Làm thế nào các công ty dịch vụ chuyên nghiệp có thể chuyển đổi từ bảng tính sang CRM với quy trình bán hàng tự động?

Mặc dù nhu cầu này rất cần thiết, nhiều tổ chức vẫn dựa vào bảng tính và hệ thống thủ công để quản lý bán hàng. Điều bắt đầu như một sản phẩm khả thi tối thiểu (MVP) đơn giản và tiết kiệm chi phí cuối cùng có thể phình to thành các quy trình thủ công dư thừa và những bất hiệu quả tiềm ẩn. Điều này dẫn đến việc bỏ sót các bước theo dõi, dự báo không chính xác và thiếu khả năng theo dõi tình trạng của kênh bán hàng.

Khi doanh nghiệp phát triển, những gì hiệu quả trong giai đoạn đầu lại trở thành rào cản. Kết quả là chu kỳ bán hàng chậm hơn. Đó là lúc hệ thống CRM với quy trình bán hàng tự động phát huy tác dụng. Giống như bảng tính, một hệ thống CRM phù hợp sẽ số hóa việc lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, CRM cũng cung cấp nền tảng cho khả năng mở rộng bằng cách cung cấp cho các nhà lãnh đạo bán hàng dữ liệu và khả năng tự động hóa cần thiết để chốt giao dịch nhanh hơn.

Các quy trình thủ công làm giảm doanh thu.

Rất nhiều công ty dịch vụ chuyên nghiệp mất khách hàng chỉ vì hệ thống của họ không theo kịp. Khi các nhân viên kinh doanh phải loay hoay với bảng tính, giấy ghi chú và chuỗi email, chắc chắn sẽ có những sai sót xảy ra.

Tôi đã chứng kiến ​​đủ mọi chuyện. Khách hàng tiềm năng có thể không nhận được phản hồi đúng lúc. Lời nhắc gia hạn bị chìm khuất. Hoặc trong những trường hợp khó chịu nhất, nhiều thành viên trong nhóm cùng chào hàng cho một khách hàng tiềm năng hoặc thậm chí là một khách hàng hiện tại mà không hề hay biết.

Vấn đề lớn nhất là khả năng hiển thị thông tin. Ban lãnh đạo không thể có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ công việc từ hàng tá tài liệu rời rạc, điều này khiến việc dự báo gần như bất khả thi . Các nhóm cuối cùng phải làm việc trong tình trạng mù mịt, không biết cơ hội nào đang cấp bách, cơ hội nào đang bị đình trệ và họ nên tập trung nguồn lực hạn chế vào đâu.

Các quy trình thủ công cũng tạo ra văn hóa phản ứng thay vì chủ động. Nhân viên bán hàng bị mắc kẹt trong việc ghi chép hoạt động, khiến họ không có thời gian xây dựng mối quan hệ. Quản lý dành nhiều thời gian hơn để làm sạch dữ liệu thay vì huấn luyện đội nhóm. Trong bối cảnh dịch vụ cạnh tranh ngày nay, sự thiếu hiệu quả đó trực tiếp dẫn đến mất doanh thu.

Lợi ích của việc chuyển đổi CRM: Sức mạnh của tự động hóa

Hệ thống CRM có thể giúp các nhóm:

• Tối ưu hóa quản lý dữ liệu.
• Đạt được hiệu suất cao hơn với ít nỗ lực hơn.
• Dự báo chính xác hơn.
• Và quy mô.

Nếu bạn đang đọc bài viết này, hy vọng bạn đã nhận ra sức mạnh của CRM trong việc chuyển đổi quy trình bán hàng của mình. Để chắc chắn hơn, dưới đây là một vài lợi ích phổ biến nhất mà tôi đã thấy một hệ thống CRM được cấu hình tốt mang lại.

Quản lý dữ liệu được tối ưu hóa

Với một hệ thống CRM được tổ chức tốt, mọi điểm tiếp xúc với khách hàng đều được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất. Không còn phải chuyển đổi giữa bảng tính, email và ghi chú dự án nữa. CRM đảm bảo dữ liệu giao tiếp được tự động ghi lại vào một nguồn thông tin duy nhất, giúp nhân viên bán hàng có thể xem toàn bộ lịch sử khách hàng trước mỗi cuộc gọi. Điều này giảm thiểu công việc hành chính và cải thiện độ chính xác cho toàn đội.

Hiệu suất cao hơn với ít nỗ lực hơn

Sự khác biệt giữa các giao dịch thành công và thất bại nằm ở thời điểm. Chỉ cần thiết lập trước một chút, quy trình làm việc tự động có thể kích hoạt lời nhắc nhở cho các cuộc gọi tiếp theo, các cuộc trò chuyện gia hạn và các cơ hội bán chéo. Không cần dựa vào trí nhớ hay giấy ghi chú, nhân viên bán hàng có thể xử lý nhiều cơ hội cùng lúc, tăng năng suất tổng thể của đội ngũ bán hàng.

Dự báo chính xác hơn

Tự động hóa đảm bảo các giao dịch được xử lý theo quy trình nhất quán. Điều đó có nghĩa là các nhà lãnh đạo có thể dựa vào dữ liệu thời gian thực khi dự báo doanh thu. Thay vì phỏng đoán từ các bảng tính lỗi thời, các công ty có thể dự báo một cách tự tin, điều này tạo ra sự thay đổi lớn trong việc lập kế hoạch nguồn lực và tăng trưởng.

Phòng theo tỷ lệ

Các quy trình thủ công đơn giản là không thể mở rộng quy mô. Một bảng tính có thể hiệu quả với một vài nhân viên bán hàng làm việc cùng một văn phòng. Tuy nhiên, khi công ty bổ sung thêm các dòng sản phẩm hoặc mở rộng sang các khu vực mới, bảng tính đó sẽ nhanh chóng trở nên khó quản lý.

Tự động hóa giúp quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn. Hệ thống CRM có thể xử lý nhiều mô hình định giá, quy trình phê duyệt phức tạp và thậm chí cả hệ sinh thái đối tác. Đội ngũ bán hàng thậm chí không cần thêm nhân sự chỉ để duy trì hồ sơ.

Một trong những lợi ích lớn nhất mà cá nhân tôi nhận thấy khi chuyển sang sử dụng CRM là việc giảm thiểu các thao tác thủ công. Mỗi thao tác có thể chỉ mất vài giây, nhưng nếu lặp đi lặp lại nhiều lần trong suốt nhiều ngày và nhiều tuần, thời gian tiết kiệm được thực sự rất đáng kể.

Nghiên cứu điển hình: Hệ thống CRM đã giúp Sandler mở rộng quy mô bán hàng như thế nào

Sandler nổi tiếng nhất với hệ thống bán hàng đã được chứng minh hiệu quả, dẫn đến tương tác khách hàng tốt hơn. Họ đã nắm vững phương pháp này. Nhưng khi nhóm đánh giá hệ thống công nghệ của mình, họ phát hiện ra hoạt động bị phân mảnh trên sáu công cụ khác nhau. Các nhân viên bán hàng cần ghi nhật ký hoạt động trên nhiều nền tảng, khiến việc báo cáo trở nên khó khăn.

Vì vậy, Sandler đã hợp nhất hệ thống công nghệ bán hàng của họ vào một hệ thống CRM. Cung cấp khả năng theo dõi tương tác toàn diện và thông báo cho nhân viên bán hàng khi khách hàng tiềm năng tương tác với nội dung. Khả năng hiển thị theo thời gian thực này giúp các cuộc trò chuyện bán hàng trở nên phù hợp và kịp thời hơn.

“Hiểu được khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn nào trong hành trình mua hàng, cùng với khả năng xem được những nội dung họ đã xem và nhấp chuột gần đây, đã giúp cuộc trò chuyện với họ trở nên phù hợp hơn rất nhiều. Chúng tôi có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng đúng lúc họ đang ở giai đoạn nào, thay vì chỉ mò mẫm trong bóng tối,” Jackson Mead , giám đốc điều hành tài khoản doanh nghiệp tại Sandler, cho biết.

Hơn nữa, Sandler có thể dành ít thời gian hơn cho những thương vụ không có khả năng thành công. Thay vào đó, họ có thể tập trung nỗ lực vào những cơ hội có giá trị cao.

Khi mọi người nhận thấy những lợi ích, ngày càng nhiều thành viên trong nhóm bắt đầu sử dụng CRM. Sandler ghi nhận tỷ lệ sử dụng tăng 50% so với năm trước.

Các tính năng CRM dành cho doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp của bạn

Khi một công ty dịch vụ chuyên nghiệp mới thành lập, bảng tính là một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí để theo dõi khách hàng. Nhưng khi công ty phát triển, các nhóm cần một giải pháp CRM có khả năng mở rộng và cung cấp các tính năng phù hợp với ngành nghề của họ. Các tính năng sau đây có thể biến một hệ thống CRM dành cho dịch vụ chuyên nghiệp từ một cơ sở dữ liệu cơ bản thành một nền tảng thông tin kinh doanh toàn diện:

• Theo dõi giao dịch nhiều giai đoạn.
• Mô hình định giá phức tạp.
• Quản lý vòng đời tương tác.
• Hỗ trợ hệ sinh thái đối tác.

Theo dõi giao dịch nhiều giai đoạn

Các hợp đồng dịch vụ chuyên nghiệp hiếm khi tuân theo quy trình bán hàng tuyến tính. Mỗi khách hàng sẽ lựa chọn một bộ dịch vụ riêng biệt. Các doanh nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp cần chứng minh giá trị cho nhiều bên liên quan, và quy trình phê duyệt có thể kéo dài nhiều tháng. Các hệ thống CRM tiêu chuẩn thường không đáp ứng được yêu cầu vì chúng được thiết kế cho việc bán sản phẩm đơn giản hơn là các hợp đồng dịch vụ phức tạp.

Vì vậy, các hệ thống CRM dành cho dịch vụ chuyên nghiệp cần có khả năng theo dõi giao dịch nhiều giai đoạn. Nhân viên bán hàng cần biết khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn nào trong quy trình bán hàng, đồng thời phát hiện các cơ hội để bán thêm các dịch vụ khác.

Mẹo hay: Cho phép nhân viên bán hàng tạo các giai đoạn giao dịch tùy chỉnh phản ánh quy trình bán hàng độc đáo của từng công ty. Thêm vào đó, nhân viên có thể thiết lập nhiều kênh bán hàng cho các dòng sản phẩm khác nhau. Quy trình làm việc tự động sẽ đưa giao dịch tiến triển qua các giai đoạn, giúp các nhóm theo dõi cơ hội một cách dễ dàng.

Mô hình định giá phức tạp

Các hệ thống CRM tiêu chuẩn được thiết kế cho các sản phẩm có giá cố định. Điều đó sẽ không phù hợp với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp, nơi công việc có thể được tính phí theo nhiều cách khác nhau. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp cần một hệ thống CRM có thể hỗ trợ:

• Giá theo giờ.
• Phí dự án cố định.
• Thỏa thuận phí giữ chân khách hàng.
• Tiền thưởng khi thành công.
• Và phí bảo trì định kỳ.

Các nền tảng CRM dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ cấu trúc giá phức tạp. Các hệ thống CRM tiên tiến có thể xem xét một dự án và tính toán doanh thu dựa trên các mô hình định giá khác nhau. Sau đó, nhân viên bán hàng có thể chọn cấu trúc thanh toán phù hợp nhất cho từng dự án. Từ đó, họ có thể tự động áp dụng mẫu giá phù hợp với dự án đó.

Mẹo hay: Mẫu giao dịch cho phép nhân viên bán hàng sử dụng nhiều mô hình định giá khác nhau. Người dùng cũng có thể ước tính doanh thu trên các cấu trúc thanh toán khác nhau, để luôn đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Quy trình tự động cho phép dự báo theo thời gian thực, giúp tăng độ chính xác về chi phí.

Quản lý vòng đời tương tác

Mối quan hệ giữa công ty và khách hàng vẫn tiếp tục lâu dài sau khi hợp đồng được ký kết. Các chuyên viên quản lý khách hàng cần đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng trong suốt quá trình hợp tác. Từ đó, họ có thể cung cấp thêm các dịch vụ khi cần thiết và gia hạn hợp đồng vào thời điểm thích hợp.

Hệ thống CRM dành cho dịch vụ chuyên nghiệp cung cấp khả năng quản lý vòng đời khách hàng, giúp các chuyên viên kinh doanh kết nối với khách hàng vào những thời điểm quan trọng. Hệ thống có thể tự động đánh dấu các khách hàng sắp đến ngày gia hạn hợp đồng và theo dõi mô hình sử dụng dịch vụ để từ đó phát hiện ra các cơ hội mở rộng.

Các nhân viên bán hàng cũng có hồ sơ kỹ thuật số về lịch sử giao dịch của khách hàng đó với công ty. Ngay cả khi người quản lý tài khoản nghỉ việc, các đồng nghiệp vẫn có thể truy cập vào các tương tác với khách hàng trong hệ thống CRM.

Hỗ trợ hệ sinh thái đối tác

Nhiều công ty dịch vụ chuyên nghiệp dựa vào mạng lưới đối tác, nhà thầu phụ và các mối quan hệ giới thiệu. Lợi nhuận được chia thành nhiều phần, khiến việc thanh toán trở nên phức tạp. Vì vậy, hệ thống CRM dành cho các công ty dịch vụ chuyên nghiệp cần phải quản lý thêm một lớp phức tạp nữa.

Hệ thống CRM dành cho dịch vụ chuyên nghiệp cần hỗ trợ hệ sinh thái đối tác. Các hệ thống CRM này cần có khả năng:

• Theo dõi nguồn giới thiệu.
• Quản lý hoa hồng cho đối tác.
• Cung cấp thông tin tài khoản thiết yếu cho đối tác một cách an toàn.
• Và theo dõi tiến độ các cơ hội và hoạt động hợp tác chung.

Mẹo hay: Được thiết kế dành riêng cho các đối tác. Cổng thông tin đối tác của nó cho phép các công ty dịch vụ chuyên nghiệp tạo hồ sơ đối tác chuyên dụng. Đội ngũ bán hàng có thể theo dõi nguồn gốc khách hàng tiềm năng thông qua các tham số UTM và nguồn gốc của khách hàng tiềm năng đó. Hơn nữa, các quản lý bán hàng có thể sử dụng để tính toán cấu trúc hoa hồng.

Cẩm nang hoàn chỉnh về quá trình chuyển đổi sang CRM

Các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng của mình với phần mềm CRM. Điều này được chứng minh bằng dữ liệu. Vào năm 2025, 24% các công ty sử dụng CRM xếp phần mềm này vào top ba công cụ có ROI tốt nhất.

Trước tiên, các công ty dịch vụ chuyên nghiệp cần chọn một hệ thống CRM phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Sau đó, các nhóm có thể tiến hành chuyển đổi. Dưới đây là kế hoạch chuyển đổi từng bước giúp quá trình này trở nên dễ dàng.

Kiểm tra và làm sạch dữ liệu.

Trước khi các đội bán hàng chuyển đổi bất cứ thứ gì, bộ phận bán hàng cần biết dữ liệu nào quan trọng. Đó là lý do tại sao cần thực hiện kiểm tra ban đầu. Hãy lập danh mục mọi bảng tính, tài liệu và hệ thống chứa thông tin khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Tiếp theo, hãy thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu mà các nhân viên bán hàng sẽ muốn sử dụng sau khi chuyển đổi. Các nhà lãnh đạo bán hàng nên chọn các trường tiêu chuẩn như tên công ty, chức danh liên hệ và giai đoạn giao dịch. Những hướng dẫn này sẽ giúp tránh nhầm lẫn sau khi triển khai.

Trong quá trình chuyển đổi, các nhà quản lý vận hành bán hàng sẽ phát hiện ra các thông tin trùng lặp và mâu thuẫn về khách hàng. Những thông tin trùng lặp này cần được sửa chữa. Sau khi các nhóm lập danh sách tổng hợp các nguồn dữ liệu, các nhà quản lý bán hàng có thể giao nhiệm vụ dọn dẹp cho từng thành viên trong nhóm. Công việc chuẩn bị ban đầu này sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian trong suốt quá trình và ngăn ngừa các vấn đề về chất lượng dữ liệu phát sinh.

Cấu hình CRM.

Tiếp theo, các nhà lãnh đạo bán hàng phải cấu hình nền tảng CRM sao cho phù hợp với quy trình bán hàng thực tế của họ. Đó là lý do tại sao các mẫu linh hoạt lại tạo nên sự khác biệt. Các nhóm nên lập bản đồ các giai đoạn giao dịch , xác định nguồn khách hàng tiềm năng và cấu hình các mô hình định giá khác nhau được sử dụng trong hợp đồng.

Hãy bắt đầu bằng cách đổi tên các giai đoạn trong quy trình bán hàng của CRM. Quy trình bán hàng dịch vụ chuyên nghiệp thường bao gồm các giai đoạn như:

• Buổi tư vấn ban đầu.
• Đánh giá nhu cầu.
• Xây dựng đề xuất.
• Đàm phán.
• Và việc thực hiện hợp đồng.

Tiếp theo, hãy tạo các thuộc tính giao dịch tùy chỉnh phản ánh các dịch vụ đang được bán. Điều này có thể bao gồm các danh mục dòng dịch vụ, xếp hạng độ phức tạp của dự án và hệ thống phân cấp người ra quyết định.

Từ đó, đội ngũ bán hàng có thể thiết lập các quy tắc để tự động chuyển giao dịch từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Các quy tắc tự động này giúp giảm thiểu công việc quản lý trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Các quy tắc cũng có thể:

• Di chuyển giao dịch từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Ví dụ, bạn có thể chuyển giao dịch sang giai đoạn “Đàm phán” khi hợp đồng được gửi cho khách hàng.
• Thiết lập tính năng tự động tạo tác vụ cho các hoạt động theo dõi, email và báo cáo.
• Thiết lập các quy tắc định tuyến khách hàng tiềm năng để tự động phân bổ khách hàng tiềm năng mới cho các thành viên nhóm phù hợp.
• Tạo chuỗi email tự động cho các tình huống phổ biến, chẳng hạn như theo dõi đề xuất hoặc chăm sóc khách hàng tiềm năng ban đầu.

Thêm các tích hợp.

Từ đó, hãy đi sâu vào các tích hợp. Thêm các công cụ hiện đang sử dụng, bao gồm hệ thống email, nền tảng lịch và giải pháp lưu trữ tài liệu. Những tích hợp này biến CRM thành một nơi duy nhất chứa tất cả thông tin. Dưới đây là các loại tích hợp bạn nên biết.

- Đồng bộ hóa email/lịch

Nhân viên bán hàng có thể cấu hình email của họ để tự động ghi lại các cuộc liên lạc và theo dõi mức độ tương tác. Điều này giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và xây dựng lịch sử toàn diện về từng khách hàng. Nhân viên cũng có thể đồng bộ hóa lịch của họ, theo dõi các cuộc họp và tự động tạo các nhiệm vụ theo dõi.

- Kết nối phần mềm đề xuất

Các công cụ tạo đề xuất có thể tích hợp với CRM để tối ưu hóa quy trình tạo tài liệu . Sau đó, đội ngũ bán hàng có thể cấu hình theo dõi. Điều này cho phép nhân viên bán hàng xem các đề xuất đang chờ xử lý, thời gian dành để xem xét và chia sẻ các hoạt động.

- Tích hợp công cụ dự án

Nhân viên bán hàng có thể kết nối CRM của họ với các công cụ quản lý dự án để chuyển giao công việc của khách hàng từ bộ phận bán hàng cho các nhóm thực hiện dự án. Sau đó, các nhà lãnh đạo điều hành bán hàng có thể đảm bảo rằng bối cảnh dự án và lịch sử quan hệ khách hàng được chuyển đến những người thực sự trực tiếp thực hiện công việc.

Mẹo hay: Cung cấp thư viện tích hợp với hàng trăm ứng dụng và dịch vụ web .

Di chuyển dữ liệu.

Tiếp theo, hãy chuyển dữ liệu của bạn vào hệ thống. Quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào CRM. Dưới đây là cách thức hoạt động của quy trình.

Để bắt đầu quá trình chuyển đổi, hãy liên hệ với đại diện tài khoản và kết nối với Nhóm Chuyển đổi Nền tảng. Đại diện sẽ xem xét dữ liệu hiện tại và cung cấp thỏa thuận chuyển đổi chi tiết, trong đó nêu rõ những gì sẽ được chuyển giao. Họ cũng sẽ lập kế hoạch thời gian cho quá trình chuyển đổi và chỉ ra bất kỳ hạn chế nào mà các nhóm cần biết.

Quá trình di cư bao gồm ba giai đoạn chính.

• Đầu tiên, các lãnh đạo bán hàng sẽ làm việc với chuyên gia chuyển đổi nền tảng để tạo ra kế hoạch di chuyển , trong đó ánh xạ cấu trúc dữ liệu hiện có sang định dạng.
• Tiếp theo, nhóm sẽ cài đặt một ứng dụng di chuyển chuyên dụng từ App Marketplace để hỗ trợ việc chuyển dữ liệu một cách an toàn.
• Cuối cùng, sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, các nhóm sẽ nhận được thông báo qua email và có thể chạy báo cáo kiểm toán toàn diện để xem xét tất cả dữ liệu đã được chuyển. Báo cáo kiểm toán cung cấp phân tích chi tiết về những gì đã được chuyển đổi, cách thức ánh xạ các thuộc tính và xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào cần được chú ý.

Huấn luyện đội ngũ của bạn.

Sugar CRM nhận thấy rằng CRM đã giúp tối ưu hóa khả năng hiển thị quy trình bán hàng (37%), chất lượng khách hàng tiềm năng (35%) và số lượng khách hàng tiềm năng (31%). Nhưng trước khi khai thác bất kỳ lợi ích nào, đội ngũ bán hàng cần hiểu cách sử dụng CRM của họ.

Trước tiên, hãy phân công vai trò người dùng cho nhóm và cấp độ quyền phù hợp. Các thành viên nhóm bán hàng cần các cấp độ truy cập khác nhau so với người quản lý dự án hoặc nhân viên hành chính. Trưởng nhóm bán hàng có thể chọn thành viên nào trong nhóm được cấp các cấp độ truy cập nhất định. Họ cũng có thể thêm đối tác vào CRM một cách an toàn.

Tiếp theo, đã đến lúc đào tạo các nhóm về cách sử dụng CRM. Sau đây là cách thực hiện.

• Hãy bắt đầu bằng việc thiết lập người dùng ban đầu. Chọn những thành viên trong nhóm sẽ sử dụng CRM nhiều nhất và cấp quyền truy cập cho họ ngay từ đầu. Những người dùng khác có thể được thêm vào sau.
• Thiết lập một khóa đào tạo cơ bản về nền tảng cho tất cả các thành viên nhóm sẽ tương tác với CRM. Không cần đi sâu vào mọi chi tiết. Tập trung vào các chức năng cốt lõi mà người dùng sẽ cần ngay lập tức.
• Tạo các hướng dẫn tham khảo nhanh cho các tác vụ thường gặp như thêm liên hệ mới, cập nhật giai đoạn giao dịch và tạo báo cáo cơ bản. Nếu nhóm có thắc mắc, họ có thể tìm thấy câu trả lời nhanh chóng.
• Lên lịch các buổi đào tạo bổ sung về các tính năng nâng cao mà người dùng sẽ cần khi họ đã quen thuộc hơn với nền tảng.

Tối ưu hóa hệ thống.

Sau khi dữ liệu được chuyển đổi, các đội ngũ bán hàng cần phải tinh chỉnh hệ thống CRM của mình. Điều đó có nghĩa là tối ưu hóa các tính năng hữu ích, thiết lập chức năng nâng cao và xây dựng các chỉ số đo lường thành công liên tục. Dưới đây là cách thực hiện.

• Hãy dành thời gian để cấu hình các bảng điều khiển quản lý cung cấp khả năng hiển thị toàn diện quy trình. Người dùng thành thạo có thể tạo các bảng điều khiển riêng cho từng người dùng, giúp các thành viên nhóm quản lý các hoạt động hàng ngày và trách nhiệm trong quy trình của họ.
• Tinh chỉnh các quy tắc tự động hóa và quy trình làm việc dựa trên trải nghiệm người dùng trong ba tuần đầu tiên. Sau đó, các nhóm có thể điều chỉnh bất kỳ quy tắc hệ thống nào để phù hợp với các mẫu sử dụng thực tế.
• Tinh chỉnh cài đặt thông báo để cung cấp các cảnh báo hữu ích mà không làm quá tải các thành viên trong nhóm.

Và hãy nhớ rằng, việc đào tạo không chỉ dừng lại sau khi nhân viên mới gia nhập công ty. Các đội ngũ bán hàng nên tiến hành các buổi đào tạo nâng cao, bao gồm các tính năng phức tạp như báo cáo tùy chỉnh, tự động hóa nâng cao và khả năng tích hợp. Sau đó, hãy tạo tài liệu đào tạo dành riêng cho từng vai trò để giúp người dùng tự giải đáp các câu hỏi thường gặp về CRM.

Danh sách kiểm tra quá trình chuyển đổi tự động hóa quy trình bán hàng

Chuẩn bị trước khi di cư

• Xuất toàn bộ dữ liệu từ các bảng tính và hệ thống hiện có.
• Kiểm tra và loại bỏ các bản ghi trùng lặp hoặc lỗi thời.
• Chuẩn hóa tên công ty, chức danh người liên hệ và định dạng dữ liệu.
• Ghi lại các giai đoạn và định nghĩa của quy trình bán hàng hiện tại.
• Xác định các yêu cầu tích hợp với các công cụ hiện có.
• Thiết lập các yêu cầu về bảo mật dữ liệu và kiểm soát truy cập.

Cấu hình CRM

• Cấu hình các giai đoạn giao dịch tùy chỉnh phù hợp với quy trình bán hàng của bạn.
• Xác định các đặc tính cơ hội cụ thể cho dịch vụ chuyên nghiệp
• Thiết lập các nguồn khách hàng tiềm năng và khả năng theo dõi chiến dịch.
• Thiết lập vai trò người dùng và cấu trúc quyền hạn.
• Cấu hình cài đặt tích hợp email và lịch
• Thiết lập các quy tắc và trình kích hoạt quy trình làm việc tự động.

Di chuyển dữ liệu

• Nhập cơ sở dữ liệu liên hệ và công ty đã được làm sạch.
• Di chuyển các giao dịch đang hoạt động với các phân công giai đoạn phù hợp.
• Nếu có thể, hãy chuyển nhật ký liên lạc lịch sử với khách hàng.
• Liên kết các bản ghi đã nhập để duy trì các mối quan hệ.
• Xác minh tính chính xác của dữ liệu thông qua việc xem xét các bản ghi mẫu.
• Kiểm tra chức năng báo cáo với dữ liệu đã được di chuyển.

Đào tạo và áp dụng cho người dùng

• Tiến hành các buổi đào tạo ban đầu cho tất cả các nhóm người dùng.
• Tạo hướng dẫn tham khảo nhanh cho các nhiệm vụ thường gặp.
• Thiết lập lịch kiểm tra định kỳ để giải đáp các thắc mắc về cách sử dụng.
• Cấu hình bảng điều khiển người dùng để tối ưu hóa năng suất cá nhân.
• Lên lịch đào tạo nâng cao cho người dùng chuyên nghiệp.

Tích hợp và kiểm thử

• Kết nối các hệ thống email và kiểm tra nhật ký liên lạc.
• Tích hợp hệ thống lịch để theo dõi cuộc họp
• Phần mềm đề xuất liên kết cho quản lý tài liệu
• Kết nối các công cụ dự án để chuyển giao liền mạch.
• Kiểm tra tất cả các quy tắc tự động hóa với dữ liệu mẫu.
• Kiểm tra tính chính xác và hữu ích của báo cáo.

Chuẩn bị ra mắt

• Tiến hành kiểm thử hệ thống cuối cùng với người dùng thực tế.
• Thiết lập các quy trình sao lưu để đảm bảo tính ổn định của hệ thống.
• Thiết lập các quy trình hỗ trợ và bảo trì liên tục
• Thiết lập các chỉ số thành công và quy trình đo lường.
• Lên kế hoạch triển khai truyền thông cho toàn bộ tổ chức.
• Lên lịch đánh giá tối ưu hóa sau khi ra mắt sản phẩm.

Mẹo để quản lý quá trình chuyển đổi sang CRM

Việc chuyển đổi từ bảng tính sang CRM có thể mang lại lợi ích to lớn cho các nhóm, bao gồm cả chu kỳ bán hàng nhanh hơn. Khi chuyển đổi, việc lập kế hoạch và cấu hình cẩn thận các quy trình tự động là rất cần thiết. Các nhóm bán hàng cũng nên xem xét bắt đầu với các quy trình tự động hóa đơn giản, sau đó tăng dần độ phức tạp khi họ đã hiểu rõ hơn về hệ thống mới.

Lên kế hoạch, lên kế hoạch, lên kế hoạch.

Các đội ngũ bán hàng thường rất hào hứng với những khả năng mà một hệ thống CRM mới mang lại và lao ngay vào việc cấu hình. Tuy nhiên, việc chạy đua với tốc độ để thực hiện các thay đổi sẽ không hiệu quả nếu các đội thiếu một định hướng rõ ràng.

Tôi khuyên các nhóm nên bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng, suy nghĩ về những gì họ muốn đạt được. Khi các nhà lãnh đạo bán hàng đã xác định được mục tiêu, họ có thể quyết định cách quản lý dữ liệu và xây dựng các hệ thống hỗ trợ tốt nhất cho các mục tiêu đó.

Ngoài ra, các đội ngũ bán hàng cần lập kế hoạch. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình trước khi triển khai.

Mẹo hay: Nếu bạn còn nghi ngờ về quy trình tiếp cận khách hàng tiềm năng qua từng giai đoạn của quy trình bán hàng, hãy làm việc với một số nhân viên bán hàng xuất sắc nhất của bạn và xây dựng quy trình dựa trên kinh nghiệm thực tế của họ.

Hãy cấu hình tự động hóa một cách cẩn thận.

Bất cứ ai sử dụng CRM ở quy mô lớn đều có một câu chuyện kinh hoàng về việc tự động hóa gặp trục trặc. Tự động hóa vô cùng mạnh mẽ, điều đó có nghĩa là nó cần được tôn trọng và thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi đưa vào sử dụng thực tế.

Trong trường hợp của tôi, một đồng nghiệp đã gửi email về việc tăng giá sắp tới không phải cho khách hàng hiện tại của chúng tôi, mà là cho toàn bộ danh sách khách hàng tiềm năng (một số người trong số đó thậm chí chưa từng nghe đến chúng tôi trước đây). Thật là đáng sợ.

Hãy giữ mọi thứ đơn giản.

Các hệ thống CRM hiện đại vô cùng phức tạp, với nhiều tính năng hơn bất kỳ ai có thể nào triển khai, chứ đừng nói đến việc thành thạo. Rất dễ bị cuốn theo, nhưng các nhóm thông minh thường bắt đầu từ những bước nhỏ. Khi đã hiểu được những điều cơ bản, họ sẽ xây dựng thêm các hệ thống phức tạp hơn.

Tôi khuyên bạn nên giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào giải quyết các vấn đề thực tế. Những tính năng hào nhoáng có thể gây xao nhãng, dẫn đến việc các nhóm đưa ra nhiều lời hứa không thể thực hiện. Suy cho cùng, bảng tính đã giúp bạn tiến xa đến vậy, phải không?

Hỏi & Đáp

Có tích hợp nào dành cho bảng chấm công không?

Việc tích hợp bảng chấm công có thể giúp đội ngũ bán hàng theo dõi khối lượng công việc dành cho từng dự án. Tích hợp với các nền tảng theo dõi thời gian lớn như PSO, Clockify, TMetric và Hourstack.

Nhân viên bán hàng có thể thiết lập cảnh báo tự động khi thời gian thực tế sử dụng chênh lệch đáng kể so với ước tính ban đầu. Điều này giúp các nhóm chủ động quản lý kỳ vọng của khách hàng.

Tôi có thể quản lý việc theo dõi hoa hồng của đối tác như thế nào?

Việc quản lý quan hệ đối tác đòi hỏi hệ thống theo dõi hoa hồng tinh vi. Với đội ngũ bán hàng có thể tạo liên kết giới thiệu tùy chỉnh với mã UTM, giúp các nhà quản lý dễ dàng biết được đối tác nào cần được thanh toán. Người dùng cũng có thể tận dụng các giải pháp tích hợp như QuotaPath để quản lý việc theo dõi hoa hồng.

Mẹo hay: Trưởng nhóm bán hàng có thể tạo báo cáo dành riêng cho từng đối tác để nắm rõ hoạt động giới thiệu và thu nhập hoa hồng.

Hệ thống CRM quản lý nhà thầu phụ như thế nào?

Các hệ thống CRM dịch vụ chuyên nghiệp khác có thể giúp các nhóm làm việc hiệu quả với các nhà thầu phụ. Các nhà lãnh đạo bán hàng có thể sử dụng CRM để theo dõi tình trạng sẵn có, lĩnh vực chuyên môn và cấu trúc chi phí của nhà thầu phụ.

Nếu cần, các nhóm cũng có thể thêm nhà thầu phụ vào CRM. Trưởng bộ phận bán hàng chỉ cần quyết định mức độ truy cập mà nhà thầu phụ cần. Từ đó, trưởng bộ phận bán hàng có thể xây dựng các quy trình làm việc tự động để thông báo cho các thành viên nhóm khi có cơ hội yêu cầu kỹ năng chuyên môn của nhà thầu phụ.

Hệ thống CRM xử lý nhiều nguồn doanh thu khác nhau như thế nào?

Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp thường có nhiều nguồn doanh thu khác nhau, đòi hỏi các phương pháp theo dõi và dự báo khác nhau. Hệ thống CRM cho phép bạn phân tách các danh mục doanh thu theo định kỳ (hợp đồng duy trì, hợp đồng bảo trì) và doanh thu theo dự án (các hợp đồng phí cố định, công việc tính theo giờ).

Việc theo dõi cả hai nguồn doanh thu cho phép bạn dự báo doanh thu chính xác hơn.

Tự động hóa quy trình bán hàng của bạn với CRM

Một số công ty dịch vụ chuyên nghiệp nhỏ vẫn sử dụng bảng tính. Chúng miễn phí, đơn giản và cho phép nhân viên nhanh chóng bắt đầu công việc. Tuy nhiên, với sự phổ biến của các giải pháp CRM trên thị trường, việc tìm kiếm một lựa chọn có tiện ích vượt trội so với chi phí sử dụng hàng tháng đã trở nên dễ dàng hơn.

Tóm lại, thời gian là hạn chế lớn nhất của mọi người, và các quy trình thủ công làm chậm sự phát triển, hạn chế khả năng quan sát và gây khó khăn hơn trong việc mang đến trải nghiệm khách hàng nhất quán mà người mua ngày nay mong đợi.