Giá trị của quản lý quy trình làm việc

Đúng, các công cụ rất cơ bản. Nhưng chúng đủ đáp ứng công việc và sẽ tồn tại lâu hơn nhiều nếu không phải vì hầu hết con người đều có tham vọng. Chúng ta không hài lòng với hiện trạng—chúng ta muốn cải thiện.

Vậy điều gì đã xảy ra? Những người tiền sử này đã kết hợp những gì đang hiệu quả (việc xoay đá) và thêm vào đó là tay cầm bằng gỗ. Giờ đây, họ có thể sử dụng lực mạnh hơn mà lại ít gây tổn thương cho bàn tay hơn. Đó là một cải tiến mang tính đột phá, mở đường cho hàng ngàn cải tiến hấp dẫn trong những thế kỷ tiếp theo.

Các doanh nhân hiện đại không dùng đá để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng chúng ta vẫn quan tâm đến việc cải thiện hiệu suất và hiệu suất làm việc. Chúng ta muốn tìm ra những "bí quyết" giúp làm được nhiều việc hơn một cách dễ dàng hơn. Và một trong những cách hiệu quả nhất để làm điều này là sử dụng quy trình làm việc.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc trong kinh doanh là quá trình được thực hiện để hoàn thành một mục tiêu cần thiết. Ngay cả những công ty hoạt động kém nhất trên thế giới cũng có quy trình làm việc. Vấn đề là những quy trình này kém hiệu quả, không nhất quán hoặc lỗi thời. Công việc đang được hoàn thành, nhưng không bao giờ nên được mô tả bằng từ "dòng chảy".

Ví dụ, đây là một số thói quen chung của các công ty vẫn đang nắm giữ các công cụ làm đá bằng tay không:

• Hóa đơn được gửi thủ công
• Theo dõi số dặm và bảng chấm công được thực hiện trên giấy
• Biên lai được lưu trong hộp đựng giày
• Lời nhắc cuộc hẹn được gửi qua thư

Không còn nghi ngờ gì nữa, hóa đơn, theo dõi quãng đường di chuyển, lưu trữ biên lai và nhắc nhở cuộc hẹn đều có thể là những yếu tố quan trọng quyết định thành công của bạn. Nhưng cần những bước nào để hoàn thành những công việc này? Nếu bạn gửi hóa đơn qua đường bưu điện, bạn sẽ cần tuân theo một quy trình nhiều bước để đảm bảo đúng tài liệu đến đúng người nhận. Tự động hóa một tác vụ như thế này sẽ giúp giảm đáng kể số bước (cũng như yếu tố sai sót của con người).

Quản lý quy trình làm việc là tất cả về việc thực hiện. Bạn xem xét trình tự các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu và sau đó tìm cách để thực hiện nó một cách trơn tru và nhanh chóng hơn.

Tầm quan trọng của quản lý quy trình làm việc

Để đồng thời cải thiện năng suất đầu ra và giảm thiểu đầu vào cần thiết, bạn cần đánh giá quy trình của mình. Cách tốt nhất để thực hiện việc này là thông qua hình ảnh minh họa. Những người tiền sử sử dụng đá làm công cụ cũng đã vẽ biểu đồ quy trình làm việc trên tường hang động. Bạn có tò mò về cách họ kiếm thức ăn không? Chỉ cần nhìn vào bức vẽ những người thợ săn đang rình rập, bao vây và sau đó chế ngự một con vật lớn.

Bằng cách phác thảo quy trình công việc, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ và nhận các bản cập nhật theo yêu cầu. Bạn cũng có thể phát hiện các vấn đề và thực hiện cải tiến. Vì lý do này, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng danh sách kiểm tra hoặc sơ đồ quy trình làm việc. Trình tự các sự kiện được hiển thị rõ ràng ngay tại thời điểm đó và có thể được truy cập để phân tích sau.

Một lợi ích khác của sơ đồ quy trình làm việc là chúng giúp mọi người cùng thống nhất (cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng). Mỗi nhân viên của bạn đều độc đáo và bạn nên khuyến khích năng lượng tích cực mà họ mang lại cho doanh nghiệp, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn muốn họ duy trì những quy trình riêng biệt. Luật rừng quy định rằng chỉ có một trong những quy trình khác nhau này là hiệu quả nhất, vì vậy bạn cần ủng hộ và đảm bảo nó được áp dụng rộng rãi hơn.

Nhân viên mới sẽ đặc biệt đánh giá cao tính đồng nhất của quy trình làm việc. Hãy tưởng tượng xem một nhân viên mới được tuyển dụng sẽ khó chịu như thế nào khi phải theo dõi công việc của ba nhân viên hiện tại, chỉ để phát hiện ra rằng cả ba đều thực hiện các quy trình quan trọng theo cách khác nhau. Kết quả không chỉ là quá tải thông tin mà còn là một mớ hỗn độn thông tin. Đáng tiếc là tình trạng này diễn ra hàng ngày ở các công ty trên toàn thế giới.

Sử dụng quy trình làm việc để cải thiện

Sau khi đã xác định được quy trình tốt nhất cho mục tiêu của mình, bạn cần chia sẻ quy trình đó với tất cả các bên liên quan và đưa vào chương trình đào tạo trong tương lai. Những bước này rất quan trọng vì thay đổi là điều khó khăn đối với tất cả chúng ta. Nhân viên của bạn càng làm việc theo cách riêng của họ lâu thì việc chuyển hướng nỗ lực của họ theo hướng tốt hơn càng khó khăn.

Bạn có thể vượt qua một số trở ngại bằng cách huy động toàn bộ nhóm của mình tham gia vào quá trình phát triển quy trình làm việc. Thay vì ban hành chỉ thị từ cấp trên, hãy giải thích rằng bạn muốn hợp tác với họ để tìm ra giải pháp lý tưởng.

Phương pháp "tất cả cùng chung tay" này rất hiệu quả vì nó mang lại những kiến thức mới mẻ. Bạn có thể nghĩ mình đã nắm rõ mọi thứ, nhưng chúng tôi dám chắc rằng sẽ có ít nhất một vài điều bất ngờ được hé lộ qua các cuộc trò chuyện với nhân viên của bạn. Lý do là vì những hiểu biết thiết thực nhất thường đến từ những người trực tiếp thực hiện quy trình hàng ngày.

Khi nhóm của bạn được đưa vào bàn thảo luận để phát triển quy trình làm việc, họ có nhiều khả năng sẽ đồng tình với phiên bản cuối cùng. Việc được tham gia vào quá trình này là một liều dopamine mạnh mẽ, và mức độ gắn kết đặc biệt thường đến từ việc được đối xử như một cộng tác viên đáng tin cậy hơn là một nhân viên được thuê.

Tất nhiên, quy trình làm việc luôn biến đổi và không cố định. Vì vậy, thay vì ngủ quên trên chiến thắng sau khi triển khai một quy trình làm việc, bạn phải tìm kiếm những cách mới để cải thiện nó. Những cải tiến này hiếm khi mang tính đại tu. Thay vào đó, nó thường chỉ là loại bỏ một tác vụ dư thừa hoặc điều chỉnh 1-2 bước để cải thiện quy trình.

Những câu hỏi có thể hỏi về quy trình làm việc của bạn:

• Làm sao để điều này có thể hiệu quả hơn?
• Chúng ta có đang bắt đầu đúng hướng không?
• Chúng ta có đang kết thúc đúng lúc không?
• Làm thế nào chúng ta có thể tạo ra tác động lớn hơn?
• Hiện tại có những vấn đề gì tồn tại trong quy trình làm việc này?
• Những vấn đề có thể xảy ra trong tương lai là gì?

Sơ đồ quy trình làm việc cũng sẽ giúp bạn đảm bảo trách nhiệm của mọi người. Ý kiến luôn tồn tại ở nơi làm việc, nhưng chúng rất khó truyền đạt hiệu quả do tính chủ quan của chúng. Với một quy trình làm việc được chấp nhận rộng rãi trong toàn tổ chức, bạn sẽ có một ngôn ngữ chung cho các cuộc trò chuyện quan trọng. Điều này giúp tránh gây tổn thương cảm xúc và tăng cơ hội đạt được kết quả tích cực.

Cách tạo quy trình làm việc

Hiểu một cách đơn giản nhất, quy trình làm việc chỉ là một sơ đồ tuần tự các nhiệm vụ. Các sơ đồ này sử dụng một tập hợp các hình dạng và ký hiệu để minh họa tiến trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Mỗi nhiệm vụ trên đường đi được phân công cho một hoặc nhiều người, vì vậy bạn luôn biết công việc nằm ở đâu và ai chịu trách nhiệm chuyển nó sang giai đoạn tiếp theo.

Sự phân công công việc rõ ràng này giúp ích cho tất cả mọi người liên quan. Là một người lãnh đạo, bạn sẽ giám sát toàn bộ quá trình và có thể phát hiện ra những vấn đề cần giải quyết. Các nhà quản lý đánh giá cao sơ đồ quy trình làm việc vì nó giúp họ theo sát công việc mà không cần phải lảng vảng quanh nhân viên, đồng thời thu hẹp khoảng cách với các nhóm khác, từ đó tạo nên sự cộng tác hiệu quả hơn trong tương lai. Cuối cùng, mỗi cá nhân đóng góp đều được hưởng lợi từ sơ đồ quy trình làm việc vì nhiệm vụ của họ được xác định rõ ràng và họ có thể dự đoán tốt hơn những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Nếu bạn khéo tay với hình minh họa và có thời gian tự tạo sơ đồ thì càng tốt. Nhưng đó không phải là cách hiệu quả… và vì mục đích chính của bạn khi tạo sơ đồ là để cải thiện hiệu quả, nên đây sẽ là một cách làm kỳ lạ.

Cách tốt nhất để nâng cao quy trình của bạn là thông qua tự động hóa . Phần mềm hiện đại xử lý hầu hết các bước thiết lập, di chuyển dữ liệu theo dõi qua các cột mốc chỉ bằng một cú nhấp chuột và tổng hợp tất cả dữ liệu bạn cần để đánh giá quy trình ở giai đoạn hậu kỳ.

Sau đây là một số lợi ích chính của phần mềm quy trình làm việc:

• Mẫu cài sẵn
• Sơ đồ tùy chỉnh
• Theo dõi hợp lý
• Thu thập dữ liệu tốt hơn
• Tăng cường hợp tác giữa các nhóm
• Tích hợp trơn tru giữa nhân viên làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa
• Dễ dàng thu thập phản hồi từ nhóm của bạn
• Dễ dàng tinh chỉnh quy trình của bạn hơn

Khía cạnh quan trọng nhất của quản lý quy trình làm việc là nó trao quyền cho nhân viên . Khi không có sự mơ hồ về việc ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ và không có nơi nào để trốn tránh khi chúng chưa hoàn thành, tất cả mọi người đều có lợi.

Sau khi thiết lập các mẫu phần mềm, bạn có thể dễ dàng sao chép chúng trong tương lai. Bạn có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào và triển khai sơ đồ quy trình làm việc chỉ trong vài phút.

Có hàng tá lựa chọn chất lượng khi nói đến phần mềm quy trình làm việc cho doanh nghiệp của bạn. Mặc dù không có sản phẩm nào trong số này là hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp, nhưng rất có thể một trong những lựa chọn trong danh sách của chúng tôi sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Dưới đây là 17 lựa chọn đáng cân nhắc:

+ Viết

+ Tiện lợi

+ monday.com

+ Quixy

+ Automate.io

+ Quá trình hạnh phúc

+ Nhấp chuột lên

+ Đường Process

+ Tổ ong

+ Trackvia

+ Sáng tạo

+ Dàn nhạc

+ Comidor

+ Pipefy

+ Samepage

+ Hợp lực

+ Quy trình làm việc tối đa

Hầu hết các sản phẩm phần mềm này đều có bản dùng thử miễn phí, vì vậy hãy dành thời gian trong những tuần tới để dùng thử và xem lựa chọn nào là lý tưởng. Bạn cũng nên trao đổi với các lãnh đạo doanh nghiệp khác trong mạng lưới của mình để có được những hiểu biết sâu sắc về các phần mềm hiệu suất cao và những điểm cần lưu ý.

Những cách sử dụng phổ biến cho Quản lý quy trình làm việc

Các nhiệm vụ cơ bản nhất có thể được thể hiện trong sơ đồ quy trình làm việc bắt đầu từ "Điểm A" và di chuyển trực tiếp đến "Điểm B". Nhiều khả năng, bạn sẽ sử dụng chúng cho các quy trình phức tạp hơn, trong đó trách nhiệm của từng cá nhân được nêu rõ ràng. Không có cách nào tốt hơn để xác định vai trò của từng người đóng góp và ngăn ngừa tình trạng vượt phạm vi dự án.

Các ví dụ phổ biến về các tình huống được hưởng lợi từ sơ đồ quy trình làm việc bao gồm:

• Nhân viên mới gia nhập
• Chế tạo
• Dự án sáng tạo
• Dự án kỹ thuật
• Chu kỳ bán hàng
• Giải quyết xung đột
• Nhiệm vụ dịch vụ khách hàng
• Vận chuyển
• Xử lý trả lại
• Khuyến mãi việc làm

Sau khi đã vạch ra các bước cần thiết, bạn sẽ có một mẫu để tạo ra trải nghiệm tốt hơn trong tương lai. Các công cụ này có thể được tùy chỉnh cho các mục đích sử dụng khác trong tương lai, giúp giảm đáng kể công sức theo dõi tiến độ.

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ quy trình làm việc

Cũng giống như một giải pháp phần mềm quy trình làm việc tốt sẽ tổng hợp một loạt dữ liệu đa dạng và giúp chúng dễ dàng truy cập tại một nơi, đã đến lúc tổng hợp danh sách các lợi ích của việc quản lý quy trình làm việc trong hướng dẫn này. Chúng tôi đã đề cập đến một số lợi ích hàng đầu, bao gồm tính thống nhất được cải thiện, tinh thần làm việc tốt hơn và khả năng theo dõi mạnh mẽ hơn.

Nhưng quy trình làm việc phù hợp còn có thể mang lại lợi ích gì cho bạn?

• Giảm thiểu việc nhập thủ công
• Loại bỏ giấy tờ
• Giảm chi phí chung
• Làm trơn tru các quá trình phức tạp
• Cung cấp cập nhật trạng thái theo thời gian thực
• Phơi bày sự kém hiệu quả
• Nâng cao năng suất
• Làm rõ vai trò của từng cá nhân
• Thúc đẩy sự hợp tác
• Tích hợp người lao động từ xa
• Cung cấp khả năng hiển thị trên các chướng ngại vật
• Cải thiện khả năng giải quyết xung đột

Khai thác sức mạnh của quản lý quy trình làm việc có thể là điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp của bạn cần thực hiện trong năm nay. Đó là một tuyên bố táo bạo, nhưng chúng tôi có rất nhiều bằng chứng. Hãy nghĩ về mọi chức năng quan trọng của doanh nghiệp bạn, từ tuyển dụng, tiếp thị đến bán hàng. Tất cả đều có thể được cải thiện với quy trình làm việc phù hợp. Vì vậy, đây là một kịch bản mà quy trình làm việc ngày càng phát triển sẽ nâng tầm tất cả.

Tất nhiên, quy trình làm việc của bạn sẽ hiệu quả nhất khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Chúng tôi cung cấp tất cả các công cụ bạn cần trong thư viện các khóa đào tạo miễn phí được giảng dạy bởi những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh. Hãy dành chút thời gian hôm nay để tìm hiểu các nguồn tài nguyên giá trị này.