Đơn đặt hàng bán hàng: Khác biệt như thế nào so với đơn đặt hàng mua và hóa đơn?

Tôi cũng học được rằng vai trò của bạn trong quy trình bán hàng sẽ quyết định loại tài liệu bạn cần tạo ra. Ví dụ, bạn sẽ tạo đơn đặt hàng nếu bạn là người bán.

Vậy, đơn đặt hàng là gì, nó khác với các chứng từ bán hàng quan trọng khác như thế nào, và nó phù hợp với quy trình bán hàng của bạn ra sao? Tôi rất vui vì bạn đã hỏi, và tôi sẽ trả lời những câu hỏi đó cùng một vài câu hỏi khác bên dưới.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là một loại chứng từ thương mại — do người bán lập và gửi cho khách hàng — xác nhận việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến một giao dịch cụ thể.

Việc nhầm lẫn đơn đặt hàng với hóa đơn là điều thường gặp, nhưng chúng là hai loại tài liệu có chức năng riêng biệt. Là một chủ doanh nghiệp, tôi thấy việc coi đơn đặt hàng như một bản tóm tắt chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ mà tôi sẽ cung cấp cho khách hàng là rất hữu ích.

Đơn đặt hàng chứa thông tin chi tiết về giao dịch mua bán, bao gồm số lượng, chất lượng và giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi. Nó cũng bao gồm các thông tin như ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến các điều khoản và quy trình hậu cần của giao dịch mua bán.

Đơn đặt hàng là một tài liệu nội bộ — do nhà cung cấp lập và lưu giữ. Điều này cho phép các công ty theo dõi các đơn hàng mà họ đã thực hiện.

Các nhà sản xuất, nhà bán lẻ, nhà bán buôn và nhà cung cấp thường sử dụng đơn đặt hàng. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy chúng được sử dụng trong hầu hết mọi ngành nghề và lĩnh vực.

Các loại đơn đặt hàng bán hàng

Cũng giống như bất kỳ tài liệu kinh doanh nào khác, đơn đặt hàng bán hàng cũng có nhiều biến thể. Càng kinh doanh lâu năm, bạn càng có nhiều khả năng gặp bốn loại đơn đặt hàng bán hàng khác nhau. Tùy thuộc vào giao dịch bán hàng, một loại đơn đặt hàng có thể hiệu quả hơn các loại khác.

- Bán hàng bằng tiền mặt

Theo tôi, bán hàng bằng tiền mặt là loại đơn hàng đơn giản nhất. Bạn sẽ sử dụng loại đơn hàng này khi khách hàng đặt hàng và thanh toán. Họ có thể đến lấy hàng tại cửa hàng của bạn hoặc bạn sẽ ấn định ngày giao hàng.

Giao dịch tiền mặt thường là tiêu chuẩn cho bán hàng B2C. Nói cách khác, khách hàng không cần phải thông qua bộ phận thu nợ để mua hàng, và không cần đơn đặt hàng. Họ chỉ cần đưa tiền cho bạn, và bạn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ trong khung thời gian ước tính.

- Đơn hàng gấp

Khách hàng của bạn cần nhận đơn hàng càng sớm càng tốt? Nếu vậy, tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ đặt hàng gấp.

Đơn hàng gấp được sử dụng khi nhu cầu của khách hàng cần được đáp ứng ngay trong ngày đặt hàng. Điều này thường diễn ra trước thời gian giao hàng tiêu chuẩn. Không giống như các giao dịch bán hàng bằng tiền mặt, nơi đơn hàng được thanh toán trước khi giao hàng, thanh toán cho đơn hàng gấp được thực hiện sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi.

- Thỏa thuận lập lịch

Thỏa thuận lập kế hoạch là một văn bản bên ngoài nêu chi tiết ngày giao hàng hóa và dịch vụ, giá cả, số lượng và điều khoản thanh toán.

Giả sử tôi đang tổ chức ba bữa tiệc Giáng sinh riêng biệt. Tại mỗi bữa tiệc, tôi muốn phục vụ các khay đồ nguội. Khi đặt hàng với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, tôi nói với họ rằng tôi không muốn cả ba khay đồ nguội được giao cùng một lúc vì các bữa tiệc của tôi diễn ra vào những ngày khác nhau.

Thay vào đó, tôi muốn nhận một tấm ván vào ngày của bên thứ nhất, một tấm vào ngày của bên thứ hai, và tấm cuối cùng vào ngày của bên thứ ba.

Thỏa thuận lập kế hoạch giúp theo dõi ngày giao hàng để cả người bán và người mua đều nắm rõ tiến độ.

- Đơn đặt hàng của bên thứ ba

Nếu doanh nghiệp của bạn phối hợp với một công ty khác để thực hiện việc đóng gói và vận chuyển, bạn nên sử dụng đơn đặt hàng của bên thứ ba.

Tôi thích coi các đơn đặt hàng của bên thứ ba như "danh sách việc cần làm" cho công ty kia. Loại đơn đặt hàng này không chỉ nêu chi tiết ngày giao hàng và thông tin thanh toán, mà còn đóng vai trò như một danh sách đóng gói. Nó giúp công ty kia hiểu rõ những sản phẩm nào cần được đóng gói, địa điểm giao hàng và thời gian vận chuyển.

Tại sao đơn đặt hàng bán hàng lại quan trọng ?

Nếu bạn là nhà cung cấp, đơn đặt hàng bán hàng rất quan trọng để theo dõi hàng tồn kho. Chúng cho phép bạn và doanh nghiệp của bạn nắm bắt được:

• Những mặt hàng bạn đang có trong kho.
• Những mặt hàng bạn đang hết hàng.
• Những thứ bạn có thể cần mua từ nhà phân phối.

Hãy nhớ rằng, việc đồng ý với các điều khoản của đơn đặt hàng thường khiến thỏa thuận có hiệu lực pháp lý. Nếu bạn có thắc mắc về đơn đặt hàng đang chờ xử lý, hãy tìm tư vấn pháp lý trước khi ký. Tin tôi đi, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về các đơn đặt hàng sẽ giúp đảm bảo bạn có thể thực hiện đúng các thỏa thuận đó. Và khi bạn có thể hoàn thành đơn hàng đúng hạn, bạn sẽ duy trì được uy tín thương hiệu của mình.

Các đơn đặt hàng bán hàng cũng đóng vai trò trung tâm trong việc giảm thiểu rủi ro sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính của công ty bạn. Sai sót trọng yếu là bất kỳ sự không chính xác nào trong báo cáo tài chính có thể ảnh hưởng đáng kể đến các quyết định tài chính của bất kỳ ai dựa vào thông tin trong báo cáo đó.

Tôi không cố gắng gây hoang mang, nhưng những sai sót trọng yếu trong việc báo cáo số dư hàng tồn kho có thể dẫn đến những hậu quả rất nghiêm trọng.

Ví dụ, việc khai báo sai hàng tồn kho cuối kỳ có thể làm tăng hoặc giảm lợi nhuận của công ty bạn. Như bạn có thể đoán, cả hai kết quả đó đều không tốt nếu công ty bạn đang bị kiểm toán.

Mẹo hay: Việc duy trì hồ sơ chính xác về các đơn đặt hàng bán hàng là vô cùng quan trọng. Tôi đề xuất nên tiến hành kiểm toán nội bộ hàng quý để phát hiện bất kỳ sai sót trọng yếu nào và đảm bảo tính chính xác.

Đơn đặt hàng khác với báo giá như thế nào?

Tôi không phải là người đọc suy nghĩ, nhưng tôi đoán câu hỏi tiếp theo bạn có thể hỏi là, "Đơn đặt hàng có khác với báo giá không?"

Câu trả lời là có. Đơn đặt hàng khác với báo giá.

Mặc dù các đơn đặt hàng và báo giá do nhà cung cấp tạo ra đều đề cập đến một giao dịch tiềm năng, nhưng hai loại tài liệu này phục vụ các mục đích rất khác nhau. Tôi thích coi đơn đặt hàng như một sản phẩm phụ của quy trình bán hàng. Nó được tạo ra sau khi quyết định bán hàng được đưa ra.

Bảng báo giá là một ước tính. Nó cung cấp cho người mua một ý tưởng tổng quát về số tiền họ có thể phải trả. Tài liệu này bao gồm danh sách chi tiết các sản phẩm và dịch vụ cùng với giá cả và điều khoản bán hàng tương ứng.

Báo giá không mang tính ràng buộc. Khi người mua chấp nhận báo giá, họ sẽ chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình bằng cách gửi cho nhà cung cấp một văn bản gọi là đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng bán hàng so với đơn đặt hàng mua hàng

Khi còn làm trợ lý văn phòng, tôi đã rất quen thuộc với các đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là văn bản xác nhận chính thức ý định mua hàng của người mua từ nhà cung cấp. Đó là một tài liệu do người mua phát hành để xác nhận một số khía cạnh của giao dịch, bao gồm các chi tiết như giá cả và số lượng yêu cầu.

Ví dụ, nếu tôi cần mua 23 cuốn sổ tay với giá ba đô la mỗi cuốn, thì đơn đặt hàng sẽ trông như thế này:

• Số lượng: 23 cuốn sổ tay
• Đơn giá: 3,00 đô la
• Tổng giá: 69,00 đô la

Khi nhà cung cấp nhận và chấp nhận các điều khoản của đơn đặt hàng, họ sẽ tạo đơn bán hàng dựa trên các chi tiết của đơn đặt hàng đó.

Đơn đặt hàng bán và đơn đặt hàng mua có mối liên hệ mật thiết với nhau. Sự khác biệt chính giữa chúng nằm ở việc ai tạo ra tài liệu và ai nhận được tài liệu đó.

Đơn đặt hàng (purchase order) xuất phát từ khách hàng, được gửi cho nhà cung cấp và nêu rõ các điều khoản của một giao dịch mua bán tiềm năng. Đơn giao hàng (sales order) xuất phát từ nhà cung cấp, được gửi cho khách hàng và xác nhận sự chấp nhận của nhà cung cấp đối với các điều khoản được nêu trong đơn đặt hàng trước khi giao hàng.

Khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng thường trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu nhà cung cấp không giao hàng theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng, người mua có thể khởi kiện người bán trong một số trường hợp nhất định, và ngược lại.

Đơn đặt hàng so với hóa đơn

Sau khi đã đề cập đến đơn đặt hàng và phiếu mua hàng, hóa đơn là tài liệu tiếp theo trong quy trình bán hàng. Nếu bạn đang thắc mắc, “Đơn đặt hàng có giống với hóa đơn không?”, câu trả lời là không, và đây là lý do.

Hóa đơn được người bán gửi cho người mua, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán để thanh toán cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ đã được thỏa thuận trong đơn đặt hàng mua bán. Việc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng và hóa đơn rất dễ xảy ra. Cả hai đều do người bán lập và liệt kê chi tiết của một giao dịch bán hàng cụ thể.

Tuy nhiên, những điểm khác biệt chính giữa hai loại văn bản này được thể hiện rõ qua mục đích và thời điểm lập mỗi loại. Đơn đặt hàng bán hàng xác nhận giao dịch mua bán và yêu cầu nhà cung cấp bắt đầu lắp ráp, đóng gói hoặc chuẩn bị hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu trong đơn đặt hàng mua hàng.

Sau bước này, hóa đơn sẽ được tạo ra. Sử dụng các chi tiết được ghi trong đơn đặt hàng, hóa đơn cho người mua biết cách thức, thời điểm và số tiền phải thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ họ đã mua.

Tại sao hóa đơn lại quan trọng?

Hóa đơn rất cần thiết vì chúng giúp hoàn tất giao dịch với nhà cung cấp và thiết lập thời hạn thanh toán chính thức. Thông thường, 30 ngày là thời hạn thanh toán tiêu chuẩn. Tuy nhiên, thời hạn này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Ví dụ, trong doanh nghiệp của tôi, một số khách hàng thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày, số khác thì trong vòng 60 ngày.

Hóa đơn rất cần thiết cho mục đích lưu trữ hồ sơ. Hóa đơn là bằng chứng cụ thể nhất mà người mua và người bán có được về một giao dịch mua bán. Việc theo dõi hóa đơn cho phép công ty nắm rõ chi tiêu và thu nhập của mình, xác định nhân viên nào chịu trách nhiệm cho bất kỳ giao dịch mua bán nào, và bất kỳ khoản nợ nào chưa thanh toán mà công ty có thể có.

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, tôi nhận thấy việc theo dõi hóa đơn là một thực tiễn đúng đắn cho mục đích thuế. Cục Thuế Nội địa Hoa Kỳ (IRS) khuyến nghị các doanh nghiệp nên duy trì một bản tóm tắt liên tục về tất cả các giao dịch kinh doanh. Việc lưu giữ hồ sơ chi tiết về hóa đơn có thể là một phần quan trọng của quy trình đó.

Hóa đơn cũng giúp ích cho doanh nghiệp về mặt pháp lý. Chúng cung cấp tài liệu chứng minh cách thức và thời điểm khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Một hóa đơn có chữ ký thể hiện sự hiểu biết lẫn nhau giữa người mua và người bán về một giao dịch mua bán cụ thể, giảm nguy cơ kiện tụng về giá cả.

Nói cách khác, hóa đơn rất quan trọng để theo dõi doanh thu và ngăn ngừa các vấn đề pháp lý hoặc khách hàng tiềm ẩn.

Mẫu đơn đặt hàng bán hàng

Giờ tôi đã giải thích về đơn đặt hàng bán hàng, điều hữu ích là thảo luận về những thông tin mà đơn đặt hàng bán hàng của bạn nên chứa. Như trong ví dụ trên, thông thường một đơn đặt hàng bán hàng bao gồm những thông tin sau:

• Tên công ty và thông tin liên hệ.
• Tên và thông tin liên hệ của khách hàng.
• Thông tin thanh toán của khách hàng.
• Thông tin vận chuyển của khách hàng.
• Thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giá chưa bao gồm thuế.
• Thuế, phí giao hàng và phí vận chuyển.
• Tổng giá sau thuế.
• Bất kỳ khoản tiền gửi nào trước đó.
• Số dư hiện tại.
• Các điều khoản và điều kiện do công ty của bạn quy định.
• Chữ ký.
• Bất kỳ thông tin liên quan nào khác nếu cần.

Mẹo hay: Tôi thấy việc theo dõi thông tin này trong hệ thống CRM rất hữu ích. Ví dụ, bạn có thể tối ưu hóa quy trình đặt hàng bằng cách lấy thông tin khách hàng liên quan từ CRM và điền vào đơn đặt hàng.

Quy trình đơn đặt hàng bán hàng

Khi còn làm giáo viên, tôi thấy những bản tóm tắt nhanh rất hữu ích. Dưới đây là cái nhìn tổng quan về quy trình bán hàng để thấy cách thức đơn đặt hàng bán, đơn đặt hàng mua và hóa đơn được kết hợp với nhau. Thông thường, quy trình đặt hàng bán trông như thế này:

• Khách hàng gửi yêu cầu báo giá (RFQ) cho nhà cung cấp.
• Sau khi nhận được yêu cầu báo giá (RFQ), nhà cung cấp sẽ gửi lại báo giá.
• Khách hàng cho rằng báo giá hợp lý và gửi lại đơn đặt hàng.
• Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và sử dụng các chi tiết trong đó để tạo ra đơn bán hàng.
• Nhà cung cấp gửi đơn đặt hàng cho khách hàng để xác nhận các điều khoản bán hàng.
• Nhà cung cấp sẽ lắp ráp, đóng gói hoặc chuẩn bị hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu.
• Nhà cung cấp sẽ giao những hàng hóa hoặc dịch vụ đó.
• Dựa trên thông tin chi tiết của đơn đặt hàng, nhà cung cấp lập hóa đơn và gửi cho khách hàng.
• Lý tưởng nhất là khách hàng thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn trong thời hạn quy định.

Tóm lại, đơn đặt hàng đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo giao dịch được ghi chép đầy đủ, thực hiện đúng quy trình và phản ánh đúng kỳ vọng của cả hai bên.

Điều quan trọng là bất kỳ ai thường xuyên tham gia vào hoạt động bán hàng — chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc khách hàng — đều cần hiểu rõ các loại tài liệu này và những tác động mà chúng có thể gây ra đối với hàng tồn kho, tài chính và vị thế pháp lý của công ty.