Hướng dẫn từng bước để có được sự đưa tin của báo chí, không cần chuyên viên quan hệ công chúng

Tin tốt là bạn không cần phải thuê một chuyên viên quan hệ công chúng đắt đỏ hay có nhiều mối quan hệ để được báo chí đưa tin. Chỉ cần một chút hướng dẫn, bất kỳ ai cũng có thể tự mình tiếp cận báo chí và được các ấn phẩm hàng đầu đưa tin.

Không chỉ vậy, việc học cách tự quảng bá còn đồng nghĩa với việc tự mình xây dựng nền tảng hỗ trợ từ các nhà báo và người có sức ảnh hưởng, những người sẽ mang lại lợi ích to lớn về lâu dài. Bạn sẽ được tiếp xúc trực tiếp với những người có uy tín, những người có thể giúp bạn đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Và nếu được thực hiện một cách chiến lược, bạn sẽ không phải tốn một xu nào. Dưới đây là cách thực hiện.

Bước 1: Xây dựng Hồ sơ Đối tượng Mục tiêu (TAP)

Bước đầu tiên để tạo ra một bài viết báo chí hiệu quả là xác định đối tượng mục tiêu của bạn. Hồ sơ Đối tượng Mục tiêu, hay TAP, là người mà thương hiệu của bạn đang hướng đến. Đó là khách hàng lý tưởng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn - người hâm mộ lớn nhất của bạn.

Đây chính là đối tượng mà công ty bạn hướng đến. Họ sẵn sàng và có khả năng theo dõi, đăng ký, đầu tư hoặc mua giải pháp của bạn cho vấn đề của họ. Hơn ai hết, người này sẽ thành công nhất với giải pháp của bạn.

Cho dù bạn tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ vật lý hay kỹ thuật số, TAP đều áp dụng cho mọi loại hình kinh doanh mà bạn có thể hình dung. Đây là một trong những công cụ tốt nhất để tạo ra một chiến lược quan hệ công chúng thực sự ấn tượng.

Bằng cách nói chuyện với một khách hàng lý tưởng, bạn tạo ra sự nhất quán trong mọi việc mình làm. Mọi người muốn tin tưởng vào những thương hiệu họ yêu thích. Sự nhất quán củng cố độ tin cậy.

Điều này có thể cảm nhận được qua hình ảnh công ty, tính năng của sản phẩm hoặc dịch vụ, cách bạn xử lý vấn đề dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả cách bạn chào hàng cho các nhà báo. Thông qua việc tập trung cao độ, bạn tạo cho TAP cảm giác rằng bạn đang làm việc cật lực chỉ vì họ.

Đằng sau hậu trường, TAP mang đến cho bạn sự rõ ràng tuyệt đối về những bước bạn nên và không nên thực hiện trong doanh nghiệp của mình. Bạn sẽ biết điều gì sẽ làm hài lòng khách hàng và điều gì sẽ khiến họ hoàn toàn chán nản, bất kể xu hướng hay tình hình kinh tế tuần này ra sao.

Cuối cùng, việc có một TAP sẽ loại bỏ áp lực tăng trưởng ồ ạt, ngẫu nhiên. Bạn không cần phải tạo ra hàng chục nghìn người theo dõi vô định để khởi chạy hoặc tạo ra kết quả. Tỷ lệ chuyển đổi của bạn sẽ được cải thiện khi bạn nhắm đúng đối tượng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi vẫn phục vụ đúng đối tượng mục tiêu. Tất cả là về việc thực hiện các bước nhỏ, nhất quán để tiếp cận đúng đối tượng.

Vậy làm sao bạn có thể thiết kế được khách hàng tuyệt vời này?

Hãy tưởng tượng bạn đang viết một cuốn tiểu thuyết và cần phát triển nhân vật chính. Bạn muốn viết ra càng nhiều chi tiết càng tốt về nhân vật này, điều gì thúc đẩy họ, và điều gì thách thức họ. Bằng cách đi sâu vào tâm lý của họ, bạn có thể khắc họa một con người sống động, chân thực và thổi hồn vào câu chuyện. Tôi biết điều này nghe có vẻ hơi ngớ ngẩn, nhưng thực sự hiệu quả!

Sau đây là một số câu hỏi để bạn bắt đầu:

+ Tên của người này là gì? Tuổi? Nghề nghiệp? Thu nhập? Nền tảng văn hóa?

+ Họ làm gì vào thời gian rảnh rỗi?

+ Điều gì khiến người này mất ngủ vào giữa đêm?

+ Giải pháp hoàn hảo cho vấn đề của họ là gì?

+ Chính xác thì doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề của họ như thế nào?

+ TAP của bạn đã biết gì về vấn đề bạn đang giải quyết? Không biết sao?

+ Những câu hỏi hoặc từ khóa nào mà họ thậm chí không biết phải tra cứu?

+ Điều gì khiến họ không thích một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó?

+ TAP của bạn lấy tin tức từ đâu?

+ Người này nhận được lời khuyên và khuyến nghị (về vấn đề bạn giải quyết) từ ai?

+ Người này sẽ tìm kiếm gì trên Google khi họ muốn tìm câu trả lời cho vấn đề mà bạn giải quyết?

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tự trả lời những câu hỏi đó, nhưng tôi biết bạn muốn có một số dữ liệu để chứng minh điều này.

Sau đây là những gì bạn sẽ làm:

+ Nếu bạn bận, hãy tạo Typeform và khảo sát 20 người phù hợp với TAP của bạn.

+ Tốt nhất, hãy lên lịch trò chuyện riêng. Để đổi lấy một buổi tư vấn miễn phí hoặc một tách cà phê, hãy đề nghị phỏng vấn 30 phút với một vài người phù hợp với TAP của bạn. Hãy hỏi họ những câu hỏi trên và hỏi xem bạn có thể giúp họ như thế nào.

Chúng ta có internet và điện thoại, vì vậy ngay cả khi bạn sống cách TAP nửa vòng trái đất, bạn cũng không có lý do gì để chần chừ, hãy bắt tay vào làm ngay thôi!

Hãy chắc chắn ghi chú lại những cụm từ mang tính cảm xúc hoặc thường xuyên xuất hiện trong các cuộc phỏng vấn của bạn. Bạn có thể sử dụng những từ ngữ đó trong hoạt động tiếp thị, phỏng vấn hoặc trong các bài đăng của khách mời như bài viết này! Việc sử dụng ngôn ngữ mà TAP của bạn dùng để mô tả bản thân sẽ càng củng cố thêm rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn được tạo ra dành riêng cho họ.

Xtensio thậm chí còn có công cụ tạo User Persona miễn phí cho phép bạn sắp xếp TAP của mình một cách trực quan và tham khảo bất cứ khi nào bạn muốn!

Trước khi tiếp tục, bạn có thể thắc mắc Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi có nhiều hơn một TAP?

Sẽ thật tuyệt nếu công ty của bạn phục vụ nhiều đối tượng khách hàng. Nhưng nếu bạn không có lập trường riêng, bạn sẽ không có thương hiệu.

Điều đó không có nghĩa là những người không phải là TAP của bạn sẽ không thích những gì bạn đang làm. Bạn không cần phải từ chối hợp đồng kinh doanh với những người này. Cuối cùng, bạn cần phải thu hút TAP của mình để có một chiến lược quảng cáo hoặc tiếp thị thành công .

Nếu đây là chiến dịch quan hệ công chúng đầu tiên của bạn, hãy tự giúp mình bằng cách làm mọi thứ đơn giản.

Tập trung vào một TAP và dồn hết tâm huyết vào đó. Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ nhận được phản hồi từ những người thực tế và có thể điều chỉnh mô tả. Điều này có nghĩa là bạn có thể kết hợp những gì bạn nghĩ là một vài đối tượng thành một, hoặc phân biệt rõ ràng giữa các loại khách hàng mà công ty bạn phục vụ.

Bước 2: Tìm hiểu nơi nhận được sự đưa tin của báo chí

Có nhiều phương tiện truyền thông mà bạn có thể nhận được thông tin từ báo chí, bao gồm blog, podcast , tạp chí , báo và chương trình truyền hình và phát thanh.

Cũng như việc thu hẹp đối tượng mục tiêu, bạn cũng cần xác định kênh truyền thông nào phù hợp nhất với chiến dịch của mình. Mục tiêu không phải là "thu hút hàng loạt báo chí" hay gửi thư rác cho 300 cây bút. Mục tiêu là có được những bài viết và bài viết chuyên sâu, tập trung giúp bạn đạt được các mục tiêu cụ thể trong kinh doanh.

Vì bạn đã hoàn thành công việc, hãy nhớ ghi chú lại bất kỳ ấn phẩm nào mọi người đề cập trong khảo sát TAP của bạn. Đây là những nơi tuyệt vời để tìm kiếm thông tin trên phương tiện truyền thông.

Tìm các phương tiện truyền thông để giới thiệu bằng cách sử dụng mạng xã hội

Một trong những cách dễ nhất để tìm kiếm địa điểm quảng cáo là theo dõi các thương hiệu tương tự trên mạng xã hội. Trên Instagram và Facebook, hãy theo dõi các thương hiệu TAP yêu thích của bạn. Lập danh sách các kênh truyền thông nơi các thương hiệu đó đang được báo chí đưa tin và xác định những hashtag và từ khóa nào đang phổ biến.

Hãy theo dõi những thương hiệu này đang hợp tác với ai, cách họ tương tác với người theo dõi và những bình luận của họ. Sau đó, hãy quay lại các tài khoản liên quan và thêm bất kỳ kênh truyền thông mới nào bạn tìm thấy vào danh sách phương tiện truyền thông của mình.

Khi sử dụng mạng xã hội, hãy nhớ theo dõi #PRrequest và #journorequest trên Twitter. Đây là những hashtag mà các tác giả thường xuyên sử dụng để tìm kiếm nguồn bài viết ở nhiều thể loại khác nhau.

Mặc dù bạn cũng có thể khám phá các thương hiệu liên quan trên Pinterest, nhưng khả năng tìm kiếm của công cụ này khiến nó trở thành công cụ nghiên cứu từ khóa hoàn hảo. Trên thanh tìm kiếm phía trên, hãy nhập từ khóa và bạn sẽ nhận được danh sách các danh mục và người dùng liên quan mà bạn có thể tìm hiểu.

Tìm kiếm các kênh quảng cáo bằng cách sử dụng từ khóa

Từ khóa không chỉ dành cho SEO và tiếp thị. Chúng còn cực kỳ hữu ích trong việc định hướng nghiên cứu truyền thông của bạn. Việc có đúng từ khóa sẽ giúp bạn xây dựng bài thuyết trình tập trung và cho các nhà báo thấy bạn hiểu rõ vấn đề mình đang nói đến.

Khi bạn tìm kiếm bằng các từ khóa phù hợp, bạn sẽ có thể tìm thấy các ấn phẩm truyền thông phù hợp với lĩnh vực của mình một cách hiệu quả.

Thay vì chỉ tìm kiếm trên Google cụm từ "blog kinh doanh", hãy làm rõ bạn làm gì, bạn nhắm đến đối tượng nào và vấn đề bạn đang giải quyết là gì. Bạn cần nắm bắt được tâm lý của người đang tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Từ khóa là một cách đơn giản để kết nối những gì bạn cung cấp với những gì đối tượng mục tiêu của bạn đang tìm kiếm. Chúng giúp bạn tìm ra những ấn phẩm truyền tải thông điệp của bạn đến đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

Sử dụng những câu hỏi này để giúp bạn tìm ra từ khóa cho phân khúc của mình:

+ Bạn làm gì? Phát triển VR, xuất bản sách kỹ thuật số, quản lý mạng xã hội, v.v.

+ Bạn tự gọi mình là gì? nhà nghiên cứu, huấn luyện viên, blogger, người cố vấn, đầu bếp, người đào tạo, v.v.

+ Bạn giải quyết vấn đề gì? Tăng doanh thu bằng cách tối ưu hóa kênh bán hàng, lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp, vận chuyển theo yêu cầu, chăm sóc da, v.v.

+ Bạn đang nhắm đến đối tượng nào? Các blogger du lịch thế hệ Millennials, các bà mẹ mới sinh ở miền Trung Tây Hoa Kỳ, các nữ doanh nhân công nghệ tự học lập trình, v.v.

Nếu bạn đang tìm kiếm các ấn phẩm liên quan đến một thuật ngữ trong ngành, hãy tra cứu từ điển và đảm bảo bạn đang sử dụng ngôn ngữ chính xác. Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy các phương tiện truyền thông đã viết về lĩnh vực của mình hơn nếu sử dụng đúng từ khóa. Ví dụ, có sự khác biệt giữa người lập kế hoạch sự kiện, người quản lý sự kiện và người sản xuất sự kiện. Nghe thì có vẻ giống nhau, nhưng chúng là những công việc khác nhau và mỗi người sẽ tìm kiếm từng cái một.

Trước khi đi sâu vào danh sách các công cụ nghiên cứu từ khóa, tôi khuyên bạn nên dành chút thời gian và lên kế hoạch để tránh bị choáng ngợp . Đặc biệt nếu bạn còn mới mẻ với việc tiếp cận khách hàng, việc thử mọi thứ cùng một lúc sẽ khiến bạn cảm thấy bất khả thi, và điều đó hoàn toàn bình thường.

Tôi khuyên bạn nên chọn một công cụ trong danh sách dưới đây và dùng thử. Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng là tạo ra một danh sách rút gọn các kênh truyền thông chất lượng cao, chứ không phải một cơ sở dữ liệu đồ sộ.

Answer The Public : Đây là một trong những công cụ nghiên cứu từ khóa yêu thích của tôi. Chỉ cần nhập một chủ đề và trang web tiện lợi này sẽ hiển thị cho bạn những câu hỏi mà TAP của bạn đang tìm kiếm trên Google và Bing. Bạn có thể tra cứu những câu hỏi đó trên công cụ tìm kiếm, tìm kết quả hàng đầu và thêm các kênh truyền thông đó vào danh sách tiếp cận của mình.

Đây cũng là một công cụ tuyệt vời để tạo ra các ý tưởng và chủ đề bài đăng của khách mà bạn có thể thảo luận trong các cuộc phỏng vấn và bài viết chuyên đề.

Các công cụ lập kế hoạch từ khóa/hashtag truyền thống cũng hữu ích trong trường hợp này. Hãy xem Ubersuggest.io , keywordtool.io , Hashtagify.me và Google Keyword Planner . Để tìm kiếm nhanh chóng, hãy thử ứng dụng di động Hashtagger . Ứng dụng này rất dễ sử dụng và giúp bạn tìm các hashtag liên quan trên Instagram. Và hoàn toàn miễn phí!

Moz Keyword Explorer : Nếu bạn muốn tiếp cận đối tượng mục tiêu của mình tại nơi họ thường lui tới, hãy thử nghiệm công cụ này. Những từ khóa có nhiều lượt tìm kiếm gần đây là những chủ đề nóng, hay còn gọi là cơ hội báo chí. Bạn cũng có thể tìm thấy các cụm từ tìm kiếm liên quan chưa thực sự phổ biến hiện tại, nhưng bạn có thể lên kế hoạch để vượt mặt chúng trong tương lai. Để đơn giản hóa mọi việc, hãy bắt đầu bằng cách thêm các ấn phẩm có kết quả xếp hạng cao nhất liên quan đến từ khóa bạn đã chọn vào danh sách phương tiện của mình.

SEMrush : Công cụ này giúp bạn tìm các từ khóa hàng đầu cho các thương hiệu tương tự khác và đối thủ cạnh tranh chính của họ chỉ bằng cách nhập URL. Bạn có thể sử dụng trang web này để xác định những từ khóa nào đối thủ đang sử dụng và trả tiền. Công cụ này cũng hiển thị một số quảng cáo trả phí của họ, giúp bạn hiểu được giọng điệu mà họ sử dụng để nhắm mục tiêu đối tượng mục tiêu. Điều này rất hữu ích khi bạn đang cố gắng tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa nghiêm túc/chuyên nghiệp và thân thiện/dễ tiếp cận để giao tiếp với TAP của mình. Ở cuối trang, bạn cũng có thể kiểm tra những trang web nào liên kết ngược đến trang web của đối thủ cạnh tranh—nếu đó là các trang tin tức, hãy thêm chúng vào danh sách của bạn!

BuzzSumo : Việc có một TAP thực sự hữu ích với BuzzSumo. Trang web này xác định số liệu thống kê chia sẻ xã hội cho các bài viết trong lĩnh vực của bạn. Một ấn phẩm có thể nhận được nhiều lượt chia sẻ hơn trên Facebook và một ấn phẩm khác có thể nhận được nhiều lượt chia sẻ hơn trên LinkedIn. Hãy quyết định mạng lưới nào là ưu tiên cho mục tiêu kinh doanh và TAP của bạn, sau đó liên hệ với kênh đó trước.

Google Alerts : Một công cụ hữu ích khác chính là Google. Hãy thiết lập thông báo cho mỗi thương hiệu yêu thích của TAP và nhận thông báo về các bài viết mới khi chúng được xuất bản. Bằng cách này, bạn có thể bắt đầu theo dõi các tác giả và kênh truyền thông đã xuất bản chúng.

Trong suốt quá trình tìm kiếm, hãy viết ra những câu hỏi chính mà bạn có thể trả lời trong buổi phỏng vấn, trong bài đăng của khách hoặc trên blog của bạn.

Biến sự ghen tị với thương hiệu thành cơ hội mới

Trong quá trình nghiên cứu, bạn có thể dễ dàng bị cuốn vào cảm giác ghen tị với thương hiệu. Bạn biết đấy, cảm giác rằng mọi người khác đều đang làm rất tốt, vậy thì bắt đầu để làm gì ?

Sự thật là, bạn có thể biến sự ghen tị thành cơ hội. Hãy cảm ơn các thương hiệu này vì đã chi hàng đống tiền cho những chuyên gia đã làm việc nặng nhọc thay bạn!

Hãy xem ngày tháng trên một bài viết về đối thủ cạnh tranh. Nếu bài viết đã đăng từ sáu tháng đến một năm trước, đó là cơ hội để báo chí đăng bài! Hãy liên hệ với tác giả hoặc biên tập viên để viết một bài đăng cập nhật trên trang web, hoặc bạn có thể đề xuất một góc nhìn khác hoặc hay hơn cho một kênh truyền thông đối thủ.

Hãy chú ý đến chất lượng nội dung. Bạn có thể viết một bài đăng chi tiết hơn bài bạn đã tìm thấy không? Bạn có dữ liệu cập nhật hơn không? Bạn có thể cung cấp một hình ảnh đồ họa ấn tượng không? Tất cả đều là cơ hội.

Có thể cách tiếp cận của bạn khác. Bạn không đồng tình hay có cách nào để cải thiện chiến lược? Đó là một cơ hội.

Bạn có đang làm điều gì mới ở địa phương mình không? Một cơ hội khác.

Bước 3: Tạo danh sách liên hệ đủ điều kiện

Bạn đã tìm được những kênh truyền thông mà bạn muốn nhắm đến, vậy bây giờ là lúc xác định chính xác đối tượng mà bạn sẽ hướng đến tại mỗi ấn phẩm.

Nhiều tờ báo như The Huffington Post hay Entrepreneur rất phụ thuộc vào các cộng tác viên bên ngoài để tạo nội dung mới. Nhiều cộng tác viên này, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, là những doanh nhân năng động. Nếu bạn muốn được giới thiệu trên một trong những ấn phẩm này mà không cần tự mình viết bài, việc bắt đầu mối quan hệ trực tiếp với họ là điều hợp lý.

Bạn có thể gửi cho họ dữ liệu mới để làm mới bài đăng trước đó của họ, giúp họ tìm kiếm khách hàng tiềm năng mà họ có thể đang tìm kiếm, hoặc giúp bạn trở nên hữu ích theo những cách khác. Những cộng tác viên này có thể quyết định thêm bạn vào một bài đăng có trích dẫn ý kiến ​​của một số chuyên gia về một chủ đề cụ thể. Họ có thể giới thiệu/viết bài về những gì bạn đang làm. Hoặc, họ có thể kết nối bạn với biên tập viên hoặc những cộng tác viên khác cho mục đích báo chí hoặc kinh doanh.

Tại sao không liên hệ trực tiếp với biên tập viên? Biên tập viên là người đưa ra quyết định cuối cùng về nội dung nào sẽ được đăng tải, nhưng việc xây dựng mối quan hệ với cộng tác viên sẽ dễ dàng hơn. Việc bắt đầu một cuộc trò chuyện trực tiếp về mối quan hệ của bạn với hoạt động kinh doanh của họ sẽ tự nhiên hơn, thay vì cố gắng làm điều tương tự với một biên tập viên bận rộn đang tập trung vào việc quản lý một kênh truyền thông. Giống như bất kỳ bài viết biên tập nào khác, các bài viết của cộng tác viên không được trả tiền và không được tài trợ . Đôi khi bạn có thể cần làm việc với các biên tập viên, nhưng việc kết nối với các cộng tác viên của ấn phẩm có thể giúp bạn dễ dàng tiếp cận hơn.

Những người đóng góp cũng có xu hướng viết cho nhiều kênh liên quan, vì vậy nếu bạn có thể kết nối với ai đó viết cho HuffPost , họ có thể giúp bạn được đưa tin trên Forbes , v.v.

Cách xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng đủ điều kiện để chào hàng

Đến lúc này, chẳng phải bạn nên cố gắng tiếp cận càng nhiều tác giả ở mỗi kênh càng tốt sao? Không!

Đây là lý do:

Việc đánh giá khách hàng tiềm năng giúp bạn tiết kiệm thời gian. Khi bạn chỉ tiếp cận những người có khả năng muốn viết về câu chuyện của mình, bạn sẽ có tỷ lệ mở email cao hơn và cơ hội nhận được phản hồi cũng cao hơn.

Trước tiên, bạn cần xác định những người đóng góp này để không mất thời gian tiếp cận những người không bao giờ quan tâm.

Lý tưởng nhất là bạn không nên chỉ tìm một ấn phẩm đề cập đến chủ đề của mình. Bạn nên tìm một người cụ thể có liên quan. Bằng cách này, bạn có thể liên hệ trực tiếp với họ và cá nhân hóa bài thuyết trình dựa trên người bạn đang nói chuyện.

Khi mới bắt đầu làm việc trong lĩnh vực PR, sếp tôi thường yêu cầu tôi liên hệ với toàn bộ các phòng ban của những cây bút ngẫu nhiên tại các ấn phẩm khác nhau. Điều này khiến tôi gửi hàng tá email không được trả lời, liên hệ lại với hàng trăm người không quan tâm, và kết quả rất ít. Giờ đây, tôi tập trung vào việc tìm một người cho mỗi kênh truyền thông, người sẽ viết bài cụ thể về những gì tôi đang quảng bá.

Thực hiện bước bổ sung này để đánh giá triển vọng bài thuyết trình của bạn cũng giúp bạn tránh bị quá tải. Việc quản lý danh sách 20 nhà báo mà bạn biết rõ sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc quản lý một cơ sở dữ liệu ngẫu nhiên gồm hàng trăm cây viết. Nó cũng giúp bạn duy trì sự ngăn nắp. Khả năng phản hồi nhanh chóng và theo dõi kịp thời là những kỹ năng quan hệ công chúng quan trọng.

Bạn không cần phải làm tất cả cùng một lúc, nhưng việc tìm kiếm người viết bài chất lượng là một thói quen tuyệt vời nên hình thành. Bạn có thể dành 15 phút mỗi ngày để nghiên cứu và cuối cùng là gửi bài giới thiệu. Cách tiếp cận này giúp bạn thực sự bắt tay vào làm thay vì né tránh một dự án lớn.

Quan trọng nhất là bạn có thể tạo đà . Việc được báo chí đưa tin sẽ xây dựng uy tín với các cây bút và khuyến khích họ muốn viết về bạn. Sau khi có được vài bài đăng báo đầu tiên, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Vì vậy, đây là cách chúng tôi sẽ đánh giá các khách hàng tiềm năng của bạn:

1. Chọn 10-20 ấn phẩm hàng đầu mà bạn tìm thấy trong nghiên cứu của mình

2. Các tác giả nghiên cứu từ các ấn phẩm này

Trong nghiên cứu của mình, bạn muốn đảm bảo rằng họ đang viết tích cực và đề cập cụ thể đến lĩnh vực/thể loại của bạn.

3. Thiết lập Google Trang tính với các cột sau:

a. Ấn phẩm Na

b. Tên

c. Họ (tùy chọn)

d. Vị trí

e. Địa chỉ Email

f. Liên kết bài viết liên quan gần đây

g. Yêu cầu nộp bài

4. Đọc một bài viết về lĩnh vực của bạn từ mỗi ấn phẩm và thêm vào bảng tính. Nhớ ghi lại tên tác giả. Ghi chú lại suy nghĩ của bạn về bài viết và bất kỳ yêu cầu nào về bài viết/đệ trình mà họ có thể đưa ra.

5. Lặp lại!

Bước 4: Tìm thông tin liên hệ qua email

Một trong những rào cản lớn nhất mà các doanh nhân gặp phải là tìm kiếm thông tin liên lạc cho các khách hàng tiềm năng. Đây là điều tôi được hỏi hầu như mỗi tuần, vì vậy tôi ở đây để chia sẻ một tin tốt! Bạn không cần phải đầu tư vào cơ sở dữ liệu với giá hơn 600 đô la/tháng để có được thông tin liên lạc chất lượng. Thật tuyệt vời, phải không?

Sau đây là cách tôi tìm thông tin liên lạc của các nhà văn tại các cơ quan truyền thông:

Đầu tiên, tôi bước vào tư duy thám tử. Khi tìm được bài viết phù hợp, tôi sẽ kiểm tra trang web xuất bản trước. Tìm trang tác giả, trang giới thiệu, trang liên hệ, tiêu đề hoặc trang nhân viên.

Tốt nhất là bạn không nên gửi email chào hàng đến một địa chỉ email chung chung. Việc tùy chỉnh email khi bạn không biết ai sẽ đọc nó sẽ rất khó khăn, và điều này cũng khiến việc theo dõi trở nên phức tạp. Trừ khi hướng dẫn gửi email nêu rõ rằng email chào hàng sẽ không được chấp nhận qua bất kỳ địa chỉ email nào khác, hãy tìm một cá nhân để chào hàng.

Nếu gặp bế tắc, tôi sẽ tìm tác giả trên Twitter và cố gắng tìm địa chỉ email trong tiểu sử hoặc các tweet trước đó của họ. Việc tweet hoặc nhắn tin trực tiếp cho họ để hỏi xem nên gửi bài ở đâu là tốt nhất cũng hoàn toàn chấp nhận được. Tôi đảm bảo giới hạn số lượng tweet để không có vẻ như tôi đang spam.

Một nơi tốt khác để kiểm tra là trang web cá nhân của một nhà văn. Điều này rất hữu ích cho những nhà văn làm việc tự do hoặc viết cho một số ít ấn phẩm. Ngoài ra, đừng quên mạng lưới quan hệ cá nhân của bạn. Nếu bạn là thành viên của một danh sách thư, kênh Slack hoặc nhóm Facebook dành cho doanh nhân, bạn luôn có thể yêu cầu xem liệu mình có thể nhận được một bài giới thiệu hay không.

Nếu bạn vẫn không tìm được địa chỉ email trực tiếp, hãy thử dùng công cụ tìm email. Công cụ yêu thích của tôi là >Hunter . Nó cho phép bạn tìm kiếm miễn phí 150 lần mỗi tháng và đã giúp tôi tiết kiệm hàng chục giờ. Tương tự, các trang web có gói miễn phí là Voila Norbert (50 lần tìm kiếm miễn phí) và FindThat.Email (50 lần tìm kiếm miễn phí mỗi tháng). Đội ngũ Big Picture đã tạo ra công cụ Email Finder hoàn toàn miễn phí , nhưng tính năng của nó hơi hạn chế.

Khi sử dụng công cụ tìm kiếm email, hãy lưu ý rằng các ấn phẩm thuộc các công ty mẹ không phải lúc nào cũng sử dụng tên tạp chí hoặc blog cho email của họ. Ví dụ: hầu hết email của Tạp chí Elle không kết thúc bằng @elle.com mà bằng @hearst.com. Ngoài ra, hãy chú ý đến các email chỉ có tên: nếu định dạng là " lauren@website.com ", hãy đảm bảo đó là Lauren chính xác!

Nếu bạn đã thực hiện tất cả các bước trên mà vẫn không tìm thấy email mình cần, đã đến lúc bạn nên chuyển sang bước tiếp theo hoặc tìm người khác tại ấn phẩm đó.

Bước 5: Thiết lập Bộ tài liệu báo chí

Bộ tài liệu báo chí, còn được gọi là EPK hoặc media kit, cung cấp cho người viết tất cả thông tin họ cần để viết một bài viết chuyên sâu về thương hiệu của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, đó thường là một trang web một trang với tiểu sử của bạn và các liên kết đến nội dung có thể tải xuống. Bộ tài liệu báo chí đặc biệt hữu ích khi bạn mới bắt đầu, vì người viết có thể gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin về bạn từ các nguồn khác.

Việc có bộ tài liệu báo chí sẽ giúp các cây bút không phải mất công yêu cầu bạn cung cấp nhiều loại nội dung khác nhau khi họ viết bài, giúp bạn trở thành một ứng viên hấp dẫn hơn nhiều cho các bài viết đưa tin trên báo chí. Bạn cũng sẽ gửi cho họ tất cả tài liệu báo chí của mình trong một liên kết duy nhất thay vì làm đầy hộp thư đến của họ bằng ảnh hoặc video độ phân giải cao. Lưu ý rằng nhiều ấn phẩm có bộ lọc để chuyển thẳng bạn đến thư mục thư rác nếu bạn có tệp đính kèm.

Việc thiết lập bộ tài liệu báo chí cũng đảm bảo người viết luôn có thông tin mới nhất, vì bạn có thể cập nhật thường xuyên. Nội dung có thể thay đổi nhưng liên kết vẫn giữ nguyên.

EPK giúp bạn sắp xếp công việc và sẵn sàng cho việc đưa tin tức báo chí ngay lập tức. Giả sử bạn gặp một nhà báo tuyệt vời tại một hội nghị. Bạn có thể gửi cho họ đường dẫn đến bộ tài liệu báo chí từ điện thoại, không cần phải loay hoay tìm kiếm tài liệu PR. Đó có thể là một kết nối mang đến cho bạn một cơ hội thay đổi cuộc đời.

Sau đây là những nội dung mà bộ tài liệu báo chí của bạn nên có:

+ 3 loại tiểu sử. Viết một tiểu sử ngắn gọn, chỉ một câu, mô tả bạn là ai, bạn giúp đỡ ai và cách đặc biệt bạn giải quyết vấn đề TAP của mình. Sau đó, viết một tiểu sử vừa phải, có thể sử dụng ở cuối thông cáo báo chí hoặc để giới thiệu bạn trong một cuộc phỏng vấn hoặc buổi diễn thuyết. Tiểu sử này nên dài khoảng 3-5 câu. Cuối cùng, hãy viết một tiểu sử dài 3-5 đoạn, cung cấp cho người viết mọi thông tin họ cần về dự án hoặc buổi ra mắt mà bạn đang quảng bá. Hãy đưa tiểu sử dài nhất vào phần nội dung trang web bộ tài liệu báo chí của bạn.

+ Liên kết đến trang web và tất cả tài khoản mạng xã hội của bạn . TAP của bạn thường xuyên sử dụng mạng xã hội nào? Hãy duy trì hoạt động trên các mạng xã hội mà họ quan tâm. Hầu hết các tác giả và ấn phẩm đều có tài khoản Twitter hoạt động và họ thường đăng cùng một bài viết nhiều lần mỗi ngày. Bạn nên thiết lập một hồ sơ liên kết đến trang web của mình, để nếu bạn được gắn thẻ trong một bài đăng, mọi người có thể tìm thấy trang web của bạn. Về mục đích gắn thẻ, tôi cũng khuyên bạn nên thiết lập hồ sơ Facebook và Instagram với một vài bài đăng và thông tin liên hệ của bạn.

+ Tải ảnh báo chí. Ảnh không cần phải cầu kỳ, nhưng cần phải rõ nét. Điện thoại ngày nay có camera rất tốt, nên bạn không thể tránh né sự chú ý chỉ vì "không có máy ảnh tốt". Nếu bạn là gương mặt đại diện cho thương hiệu của mình, hãy tìm nguồn sáng khuếch tán hoặc ra ngoài chụp vài bức ảnh. Tránh dùng bộ lọc hoặc tăng độ sáng quá mức. Ứng dụng camera yêu thích của tôi là VSCO , và tôi rất thích việc nó cho phép bạn kiểm soát ảnh một cách chính xác.

+ Tùy chọn: Tuyên bố. Tùy thuộc vào lĩnh vực của bạn, việc chuẩn bị một tuyên bố sứ mệnh, tuyên bố của nghệ sĩ hoặc tuyên bố đạo đức có thể là hợp lý. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết các blog nghệ thuật và thiết kế đều yêu cầu tuyên bố của nghệ sĩ trong bài giới thiệu sản phẩm, vì vậy nếu thương hiệu của bạn thuộc nhóm này, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nếu bạn xử lý các vấn đề pháp lý hoặc các vấn đề xã hội, hãy đảm bảo rằng bạn có một tuyên bố sứ mệnh hoặc một tuyên bố đạo đức ngắn gọn .

+ Tùy chọn: Câu hỏi mẫu. Bạn nên đưa vào danh sách các câu hỏi mẫu mà người phỏng vấn có thể hỏi bạn, đặc biệt nếu bạn đang muốn đặt lịch phỏng vấn trực tiếp hoặc xuất hiện trên podcast. Bạn thậm chí có thể liệt kê những thất bại trong quá khứ và cách bạn vượt qua chúng. Gợi ý: vượt qua thất bại là một kiểu câu chuyện kinh điển không bao giờ lỗi thời.

+ Tùy chọn: Bài viết báo chí trước đó . Nếu bạn có nhiều hơn bốn hoặc năm bài viết trên báo chí, hãy chọn những trích dẫn hay nhất từ ​​ba bài viết hay nhất để đưa vào bộ tài liệu báo chí. Liên kết các bài đăng còn lại đến logo của các cơ quan truyền thông dẫn đến bài viết hoặc bản ghi âm.

Tôi biết đây là một lượng thông tin khổng lồ! Hãy lưu trữ chúng một cách khoa học bằng cách lưu trữ tài liệu báo chí của bạn vào một thư mục đám mây như Google Drive hoặc Dropbox. Lý tưởng nhất là tạo một trang web có tiểu sử, mạng xã hội và liên kết đến thư mục đám mây chứa đầy đủ thông tin.

Nếu bạn không rành về công nghệ, hãy sử dụng các dịch vụ kéo và thả như Squarespace , Wix hoặc Weebly . Bạn thậm chí có thể tạo nên điều kỳ diệu với WordPress bằng cách sử dụng plugin kéo và thả như Visual Composer hoặc bộ giao diện như Divi Themes .

Để giữ cho bộ tài liệu báo chí của bạn luôn trong tình trạng tốt nhất, hãy làm theo những mẹo chuyên nghiệp sau:

+ Đảm bảo quyền đối với thư mục đám mây của bạn được đặt thành "có sẵn cho bất kỳ ai có liên kết". Điều cuối cùng bạn muốn làm là gửi cho ai đó bộ tài liệu báo chí có liên kết mà họ không thể truy cập.

+ Lưu tiểu sử của bạn dưới dạng tài liệu Word. Bạn có thể đưa tiểu sử vào phần nội dung trang web media kit hoặc thêm một tài liệu Word vào thư mục đám mây. Lý do là việc sao chép/dán văn bản từ PDF có thể khiến định dạng trở nên rất kỳ lạ và gây khó chịu khi bạn đang viết bài.

+ Hãy đảm bảo trang web media kit của bạn hiển thị đẹp mắt trên mọi thiết bị. Mặc dù tất cả các dịch vụ kéo thả đều hứa hẹn mọi thứ sẽ hiển thị hoàn hảo, nhưng bạn nên kiểm tra trang web của mình trên nhiều kích thước màn hình khác nhau. Bạn không bao giờ biết liệu tiêu đề có bị cắt bớt hay có gì đó khó đọc trên một số thiết bị nhất định hay không.

+ Đừng nhúng ảnh báo chí có độ phân giải cao vào trang web của bạn. Hãy thêm một ảnh nhỏ để mọi người biết bạn trông như thế nào. Tuy nhiên, đối với ảnh có độ phân giải cao, hãy chèn một liên kết nổi bật, được viết bằng văn bản trên trang web, dẫn thẳng đến thư mục đám mây của bạn. Điều này cho phép bạn thay đổi ảnh định kỳ và giảm đáng kể thời gian tải trang.

Bước 6: Viết bài giới thiệu ngắn gọn và mạnh mẽ

Những bài thuyết trình thành công nhất thường được gửi đến những người bạn đã quen biết. Thật dễ dàng để hỏi bạn bè một câu hỏi hoặc một việc gì đó, phải không?

Khi mới bắt đầu làm công việc quảng cáo, công việc chính của tôi là bán kem que trên đường phố New York. Tôi chẳng có mối liên hệ nào với những thứ mình muốn quảng bá. Mỗi lời chào hàng đều là một lời chào hàng hời hợt, và vì tôi rất bướng bỉnh, tôi đã học được cách kết nối với mọi người một cách nhanh chóng và rõ ràng.

Dạo này tôi làm việc với các cây bút chuyên viết về kinh doanh, công nghệ, nghệ thuật, thiết kế, văn hóa, âm nhạc, và đủ mọi lĩnh vực khác. Tôi có thể đảm nhận nhiều dự án khác nhau vì tôi không chỉ dựa vào "mối quan hệ trong ngành". Tôi liên tục tạo dựng những mối quan hệ mới qua mỗi chiến dịch.

Bạn không bao giờ biết khi nào ai đó sẽ rời khỏi một ấn phẩm hoặc liệu bạn có cần được báo chí đưa tin trong thời gian ngắn hay không. Bạn cần phải sẵn sàng gửi một bài giới thiệu hấp dẫn bất kể điều gì xảy ra.

Trước tiên, hãy tìm hiểu về người viết mà bạn đang giới thiệu. Giọng điệu thường thấy của họ là gì? Học thuật, phê bình, truyền cảm hứng, thoải mái hay hài hước? Một số người có thể rất thoải mái trên Twitter nhưng lại cực kỳ nghiêm túc trong các bài viết. Trong trường hợp đó, bạn nên giới thiệu họ bằng giọng điệu thân thiện, nhưng hãy đảm bảo rằng tài liệu báo chí của bạn thể hiện rõ tính chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang cố gắng giúp khán giả hiểu rõ hơn về mình, một cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn qua podcast có thể là lựa chọn tốt nhất. Phóng viên của bạn có làm những việc đó không? Nếu bạn muốn TAP tin tưởng vào sự tuyệt vời của sản phẩm mới, thì bài đánh giá sản phẩm có thể phù hợp hơn.

Hãy tự hỏi điều gì mang lại giá trị cho độc giả của tác giả này, và bạn sẽ cung cấp giá trị đó cho họ như thế nào? Việc biết được những câu trả lời này sẽ giúp bạn củng cố quy trình chào hàng. Nếu bạn cảm thấy hơi bế tắc, hãy thử một công cụ như Crystal . Mặc dù cơ sở dữ liệu của họ vẫn đang phát triển, nhưng trang web này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách rất nhiều tác giả ưa thích giao tiếp.

Định dạng Email chào hàng

Sau khi đã xác định được đối tượng mình muốn giới thiệu, đã đến lúc viết email chào hàng đầu tiên! Hãy bắt đầu với dòng tiêu đề. Đây là điều đầu tiên người nhận sẽ nhìn thấy, và cũng là cửa ngõ dẫn đến phần còn lại của email. Đừng áp lực nhé!

Tiêu đề hiệu quả nhất của tôi bao gồm tên người nhận và nêu rõ nội dung email. Thực ra chỉ đơn giản vậy thôi.

Đây là một ví dụ: Xin chào Carolyn! Bản xem trước độc quyền của cuốn sách Yoga với Mèo

Nếu bạn là Carolyn và viết về mèo và/hoặc yoga, có lẽ bạn sẽ muốn mở email tuyệt vời này.

Chuyển sang phần nội dung email giới thiệu của bạn:

Trước tiên, hãy bắt đầu bằng một lời chào nhắc lại tên người viết. Ngay trong câu đầu tiên, hãy tạo sự kết nối. Việc này có thể đơn giản như bình luận về một bài viết gần đây. Nếu có, hãy đề cập đến những mối quan hệ chung, địa điểm chung, v.v.

Trong câu thứ hai, hãy nêu mục đích của bạn và tiếp theo là mô tả về buổi ra mắt sản phẩm hoặc sự kiện đáng được báo chí quan tâm sắp tới. Hãy chắc chắn giải thích lý do tại sao tin tức này lại quan trọng với họ/khán giả của họ, và cụ thể là tại sao lại là bây giờ ? Nếu bạn có dữ liệu hoặc số liệu thống kê ấn tượng và rõ ràng, bạn có thể sử dụng chúng để củng cố lý do của mình.

Bạn nên giữ toàn bộ email của mình trong khoảng 100 đến 300 từ. Mặc dù không nhất thiết phải ngắn gọn như email bán hàng, nhưng về cơ bản bạn đang bán một ý tưởng, vì vậy hãy đi thẳng vào vấn đề. Kết thúc email bằng một câu hỏi đơn giản.

Hãy nhớ liên kết đến bất kỳ trang web bên ngoài nào, nhưng đừng dán URL dài hàng trăm ký tự. Hãy kiểm tra lại email của bạn để tránh lỗi đánh máy và sửa bất kỳ liên kết nào bị hỏng.

Dưới đây là mẫu bản chào hàng mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh cho thương hiệu của mình:

CHÀO ,

Tôi đã đọc bài viết của bạn về và .                                                                    

Tôi viết thư này để xem liệu bạn có hứng thú viết về .                                                                    

Vui lòng nhấp vào đây để xem bộ tài liệu báo chí của tôi để biết thêm hình ảnh và thông tin. << bao gồm liên kết đến bộ tài liệu báo chí                                                                    

Bạn có nghĩ đây là điều mà độc giả của bạn muốn tìm hiểu không?                                                                    

Tốt nhất

Nếu bạn thực sự muốn nâng cao giá trị, hãy thiết lập mối quan hệ với một tác giả trước khi chào hàng. Thường xuyên bình luận về bài viết của họ và chia sẻ nội dung ngay khi chúng được xuất bản. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về đối tượng độc giả của họ vì rất có thể bạn sẽ tương tác trực tiếp với họ. Hãy gửi cho họ một email không phải email chào hàng và xem bạn có thể giúp họ điều gì không. Nếu liên hệ đầu tiên không thuyết phục được ý tưởng của bạn, việc xây dựng lòng tin và tạo dựng một mối quan hệ chân thành sẽ dễ dàng hơn.

Đừng quên nhờ mạng lưới của bạn gửi cho một email giới thiệu thân thiện. Biết đâu những mối quan hệ đó có thể giúp bạn tiết kiệm hàng tháng trời thời gian tiếp cận.

Nếu bạn nhận được câu trả lời "không", hãy hỏi họ xem bạn cần làm gì để chuyển thành câu trả lời "có". Điều đó có thể là gửi một câu chuyện từ một trong những đồng nghiệp của bạn, hoặc thuyết trình vào một thời điểm khác.

Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn tôn trọng ranh giới của mọi người. Tuân thủ các hướng dẫn gửi bài đã đăng và đảm bảo bạn bao gồm nội dung họ yêu cầu. Một số tác giả hoặc kênh truyền thông không thích việc theo dõi, vì vậy hãy cho họ thời gian cần thiết để xem xét bài viết của bạn.

Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã biết những gì cần thiết để thực hiện chiến dịch quan hệ công chúng đầu tiên của mình.