Email bán hàng so với gọi điện thoại trực tiếp: Khi nào nên sử dụng mỗi loại, theo dữ liệu

Bất chấp sự thay đổi đó, một điều vẫn không thay đổi trong suy nghĩ của tôi: Tiếp cận khách hàng tiềm năng thành công dựa trên chiến lược, chứ không phải dựa vào may rủi.

Trong bài viết này, tôi sẽ xem xét hai trong số những phương pháp tiếp cận chính mà các chuyên gia bán hàng dựa vào để duy trì nguồn khách hàng tiềm năng dồi dào. Nếu bạn đang phân vân giữa việc tiếp cận qua email lạnh và gọi điện thoại lạnh, tôi hy vọng bài phân tích chuyên sâu này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn lý do và thời điểm sử dụng từng phương pháp.

Email chào hàng so với cuộc gọi chào hàng

Gửi email và gọi điện thoại chào hàng đều là những chiến thuật tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả theo cách riêng của chúng. Sự khác biệt giữa hai hình thức này thường nằm ở số lượng và sự tiện lợi so với tính trực tiếp và tức thời.

Nhìn chung, email tiếp thị trực tiếp dễ mở rộng quy mô hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với gọi điện thoại tiếp thị trực tiếp khi xử lý số lượng lớn, trong khi gọi điện thoại tiếp thị trực tiếp mang tính trực tiếp hơn và có lợi thế là giúp đẩy nhanh quá trình sàng lọc (hoặc loại trừ).

Chúng ta hãy cùng xem xét kỹ hơn từng loại, và tôi sẽ cố gắng làm rõ hơn những ưu điểm và nhược điểm của chúng, bắt đầu với email.

Ưu điểm và nhược điểm của việc gửi email chào hàng

Gửi email chào hàng có thể là một chiến thuật bán hàng hiệu quả nếu được thực hiện đúng cách. Là người đã gửi hàng nghìn email chào hàng trong nhiều năm, tôi đã trải nghiệm cả những thành công (chốt được hợp đồng mới chỉ từ một email đúng thời điểm) và những thất bại (email của tôi biến mất vào thư mục spam).

Hãy cùng xem xét những ưu điểm và nhược điểm của việc gửi email chào hàng, và tôi sẽ chia sẻ một số mẹo thực tế để tận dụng tối đa phương pháp này.

Ưu điểm: Bạn có thể mở rộng phạm vi tiếp cận một cách hiệu quả.

Một lợi thế lớn của việc gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng là khả năng tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng với số lượng lớn và nỗ lực tương đối ít. Với các công cụ phù hợp, một nhân viên bán hàng có thể gửi email cá nhân hóa đến hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng tiềm năng trong một ngày.

Ví dụ, tôi thường sử dụng công cụ chuỗi email để tự động hóa các email theo dõi — nếu khách hàng tiềm năng không trả lời email đầu tiên của tôi, họ sẽ nhận được email thứ hai tự động vài ngày sau đó. Tính chất có thể mở rộng của email rất khó để đánh bại, nhưng điều quan trọng là phải cẩn thận: Quy mô không bao giờ được đánh đổi bằng sự thiếu chân thành. Mỗi tin nhắn nên mang cảm giác như được viết riêng cho người nhận đó.

Nếu bạn cần một vài ý tưởng về cách bắt đầu gửi tin nhắn, hãy tham khảo danh sách các mẫu email để có một nền tảng tốt.

Ưu điểm: Khách hàng tiềm năng có thể phản hồi vào thời gian thuận tiện cho họ.

Một lợi ích khác của email tiếp cận khách hàng tiềm năng là chúng cho phép khách hàng tiềm năng phản hồi theo cách họ muốn. Tôi từng nhận được phản hồi từ khách hàng tiềm năng lúc 10 giờ tối hoặc vào cuối tuần — những thời điểm mà tôi sẽ không bao giờ gọi cho họ.

Bằng cách sử dụng email, bạn tôn trọng lịch trình của khách hàng tiềm năng và cho họ nhiều quyền kiểm soát hơn, điều này thường dẫn đến những phản hồi chu đáo hơn thay vì những phản ứng tiêu cực vội vàng khi họ cảm thấy bị bất ngờ. Mấu chốt là làm cho email của bạn đủ hấp dẫn để họ muốn trả lời khi có thời gian.

Mẹo hay: Hãy cố gắng kết thúc email bằng một câu hỏi càng nhiều càng tốt. Loại lời kêu gọi hành động (CTA) này khuyến khích phản hồi mà không ép buộc người nhận phải đưa ra cam kết chắc chắn, và nó phù hợp với bản chất không đồng bộ của email.

Ưu điểm: Bạn có thể cung cấp thêm chi tiết và nguồn tham khảo.

Email chào hàng cho phép bạn cung cấp nhiều thông tin hơn ngay từ đầu so với cuộc gọi điện thoại. Trong email, bạn có thể giải thích ngắn gọn giá trị mà mình mang lại và cũng có thể liên kết đến nội dung hỗ trợ.

Ví dụ, khi gửi email cho khách hàng tiềm năng, tôi thường đính kèm liên kết đến một nghiên cứu trường hợp ngắn hoặc câu chuyện thành công của khách hàng có liên quan đến công ty và ngành nghề của họ. Tôi có thể liệt kê một vài lợi ích chính của sản phẩm hoặc thậm chí chèn biểu đồ hoặc infographic nếu điều đó giúp củng cố thông điệp.

Email cho phép bạn xây dựng một câu chuyện và đảm bảo khách hàng tiềm năng có đầy đủ thông tin cần thiết để hiểu về sản phẩm/dịch vụ của bạn. Chỉ cần cẩn thận đừng viết quá dài dòng – ngắn gọn vẫn là lựa chọn tốt nhất.

Ưu điểm: Email dễ theo dõi và tối ưu hóa.

Khi bạn gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng, bạn sẽ có được một lượng dữ liệu khổng lồ về mức độ tương tác. Phần mềm theo dõi email có thể cho bạn biết liệu khách hàng tiềm năng có mở tin nhắn của bạn hay không, họ xem tin nhắn vào lúc nào, họ có nhấp vào bất kỳ liên kết nào hay không, và nhiều hơn nữa. Những số liệu này vô cùng quý giá đối với người bán hàng.

Tôi xin đưa ra một ví dụ cá nhân: Tôi từng gửi một email chào hàng cho một CEO và qua hệ thống theo dõi email, tôi thấy ông ấy đã mở email đó năm lần và nhấp vào liên kết giá cả bên trong. Ông ấy không trả lời, nhưng đó là một tín hiệu mua hàng mạnh mẽ — vì vậy tôi đã gọi điện và có một cuộc trò chuyện ý nghĩa.

Chỉ gọi điện thoại chào hàng trực tiếp, bạn sẽ không bao giờ có được mức độ chi tiết đó. Theo thời gian, việc tối ưu hóa dựa trên dữ liệu có thể cải thiện đáng kể tỷ lệ thành công của email chào hàng.

Nhược điểm: Email chào hàng lạnh rất dễ bị thất lạc hoặc bỏ qua.

Giờ đến phần những mặt hạn chế của việc gửi email chào hàng. Chính sự tiện lợi khiến email trở nên hấp dẫn cũng đồng nghĩa với việc email của bạn dễ bị bỏ qua. Khách hàng tiềm năng nhận được vô số email mỗi ngày — bản tin, chương trình khuyến mãi, tin nhắn nội bộ — và một email từ người mà họ không quen biết có thể nhanh chóng bị lẫn vào giữa mớ hỗn độn đó.

Nếu tôi quá tập trung vào quy mô mà bỏ qua yếu tố cá nhân hóa, tôi có thể gửi email cho 100 khách hàng tiềm năng nhưng chỉ nhận được một vài phản hồi. Nếu tôi đầu tư đủ thời gian, tôi thường sẽ thấy tỷ lệ mở email khoảng 30% và tỷ lệ phản hồi từ 10-15%, nhưng trường hợp này thường đồng nghĩa với việc phải hy sinh lợi thế về quy mô mà chúng ta đã đề cập trước đó.

Nhược điểm: Khả năng gửi email thành công và bộ lọc thư rác đặt ra nhiều thách thức.

Tệ hơn cả việc bị phớt lờ là khi những email chào hàng của bạn hoàn toàn không đến được hộp thư đến. Bộ lọc thư rác và các vấn đề về khả năng gửi email là mối lo ngại thường trực trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nếu email của bạn trông quá chung chung, chứa các từ ngữ dễ bị coi là thư rác, hoặc bạn gửi một lượng lớn email từ một địa chỉ email mới, có nguy cơ tin nhắn của bạn sẽ bị các nhà cung cấp dịch vụ email gắn cờ là thư rác.

Tôi đã học được bài học này một cách khó khăn nhiều lần. Thật là một cú sốc lớn khi không nhận được phản hồi nào trong vài ngày, rồi khi kiểm tra khả năng gửi email thì nhận ra rằng một phần đáng kể những nỗ lực tiếp cận khách hàng chu đáo, được chuẩn bị kỹ lưỡng của mình đã không được ai nhìn thấy.

Mẹo hay: Kiểm tra khả năng gửi email thành công ít nhất một lần mỗi tuần bằng một trong nhiều công cụ miễn phí hiện có.

Nhược điểm: Không có phản hồi theo thời gian thực hoặc điều chỉnh hướng đi ngay lập tức.

Khi gọi điện thoại trực tiếp, bạn nhận được phản hồi ngay lập tức — tích cực hoặc tiêu cực — cho phép bạn nhanh chóng thích ứng. Tuy nhiên, với email tiếp thị trực tiếp, về cơ bản bạn đang để lại một tin nhắn thoại dưới dạng văn bản và chờ xem liệu nó có gây được tiếng vang hay không. Việc thiếu tương tác thời gian thực này khiến việc làm rõ các điểm hoặc xử lý các phản đối trở nên khó khăn hơn.

Nếu khách hàng tiềm năng cảm thấy khó hiểu về điều gì đó trong email của bạn, họ có thể sẽ không buồn hỏi lại để làm rõ; họ chỉ đơn giản là bỏ qua nó. Hoặc nếu họ quan tâm nhưng có câu hỏi cụ thể, họ phải bỏ công sức để trả lời và hỏi. Và bạn biết đấy, nhiều người sẽ không làm vậy.

Nhược điểm: Yêu cầu kỹ năng viết và nghiên cứu tốt.

Thành công với email tiếp thị lạnh trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi kỹ năng viết và nghiên cứu xuất sắc. Soạn thảo một thông điệp không chỉ tránh được bộ lọc thư rác mà còn thực sự thu hút người lạ là điều không hề dễ dàng. Bạn cần một tiêu đề hấp dẫn, lời mở đầu cá nhân hóa, giá trị cốt lõi rõ ràng và lời kêu gọi hành động — tất cả chỉ trong vài đoạn văn ngắn.

Không phải ai trong đội ngũ bán hàng cũng có năng khiếu viết quảng cáo bẩm sinh, vì vậy việc viết email chào hàng hiệu quả thường cần đào tạo và thực hành. Thêm vào đó, việc nghiên cứu về từng khách hàng tiềm năng (như đề cập đến thành tựu gần đây của công ty hoặc trích dẫn lời họ trong một bài báo) có thể cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi, nhưng thời gian đó sẽ rất tốn kém.

Mặc dù có những nhược điểm này, gửi email chào hàng vẫn là một phần không thể thiếu trong bán hàng hiện đại vì những lý do chính đáng. Chìa khóa là tối đa hóa những ưu điểm — khả năng mở rộng, sự tiện lợi, các số liệu hữu ích — đồng thời giảm thiểu nhược điểm thông qua cá nhân hóa, sự kiên trì và liên tục cải tiến chiến thuật của bạn. Nhưng gửi email chào hàng so với gọi điện chào hàng thì như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu điều đó ở phần tiếp theo.

Ưu điểm và nhược điểm của việc gọi điện chào hàng

Ưu điểm: Gọi điện thoại chào hàng có thể mang tính cá nhân hơn.

Một cuộc gọi chào hàng có thể mang tính cá nhân hơn một email chào hàng, và giọng nói ở đầu dây bên kia mang lại sự gần gũi mà nhiều doanh nghiệp làm việc từ xa và không đồng bộ hiện nay đang thiếu.

Các cuộc gọi cho phép bạn có một cuộc đối thoại mà email không thể nào sánh được, giúp bạn tìm hiểu thêm về khách hàng tiềm năng, xử lý các phản đối nhanh chóng và sau đó điều chỉnh chiến lược của mình trong thời gian thực để phù hợp với nhu cầu của họ khi cuộc trò chuyện diễn ra.

Ưu điểm: Gọi điện thoại trực tiếp có thể giúp bạn hành động nhanh chóng.

Thay vì gửi nhiều email, cuối cùng nhận được phản hồi, trả lời một vài câu hỏi rồi trao đổi qua lại, và 6 tuần sau mới xác định khách hàng tiềm năng không phù hợp, gọi điện thoại trực tiếp có thể giúp đẩy nhanh tiến độ và cho phép bạn nhanh chóng loại bỏ những khách hàng tiềm năng không phù hợp.

Việc loại bỏ ứng viên không đủ điều kiện là một thành phần quan trọng của quy trình bán hàng vì nó cho phép bạn bảo vệ nguồn lực quý giá nhất của mình: thời gian.

Ưu điểm: Gọi điện thoại chào hàng có thể dẫn đến những kết quả bất ngờ.

Có thể bạn liên hệ nhầm người và họ giới thiệu bạn đến một khách hàng tiềm năng tốt hơn, hoặc có thể trong cuộc gọi, bạn phát hiện ra rằng mình thực sự có thể giúp giải quyết một thách thức lớn hơn, khác biệt hơn tại tổ chức của khách hàng tiềm năng đó. Những cơ hội này là sản phẩm của một cuộc đối thoại hai chiều, và chúng hầu như không bao giờ được phát hiện qua email.

Nhược điểm: Gọi điện chào hàng có thể tốn kém.

Nhìn chung, tôi cho rằng gọi điện thoại trực tiếp đòi hỏi đầu tư lớn hơn so với chiến dịch email. Bạn cần dữ liệu, phần mềm gọi điện tự động, tích hợp để kiểm tra số điện thoại so với danh sách không muốn nhận cuộc gọi quảng cáo (DNC) hoặc các luật sư tiềm năng, và các công cụ khác để giúp biến tỷ lệ chuyển đổi thấp của các cuộc gọi trực tiếp thành lợi nhuận đầu tư (ROI) tích cực.

Việc thiết lập toàn bộ công nghệ này đòi hỏi thời gian và chuyên môn, và sau đó bạn cần tìm người để thực hiện bài thuyết trình.

Nhược điểm: Gọi điện chào hàng có thể gây nản lòng.

Cần một người có tố chất đặc biệt mới có thể vượt qua được cơn lũ từ chối khi gọi điện chào hàng, và nếu bạn không phải là người như vậy, việc làm quá nhiều việc này chắc chắn sẽ dẫn đến kiệt sức.

Đặc biệt nếu tổ chức của bạn không có những công cụ phù hợp để giúp công việc dễ dàng hơn, việc gọi điện đi gọi lại và nhận được sự im lặng xen kẽ với những lời từ chối gay gắt thỉnh thoảng có thể giống như việc đẩy một tảng đá lên dốc hết lần này đến lần khác.

Mẹo nhỏ: Nếu có thể, hãy vận động nhẹ trong lúc gọi điện thay vì ngồi yên một chỗ. Thay đổi nhỏ này có thể giúp bạn giữ được sự tỉnh táo.

Nhược điểm: Gọi điện cho khách hàng tiềm năng một cách đột ngột là hành vi xâm phạm quyền riêng tư.

Về bản chất, các cuộc gọi chào hàng trực tiếp mang tính xâm phạm. Bạn liên hệ theo điều kiện của mình, vào thời điểm thuận tiện cho mình, với mục tiêu đạt được điều gì đó cho bản thân bằng cách bán sản phẩm. Không có gì đáng ngạc nhiên khi mọi người thường không mấy mặn mà với kiểu tiếp cận này, và ngay cả những khách hàng lý tưởng cũng có thể nản lòng không muốn hợp tác kinh doanh với bạn nếu họ cảm thấy bị làm phiền bởi những cuộc gọi khó chịu và xâm phạm quyền riêng tư.

Nếu bạn gọi điện chào hàng quá nhiệt tình, bạn thậm chí có thể làm tổn hại đến danh tiếng của tổ chức mình.

Làm thế nào để quyết định giữa việc gửi email và gọi điện thoại?

Vậy, với những ưu điểm và nhược điểm riêng của cả hai phương pháp tiếp cận, làm sao bạn có thể quyết định nên sử dụng kênh nào trong một tình huống cụ thể? Trong phần này, tôi sẽ trình bày quá trình suy nghĩ của mình.

Thời gian và ngày trong tuần

Trước tiên, hãy xem lịch và đồng hồ. Về mặt thống kê (như bạn sẽ thấy trong phần thống kê bên dưới), tỷ lệ kết nối điện thoại tăng lên khi ngày và tuần trôi qua. Nói cách khác, một người có nhiều khả năng trả lời điện thoại hơn vào cuối ngày làm việc và cuối tuần làm việc.

Tuy nhiên, tôi thích dành khoảng thời gian từ 3 giờ chiều trở đi theo giờ địa phương của khách hàng tiềm năng làm giờ gọi điện chính. Điều tương tự cũng áp dụng cho thứ Năm và thứ Sáu — tôi thường xuyên dành riêng những khoảng thời gian nhất định vào những ngày này để gọi điện thoại.

Nhưng nếu khách hàng tiềm năng không nghe máy trong khoảng thời gian này thì sao? Trong trường hợp đó, hãy để lại tin nhắn thoại. Tỷ lệ phản hồi tin nhắn thoại cũng tăng lên vào cuối ngày vì mọi người thường kiểm tra tin nhắn trước khi về nhà vào buổi tối. Gọi muộn là một cách đôi bên cùng có lợi.

Mặt khác, khoảng thời gian lý tưởng để gửi email là ngắn hơn nhưng thường xuyên hơn. Mặc dù tôi soạn thảo email chào hàng suốt cả ngày, nhưng tôi thường lên lịch gửi chúng vào khoảng 10 phút trước hoặc 10 phút sau mỗi giờ.

Những khoảng thời gian ngắn ngủi này trùng với lúc mọi người rời đi hoặc đi họp. Họ làm gì trong vài phút ít ỏi đó? Lướt xem email trên điện thoại. Nếu bạn đồng bộ hóa thời gian gửi email với thời điểm người mua tiềm năng nhất kiểm tra hộp thư đến, tin nhắn của bạn sẽ hiện lên đầu tiên thay vì bị chìm khuất giữa vô số tin nhắn khác.

Yêu cầu

Mục tiêu của bạn trong lần liên hệ đầu tiên này là gì? Để sắp xếp một cuộc gặp? Để thu thập thêm thông tin? Để nhận được lời giới thiệu? Việc xác định yêu cầu của bạn và phân loại nó là “yếu” hay “mạnh” sẽ giúp bạn quyết định nên gọi điện hay gửi email.

Những yêu cầu mạnh mẽ đòi hỏi sự cam kết và hành động nhiều hơn từ phía khách hàng tiềm năng. Tôi sẽ coi các yêu cầu về cuộc họp, cuộc gọi hội nghị hoặc dùng thử sản phẩm là những yêu cầu mạnh mẽ. Những yêu cầu yếu mang tính chất cung cấp thông tin — ví dụ như lời nhắc phản hồi hoặc giới thiệu.

Khi bạn đã xác định được mục tiêu và đánh giá xem mục tiêu đó mạnh hay yếu, việc lựa chọn giữa gọi điện hay gửi email sẽ dễ dàng hơn. Mục tiêu mạnh? Hãy nhấc máy. Bạn có thể cần bổ sung thêm ngữ cảnh để thực sự thuyết phục họ tham gia, và việc thuyết phục qua điện thoại sẽ dễ dàng hơn nhiều vì bạn có thể xử lý các phản đối ngay lập tức.

Nếu yêu cầu không rõ ràng, hãy soạn email. Đừng làm mất thời gian của khách hàng tiềm năng trên điện thoại một cách không cần thiết nếu yêu cầu của bạn có thể được đáp ứng chỉ bằng vài dòng văn bản ngắn.

Điều thú vị là hầu hết nhân viên bán hàng lại có cách tiếp cận ngược lại — họ yêu cầu gặp mặt người mua qua email và chỉ đặt những câu hỏi đơn giản khi gọi điện. Tại sao? Bởi vì họ sợ bị từ chối khi đưa ra lời đề nghị mạnh mẽ qua điện thoại. Đừng để nỗi sợ hãi cản trở bạn kết nối với người mua. Hãy đảo ngược phương trình này và bạn sẽ thấy tỷ lệ phản hồi tăng lên.

Trình độ của ứng viên

Các nhân viên cấp dưới có trợ lý không? Thường thì không. Nhưng các giám đốc cấp cao thì có? Hầu như luôn luôn có.

Đó là lý do tại sao khách hàng tiềm năng của bạn càng ở vị trí cao trong tổ chức, bạn càng có nhiều khả năng liên lạc được với người thật khi gọi điện. Vì một cuộc trò chuyện trực tiếp với bất kỳ ai — bất kể đó có phải là người bạn đang cố gắng liên lạc hay không — đều hiệu quả hơn một cuộc trao đổi qua email, hãy tập trung vào việc gọi điện thoại cho những người mua hàng ở cấp quản lý trở lên.

Thêm vào đó, những khách hàng tiềm năng ở cấp độ cao hơn thường cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện qua điện thoại và quen thuộc hơn với các cuộc gọi bán hàng.

Mặt khác, các chuyên gia cấp thấp hơn thường xuyên phải rời khỏi bàn làm việc — họ đi công tác, làm việc nhóm, tham gia các cuộc họp, v.v. Do đó, một nhân viên bán hàng có nhiều khả năng kết nối với khách hàng tiềm năng ở cấp độ này thông qua kênh không đồng bộ như email, nơi người nhận có thể phản hồi vào thời gian thuận tiện của họ.

Chân dung khách hàng

Một số nhóm khách hàng tiềm năng ưa thích phong cách giao tiếp khác biệt so với những nhóm khác. Sở thích này phụ thuộc vào nhiều yếu tố: tuổi tác, tính chất công việc, ngành nghề và nhiều yếu tố khác.

Nhìn chung, thế hệ Millennials thích giao tiếp qua email hơn là qua điện thoại. Nếu bạn đang tiếp cận khách hàng trẻ tuổi, hãy lưu ý điều này.

Bạn có thể thấy những người làm việc trực tiếp với khách hàng thường dễ dàng nói chuyện qua điện thoại hơn vì đó là điều họ đã quen thuộc. Tuy nhiên, những người làm việc nội bộ có thể cảm thấy thoải mái hơn khi gửi email.

Hãy sử dụng những nguyên tắc chung này như hướng dẫn, nhưng đừng ngại đi chệch khỏi chúng. Nếu tôi liên hệ với một khách hàng tiềm năng và cả hai cùng đồng ý rằng cần tiếp tục trao đổi, tôi thường chỉ hỏi họ thích sử dụng kênh nào. Với hộp thư đến ngày càng đầy ắp, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu giao dịch có thể được thực hiện qua tin nhắn.

Động lực của thương vụ

Mọi việc có đang tiến triển nhanh chóng không? Khách hàng tiềm năng của bạn có thường xuyên phản hồi không? Bạn có chắc chắn rằng họ đã sẵn sàng và muốn chốt giao dịch không? Vậy thì một email để liên lạc hoặc kiểm tra tình trạng công việc hoặc yêu cầu sẽ không làm trì hoãn thương vụ của bạn.

Tuy nhiên, nếu khách hàng tiềm năng của bạn không phản hồi, đang lưỡng lự về sản phẩm/dịch vụ của bạn, hoặc đang gặp phải nhiều thủ tục rườm rà, thì việc gọi điện thoại có thể nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nếu họ trả lời, bạn có thể ngay lập tức trình bày yêu cầu của mình và nhận được phản hồi. Nếu bạn gặp hộp thư thoại, hãy để lại lời nhắn và gửi email theo dõi.

Giờ bạn đã hiểu được những dấu hiệu định tính cần chú ý khi quyết định gọi điện hoặc gửi email chào hàng, hãy cùng xem các nghiên cứu nói gì về vấn đề này.

Thống kê cuộc gọi chào hàng so với email

• Tỷ lệ mở email trung bình đối với email gửi đến khách hàng tiềm năng là khoảng 24% , trong khi tỷ lệ phản hồi trung bình là 8,5% .
• 31% nhân viên bán hàng nhận thấy việc gửi email cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn so với email tự động gửi đến những khách hàng tiềm năng chưa quen biết.
• Khi thực hiện cuộc gọi chào hàng, bạn thường chỉ có từ 5 đến 10 phút để tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng.
• Việc thêm các câu chuyện thành công hoặc các ưu đãi có thời hạn vào email chào hàng sẽ giúp tăng tỷ lệ phản hồi lần lượt là 45% và 35% .
• Những ngày tốt nhất để thực hiện các cuộc gọi chào hàng là thứ Tư và thứ Năm, ngay trước giờ ăn trưa (thường từ 11 giờ sáng đến 12 giờ trưa) hoặc trong giờ làm việc cuối cùng (từ 4 giờ chiều đến 5 giờ chiều).
• Các email cá nhân hóa được gửi vào cuối buổi sáng từ thứ Ba đến thứ Năm có tỷ lệ mở và nhấp chuột cao hơn.
• Một email chào hàng lạnh với lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng sẽ làm tăng tỷ lệ nhấp chuột (CTR) lên 42% . CTA cần phải liên quan đến mục tiêu và thông điệp của email.
• Trung bình, những nhân viên bán hàng xuất sắc nhất cần đến năm lần liên hệ và những nhân viên khác cần tám lần liên hệ để bắt đầu một cuộc gặp hoặc cuộc trò chuyện với một khách hàng tiềm năng mới.
• Có thể cần đến sáu lần gọi điện để thuyết phục được một khách hàng mới, và việc tăng số lần gọi điện có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi lên đến 70%.
• 48% nhân viên bán hàng không thực hiện bất kỳ nỗ lực liên lạc nào sau cuộc gọi chào hàng ban đầu, và 70% không liên lạc lại sau khi không nhận được phản hồi từ email chào hàng đầu tiên.

Phương pháp nào hiệu quả hơn: Gửi email chào hàng hay gọi điện chào hàng?

Sau khi xem xét kỹ lưỡng sự khác biệt giữa tiếp cận khách hàng tiềm năng qua email và qua điện thoại, bạn có thể tự đưa ra kết luận về phương pháp nào hiệu quả nhất trong tình huống cụ thể của mình, dựa trên ngành nghề, hành vi điển hình của khách hàng tiềm năng và kỹ năng cá nhân của bạn.

Hãy xem ý kiến ​​của tôi chỉ mang tính tham khảo, nhưng cá nhân tôi đã đạt được nhiều thành công hơn trong những năm qua bằng cách dựa vào email tiếp cận khách hàng tiềm năng, và điều đó có thể sẽ tiếp tục là trụ cột chính trong chiến lược bán hàng của tôi vì hai lý do chính.

Đầu tiên, tôi có bằng cử nhân tiếng Anh. Chắc chắn là tôi không theo đuổi ngành học này với mục tiêu làm việc trong lĩnh vực bán hàng (hay bất kỳ nghề nghiệp nào khác nếu thành thật mà nói), nhưng nền tảng vững chắc về truyền thông đã giúp tôi tạo ra những email tiếp cận khách hàng mục tiêu chính xác, nhắm đến các giám đốc điều hành chủ chốt trong các tài khoản có giá trị cao.

Tôi đánh trượt nhiều hơn đánh trúng. Nhưng tôi tự hào về tỷ lệ trúng đích của mình, và ngay từ đầu tôi đã chắc chắn rằng những chiến thắng đều xứng đáng với công sức bỏ ra.

Thứ hai, bất chấp những khó khăn mà email tiếp thị lạnh đang phải đối mặt (khối lượng ngày càng tăng do AI, thách thức về khả năng gửi thành công, v.v.), tôi vẫn nghĩ rằng nó vẫn khả quan hơn so với gọi điện thoại tiếp thị lạnh. Nghiên cứu từ Zippia cho thấy cần 3,68 lần gọi để tiếp cận một khách hàng tiềm năng vào năm 2007 và 8 lần gọi vào năm 2021.

Ngày nay, tôi đoán con số đó thậm chí còn cao hơn. Đồng thời, một báo cáo từ Trung tâm Keller của Đại học Baylor đã trích dẫn tỷ lệ cuộc gọi trên cuộc hẹn là 330:1 vào năm 2012, khi mà việc gọi điện được cho là thuận lợi hơn. Đó không phải là một giao dịch đã hoàn tất — đó chỉ là một cuộc hẹn duy nhất.

Sự lựa chọn sẽ phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng lý tưởng (ICP) và ngành nghề bạn đang kinh doanh, nhưng kinh nghiệm cá nhân của tôi cho thấy rằng các khách hàng tiềm năng thuộc phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) thường không muốn bị làm phiền qua điện thoại.

Ngoại lệ là khi tôi có mối quan hệ cá nhân, đó là lý do tại sao tôi nghĩ tương lai của việc gọi điện chào hàng không thực sự "lạnh" chút nào. Tôi dùng điện thoại để tận dụng mối quan hệ hiện có, chứ không phải để cố gắng tạo dựng một mối quan hệ mới từ đầu.

Và đó là một bài học quan trọng từ kinh nghiệm cá nhân của tôi mà tôi nghĩ là phổ biến trong lĩnh vực bán hàng: Điều bắt buộc là phải áp dụng phương pháp đa kênh. Tận dụng email, cuộc gọi, mạng xã hội, và đặc biệt là các sự kiện trực tiếp và hoạt động kết nối là rất quan trọng để xây dựng và duy trì một nguồn khách hàng tiềm năng vững chắc.

Cách phân bổ trọng số của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí của bạn, nhưng sự đa dạng của các lựa chọn sẽ tạo ra nhiều khả năng hơn so với cách tiếp cận đồng nhất.

Dù bạn nghiêng về phương pháp nào hơn trong cuộc tranh luận giữa email lạnh và gọi điện lạnh, bạn đều cần phần mềm chuyên dụng để tối ưu hóa nỗ lực của mình. Trước khi kết thúc, hãy cùng xem xét một vài giải pháp có sẵn trong mỗi lĩnh vực.

Công cụ gửi email lạnh

Như đã đề cập ở trên, việc gọi điện và gửi email chào hàng đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Cuối cùng, sự lựa chọn phụ thuộc vào phương pháp nào hiệu quả nhất đối với bạn và các khách hàng tiềm năng mà bạn đang tiếp cận.

Dù bạn quyết định tập trung vào các cuộc gọi, email, hay kết hợp cả hai, những công cụ này đều có thể hỗ trợ nỗ lực tiếp cận khách hàng tiềm năng của bạn.

Phần mềm theo dõi email

Nếu bạn dựa vào email tiếp cận khách hàng tiềm năng để thực hiện chiến lược tìm kiếm, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm theo dõi email miễn phí. Công cụ này kết nối trực tiếp với hộp thư đến của bạn và thông báo cho bạn khi khách hàng tiềm năng đã mở hoặc nhấp vào nội dung trong email của bạn.

Phần mềm theo dõi email cung cấp cho bạn những thông tin quý giá về thời điểm tốt nhất để liên hệ với khách hàng tiềm năng và cung cấp bản tóm tắt đầy đủ về lịch sử email của họ với công ty bạn chỉ trong nháy mắt, giúp bạn biết chính xác tin nhắn nào đã được gửi vào thời điểm nào.

Nếu bạn sẵn sàng sử dụng một giải pháp tinh vi hơn, gói Professional cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ tự động hóa và chuỗi email mạnh mẽ, cho phép bạn tự động hóa việc theo dõi khách hàng, tiết kiệm thời gian và cải thiện tỷ lệ phản hồi.

Outreach.io

Outreach.io bao gồm rất nhiều tính năng giúp tăng cường hiệu quả các chiến dịch email tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Outreach.io là một nền tảng tương tác bán hàng được thiết kế để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình bán hàng, giúp các đội ngũ bán hàng tăng năng suất và chốt giao dịch hiệu quả hơn. Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ cho phép người dùng quản lý tương tác với khách hàng trên nhiều kênh, bao gồm email, điện thoại và mạng xã hội.

Các tính năng chính bao gồm:

• Tự động hóa quy trình gửi email.
• Quản lý công việc.
• Hệ thống báo cáo và phân tích mạnh mẽ giúp theo dõi mức độ tương tác và hiệu suất.
• Tích hợp với các hệ thống CRM phổ biến, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch và cải thiện quy trình làm việc.

Với tôi, một tính năng nổi bật của Outreach.io là khả năng cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về tương tác của khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể thấy khi nào khách hàng tiềm năng mở email hoặc nhấp vào liên kết, cho phép họ thực hiện các phản hồi kịp thời và cá nhân hóa dựa trên các tín hiệu quan trọng. Mức độ hiển thị này giúp các đội ngũ bán hàng ưu tiên những khách hàng tiềm năng triển vọng hơn và điều chỉnh chiến lược tiếp cận của họ một cách hiệu quả.

Mặc dù Outreach.io cung cấp một bộ tính năng toàn diện, một số người dùng nhận xét rằng nền tảng này có thể phức tạp trong việc thiết lập và cần thời gian làm quen để sử dụng hiệu quả. Ngoài ra, chi phí của nền tảng cũng là một yếu tố cần cân nhắc đối với các nhóm nhỏ hoặc các tổ chức có ngân sách hạn chế.

Tuy nhiên, đối với các đội ngũ bán hàng muốn mở rộng quy mô hoạt động tiếp cận và cải thiện tương tác với khách hàng tiềm năng, tôi nghĩ Outreach.io cung cấp một giải pháp mạnh mẽ có thể mang lại kết quả đáng kể.

Smartlead

Smartlead.ai là một nền tảng tương tác bán hàng được thiết kế để tối ưu hóa và tự động hóa các nỗ lực tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nền tảng này hướng đến việc nâng cao khả năng gửi email và mức độ tương tác thông qua cá nhân hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo và xoay vòng địa chỉ IP động.

Nó cung cấp các tính năng như:

• Không giới hạn số lượng tài khoản email.
• Khởi động tự động.
• Khả năng tiếp cận đa kênh, bao gồm email, SMS, LinkedIn và WhatsApp.
• Hộp thư đến thống nhất để quản lý tất cả các cuộc hội thoại ở cùng một nơi, giúp theo dõi và phản hồi thông tin liên lạc hiệu quả.

Khả năng tự động hóa của nền tảng cho phép người dùng thiết lập các chuỗi thao tác với logic điều kiện, đảm bảo việc theo dõi kịp thời và phù hợp dựa trên hành vi của người nhận.

Ngoài ra, Smartlead cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ, cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số hiệu suất chiến dịch như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ chuyển đổi. Những tính năng này giúp đội ngũ bán hàng tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Hunter.io

Hunter.io là một nền tảng tiếp cận email toàn diện được thiết kế để hỗ trợ các chuyên gia trong việc tìm kiếm và xác minh địa chỉ email, từ đó tối ưu hóa quá trình tạo khách hàng tiềm năng và tiếp cận khách hàng mới.

Các chức năng cốt lõi của nó bao gồm:

• Tìm kiếm tên miền, giúp truy xuất các địa chỉ email liên kết với một tên miền cụ thể của công ty.
• Email Finder là công cụ xác định địa chỉ email chuyên nghiệp của từng cá nhân dựa trên tên và công ty của người đó.
• Công cụ xác minh email, đảm bảo tính hợp lệ của địa chỉ email, giảm tỷ lệ email bị trả lại và tăng khả năng gửi email thành công.

Tính năng Khám phá của Hunter cũng là một cách tuyệt vời để tìm các công ty phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn. Nền tảng này phục vụ nhiều đối tượng người dùng khác nhau, bao gồm các chuyên gia bán hàng, nhà tuyển dụng, nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp.

Cấu trúc giá của nó cung cấp gói miễn phí với số lượng tìm kiếm hạn chế và nhiều gói trả phí khác nhau để đáp ứng nhu cầu và quy mô hoạt động khác nhau. Mặc dù nền tảng này được đánh giá cao về độ chính xác và giao diện thân thiện với người dùng, điều khiến tôi chưa khám phá hết tiềm năng của nó là thiếu tích hợp trực tiếp với LinkedIn.

Công cụ gọi điện chào hàng

Aircall

Aircall là hệ thống điện thoại dựa trên nền tảng đám mây, phục vụ cho các đội ngũ bán hàng và hỗ trợ, cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ các hoạt động gọi điện tiếp cận khách hàng tiềm năng. Hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp các chức năng như gọi điện chỉ bằng một cú nhấp chuột, xếp hàng chờ cuộc gọi và phân tích dữ liệu thời gian thực. Aircall tích hợp với nhiều công cụ CRM và helpdesk khác nhau, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch và cải thiện quy trình làm việc.

Tôi nghĩ một trong những điểm mạnh của Aircall nằm ở khả năng mở rộng và dễ triển khai, giúp nó phù hợp với các nhóm có quy mô khác nhau. Các tính năng phân tích thời gian thực và giám sát cuộc gọi có thể giúp người quản lý theo dõi hiệu suất của nhóm và cung cấp phản hồi kịp thời.

Tôi đã sử dụng Aircall và thấy nó khá mạnh mẽ, mặc dù trải nghiệm của tôi với ứng dụng di động hơi bị lỗi.

RingCentral

RingCentral là một nền tảng truyền thông hợp nhất bao gồm các công cụ thoại, video, nhắn tin và cộng tác. Đối với mục đích gọi điện chào hàng, nó cung cấp các tính năng như quay số tự động, ghi âm cuộc gọi, ghi chú tự động và tích hợp CRM. Ứng dụng di động và máy tính để bàn của RingCentral cho phép các đội ngũ bán hàng thực hiện và nhận cuộc gọi từ nhiều thiết bị khác nhau, hỗ trợ các kịch bản làm việc từ xa.

Các công cụ phân tích và báo cáo của nền tảng cung cấp thông tin chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời lượng và kết quả, từ đó có thể hỗ trợ xây dựng chiến lược bán hàng. Khả năng tích hợp với các hệ thống CRM cho phép quản lý dữ liệu hiệu quả.

Theo kinh nghiệm của tôi, RingCentral phục vụ các tổ chức lớn hơn với nhu cầu phức tạp hơn, có nghĩa là một nhóm nhỏ chỉ tập trung vào gọi điện chào hàng có thể sẽ hưởng lợi từ một giải pháp đơn giản hơn.

PhoneBurner

PhoneBurner là một nền tảng gọi điện tự động và tăng tốc bán hàng được thiết kế để nâng cao hiệu quả gọi điện ra ngoài. Nó cho phép các nhân viên bán hàng thực hiện cuộc gọi mà không bị chậm trễ giữa các kết nối, đồng thời tự động ghi lại hoạt động và cập nhật hồ sơ CRM để tiết kiệm thời gian quý báu.

Các tính năng như chuyển tiếp tin nhắn thoại giúp bạn khắc phục tỷ lệ nhấc máy thấp, và thậm chí còn giúp tránh được cuộc tranh luận giữa email chào hàng và gọi điện chào hàng bằng cách tự động hóa việc theo dõi email.

Bảng điều khiển phân tích của nền tảng cung cấp các chỉ số hiệu suất, giúp người quản lý xác định các nhân viên bán hàng xuất sắc và các lĩnh vực cần cải thiện. Tính dễ sử dụng và khả năng tích hợp với nhiều hệ thống CRM khác nhau của PhoneBurner giúp các nhóm muốn nâng cao hiệu quả gọi điện chào hàng dễ dàng tiếp cận nền tảng này.

Tuy nhiên, việc tập trung vào tiếp cận qua điện thoại có nghĩa là các tổ chức đang tìm kiếm công cụ tương tác đa kênh có thể cần bổ sung thêm các nền tảng khác. Đối với các nhóm ưu tiên tiếp cận qua điện thoại và muốn tối đa hóa hiệu quả cuộc gọi, PhoneBurner cung cấp các tính năng chuyên biệt.

SalesLoft

SalesLoft là một nền tảng đa năng cho phép các đội ngũ bán hàng thực hiện và so sánh việc tiếp cận khách hàng tiềm năng qua email và gọi điện thoại trực tiếp tại cùng một nơi. Không chỉ có thể thực hiện các cuộc gọi trực tiếp từ công cụ này, mà tất cả các cuộc gọi đều được ghi âm và lưu lại bằng tính năng Hội thoại của SalesLoft, phục vụ cho việc huấn luyện và phát triển kỹ năng.

Một tính năng nổi bật khác của SalesLoft là hộp thư thoại được ghi âm sẵn — không còn phải để lại những tin nhắn lặp đi lặp lại nữa.

Phần mềm này cũng tự hào sở hữu công cụ “Nhịp điệu” được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, được cho là có khả năng phân tích tín hiệu của người mua và đề xuất các hành động tốt nhất tiếp theo cho nhân viên bán hàng. Tôi chưa có cơ hội tự mình trải nghiệm SalesLoft, nhưng tôi chắc chắn rất tò mò.

Một cách tiếp cận đa kênh

Thành công trong việc tiếp cận khách hàng tiềm năng phụ thuộc vào việc hiểu rõ đối tượng mục tiêu và kiên trì mang lại giá trị. Gọi điện thoại và gửi email chào hàng không nhất thiết phải là lựa chọn hoặc cái này hoặc cái kia — trên thực tế, tôi thấy kết quả tốt nhất khi chúng được sử dụng song song.

Bạn có thể bắt đầu liên lạc bằng một email được soạn thảo cẩn thận, sau đó gọi điện thoại để nhắc lại nội dung email đó (hoặc ngược lại). Bằng cách này, bạn tạo ra nhiều điểm tiếp xúc giúp củng cố thông điệp và tăng khả năng kết nối.

Tôi khuyên bạn nên theo dõi các chỉ số của mình: Nếu bạn nhận thấy email của mình có tỷ lệ mở cao nhưng tỷ lệ phản hồi thấp, có thể bạn cần gọi điện nhiều hơn để thu hút những khách hàng tiềm năng đó. Nếu các cuộc gọi của bạn không được trả lời, có lẽ bạn nên gửi email để tạo sự thân thiện trước hoặc cung cấp lý do để họ mong đợi cuộc gọi của bạn.

Cuối cùng, hãy luôn thử nghiệm và cải tiến. Tiếp cận khách hàng tiềm năng vừa là nghệ thuật vừa là khoa học. Theo dõi tỷ lệ mở và phản hồi email tiếp cận khách hàng tiềm năng, ghi nhận tỷ lệ gọi điện thành công và kết quả cuộc gọi, và tinh chỉnh phương pháp của bạn khi bạn học hỏi được nhiều điều. Và hãy nhớ, mỗi lời từ chối sẽ đưa bạn đến gần hơn với một lời đồng ý khi bạn cam kết cải thiện.

Với những hiểu biết từ sự so sánh này cùng các công cụ và lời khuyên được cung cấp, tôi hy vọng bạn đã được trang bị đầy đủ để xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng tiềm năng, biến người lạ thành khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Chúc may mắn!