Email của bạn có thực sự đến được với khách hàng tiềm năng không? Làm thế nào để hiểu và cải thiện khả năng gửi email?

Một trong những chi tiết kỹ thuật bạn phải nắm rõ là khả năng gửi email .

Nếu bạn giống như nhiều người tôi biết (và tôi biết một vài nhà tiếp thị trực tuyến), bạn thậm chí có thể không biết chính xác khả năng gửi email nghĩa là gì. Hoặc có thể bạn đã nghe nói về nó, nhưng chưa suy nghĩ nhiều về cách nó ảnh hưởng đến các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn.

Theo giải thích của Jimmy Kim, CEO & đồng sáng lập Sendlane  và giảng viên của khóa học mới nhất của chúng tôi, Advanced  Email Marketing , khả năng gửi email là một trong những khía cạnh quan trọng nhất  của hoạt động tiếp thị qua email của bạn—và là khía cạnh thường bị bỏ qua.

Tại sao? Bởi vì nếu bạn không làm đúng, email của bạn sẽ không bao giờ đến được hộp thư đến của người đăng ký. Và còn nhiều điều hơn bạn nghĩ nữa.

Hãy cùng khám phá sâu hơn về thế giới bí ẩn và phức tạp của khả năng gửi email và tìm hiểu cách đảm bảo người đăng ký nhận được email của bạn mỗi khi bạn nhấn nút "Gửi".

Khả năng gửi email là gì?

Như bạn có thể đoán, khả năng gửi email  là khả năng email của bạn đến được hộp thư đến của người đăng ký.

Bạn có thể đang tự hỏi tại sao mình lại phải lo lắng về khả năng gửi email. Giả sử địa chỉ email của người đăng ký vẫn hoạt động, chẳng phải tất cả người đăng ký đều nhận được email của bạn sao? Nếu không, tại sao họ lại không nhận được?

Thực tế là email của bạn có thể nằm trong thư mục rác của người nhận mà cả hai bên đều không hề hay biết. Về mặt thống kê, điều này có khả năng xảy ra cao hơn bạn nghĩ: theo Báo cáo Tiêu chuẩn Khả năng Gửi Email năm 2018 của ReturnPath , 15% email  không bao giờ đến được hộp thư đến. Hơn nữa, theo Cisco Talos Intelligence Group , 85,27% tổng số email  được gửi đi bị coi là thư rác.  

Mặc dù khối lượng lớn email rác như vậy xuất phát từ các hoạt động gửi thư rác chuyên nghiệp, nhưng email của bạn có thể dễ dàng vô tình bị lẫn vào biển thư rác đó nếu bạn không cẩn thận.

Để hiểu lý do tại sao email của bạn không được gửi, trước tiên bạn cần hiểu quy trình gửi email hoạt động như thế nào. Đây là vấn đề khá chuyên môn, vì vậy tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết. Nhưng nói một cách đơn giản nhất, đây là những gì nhà cung cấp dịch vụ email của bạn thực hiện ngay khi bạn nhấp vào nút "Gửi":

+ ESP của bạn chấp nhận nội dung của bạn trong máy chủ thư của nó (còn gọi là MTA).

+ Họ gửi nó đến máy chủ thư của người nhận (như máy chủ của Google nếu đó là Gmail) thông qua nhiều máy chủ đám mây.

+ Trước khi đến máy chủ thư của người nhận, thư sẽ được xử lý qua bộ lọc thư rác.

+ Nếu mọi việc suôn sẻ, email sẽ được gửi đến MTA của người nhận.

+ Người nhận sẽ nhận được email trong hộp thư đến của họ.

Điểm mấu chốt ở đây là thực tế có rất nhiều điểm dừng trên đường đi, và các vấn đề về khả năng gửi email có thể bắt đầu ở bất kỳ đâu trong quá trình này. Ví dụ: nếu ESP hoặc ISP (Nhà cung cấp dịch vụ Internet) của bạn coi hành vi gửi email của bạn là "rác", email của bạn có thể bị từ chối ngay khi chúng đến MTA của bạn, hoặc khi chúng đến trình chặn thư rác, hoặc khi chúng đến MTA của người nhận.

Có nhiều lý do khiến email của bạn có thể bị từ chối ở bất kỳ đâu trong quá trình này, hai lý do chính là:

+ Cơ sở hạ tầng của bạn

+ Danh tiếng của bạn

Trước khi đi sâu vào chi tiết về cách cải thiện cơ sở hạ tầng và uy tín của tài khoản email, trước tiên bạn cần xem liệu có vấn đề gì với tài khoản đó không.

Cách đánh giá khả năng gửi email của bạn

Để kiểm tra khả năng gửi email của công ty bạn, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ nào sau đây:

• MxToolBox . Công cụ này phân tích tiêu đề email, uy tín của địa chỉ IP gửi đi và bản ghi SPF (Khung Chính sách Người gửi, một phương thức xác thực email) của bạn. Từ tất cả những dữ liệu này, công cụ sẽ tạo ra một báo cáo khả năng phân phối toàn diện, đánh dấu mọi vấn đề bạn có thể gặp phải.
• Sender Score . Công cụ này, từ Return Path, hoạt động như một điểm tín dụng cho uy tín email của bạn. Điểm được tính từ 0 đến 100. Điểm càng cao, uy tín của bạn càng tốt và tỷ lệ gửi email thành công càng cao.
• Mail Tester . Đây là một công cụ đơn giản giúp phân tích thư, máy chủ thư và địa chỉ IP gửi của bạn. Từ phân tích này, công cụ sẽ cung cấp cho bạn báo cáo chi tiết về những gì đã được cấu hình đúng và những gì chưa đúng.

Tôi thực sự khuyên bạn nên thử nghiệm tất cả các công cụ này cùng một lúc, vì chúng phân tích các khía cạnh khác nhau của tài khoản email của bạn. Với dữ liệu được cung cấp bởi các công cụ này, bạn sẽ hiểu rõ khả năng gửi email của mình và biết được vấn đề nằm ở đâu nếu có.

Như đã nói, bây giờ là lúc bạn cần cải thiện khả năng gửi email của mình.

Cách cải thiện khả năng gửi email của bạn

Có một cơ sở hạ tầng tốt

Cơ sở hạ tầng là nền tảng mà bạn xây dựng chiến lược tiếp thị qua email. Đây là phần kỹ thuật nhất, nhưng lại có thể giúp bạn tăng khả năng gửi email thành công và giảm nguy cơ email bị gắn cờ spam.

Phần này đặc biệt quan trọng đối với các công ty gửi hàng trăm nghìn email mỗi tháng. Nếu bạn không gửi nhiều email như vậy, một số giải pháp được hiển thị bên dưới có thể không phù hợp nhất. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận thức được những vấn đề này khi công ty bạn phát triển và khối lượng email tăng lên.

- Sử dụng địa chỉ IP chuyên dụng

Địa chỉ IP của bạn giống như thẻ căn cước khi nói đến kết nối internet - ai cũng phải có một cái. Tất cả các ESP phổ biến (Mailchimp, Aweber , v.v.) đều yêu cầu người dùng dùng chung một địa chỉ IP. Vấn đề là nếu một trong số những người này là spammer, tất cả những người dùng chung IP cũng sẽ bị gắn cờ. Cũng như bạn không muốn chia sẻ ID của mình với kẻ trộm, bạn cũng không muốn chia sẻ IP của mình với spammer.

May mắn thay, tất cả các ESP đều giám sát uy tín của các IP dùng chung, đảm bảo không có kẻ gửi thư rác nào thoát tội, vì vậy bạn sẽ hiếm khi bị phạt vì vấn đề này. Tuy nhiên, khi khối lượng email của bạn lên đến hàng nghìn email mỗi tháng, hãy cân nhắc việc sử dụng một IP chuyên dụng .

Tất cả các công cụ tiếp thị qua email tiên tiến như Sendgrid và Mailgun đều cung cấp dịch vụ này, cùng với tất cả các công ty tự động hóa email lớn có tài khoản cấp doanh nghiệp.

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn cần gửi rất nhiều email để việc này được coi là phù hợp. Nếu bạn có một địa chỉ IP chuyên dụng và không  gửi nhiều email một cách nhất quán, bạn sẽ khó được coi là người gửi đáng tin cậy, không spam, và điều đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng gửi email của bạn.

- Đăng ký Vòng phản hồi của ISP

Vòng phản hồi (còn gọi là FBL ) là dịch vụ mà các ISP cung cấp cho các công ty muốn có báo cáo về số lượng khiếu nại nhận được (ví dụ: khi người đăng ký nhấn vào nút thư rác hoặc thư không mong muốn trong hộp thư đến của họ).

Nếu mọi người nói với ISP của họ rằng email của bạn là thư rác thay vì hủy đăng ký nhận email, bạn có thể dễ dàng bị gắn cờ và thấy tỷ lệ gửi thành công giảm xuống.

Vòng phản hồi giúp người gửi hiểu được cách người đăng ký nhận email của họ và giải quyết mọi tình huống phát sinh, ví dụ như bằng cách hủy đăng ký những người đánh dấu email của họ là thư rác.

Để đăng ký vòng phản hồi, bạn có thể kiểm tra hướng dẫn tại trang web này , giúp bạn biết cách từng ISP quản lý chúng.

- Đảm bảo email của bạn không bị tin tặc tấn công

Một cách rõ ràng để cải thiện khả năng gửi email thành công là đảm bảo không ai có thể truy cập vào tài khoản của bạn. Email của bạn càng an toàn thì khả năng tin tặc đánh cắp thông tin hoặc sử dụng tài khoản của bạn cho mục đích xấu càng thấp.

Một số cách bạn có thể thêm các biện pháp bảo mật cao hơn vào tài khoản email của mình bao gồm:

• Sử dụng mật khẩu mạnh . Tạo các tổ hợp mật khẩu có độ bảo mật cao  để đảm bảo không kẻ gửi thư rác nào có thể đoán được.
• Chỉ cho phép đăng nhập  vào tài khoản cấp quản trị viên từ một số máy tính được bảo mật  mà người dùng khác không thể truy cập.
• Hạn chế quyền truy cập tài khoản của bạn cho một số ít người . Đảm bảo chỉ cấp quyền quản trị cho những người không quản lý toàn bộ tài khoản. Bạn thậm chí có thể áp dụng quy tắc hai người, trong đó mật khẩu quản trị viên và thiết bị xác thực hai yếu tố được giữ bởi hai người riêng biệt.
• Sử dụng xác thực hai yếu tố.
• Lưu mật khẩu của bạn ở những nơi an toàn , như 1Password , LastPass hoặc tốt hơn nữa là một cuốn sổ tay tương tự—không kẻ gửi thư rác nào có thể truy cập được chúng.

Duy trì danh tiếng của bạn với danh sách và nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn

Yếu tố quan trọng quyết định bạn có được coi là nhà tiếp thị email “rác” hay không chính là “ danh tiếng ” của bạn.

Trong tiếp thị qua email, uy tín đề cập đến một tập hợp các số liệu cụ thể liên quan trực tiếp đến hoạt động gửi email của bạn .

Theo nguyên tắc chung, uy tín của bạn càng cao thì tỷ lệ gửi thư càng cao . Ngược lại, người gửi có uy tín thấp sẽ bị chặn tại cổng hoặc thư của họ sẽ nằm trong thư mục "rác" thay vì hộp thư đến.

Sau đây là năm đặc điểm của tài khoản có uy tín cao:

- Ít phàn nàn

Như đã đề cập ở trên, khi mọi người gắn thẻ email của bạn là thư rác hoặc thư rác, điều đó được tính là một khiếu nại . Càng có nhiều khiếu nại, uy tín càng kém và tỷ lệ gửi email càng thấp.

Nếu nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) của bạn thấy có quá nhiều khiếu nại, họ có thể bắt đầu chặn bạn mà bạn thậm chí không hề biết.

Mục tiêu cuối cùng của bạn là giữ tỷ lệ khiếu nại ở mức rất thấp, dưới 0,1% tổng số email được gửi . Dưới đây là một số thông tin thêm về cách giảm khiếu nại thư rác .

- Định dạng Email chất lượng

Khi các nhà tiếp thị nói "nội dung là vua", điều này cũng đúng với tiếp thị qua email. Nội dung của bạn càng tốt, người nhận càng thích thú và khả năng bị gắn cờ là thư rác càng thấp.

Mặc dù nội dung rất quan trọng, nhưng email của bạn cũng phải được định dạng sao cho người đăng ký muốn nhận và thậm chí phản hồi . Thiết kế đơn giản thường là tất cả những gì hầu hết người đọc cần; xét cho cùng, bạn muốn họ xem nội dung email của bạn, chứ không phải thiết kế.

"Thiết kế gì cơ?", bạn có thể tự hỏi. Đúng vậy. Thiết kế của chúng tôi tối giản đến mức chẳng buồn cười chút nào, nhưng chính điều đó làm nên hiệu quả. Việc chúng tôi tập trung vào nội dung email là một lý do khiến email trở thành một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị của chúng tôi .

Khi còn phân vân, hãy chọn thiết kế email tối giản có nhiều khoảng trống và ít hoặc không có yếu tố cầu kỳ.

- Âm lượng vừa phải

Những người gửi email với số lượng lớn luôn đáng ngờ và có nguy cơ bị cả ISP lẫn người nhận cảnh báo. Suy cho cùng, bạn muốn nhận bao nhiêu email từ một công ty chứ?

Các công ty lớn, chẳng hạn như các đại gia bán lẻ thương mại điện tử Best Buy và Target, thường gửi email hàng ngày, đôi khi thậm chí hai lần một ngày. Điều này không gây ra vấn đề gì cho họ vì họ luôn nhất quán . Vấn đề bắt đầu khi một công ty thường xuyên gửi tổng cộng 100.000 email nhưng lại tăng gấp ba khối lượng email trong một tháng, rồi lại quay trở lại mức trung bình.

Các ISP luôn cân nhắc đến tính nhất quán, vì vậy hãy đảm bảo luôn duy trì khối lượng ổn định và tránh tăng đột biến khối lượng gửi mà không có lý do.

- Tỷ lệ thoát thấp

Đôi khi, mọi người sẽ cung cấp cho bạn tài khoản email không chính xác và trong một số trường hợp khác, địa chỉ email của họ có thể không còn tồn tại (ví dụ, vì họ đã ngừng làm việc tại một tổ chức nào đó).

Trong trường hợp này, người gửi sẽ nhận được "thư trả lại" cho mỗi người đăng ký nhập sai địa chỉ. Mặc dù điều này là tự nhiên, nhưng tỷ lệ thư trả lại cao có thể cho thấy người gửi đã mua địa chỉ email, hoặc đang cố gắng "đoán" chúng.

Trong trường hợp người đăng ký của bạn thay đổi địa chỉ email, bạn phải  xóa họ khỏi danh sách . Điều này sẽ giúp duy trì chất lượng danh sách và giữ tỷ lệ thoát ở mức thấp (dưới 1%).

Có một bài học rõ ràng ở đây: Đừng bao giờ mua, thuê hoặc " đoán" một danh sách email . Khi tôi nói "đoán", tôi đang nói đến việc tìm kiếm trên internet và sử dụng các công cụ như Hunter.io để tìm một email rồi thêm email đó vào danh sách người đăng ký của bạn mà không có sự cho phép của người đó. Việc xây dựng danh sách theo cách này sẽ làm tăng tỷ lệ thoát (và khối lượng email, như đã giải thích ở trên), từ đó làm giảm tỷ lệ gửi email thành công vì người đăng ký không biết bạn là ai.

- Không có danh sách đen

Các ISP trên toàn thế giới đều có danh sách những người gửi thư rác có email bị từ chối hoặc bị chuyển thẳng vào thư mục thư rác. Những danh sách này được gọi là danh sách đen.

Nếu bạn bị gắn cờ spam đủ nhiều lần - tức là nếu danh tiếng của bạn quá tệ - bạn có thể bị đưa vào danh sách này, khiến bạn có thể bị nhiều nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) chặn. Điều này có nghĩa là email của bạn sẽ bị từ chối trước khi đến được hộp thư đến của người nhận. Một số danh sách đen này bao gồm MailBlacklist, SpamCop, SpamHaus.

Mặc dù khả năng điều này xảy ra với bất kỳ nhà tiếp thị trung thực nào như bạn là rất thấp (không phải bọn spam nào cũng đọc được bài viết này đâu, và nếu có thì, cút đi!), bạn cần phải biết về sự tồn tại của những danh sách này và tránh xa chúng bằng mọi giá. Nếu bạn nghi ngờ liệu công ty của mình có nằm trong số đó hay không, bạn có thể sử dụng công cụ này .

Tin tốt là nếu bạn làm theo lời khuyên được nêu trong phần này, bạn sẽ không bị đưa vào danh sách này nữa, nên bạn vẫn an toàn. ????

Xác thực email của bạn

Xác thực là một "kiểm tra ID" cho luồng email của bạn. Xác thực email về cơ bản là một cách để chứng minh với ISP rằng email của bạn chưa bị hack. Nó xác nhận rằng email thực sự đến từ bạn, chứ không phải từ một kẻ gửi thư rác mạo danh bạn.

Quá trình xác thực email không đảm bảo rằng email của bạn sẽ được gửi đi, nhưng ít nhất, nó giúp bạn phân biệt doanh nghiệp của mình với những người gửi thư rác.

Mặc dù cách triển khai cụ thể có thể khác nhau rất nhiều tùy theo các phương pháp hiện có (bạn sẽ tìm thấy bên dưới), nhưng nói một cách đơn giản nhất, quy trình hoạt động như sau:

+ Bạn thiết lập chính sách xác định các quy tắc xác thực cụ thể từ miền của bạn.

+ Bạn cấu hình máy chủ thư của mình để triển khai và công bố các quy tắc này.

+ Máy chủ thư nhận email của người nhận sẽ xác thực email của bạn bằng cách so sánh thông tin chi tiết từ email nhận được với các quy tắc bạn đã xác định ở bước trước.

+ Dựa trên kết quả xác thực này, hệ thống sẽ quyết định có gửi, gắn cờ hoặc từ chối email hay không.

Có ba phương pháp xác thực email chính, mỗi phương pháp liên quan đến các khía cạnh khác nhau của toàn bộ quá trình.

• Khung chính sách người gửi (SPF) : Cho phép người gửi xác định địa chỉ IP được phép gửi email từ một tên miền cụ thể.
• DomainKeys Identified Mail (DKIM) : Cung cấp khóa mã hóa và chữ ký số để xác minh rằng thư email không bị làm giả hoặc thay đổi.
• Báo cáo & Tuân thủ Xác thực Tin nhắn Miền (DMARC) : DMARC hợp nhất các cơ chế xác thực SPF và DKIM thành một khuôn khổ chung. Nó cũng cho phép bạn khai báo cách bạn muốn email của mình được xử lý nếu chúng không vượt qua được bài kiểm tra xác thực.

Để triển khai bất kỳ phương pháp nào trong số này (hoặc cả ba phương pháp), bạn cần làm việc với máy chủ email của mình, điều này sẽ tùy thuộc vào công ty bạn đang hợp tác. Tôi biết điều này có thể khá phức tạp nếu bạn chưa biết cách thức hoạt động. Bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây trong hướng dẫn hữu ích này . Hướng dẫn này cũng sẽ hữu ích nếu bạn sử dụng Google Apps.

Bắt đầu cải thiện khả năng gửi email của bạn

Khả năng gửi email là một vấn đề kỹ thuật (nói thẳng ra là khá khó chịu) mà các nhà tiếp thị phải đối mặt. Trách nhiệm của bạn là đảm bảo công ty của mình không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn được coi là một công ty có đạo đức dựa trên các chiến thuật tiếp thị qua email.

Trước hết, hãy đảm bảo bạn có một cơ sở hạ tầng vững chắc để duy trì khối lượng email gửi đi. Sau đó, bạn cần chăm sóc tốt danh tiếng của mình bằng cách sử dụng các phương pháp email có trách nhiệm, thân thiện với người dùng và không có thư rác. Cuối cùng, bạn cần giữ an toàn cho tài khoản của mình bằng cách xác thực tài khoản và các email đến từ tài khoản đó.