Công cụ và mẫu theo dõi mục tiêu bán hàng tốt nhất

Tại sao việc theo dõi hoạt động bán hàng lại quan trọng? Tóm lại — Nó biến hoạt động bán hàng từ một "hộp đen" thành một quy trình có thể đo lường được, nơi mà thành công có thể được xác định và lặp lại, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và cho phép thiết lập mục tiêu thực tế.

Ba yếu tố chính của việc theo dõi doanh số là gì? Tóm tắt: Mục tiêu doanh số của tổ chức (mục tiêu doanh thu từ trên xuống), chỉ tiêu cá nhân và các tiêu chuẩn hiệu suất (xác định hoạt động cần thiết dựa trên mục tiêu).

Tôi nên sử dụng công cụ theo dõi doanh số nào? Tóm tắt — Cung cấp khả năng theo dõi toàn diện với tự động hóa, trực quan hóa quy trình bán hàng và tích hợp email, bắt đầu từ phiên bản miễn phí, với gói Chuyên nghiệp có giá 100 đô la/người dùng/tháng để có đầy đủ tính năng.

Làm thế nào để tính toán số lượng hoạt động cần thiết để đạt được thành công trong bán hàng? Tóm lại — Hãy tính toán ngược từ mục tiêu doanh thu — nếu 20 cuộc gọi = 1 buổi giới thiệu sản phẩm và 20% số buổi giới thiệu thành công, thì 100 cuộc gọi = 1 giao dịch thành công, biến việc bán hàng thành một bài toán có thể dự đoán được.

Lịch, sổ kế hoạch, danh sách việc cần làm. Đây chỉ là một vài trong số những công cụ chúng ta sử dụng để theo dõi các hoạt động hàng ngày. Nhưng làm thế nào để bạn có thể theo dõi sát sao hoạt động bán hàng của mình ? Với các công cụ theo dõi hoạt động bán hàng.

Nếu bạn là người lãnh đạo bán hàng, việc xác định các chỉ số quan trọng để đánh giá đội ngũ bán hàng là rất cần thiết. Bằng cách sử dụng các công cụ theo dõi mục tiêu và hoạt động bán hàng , bạn có thể giám sát hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách chính xác hơn và đạt được các mục tiêu bán hàng với cái nhìn rõ ràng hơn về những gì thực sự cần thiết.

Công cụ theo dõi hoạt động bán hàng là gì?

Công cụ theo dõi hoạt động bán hàng giúp nhân viên bán hàng quản lý hiệu quả hơn các yếu tố như liên hệ, giao dịch và chỉ tiêu. Nó hỗ trợ các đội ngũ bán hàng theo dõi và phân tích tất cả các khía cạnh của quy trình bán hàng, từ đó giúp họ đưa ra quyết định tốt hơn.

Tại sao việc theo dõi hoạt động bán hàng lại quan trọng?

Như câu tục ngữ vẫn nói, “cái gì được đo lường thì sẽ được cải thiện”. Cho dù tôi đang muốn trau dồi kỹ năng bán hàng hay đang quản lý một nhóm các nhân viên bán hàng, thì một công cụ theo dõi hoạt động bán hàng hoặc theo dõi đội ngũ bán hàng, kết nối hành vi với những thành quả hữu hình, là điều cần thiết để duy trì và chốt được một lượng khách hàng tiềm năng dồi dào.

Theo kinh nghiệm của tôi, nếu thiếu các quy trình và công cụ theo dõi phù hợp, bộ phận bán hàng có thể giống như một hộp đen, nơi các dữ liệu đầu vào không rõ ràng dẫn đến các kết quả đầu ra mơ hồ — một công thức dẫn đến tình trạng kiệt sức trong bất kỳ tổ chức nào. Môi trường đó cũng khiến việc đặt mục tiêu thực tế cho các nhà quản lý gần như bất khả thi.

Để tạo ra một văn hóa mà ở đó nhân viên bán hàng thực sự muốn gắn bó, bạn cần triển khai các giải pháp theo dõi không gây khó chịu, trong đó thành công và các quy trình tạo ra thành công đó đều có thể xác định và lặp lại được.

Trong vai trò trưởng nhóm bán hàng tại ALINE , một công ty phát triển web và tiếp thị, không có công cụ nào quan trọng hơn công cụ theo dõi hoạt động bán hàng đối với sự phát triển. Với công cụ theo dõi này, tôi quản lý các liên hệ bán hàng, khối lượng công việc của từng nhân viên và theo dõi các giao dịch khi chúng diễn ra trong quy trình bán hàng.

Khi tôi bắt đầu công việc, bộ phận bán hàng hoạt động rời rạc, với một vài nhân viên bán hàng sử dụng các giải pháp riêng để theo dõi hoạt động của họ. Một trong những bước đầu tiên của tôi là triển khai cùng với một chương trình đào tạo bài bản để thống nhất toàn bộ nhóm và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các chức năng của công cụ mới.

Độ phức tạp của hệ thống theo dõi doanh số của riêng bạn tất nhiên sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của tổ chức, từ một bảng tính đơn giản (nó hoàn toàn có thể hoạt động, đừng vội đánh giá thấp!) đến một phần chuyên dụng trong hệ thống công nghệ của bạn, hoạt động liền mạch trong nền. Dù bạn đang ở mức độ nào về phạm vi và độ phức tạp, các thành phần chính của việc theo dõi doanh số vẫn giống nhau.

Dưới đây là những yếu tố theo dõi doanh số mà tôi thấy quan trọng nhất.

Ba yếu tố của việc theo dõi doanh số

Mục tiêu bán hàng của tổ chức

Theo quan điểm tổng thể, công cụ theo dõi hoạt động bán hàng nên được thiết kế để giúp nhóm của bạn đạt được các mục tiêu bán hàng có thể đo lường được của tổ chức (được nêu trong kế hoạch bán hàng của bạn ).

Nếu mục tiêu quý 3 là tăng 10% doanh thu so với mức 3 triệu đô la hàng quý, thì đội ngũ bán hàng cần tạo ra thêm 300.000 đô la doanh thu. Bằng cách thiết lập quy mô giao dịch trung bình thực tế, các nhà lãnh đạo bán hàng có thể xác định cần phải chốt bao nhiêu giao dịch để đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.

Cùng với cái chết và thuế, một điều chắc chắn nữa là ban lãnh đạo cấp cao luôn muốn doanh số bán hàng cao hơn. Chính vì lý do này mà tôi thấy cần thiết phải có một công cụ theo dõi hoạt động bán hàng, có thể cho thấy việc đạt được các mục tiêu thường được đặt ra một cách khá tùy tiện sẽ như thế nào.

Khi bộ phận bán hàng chịu áp lực phải đạt được nhiều hơn, dù là 10% hay 50%, công cụ theo dõi hoạt động bán hàng sẽ giúp người ra quyết định hiểu được những yếu tố bổ sung nào cần thiết để đạt được mục tiêu đó, cho dù đó là tăng số lượng nhân viên bán hàng (SDR), tự động hóa quy trình báo giá hay đầu tư vào các công cụ mới để mở rộng quy mô các nỗ lực tiếp cận khách hàng chất lượng mà không cần tăng số lượng nhân viên tương ứng với mức tăng nhu cầu.

Hạn ngạch cá nhân

Khi đội ngũ bán hàng đã xác định được mục tiêu, việc xác định chỉ tiêu cá nhân trở nên dễ dàng như việc chia tổng doanh thu mong muốn cho số lượng nhân viên bán hàng trong nhóm.

Trong một số trường hợp, bạn cần tính đến sự khác biệt về phạm vi hoạt động giữa các thành viên trong nhóm, và bạn nên cố gắng tuân thủ quy tắc chung là khoảng 70-80% số nhân viên bán hàng của bạn nên đạt được chỉ tiêu — nếu không, chỉ tiêu bạn đặt ra có thể không thực tế.

Việc đạt được sự cân bằng này vô cùng quan trọng, bởi vì một bộ phận bán hàng mà chỉ có 10% nhân viên đạt chỉ tiêu sẽ trở thành một vòng luẩn quẩn, nơi mà may mắn cuối cùng đóng vai trò lớn hơn kỹ năng và sự quyết tâm. Và nếu điều đó nghe có vẻ giống như một công thức dẫn đến kiệt sức, thì đúng là như vậy.

Việc đo lường mức độ đạt chỉ tiêu là một thành phần thiết yếu của công cụ theo dõi hiệu suất đội ngũ bán hàng vì nó giúp bạn xác định hiệu quả và tính toán tiền thưởng cho các nhân viên bán hàng — nhưng tôi nhận thấy nó còn mang lại một lợi ích thường bị bỏ qua. Khi một vài thành viên trong nhóm liên tục vượt chỉ tiêu, cả bộ phận sẽ nhận thấy điều đó.

Nếu bạn đã tuyển dụng đúng người, những nhân viên bán hàng trung bình sẽ nhận ra rằng họ cần bắt chước hành vi của những người bán hàng xuất sắc nhất, không phải vì sợ mất việc mà vì đó là con đường để mở khóa các chương trình tăng tốc và thu nhập bổ sung. Trong một tổ chức coi trọng giao tiếp và hợp tác, sự thành công của cả nhóm thực sự có thể nâng tầm tất cả.

Tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất

Khi bạn đã biết mỗi cá nhân đóng góp nên tạo ra bao nhiêu doanh thu, bạn có thể phân tích chi tiết các hoạt động cần thiết để tạo ra doanh thu đó trong quá khứ.

Cho dù đội ngũ bán hàng của bạn bao gồm các nhân viên bán hàng toàn diện hay các nhân viên phát triển kinh doanh (SDR) chuyên lấp đầy lịch làm việc của các chuyên viên bán hàng (AE) bằng các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, hãy bắt đầu từ mục tiêu doanh số để xác định các yếu tố đầu vào cần thiết và vạch ra các mốc thời gian đó trong các mẫu theo dõi hoạt động bán hàng của bạn.

Nếu cần 20 cuộc gọi đi để lên lịch một buổi demo đủ điều kiện và các nhân viên bán hàng (AE) của bạn chuyển đổi trung bình 20% số buổi demo, thì các nhân viên phát triển kinh doanh (SDR) cần thực hiện 100 cuộc gọi để chốt được một giao dịch. Tất nhiên, con số của bạn sẽ khác nhau, nhưng các tiêu chuẩn cho phép bạn biến việc bán hàng thành một bài toán. Các mẫu theo dõi hoạt động bán hàng cũng có thể được sử dụng lại cho từng nhân viên, vì vậy nếu bạn có một nhân viên đạt được nhiều thành công hơn qua email so với qua điện thoại, bạn cũng có thể xác định các yếu tố đầu vào của họ để đạt được các kết quả đầu ra nhất định.

Giá trị của các giao dịch và quy mô đội ngũ bán hàng sẽ quyết định số lượng cuộc gọi, email hoặc hoạt động cần thực hiện mỗi tháng, và công cụ theo dõi hoạt động sẽ tóm tắt những đóng góp từ từng cá nhân, tiến trình của các giao dịch qua các giai đoạn trong quy trình bán hàng của bạn, và doanh thu ròng mới phát sinh từ cả nỗ lực bán hàng cá nhân và tập thể theo thời gian.

Cũng như mọi ngành nghề khác, bán hàng có cả những người xuất sắc và những người kém cỏi, phần lớn nhân viên bán hàng đều ở mức trung bình. Theo kinh nghiệm của tôi, không gì cải thiện hiệu suất và sự gắn bó của những người ở giữa đường cong phân bố chuẩn tốt hơn việc gỡ bỏ bức màn "may mắn" và phân tích những kết quả đáng mong muốn thành những hành động cụ thể.

Sự phân tích chi tiết đó chính là lý do tại sao công cụ theo dõi hoạt động bán hàng lại quan trọng đến vậy trong bất kỳ tổ chức nào hiện đang hoạt động một cách thiếu hiệu quả. Bằng cách theo dõi các hoạt động và các giao dịch đã hoàn tất, các nhà lãnh đạo có thể tìm ra công thức cho sự thành công bền vững trong bán hàng thay vì chỉ làm theo cảm tính và hy vọng các con số sẽ khớp vào cuối năm.

Cách theo dõi doanh số bán hàng

Nói chung, một công cụ theo dõi, bảng tính hoặc mẫu giúp bạn dễ dàng có tất cả thông tin cần thiết để xem xét ở cùng một nơi. Sau đó, bạn có thể sử dụng các nguồn tài liệu này để nhanh chóng xác định xu hướng và bất kỳ sự điều chỉnh nào cần thiết trong các cuộc họp cá nhân và họp nhóm để đánh giá hiệu suất.

Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc xác định những điểm cần cải thiện giúp bạn có thể lập kế hoạch tối ưu hóa hiệu suất bán hàng và thời gian làm việc của nhóm.

Ở mức độ chi tiết hơn, bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi hoạt động bán hàng để giám sát các hoạt động quan trọng thúc đẩy hiệu suất bán hàng, bao gồm những điều sau đây.

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Thực tế là: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể tốn thời gian và đôi khi gây khó chịu. Nhưng nếu không có nó thì sao? Kênh bán hàng của bạn có thể sẽ cạn kiệt – và rất nhanh chóng. Vì vậy, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng là cần thiết, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm việc này hiệu quả hơn.

Dĩ nhiên, hãy sử dụng công cụ theo dõi bán hàng để ghi lại những thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên công ty/người ra quyết định, số điện thoại liên lạc, vấn đề khách hàng gặp phải, các hoạt động tiếp cận, v.v.

Nhưng ngoài ra, hãy ghi lại địa điểm và cách thức bạn và đội ngũ bán hàng tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Sau đó, ghi chú lại số giờ hoạt động này diễn ra mỗi ngày. Khi đã thu thập đủ dữ liệu, việc tìm ra cách bạn và nhóm của mình có thể tối ưu hóa hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng sẽ dễ dàng hơn.

Gợi ý : Nếu bạn chưa từng thử, tại sao không dùng thử AI? Theo Báo cáo Tình trạng AI của chúng tôi , gần 80% chuyên gia bán hàng cho biết AI giúp họ dành nhiều thời gian hơn cho những phần quan trọng nhất trong công việc. Hơn nữa, việc tìm kiếm thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu (34%) và hỗ trợ viết tin nhắn tiếp cận khách hàng tiềm năng (31%) là hai trong số những trường hợp sử dụng AI phổ biến nhất trong bán hàng.

Mẹo hay: Chức năng Quản lý Khách hàng tiềm năng giúp tổ chức các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên một không gian làm việc tập trung được hỗ trợ bởi AI để đạt hiệu quả tối đa.

- Tiếp cận cộng đồng

Giống như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, gọi điện thoại chào hàng là một hoạt động bán hàng tốn thời gian nhưng cần thiết. Và cũng giống như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, việc theo dõi hoạt động này sẽ giúp nâng cao hiệu quả. Để bắt đầu, hãy ghi lại những thông tin như việc bạn đã liên hệ với khách hàng tiềm năng hay chưa và khi nào, cũng như bằng cách nào (ví dụ: gọi điện thoại chào hàng, email hoặc gặp trực tiếp).

Bạn muốn theo dõi tỷ lệ thành công của mình? Hãy ghi lại số lượng khách hàng tiềm năng đã trả lời cuộc gọi, đọc email hoặc nhận danh thiếp nếu bạn đi tiếp cận tận nhà. Sau đó, theo dõi số lượng cuộc họp bạn đã đặt lịch dựa trên hoạt động tiếp cận của mình.

Sau khoảng một tháng, bạn cũng có thể phát hiện ra các xu hướng, chẳng hạn như những ngày cụ thể trong tuần mà nhiều khách hàng tiềm năng gọi điện hơn. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tiếp cận khách hàng tiềm năng vào những ngày đó.

Gợi ý : Để cải thiện tỷ lệ tiếp cận khách hàng tiềm năng của bạn hoặc nhóm của bạn, hãy cân nhắc đào tạo bán hàng nội bộ . Ví dụ, một bài học đơn giản về cách sử dụng "Tiếng nói của khách hàng" (VOC) trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể tạo ra sự khác biệt.

Mẹo hay: Công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng giúp xác định những người ra quyết định quan trọng để tiếp cận mục tiêu, từ đó cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

- Các cuộc họp

Bạn có biết mình hoặc nhóm của mình đã tham dự bao nhiêu cuộc họp trong tuần này chỉ bằng một cái nhìn thoáng qua không? Nếu không, bạn có cần phải lục lọi nhật ký của mọi người để tìm hiểu không? Nếu câu trả lời là “Không” rồi đến “Có”, thì bạn cần một công cụ theo dõi doanh số để bắt đầu ghi lại thông tin này.

Ngoài việc ghi lại số lượng cuộc họp đã diễn ra, bạn có thể sử dụng công cụ theo dõi doanh số để ghi lại số lượng các cuộc họp có kết quả tích cực. Số lượng cuộc họp đã đặt lịch cho thấy liệu hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng và tiếp cận khách hàng của bạn có hiệu quả hay không. Và số lượng cuộc họp dẫn đến kết quả tích cực cho thấy liệu các cuộc họp của bạn có cần cải thiện hay không.

Gợi ý : Nếu các cuộc gặp gỡ với khách hàng tiềm năng không mang lại giao dịch, có lẽ đã đến lúc xem xét lại các kỹ thuật chốt sale khác nhau .

Giờ đây, tôi sẽ chia sẻ những phần mềm, mẫu và công cụ tốt nhất giúp bạn theo dõi hoạt động bán hàng, giám sát hiệu quả làm việc của đội ngũ và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu cho doanh nghiệp của mình.

Công cụ theo dõi doanh số (Miễn phí & Trả phí)

Phần mềm theo dõi doanh số

- Smartsheet

Smartsheet là một nền tảng quản lý công việc với khả năng theo dõi doanh số mạnh mẽ. Điều đầu tiên thu hút sự chú ý của tôi là công cụ này rất giống với bảng tính Excel. Điều này có thể hữu ích cho bất cứ ai đã dành nhiều thời gian theo dõi mục tiêu và dữ liệu bán hàng của mình trong Excel nhưng sẵn sàng nâng cấp lên một giải pháp toàn diện hơn. Khi chuyển đổi, bạn sẽ không cảm thấy hoàn toàn xa lạ, điều này thật tuyệt.

Nền tảng này cũng được thiết kế để cung cấp khả năng hiển thị và tổng hợp thông tin tốt hơn, điều này làm cho nó hữu ích cho các nhóm lớn, nơi tính minh bạch và trách nhiệm giải trình là yếu tố then chốt.

Phù hợp nhất cho: Các nhà lãnh đạo và quản lý cấp doanh nghiệp đang tìm kiếm sự minh bạch và phối hợp tốt hơn với các hoạt động của nhân viên bán hàng.

Điều tôi thích:

• Cung cấp dự báo doanh số theo thời gian thực và khả năng theo dõi tiến độ công việc.
• Nó có giao diện kiểu Excel, giúp người dùng Excel hoặc Google Sheet dễ dàng làm quen ngay lập tức.
• Các tính năng quản lý tác vụ cộng tác giúp các nhóm dễ dàng cùng lúc thực hiện các nhiệm vụ theo dõi mục tiêu bán hàng.

- Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Cá nhân tôi thấy nó rất hiệu quả trong việc theo dõi các hoạt động tiếp cận khách hàng. Bảng theo kiểu Kanban giúp dễ dàng hình dung các hoạt động tiếp cận và theo dõi sát sao các mục tiêu bán hàng.

Gói miễn phí rất phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ làm việc với ít giao dịch cùng một lúc. Bạn có thể bị giới hạn ở 10 bảng (tôi sẽ sử dụng chúng để thể hiện các bước hoặc giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng), nhưng bạn có thể thêm không giới hạn số lượng thẻ (tôi sẽ sử dụng chúng cho mọi nhiệm vụ và tương tác với khách hàng).

Mẹo hay: Các giai đoạn bán hàng luôn nên là những hành động mà bạn chủ động thực hiện — như vậy bạn sẽ không bao giờ phải chờ đợi khách hàng tiềm năng tiến hành giao dịch sang giai đoạn tiếp theo.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhỏ đang tìm kiếm một bảng điều khiển quy trình trực quan.

Điều tôi thích:

• Thích hợp để theo dõi thông tin cơ bản cho một lượng nhỏ khách hàng tiềm năng.
• Nền tảng rất trực quan, giúp dễ dàng nắm bắt toàn bộ quy trình, bao gồm các nhiệm vụ chính và trạng thái nhiệm vụ liên quan đến từng giai đoạn.
• Giao diện thân thiện với người dùng, cùng với các mẫu bảng dựng sẵn và tính năng tự động hóa tích hợp giúp việc bắt đầu sử dụng phần mềm trở nên dễ dàng hơn.
• Hơn 150 tích hợp với các công cụ có thể nâng cao quy trình bán hàng và theo dõi mục tiêu của bạn.

- Monday.com

Monday.com có ​​phần mềm CRM bán hàng riêng, nhưng bạn cũng có thể sử dụng gói miễn phí để truy cập một số tính năng lập kế hoạch quy trình làm việc.

Tôi thích cách bố trí các bảng của Monday. Theo tôi, chúng là phiên bản trực quan hơn của bảng tính — rất phù hợp cho những người dễ bị mỏi mắt nếu nhìn vào các ô và số liệu quá lâu.

Nếu bạn là người quản lý bán hàng cá nhân, phiên bản miễn phí rất đáng để xem xét nhằm tổ chức và theo dõi dữ liệu khách hàng cũng như các hoạt động bán hàng.

Phù hợp nhất cho: Cá nhân mới bắt đầu theo dõi mục tiêu bán hàng hoặc đang hoạt động với ngân sách hạn chế.

Điều tôi thích:

• Dễ dàng và trực quan khi thiết lập, và các chế độ xem có thể tùy chỉnh giúp quản lý công việc hiệu quả.
• Rất phù hợp để xem lượng lớn dữ liệu ở cùng một nơi.
• Cung cấp phương pháp chi tiết để theo dõi sát sao quy trình bán hàng và mục tiêu của bạn.

Mẫu theo dõi doanh số

- Mẫu theo dõi dữ liệu bán hàng

Cá nhân tôi rất thích sử dụng bảng tính. Bạn có thể làm được những điều tuyệt vời với Excel, và hiện nay có nhiều nguồn tài liệu hơn bao giờ hết để giúp bạn làm chủ phần mềm đầy giá trị này. Tôi cũng thích các mẫu miễn phí, vì vậy bảng điều khiển bán hàng này là một sự lựa chọn hoàn hảo.

Bảng điều khiển bán hàng là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để trực quan hóa dữ liệu bán hàng của bạn. Với công cụ lập kế hoạch cuộc gọi bán hàng, bạn có thể giúp nhóm của mình theo dõi và quản lý các hoạt động tiếp cận khách hàng và hiệu quả của chúng.

Phù hợp nhất cho: Tích hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn.

Điều tôi thích:

• Cung cấp những hình ảnh tổng quan tiện lợi về các mục tiêu và chỉ số bán hàng quan trọng, giúp bạn theo dõi hiệu suất của đội ngũ một cách chính xác và sát sao hơn.
• Bao gồm hướng dẫn từng bước khi bạn điền vào từng phần.
• Cho phép bạn xây dựng một bảng điều khiển bán hàng sáng tạo, giúp bạn đạt được những kỷ lục bán hàng mới.
• Bạn có thể sử dụng các mẫu này trong Excel hoặc Google Sheets.

- Mẫu CRM

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm CRM bán hàng nhưng chưa sẵn sàng đầu tư vào một giải pháp hoàn chỉnh, tôi rất thích mẫu CRM miễn phí này.

Tạo ra một công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng chi tiết (hay công cụ theo dõi CRM ) để giúp công ty bạn theo dõi cách thức tương tác với khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn sẽ có một nơi để ghi chú cuộc họp, tên, chức danh và các giải pháp đề xuất mà bạn muốn thảo luận trong cuộc gọi tiếp theo.

Phù hợp nhất cho: Tìm hiểu về theo dõi doanh số bán hàng.

Điều tôi thích:

• Hiển thị quy trình bán hàng và giá trị của các cơ hội đang mở để quản lý mối quan hệ tốt hơn.
• Giúp bạn tính toán tỷ lệ thắng/thua của đội mình chính xác hơn bằng cách theo dõi tiến độ của từng cơ hội bạn nhập vào.
• Hỗ trợ nhân viên bán hàng tổ chức, theo dõi và xếp hạng khách hàng tiềm năng tốt hơn dựa trên mức độ ưu tiên.

- Mẫu dự báo doanh số

Dự báo doanh số có thể khá phức tạp nếu bạn chưa quen với quy trình, nhưng mẫu dự báo doanh số này giúp bạn dễ dàng hiểu hơn. Theo kinh nghiệm của tôi, nó cũng rất dễ sử dụng.

Mẫu dự báo này cho phép bạn xem giao dịch đang ở giai đoạn nào để giúp bạn tính toán xác suất thành công. Việc nắm rõ tỷ lệ chốt giao dịch điển hình này rất cần thiết để tính toán số lượng khách hàng tiềm năng trong tương lai, đảm bảo bạn không bao giờ bị rơi vào tình trạng "kênh bán hàng trống".

Thêm vào đó, nguồn tài liệu này còn đi kèm với các mẫu và danh sách kiểm tra bán hàng hữu ích khác trong một bộ công cụ tăng năng suất bán hàng tiện dụng — chắc chắn đáng để tham khảo để lấy cảm hứng.

Phù hợp nhất cho: Bất kỳ ai có ngân sách hạn chế, bao gồm các công ty khởi nghiệp tự lực, các doanh nhân và nhân viên bán hàng mới bắt đầu và không có bộ công cụ phức tạp.

Điều tôi thích:

• Chia tiến độ bán hàng theo từng quý để dự đoán tỷ lệ chốt đơn tốt hơn.
• Dễ dàng nhập và diễn giải dữ liệu trong một bảng tính đơn giản.
• Công cụ hữu ích cho các doanh nhân bận rộn hoặc các đội ngũ bán hàng nhỏ.

- Mẫu quy trình bán hàng

Nếu bạn là một bên liên quan quan trọng trong tổ chức của mình, việc có cái nhìn tổng quan về các hoạt động của đội ngũ bán hàng sẽ rất hữu ích — đặc biệt là về những gì đang diễn ra trong quy trình bán hàng .

Tôi thích bảng tính theo dõi này vì nó phân tích số lượng giao dịch ở từng giai đoạn, giúp bạn hình dung được tiến độ và cơ hội trong đội ngũ bán hàng.

Phù hợp nhất cho: Phân tích quy trình bán hàng cấp cao dành cho ban quản lý, thành viên hội đồng quản trị và các giám đốc điều hành cũng như các bên liên quan khác.

Điều tôi thích:

• Công cụ theo dõi đơn giản nhưng hiệu quả, có thể được sử dụng để đánh giá chiến lược bán hàng tốt hơn.
• Cung cấp tỷ lệ phần trăm xác suất trung bình mà khách hàng tiềm năng đạt được từng bước.
• Bao gồm các biểu đồ cột trực quan, có thể là một chỉ báo dễ hiểu về những bước nào trong quy trình bán hàng cần được cải thiện để hỗ trợ tốt hơn cho nhân viên bán hàng đạt được thành công.

- Bảng tính theo dõi doanh số khách hàng tiềm năng

Việc theo dõi khách hàng tiềm năng có thể khó khăn nếu bộ phận bán hàng của bạn không sử dụng CRM . May mắn thay, việc nhập dữ liệu này không mất nhiều thời gian nếu bạn có một công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng chi tiết.

Thêm một lợi ích nữa, công cụ theo dõi khách hàng tiềm năng này cho phép bạn lưu giữ dữ liệu lịch sử đã tích lũy khi doanh nghiệp của bạn sẵn sàng sử dụng CRM. Chỉ cần xuất dữ liệu dưới dạng tệp CSV và nhập trực tiếp vào nền tảng mới.

Tôi thích mẫu theo dõi khách hàng tiềm năng này vì nó cung cấp cái nhìn tổng quan có hệ thống về dữ liệu bán hàng của bạn và đóng vai trò như một giải pháp trung gian tốt nếu bạn đang phân vân giữa các hệ thống CRM đầy đủ tính năng hơn hoặc đơn giản là chưa sẵn sàng đầu tư vào một giải pháp chuyên dụng.

Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp nhỏ và các nhà khởi nghiệp đang trong giai đoạn đầu tạo ra khách hàng tiềm năng.

Điều tôi thích:

• Đây là một mẫu khởi đầu tốt cho các doanh nghiệp nhỏ không cần đầy đủ chức năng của một hệ thống CRM chính thức.
• Cho phép bạn theo dõi quá trình liên lạc với từng khách hàng và lên kế hoạch cho các liên hệ và theo dõi trong tương lai khi họ tiến triển từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
• Bạn cũng có thể chỉ ra nguồn khách hàng tiềm năng để xác định cách họ tìm thấy doanh nghiệp của bạn.

Đưa ra quyết định thông minh với công cụ theo dõi hoạt động bán hàng.

Tôi nhận thấy rằng điều tuyệt vời nhất của công cụ theo dõi hoạt động bán hàng hoặc theo dõi đội ngũ bán hàng là nó có thể cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về năng suất của bộ phận bán hàng, được phân tích chi tiết theo tỷ lệ chốt đơn, doanh thu dự kiến ​​và hiệu suất của từng cá nhân.

Nắm bắt sát sao những con số này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn một cách nhanh chóng hơn.

Dù bạn là nhân viên bán hàng, quản lý bán hàng, hay giám đốc điều hành hoặc thành viên hội đồng quản trị, tôi đảm bảo bạn sẽ tìm thấy thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả nhất trong công cụ theo dõi hoạt động bán hàng.