Khi nào nên từ bỏ ngày làm việc 16 tiếng và bắt đầu thuê ngoài các nhiệm vụ kinh doanh của bạn

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn biết chính xác thời điểm thích hợp để bắt đầu thuê ngoài các nhiệm vụ kinh doanh của mình và cách thức chuyển đổi thành công có thể giúp tăng doanh số và lợi nhuận nhanh hơn so với khi bạn tự mình làm.

Phá vỡ huyền thoại về tinh thần khởi nghiệp

Nếu bạn tra từ "doanh nhân"  trong từ điển, bạn sẽ mong đợi thấy hình ảnh gì bên cạnh định nghĩa đó? Trong tâm trí tôi, tôi hình dung một người ngậm bút, áp điện thoại vào tai, một tay đặt trên bàn phím, tay kia chốt giao dịch, và cả hai chân đều chuyển động, thậm chí có thể là trên bàn máy chạy bộ. Tôi cũng tưởng tượng ra một hình ảnh tương tự bên cạnh " người làm nhiều việc cùng lúc"  và  "thợ đa năng" , thường được coi là từ đồng nghĩa với "doanh nhân" .

Doanh nhân nổi tiếng là người làm được tất cả. Hầu hết đều hành động với thái độ: "Nếu tôi có thể tự làm, tôi nên tự làm". Thái độ này rất tốt; chính tinh thần độc lập đó thúc đẩy doanh nhân tiến lên và giúp họ thành công.

Tư duy tự trao quyền và kiên cường này chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một doanh nhân thành đạt và một nhân viên bình thường. Nhưng nếu tư duy này đi quá xa, nó có thể gây tê liệt và phản tác dụng.

Đọc hoặc nghe bất kỳ tạp chí hay podcast nào về khởi nghiệp , bạn sẽ thấy người ta nói rằng việc điều hành doanh nghiệp riêng rất khó khăn, đòi hỏi nhiều công sức, mệt mỏi và tốn thời gian. Điều này đúng, và nhận ra điều này là một chuyện, nhưng vận hành với quan niệm rằng đây phải là hiện trạng lại là chuyện khác. Sự khác biệt nằm ở đây:

Lầm tưởng:  Nếu việc trở thành một doanh nhân không phải lúc nào cũng khó khăn thì có nghĩa là bạn chưa làm đúng cách.

Sự thật:  Việc điều hành doanh nghiệp của riêng bạn có thể dễ dàng hơn nếu bạn tự giúp mình.

Làm thế nào để bạn tự giúp mình? Một cách là ngừng làm nhiều việc cùng lúc, vì đã được chứng minh  là làm như vậy có thể kìm hãm năng suất và gây hại cho não bộ. Nó cũng khiến bạn trở thành nút thắt cho vô số quy trình. Đặc biệt khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử , có rất nhiều kỹ năng cần thiết mà có lẽ bạn không giỏi tự mình thực hiện - hậu cần vận chuyển, dịch vụ khách hàng, lập trình, v.v. À mà tôi đã nhắc đến việc nó dễ hơn chưa nhỉ ?

Để thoát khỏi quan niệm "Tôi có thể làm tất cả", bạn sẽ cần thuê ngoài các nhiệm vụ và quy trình kinh doanh. Hãy làm đúng, điều này sẽ giải phóng thời gian và năng lượng của bạn, đồng thời giúp bạn tăng doanh số và lợi nhuận.

Khi nào cần nhờ đến sự trợ giúp

Thuê ngoài doanh nghiệp của bạn nghĩa là giao các dự án hoặc một phần doanh nghiệp của bạn cho một cá nhân hoặc công ty bên ngoài chuyên về công việc cụ thể đó. Trước đây, thuật ngữ thuê ngoài thường được sử dụng trong bối cảnh hậu cần và hoàn thiện sản phẩm, nhưng ngày nay, các doanh nghiệp thuê ngoài mọi thứ, từ kế toán đến tiếp thị nội dung.

Các doanh nhân - đặc biệt là những người khởi nghiệp đơn lẻ và tự thân - thường coi việc thuê ngoài là một thứ xa xỉ chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn và tập đoàn. Tuy nhiên, khi công nghệ và nền kinh tế việc làm tự do (gig economy ) ngày nay  tiếp tục phát triển, điều đó không còn đúng nữa. Trên thực tế, một khảo sát gần đây của Elance  (nay là Upwork) cho thấy 78% doanh nghiệp nhỏ cho biết freelancer mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh.

Bạn đang băn khoăn khi nào nên thuê ngoài? Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài:

• Bạn đang căng thẳng vì nhiều  nhiệm vụ khác nhau mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu
• Bạn cảm thấy những ngày đang ngày càng ngắn lại
• Bạn cảm thấy như mình luôn làm việc nhưng hầu như không tiến triển gì
• Bạn muốn có nhiều thời gian và năng lượng hơn
• Bạn biết rằng có những điều bạn muốn cho doanh nghiệp của mình, nhưng bạn không chắc chắn làm thế nào để thực hiện chúng

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp thành công và hiếm khi có thời gian dành cho các nỗ lực phát triển, bạn có thể cân nhắc việc thuê ngoài một số dự án hoặc nhiệm vụ.

Có sự khác biệt giữa một doanh nghiệp ở chế độ "bảo trì" và chế độ "tăng trưởng", và việc thuê ngoài doanh nghiệp của bạn có thể là cầu nối đưa bạn đến chế độ sau.

Ưu và nhược điểm của việc thuê ngoài các nhiệm vụ kinh doanh của bạn

Vậy tại sao nên thuê ngoài? Chúng ta có thể tóm gọn lại thành hai lợi ích chính: duy trì sự tập trung và duy trì khả năng cạnh tranh.

Hãy nghĩ về lý do  ban đầu khiến bạn trở thành một doanh nhân. Lúc này, lý do đó không quan trọng bằng việc bạn đã đi xa đến đâu để theo đuổi lý do đó. Gợi ý: Nếu mức độ căng thẳng và danh sách công việc ngày càng dài đã đẩy bạn đến bờ vực kiệt sức hoặc oán giận, thì bạn đã đi quá xa rồi.

Thuê ngoài doanh nghiệp có thể giúp bạn quay trở lại với cốt lõi lý do bạn khởi nghiệp và tập trung vào tăng trưởng và đổi mới. Thuê ngoài giúp giảm tải công việc và cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong khi làm việc ít hơn. Đây là một cách chắc chắn để nhận được sự hỗ trợ, đồng thời tránh được chi phí và công sức thuê nhân viên toàn thời gian, mà vẫn mang lại cho bạn tinh thần đồng đội và làm việc nhóm.

Thứ hai, thuê ngoài giúp doanh nghiệp của bạn duy trì khả năng cạnh tranh. Công nghệ và xu hướng luôn thay đổi trong thế giới kinh doanh ngày nay, và các doanh nghiệp nhỏ phải duy trì tính cạnh tranh và sự phù hợp để thành công. Có những điều mới mẻ nào mà bạn chưa có thời gian để học nhưng biết rằng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của mình không? Thuê ngoài có thể giúp bạn duy trì chi phí thấp và nâng cao chuyên môn.

Bây giờ là những mặt hạn chế. Mặc dù việc thuê ngoài có thể là chìa khóa cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp, nhưng tốt nhất vẫn nên tiếp cận nó với một tư duy cởi mở và có hiểu biết.

Thuê ngoài có thể tốn kém, tùy thuộc vào quy mô dự án và trình độ chuyên môn cần thiết. Quá trình tìm kiếm nhân sự có thể tốn kém và mất nhiều thời gian ngay từ đầu. Và một khi đã tìm được người, việc tuyển dụng , xây dựng niềm tin và thiết lập mô hình giao tiếp cũng có thể tốn thời gian và khó khăn.

Gia công an toàn và thông minh cho doanh nghiệp của bạn

Bạn nghĩ mình đã sẵn sàng thuê ngoài? Hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để đánh giá những nhu cầu hàng đầu của doanh nghiệp, sau đó tìm kiếm và làm việc với các nhà thầu đủ tiêu chuẩn.

Đánh giá doanh nghiệp của bạn—và những gì bạn GHÉT làm

Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Ban đầu, các doanh nhân phải đảm nhiệm mọi vai trò, từ trợ lý hành chính đến CEO, nhưng họ không nên phải làm tất cả những nhiệm vụ đó trong thời gian dài.

Hãy liệt kê những công việc bạn không thích làm, không có thời gian và không có kỹ năng để làm. Đừng ngần ngại. Việc thừa nhận rằng bạn không thích các khía cạnh tài chính hoặc sáng tạo trong công việc kinh doanh của mình là hoàn toàn bình thường. Mỗi người đều có điểm mạnh riêng.

Sau khi liệt kê các nhiệm vụ, dự án và quy trình kinh doanh, hãy "đánh giá" chúng dựa trên thời gian bạn dành cho từng nhiệm vụ và chi phí thuê người khác làm. Ví dụ, nhập dữ liệu có thể tốn 15 đô la/giờ, trong khi thiết kế website có thể tốn 50 đô la/giờ. (Mức giá có thể dao động rất nhiều , vì vậy hãy cân nhắc kỹ lưỡng hoặc tìm hiểu thêm .)

Tiếp theo, hãy xem xét chi phí thời gian và tiền bạc của bạn. Phần lớn thời gian của bạn được dùng vào việc gì, và những công việc đó đáng giá bao nhiêu? Đối với doanh nghiệp của tôi, tôi thấy mình dành phần lớn thời gian cho việc quản lý khách hàng, liên lạc qua email, tiếp thị trên mạng xã hội, phân tích tài chính và lập kế hoạch sự kiện. Lợi ích lớn nhất của việc thuê ngoài sẽ là thuê các nhà thầu cho hoạt động tiếp thị qua email và mạng xã hội, cũng như phân tích tài chính và kế toán. Cả hai việc này đều có thể dễ dàng thuê ngoài mà không ảnh hưởng đến ngân sách hay mối quan hệ cá nhân của tôi với khách hàng.

Đây là một sự thật khác: Thời gian là tiền bạc, và tiền bạc là thời gian. Nếu bạn dành hàng giờ  cho những việc không cần thiết  hoặc không có kỹ năng, về cơ bản bạn đang lãng phí tiền bạc! Nếu bạn chỉ chú ý đến số tiền mình tiết kiệm được mà không để ý đến thời gian mình đang mất đi, thì sự ngây thơ của bạn đang khiến bạn phải trả giá . Thời gian là nguồn lực duy nhất bạn không thể  sao chép hoặc thuê ngoài.

Cuối cùng, hãy tự vấn sâu sắc. Bạn xử lý việc từ bỏ quyền kiểm soát như thế nào? Bạn làm việc với người khác tốt như thế nào? Nhiều doanh nhân chọn con đường sự nghiệp của mình  vì họ thích kiểm soát, chủ động và đơn độc.

Tin nóng: Nếu bạn muốn phát triển doanh nghiệp của mình vượt ra khỏi một cửa hàng đơn lẻ ọp ẹp với lợi nhuận khiêm tốn, bạn không thể  lúc nào cũng kiểm soát, chủ động và đơn độc. Bạn sẽ làm chậm đà phát triển và kìm hãm tiềm năng của mình.

Quyết định nên thuê ngoài những gì. Gợi ý: Không phải tất cả

Bây giờ hãy quay lại danh sách của bạn. Mặc dù việc thuê ngoài những công việc kinh doanh mà bạn không thực sự hứng thú có thể rất hấp dẫn, nhưng đừng vội loại bỏ chúng. Một số nhiệm vụ và quy trình nên được giữ lại nội bộ, vì chúng mang lại nét độc đáo cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Một ví dụ điển hình có thể là dịch vụ khách hàng. Việc một tập đoàn lớn tìm kiếm sự hỗ trợ trong lĩnh vực này là điều dễ hiểu, nhưng làm như vậy có thể khiến doanh nghiệp của bạn  mất đi nét riêng.

Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thuê ngoài các nhiệm vụ kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, hành động lặp đi lặp lại hoặc kiến ​​thức chuyên môn.

Có việc gì trong danh sách của bạn "ít giá trị" hơn (những việc 15 đô la/giờ) mà bạn dành nhiều thời gian vào không? Hãy đối chiếu những hoạt động đó với các đặc điểm trên. Bạn có thể sẽ nghĩ ra các công việc như nhập dữ liệu, kế toán và phân tích tài chính, hoặc thiết kế web.

Các nhiệm vụ khác thường được thuê ngoài cho doanh nghiệp bao gồm:

• Hoàn thiện và kiểm kê
• Trợ lý ảo cho các nhiệm vụ hành chính cơ bản
• Tiếp thị nội dung hoặc truyền thông xã hội
• Thiết kế đồ họa
• Viết quảng cáo
• Tạo hội thảo trực tuyến hoặc khóa học trực tuyến

Sau khi quyết định nhiệm vụ hoặc chuyên môn nào muốn thuê ngoài, hãy xác định cụ thể những việc  cần làm. Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ về kế toán, bạn không thể chỉ đơn giản tiếp cận một nhà thầu và nói, "Đây là số liệu quý 2 của tôi!". Các nhà thầu độc lập có thể độc lập , nhưng họ không thể đọc được suy nghĩ của bạn.

Đóng gói dự án với hướng dẫn và kết quả rõ ràng. Hãy xem ví dụ thực tế sau về một công việc từ Upwork :

“Chúng tôi là một nhà bán lẻ thương mại điện tử trực tuyến nhỏ với nhiều kênh bán hàng trên Amazon, eBay và trang web độc lập của riêng mình và đang tìm kiếm một chuyên gia kế toán có kiến ​​thức có thể giúp chúng tôi thiết lập hệ thống kế toán.

Hiện tại, chúng tôi có tất cả hồ sơ tài chính toàn diện trên Excel với các báo cáo cơ bản như báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Khi doanh nghiệp phát triển, việc thiết lập một hệ thống kế toán đầy đủ thông qua các phần mềm như Quickbooks hoặc Xero, vốn có thể được cập nhật thường xuyên, ngày càng trở nên quan trọng. Chúng tôi cần một người có thể tiếp nhận hồ sơ hiện tại và thiết lập chúng trong hệ thống mới.

Cùng với việc thiết lập hệ thống hiện tại mới, chúng ta sẽ cần phác thảo các nhiệm vụ ghi sổ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cần thiết để cập nhật sổ sách.”

Việc chuẩn bị một bản kế hoạch công việc như thế này không chỉ giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của mình mà còn đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho bất kỳ ai bạn phỏng vấn và tuyển dụng, một khi bạn đã đến bước đó. Trên thực tế, các nhà thầu giàu kinh nghiệm - những người bạn thực sự  muốn tuyển dụng - thường tránh những công việc mơ hồ hoặc không chi tiết. Vì vậy, việc chuẩn bị bản kế hoạch công việc một cách rõ ràng và súc tích sẽ giúp bạn thu hút những người giỏi nhất cho công việc của mình.

Nghiên cứu và thuê người giúp đỡ trước khi gặp tai nạn

Internet đã giúp việc trở thành nhà thầu độc lập trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đồng nghĩa với việc cuộc sống của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp cũng được đơn giản hóa. Tuy nhiên, mặc dù quá trình nghiên cứu và thẩm định đã trở nên khá đơn giản, nhưng quy trình tuyển chọn lại không bao giờ nên được tự động hóa. (Hoặc thuê ngoài - nếu bạn tự mình thực hiện một nhiệm vụ, thì đây chính là nhiệm vụ đó!)

Vì ngành này có rào cản gia nhập thấp, nhiều người đã bị bỏ qua với tư cách là nhà thầu đủ tiêu chuẩn. Để đảm bảo bạn đang nói chuyện với đúng người, hãy nhờ giới thiệu trong mạng lưới của bạn. Hãy nói chuyện với các chủ doanh nghiệp hoặc nhà thầu khác và xem họ có thể giới thiệu ai cho công việc này không.

Trong trường hợp không có (hoặc ngoài) những lời giới thiệu tốt, bạn cũng có thể sử dụng các trang web việc làm trực tuyến. Các dịch vụ như Upwork , CloudPeeps , Fiverr , Guru , ProBlogger và PeoplePerHour  đóng vai trò là trung gian đáng tin cậy cho các nhà thầu và chủ doanh nghiệp, đồng thời cung cấp các phương thức để cả hai bên sàng lọc lẫn nhau.

Nếu bạn không hài lòng với các trang web tuyển dụng, vẫn còn nhiều cách khác để tìm kiếm nhà thầu tài năng trực tuyến. Nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ về viết quảng cáo hoặc tiếp thị nội dung, hãy truy cập các ấn phẩm yêu thích của bạn và xem qua các dòng giới thiệu trên các bài viết hàng đầu. Những người viết bài này thường là người làm việc tự do và cung cấp thông tin cá nhân của họ để mở rộng mạng lưới. Nếu bạn đang tìm kiếm một loại hình thiết kế cụ thể, hãy truy cập Behance  hoặc Dribbble , nơi các nhà thiết kế tự do chia sẻ portfolio của họ để được tiếp cận và phản hồi.

Vậy là bạn đã tìm được một vài nhà thầu đủ điều kiện trên giấy tờ. Trước khi bước tiếp theo, đừng bỏ qua giai đoạn phỏng vấn. Hãy trò chuyện ban đầu, tốt nhất là qua điện thoại hoặc Skype, để tìm hiểu thêm về từng người và có một cuộc trao đổi cởi mở, rõ ràng về kỳ vọng của họ. Mặc dù trình độ và chuyên môn của họ rất quan trọng, nhưng tính cách, kỹ năng giao tiếp và sự đáng tin cậy của họ sẽ quyết định hiệu quả làm việc của cả hai. Có rất nhiều nhà thầu lành nghề; một cuộc trò chuyện trực tiếp sẽ giúp bạn xác định nhà thầu nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Để hoàn tất quy trình tuyển dụng, một số chủ doanh nghiệp chọn gửi cho mỗi ứng viên một dự án thử nghiệm, chẳng hạn như một bài đăng blog ngắn hoặc một mẫu thiết kế. Bạn có thể phải trả một khoản phí nhỏ (vì hầu hết các nhà thầu không làm việc miễn phí), nhưng đây là một cách tuyệt vời để đánh giá chất lượng công việc, kỹ năng giao tiếp, khả năng đặt câu hỏi làm rõ và khả năng đáp ứng thời hạn của họ, tất cả đều dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.

Hoàn tất giao dịch!

Bạn đã thuê được nhà thầu. Giờ thì bạn có thể thở phào rồi!

Vâng, chưa hẳn vậy. Công việc khó khăn vẫn chưa kết thúc. Trước khi bàn giao dự án, hãy gọi điện hoặc trao đổi qua Skype để xem xét công việc, thảo luận lịch trình và thống nhất một hợp đồng chặt chẽ. Các nhà thầu giàu kinh nghiệm có thể sẽ có hợp đồng riêng (bạn nên xem xét kỹ trước khi ký, rõ ràng rồi), hoặc bạn có thể trao đổi với luật sư để soạn thảo một hợp đồng. Dù bằng cách nào, tốt nhất là bảo vệ bản thân và doanh nghiệp của bạn bằng một văn bản pháp lý.

Việc ký kết hợp đồng nên bắt đầu bằng việc thảo luận về kỳ vọng và kết quả thực hiện. Đừng bao giờ mong đợi nhà thầu hiểu bạn đang nghĩ gì, ngay cả khi họ có rất nhiều kinh nghiệm. Hãy nêu rõ mục tiêu của bạn và đừng ngần ngại chia sẻ ý tưởng; điều đó sẽ giúp nhà thầu có một khởi đầu tốt. Công việc thuê ngoài tốt nhất là sự kết hợp giữa tầm nhìn của chủ doanh nghiệp và chuyên môn của nhà thầu.

Một yếu tố quan trọng khác của mối quan hệ thuê ngoài là quy trình phê duyệt hoặc kiểm tra. Một nhà thầu chuyên nghiệp không bao giờ nên biến mất, rồi vài tháng sau lại xuất hiện với công việc đã hoàn thành. Khi bắt đầu mối quan hệ làm việc, hãy đặt ra các mốc thời gian và thời điểm để bạn và nhà thầu có thể liên hệ và xem xét tiến độ công việc của họ. Điều này sẽ giúp cả hai bên luôn nắm rõ tiến độ và đúng thời hạn.

Cuối cùng, hãy chuẩn bị tinh thần cho cả bạn và nhà thầu. Hãy kiên nhẫn khi họ thích nghi với công việc và quy trình làm việc của bạn, và đừng ngạc nhiên nếu bạn gặp khó khăn trong việc từ bỏ quyền kiểm soát hoặc mở rộng lòng tin. Khi cả hai bên đều thích nghi, bạn sẽ thấy mình có nhiều tự do hơn để thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hơn. Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn theo thời gian!

Hãy nhớ: Nếu bạn quản lý quá chi tiết hoặc làm lại công việc của nhà thầu, mục đích của việc thuê người giúp việc sẽ hoàn toàn mất đi . Thực tế, bạn có thể sẽ phải làm nhiều việc hơn so với trước khi thuê ngoài.

Phần kết luận

Việc thuê ngoài doanh nghiệp không hẳn liên quan đến hậu cần mà là tư duy. Nhiều doanh nhân tự hào rằng mình là người biết nhiều việc và gánh vác toàn bộ doanh nghiệp trên vai.

Khởi nghiệp theo cách này rất đáng ngưỡng mộ, nhưng việc tiếp tục vận hành và mong đợi mở rộng quy mô một mình  là liều lĩnh và thực sự là bất khả thi. Việc thoát khỏi những hoạt động cấp thấp và công việc bận rộn là khoản đầu tư tốt nhất bạn có thể thực hiện cho sự thành công và tăng trưởng lâu dài của doanh nghiệp.

Gia công phần mềm giúp bạn duy trì sự nhiệt tình và đam mê kinh doanh, vì bạn có thể dành thời gian cho những hoạt động khiến bạn hứng thú khi bắt đầu kinh doanh.

Bạn có câu chuyện thành công hay thất bại nào trong hành trình outsourcing của mình không? Bạn đã áp dụng quy trình nào, và bạn muốn chia sẻ điều gì với các doanh nhân khác? Hãy chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nhé!