Độ dài lý tưởng của một email bán hàng là bao nhiêu? Những hiểu biết dựa trên 40 triệu email

Vấn đề không phải là quá chú trọng đến số lượng từ; mà là làm sao để thu hút sự chú ý của người đọc đủ lâu để nổi bật giữa vô vàn email khác.

Một phân tích trên hơn 20 triệu email chào hàng cho thấy rằng càng gửi email cho nhiều người, tỷ lệ mở email càng thấp. Con số thống kê đó cũng có thể nói rằng, “càng làm việc chăm chỉ, kết quả càng tệ”. Nhưng trên thực tế, thành công trong bán hàng không phải là làm nhiều hơn mà là làm việc hiệu quả hơn. Điều này khiến việc học cách viết email bán hàng thu hút người nhận trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Hãy cùng xem độ dài email có thể giúp bạn đạt được kết quả mong muốn từ chiến lược tiếp thị email của mình như thế nào.

Độ dài email lý tưởng

Trong gần một thập kỷ qua, người ta vẫn cho rằng độ dài lý tưởng của email là từ 50 đến 125 từ. Nguồn gốc của con số nổi tiếng này là một nghiên cứu của Boomerang năm 2016 , phân tích 40 triệu email. Mặc dù đã khá lâu, nghiên cứu của Boomerang vẫn được sử dụng làm chuẩn mực nhờ chiều sâu nghiên cứu. Họ đã tìm thấy các mối tương quan sau giữa số lượng từ trong email và tỷ lệ phản hồi:

• 200 từ = 48% phản hồi
• 175 = 49% phản hồi
• 150 = 49% phản hồi
• 125 = 50% phản hồi
• 100 = 51% phản hồi
• 75 = 51% phản hồi
• 50 = 50% phản hồi
• 25 = 44% phản hồi
• 10 = 36% phản hồi

Boomerang cũng đã xem xét cảm xúc trong email và nhận thấy rằng những tin nhắn thể hiện sự tích cực hoặc tiêu cực ở mức độ vừa phải thu hút nhiều phản hồi hơn từ 10 đến 15% so với những email hoàn toàn trung lập.

Tuy nhiên, các nhân viên bán hàng nên biết rằng, nghiên cứu đã phát hiện ra rằng quá nhiều cảm xúc trong tin nhắn dẫn đến tỷ lệ phản hồi tương tự như email trung lập. "Lời khen ngợi có hiệu quả, nhưng khen ngợi quá mức thì không", Alex Moore viết trong báo cáo.

Điều gì đã thay đổi kể từ khi nghiên cứu này ra đời? Chà, email vẫn mang lại lợi tức đầu tư (ROI) đáng kinh ngạc. Các công cụ mới, như Trình soạn thảo email AI của chúng tôi , giúp bạn viết email nhanh hơn và hiệu quả hơn. Nhưng mọi người đang nhận được nhiều email hơn bao giờ hết, giống như một con thuyền ngày càng bị ngập nước.

Nghiên cứu của Constant Contact củng cố thêm các điểm trong dữ liệu của Boomerang, như bạn sẽ thấy bên dưới. Một số dữ liệu đáng chú ý khác từ Constant Contact năm 2024: 40% chủ doanh nghiệp được khảo sát trong báo cáo Tình trạng hiện tại của tiếp thị doanh nghiệp vừa và nhỏ cho biết họ trì hoãn việc quản lý các chiến dịch email vì thiếu thời gian.

Hơn một nửa số người làm marketing được khảo sát cho biết họ dành chưa đến một giờ mỗi ngày cho email marketing, mặc dù đây là kênh marketing được sử dụng nhiều thứ hai (trung bình).

Thực tế là, số lượng từ không phải là tất cả khi viết email bán hàng hiệu quả. Tuy nhiên, những nguyên tắc thực hành tốt nhất này lại tạo ra sự khác biệt rất lớn.

Độ dài email theo tiêu chí tốt nhất

Thảo luận về số lượng từ chỉ là vấn đề bề ngoài. Thay vì lo lắng về việc thêm một hoặc hai câu, hãy để những nguyên tắc tốt nhất này định hướng độ dài email bán hàng của bạn.

Đừng vượt quá độ dài tối đa cho phép của email.

Dữ liệu của Boomerang được hỗ trợ bởi các nghiên cứu khác, chẳng hạn như nghiên cứu này từ Constant Contact . 

Điều này tương đương với khoảng 200 từ, cao hơn so với dữ liệu của Boomerang, nhưng vẫn cung cấp một phạm vi hữu ích. Khi không chắc chắn, ngắn gọn thường tốt hơn, vì vậy hãy luôn ưu tiên "ít hơn là tốt hơn" và giữ email của bạn dưới 200 từ.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu email cực ngắn chỉ gồm hai dòng từ Sam Wright , trưởng bộ phận vận hành và đối tác tại Huntr :

Tiêu đề email:  [Công ty] <> Huntr

Nội dung email:  Chúng tôi đã giúp [x, y, z, đối thủ cạnh tranh] thực hiện Y, dẫn đến kết quả Z. Tôi tin rằng chúng tôi cũng có thể giúp ích cho bạn.

Tránh viết email quá ngắn.

Đúng vậy, email ngắn gọn và trực tiếp gây ấn tượng tốt nhất với khách hàng tiềm năng và nhận được phản hồi. 

Tuy nhiên, số liệu của Boomerang cho thấy một ranh giới mong manh: Email có 10 từ trở xuống chỉ nhận được phản hồi trong 36% trường hợp. Bạn không muốn email của mình tạo cảm giác như bạn chỉ đang gửi tin nhắn văn bản, hoặc như thể bạn quên mất phần còn lại của email trước khi nhấn nút gửi (tôi đã từng gặp trường hợp này).

Hãy sử dụng hình ảnh để làm cho nội dung bớt nhàm chán.

Amanda DeLuke là một chuyên gia về email, người đã giám sát việc gửi hàng chục triệu email tiếp thị hàng loạt. Bà nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ cho email ngắn gọn, và cũng đưa ra lời khuyên này:

“Hãy cung cấp một hình ảnh minh họa nhỏ (hình ảnh, biểu tượng, v.v.) để hỗ trợ mỗi chủ đề/văn bản và cung cấp các liên kết đến nội dung bên ngoài để biết thêm chi tiết — điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều không gian.”

Đừng lạm dụng hình ảnh.

Có rất nhiều điều để nói về cách hình ảnh có thể tăng cường sự tương tác của người dùng, nhưng ranh giới giữa việc thu hút sự chú ý và việc chiếm dụng sự chú ý quá mức rất mong manh. Nghiên cứu cho thấy rằng khi số lượng hình ảnh trong email tăng lên, tỷ lệ nhấp chuột (CTR) sẽ giảm xuống.

Constant Contact cũng phát hiện ra rằng hình ảnh ảnh hưởng đến tỷ lệ nhấp chuột, với số lượt nhấp giảm khi hình ảnh được thêm vào email.

Lên kế hoạch cho thiết bị di động.

Việc dùng cụm từ “thiết bị di động” có làm tôi nghe có vẻ lỗi thời không? Ngày nay mọi người kiểm tra email ở khắp mọi nơi: máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại, máy tính bảng, và thậm chí cả đồng hồ thông minh (mặc dù nhận được email trên cổ tay thực sự là một cơn ác mộng đối với cá nhân tôi).

Thống kê : 64% người dùng chủ yếu kiểm tra hộp thư đến trên thiết bị di động.

Màn hình nhỏ hơn tạo điều kiện cho việc gửi tin nhắn ngắn gọn hơn , nhưng cũng có một vấn đề tiềm ẩn. Khi mọi người sử dụng điện thoại di động để kiểm tra hộp thư đến, điều đó có nghĩa là họ đang kiểm tra email trong khi làm nhiều việc cùng một lúc. Vì vậy, càng cần phải viết ngắn gọn hơn, sử dụng chữ in đậm và dấu chấm đầu dòng để giúp người đọc dễ dàng quét thông tin.

Hãy đảm bảo thông điệp của bạn dễ đọc trên thiết bị di động. Ý chính cần được truyền tải rõ ràng chỉ với một cái nhìn, mà không cần người đọc phải cuộn xuống. Hãy kiểm tra điều này trước khi gửi. Tiêu đề lớn chiếm nhiều không gian trên thiết bị di động, vì vậy hãy sử dụng chúng một cách cẩn thận.

Hãy quay lại lớp ba.

Tại sao lại phải trì hoãn việc truyền đạt thông điệp bằng những câu từ rườm rà?

Dịch: Tại sao lại bắt người ta phải vắt óc suy nghĩ bằng cách dùng ngôn ngữ hoa mỹ? Viết ở trình độ đọc hiểu lớp ba là nguyên tắc vàng trong mọi hoạt động marketing, và email cũng không ngoại lệ.

Nghiên cứu của Boomerang cho thấy email ở trình độ lớp ba có tỷ lệ mở cao hơn 36% so với email viết ở trình độ đại học và tỷ lệ phản hồi cao hơn 17% so với email viết ở trình độ trung học. Email tự nhiên, không trang trọng là cách tốt nhất để nhận được phản hồi từ người nhận.

Bao gồm các lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng và đặt 1-3 câu hỏi.

Người nhận email nên làm gì sau khi đọc email của bạn? Lời kêu gọi hành động (CTA) cần phải rõ ràng trong mỗi tin nhắn bạn gửi.

Tốt nhất là nên thêm câu hỏi "yêu cầu" vào mỗi email bán hàng bạn gửi, và các nhân viên bán hàng thường hỏi khách hàng tiềm năng thông tin trong tin nhắn của họ. Nhưng bao nhiêu câu hỏi là quá nhiều trong một email?

Chúng tôi khuyên bạn nên đặt từ một đến ba câu hỏi trong email của mình. 

Rút ngắn tiêu đề email.

Nếu không ai mở email của bạn, thì dù chúng dài đến đâu cũng không quan trọng, phải không? Đó là một sự thật khá đáng buồn, nhưng nó có thể thôi thúc tất cả chúng ta dành thêm chút thời gian cho bước đơn giản mà dễ bị bỏ qua này.

Thống kê: Các dòng tiêu đề có bảy từ được phát hiện có tỷ lệ mở cao nhất ở mức 46,2% ( Regie.ai ).

Nguyên tắc vàng là gì? Hãy viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và cá nhân hóa nó. Cá nhân hóa quan trọng đến mức cần được nhấn mạnh riêng.

Hãy nghiên cứu kỹ và cá nhân hóa mọi thứ.

Nếu bạn không dành thời gian nghiên cứu khách hàng tiềm năng và soạn thảo một email có giá trị, thì dù bạn có viết email với độ dài hoàn hảo đi nữa, khách hàng tiềm năng cũng sẽ không quan tâm đến những gì bạn nói vì bạn chưa dành thời gian để truyền đạt những điều thực sự quan trọng đối với họ.

Một mẹo đơn giản: Sử dụng tên riêng của người nhận trong tiêu đề email . Một nghiên cứu cho thấy tiêu đề email có đề cập đến tên riêng của người nhận có tỷ lệ mở cao hơn 29% .

Mẹo để đảm bảo độ dài email lý tưởng

Nếu email ngắn gọn, ngôn ngữ đơn giản và yêu cầu rõ ràng sẽ hiệu quả hơn, vậy làm thế nào để đảm bảo email của bạn đạt tiêu chuẩn? Dưới đây là một vài lời khuyên.

Sử dụng ứng dụng Hemingway miễn phí.

Sao chép và dán nội dung email của bạn vào ứng dụng này để xem mức độ dễ đọc được xếp hạng nào, những cụm từ nào có cách diễn đạt đơn giản hơn và email của bạn chứa bao nhiêu câu "khó đọc" và "rất khó đọc".

Luôn luôn thêm lời kết.

Chuyên gia bán hàng Jeff Hoffman cho rằng mọi cuộc trò chuyện hoặc email bạn trao đổi với khách hàng tiềm năng đều nên có phần kết thúc. Cho dù bạn đang yêu cầu thêm thời gian, thông tin liên lạc hay hợp tác kinh doanh, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đang yêu cầu điều gì đó. Điều này giúp người nhận dễ dàng phản hồi hơn.

Trước khi viết email, hãy cân nhắc mục tiêu của bạn khi gửi thư và điều chỉnh phần kết cho phù hợp. Ví dụ, nếu tôi muốn email này dẫn đến một cuộc gọi tìm hiểu thêm thông tin, tôi sẽ đưa yêu cầu đó vào cuối email và xây dựng phần còn lại của email xung quanh yêu cầu đó để hỗ trợ và khuyến khích việc chốt đơn.

Đừng lãng phí bất động sản quan trọng.

Câu mở đầu và lời chào trong email của bạn vô cùng quan trọng, vì vậy đừng lãng phí chúng vào những câu như “ Chào, tên tôi là… ”. Thay vào đó, hãy thử “ Tôi có thể giúp gì cho cuộc sống của bạn? ” hoặc “ Tôi mới để ý đến công ty của bạn gần đây… ”.

Tương tự, hãy làm cho những dòng kết thúc email của bạn mạnh mẽ và hấp dẫn với những câu như, “ Tôi cũng rất thích ramen. Bạn đã thử [tên nhà hàng] chưa? ” hoặc “ Cuốn ebook bạn vừa tải xuống có làm thay đổi cách bạn suy nghĩ về [chủ đề] không? ”

Loại bỏ ngôn từ thừa.

Chúng ta thường có xu hướng thêm từ ngữ thừa vào văn bản để làm dịu bớt thông điệp (đặc biệt khi chúng ta yêu cầu điều gì đó hoặc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng). Trước khi gửi email, hãy xem lại để loại bỏ những từ ngữ không cần thiết.

Ví dụ, đây là một câu trước và sau khi loại bỏ các từ thừa:

• Trước đó: “ Tôi nghĩ sẽ là một ý tưởng hay nếu chúng ta cùng nhau đưa ra một vài ý tưởng để trình bày một số kịch bản khác nhau cho ban lãnh đạo của quý vị khi chúng ta gặp nhau. ”
• Sau đó: “ Chúng ta hãy cùng nhau động não để đưa ra một vài kịch bản để trình bày với ban quản lý của bạn vào tuần tới. ”

Hãy cùng xem một vài ví dụ tuyệt vời thể hiện những thực tiễn tốt nhất này (và, điểm cộng: bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng chúng).

Tạo mẫu email nhóm.

Nếu bạn đang làm việc trong một đội ngũ bán hàng, tôi nghĩ điều quan trọng là phải nhất quán về ngôn ngữ, lời kêu gọi hành động (CTA) và các ưu đãi. Sử dụng công cụ tạo mẫu có thể đảm bảo thông điệp nhất quán và cung cấp điểm khởi đầu cho từng nhân viên bán hàng trong quá trình tiếp cận khách hàng.

Những ví dụ email bán hàng tuyệt vời

Các ví dụ email bên dưới đều là các mẫu có sẵn trong thư viện mẫu email. Đây là một phần miễn phí của Marketing ! Việc thiết lập chỉ mất vài phút và bạn có thể sử dụng phần mềm của chúng tôi để gửi các email bán hàng chuyên nghiệp thông qua địa chỉ email công việc của mình.

Khi bạn nhập thông tin liên hệ (như tên và tên công ty), email của bạn sẽ tự động được tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ nhập sai tên công ty hoặc viết sai chính tả tên (ngay cả tên tôi cũng bị viết sai).

Email hướng dẫn các bước tiếp theo đơn giản

Tôi sắp xếp các ví dụ email này theo độ dài: từ ngắn nhất đến dài nhất. Đầu tiên là email “Cần thay đổi điều gì?”. Chỉ dài 36 từ , email này đi thẳng vào vấn đề bằng cách hỏi khách hàng tiềm năng cần thay đổi điều gì để họ muốn thảo luận về việc hợp tác. Đó là một email ngắn gọn, không vòng vo tam quốc, không lãng phí thời gian của bất kỳ ai.

Lý do email theo dõi này hiệu quả:

• Tập trung vào mối quan hệ ("việc chúng ta nói chuyện có ý nghĩa với nhau") thay vì chỉ đơn thuần là bán hàng.
• Dấu chấm lửng trong tiêu đề thư tạo sự tò mò.
• Cực kỳ ngắn gọn, tập trung vào lời kêu gọi hành động (CTA).

Email chia tay

Dưới đây là một ví dụ về email theo dõi khách hàng tiềm năng. Bạn có thể xem ảnh chụp màn hình mẫu ngay bên dưới, và phiên bản cá nhân hóa của tôi ở phía dưới (độ dài: 91 từ). Tôi là một người viết nội dung SEO làm việc với các doanh nghiệp để xây dựng blog của họ, vì vậy email của tôi được viết từ góc độ đó.

Một điều thú vị:  Email chia tay này có tỷ lệ phản hồi lên đến 33%. Giá mà mọi cuộc chia tay đều diễn ra suôn sẻ như vậy!

Chào [tên],

Tôi đã cố gắng liên lạc với bạn vài lần để thảo luận về các đề xuất cải thiện lưu lượng truy cập trang web của bạn , nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi, điều này cho tôi biết một trong ba điều sau:

• Bạn đã ổn định về lưu lượng truy cập trang web và blog rồi , và tôi nên ngừng làm phiền bạn.
• Bạn vẫn quan tâm nhưng chưa có thời gian liên lạc lại với tôi.
• Bạn bị ngã và không thể tự đứng dậy, trong trường hợp đó, hãy cho tôi biết và tôi sẽ gọi người đến giúp bạn.

Hãy cho tôi biết đó là cái nào nhé. Tôi bắt đầu lo lắng rồi!

[Tên của bạn]

Lý do email này hiệu quả:

• Bạn thể hiện sự chu đáo của mình bằng cách thừa nhận rằng bạn có thể đang làm phiền họ.
• Tính cách là yếu tố quyết định thành công (bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo bao nhiêu tùy thích, nhưng người ta vẫn mua hàng từ người mà mình tin tưởng).
• Người nhận có thể dễ dàng trả lời bằng cách chọn từ danh sách được đánh số của bạn.

Email theo dõi khách hàng tiềm năng từ nội dung

Hãy cùng bàn đến vấn đề chính: Email này dài hơn hầu hết các email khác. Khi được điền đầy đủ thông tin vào mẫu, email này có hơn 100 từ (chính xác là 106 từ). Điều này dài hơn hầu hết các email bán hàng, nhưng nó mang lại rất nhiều giá trị cho người nhận.

Chào [tên],

Bạn vừa truy cập trang web của tôi và tải xuống danh sách kiểm tra SEO cho blog của tôi . Bạn thấy nó hữu ích chứ?

Bạn tải tài liệu này xuống chỉ để tìm hiểu thêm về SEO năm 2025 ? Hay bạn đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm chi phí cho bối cảnh Google luôn thay đổi ?

Tôi đã thực hiện một số nghiên cứu về [ CÔNG TY ] và có một số lời khuyên sau:

• Blog của bạn thể hiện chuyên môn rất tốt, nhưng kiểm tra nhanh bài đăng gần đây nhất cho thấy điểm tối ưu hóa chỉ đạt 43 (trên 100).
• Tôi nghĩ việc tối ưu hóa lại cho từ khóa [ví dụ] có thể giúp nó đạt thứ hạng cao hơn trên Google.

Bạn đã từng nghĩ đến việc này chưa?

Tốt nhất,

[Tên của bạn]

Lý do email này hiệu quả:

• Tiêu đề email đơn giản "Có hữu ích không?" sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
• Nội dung dựa trên giá trị, thể hiện chuyên môn và sự hữu ích của bạn.
• Việc đề cập một cách tự nhiên đến những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải giúp bán hàng mà không tạo cảm giác gượng ép.
• Việc nhấn mạnh vào "giải pháp tiết kiệm chi phí" là một điểm cộng.
• Sử dụng gạch đầu dòng giúp sắp xếp nội dung một cách khoa học và dễ dàng đọc lướt.

Tận dụng từng từ ngữ

Hãy nhớ: khách hàng tiềm năng của bạn cũng đang ngập trong email giống như bạn. Hãy nổi bật bằng cách viết ngắn gọn, phù hợp và gần gũi. Hãy thử nghiệm các mẫu này, đo lường kết quả và tiếp tục hoàn thiện phương pháp của bạn. Khi mỗi từ đều có mục đích, bạn sẽ thấy rằng email ngắn gọn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn khơi gợi cuộc trò chuyện.

Đừng để bản thân bị bế tắc với email của bạn. Hãy sử dụng các mẫu của chúng tôi để giúp bạn tạo đà cho chiến lược tiếp thị email của mình.