Hướng dẫn về Quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn

Mặt khác, việc khởi nghiệp và điều hành một doanh nghiệp luôn có những khía cạnh kém hấp dẫn hơn . Những chi tiết rườm rà và đơn điệu khó quản lý. Nhưng cũng giống như những con ốc vít giữ chặt những chiếc xe thể thao tinh xảo và lộng lẫy nhất, những thành phần cơ bản này sẽ tạo nên cấu trúc và nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp của bạn.

Có lẽ không gì thể hiện rõ hơn nguyên tắc “cơ bản” này hơn quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Liệu có từ nào trong ngôn ngữ của chúng ta nhàm chán hơn “tiêu chuẩn”, “vận hành” và “quy trình” không? Tuy nhiên, chúng kết hợp lại để tạo nên những phác thảo giúp doanh nghiệp của bạn luôn đi từ “Điểm A” đến “Điểm B”.

Ý nghĩa của Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Hãy bắt đầu với định nghĩa về SOP. Quy trình vận hành tiêu chuẩn là tài liệu phác thảo các bước cần thiết để hoàn thành một quy trình. Thay vì bản tóm tắt, bạn sẽ nhận được hướng dẫn hữu ích từ SOP, nghĩa là nhân viên mới có thể nghiên cứu tài liệu và sau đó thực hiện hoạt động cụ thể đó cho doanh nghiệp của bạn.

Quay lại ví dụ về xe thể thao được đề cập ở trên, nếu bạn sở hữu một đại lý xe sang, bạn có thể cần các quy trình vận hành tiêu chuẩn để di chuyển chiếc Lamborghini Veneno từ bên này sang bên kia phòng trưng bày. Xét cho cùng, khi một nhân viên đang vận hành một cỗ máy trị giá hàng triệu đô la, bạn không bao giờ muốn chỉ đơn giản nói: "Lấy chìa khóa và lái nó vào góc kia."

Tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn có thể là một danh sách kiểm tra. Trong những trường hợp khác, nó có thể chỉ là một chuỗi các bước được đánh số. Mẫu SOP bạn sử dụng không quan trọng bằng sự rõ ràng mà bạn thể hiện. Hãy chọn định dạng sao cho quy trình rõ ràng đến mức không thể bị hiểu lầm.

Lợi ích của Quy trình vận hành tiêu chuẩn

Việc bạn tìm kiếm những nguồn tài liệu như hướng dẫn này chứng tỏ bạn là một doanh nhân quan tâm đến chất lượng và sự cải tiến. Niềm đam mê kiến thức đã đưa bạn đến tận bây giờ và sẽ tiếp tục giúp bạn tinh chỉnh doanh nghiệp và mang đến những trải nghiệm tốt hơn nữa cho khách hàng.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn luôn có tầm quan trọng đặc biệt đối với những doanh nhân như bạn. Khi chất lượng là yếu tố quan trọng, việc tuân thủ quy trình cũng rất quan trọng.

Tất nhiên, bạn sẽ không áp đặt các quy trình vận hành tiêu chuẩn của mình một cách cứng nhắc. Luôn có chỗ cho những ý tưởng mới và hiệu quả cao hơn. Bạn nên khuyến khích sự đổi mới này trong nhóm của mình. Tuy nhiên, bất kỳ cải tiến nào cũng phải được ghi lại ngay trong tài liệu SOP, để mọi người đều nắm rõ thông tin tại bất kỳ thời điểm nào.

Sau đây là một số lợi ích chính thường có khi sử dụng quy trình vận hành tiêu chuẩn:

• Chất lượng nhất quán
• Hiệu quả của nhân viên
• Tăng năng suất
• An toàn của nhân viên
• Tuyển dụng nhân viên mới nhanh hơn
• Trách nhiệm giải trình nhiều hơn
• Ít bất đồng hơn giữa các nhân viên
• Giải quyết vấn đề nhanh hơn
• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
• Giữ lại kiến thức tổ chức

Hãy giơ tay nếu bạn muốn mang những lợi ích đó vào doanh nghiệp của mình. Vậy thì hãy cùng xem cách tạo ra những tài liệu quan trọng này nhé.

Chọn mẫu quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn

Bạn có thể tưởng tượng được việc các tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn rao giảng về tính nhất quán cho nhóm của bạn sẽ đạo đức giả đến mức nào nếu bản thân chúng được cấu trúc theo nhiều định dạng khác nhau không? Đây là lý do tại sao bạn cần xác định một mẫu SOP phù hợp với doanh nghiệp của mình và sau đó tuân thủ nó.

Khi tài liệu được xử lý một cách nhất quán, nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ tính công bằng. Ví dụ, họ sẽ biết chính xác phần nào của tài liệu chứa thông tin cụ thể và có thể nhanh chóng tìm thấy câu trả lời nếu có thắc mắc.

Mục tiêu không phải là chọn cùng một phong cách quy trình vận hành tiêu chuẩn mà Apple, BMW hay Coca-Cola đang sử dụng, mà là tìm một mẫu SOP phù hợp với doanh nghiệp của bạn để nó trở nên trực quan. Phong cách phù hợp với bạn sẽ độc đáo như tầm nhìn chiến lược của bạn , vì vậy điều quan trọng là phải cân nhắc nhiều lựa chọn khác nhau để tìm ra phương án tối ưu.

Dưới đây là 4 mẫu quy trình vận hành tiêu chuẩn phổ biến nhất mà bạn có thể cân nhắc:

1. Danh sách kiểm tra: Đây là một trong những cách rõ ràng nhất để phân tích các yếu tố của một quy trình. Và nếu tài liệu của bạn sử dụng phương pháp danh sách việc cần làm mà nhân viên sẽ đánh dấu khi hoàn thành, việc xác nhận hoàn thành sẽ dễ dàng hơn trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Vì lý do này, các mẫu SOP theo dạng danh sách kiểm tra rất lý tưởng cho việc tuyển dụng nhân viên mới và đơn giản hóa quy trình cho đội ngũ hiện tại của bạn.

2. Danh sách từng bước : Một cách đơn giản khác để phác thảo quy trình của bạn là sử dụng định dạng từng bước. Mẫu quy trình vận hành chuẩn này cho phép các bước khác nhau cung cấp chi tiết cụ thể hơn, đảm bảo quy trình được sắp xếp hợp lý và chính xác. Với những giải thích này, định dạng từng bước này có thể phù hợp với bất kỳ ai, từ nhân viên mới đến lãnh đạo lâu năm.

3. Sơ đồ quy trình: Thành công của doanh nghiệp thường dựa trên các quyết định, và mẫu SOP này minh họa những quyết định đó như một chuỗi sự kiện liên quan. Đặc biệt, những người học trực quan sẽ nắm bắt tốt hơn lộ trình đã định sẵn để đạt được kết quả mong muốn. Do tính phức tạp ngày càng tăng của định dạng này, việc biên soạn tài liệu POS dạng sơ đồ quy trình tốn nhiều công sức hơn so với danh sách kiểm tra hoặc định dạng từng bước.

4. Đường dẫn phân cấp: Nhiều quy trình kinh doanh bao gồm các bước chính, mỗi bước chứa một loạt các hành động nhỏ hơn. Thay vì tạo một danh sách kiểm tra dài dằng dặc, trong đó mỗi nhiệm vụ được đánh giá ngang nhau, bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ phụ thành các cột mốc chính. Kiểu phân cấp này lý tưởng cho các nhóm có thành viên có mức độ quen thuộc khác nhau với quy trình hiện tại, vì những người nắm rõ quy trình có thể nhanh chóng nắm bắt các điểm chính và nhân viên mới có thể mở rộng các nhiệm vụ phụ để tìm hiểu thêm.

Mỗi mẫu SOP đều có ưu và nhược điểm, vì vậy mục tiêu của bạn là tìm ra lựa chọn phát huy tối đa điểm mạnh riêng của bạn và không làm trầm trọng thêm điểm yếu.

Biên soạn tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn

Sau khi đã xác định được mẫu SOP ưa thích, đã đến lúc tạo ra một tài liệu không hề rập khuôn. Mục tiêu của bạn nên là sự ngắn gọn, đồng thời truyền tải thông tin một cách logic đến mức không người đọc nào có thể hiểu sai. Và nếu bạn chưa biết, bạn sẽ thấy rằng viết ít nội dung còn khó hơn viết nhiều.

Nhà triết học người Pháp Blaise Pascal đã nắm bắt hoàn hảo bản chất nghịch lý của việc ít từ lại đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn khi ông viết: "Tôi muốn viết một bức thư ngắn hơn, nhưng tôi không có thời gian."

Hãy đảm bảo dành đủ thời gian khi xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn. Điều này sẽ cho phép bạn có cơ hội xem xét từng nhiệm vụ và đảm bảo mô tả được hợp lý và chính xác nhất.

Tìm kiếm hiểu biết từ người khác

Bạn có thể hiểu biết về một quy trình kinh doanh nào đó hơn bất kỳ ai trên đời. Suy cho cùng, có lẽ chính bạn là người tạo ra nó ngay từ đầu. Nhưng sự quen thuộc đó không có nghĩa là bạn là người duy nhất nên là kiến trúc sư của các quy trình vận hành chuẩn.

Hãy dành chút thời gian để nghĩ về lần gần nhất bạn giải thích ngược xuôi một điều gì đó mà bạn biết cho một người ít kinh nghiệm. Kiến thức uyên bác của bạn trong những tình huống này thực sự có thể là một trở ngại, vì bạn sẽ không thể đặt mình vào vị trí của một người hoàn toàn mới mẻ khi tiếp cận chủ đề. Đơn giản là bạn sẽ không thể lường trước được tất cả những yếu tố có thể khiến người nghe vấp ngã.

Vì lý do này, điều quan trọng là bạn phải trao đổi với các thành viên trong nhóm đang thực hiện quy trình. Họ sẽ có thể cung cấp thông tin chi tiết về những bước quan trọng nhất và thậm chí cảnh báo bạn về những diễn biến gần đây mà bạn có thể chưa biết.

Bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người sẽ thực hiện quy trình này trong tương lai. Tìm hiểu xem bước nào trong quy trình vận hành tiêu chuẩn có ý nghĩa nhất và sau đó áp dụng chúng làm phương pháp hay nhất để cải thiện các bước khó tiếp cận hơn.

Một lợi ích cuối cùng của việc tìm kiếm ý kiến đóng góp từ người khác là nó sẽ thể hiện bạn quan tâm đến nhóm của mình và tôn trọng sự đóng góp của họ như thế nào. Kết quả cuối cùng là mọi người sẽ ủng hộ quy trình và cảm thấy có trách nhiệm hơn về cách thức thực hiện.

Lập bản đồ hành trình

Bạn đã ghi lại những suy nghĩ ban đầu của mình ra giấy. Bạn đã tham khảo ý kiến của nhóm. Giờ là lúc cô đọng thông tin này thành một hành trình đơn giản từ "Điểm A" đến "Điểm B". Để làm được điều này, bạn cần xác định cả điểm khởi đầu và kết quả mong đợi.

Tiếp theo, hãy tìm ra những rào cản tiềm ẩn. Quy trình đã sai sót ở đâu trong quá khứ? Những trở ngại hiện tại nào cần được giải quyết và cuối cùng là khắc phục? Bạn sẽ kéo dài thời hạn sử dụng tài liệu SOP của mình hơn nhiều nếu đảm bảo nó cung cấp các giải pháp bên cạnh dữ liệu thực tế.

Cũng giống như bất kỳ chuyến đi nào cũng có thể bị gián đoạn bởi những yếu tố gây xao nhãng, tài liệu SOP của bạn cũng có thể gặp phải tình trạng tương tự nếu bạn không chú ý đến nó. Sẽ luôn có nhiều chi tiết và giai thoại thú vị có thể được đưa vào quy trình vận hành tiêu chuẩn hơn là những gì nên có trong đó.

Bạn có thể ngăn ngừa vấn đề này bằng cách vạch ra ranh giới rõ ràng trước khi bắt đầu. Những gì sẽ được đưa vào và những gì là không cần thiết? Một khi phạm vi đã được thống nhất, tức là đã được thảo luận với tất cả các bên liên quan mà bạn đã tham gia trong các giai đoạn trước, bạn có thể yên tâm rằng mọi việc sẽ không vượt khỏi tầm kiểm soát.

Đưa tất cả vào thử nghiệm

Bạn nghĩ mình đã sẵn sàng áp dụng quy trình vận hành chuẩn chưa? Chỉ có một cách để tìm hiểu. Cách tốt nhất để kiểm tra hiệu quả và tính hiệu lực của mẫu SOP là triển khai nó vào hoạt động kinh doanh thực tế của bạn.

Chúng tôi khuyến nghị một phương pháp tiếp cận hai hướng, vì dù sao đây cũng là một thử nghiệm. Hãy để một số thành viên trong nhóm tiếp tục sử dụng các phương pháp cũ, trong khi một nhóm khác triển khai quy trình vận hành tiêu chuẩn mới.

Nếu bài kiểm tra phát hiện ra vấn đề với quy trình mới, hãy coi mình là người may mắn. Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống khiến nhóm của bạn phải vật lộn với một hệ thống lỗi, bạn đã được cảnh báo rằng vẫn còn nhiều việc phải làm. Bạn có thể lựa chọn quay lại cách cũ cho đến khi quy trình mới được tinh chỉnh, hoặc tiếp tục với quy trình vận hành tiêu chuẩn mới với nhận thức rằng nó cần được cải thiện.

Xác định điểm đến

Biết mình muốn đi đâu là một chuyện, nhưng kiến thức đó sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không biết cách xác nhận mình đã đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn nên được kết hợp với các số liệu cho phép bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất.

Ví dụ, nếu bạn đang soạn thảo tài liệu SOP cho quy trình sản xuất của mình, bạn sẽ muốn cân nhắc các yếu tố như:

• Thời gian sản xuất trung bình là bao lâu?
• Hạn ngạch sản xuất mong muốn là bao nhiêu?
• Những trở ngại hiện có đã được giải quyết chưa?

Việc xem xét quy trình của bạn qua lăng kính này giúp bạn xác định những vấn đề vẫn chưa được khắc phục, cũng như những vấn đề mới có thể bất ngờ phát sinh. Nó cũng cung cấp những hiểu biết cần thiết để đặt ra các mục tiêu có ý nghĩa.

Các nhóm xử lý quy trình của bạn sẽ trân trọng những hiểu biết sâu sắc này, vì họ đã đóng góp ý kiến vào tài liệu SOP và cảm thấy mình có trách nhiệm. Bạn có thể khen ngợi họ vì những thành công bất cứ khi nào có liên quan, nhưng cũng có thể tìm được tiếng nói chung cho những cuộc trò chuyện khó khăn hơn khi điểm yếu bị phơi bày. Tin tốt là các cá nhân sẽ không cảm thấy bị công kích cá nhân khi bạn làm việc dựa trên một tài liệu chung .