiệu quả hơn và hướng đến kết quả cao hơn.

Thảo luận về các thương vụ ở giai đoạn đầu và giai đoạn cuối.

Mặc dù việc chỉ tập trung vào các giao dịch sắp hoàn tất có vẻ hấp dẫn, tôi nghĩ điều quan trọng là cũng nên dành thời gian cho các giao dịch ở giai đoạn đầu của quá trình bán hàng. Tại sao? Đó là cơ hội để loại bỏ các giao dịch không hiệu quả ngay từ đầu, giúp các nhân viên bán hàng không lãng phí thời gian và cung cấp cho họ những thông tin hữu ích.

Rõ ràng, chốt đơn là bước cuối cùng (hoặc áp chót, nếu tính cả việc giữ chân khách hàng) của quy trình bán hàng , và kênh bán hàng thể hiện tổng số cơ hội của nhân viên bán hàng — cùng với vị trí của họ trong từng giai đoạn của quá trình đó.

Nếu một nhân viên bán hàng muốn học hỏi, phát triển và cuối cùng trở thành một người bán hàng toàn diện nhất có thể, họ cần có cái nhìn khách quan về các cơ hội của mình ở mọi giai đoạn — ngay cả khi không phải tất cả đều dẫn đến giao dịch thành công.

Điều đó không có nghĩa là bạn phải đào sâu vào việc điều tra kỹ lưỡng từng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện trong danh sách khách hàng của nhân viên bán hàng trong những cuộc họp kiểu này — nhưng bạn cũng không nên chỉ tập trung vào các giao dịch ở giai đoạn cuối.

Tôi nghĩ đó là một sự cân bằng khó đạt được — vì bạn không muốn tiêu tốn quá nhiều thời gian của mình và của người đại diện — nhưng quy trình bán hàng của người đại diện không chỉ giới hạn ở giai đoạn cuối. Hãy đảm bảo bạn cũng xử lý cả những vấn đề phát sinh sớm hơn.

Điều tôi thích: Các quản lý bán hàng có thể tác động lớn hơn đến một thỏa thuận ngay từ giai đoạn đầu, làm tăng khả năng giành được hợp đồng.

Dành nhiều thời gian hơn cho ít giao dịch hơn.

Theo bản năng, các quản lý bán hàng thường muốn xem xét toàn bộ quy trình bán hàng trong mỗi cuộc họp, nhưng theo tôi, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Tôi khuyên nên tập trung cao độ vào một vài giao dịch và phân tích kỹ lưỡng từng giao dịch – đối thủ cạnh tranh, người mua trong tổ chức, cách tiếp cận của nhân viên bán hàng, v.v.

Như tôi đã đề cập ở phần trước, bạn không nên dành quá nhiều thời gian cho việc huấn luyện đội ngũ bán hàng — đặc biệt nếu bạn có một đội ngũ bán hàng lớn cần quản lý. Bạn sẽ bị dàn trải quá mức, và trong nhiều trường hợp, việc huấn luyện đội ngũ bán hàng quá nhiều có thể mang lại hiệu quả giảm dần.

Nói tóm lại, việc phân biệt những thương vụ nào trong danh sách khách hàng tiềm năng của một nhân viên bán hàng cần được chú trọng hơn là một quyết định cần dựa trên kinh nghiệm. Nếu có thể, tôi sẽ cố gắng cân bằng giữa việc nêu bật những thành công và góp ý một cách mang tính xây dựng cho những thương vụ cần cải thiện.

Ví dụ: Thay vì lướt qua 20 thương vụ trong một cuộc họp, hãy dành 15-20 phút để phân tích hai hoặc ba cơ hội quan trọng. Nếu nhân viên bán hàng gặp khó khăn với một thương vụ lớn, hãy cùng họ vạch ra chiến lược từng bước để vượt qua quy trình mua hàng phức tạp.

Chúng ta có thể học hỏi được điều gì đó từ cả những cơ hội thành công và những cơ hội không thành công — vì vậy hãy cố gắng đưa ra cả hai loại nếu có thể. Tuy nhiên, đừng cố gắng trình bày chi tiết mọi cơ hội một cách bừa bãi trong mỗi cuộc họp. Nếu làm vậy, bạn có thể sẽ lặp lại những điều đã nói và lãng phí thời gian.

Điều tôi thích: Người quản lý có thể thay đổi hướng đi của một thương vụ nếu nó có nguy cơ thất bại hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tập trung huấn luyện nhiều hơn, phân tích dữ liệu ít hơn.

Những người quản lý được thăng chức từ vị trí nhân viên bán hàng đạt được vai trò quản lý nhờ bán hàng giỏi, chứ không phải nhờ kiểm tra dữ liệu tốt. Tuy nhiên, việc làm sạch dữ liệu lại thường là trọng tâm của các cuộc họp quản lý quy trình bán hàng. Mặc dù dữ liệu chính xác rất quan trọng, nhưng nên dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn nhân viên bán hàng xử lý các giao dịch hơn là chỉ tập trung vào việc làm sạch số liệu.

Nếu có thể, hãy sử dụng dữ liệu để hỗ trợ buổi huấn luyện thay vì chi phối nó — hãy để các con số định hướng cuộc trò chuyện, nhưng đừng chỉ ngồi đó thao thao bất tuyệt về các số liệu rồi cho nhân viên bán hàng ra về khi bạn kết thúc.

Lời khuyên hữu ích: “Huấn luyện đòi hỏi người lãnh đạo phải chuẩn bị sẵn sàng đưa ra những hiểu biết sâu sắc, đặt câu hỏi, tạo không gian cho việc đóng vai hoặc động não, và dẫn dắt nhân viên đạt được kết quả tốt hơn vì họ hiểu TẠI SAO nhân viên cần thay đổi thói quen để đạt được kết quả tốt hơn,” Venetz nói.

Nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng về bản chất, bán hàng là một hoạt động mang tính con người. Mọi dữ liệu mà bộ phận bán hàng thu thập được đều xuất phát từ con người. Nếu doanh số của một nhân viên bán hàng không đạt yêu cầu, hãy sử dụng điều đó làm điểm khởi đầu cho buổi huấn luyện về quy trình bán hàng.

Từ đó, bạn có thể đi sâu vào các yếu tố trong nỗ lực của họ có thể đang làm sai lệch những con số đó so với mục tiêu đề ra. Có sự khác biệt giữa việc chỉ đơn thuần truyền đạt thông tin cho người đại diện và việc giúp họ hiểu rõ thông tin đó. Hãy mang tính xây dựng — và dạy nhiều hơn là ra lệnh.

Điều tôi thích: Bằng cách dành ít thời gian hơn để kiểm tra dữ liệu, các quản lý bán hàng có thể hướng dẫn các nhân viên bán hàng về quy trình của họ và đưa ra lời khuyên về các giao dịch thực tế.

Biến chiến lược thành hành động với huấn luyện quy trình bán hàng.

Nhìn chung, một buổi đánh giá tiến độ bán hàng hiệu quả nên hướng đến tương lai hơn là nhìn lại quá khứ. Tôi thích tác động đến các giao dịch đang diễn ra ngay hôm nay hơn là chỉ ghi lại kết quả của chúng sau này. Hy vọng một số lời khuyên này sẽ truyền cảm hứng cho bạn trong buổi đánh giá tiến độ bán hàng tiếp theo.

Bằng cách tập trung vào các giao dịch ở giai đoạn đầu, ưu tiên huấn luyện chuyên sâu và chuyển hướng khỏi việc chỉ đơn thuần kiểm tra dữ liệu, bạn sẽ biến việc huấn luyện quy trình bán hàng thành một công cụ mạnh mẽ giúp thúc đẩy kết quả cho nhóm của mình.