Hướng dẫn lập dự báo doanh số bằng Excel: Hướng dẫn từng bước xây dựng mô hình dự báo phù hợp

Điều này có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Các doanh nhân thường lạc quan về tương lai của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, nhiều người lại không chắc chắn về cách tốt nhất để dự đoán tỷ suất lợi nhuận

Ôn tập lại kiến ​​thức về dự báo doanh số

Để nhắc lại, dự báo doanh số là quá trình dự đoán doanh thu bán hàng trong tương lai bằng cách ước tính công ty sẽ bán được bao nhiêu sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ.

Tuy nhiên, các công ty mới thành lập sẽ phải dựa vào các phương pháp khác, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường hoặc phân tích cạnh tranh, để dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai. Phân tích cạnh tranh bao gồm việc đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn trên thị trường.

Dự báo doanh số đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn lập kế hoạch trước. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan hiệu quả về doanh số dự kiến ​​của công ty, cho phép bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Nó cũng giúp bạn quản lý nhiều chức năng nội bộ quan trọng một cách hiệu quả hơn, chẳng hạn như tổ chức nguồn lực, dòng tiền và nhân lực.

Chưa kể, với dự báo doanh số trong tay, bạn có thể ứng phó tốt hơn với nhiều thách thức mới nổi và bắt kịp tốc độ phát triển nhanh chóng của thị trường hiện nay.

Dự báo doanh số bán hàng trong Excel

Có nhiều công cụ hỗ trợ lập dự báo doanh số chính xác, nhưng tôi nghĩ Microsoft Excel là một trong những công cụ dễ học nhất vì nó đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu phức tạp và lặp đi lặp lại.

Bạn không cần phải biết lập trình hay làm thống kê để sử dụng chức năng dự báo của Excel. Tùy chọn “định dạng có điều kiện” cho phép bạn làm nổi bật các giá trị cụ thể hoặc thay đổi hình thức của các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể, điều mà tôi thấy rất hữu ích để làm nổi bật các xu hướng và mô hình nhất định trong dự báo của mình.

Excel cũng giúp bạn tạo ra các biểu đồ và đồ thị (trực quan hấp dẫn) về dự báo của mình, cung cấp cho bạn hình ảnh trực quan về các dự báo đó.

Một lợi ích khác của việc sử dụng Excel là tính linh hoạt khi thực hiện các tác vụ như định dạng bảng tính, nhập công thức và tạo lịch dự báo. Bảng tính Excel cho phép bạn tùy chỉnh dự báo theo các yêu cầu cụ thể của mình.

Excel cũng có các công cụ và chức năng tích hợp sẵn, chẳng hạn như ANOVA, làm mịn hàm mũ, trung bình động, Linest, Correl, Forecast và Trend, tất cả đều có thể được sử dụng để dự báo doanh số bán hàng.

Giờ thì tôi đã giới thiệu xong Excel rồi, tôi sẽ hướng dẫn cách dự báo doanh số bán hàng trong Excel bằng hai phương pháp dự báo định lượng phổ biến nhất: làm mịn hàm mũ và trung bình động. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu từng phương pháp nhé.

Cách lập dự báo doanh số trong Excel bằng phương pháp làm mịn hàm mũ

Làm mịn theo hàm mũ là một hình thức dự báo chuỗi thời gian. Phương pháp này làm mịn các bất thường trong dữ liệu bằng cách gán trọng số (tầm quan trọng) cao hơn cho dữ liệu gần đây hơn và giảm trọng số theo hàm mũ cho các quan sát cũ hơn.

Dữ liệu bán hàng mới hơn được ưu tiên hơn vì nó phản ánh chính xác hơn các điều kiện/xu hướng hiện tại.

Dữ liệu lịch sử rất quan trọng, nhưng trọng số được gán cho mỗi điểm dữ liệu giảm dần theo cấp số nhân. "Làm mịn" ở đây đề cập đến việc lấy trung bình dữ liệu để loại bỏ mọi biến động, từ đó đưa ra dự đoán doanh số chính xác hơn.

Với chất lượng và số lượng dữ liệu lịch sử hiện có, phương pháp làm mịn hàm mũ cho phép bạn dự báo doanh số bán hàng đến tận năm sau, do đó rất hữu ích cho việc dự báo doanh số bán hàng dài hạn.

Dưới đây, tôi sẽ hướng dẫn từng bước cách sử dụng hàm làm mịn hàm mũ của Excel để dự báo doanh số bán hàng bằng phiên bản 16.90 của Microsoft Excel.

Bước 1

Nhấp vào tab Dữ liệu trên thanh công cụ đầu trang Excel.

Bước 2

Nhấp vào Phân tích dữ liệu, mục này sẽ xuất hiện ở phía bên phải cùng của thanh công cụ tiêu đề.

Lưu ý: Tùy chọn Phân tích dữ liệu chỉ có sẵn trên ứng dụng Excel dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn và không tìm thấy tùy chọn Phân tích dữ liệu, bạn cần thêm Analysis ToolPak. Sau đây là cách thêm nó:

Bước 2.5 (Tùy chọn)

• Chọn Dữ liệu từ thanh công cụ tiêu đề. Nếu Analysis ToolPak chưa được cài đặt, bạn sẽ thấy một tùy chọn ở phía ngoài cùng bên phải của thanh công cụ có nội dung Công cụ phân tích. Nhấp vào đó.
• Chọn hộp kiểm cho Analysis ToolPak trong cửa sổ bật lên và nhấn OK

Xong! Giờ bạn sẽ thấy tùy chọn Phân tích dữ liệu trong tab Dữ liệu.

Bước 3

Nhấp vào Phân tích dữ liệu, cuộn xuống phần Làm mịn theo hàm mũ, rồi nhấp OK.

Bước 4

Trong hộp thoại Làm mịn theo hàm mũ (Exponential Smoothing) hiện ra, hãy nhấp vào Phạm vi đầu vào (Input Range) và chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn phân tích (đây phải là cột chứa tổng dữ liệu bán hàng của bạn).

Bước 5

Nhập “0.9” vào ô văn bản Hệ số giảm chấn. Đây là hằng số làm mịn α (alpha). Giá trị 0.9 bằng 1 - α.

Bước 6

Nhấp vào “Phạm vi đầu ra” và chọn các ô mà bạn muốn hiển thị kết quả dự báo. Tôi khuyên bạn nên chọn các ô ngay bên cạnh dữ liệu bán hàng gốc vì điều này giúp việc so sánh và phân tích dễ dàng hơn.

Bước 7

Chọn ô "Chart Output" ở góc dưới bên trái của hộp thoại để nhận kết quả dự báo dưới dạng biểu đồ.

Bước 8

Nhấp OK để chạy phân tích.

Lưu ý: Ký hiệu #N/A bên cạnh tháng Giêng xuất hiện vì không có dữ liệu tham chiếu nào trước ô C2 để dự báo giá trị trong tương lai.

Cách dự báo doanh số bán hàng trong Excel bằng phương pháp trung bình động

Trung bình động là một phương pháp thống kê giúp các doanh nghiệp dự báo xu hướng dài hạn. Phương pháp này hoạt động bằng cách tính trung bình của một tập hợp các giá trị trong một khoảng thời gian nhất định. Nó được gọi là "động" vì một giá trị mới được tính toán cho khoảng thời gian tiếp theo.

Bây giờ, tôi sẽ hướng dẫn từng bước cách lập dự báo doanh số trong Excel bằng phương pháp trung bình động sử dụng phiên bản 16.90 của Microsoft Excel.

Bước 1

Nhấp vào tab Dữ liệu, sau đó nhấp vào Phân tích dữ liệu ở phía bên phải cùng của thanh công cụ tiêu đề.

Bước 2

Nhấp vào Phân tích dữ liệu, cuộn xuống phần Trung bình động, rồi nhấp OK.

Bước 3

Trong cửa sổ bật lên của hộp thoại Trung bình động, hãy nhấp vào Phạm vi nhập liệu và chọn phạm vi dữ liệu cần dự báo. Đây phải là cột chứa tổng doanh số bán hàng của bạn.

Ví dụ của tôi là $B$2:$B$13.

Bước 4

Nhập khoảng thời gian bạn muốn vào ô Khoảng thời gian. Khoảng thời gian mặc định và được khuyến nghị là 3.

Bước 5

Trong hộp Phạm vi đầu ra, chọn ô ngay bên cạnh điểm dữ liệu đầu tiên của bạn.

Bước 6

Tích vào ô "Chart Output" (để nhận biểu đồ kết quả) và nhấn OK để chạy phân tích. Giá trị trung bình động sẽ xuất hiện trong các ô bạn đã chọn. Dựa trên dữ liệu mẫu của tôi, tôi nhận được giá trị trung bình ba tháng.

Lưu ý: Ký hiệu #N/A bên cạnh tháng Giêng và tháng Hai là vì khoảng thời gian phân tích của chúng ta là ba, do đó phân tích bắt đầu chạy từ ô thứ ba (tháng Ba).

Những hạn chế của việc dự báo doanh số bán hàng trong Excel

Mặc dù Excel là một công cụ rất đơn giản và miễn phí để sử dụng cho nhu cầu dự báo doanh số bán hàng của bạn, nhưng vẫn có một vài hạn chế mà tôi cần phải đề cập:

• Dự báo bằng Excel là một quy trình thủ công , nghĩa là bạn phải tự thêm các điểm dữ liệu mới theo thời gian. Phương pháp này tiết kiệm chi phí, nhưng thời gian bạn bỏ ra có thể nhiều hơn.
• Để đảm bảo các dự báo của bạn sử dụng thông tin chính xác nhất, bạn phải tự chạy lại phương trình mỗi khi thêm dữ liệu mới vì Excel không phải là công cụ tự động.
• Excel là một công cụ tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó không có khả năng mở rộng . Khi bạn thâm nhập vào các thị trường mới, ra mắt sản phẩm mới và nói chung là tăng doanh số bán hàng, thời gian bạn dành để thêm dữ liệu mới thủ công và chạy lại các dự báo thực sự có thể khiến bạn sử dụng thời gian kém hiệu quả hơn.
• Vì đây là quy trình thủ công nên khả năng xảy ra lỗi là rất cao. Bạn cần đảm bảo mình nắm vững các phương trình sử dụng và có khả năng phát hiện bất kỳ lỗi nào trong kết quả đầu ra.

Tóm lại, Excel vẫn là một công cụ tiết kiệm chi phí, chất lượng cao và hữu ích cho việc dự báo doanh số, chỉ là đôi khi nó có thể hơi tốn thời gian. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho việc dự báo doanh số trong Excel, tôi khuyên bạn nên xem xét một công cụ được tích hợp với CRM và có tính năng tự động hóa. 

Nó hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể chọn lựa các quy trình và mô hình dự báo phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Dữ liệu được lấy từ CRM của bạn (vì vậy mọi thứ đều được cập nhật), và nó được tự động hóa, do đó các dự báo sẽ tự động chạy và bạn không cần phải lo lắng về việc chạy phương trình hoặc nhập dữ liệu thủ công. Điểm tôi thích nhất là bạn có thể xem dự báo theo từng nhóm, điều này giúp dễ dàng xác định và khắc phục bất kỳ trở ngại tiềm tàng nào.

Dự báo tùy chỉnh là tương lai

Microsoft Excel là một công cụ vô cùng hữu ích và linh hoạt để theo dõi các tập dữ liệu và tính toán giá trị doanh số trong tương lai. Các dự báo mà bạn thực hiện sẽ cho phép bạn hình dung được tiềm năng thành công về doanh số và giúp bạn lập kế hoạch bán hàng hiệu quả và chính xác hơn.