Doanh nghiệp của bạn có điều hành bạn không? Làm thế nào để làm việc hiệu quả và kiểm soát doanh nghiệp tự do của bạn?

Cơ hội thì tuyệt vời, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự cạnh tranh sẽ rất khốc liệt. Nói theo đúng tinh thần của A Tale of Two Cities , đây có thể là thời điểm tốt nhất hoặc tệ nhất đối với những người làm việc tự do.

Làm thế nào để bạn nổi bật với tư cách là một freelancer? Làm thế nào để bạn điều hành doanh nghiệp của mình theo cách mang lại sự tự do mà bạn khao khát thay vì để doanh nghiệp điều khiển bạn?

Một nghiên cứu  do một công ty nghiên cứu độc lập thực hiện cho thấy những người làm nghề tự do quan tâm đến lối sống: "51% số người làm nghề tự do cho biết không có số tiền nào có thể khiến họ nhận một công việc truyền thống."

Đồng thời, lối sống tự do đáng trân trọng đó có thể dễ dàng vuột khỏi tầm tay bạn, khiến bạn mãi mãi bị trói buộc vào chiếc máy tính xách tay. Để đạt được và duy trì một lối sống làm việc tự do đích thực, bạn cần coi công việc tự do của mình như một doanh nghiệp - với sự chuyên nghiệp nghiêm ngặt và chiến lược khôn ngoan.

Để giúp bạn hôm nay với một số mẹo kinh doanh tự do quan trọng về năng suất và quản lý thời gian, chúng tôi có Sabri Suby, người đã phát triển công ty tư vấn và tiếp thị King Kong của mình  từ con số không lên 10 triệu đô la trong bốn năm.

Bạn muốn tạo ra lối sống như thế nào?

Bắt đầu với lối sống bạn muốn tạo dựng rất quan trọng, vì nó giúp bạn hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp. Nhưng như Sabri đã chỉ ra, việc tạo dựng lối sống hoàn hảo dường như quá sức. Vì vậy, một chiến lược tuyệt vời là hãy lùi lại một chút để suy nghĩ về một ngày hoàn hảo của bạn sẽ như thế nào.

Một số câu hỏi bạn nên tự hỏi khi lên kế hoạch cho ngày trọng đại của mình:

• Tôi muốn làm gì mỗi ngày?
• Tôi muốn buổi sáng của mình diễn ra như thế nào?
• Tôi muốn dành thời gian với ai?
• Ưu tiên hàng đầu của tôi là gì?

Khi đã hình dung được một ngày lý tưởng của mình trông như thế nào, bạn có thể bắt đầu phân tích ngược để xem cần những gì để hiện thực hóa điều đó. Bạn sẽ cần làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày? Bao nhiêu ngày mỗi tuần? Hãy quyết định thu nhập hàng năm mong muốn của bạn là bao nhiêu, sau đó chia nhỏ thành các mục tiêu thu nhập hàng tháng và hàng tuần.

Giả sử bạn muốn kiếm được 60.000 đô la mỗi năm từ nghề tự do. Nếu làm việc cả năm, bạn sẽ cần kiếm được 5.000 đô la mỗi tháng. Tức là 1.250 đô la mỗi tuần. Nếu bạn muốn nghỉ vài tuần ở một số thời điểm, bạn sẽ cần điều chỉnh và làm thêm vào những tuần khác để bù đắp. Ngoài ra, hãy điều chỉnh thời gian bạn thực sự không phải làm các công việc được tính phí, chẳng hạn như nghe điện thoại khách hàng, lập hóa đơn và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Một freelancer thường tính phí 20-30 giờ mỗi tuần và thời gian còn lại dành cho các công việc không được tính phí. Hãy đảm bảo tính toán mục tiêu thu nhập của bạn chỉ dựa trên số giờ được tính phí.

Bạn cần biết mình cần kiếm bao nhiêu tiền để trang trải cuộc sống với tư cách là một freelancer, và điều này sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang làm freelancer để kiếm thêm thu nhập hay dự định làm việc toàn thời gian. Bạn cũng cần đánh giá chi phí  vận hành doanh nghiệp freelancer và thời gian cam kết.

Hãy viết tất cả những điều này ra!

Sabri gợi ý nên hỏi: "Vấn đề này đáng giá bao nhiêu để giải quyết cho khách hàng?". Việc giải quyết một vấn đề cho khách hàng có thể đáng giá hơn nhiều so với mức phí bạn tính. Dưới đây là một số thông tin bổ sung về cách xác định xem bạn có đang tính phí đúng với giá trị thực của mình hay không , và ngành công nghiệp này quy định như thế nào.

Khi bạn đã rõ ràng về phong cách sống mà mình mong muốn, đã đến lúc bắt đầu tìm hiểu chi tiết về cách điều hành doanh nghiệp hàng ngày của bạn.

Mẹo kinh doanh tự do hàng ngày

Xây dựng cấu trúc để tập trung

Một trong những rào cản lớn nhất đối với sự thành công của một doanh nghiệp tự do chính là sự xao nhãng. Sabri có một số mẹo tuyệt vời giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp và chống lại sự xao nhãng, giúp giảm căng thẳng và khơi dậy sự sáng tạo.

Một yếu tố gây gián đoạn mà Sabri khuyên bạn nên loại bỏ hoàn toàn là các cuộc gọi điện thoại. Thay vì sử dụng điện thoại di động, hãy thiết lập một số điện thoại công ty và thuê một nhân viên lễ tân ảo  để trả lời.

“Nếu bạn là một nghệ sĩ sáng tạo, bạn sẽ không muốn bị làm phiền liên tục khi đang sáng tác để trả lời các cuộc gọi công việc,” Sabri nói. “Bạn muốn thực sự đắm chìm vào công việc của mình và tập trung vào đó, bởi vì đó là điều bạn sẽ được trả công để làm ở thành quả cuối cùng.”

Bạn có thể tìm thấy những dịch vụ giúp bạn thực hiện việc này với mức phí hàng tháng thấp, không chỉ giúp bạn tập trung mà còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Một số lựa chọn hàng đầu theo  Business.com :

• Dịch vụ trả lời chuyên biệt
• Trả lời Kết nối
• Lễ tân Ruby

Sabri cũng cho biết hầu hết các công ty cung cấp dịch vụ này đều có ứng dụng di động, vì vậy bạn có thể điều chỉnh những gì bạn muốn trợ lý nói, chẳng hạn như "Tôi đang họp", "Đang đi nghỉ", "Không có mặt tại văn phòng", v.v.

Các hoạt động kinh doanh cần thiết khác của bạn sẽ phụ thuộc vào lối sống bạn đang xây dựng. Hãy xem lại những gì bạn đã viết và tự hỏi: "Tôi cần thực hiện những hoạt động kinh doanh nào mỗi tháng để đảm bảo có đủ khối lượng công việc và số tiền đó."

Về mặt khách hàng, có thể là tôi cần có thêm hai khách hàng mới mỗi tháng. Bạn cần làm gì hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để có được hai khách hàng đó?

Nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần có thể là tăng cường sự hiện diện trực tuyến của bạn thông qua các bài đăng trên mạng xã hội, để lại những bình luận có giá trị trên blog và diễn đàn, và chia sẻ chuyên môn của bạn thông qua một nền tảng như Medium  hoặc LinkedIn Publishing .

Nhiệm vụ hàng tháng có thể là liên hệ với khách hàng cũ để xem bạn có thể giúp gì hoặc tham dự các sự kiện giao lưu.

Khi đã có mục tiêu, bạn có thể tìm ra các cơ hội kết nối hoặc các hoạt động kinh doanh khác cần thực hiện để có được những khách hàng đó. Theo thời gian, bạn có thể đánh giá hoạt động nào hiệu quả nhất và loại bỏ những hoạt động không hiệu quả.

Điều này giúp loại bỏ chu kỳ "ăn no mặc ấm" mà những người làm nghề tự do đôi khi mắc phải. "Hãy xác định chính xác mức độ hoạt động mà bạn cần phải thực hiện để đạt được điều đó."

Thuần hóa lịch của bạn một cách có mục đích

Bên cạnh điện thoại, những yếu tố gây mất tập trung và tốn thời gian khác bao gồm email và các cuộc họp.

Để giúp bạn đặt lịch họp với khách hàng hoặc đối tác, bạn có thể sử dụng dịch vụ như Calendly , cho phép người khác lên lịch họp với bạn vào thời gian bạn đã cài đặt trước.

Bạn có thể khoanh vùng thời gian bạn sẽ dành cho công việc sáng tạo và thiết lập thời gian họp mong muốn. Calendly cũng cho phép bạn thiết lập một số câu hỏi cần trả lời khi có người đặt lịch, giúp bạn có được thông tin cần thiết để chuẩn bị cho cuộc họp. Bạn có thể kết nối Zoom với Calendly  để dễ dàng tổ chức hội nghị truyền hình, cùng với các lịch khác như Google Calendar.

Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều email trao đổi qua lại và một lần nữa thể hiện tính chuyên nghiệp cao hơn.

Sabri cho biết: "Bạn muốn hợp lý hóa và tạo ra các hệ thống hỗ trợ bạn và giúp bạn có một ngày lý tưởng".

Sử dụng mẫu và tự động hóa

Cách tiếp theo bạn có thể giảm thiểu thời gian và căng thẳng là sử dụng các đề xuất mẫu  dành cho khách hàng tiềm năng đang tìm hiểu thông tin. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh chúng khi cần thiết. Hãy tạo ra trải nghiệm "dễ dàng" nhất có thể cho chính bạn, khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn.

Tất cả những nguồn lực này đều liên quan đến tự động hóa. Hãy xem xét cách bạn có thể tự động hóa ở mọi bước trong doanh nghiệp của mình. Hãy tìm kiếm các dịch vụ tự động hóa việc lập hóa đơn, cách tính phí, tiếp thị, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, v.v. Sabri chia sẻ:

Chúng ta đang sống trong thời đại mà mọi dịch vụ mà bạn nghĩ đến, dù là freelancer, đều có công cụ, plugin hay dịch vụ nào đó tính phí rất thấp, và nó sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng phải làm thủ công. Và bạn chỉ muốn tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt.

Một số công cụ cần cân nhắc:

• Trello  – một hệ thống quản lý dự án trực tuyến miễn phí cho phép bạn làm việc trực tuyến hoặc theo nhóm. Nó cho phép bạn sử dụng thẻ và danh sách để xem những việc cần hoàn thành và thời điểm hoàn thành.
• Slack  – sắp xếp các cuộc trò chuyện nhóm thành nhiều kênh. Kênh công khai cho phép mọi người trong nhóm xem những gì đang diễn ra, trong khi tin nhắn trực tiếp cho phép bạn liên hệ riêng với một thành viên cụ thể trong nhóm. Đảm bảo mọi người tập trung vào công việc mà không cần email.
• IFTTT  – viết tắt của "If This Then That". Cho phép bạn thiết lập các ứng dụng khác nhau hoạt động cùng nhau với các công thức tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể tự động chia sẻ bài đăng trên Instagram lên Twitter.
• G Suite  – Công cụ cộng tác của Google từ chia sẻ tài liệu đến họp video trực tuyến đến lưu trữ tệp được cập nhật thông qua đám mây để truy cập trên mọi thiết bị của bạn.

Các công cụ quản lý dự án như Trello và Slack cũng có thể loại bỏ nhiều vấn đề đau đầu khi làm việc với người khác và đảm bảo dự án của bạn đúng tiến độ và đúng thời hạn.

Tận dụng tối đa thời gian và số tiền bạn kiếm được trong thời gian đó.

Nếu bạn không dành không gian cho công việc sáng tạo của doanh nghiệp, bạn có thể sẽ bị sa lầy vào công việc hành chính và điều đó sẽ không giúp bạn thành công. Như Sabri đã nói:

Về cơ bản, bạn đang bán thời gian để lấy tiền. Và bạn muốn đảm bảo mình đang tận dụng tối đa thời gian, và cách tốt nhất để làm điều đó là tự động hóa, tạo ra các hệ thống đó, và ủy thác tất cả những việc đó cho các nhà cung cấp bên thứ ba và các dịch vụ bên ngoài để bạn có thể làm công việc mà bạn được trả lương.

Việc xây dựng hệ thống mất nhiều thời gian hơn một chút lúc đầu, nhưng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức sau này khi bạn điều hành doanh nghiệp hàng ngày và hàng tháng.

Chuẩn bị cho thành công của bạn

Dù bạn làm việc tự do bán thời gian hay toàn thời gian, bạn sẽ có những công cụ và cấu trúc để thiết lập ngày, tuần và tháng của mình cho thành công. Sự rõ ràng, tổ chức và tự động hóa là chìa khóa để mở ra sự tự do mà bạn hằng mong ước trong công việc và cuộc sống.