Kế hoạch chốt sales: Công cụ tốt nhất để chốt được nhiều giao dịch hơn

Kế hoạch chốt sales rất quan trọng để giành được những khách hàng giá trị cao và cuối cùng là chuyển đổi những khách hàng mà bạn đã tiếp xúc trong nhiều tháng. Khi bạn đã đầu tư nhiều công sức vào việc giới thiệu sản phẩm, điều cuối cùng bạn muốn là đánh mất cơ hội bán hàng vì quy trình chốt sales được chuẩn bị kém.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn quy trình đã được chứng minh của tôi về việc tạo ra một kế hoạch chốt sales, giúp tôi hoàn tất hàng nghìn giao dịch. Nhưng trước hết: Kế hoạch chốt sales là gì?

Kế hoạch chốt sales là gì?

Kế hoạch chốt sales (còn được gọi là kế hoạch giao dịch) là một tài liệu bao gồm các mục hành động, vạch ra các bước tiếp theo, trả lời các câu hỏi và giải quyết các trở ngại tiềm tàng với mục đích giành được hợp đồng. Kế hoạch chốt sales được thiết kế để làm rõ bất kỳ điểm gây nhầm lẫn nào vào phút cuối và thiết lập các bước sau khi mua hàng.

Tôi rất tin tưởng vào sự chuẩn bị, vì vậy tôi luôn lập kế hoạch chốt sale cho khách hàng tiềm năng. Điều này luôn làm tăng cơ hội thắng thầu và giúp tôi chuẩn bị sẵn sàng cho bất kỳ lời phản đối nào vào phút cuối .

Kế hoạch chốt sales nên bao gồm mọi đề xuất của khách hàng tiềm năng nhưng nhìn chung sẽ bao quát phần còn lại của chu kỳ bán hàng , cách bán sản phẩm nội bộ và việc triển khai sản phẩm.

Kết quả? Tổ chức được cải thiện, hiệu quả bán hàng tăng lên và trải nghiệm của khách hàng tiềm năng được nâng cao.

Tại sao bạn nên lập kế hoạch chốt sale?

Việc lập kế hoạch chốt sale bài bản đảm bảo bạn và khách hàng tiềm năng — cũng như bất kỳ ai khác liên quan đến quyết định mua hàng — đều hiểu rõ vấn đề. Bạn có thể coi đó như một kế hoạch hành động chung dành cho người mua tiềm năng, hướng dẫn họ qua các giai đoạn cuối cùng của quy trình bán hàng.

Điều này cũng giúp quá trình bán hàng trở nên dễ quản lý hơn đối với khách hàng tiềm năng chưa từng trải qua quyết định mua hàng lớn nào trước đây, bằng cách chia nhỏ một nhiệm vụ khổng lồ thành những phần nhỏ, dễ thực hiện hơn.

Những trở ngại tiềm tàng : Trong hầu hết các tình huống bán hàng, thách thức lớn nhất là sự trì trệ. Cho dù đó là việc thuyết phục khách hàng tiềm năng từ bỏ sản phẩm cũ hay giới thiệu một loại sản phẩm mới lần đầu tiên, thường thì khách hàng tiềm năng sẽ dễ dàng hơn nếu không làm gì cả thay vì tham gia vào một giao dịch mua bán hoặc triển khai tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Kế hoạch chốt sales không chỉ giúp loại bỏ sự do dự trong hành động mà còn giúp đẩy nhanh tiến độ giao dịch và ra quyết định. Khi khách hàng tiềm năng đã đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch, họ sẽ có thêm động lực để tiến lên phía trước, tránh lãng phí công sức.

Việc lập kế hoạch chốt sale có hai tác dụng chính:

• Thể hiện sự hiểu biết của bạn về vấn đề đang được đề cập, và
• Tạo cơ hội để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.

Bằng cách xác định rõ ràng cách thức tiến hành quy trình bán hàng và triển khai, bạn đang khẳng định lại rằng giải pháp của mình thực sự giải quyết được vấn đề và bạn đang tiếp cận đúng đối tượng.

Mẹo hay : Điều quan trọng là luôn giữ mục tiêu trong tâm trí, cả cho bạn và khách hàng tiềm năng. Hãy nhấn mạnh giá trị của giải pháp xuyên suốt, chứ không phải các tính năng cụ thể của sản phẩm.

Cách tạo kế hoạch chốt sales

Một kế hoạch giao dịch tốt có thể là một tài liệu phức tạp hoặc rất đơn giản. Dưới đây là các bước tôi thực hiện khi lập kế hoạch giao dịch để đảm bảo tôi đã bao quát mọi khía cạnh.

Xác định mục tiêu của khách hàng tiềm năng.

Có thể bạn đã nắm được phần nào mục tiêu của khách hàng tiềm năng trong cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu và các cuộc trò chuyện tiếp theo. Tuy nhiên, việc xem xét lại mục tiêu của họ một lần nữa khi lập kế hoạch chốt sale luôn là điều nên làm.

Trong quá trình trò chuyện, các ưu tiên của họ có thể đã thay đổi, đặc biệt nếu bạn nêu ra một vấn đề mà trước đó họ chưa từng để ý đến. Dưới đây là một vài câu hỏi bạn nên đặt ra:

- Mục tiêu của bạn là gì?

Những người không có mục tiêu thì không phải là khách hàng tốt. Công việc của bạn với tư cách là nhân viên bán hàng là tìm kiếm những khách hàng tiềm năng tuyệt vời, những người sẽ trở thành khách hàng tuyệt vời, từ đó giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi.

- Lý do của bạn là gì ?

Khách hàng tiềm năng không mua hàng vì lý do lý trí — họ mua vì lý do cảm xúc. Sản phẩm của bạn là phương tiện lý trí để đạt được mục đích, nhưng mục đích đó thường bị ảnh hưởng bởi cảm xúc. Khách hàng tiềm năng có một hình ảnh về tương lai trong đầu, và sản phẩm của bạn có thể giúp họ đạt được điều đó.

Mẹo hay : Khuyến khích khách hàng tiềm năng nói về tương lai đó sẽ giúp họ hiểu tại sao họ nên đầu tư thời gian và tiền bạc vào giải pháp của bạn.

- Nếu bạn không biết câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn có biết nên hỏi ai để tìm ra câu trả lời không?

Hi vọng là họ sẽ biết câu trả lời. Nhưng nếu không, họ cũng có thể cho bạn biết ai có thông tin liên quan.

Giúp khách hàng tiềm năng hình dung tương lai có và không có sản phẩm của bạn.

Khách hàng tiềm năng sẽ không chốt hợp đồng với bạn trừ khi bạn giúp họ hình dung được cuộc sống (hoặc công việc) của họ sẽ như thế nào sau khi hợp tác với bạn.

Hãy ghi nhớ điều này : Tôi khuyên bạn nên đặt câu hỏi đơn giản sau: “Việc mua hàng này sẽ dẫn đến những thay đổi nào?”

Tôi không muốn câu hỏi này mang tính chất chào bán, nhưng nó giúp khách hàng tiềm năng của tôi nhìn xa hơn và khám phá thêm những câu hỏi sau:

• Nếu tôi bán sản phẩm cho họ và họ sử dụng sản phẩm thành công, họ sẽ cần thực hiện những thay đổi cơ bản nào đối với hoạt động kinh doanh của mình?
• Họ có cần tuyển thêm nhân viên không?
• Thiết lập các buổi huấn luyện định kỳ?
• Phân bổ lại ngân sách?

Nhưng đừng chỉ tập trung vào khía cạnh hậu cần. Hãy giúp họ nhận thấy cả những thay đổi tích cực, chẳng hạn như cơ hội phát triển và doanh thu tăng lên . Chỉ sau khi bạn đã phác họa được bức tranh này, bạn mới nên chuyển sang các cuộc thảo luận liên quan đến quy trình hoặc hậu cần.

Một câu hỏi khác mà tôi thích đặt ra là: “Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không hoàn tất giao dịch mua hàng này?”

Với câu hỏi này, bạn có thể tìm ra phương án dự phòng của khách hàng tiềm năng. Họ có thể rơi vào tình huống khó khăn nếu không mua sản phẩm này, và việc yêu cầu họ hình dung ra khả năng đó sẽ giúp khởi động quá trình chốt đơn.

Thông tin bổ sung : Câu hỏi này có thể cho thấy bạn đang ở trong một tình huống cạnh tranh, trong trường hợp đó, đã đến lúc liên hệ với huấn luyện viên hoặc nhà vô địch để tìm hiểu xem bạn đang ở vị trí nào.

Xác định các bên liên quan và những trở ngại.

Sau khi bạn đã phác họa được viễn cảnh tương lai của khách hàng tiềm năng có và không có sản phẩm của bạn, đã đến lúc làm rõ một số thông tin về mặt hậu cần, chẳng hạn như ai là người đưa ra quyết định cuối cùng về việc mua hàng và ai có quyền đồng thuận.

Cơ hội để làm rõ : Bạn có thể đã phát hiện ra thông tin này ngay từ đầu cuộc trò chuyện với khách hàng tiềm năng, nhưng câu trả lời thường thay đổi sau khi bạn đã xây dựng đủ lòng tin và mối quan hệ tốt. Khi mới bắt đầu nói chuyện với bạn, họ có thể đã đưa ra những câu trả lời mơ hồ, và kế hoạch chốt đơn của bạn chính là cơ hội để làm rõ.

Dưới đây là hai câu hỏi bạn có thể đặt ra:

- Ai chịu trách nhiệm về việc thuyết phục?

Điều này phụ thuộc vào việc ai sẽ sử dụng sản phẩm của bạn và cách thức triển khai sản phẩm đó. Cũng cần xem xét liệu quyết định đó có cần sự phê duyệt của cấp quản lý cao hơn hay không.

Và đừng quên những người có thể gây bất lợi. Ví dụ, nếu một bên liên quan trước đây từng là người ủng hộ một trong những đối thủ cạnh tranh của bạn, điều quan trọng là phải đưa họ vào cuộc ngay từ đầu. Hãy xác định người đó và thảo luận về cách giữ thể diện và làm cho quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ — bạn không muốn tạo ra kẻ thù.

Những thách thức lớn nhất của bạn trong quá trình mua hàng là gì?

Xác định những rào cản đối với việc mua hàng càng sớm càng tốt. Câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu những việc cần làm trước khi khách hàng tiềm năng ký hợp đồng.

Những câu hỏi khác bạn có thể đặt ra bao gồm:

• Ai cần tham gia vào quá trình mua bán thực tế — ký hợp đồng, phê duyệt ngân sách, v.v.?
• Việc mua hàng có yêu cầu RFI (yêu cầu thông tin) , RFQ (yêu cầu báo giá) hay bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn sẽ chịu trách nhiệm phối hợp không?
• Bộ phận pháp lý có cần can thiệp không?
• Nếu cần thêm tài liệu hoặc xem xét bổ sung, các quy trình đó sẽ mất bao lâu?

Xây dựng kế hoạch hành động để thông báo cho các bên liên quan và loại bỏ các trở ngại.

Sau khi đã có câu trả lời cho các câu hỏi được nêu trong phần trước, đã đến lúc lập kế hoạch hành động để thông báo cho các bên liên quan, giải quyết mọi lo ngại và soạn thảo bất kỳ tài liệu cần thiết nào.

Ví dụ, nếu khách hàng tiềm năng của bạn cho biết họ cần tạo yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc yêu cầu đề xuất (RFP), thì bước tiếp theo của bạn có thể là soạn thảo báo giá hoặc đề xuất và gửi lại cho khách hàng tiềm năng (ngay cả trước khi họ gửi cho bạn yêu cầu báo giá hoặc đề xuất chính thức). Nếu khách hàng tiềm năng cần thông báo cho một số bên nhất định về quyết định mua hàng sắp tới, thì bạn nên vạch ra lịch họp, đặc biệt nếu bạn dự định tham dự.

Mẹo hay : Hãy nhớ rằng kế hoạch chốt sales là một tài liệu hợp tác mà cả hai bạn cùng nhau thực hiện để chốt giao dịch thành công. Vì bạn là người bán hàng, bạn có thể có động lực chốt đơn hơn, nhưng thành công là mục tiêu chung của cả hai, và kế hoạch hành động nên phản ánh điều này.

Cách tiếp cận hợp tác này chính là điều làm cho kế hoạch chốt sales trở thành một công cụ mạnh mẽ. Thực hiện đúng cách, bạn sẽ tạo dựng được mối quan hệ lành mạnh, hiệu quả và lâu dài với khách hàng này.

Nhắc nhở khách hàng tiềm năng rằng họ có lợi ích cá nhân trong thương vụ này.

Khi hướng đến giai đoạn chốt đơn, rất dễ nhìn nhận thương vụ từ góc độ tổng quát, ví dụ như “Công ty của tôi sẽ giúp công ty của bạn đạt được [x]”. Nhưng khi gần kết thúc chu kỳ bán hàng, việc thu hẹp phạm vi lại là vô cùng quan trọng.

Bạn chỉ là một người đang nói chuyện với một người khác, và nếu khách hàng tiềm năng không mua sản phẩm của bạn, công ty của họ không bị thiệt hại; chính họ mới là người thiệt hại. Một cách để định hình lại kế hoạch chốt sale của bạn là coi nó như một kế hoạch thành công chung cho cả bạn và khách hàng tiềm năng.

Đó là lý do tại sao tôi thích hỏi những khách hàng tiềm năng — “Mục tiêu cá nhân của bạn là gì?”

Tôi luôn muốn biết liệu khách hàng tiềm năng của mình có thực sự quan tâm đến thương vụ này hay không. Điều này giúp tôi xác định được những yếu tố thúc đẩy nào có thể giúp thương vụ tiến triển và buộc khách hàng tiềm năng phải xem xét lại chính xác lý do tại sao thương vụ này lại quan trọng với họ.

Càng gần đến cuối chu kỳ bán hàng, khả năng khách hàng tiềm năng mệt mỏi càng cao. Việc giúp họ tập trung lại vào mục tiêu cuối cùng là vô cùng quan trọng. Xây dựng kế hoạch chốt đơn hàng như một kế hoạch thực hiện chung có thể giúp định hình lại vấn đề cho khách hàng tiềm năng.

Tập hợp tất cả thông tin này vào một tài liệu kế hoạch chốt sales.

Dù bạn sử dụng bảng tính, tài liệu Word hay bài thuyết trình PowerPoint, điều quan trọng là phải tổng hợp tất cả các phát hiện của mình vào một tài liệu kế hoạch chốt sales. Thông thường, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch bán hàng hiện có của công ty để tạo ra kế hoạch chốt sales của riêng mình, và nhớ chia sẻ nó với khách hàng tiềm năng để họ có thể điều chỉnh và để lại nhận xét khi cần thiết.

Tin vui là: Bạn không cần phải tự tạo một kế hoạch chốt sales thành công từ đầu. Tôi sử dụng mẫu bên dưới mỗi khi cần tạo kế hoạch chốt sales, thêm hoặc bớt các phần khi cần thiết. Các nhà lãnh đạo bán hàng có thể tùy chỉnh kế hoạch này cho đội ngũ bán hàng của mình để tạo ra một lộ trình rõ ràng dẫn đến việc chốt sales.

Danh sách kiểm tra kế hoạch chốt sales

Hiểu rõ mục tiêu của khách hàng tiềm năng một cách toàn diện. Nếu cần, hãy lập một danh sách gạch đầu dòng riêng tư và đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt.

Xác định quy trình mua hàng. Biết rõ ai cần tham gia và những tài liệu nào mà khách hàng tiềm năng cần bạn cung cấp.

Hãy nắm rõ ngân sách của khách hàng tiềm năng. Kế hoạch chốt sale của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu thông tin này.

Thu hút sự đồng thuận từ các bên liên quan. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề.

Hãy yêu cầu khách hàng tiềm năng xem xét kế hoạch chốt đơn của bạn. Trình bày kế hoạch một cách chính thức nếu cần và hỏi xem bạn có thể giúp họ đạt được sự đồng thuận như thế nào.

Hãy đáp trả những người phản đối. Hãy trực tiếp trình bày kế hoạch giải đáp mọi thắc mắc của những người cản trở bạn.

Hãy điều chỉnh kế hoạch chốt sale khi bạn tiến gần đến giai đoạn cuối. Đây là một tài liệu sống động, luôn được cập nhật và sẽ giúp bạn hoàn thiện bài thuyết trình chốt sale của mình.

Khi nào nên lập kế hoạch chốt sales?

Lý tưởng nhất là bạn nên bắt đầu thảo luận về kế hoạch chốt sale ngay trong giai đoạn tìm hiểu nhu cầu khách hàng của quy trình bán hàng. Đúng vậy, việc chốt sale bắt đầu từ cuộc gọi đầu tiên ! Bạn không chỉ phác thảo nội dung của kế hoạch mà còn xác định phạm vi của nó.

Tôi luôn hỏi, “Trước đây anh/chị đã từng mua sản phẩm tương tự chưa?” Trong trường hợp, tôi kiểm tra xem khách hàng đã từng mua phần mềm doanh nghiệp nào trước đây chưa.

Câu hỏi này rất quan trọng. Sau đây là lý do:

• Nếu đây là lần đầu tiên họ mua một sản phẩm tương tự như của bạn, kế hoạch của bạn cần phải nêu rõ cách thức mua hàng ngay từ đầu. Bạn cần hướng dẫn họ cách thức thuyết phục nội bộ và cách đánh giá xem sản phẩm của bạn có phải là giải pháp tốt hay không, đồng thời phối hợp chặt chẽ với họ trong suốt quá trình.
• Tuy nhiên, nếu khách hàng tiềm năng của bạn đã quen thuộc với việc mua loại sản phẩm của bạn, kế hoạch chốt sales của bạn có thể không cần phải đề cập đến việc mua hàng. Họ biết cần liên hệ với ai trong nội bộ công ty và làm thế nào để hoàn tất giao dịch. Họ cần chuyên môn của bạn trong khâu triển khai, và đó là điều mà kế hoạch của bạn nên tập trung vào.

Thông tin này sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp hơn với vị thế riêng của từng khách hàng tiềm năng.

Kế hoạch chốt sales cũng rất hữu ích nếu bạn gặp khó khăn ở bất kỳ giai đoạn nào trong chu kỳ bán hàng. Đôi khi, bạn sẽ nói chuyện với một khách hàng tiềm năng cần sản phẩm của bạn nhưng lại đang né tránh hoặc cố tình kéo dài quá trình. Một kế hoạch chốt sales có thể giúp xác định rõ quy trình, đặc biệt nếu bạn nghi ngờ vấn đề là do thiếu sự ủng hộ từ cấp quản lý cao hơn.

Lợi ích tổng thể : Kế hoạch chốt sales có thể giúp tối ưu hóa quy trình chốt sales của bạn, đặc biệt là với những khách hàng tiềm năng giá trị cao mà bạn không muốn bỏ lỡ. Bằng cách tạo ra một kế hoạch như vậy, bạn sẽ củng cố quy trình bán hàng của mình ở điểm quan trọng nhất và tăng đáng kể cơ hội chốt được giao dịch.

Tại sao kế hoạch chốt sales lại quan trọng?

Sau nhiều năm làm việc trong lĩnh vực bán hàng, tôi nhận thấy rằng mỗi thương vụ đều khác nhau — nhưng nền tảng của kế hoạch chốt đơn hàng thì luôn giống nhau. Toàn bộ quy trình bán hàng đều xoay quanh khoảnh khắc này. Mẫu miễn phí của tôi là một điểm khởi đầu tuyệt vời để bạn hoặc nhân viên bán hàng của bạn kết thúc quy trình mua hàng một cách có tổ chức, hiệu quả và ấn tượng.

Việc có một phương pháp tiếp cận bài bản để chốt đơn hàng không chỉ giúp đội ngũ bán hàng hoàn tất giao dịch mà còn giữ chân khách hàng tiềm năng. Phương pháp chốt đơn có tổ chức giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo mọi người cùng nắm bắt thông tin và tránh bỏ sót khách hàng tiềm năng. Đó là bước đầu tiên hướng tới sự thành công của khách hàng.