Hướng dẫn xây dựng hệ thống CRM bằng Google Sheets

Tóm tắt: Google Sheets và CRM Excel có những ưu điểm gì?

CRM trong Google Sheets là một bảng tính miễn phí, có thể tùy chỉnh, giúp nhân viên bán hàng theo dõi danh bạ, công ty, giao dịch và tương tác. Đây là một cách hiệu quả và đáng tin cậy để các tổ chức nhỏ hoặc cá nhân quản lý danh bạ kinh doanh của mình.

Họ có thể bắt đầu bằng cách sao chép một mẫu có sẵn với các tab dành cho Nhân sự, Công ty, Cơ hội, Tương tác và Bảng điều khiển. Họ thêm dữ liệu của mình, thiết lập ID duy nhất và xác thực dữ liệu để tránh trùng lặp, và sử dụng menu thả xuống cho các giai đoạn và người chịu trách nhiệm.

Từ đó, họ ghi lại mọi cuộc gọi, email hoặc cuộc họp và sử dụng các biểu đồ tích hợp sẵn để theo dõi quy trình bán hàng. Họ có thể tự động hóa việc thu thập khách hàng tiềm năng và nhắc nhở bằng các tích hợp đơn giản. Khi đội ngũ hoặc dữ liệu phát triển, họ có thể chuyển sang CRM miễn phí để có tính năng tự động hóa, báo cáo nâng cao và dữ liệu khách hàng thống nhất.

Ai nên sử dụng CRM trên Google Sheets?

Một hệ thống CRM dựa trên Google Sheets hoạt động tốt nhất cho những người sáng lập đơn lẻ, người làm việc tự do hoặc các nhóm nhỏ quản lý dưới 100 khách hàng tiềm năng. Nhiều công ty bắt đầu sử dụng bảng tính làm CRM đầu tiên của họ — các thương hiệu thành công như Kahoot!, Workvivo và Agicap đều bắt đầu theo dõi quy trình bán hàng của họ một cách thủ công.

Lợi ích của CRM sử dụng Google Sheets

Google Sheets là một công cụ miễn phí, dựa trên nền tảng đám mây, cho phép các chuyên gia bán hàng ghi lại thông tin liên hệ, theo dõi các giai đoạn cơ bản của giao dịch và lên lịch các cuộc gọi tiếp theo. Tuy đơn giản, nhưng nó mang lại nhiều lợi ích.

- Tiết kiệm chi phí và dễ tiếp cận

Google Sheets CRM có chi phí thấp hoặc miễn phí. Chủ doanh nghiệp không cần phải trả tiền cho phần mềm CRM chuyên dụng hoặc thời gian thiết lập của nhà phát triển. Hầu hết các tính năng đều được bao gồm miễn phí trong tài khoản Google Workspace, lý tưởng cho các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Hơn nữa, với Sheets, CRM có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Nhân viên bán hàng có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet — máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại.

- Hoàn toàn có thể tùy chỉnh

Với CRM Google Sheets, người dùng có thể tùy chỉnh các cột, xác thực dữ liệu và công thức để phù hợp với quy trình bán hàng (ví dụ: giai đoạn giao dịch, mức độ ưu tiên, nguồn khách hàng tiềm năng). Nhân viên bán hàng cũng có thể thêm định dạng có điều kiện để làm nổi bật các giao dịch quá hạn hoặc sử dụng xác thực dữ liệu để tạo menu thả xuống cho trạng thái và người phụ trách giao dịch.

Mẹo hay: Các nhóm có thể tích hợp Google Forms để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hoặc sử dụng Google Apps Script để tự động hóa các cập nhật và thông báo.

- Cộng tác thời gian thực

Với Google Sheets CRM, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa và xem bảng tính cùng lúc. Chức năng bình luận, nhắc đến và thông báo tích hợp giúp đơn giản hóa quá trình cộng tác giữa các nhóm tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ. Các nhóm có thể thiết lập quyền truy cập có kiểm soát (ai xem, bình luận, chỉnh sửa, chia sẻ, v.v.).

Ngoài ra, lịch sử phiên bản cho phép người đại diện theo dõi các thay đổi và hoàn tác nếu cần.

- Báo cáo và tự động hóa đơn giản

Các nhóm có thể xây dựng bảng điều khiển bằng cách sử dụng công thức, bảng tổng hợp và biểu đồ trực tiếp trong Google Sheets. Sau đó, thông tin đó có thể được xuất sang Google Data Studio hoặc Looker Studio để phân tích trực quan.

Google Sheets CRM cũng có một số khả năng tự động hóa. Nhân viên bán hàng có thể tự động hóa việc theo dõi và nhắc nhở bằng cách sử dụng Google Apps Script hoặc các tiện ích bổ sung như Zapier và Automate.io.

- Tích hợp với các công cụ của bên thứ ba

Các nhóm có thể kết nối Google Sheets với Gmail, hoặc Slack để tự động đồng bộ dữ liệu. API hoặc các công cụ như Zapier tự động thêm khách hàng tiềm năng từ các biểu mẫu web, LinkedIn hoặc các nguồn tiếp thị khác. Nhân viên bán hàng cũng có thể đồng bộ Sheets với Google Calendar để lên lịch trình demo hoặc theo dõi.

Những hạn chế của CRM dựa trên Google Sheets

Mặc dù có nhiều ưu điểm, Google Sheets không phù hợp với tất cả mọi người. Khi các công ty phát triển, Google Sheets mất dần hiệu quả với vai trò là một hệ thống CRM. Vì vậy, giải pháp này không hoạt động tốt đối với các nhóm lớn có nhiều kênh bán hàng và quy trình bán hàng phức tạp hoặc tự động hóa.

Dưới đây là ba vấn đề chính mà người dùng thường gặp phải:

- Nhập dữ liệu thủ công

Mặc dù các nhân viên bán hàng có thể thiết lập các công cụ tự động hóa như Zapier để hỗ trợ, nhưng bản thân Google Sheets yêu cầu người dùng phải nhập và cập nhật từng bản ghi theo cách thủ công. Không giống như cơ sở dữ liệu liên hệ chuyên dụng, nó không thể tự động ghi lại các tương tác của khách hàng từ email, lượt truy cập trang web, biểu mẫu đã điền hoặc thậm chí cả cuộc gọi.

- Không có tính năng cộng tác hoặc cấp quyền theo thời gian thực.

Nhiều thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets có thể gây ra xung đột phiên bản hoặc ghi đè ngoài ý muốn. Google Sheets không hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò đối với dữ liệu khách hàng nhạy cảm và không có nhật ký kiểm toán tích hợp sẵn. Việc khắc phục sự cố do "Người dùng ẩn danh" hoặc "Người dùng ẩn danh khác" gây ra khó hơn nhiều so với việc khắc phục sự cố do một thành viên cụ thể gây ra.

Các nhà lãnh đạo bán hàng có toàn quyền kiểm soát việc nhân viên bán hàng có quyền truy cập vào dữ liệu liên hệ nào và họ có thể làm gì với dữ liệu đó.

- Thiếu tự động hóa và quy trình làm việc

Google Sheets không thể tự động kích hoạt các tác vụ theo dõi, gửi email tự động hoặc chuyển đổi giao dịch qua các giai đoạn của quy trình bán hàng dựa trên các yếu tố kích hoạt hành vi. Điều này có nghĩa là nhân viên bán hàng phải thực hiện rất nhiều công việc theo dõi và chăm sóc khách hàng thủ công, điều này cực kỳ tốn thời gian, khó mở rộng quy mô và tiềm ẩn nhiều sai sót.

Là một phần của hệ sinh thái rộng lớn hơn, tính năng tự động hóa có thể được thiết lập để thực hiện nhiều tác vụ, bao gồm gửi email theo dõi và chuyển thông tin khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng.

Trên thực tế, nền tảng học trực tuyến Kahoot! đã tiết kiệm được 50% thời gian giao tiếp giữa bộ phận bán hàng và tài chính khi sử dụng.

- Khả năng mở rộng và hiệu suất kém

Cuối cùng, hiệu quả của Google Sheets giảm đáng kể khi số lượng hồ sơ khách hàng tăng lên. Bảng tính cuối cùng trở nên dài, chậm và việc lọc, sắp xếp và báo cáo trở nên không đáng tin cậy.

Với các hệ thống CRM bán hàng có thể bắt đầu sử dụng miễn phí và bổ sung các tính năng hoặc nâng cấp gói dịch vụ khi cần. Đó là những gì Agicap đã làm, và doanh thu định kỳ hàng tháng của họ đã tăng gấp 6 lần sau khi chuyển từ CRM dựa trên bảng tính.

Hướng dẫn tạo CRM trong Google Sheets

Mặc dù có những hạn chế, CRM trên Google Sheets rất dễ tạo và có thể tùy chỉnh vô hạn. Nếu bạn muốn một CRM nhẹ, đơn giản và miễn phí mà không cần phần mềm bổ sung, hãy làm theo bảy bước sau để xây dựng một CRM hoạt động từ đầu:

Tạo một bảng tính Google Sheet mới.

Đăng nhập vào Google, nhập sheet.new vào trình duyệt và đổi tên tệp (ví dụ: “My CRM”).

Thiết lập các tab chính.

Tiếp theo, hãy thiết lập các tab để lưu trữ các danh mục thông tin quan trọng khác nhau, giúp người dùng có thể xem nhanh chóng.

Tối thiểu, hãy tạo một tab cho "Tổ chức" để lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng và một tab khác cho "Cơ hội" để theo dõi các khách hàng đang trong quá trình bán hàng. Cũng nên xem xét thêm các tab cho "Liên hệ", "Tương tác", "Bảng điều khiển" và tab "Menu thả xuống" để chuẩn hóa các trường thông tin.

Ở cuối bảng tính, nhấp vào dấu “+” để thêm tab, sau đó nhấp vào mũi tên nhỏ bên phải tên tab để đổi tên. Hãy nhớ đóng băng Hàng 1 (Xem > Đóng băng) để tiêu đề luôn hiển thị khi người dùng cuộn xuống.

Xây dựng tab “Tổ chức”.

Tiếp theo, hãy thêm các cột cho từng lĩnh vực mà công ty sẽ theo dõi. Các lĩnh vực này có thể bao gồm:

• Điểm ưu tiên/Điểm dẫn đầu
• Tên công ty
• Mã số công ty
• Người quản lý tài khoản được chỉ định (nếu có nhiều nhân viên bán hàng)
• Trang web
• Ngành công nghiệp
• Địa chỉ
• Doanh thu hàng năm
• Giá trị giao dịch
• Ghi chú

Các công ty có thể chọn nhiều hoặc ít trường thông tin tùy ý, nhưng nên tránh sự phức tạp bằng cách chỉ bao gồm các trường mà nhân viên bán hàng thực sự sẽ sử dụng.

Mẹo hay: Để sử dụng Google Sheets CRM để theo dõi khách hàng hiện tại thay vì khách hàng tiềm năng, hãy thêm một hàng cho “Loại” và các tùy chọn thả xuống là Khách hàng tiềm năng, Khách hàng hiện tại và Khách hàng cũ. Sắp xếp và lọc dữ liệu theo ý muốn của người dùng.

Tạo tab “Cơ hội”.

Tab Cơ hội hiển thị tổng quan về các dự án đang triển khai của công ty. Thêm các cột như:

• Điểm ưu tiên/Điểm dẫn đầu
• Tên công ty
• Người quản lý tài khoản được chỉ định
• Trạng thái giao dịch
• Giai đoạn giao dịch
• Lý do mất mát
• Nguồn khách hàng tiềm năng
• Giá trị giao dịch
• Ngày dự kiến ​​đóng cửa
• Bước tiếp theo
• Ngày bước tiếp theo

Một số tổ chức theo dõi tương tác khách hàng bằng một cột bổ sung dưới mục Cơ hội. Nếu nhân viên bán hàng cần thông tin chi tiết hơn, hãy tạo một tab Tương tác riêng biệt.

Xây dựng tab “Danh bạ”.

Vì nhân viên bán hàng có thể liên hệ với nhiều người tại cùng một công ty, nên tab "Danh bạ" có thể hữu ích trong CRM dựa trên Google Sheets.

Hãy cân nhắc thêm các trường như sau:

• ID liên hệ
• Tên
• E-mail
• Điện thoại
• Vai trò
• Tên công ty

Các công ty có thể điền thông tin này thủ công hoặc sử dụng bảng "Thông tin liên hệ khách hàng" được tạo sẵn trong Google Sheets.

Liên kết dữ liệu giữa các tab.

Bước quan trọng nhất để thiết lập một hệ thống CRM trên Google Sheets thành công là liên kết dữ liệu giữa các tab. Ví dụ, liên kết "tên công ty" với mục nhập trong tab "Tổ chức".

Điều này giúp tránh dữ liệu trùng lặp có thể xuất hiện ở nhiều tab. Nó cũng đảm bảo rằng các trường như giai đoạn giao dịch được hiển thị chính xác trên tất cả các tab.

Để liên kết một trường (ô) với một trường trong tab (trang tính) khác trong Google Sheets, hãy sử dụng tham chiếu ô giữa các trang tính với cú pháp sau: =TênTrangTính!ĐịaChỉÔ

Vì vậy, nếu người dùng muốn liên kết một tổ chức với một liên hệ có liên quan và công ty đó nằm trong ô B6, hãy nhập =Organizations!B5 để liên kết chúng.

Tạo menu thả xuống để xác thực dữ liệu.

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, nhân viên bán hàng cũng có thể tạo các menu thả xuống để xác thực dữ liệu. Bằng cách đó, họ có thể duy trì tính nhất quán và lập báo cáo chính xác.

Người dùng có thể thêm menu thả xuống vào bảng tính theo cách thủ công (Nhấp chuột phải vào ô > Menu thả xuống), nhưng điều đó dẫn đến việc phải sao chép và dán rất nhiều.

Để tránh điều đó, tôi khuyên bạn nên tạo một tab "Thả xuống" và liệt kê các dữ liệu mà họ muốn chuẩn hóa. Mỗi cột là một mục thả xuống khác nhau.

Tiếp theo, hãy di chuyển đến ô mà bạn muốn hiển thị menu thả xuống.

• Nhấp vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu.
• Trong thanh bên, nhập phạm vi bạn muốn hiển thị bằng các menu thả xuống (ví dụ: Cơ hội!L2:L100).
• Chọn Dropdown (từ một phạm vi), sau đó nhập phạm vi các tùy chọn từ tab Dropdowns (ví dụ: =DropdownsD2:D6).
• Tùy chỉnh hoặc mã hóa màu sắc các tùy chọn theo ý muốn.

Xây dựng bảng điều khiển (dashboard).

Mặc dù chức năng báo cáo của công cụ còn hạn chế, nhưng nhân viên bán hàng có thể tạo một bảng điều khiển CRM đơn giản trong Google Sheets để theo dõi hoạt động của họ.

Mở một tab "Bảng điều khiển" mới và nhập bất kỳ công thức nào giúp bạn có được dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng, cùng với các biểu đồ để trực quan hóa.

Dưới đây là một vài ý tưởng về công thức báo cáo CRM:

(Lưu ý: Tất nhiên, hãy thay thế "CellAddress" trong công thức bằng phạm vi ô thích hợp.)

Tổng số khách hàng

=COUNTIF(Contacts!CellAddress, “Customer”)

Tổng số cơ hội mở

=COUNTIF(Opportunities!CellAddress, “Open”)

Tổng số khách hàng tiềm năng đang hoạt động

=COUNTIF(Contacts!CellAddress, “Leads”)

Tổng số giao dịch

=COUNTA(Cơ hội!Địa chỉ ô)

Tổng giá trị đường ống

=SUMIF(Opportunities!CellAddress, “Open”, Opportunities!CellAddress)

Doanh thu đã đóng

=SUMIF(Opportunities!CellAddress,“Closed Won”,Opportunities!CellAddress)

Tỷ lệ thắng

=IFERROR(

COUNTIF(Opportunities!CellAddress, “Closed-Won”) /

(COUNTIF(Opportunities!CellAddress, “Closed-Won”) + COUNTIF(Opportunities!CellAddress, “Closed-Lost”)),

0

)

Các cuộc theo dõi quá hạn

=COUNTIFS(Opportunities!CellAddress,“<”&TODAY(), Opportunities!CellAddress,“<>Closed Won”)

Số lượng tương tác trong tháng này

=COUNTIFS(

Tương tác!Địa chỉ ô, “>=” & EOMONTH(TODAY(), -1) + 1,

Tương tác!Địa chỉ ô, “<=” & EOMONTH(TODAY(), 0)

)

Số lượng tương tác trong tháng này

=COUNTIFS(Opportunities!CellAddress,“<”&TODAY(), Opportunities!CellAddress,“<>Closed Won”)

Cách theo dõi tương tác và các cuộc gọi tiếp theo trong Google Sheets CRM

Sau khi thiết lập liên hệ và giao dịch, nhân viên bán hàng có thể sử dụng Google Sheets CRM để quản lý các nhiệm vụ bán hàng hàng ngày. Chỉ cần thêm hai cột vào tab Cơ hội hoặc Tương tác: Bước tiếp theo và Ngày bước tiếp theo.

Cột "Bước tiếp theo" ghi lại các hành động cụ thể mà nhân viên bán hàng cần thực hiện, chẳng hạn như "Gửi đề xuất", "Lên lịch demo" hoặc "Theo dõi sau hai tuần".

Cột "Ngày bước tiếp theo" ghi lại thời điểm cần thực hiện hành động đó. Cùng nhau, các trường này tạo thành một hệ thống theo dõi cơ bản giúp các giao dịch được tiến hành suôn sẻ mà không cần thêm công cụ hoặc lời nhắc nhở nào khác.

Các nhân viên bán hàng có thể sử dụng chế độ xem bộ lọc chỉ hiển thị các hàng có ngày thực hiện bước tiếp theo là hôm nay hoặc trước đó để tạo danh sách việc cần làm tức thì. Họ cũng có thể áp dụng bộ lọc cơ bản hoặc quy tắc định dạng có điều kiện để làm nổi bật các việc cần theo dõi quá hạn, chẳng hạn như =$F2<TODAY().

Mẫu CRM miễn phí trên Google Sheets

Thay vì phải xây dựng từ đầu, chủ doanh nghiệp và nhân viên bán hàng có thể sử dụng mẫu CRM Google Sheets miễn phí . Mẫu CRM dạng bảng tính dựng sẵn này bao gồm đầy đủ năm tab chính, các quy tắc xác thực dữ liệu, bảng điều khiển sẵn sàng sử dụng và định dạng gọn gàng.

Mẫu này đã được các chuyên gia bán hàng kiểm chứng, với dữ liệu được cấu trúc giúp việc chuyển đổi sang mẫu mới trở nên đơn giản khi cần thiết. Mẫu này cũng có sẵn dưới dạng tệp Microsoft Excel để tải xuống.

Hướng dẫn sử dụng mẫu CRM trong Google Sheets

Mẫu CRM Google Sheets miễn phí giúp các nhóm nhỏ và người dùng cá nhân quản lý các mối quan hệ tại một nơi tập trung. Bảng tính này có cấu trúc tương tự như một phần mềm CRM trả phí, với các tab đã được liên kết sẵn cho công ty, liên hệ, cơ hội và tương tác.

Mỗi trang tính được kết nối thông qua các trường như tên công ty hoặc email liên hệ, giúp các nhân viên bán hàng dễ dàng theo dõi sự phát triển của mối quan hệ từ lần liên hệ đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch.

Con người và các công ty

Tab Tổ chức hiển thị các công ty đang trong quá trình bán hàng hoặc danh sách khách hàng hiện tại, với các thông tin như ngành nghề, quy mô giao dịch, địa chỉ, v.v. Tab Liên hệ lưu trữ thông tin liên hệ cá nhân như tên, email, số điện thoại và chức danh hoặc vai trò. Điều này giúp theo dõi xem các nhân viên bán hàng đang liên hệ với ai và vị trí của họ trong quy trình mua hàng.

Cơ hội và các giai đoạn

Tab Cơ hội theo dõi các giao dịch tiềm năng trong quy trình bán hàng của công ty và cho phép dự báo. Các trường mẫu bao gồm mức độ ưu tiên, tổ chức, người chịu trách nhiệm giao dịch, trạng thái, giai đoạn, nguồn, lý do mất giao dịch, giá trị, xác suất và ngày dự kiến ​​hoàn tất.

Theo dõi từng giai đoạn của khách hàng tiềm năng là yếu tố then chốt để dự báo doanh số và hiểu rõ những điểm nào đang khiến giao dịch bị đình trệ. Các giai đoạn mặc định trong mẫu bao gồm Khách hàng tiềm năng, Khách hàng đủ điều kiện, Giới thiệu sản phẩm, Đề xuất và Chốt đơn, nhưng các công ty có thể tùy chỉnh các giai đoạn này bất cứ lúc nào trong tab thả xuống.

Nhật ký tương tác và hoạt động

Tab Tương tác đóng vai trò như một nhật ký hoạt động, ghi lại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Mỗi mục bao gồm ngày, tên liên hệ, loại tương tác (cuộc gọi, email hoặc cuộc họp), kết quả và bước tiếp theo.

Việc ghi chép tương tác thủ công là bước mà nhiều nhân viên bán hàng gặp khó khăn, nhưng việc lưu giữ hồ sơ này cung cấp một dòng thời gian rõ ràng về sự tương tác và lộ trình cho các bước tiếp theo.

Khi nào nên chuyển từ Google Sheets sang CRM đầy đủ chức năng?

Mặc dù Google Sheets là một cách tuyệt vời để bắt đầu bán hàng , nhưng hầu hết các doanh nghiệp cuối cùng đều cần nâng cấp lên. Đây là một dấu hiệu tốt — điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang phát triển!

Cho phép các công ty phân khúc khách hàng, tự động hóa việc theo dõi và theo dõi mức độ tương tác mà không cần theo dõi thủ công và dữ liệu lộn xộn. Các công ty nên cân nhắc nâng cấp lên một hệ thống CRM chuyên dụng CRM khi:

• Quản lý hơn 100 khách hàng tiềm năng đang hoạt động hoặc hơn 500 hồ sơ khách hàng tổng cộng.
• Bạn bắt đầu bỏ lỡ các giao dịch vì không theo dõi sát sao khách hàng.
• Cần tự động thu thập dữ liệu về các tương tác với khách hàng qua email, cuộc gọi và biểu mẫu.
• Bạn muốn tự động hóa các bước theo dõi hoặc phân khúc đối tượng khách hàng?
• Cần lưu trữ dữ liệu khách hàng nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin sức khỏe hoặc tài chính.
• Cần có báo cáo nâng cao về tốc độ bán hàng hoặc tỷ lệ chuyển đổi giao dịch.
• Phối hợp chặt chẽ giữa các đội ngũ tiếp thị, bán hàng và dịch vụ.

Phần mềm CRM miễn phí thay thế các bảng tính thủ công bằng giao diện dễ sử dụng, hồ sơ liên hệ thống nhất và báo cáo chỉ với một cú nhấp chuột. Đây là bước tiến hợp lý tiếp theo dành cho các nhóm đang phát triển muốn dành nhiều thời gian hơn cho việc bán hàng thay vì nhập dữ liệu.

Tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo giúp tiết kiệm thời gian và thúc đẩy tăng trưởng với tổng quan AI, dữ liệu công ty được làm phong phú và quy trình làm việc cũng như quản lý dự án tự động.

Câu hỏi thường gặp về Google Sheets CRM

Google có phần mềm CRM không?

Google không có hệ thống CRM tích hợp sẵn, nhưng Google Sheets và Google Contacts có thể được sử dụng để mô phỏng các chức năng CRM cơ bản. Google Sheets không phải là một hệ thống CRM thực sự vì thiếu tính năng theo dõi giao dịch, tự động hóa và báo cáo tiến độ bán hàng.

Tôi có thể thêm lời nhắc hoặc theo dõi trong Google Sheets như thế nào?

Các nhân viên bán hàng có thể thêm lời nhắc trong Google Sheets bằng cách sử dụng App Scripts tương thích với Google Calendar và Gmail. 

Làm thế nào để tránh trùng lặp danh bạ trong bảng tính CRM của tôi?

Trước khi thêm liên hệ mới, hãy nhấn Ctrl+F để tìm kiếm các mục đã có. Sử dụng mã định danh duy nhất, chẳng hạn như địa chỉ email, cũng giúp tránh trùng lặp. Đối với danh sách lớn, hãy nhập bảng tính CRM để tự động hợp nhất các mục trùng lặp.

Ứng dụng CRM trên Google Sheets của tôi có thể mở rộng đến mức nào?

Google Sheets hỗ trợ tối đa 10 triệu ô trên mỗi trang tính, nhưng sau 500 đến 1.000 hàng có công thức, việc điều hướng sẽ trở nên khó khăn và chậm hơn nhiều.

Cách dễ nhất để chuyển dữ liệu từ Google Sheets là gì?

Cách dễ nhất để chuyển dữ liệu từ Google Sheets là bắt đầu bằng việc xuất dữ liệu từ Google Sheets dưới dạng tệp CSV và xem xét kỹ để đảm bảo dữ liệu sạch, không có dữ liệu trùng lặp và tất cả mọi người đã đồng ý tham gia.

CRM nhập dữ liệu liên hệ từ Google Sheets thông qua việc tải lên tệp CSV với tính năng ánh xạ trường.

Vào mục Danh bạ > Nhập . Ánh xạ các cột với các thuộc tính (ví dụ: “Địa chỉ email” thành “Email”). Xử lý tệp và báo cáo bất kỳ lỗi nào. Sau khi nhập, các nhóm có thể ngay lập tức bắt đầu sử dụng các công cụ cho tiếp thị qua email, quy trình làm việc và báo cáo để quản lý mối quan hệ khách hàng.

Nâng cao hiệu quả bán hàng của bạn với phần mềm CRM miễn phí.

Vậy nên, dù bạn có thể sử dụng Google Sheets như một hệ thống CRM miễn phí, câu hỏi đặt ra bây giờ là, bạn có nên làm vậy không?

Trong suốt thời gian làm việc với các đội ngũ bán hàng, tôi nhận thấy đội nào cũng gặp phải một vấn đề lớn – nhập liệu thủ công.

Ngay cả những chuyên viên bán hàng ở các công ty nhỏ cũng rất bận rộn. Họ thường không có thời gian để nhập dữ liệu chính xác hoặc thậm chí không nhập dữ liệu. Kết quả là, các công ty này mất đi khách hàng tiềm năng hoặc hợp đồng vì dữ liệu bị chôn vùi ở dòng 312 trong bảng tính.

Google Sheets hoạt động như một hệ thống CRM cơ bản để theo dõi danh bạ, công ty, giao dịch và tương tác, nhưng một hệ thống CRM thực sự sẽ giúp các công ty chuyển từ việc theo dõi thủ công sang một hệ thống tự động, có khả năng mở rộng.

CRM tự động đồng bộ hóa email, ghi nhật ký hoạt động trang web và kích hoạt quy trình theo dõi. Một hệ thống CRM tích hợp giúp giảm thiểu lỗi bảng tính và bỏ lỡ cơ hội. Các doanh nghiệp thực sự muốn phát triển nên lên kế hoạch nâng cấp — chính bạn (và doanh thu) trong tương lai sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.