Khung OKR: Học cách đặt mục tiêu và hoàn thành công việc

Chúng tôi hiểu bạn. Bạn không đơn độc.

Chỉ 5% chủ doanh nghiệp nhỏ đạt được tất cả các mục tiêu của mình trong năm 2019. Bạn có thể đổ lỗi cho việc đặt mục tiêu kém hoặc thực hiện kém - một trong hai hoặc cả hai đều có thể đúng. Tuy nhiên, thống kê đáng chú ý hơn là chỉ 15% doanh nghiệp nhỏ (SMB) ghi lại toàn bộ kế hoạch trong năm và 27% không ghi lại bất kỳ chiến lược kinh doanh nào.

Thật khó để phát triển doanh nghiệp của bạn nếu bạn không biết mình đang đi đâu hoặc không có kế hoạch để đến đó.

Đó chính là lúc mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) phát huy tác dụng. Bạn chưa từng nghe đến nó trước đây? Hãy tham gia ngay. Chỉ 29% lực lượng lao động trưởng thành tại Hoa Kỳ quen thuộc với thuật ngữ này.

OKR là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu mà các công ty lớn như Google, Intel, Spotify và Amazon sử dụng để theo đuổi (và hoàn thành) các mục tiêu đầy tham vọng. 

Phương pháp này có thể khá khó hiểu đối với một số cá nhân, vì vậy chúng tôi quyết định phân tích tất cả những điều bạn cần biết trong hướng dẫn về OKR này. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích thêm về OKR là gì (và không phải là gì), sự khác biệt giữa OKR và KPI, ưu và nhược điểm của OKR, ví dụ về OKR, và các phương pháp hay nhất để thiết lập OKR của riêng bạn.

OKR là gì? Định nghĩa và ý nghĩa

OKR là viết tắt của “Mục tiêu và Kết quả then chốt”. Đây là phương pháp thiết lập mục tiêu truyền đạt những gì bạn muốn đạt được và cách bạn theo dõi và đo lường thành công.

Andy Grove được ghi nhận là người sáng tạo ra khuôn khổ OKR. Grove đã mang chiến lược đặt mục tiêu này đến Intel và sau đó giảng dạy tại các hội thảo - một trong số đó có sự tham dự của John Doerr. John Doerr sau đó đã trình bày triết lý này cho nhà sáng lập Google vào năm 1999, và kể từ đó, nhiều công ty lớn khác đã bắt đầu tham gia.

Công thức OKR thường là mục tiêu và kết quả chính mà bạn sẽ sử dụng để đo lường thành công:

• Mục tiêu: Mô tả những gì bạn muốn đạt được một cách ngắn gọn nhất có thể. Hãy cụ thể và có thể thực hiện được. Nếu không thể chứng minh bằng các kết quả then chốt, đó không phải là một mục tiêu tốt. Ví dụ, mục tiêu "cải thiện văn hóa công ty" rất khó đo lường. Làm sao bạn biết mình đã thành công? Tuy nhiên, mục tiêu "giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên" có thể theo dõi được. Bạn sẽ biết mình đã thành công nếu giảm được số lượng nhân viên nghỉ việc.
• Kết quả Chính: Thiết lập các chỉ số đo lường thành công. Kết quả chính của bạn phải có thể đo lường được (tốt nhất là theo thời gian thực) và làm rõ liệu bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa. Chúng phải cụ thể, có thời hạn và thực tế. Quay lại với mục tiêu tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, chúng ta có thể đặt ra các kết quả chính như "không để quá 5 nhân viên nghỉ việc", "giảm tỷ lệ nghỉ việc trước ngày 31 tháng 12 năm 2022" hoặc "không để mất bất kỳ nhân viên mới nào trong 12 tháng qua".

Các loại OKR

Không có quy tắc cứng nhắc nào cho việc thiết lập OKR—nó giống như một khuôn khổ hướng dẫn hơn. Tuy nhiên, 3 loại OKR chính có thể hỗ trợ bạn trong việc thiết lập mục tiêu:

• Cam kết: OKR đã cam kết phải được hoàn thành. Bạn biết mình cần phải làm gì và làm thế nào để đạt được điều đó—giờ là lúc vạch ra kế hoạch, thực hiện và biến nó thành hiện thực.
• Khát vọng: OKR đầy khát vọng gần giống với “Mục tiêu táo bạo, to lớn” (BHAG). Chúng là những mục tiêu đầy tham vọng, cực kỳ khó đạt được nhưng lại cung cấp một khuôn khổ định hướng cho những gì bạn muốn đạt được về lâu dài. Ví dụ, NASA đã đặt ra một BHAG là đưa một người lên Mặt Trăng và trở về an toàn—đó là một suy nghĩ điên rồ vào thời điểm đó.
• Học tập: Bạn muốn hoàn thành một mục tiêu nhưng không chắc chắn cách đo lường? Hãy đặt ra một OKR học tập. OKR học tập xác định những gì bạn muốn đạt được từ dự án. Bạn hy vọng sẽ học được hoặc đạt được điều gì?

OKR so với KPI: Sự khác biệt là gì?

OKR và "Chỉ số Hiệu suất Chính" (KPI) có nhiều điểm chung, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau. KPI là những số liệu bạn muốn đạt được, nhưng chúng không cho bạn biết cách thức để đạt được.

Ví dụ, nhóm tiếp thị nội dung của bạn có thể có KPI là "Đạt 400.000 lượt truy cập tự nhiên". Con số này là thước đo hiệu suất tốt, nhưng không cho bạn biết cần phải thay đổi những gì để đạt được mục tiêu đó.

Cùng một KPI ở dạng OKR sẽ trông giống như thế này:

Mục tiêu: Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên vào trang web.
Kết quả chính 1: Thu hút tổng cộng 400.000 lượt truy cập duy nhất vào trang web vào cuối năm.
Kết quả chính 2: Xếp hạng trên trang 1 cho 100 từ khóa mới có khối lượng tìm kiếm cao.
Kết quả chính 3: Tăng lưu lượng truy cập từ mạng xã hội vào trang web lên 15%.

Thiết lập mục tiêu OKR: Ưu và nhược điểm

Khung OKR có những ưu và nhược điểm riêng. Một số người coi đây là một chiến thuật đột phá, trong khi những người khác lại cho rằng nó chỉ là một sự lãng phí thời gian. Không có nhiều dữ liệu để chứng minh (hoặc bác bỏ) nó, vì vậy bạn cần xem xét những ưu và nhược điểm để xác định xem nó có phù hợp với mình hay không:

Ưu điểm của OKR

Có một lý do khiến nhiều doanh nghiệp thành công sử dụng OKR: chúng thực sự hiệu quả. Dưới đây là một số lý do bạn có thể cân nhắc sử dụng OKR cho doanh nghiệp của mình:

• Thiết lập Mục tiêu Hợp tác: Với OKR, mỗi cá nhân được tự đặt ra mục tiêu và thước đo thành công thay vì chỉ tập trung vào KPI của công ty một cách mù quáng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh thu 30% so với cùng kỳ năm trước (YoY), điều đó có thể không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động thường ngày của bộ phận nhân sự (HR). Tuy nhiên, một OKR hỗ trợ, chẳng hạn như "Tuyển dụng đại diện bán hàng công nghệ hàng đầu" và hỗ trợ các kết quả then chốt, thì sẽ có ích.
• Trách nhiệm giải trình: OKR cung cấp cho mọi người (cá nhân, nhóm, phòng ban và toàn bộ tổ chức) những mục tiêu rõ ràng, dễ theo dõi để hướng tới. Bạn sẽ biết mình đã đạt được mục tiêu hay chưa khi đến lúc báo cáo tiến độ.
• Ưu tiên: Thật dễ dàng để lạc lối khi chạy theo mọi thứ hào nhoáng mới mẻ. Có những chiến thuật tiếp thị mới cần thử nghiệm, những sản phẩm cần ra mắt và những sự kiện cần tổ chức. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động liên quan đến công việc đều đáng để bạn sử dụng thời gian. OKR giúp bạn tập trung và hướng tới mục tiêu thay vì chạy theo mọi xu hướng đang diễn ra.

Nhược điểm của OKR

Khung OKR còn lâu mới hoàn hảo. Nó không phải là phương pháp thiết lập mục tiêu tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhược điểm của OKR:

• Đầu tư ban đầu: Hầu hết mọi người đều không biết OKR hoạt động như thế nào, và chúng không phải là thứ bạn có thể triển khai và vận hành nếu không có sự đồng thuận của tất cả mọi người. Bạn sẽ phải dành thời gian quý báu để đào tạo đội ngũ lãnh đạo—và bạn cần phải đào tạo họ đủ tốt để họ có thể đào tạo lại cấp dưới trực tiếp của mình.
• Tính cứng nhắc: Mặc dù OKR có thể (và nên) thay đổi theo thời gian, nhưng chúng thường cản trở sự chuyển hướng và tính linh hoạt. Trong một doanh nghiệp, mọi thứ diễn ra chậm chạp, và bạn có thể mong đợi các ưu tiên của mình vào đầu năm sẽ giống nhau vào cuối năm. Điều này không đúng với các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp đang phát triển nhanh chóng. Khi các ưu tiên thay đổi, việc vứt bỏ OKR có thể là một sự lãng phí rất lớn, đặc biệt là khi bạn đã dành (hoặc lẽ ra nên dành) rất nhiều thời gian để thiết lập chúng.

Thực hành tốt nhất để phát triển OKR có giá trị

Việc tạo ra những mục tiêu truyền cảm hứng cho đội ngũ của bạn không hề dễ dàng. Việc áp dụng OKR không có nghĩa là bạn sẽ hoàn hảo ngay từ đầu. Việc thiết lập mục tiêu là một nghệ thuật cần thời gian để học hỏi.

Sau đây là một số phương pháp hay nhất cần ghi nhớ khi tạo OKR:

+ Loại bỏ Mục tiêu xếp tầng: Với mục tiêu xếp tầng, trước tiên bạn đặt mục tiêu cho tổ chức. Tiếp theo, các phòng ban sẽ đặt ra các OKR hỗ trợ. Sau đó, đến lượt các nhóm và cá nhân. Phương pháp này được cho là giúp các cá nhân thấy được cách họ đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu doanh nghiệp đặt ra mục tiêu "giữ chân khách hàng", bộ phận kế toán sẽ thiết lập một OKR để "duy trì hồ sơ khách hàng chính xác" và nhân viên kế toán của bạn thiết lập một OKR để "gửi hóa đơn đúng hạn, mọi lúc". Tuy nhiên, OKR xếp tầng thường lãng phí thời gian và cuối cùng các mục tiêu không thống nhất. Luôn có sự qua lại giữa các nhà lãnh đạo nhìn xuống và các cá nhân nhìn lên thay vì các nhóm chủ động giải quyết các ưu tiên mà họ nhận ra.

+ Đơn giản hóa: Quá nhiều mục tiêu sẽ làm rối tung các ưu tiên của bạn và khiến việc đạt được bất cứ điều gì trở nên khó khăn. Hãy ưu tiên một số ít mục tiêu và tập trung thời gian vào việc đạt được các kết quả chính. Nếu bạn quá dàn trải, bạn có thể sẽ không đạt được bất kỳ OKR nào. OKR không nhằm mục đích bao quát mọi khía cạnh của doanh nghiệp bạn—chúng chỉ nhằm mục đích định hướng cách bạn sử dụng thời gian và năng lượng.

+ Luôn bao gồm các đơn vị đo lường: Nếu các kết quả then chốt của bạn không thể đo lường được, bạn sẽ không biết mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. Hãy tìm những phương pháp định lượng để đo lường tiến độ. OKR nên chứa đầy đủ các con số, ngày tháng và ký hiệu đô la.

3 Ví dụ về OKR trong thế giới thực

Bạn đã sẵn sàng chứng kiến OKR hoạt động hiệu quả chưa? Hãy cùng xem một số công ty nổi tiếng đã sử dụng OKR như thế nào để mở rộng quy mô kinh doanh và trở thành thương hiệu quen thuộc.

Amazon

Jeff Bezos (nhà sáng lập Amazon) đã sử dụng OKR để giúp Amazon đi đúng hướng trên con đường trở thành nhà bán lẻ lớn nhất thế giới . Thay vì tập trung vào những gì sẽ thay đổi, Bezos tập trung vào những gì sẽ không thay đổi :

Trong ngành bán lẻ, chúng tôi biết khách hàng muốn giá thấp, và tôi biết điều đó vẫn đúng trong 10 năm tới. Họ muốn giao hàng nhanh chóng; họ muốn có nhiều lựa chọn. Thật khó có thể tưởng tượng một tương lai 10 năm sau, khi một khách hàng đến và nói: 'Jeff, tôi thích Amazon; tôi chỉ ước giá cao hơn một chút.' 'Tôi thích Amazon; tôi chỉ ước các bạn giao hàng chậm hơn một chút.' Không thể nào.

 

Hiểu được sự thật này đã giúp Bezos và đội ngũ của ông đặt ra những mục tiêu dài hạn cho công ty. Họ cần nhiều sản phẩm hơn, giá cả phải chăng hơn và giao hàng nhanh hơn - điều đó sẽ không bao giờ thay đổi. Với định hướng rõ ràng, công ty đã đầu tư vào các hệ thống, cơ sở hạ tầng và công nghệ phù hợp.

Google

Khi Jeff Doerr trình bày ý tưởng về OKR với Google, ông đã giải thích nó bằng một công thức cơ bản:

Tôi sẽ (Mục tiêu) được đo lường bằng (bộ Kết quả chính này).

Google chịu trách nhiệm điền các kết quả then chốt khách quan và có thể đo lường được. Marissa Mayer, cựu phó chủ tịch Google, cho biết: "Nếu không có con số, thì đó không phải là Kết quả then chốt."

Google ưa chuộng phương pháp thiết lập mục tiêu hai chiều, trong đó các mục tiêu được tác động từ dưới lên và từ trên xuống. Công ty không thích mô hình phân tầng truyền thống.

Laszlo Bock, cựu Phó Chủ tịch Điều hành Nhân sự của Googe, cho biết : "Việc đặt ra mục tiêu sẽ cải thiện hiệu suất. Tuy nhiên, việc dành hàng giờ để phân bổ mục tiêu từ cấp cao xuống cấp thấp trong công ty lại không mang lại hiệu quả. Nó tốn quá nhiều thời gian và rất khó để đảm bảo tất cả các mục tiêu đều được thực hiện đúng hướng" .

Allbirds

Đồng sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Allbirds, Joey Zwillinger, là một người rất yêu thích OKR. "Việc duy trì một sứ mệnh rõ ràng cho phép các chiến lược của chúng tôi nhất quán và kết nối OKR với chúng", Zwillinger nói .

Allbirds đặt tính bền vững lên hàng đầu và bắt đầu tìm nguồn cung ứng các sản phẩm tự nhiên cho trang phục của mình. Họ đặt mục tiêu mỗi đôi giày đều có lượng khí thải carbon trung tính. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, công ty cần hiểu rõ cách theo dõi lượng khí thải carbon trong suốt quá trình (sản xuất, thành phẩm, vận chuyển).

Khi công ty đã biết được lượng khí thải carbon của mình, họ có thể mua các khoản bù trừ carbon để đạt được mục tiêu trung hòa carbon. “Mỗi năm, lượng khí thải carbon trên mỗi cặp sản phẩm của chúng tôi ngày càng thấp hơn, do đó chúng tôi phải bù trừ ngày càng ít hơn, và chúng tôi kết nối điều đó thông qua OKR vào thành công tài chính cũng như tác động hướng đến sứ mệnh.”