Dự báo doanh số — Khái niệm và cách lập dự báo

Ban lãnh đạo công ty cần dự báo doanh số để đưa ra các quyết định thực tế về tuyển dụng, phân bổ ngân sách nghiên cứu và phát triển, đầu tư vốn, và nhiều hơn nữa. Tôi cũng thấy chúng hữu ích đối với một nhân viên bán hàng cá nhân để đánh giá tiến độ bán hàng, xem xét mức độ đạt chỉ tiêu và ước tính hoa hồng cho một kỳ trả lương nhất định.

Tôi biết rằng việc dự báo doanh số có vẻ đầy rủi ro và không chắc chắn vì bạn đang cố gắng ước tính doanh thu tạo ra từ các khách hàng tiềm năng mà, theo một nghĩa nào đó, là hư cấu. May mắn thay, thông qua hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn hiểu dự báo doanh số là gì, nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn, cách tạo ra các dự báo doanh số chính xác có tính đến các hạn chế, cũng như các công cụ và mẹo bạn có thể sử dụng để làm cho quá trình dự báo doanh số dễ dàng hơn. Hãy cùng bắt đầu.

Dự báo doanh số là gì?

Dự báo doanh số ước tính doanh thu bán hàng trong tương lai trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc này được thực hiện bằng cách phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xác định các mô hình và xu hướng, và sử dụng thông tin quá khứ đó để dự đoán doanh thu mà bộ phận sẽ tạo ra trong tương lai.

Dưới đây là một vài yếu tố bạn có thể cân nhắc khi lập dự báo doanh số:

• Các yếu tố kinh tế có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Tình hình hiện tại của thị trường và vị thế mà doanh nghiệp đang nắm giữ trong thị trường đó.
• Ngân sách của bạn dành cho việc thu hút khách hàng .

Nếu bạn đang ra mắt một sản phẩm hoặc tính năng mới, đội ngũ bán hàng sẽ cố gắng dự đoán doanh số cho ba kịch bản: kịch bản tốt nhất, kịch bản tệ nhất và kịch bản khả thi nhất — thường là trường hợp nằm giữa hai kịch bản đầu tiên.

Tôi nhận thấy dự báo doanh số rất quan trọng vì nó cho phép các công ty đặt ra mục tiêu doanh số thực tế, theo dõi tiến độ theo thời gian và ước tính doanh thu trong tương lai.

Vì bộ phận kế toán sử dụng dự báo doanh số để xác định ngân sách cho các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, ước tính kết quả tài chính, đánh giá rủi ro tài chính và lập kế hoạch kinh doanh tổng thể, nên sẽ rất khó để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu hoặc đặt ra các mục tiêu doanh số SMART nếu không có dự báo chính xác.

Dự báo doanh số so với ước tính doanh số

Tôi từng nghe một số chuyên gia bán hàng sử dụng "dự báo doanh số" và "ước tính doanh số" như thể hai thuật ngữ này có thể thay thế cho nhau, nhưng theo tôi, chúng thực chất là khác biệt (mặc dù cũng có một số điểm trùng lặp).

Dự báo doanh số là ước tính ngắn hạn về doanh số trong tương lai , thường dựa trên dữ liệu quá khứ kết hợp với điều kiện thị trường hiện tại. Dự báo có thể kéo dài từ một đến sáu tháng, phổ biến nhất là hàng quý, và nhiều tổ chức cập nhật thường xuyên khi có thông tin mới liên quan.

Dự báo doanh số dựa trên dữ liệu và mục đích cuối cùng là đưa ra ước tính thực tế về doanh thu bán hàng trong những tháng tới để hỗ trợ nhiều chức năng kinh doanh khác.

Mặt khác, dự báo doanh số lại nhìn xa hơn – thường là trong khung thời gian một năm trở lên. Nó cũng dựa trên dữ liệu và được các bộ phận khác trong doanh nghiệp sử dụng cho mục đích lập kế hoạch, nhưng nó tính đến các mục tiêu tăng trưởng từ ban lãnh đạo và bộ phận bán hàng.

Do đó, tôi xem dự báo doanh số là một ước tính mang tính tham vọng hơn là một dự báo đơn thuần, mô tả những gì công ty hy vọng đạt được nếu bộ phận bán hàng có thể đáp ứng được các mục tiêu đầy tham vọng nhưng vẫn khả thi.

Ví dụ về dự báo doanh số

Vì hầu hết các công ty không mấy cởi mở về dự báo doanh số hiện tại của họ, nên tôi đã tạo ra hai ví dụ về các công ty SaaS để bạn có thể hình dung dự báo của riêng mình sẽ như thế nào.

Ví dụ 1: Công ty SaaS cung cấp phần mềm tự động hóa tiếp thị cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hồ sơ công ty

• Sản phẩm: Nền tảng tự động hóa tiếp thị hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).
• Mô hình định giá: Dựa trên đăng ký, với các gói hàng tháng và hàng năm.
• Doanh thu định kỳ hàng năm hiện tại (ARR ): 1 triệu đô la.
• Mục tiêu: Đạt doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) 2,5 triệu đô la vào cuối năm.

Các giả định dự báo

• Tỷ lệ thu hút khách hàng: Công ty dự định tăng chi tiêu tiếp thị và kỳ vọng tỷ lệ thu hút khách hàng mới sẽ tăng 10% mỗi tháng.
• Tỷ lệ khách hàng rời bỏ: Tỷ lệ khách hàng rời bỏ trung bình là 2% mỗi tháng, phù hợp với dữ liệu lịch sử của công ty.
• Doanh thu mở rộng: Công ty giới thiệu các tiện ích bổ sung và dự kiến ​​5% khách hàng sẽ nâng cấp trong vòng 6 tháng, dẫn đến tăng doanh thu định kỳ hàng năm (ARR).

Tóm tắt dự báo

Dự báo này cho thấy doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) sẽ tăng trưởng ổn định, chủ yếu nhờ việc thu hút khách hàng mới và tỷ lệ khách hàng rời bỏ thấp. Việc bổ sung các gói nâng cấp từ khách hàng hiện tại hỗ trợ tăng doanh thu ổn định, phù hợp với mục tiêu ARR 2,5 triệu đô la của công ty vào cuối năm.

Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều dự báo doanh số thường có giọng điệu lạc quan tương tự, với doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) cuối kỳ vượt quá mục tiêu đã đề ra. Cách làm này tạo ra sự linh hoạt trong dự báo nếu bộ phận bán hàng hoạt động kém hiệu quả trong một vài tháng trong năm.

Ví dụ 2: Công ty phần mềm doanh nghiệp B2B cung cấp nền tảng phân tích dữ liệu.

Hồ sơ công ty

• Sản phẩm: Phần mềm phân tích dữ liệu được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn.
• Mô hình định giá: Hợp đồng hàng năm với quy mô giao dịch trung bình là 100.000 đô la.
• Doanh thu định kỳ hàng năm hiện tại: 5 triệu đô la.
• Mục tiêu: Đạt mức tăng trưởng doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) 30%, hướng tới mục tiêu đạt 6,5 triệu đô la ARR vào cuối năm.

Các giả định dự báo

• Các hợp đồng mới: Công ty dự kiến ​​sẽ hoàn tất năm hợp đồng mới mỗi quý, đóng góp 500.000 đô la doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) mỗi quý.
• Tỷ lệ khách hàng rời bỏ: Do hết hạn hợp đồng và cạnh tranh, công ty ghi nhận tỷ lệ khách hàng rời bỏ hàng năm là 5%, tính theo quý là 1,25%.
• Mở rộng doanh số: Đội ngũ bán hàng đặt mục tiêu đạt tỷ lệ bán thêm 10% trên các hợp đồng hiện có bằng cách cung cấp thêm các tính năng và dịch vụ tư vấn.

Tóm tắt dự báo

Với doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) từ việc bán thêm sản phẩm giúp bù đắp cho ARR bị mất do khách hàng rời bỏ, ARR tăng thêm từ các giao dịch mới sẽ nhanh chóng cộng dồn, giúp đội ngũ bán hàng đạt được mục tiêu 6,5 triệu đô la trong dự báo này.

Như tôi đã giải thích trong Ví dụ 1, dự báo này có một khoản dự phòng gần 500.000 đô la, giúp đảm bảo công ty vẫn có thể đạt được mục tiêu nếu có một hoặc hai quý tăng trưởng chậm lại.

Việc dự báo doanh số bán hàng mang lại những lợi ích gì?

Việc dự báo doanh số (và doanh thu) giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về hoạt động kinh doanh và theo dõi tiến độ của công ty hướng tới các mục tiêu dài hạn. Dưới đây là một số lý do tại sao dự báo doanh số lại quan trọng.

Đưa ra những quyết định tốt hơn.

Dự báo doanh số cung cấp dữ liệu quan trọng giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về giá cả sản phẩm, tài chính, nhu cầu nhân sự, chiến lược tiếp thị và quy trình bán hàng. Các nhóm kinh doanh thường tự tin hơn khi đưa ra quyết định dựa trên dự báo thực tế thay vì cảm tính.

Ví dụ, tôi đã sử dụng dự báo doanh số để giúp các nhóm của mình đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong đàm phán giá cả, từ đó giúp họ và công ty kiếm được nhiều tiền hơn. Biết rằng chúng tôi đang trong giai đoạn nhu cầu tương đối cao, chúng tôi đã có thể đưa ra mức giá cao hơn — và kết quả cho thấy hầu hết khách hàng tiềm năng đều sẵn sàng trả mức giá mà chúng tôi yêu cầu.

Đặt mục tiêu SMART.

Nhân viên bán hàng thường là những người đầy tham vọng, luôn cố gắng vượt chỉ tiêu; tuy nhiên, việc yêu cầu họ chốt nhiều giao dịch hơn khả năng thực tế sẽ khiến họ mất đi sự nhiệt tình và niềm yêu thích công việc — dẫn đến việc không đạt chỉ tiêu và doanh thu giảm sút.

Dự báo doanh số giúp bạn đặt ra những mục tiêu khả thi dựa trên dữ liệu thực tế. Kinh nghiệm cá nhân của tôi cho thấy mục tiêu là nền tảng của thành công, và cũng có rất nhiều nghiên cứu khoa học về sức mạnh của mục tiêu từ gần một thế kỷ trước. Thật vậy, McKinsey đã gọi việc đặt mục tiêu là một trong bốn yếu tố cơ bản của quản lý hiệu suất . Mục tiêu tốt hơn dẫn đến kết quả tốt hơn.

Lập ngân sách rõ ràng.

Các dự báo doanh số chính xác cho thấy xu hướng tiềm năng tăng trưởng kinh tế và doanh thu. Việc tính đến các yếu tố này cho phép bạn cân bằng chi phí và doanh thu, đồng thời phân bổ nguồn lực cho đúng đội ngũ và kênh phân phối.

Bạn cũng có thể dự đoán được lượng vốn mình sẽ có sẵn trong giai đoạn dự báo, cho phép bạn đầu tư vào phần mềm mới hoặc đào tạo nhân sự chủ chốt mang lại lợi nhuận thiết thực.

Theo kinh nghiệm của tôi, một nhóm không có dự báo doanh số đáng tin cậy thường bị tê liệt bởi nỗi sợ hãi, không dám thực hiện các khoản chi tiêu cần thiết. Việc tính toán các con số trong dự báo doanh số sẽ giúp bạn tự tin đầu tư một cách khôn ngoan.

Quản lý kho hàng tốt hơn.

Nếu bạn bán các sản phẩm vật lý, dự báo doanh số sẽ giúp bạn quyết định cần bao nhiêu hàng tồn kho và nên dự trữ những sản phẩm nào. Hàng tồn kho rất tốn kém, và Báo cáo Chuẩn mực Quản lý Hàng tồn kho năm 2024 của Netstock cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ lớn nhất với hơn 500 nhân viên có tỷ lệ hàng tồn kho dư thừa lên tới 44%.

Với dự báo doanh số chính xác hơn, bạn có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu chính xác của khách hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí và từ đó tăng lợi nhuận.

Đáp ứng nhu cầu nhân sự.

Dự báo doanh số chính xác giúp bạn xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết để xử lý các giao dịch dự kiến. Nếu dự báo yêu cầu bạn cần nhiều người hơn trong nhóm, bạn sẽ có thể tuyển dụng, hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới để xử lý số lượng giao dịch dự kiến ​​trong một khoảng thời gian nhất định.

Tôi cũng thấy các dự báo doanh số rất hữu ích trong việc xác định các xu hướng theo mùa tinh tế và những thay đổi khác trong ngành mà có thể đã bị bỏ qua. Nhờ các dự báo chính xác, đôi khi tôi có thể dựa vào nhân tài tự do để vượt qua những giai đoạn nhu cầu tăng cao tạm thời mà không làm giảm trải nghiệm khách hàng hoặc thừa nhân viên.

Cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng.

Tôi sẽ không nêu tên ai ở đây, nhưng tôi không khó để nhớ lại những trải nghiệm dịch vụ khách hàng tồi tệ nhất của mình. Dự báo doanh số chính xác thực sự có thể giúp ngăn chặn những khoảnh khắc phá vỡ thương hiệu bằng cách giúp bạn chuẩn bị đội ngũ chăm sóc khách hàng của mình.

Nếu bạn biết mình sẽ có thêm X giao dịch trong đợt tăng tốc cuối quý, ban lãnh đạo có thể chuẩn bị cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng xử lý hiệu quả các cuộc gọi, email hoặc tin nhắn trò chuyện từ khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại bằng cách trang bị cho nhân viên các nguồn lực như mẫu biểu và công cụ tự động hóa để giúp công việc của họ dễ dàng hơn và có khả năng mở rộng hơn.

Đánh giá hiệu quả bán hàng.

Dự báo doanh số dựa trên hiệu quả hoạt động theo thời gian. Nếu bạn ước tính nhóm của mình sẽ chốt được các hợp đồng trị giá 1 triệu đô la trong nửa đầu năm và cuối cùng chỉ thu về 700.000 đô la, bạn sẽ biết cần phải điều tra thêm.

Có thể nhóm hoặc quy trình của bạn có một mắt xích yếu, hoặc có thể năm trước bạn đã có một năm thành công vượt trội mà năm sau không thể lặp lại. Dù thế nào đi nữa, việc xem xét kỹ lưỡng kết quả dự báo có thể giúp bạn khám phá ra những cách thức mới để cải thiện quy trình bán hàng của mình .

Cách lập dự báo doanh số

Để lập dự báo doanh số chính xác, tôi khuyên bạn nên thực hiện theo sáu bước sau.

Xác định các cơ hội bán hàng tiềm năng.

Bước đầu tiên để lập dự báo doanh số là xác định các cơ hội bán hàng tiềm năng. Để làm được điều đó, hãy xem xét bốn yếu tố sau:

• Sản phẩm. Hãy nêu rõ các loại sản phẩm bạn đang bán (hoặc đã bán). Những sản phẩm này có đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiềm năng không? Việc bán những sản phẩm này sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp?
• Dịch vụ và giải pháp. Nếu công ty của bạn cung cấp dịch vụ và/hoặc giải pháp bên cạnh sản phẩm, hãy cân nhắc doanh thu bổ sung mà bạn có thể tạo ra từ đó.
• Thanh toán một lần. Nếu khách hàng chỉ cần thanh toán cho sản phẩm của bạn một lần, bạn cần cân nhắc số lượng sản phẩm cần bán để đạt mục tiêu doanh số.
• Đăng ký thuê bao. Nếu bạn sử dụng mô hình kinh doanh đăng ký thuê bao , hãy tính đến việc gia hạn thuê bao hàng tháng và hàng năm vào dữ liệu định lượng để lập dự báo doanh số.

Lưu ý: Một tổ chức có thể sử dụng cả hình thức thanh toán một lần và thanh toán định kỳ như một phần trong chiến lược bán hàng tổng thể của mình.

Xem xét lại dữ liệu lịch sử.

Cách tốt nhất để đảm bảo dự báo doanh số của bạn chính xác là phân tích kỹ lưỡng dữ liệu từ những năm trước, bao gồm số lượng khách hàng tiềm năng bạn có được, số lượng khách hàng tiềm năng bạn đã chuyển đổi và số lượng khách hàng tiềm năng bị mất. Dữ liệu này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng bán hàng, điều kiện thị trường và các kỹ thuật bán hàng hiệu quả — tất cả những yếu tố này sẽ quyết định dự báo của bạn cho tương lai.

Matthew Ramirez , chủ sở hữu của Rephrasely , hiểu rõ dữ liệu lịch sử có thể là cơ sở đáng tin cậy để đưa ra những dự báo chính xác hơn.

“Nếu một công ty biết rằng 10% khách truy cập trang web của họ thực hiện mua hàng, họ có thể sử dụng thông tin này để ước tính khối lượng doanh số mà họ sẽ tạo ra từ một số lượng khách truy cập trang web nhất định,” Ramirez nói.

“Bằng cách thiết lập mối tương quan giữa dữ liệu hiện tại liên quan đến quy trình bán hàng và mục tiêu bán hàng trong tương lai, người ta có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động bán hàng của mình.”

Lưu ý: Các chuyên viên bán hàng thường sử dụng các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng khác được thảo luận trong phần tiếp theo để theo dõi các cơ hội bán hàng, thông tin liên hệ khách hàng, lịch sử và kết quả.

Phân tích các yếu tố thị trường và tính mùa vụ.

Sau khi xem xét dữ liệu lịch sử, hãy phân tích môi trường thị trường để xác định các lĩnh vực tăng trưởng tiềm năng trong ngành của bạn. Ghi chú lại bất kỳ trở ngại nào có thể cản trở bạn đạt được mục tiêu doanh số trong giai đoạn dự kiến ​​(ví dụ: quý tiếp theo hoặc năm tiếp theo).

Hãy cố gắng ước tính những thay đổi có thể xảy ra trong hành vi của khách hàng do các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như điều kiện kinh tế và tình hình chính trị. Ví dụ, tôi nhận thấy rằng các mùa bầu cử như mùa vừa qua làm gia tăng sự bất ổn và có thể khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trì hoãn các quyết định mua hàng quan trọng.

Hãy xem xét cả những biến động ngắn hạn do yếu tố mùa vụ (ví dụ: ngày lễ và các thời kỳ nhu cầu tăng đột biến) cũng như những thay đổi dài hạn. Những xu hướng này có thể xuất phát từ sự tiến bộ công nghệ hoặc các yếu tố đột phá khác tác động đến thói quen mua sắm truyền thống.

Thu thập thông tin từ đội ngũ bán hàng của bạn.

Tiếp theo, hãy thu thập dữ liệu định tính về đóng góp cá nhân của từng thành viên trong đội ngũ bán hàng và quy trình bán hàng của họ. Hãy hỏi nhóm của bạn về những điều sau đây.

- Hạn ngạch

Hãy hỏi từng thành viên trong nhóm về chỉ tiêu doanh số hiện tại của họ , tức là số lượng doanh số/doanh thu tối thiểu mà một nhân viên bán hàng phải đạt được trong một tháng, một quý hoặc một năm. Việc nắm được kỳ vọng về doanh số của các thành viên trong nhóm có thể giúp bạn đặt ra các mục tiêu bán hàng thực tế cho họ.

- Giá cả

Việc nắm rõ giá trị của các sản phẩm và/hoặc dịch vụ được bán giúp bạn đưa ra các dự báo chính xác hơn vì bạn có thể nhân doanh thu của một giao dịch với số lượng cơ hội bán hàng dự kiến ​​sẽ thành công.

- Chu kỳ bán hàng

Chu kỳ bán hàng là khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất một giao dịch bán hàng. Nó bắt đầu từ lần liên hệ đầu tiên với khách hàng tiềm năng và kết thúc bằng việc thanh toán. Các sản phẩm và dịch vụ khác nhau có chu kỳ bán hàng khác nhau, vì vậy việc hiểu rõ chu kỳ của từng sản phẩm/dịch vụ sẽ giúp bạn có được số liệu chính xác.

Xác định mục tiêu bán hàng.

Mục tiêu bán hàng là những mục tiêu có thể đo lường được, hướng dẫn đội ngũ bán hàng trong các hoạt động bán hàng hàng ngày và giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược. Những mục tiêu này thường dựa trên các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu bán hàng , chẳng hạn như tỷ lệ thắng, tăng trưởng hàng năm (YoY) và tổng doanh thu.

Tôi nhận ra rằng việc đặt ra mục tiêu doanh số thực tế là rất quan trọng để dự báo doanh số chính xác. Dưới đây là ba điều cần xem xét khi đặt mục tiêu doanh số cho công ty của bạn.

- Năng lực của đội ngũ bán hàng của bạn

Nếu đội ngũ bán hàng của bạn có đủ thành viên để hoạt động ở nhiều khu vực địa lý khác nhau, bạn có thể đặt ra những mục tiêu lớn cho họ. Nhưng nếu bạn có một đội ngũ nhỏ, tập trung vào thị trường địa phương, thì mục tiêu nên phản ánh quy mô đó.

- Thành phần cấu tạo của sản phẩm/dịch vụ của bạn

Việc xác định xem sản phẩm của bạn thuộc loại “chi phí thấp – số lượng lớn” hay “số lượng nhỏ – chi phí cao” có thể giúp bạn đặt ra các mục tiêu bán hàng thực tế. Ví dụ, nếu sản phẩm của bạn thuộc loại chi phí thấp – số lượng lớn, bạn sẽ tập trung vào số lượng sản phẩm bán ra. Nhưng nếu bạn kinh doanh theo mô hình chi phí cao – số lượng nhỏ, bạn sẽ tập trung hơn vào tổng giá trị doanh thu (bằng đô la).

- Sáng kiến ​​bán hàng

Nếu nhóm của bạn có bất kỳ sáng kiến ​​bán hàng hoặc tiếp thị nào sắp tới, hãy đưa chúng vào mục tiêu đã đặt ra. Những sáng kiến ​​nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng này có thể bao gồm mở rộng sang thị trường mới hoặc ra mắt sản phẩm hoặc chiến dịch tiếp thị mới.

Đưa ra các giả định và điều chỉnh khi cần thiết.

Đến thời điểm này, bạn đã có hầu hết các dữ liệu cần thiết — cả định lượng và định tính — để đưa ra dự báo doanh số chính xác. Hãy nhớ rằng việc dự báo doanh số và doanh thu là một quá trình phức tạp với rất nhiều yếu tố khác nhau.

Thay vì sa đà vào chi tiết, hãy nhanh chóng đưa ra giả định và điều chỉnh khi phân tích dữ liệu. Tôi thích chọn một con số giả định để đại diện cho doanh số dự kiến ​​trong tương lai, sau đó tính toán ngược lại những gì cần thiết (nguồn lực và điều kiện) để đạt được con số đó. Tôi thực hiện các phép tính để giúp chúng ta xem xét khả năng đạt được con số đã chọn, rồi điều chỉnh con số giả định và/hoặc các yếu tố ảnh hưởng khác để có một lộ trình thực tế hơn.

Tôi cũng thích sử dụng các yếu tố như biểu đồ, đồ họa thông tin, ma trận và sơ đồ để trực quan hóa các dự báo, xác định các mô hình và xu hướng, và truyền đạt dữ liệu cho các bên liên quan để giúp họ đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.

Công cụ tính toán tỷ lệ chuyển đổi bán hàng và tỷ lệ chốt đơn cũng có thể hỗ trợ quá trình này.

Hãy nhớ rằng, dự báo doanh số không phải là việc đạt được độ chính xác 100% ngay từ lần đầu tiên. Thay vào đó, đó là quá trình cải tiến liên tục cho phép bạn đạt được những con số chính xác hơn theo thời gian.

Các loại công cụ dự báo doanh số bạn cần

Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM)

Có rất nhiều công cụ dự báo doanh số tiên tiến mà tôi sẽ đề cập bên dưới, nhưng tôi thậm chí không thể tưởng tượng việc tạo ra một dự báo chính xác mà không có giải pháp CRM. Cho dù bạn đang dựa vào khả năng dự báo hay bạn đang sử dụng một giải pháp khác, CRM của bạn với dữ liệu về khách hàng tiềm năng, khách hàng triển vọng, khách hàng hiện tại và các giao dịch đã hoàn tất là yếu tố cơ bản nhất để có một dự báo doanh số đầy đủ thông tin.

Công cụ Trí tuệ Kinh doanh (BI)

Các công cụ BI được thiết kế để phân tích dữ liệu thô của tổ chức bạn và phát hiện các mẫu và xu hướng có ý nghĩa. Các công cụ như Tableau và Power BI của Microsoft tiếp nhận lượng lớn dữ liệu thô và biến chúng thành các hình ảnh trực quan giúp bạn hiểu rõ hơn những gì đang thực sự diễn ra trong doanh nghiệp của mình.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, một công cụ BI chuyên dụng có thể không phải là khoản chi phí cần thiết, nhưng chúng lại rất quan trọng khi doanh nghiệp phát triển về quy mô và độ phức tạp. HG Insights dự đoán rằng 59,7 tỷ đô la sẽ được chi cho phần mềm BI trong giai đoạn 12 tháng từ tháng 3 năm 2024 đến năm 2025, và hơn một nửa trong số đó (54%) dự kiến ​​sẽ đến từ các công ty có doanh thu từ 5 tỷ đô la trở lên.

Giải pháp phân tích doanh số

Tôi đã chứng kiến ​​sự khác biệt rất lớn giữa các giải pháp phân tích doanh số. Một công ty khởi nghiệp có thể chỉ có một bảng tính cơ bản, về mặt kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu này, bằng cách tính trung bình số lượng giao dịch mà nhân viên bán hàng thực hiện trong một khoảng thời gian điển hình và sử dụng tỷ lệ chốt đơn của họ để xây dựng một dự báo tạm ổn.

Ngược lại, một công cụ chuyên dụng dành cho doanh nghiệp sẽ tích hợp với phần còn lại của hệ thống công nghệ của bạn và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xây dựng các dự báo dựa trên lượng dữ liệu khổng lồ được tạo ra trong quá trình bán hàng.

Giải pháp phù hợp nhất với bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của bạn, nhưng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ những điều cơ bản và sử dụng những phát hiện của mình — cả thành công và thiếu sót — để đưa ra quyết định mua các công cụ phân tích nâng cao hơn.

Công cụ dự báo doanh số

Các công cụ dự báo doanh số nhằm mục đích cho thấy công ty của bạn sẽ tạo ra bao nhiêu doanh thu trong tương lai. Những công cụ này dự đoán chính xác hiệu suất bán hàng trong tương lai bằng cách phân tích số lượng khách hàng tiềm năng, giá trị kênh bán hàng và tỷ lệ chốt giao dịch của bạn.

Phần mềm dự báo doanh số trả lời ba câu hỏi:

• Chúng ta kỳ vọng sẽ thu được bao nhiêu doanh thu trong tương lai?
• Loại khách hàng tiềm năng nào có tác động lớn nhất đến dự đoán của chúng ta?
• Doanh số bán hàng trong quá khứ giúp chúng ta dự đoán doanh thu như thế nào?

Khi đã trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ biết nên theo đuổi những khách hàng tiềm năng nào, tập trung vào những hoạt động bán hàng nào, liệu có nên điều chỉnh chỉ tiêu doanh số của đội ngũ bán hàng hay không, và làm thế nào để thúc đẩy doanh số cho công ty của bạn.

Bạn muốn biết công cụ dự báo doanh số nào có thể giúp bạn dự đoán doanh thu bán hàng chính xác? Dưới đây là năm công cụ như vậy.

Anaplan

Anaplan là một nền tảng lập kế hoạch kết nối phục vụ các doanh nghiệp lớn bằng cách cung cấp các giải pháp về tài chính, lập kế hoạch hoạt động, lập kế hoạch cung ứng, bán hàng và tiếp thị, cũng như quản lý nhân sự và lực lượng lao động.

Anaplan có công cụ dự báo doanh số cho phép các đội ngũ bán hàng tích hợp và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt. Với Anaplan, các quản lý bán hàng có thể lập dự báo theo từng khách hàng, dòng sản phẩm hoặc khu vực. Tôi thích tính năng “Thông tin dự báo” của họ, giúp các quản lý bán hàng xác định các cơ hội đầy triển vọng để họ có thể phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng cơ hội.

Điều tôi thích: Mặc dù Anaplan không phải là CRM, nhưng nó tập trung vào việc giúp các đội ngũ tài chính, bán hàng, tiếp thị, nhân sự và vận hành phối hợp với nhau để tăng doanh thu. Tôi nghĩ điều này cho phép luồng dữ liệu được lưu chuyển hiệu quả và loại bỏ các kho dữ liệu riêng lẻ có thể cản trở sự phát triển của doanh nghiệp.

Các tính năng chính:

• Công cụ này cung cấp dự báo doanh số chính xác cho các nhà lãnh đạo công ty, giúp các bộ phận kinh doanh (bao gồm tài chính, bán hàng, tiếp thị và nhân sự) đưa ra quyết định tốt hơn.
• Công cụ này cung cấp cho các nhóm cái nhìn rõ ràng về doanh số và doanh thu của họ, cho phép họ phân tích các kênh bán hàng này trên nhiều khía cạnh khác nhau.
• Công cụ này cho phép các nhóm tạo ra các tiêu chuẩn dự báo doanh số dựa trên hiệu suất bán hàng trong quá khứ và dữ liệu từ bên thứ ba.

Giá cả: Anaplan có ba cấp giá: Cơ bản, Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp. Họ cung cấp mức giá tùy chỉnh tùy thuộc vào cấp độ bạn chọn, nhưng bạn nên dự kiến ​​mức phí tối thiểu là năm chữ số mỗi năm.

Keap

Keap là một công cụ tự động hóa bán hàng và tiếp thị toàn diện, giúp các doanh nghiệp nhỏ thu thập và chuyển đổi khách hàng tiềm năng bằng các tính năng tự động hóa, dự báo và quản lý.

Điều tôi thích: Mặc dù Keap là một hệ thống CRM được thiết kế chủ yếu cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với nhiều giải pháp phần mềm bán hàng và tiếp thị hiện có, bao gồm BigCommerce, Gmail, Leadpages, WordPress và Zapier. Tôi nghĩ rằng khả năng tương thích này tạo ra một vòng phản hồi mượt mà giữa tiếp thị và bán hàng, giúp các đội ngũ bán hàng dễ dàng tiếp cận và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng mới.

Các tính năng chính:

• Công cụ này cho phép người dùng tạo nhiều quy trình bán hàng tùy chỉnh, đồng bộ với CRM của Keap để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền.
• Tính năng tự động hóa của Keap giúp bạn thu thập khách hàng tiềm năng mới, gửi email và theo dõi, cũng như dẫn dắt khách hàng tiềm năng qua quy trình bán hàng của bạn.
• Công cụ này cung cấp các phân tích cho thấy hiệu suất của quy trình bán hàng của bạn. Bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều báo cáo khác nhau, bao gồm thời gian trung bình của mỗi giao dịch, tỷ lệ chuyển đổi giao dịch theo từng giai đoạn và dự báo doanh thu giao dịch.

Giá cả: Trước đây Keap cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau. Chi phí sẽ tăng lên tùy thuộc vào số lượng người dùng và số liên hệ bạn cần, mặc dù bạn có thể được giảm giá nhẹ nếu thanh toán hàng năm.

Pipedrive

Pipedrive là một nền tảng CRM và quản lý quy trình bán hàng tập trung vào khách hàng, cho phép các nhóm thuộc mọi quy mô thiết lập quy trình bán hàng, theo dõi tiến độ và tự động hóa quá trình tăng trưởng.

Công cụ này được thiết kế trực quan và có khả năng tùy chỉnh cao, cho phép nhân viên bán hàng xem toàn bộ quy trình bán hàng của họ trong nháy mắt và tùy chỉnh nó cho phù hợp với chu kỳ bán hàng của mình. Các quản lý bán hàng có thể sử dụng dữ liệu mà Pipedrive thu thập từ kênh bán hàng của họ để dự báo khối lượng bán hàng và doanh thu.

Điều tôi thích: Hầu hết các phần mềm CRM đều phục vụ cho các bộ phận kinh doanh khác nhau, bao gồm tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Pipedrive ưu tiên bộ phận bán hàng và có các tính năng đặc biệt giúp nhân viên bán hàng đạt (và vượt) chỉ tiêu doanh số.

Các tính năng chính:

• Pipedrive tự động hóa các quy trình như chấm điểm khách hàng tiềm năng và tương tác với khách hàng tiềm năng, giúp nhân viên bán hàng có thêm thời gian để thực hiện các nhiệm vụ cần đến sự can thiệp của con người.
• Công cụ này có các tính năng quản lý giao dịch như chatbot tùy chỉnh, biểu mẫu web và cập nhật tiến độ bán hàng theo thời gian thực, giúp đội ngũ bán hàng tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
• Pipedrive cho phép người dùng phân loại, lọc, phân đoạn và sắp xếp khách hàng tiềm năng để tạo ra các danh sách tùy chỉnh mà họ có thể nhắm mục tiêu bằng các thông điệp cá nhân hóa.
• Pipedrive cung cấp các báo cáo bán hàng toàn diện nhưng dễ hiểu, giúp nhân viên bán hàng nắm rõ tình trạng của quy trình bán hàng của họ.

EngageBay

EngageBay là một nền tảng CRM đa năng được thiết kế để giúp các đội ngũ tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng thu hút, nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Với EngageBay, người dùng có thể ghi lại và phân tích dữ liệu bán hàng và tiếp thị của họ để đưa ra các dự báo và điều chỉnh chính xác.

Điều tôi thích: EngageBay là một giải pháp tích hợp có mọi thứ mà các bộ phận kinh doanh tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cần để hướng dẫn khách hàng tiềm năng trong suốt hành trình mua hàng của họ.

Có những công cụ tiếp thị mạnh mẽ, bao gồm tiếp thị qua email, tự động hóa tiếp thị, tạo khách hàng tiềm năng và các công cụ mạng xã hội. Ngoài ra còn có một phần mềm CRM miễn phí giúp người dùng lưu trữ thông tin khách hàng và hàng loạt công cụ bán hàng cho phép người dùng tạo nhiều kênh bán hàng, tự động hóa quy trình bán hàng và gửi chuỗi email.

Cuối cùng, có những công cụ dịch vụ như tổng đài hỗ trợ, biểu mẫu phản hồi và cơ sở kiến ​​thức cho phép đội ngũ hỗ trợ khách hàng cung cấp dịch vụ tốt hơn cho cả khách hàng hiện tại và tiềm năng.

Các tính năng chính:

• EngageBay cho phép bạn chạy bao nhiêu quy trình bán hàng tùy thích. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc được thiết lập sẵn để phân loại các quy trình đang hoạt động.
• Với EngageBay, bạn có thể theo dõi và hiểu rõ hơn về những gì khách hàng làm và cách họ tương tác trên trang web của bạn.
• Nếu đội ngũ bán hàng của bạn không đạt chỉ tiêu do thiếu nhiệt huyết, tôi rất thích tính năng trò chơi hóa bán hàng của EngageBay vì nó cho phép bạn tạo ra một cuộc cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên bán hàng để khuyến khích họ nỗ lực hết mình.

Giá cả: EngageBay có phiên bản miễn phí, và các gói trả phí được tính theo người dùng mỗi tháng. Gói cơ bản có giá 12,74 đô la mỗi tháng. Gói tăng trưởng có giá 55,24 đô la mỗi tháng. Gói chuyên nghiệp có giá 101,99 đô la mỗi tháng.

Mẹo lập dự báo doanh số

Nếu bạn bắt đầu quá trình dự báo doanh số từ đầu, việc có được những con số chính xác có thể rất khó khăn. Dưới đây là một số lời khuyên của tôi để đảm bảo dự báo doanh số của bạn cung cấp thông tin đầy đủ và đáng tin cậy.

Nắm rõ số liệu bán hàng của bạn.

Dự báo doanh số cần dựa trên dữ liệu thực tế. Trước khi lập dự báo, tôi khuyên bạn nên tính toán doanh số bán hàng trong quá khứ và hiện tại.

Hãy tính toán xem doanh thu mà doanh nghiệp của bạn đã tạo ra trong vài tháng qua. Sau đó, phân tích quy trình bán hàng hiện tại, bao gồm khách hàng tiềm năng, khách hàng triển vọng và các giao dịch đã hoàn tất. Tính toán tỷ lệ thắng và tỷ lệ chuyển đổi, và sử dụng các con số này để dự đoán số lượng giao dịch mà bạn có khả năng hoàn tất trong tương lai gần.

Việc nắm rõ doanh số bán hàng sẽ giúp bạn đưa ra dự báo thực tế về khả năng đạt được của đội ngũ bán hàng vào cuối kỳ dự kiến.

Nghiên cứu xu hướng và tiêu chuẩn ngành.

Việc chú trọng đến xu hướng ngành có thể giúp bạn dự đoán được những thay đổi trong hành vi của khách hàng.

Brandon Kent, phó chủ tịch của Telemark Diversified Graphics , khuyên các nhân viên bán hàng nên “nghiên cứu các tiêu chuẩn ngành và so sánh dự báo của mình với các doanh nghiệp hoặc đối thủ cạnh tranh tương tự. Điều này giúp xác thực các giả định của bạn và cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả hoạt động.”

Tôi nghĩ Kent nói đúng. Các công ty như Forrester và Gartner theo dõi sát sao các xu hướng ngành và tổng hợp chúng thành các báo cáo có thể hữu ích khi bạn lập dự báo doanh số.

Phối hợp với các bộ phận kinh doanh khác nhau.

Để có được những dự báo chính xác hơn, tôi đề nghị nên huy động các thành viên nhóm từ các bộ phận khác nhau, bao gồm tài chính, tiếp thị, vận hành và sản phẩm. Tôi thấy điều này giúp thu thập được nhiều góc nhìn và quan điểm đa dạng về cách các sáng kiến ​​của họ có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng trong tương lai.

Ví dụ, nếu đội ngũ marketing đang triển khai một chiến dịch hoàn toàn mới, bạn có thể sẽ nhận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn từ đó, vì vậy bạn nên tính điều này vào dự báo doanh số của mình.

Sử dụng dữ liệu khách hàng.

Dữ liệu khách hàng là một phần quan trọng của dự báo doanh số vì nó có thể giúp bạn hiểu rõ các nhóm khách hàng có khả năng mua sản phẩm của bạn nhất — và loại sản phẩm họ ưa chuộng. Ví dụ, nếu tôi bán các sản phẩm được các bà mẹ bận rộn ưa chuộng, tôi có thể muốn tập trung dự báo doanh số của mình vào nhóm đối tượng này.

Alister Wood , chủ sở hữu của VisitUs , hiểu rõ vai trò quan trọng của dữ liệu khách hàng trong việc dự báo doanh số. Ông nói: “Hãy xem xét các yếu tố như tổng số khách hàng, giá trị đơn hàng trung bình, tần suất đặt hàng và bất kỳ xu hướng theo mùa nào có thể đã ảnh hưởng đến doanh thu năm trước.”

“Việc có được thông tin này sẽ giúp bạn đánh giá chính xác nguồn doanh thu tương lai dựa trên các nguồn hiện có, thay vì chỉ dựa vào suy đoán về triển vọng và cơ hội kinh doanh trong tương lai.”

Hãy luôn linh hoạt.

Tôi biết rằng nhiều người dễ cảm thấy dự báo doanh số của mình là bất biến và nên là chuẩn mực mà mọi bộ phận kinh doanh đều hướng tới. Nhưng thực tế không phải vậy. Dự báo doanh số của bạn nên là một con số linh hoạt, giúp bạn hình dung được mình sẽ tạo ra bao nhiêu doanh thu để có thể chuẩn bị chu đáo.

“Bạn không nên quá sa đà vào các dự báo đến mức chúng trở thành mục tiêu cứng nhắc chi phối mọi thứ khác trong chiến lược của công ty hoặc các nỗ lực phát triển sản phẩm — hoặc tệ hơn, khiến chúng có vẻ không thể đạt được trong khi thực tế chúng không phải là không thể (chỉ là rất khó khăn),” Gauri Manglik , CEO và đồng sáng lập của Instrumentl , cho biết .

“Hãy giữ thái độ cởi mở về những gì có thể xảy ra vào năm tới và điều chỉnh cho phù hợp để bạn không cảm thấy thất bại khi mọi việc không diễn ra theo kế hoạch.”

Sử dụng công cụ dự báo doanh số.

Công cụ dự báo doanh số có thể giúp việc lập dự báo doanh số chính xác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều. Theo Manglik, việc sử dụng công cụ dự báo có thể “cho bạn biết chính xác có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng thực sự trong những năm trước, vào những thời điểm tương tự trong năm và ở những thị trường tương tự như thị trường của bạn.”

Tôi thấy những phân tích này giúp đảm bảo rằng bạn đưa ra những dự đoán dựa trên dữ liệu, chứ không phải dựa trên suy nghĩ viển vông — bởi vì mặc dù dự đoán của bạn nên mang tính khát vọng, nhưng nó không bao giờ được phép bỏ quên thực tế.

Cải thiện dự báo doanh số cho doanh nghiệp của bạn

Bộ phận bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp, đó là lý do tại sao dự báo doanh số là một công cụ quan trọng, cung cấp thông tin cho rất nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. Trong thời gian làm việc trong lĩnh vực bán hàng, tôi nhận thấy các tổ chức coi trọng dự báo doanh số luôn đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn hẳn so với những tổ chức chỉ dựa vào trực giác và may mắn để tạo ra những con số vô nghĩa.

Và điều đó hoàn toàn hợp lý. Suy cho cùng, toàn bộ công ty, bao gồm cả các thành viên trong đội ngũ bán hàng, cần tin tưởng rằng dự báo doanh số được lập ra vì những lý do đúng đắn chứ không phải chỉ vì những chỉ số phù phiếm. Nếu không, dự báo doanh số chỉ là một lời dụ dỗ dẫn dắt mọi người đi lạc hướng.