Cách viết email theo dõi để luôn nhận được phản hồi

Họ chỉ bận thôi, bạn tự nhủ. Họ sẽ làm ngay thôi. Họ biết điều đó quan trọng.

Nhưng sâu thẳm bên trong, bạn biết rằng họ đã hoàn toàn quên mất là bạn đã gửi nó.

Vì vậy, bạn không có lựa chọn nào khác. Bạn mở email và đọc lại bản nháp trước khi nhấn gửi.

“Nếu bạn có thể dành thời gian xem qua email trước của tôi, đừng lo lắng nếu bạn quá bận”

Đọc thì đau, viết thì còn đau hơn.

Nhưng nếu có cách để tạo ra email theo dõi hoàn hảo thì sao? Một email không làm phiền người nhận nhưng cũng thúc đẩy họ thực hiện hành động mà bạn mong muốn.

Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc theo dõi hoàn hảo, dù là với đối tác kinh doanh hay là một phần trong nỗ lực bán hàng của bạn.

Tại sao việc gửi email theo dõi có thể giống như việc nhổ răng

Đầu tiên, cần lưu ý rằng không ai thích gửi hoặc nhận email theo dõi. Đối với những người hướng nội, ý nghĩ phải theo đuổi một dự án có thể khiến chúng ta cảm thấy như bụng mình bị đập xuống sàn.

Đối với những người hướng ngoại, quá trình gửi email có thể không quá khó khăn, nhưng việc giữ giọng điệu chuyên nghiệp mà không gây cảm giác bực bội có thể khá khó khăn!

Trong một thế giới lý tưởng, sẽ không có thứ gì như email theo dõi. Tất cả chúng ta sẽ trôi qua cuộc sống, trả lời mọi email chúng ta nhận được trong một khoảng thời gian phù hợp với phản hồi hoàn hảo.

Nhưng chúng ta không sống trong một thế giới hoàn hảo. Chúng ta sống trong một thế giới mà email theo dõi là điều xấu cần thiết và chúng ta phải làm chủ.

Cách viết email theo dõi hoàn hảo

Dòng chủ đề

BỐP, KABLAM, BÙM!

Tôi có thu hút được sự chú ý của bạn không?

Được rồi, bạn chắc chắn không nên bắt đầu email của mình bằng những cụm từ như vậy, nhưng trọng tâm phải là thu hút sự chú ý của người đọc (mặc dù ông KABLAM nghe có vẻ khá hấp dẫn).

Sau đây là một số ví dụ về dòng tiêu đề tuyệt vời, rõ ràng và thu hút sự chú ý:

+ Theo dõi hóa đơn chưa thanh toán

+ Nhắc nhở: Một tài liệu đang chờ bạn ký

+ Hành động cần thiết: Vui lòng gửi cho tôi những tài liệu đó càng sớm càng tốt

+ Vui lòng đọc: Thỏa thuận dự án nổi bật

Nội dung email

Bây giờ bạn đã soạn xong tiêu đề email hoàn hảo gửi cho ông KABLOOM (tôi đang thực hiện điều này), bạn có thể chắc chắn rằng họ sẽ mở email.

Vì vậy, tiếp theo, chúng ta cần nghĩ về nội dung họ sẽ đọc khi thực hiện hành động đó.

Chúng tôi muốn đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa lịch sự và chuyên nghiệp mà không tỏ ra thô lỗ hay tức giận. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mối quan hệ làm việc lâu dài. Đừng hy sinh các mối quan hệ lâu dài cho các hành động ngắn hạn!

Vì đây là email tiếp theo, nên không cần phải kể lể dài dòng về buổi tiệc nướng mà bạn đã tham dự vào cuối tuần hay hỏi thăm về việc con cái họ thích nghi với trường mới như thế nào.

Không, chúng tôi muốn bám sát những điều cơ bản và đi thẳng vào vấn đề nhanh nhất có thể.

“Xin chào, Chào thân mến, Chào mừng” Chọn chủ đề và bắt đầu giải thích trực tiếp tình hình.

Hãy cụ thể khi giải thích vấn đề đang gặp phải và chắc chắn KHÔNG xin lỗi vì đã gửi lời nhắc nhở. Xét cho cùng, nếu họ trả lời email đầu tiên của bạn, chúng ta sẽ không rơi vào tình huống này, phải không?

Cung cấp bối cảnh càng chi tiết càng tốt, đề cập đến hoàn cảnh và thời gian trôi qua kể từ tin nhắn đầu tiên của bạn trước khi đưa ra giải pháp.

Ví dụ, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang theo đuổi hóa đơn, bạn có thể khó có thể kiên quyết với khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mà bạn muốn hợp tác trong tương lai.

Tuy nhiên, bạn vẫn phải kiên quyết. Xét cho cùng, việc được trả tiền sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tồn tại. Nhắc nhở họ về quy mô doanh nghiệp của bạn và nhắc lại rằng nếu không được trả tiền, bạn sẽ buộc phải ngừng làm việc với họ trong tương lai. Được viết theo đúng cách, điều này sẽ không có vẻ thô lỗ, chỉ mang tính chuyên nghiệp và cho họ thấy bạn là một đối tác nghiêm túc.

Những nét cuối cùng

Bây giờ hãy xem xét lời chào tạm biệt của bạn. Thật đáng buồn, "XoXo, Gossip Girl" sẽ không hiệu quả.

Thay vào đó, hãy nhắc lại hành động bạn muốn họ thực hiện và yêu cầu xác nhận rằng email của bạn đã được nhận và hành động đang được thực hiện.

Cuối cùng, hãy kết thúc email bằng lời chào chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng” và kèm chữ ký email để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Tìm mẫu email theo dõi hoàn hảo

Cái thúc nhẹ nhàng

Trong hầu hết các trường hợp, lựa chọn lời nhắc nhở nhẹ nhàng là cách tốt nhất. Xét cho cùng, có thể có nhiều lý do khiến email đầu tiên của bạn không nhận được phản hồi và bạn không muốn bị coi là thô lỗ hoặc hống hách.

Chúng tôi hướng tới sự chuyên nghiệp và toàn diện.

Một cú thúc nhẹ nhàng cho phép bạn thúc đẩy kết quả mong muốn theo cách thuyết phục nhưng thân thiện. Sau đây là một ví dụ:

Xin chào (Tên người nhận) ,

Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.

Tôi đang liên hệ thay mặt cho (tên công ty) . Thỏa thuận trước đó của chúng tôi liên quan đến việc giao (mặt hàng cụ thể) theo lịch trình vào (ngày đề cập) , để đổi lấy khoản thanh toán (X) , vào ngày (Y) , nhưng thật không may là vẫn chưa hoàn thành.

Bạn vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về lý do chậm trễ và ngày dự kiến ​​nhận được thanh toán không?

Bạn có thể xem thỏa thuận gốc được đính kèm cùng với xác nhận về công việc đã hoàn thành.

Khi nhận được email này, vui lòng xác nhận đã gửi và đề xuất ngày gửi mới.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Chúng ta hãy lịch sự

Như bà tôi thường nhắc nhở tôi, phép lịch sự chẳng tốn kém gì (thực ra đây là một việc làm tốt, xét đến tình trạng lạm phát hiện nay).

Khi gửi email theo dõi cho khách hàng của bạn, ranh giới giữa chuyên nghiệp và thuyết phục, hung hăng hoặc vô ơn có thể rất mong manh.

Sau đây là một ví dụ bạn có thể sử dụng khi xin nghỉ phép hoặc xác nhận về một dự án:

Xin chào (Tên người nhận) ,

Gần đây tôi đã gửi email cho bạn yêu cầu thanh toán từ [ngày] đến [ngày] cho công việc [x] , như đã thỏa thuận. Vui lòng xác nhận xem khoản thanh toán này đã được xử lý chưa? Tôi cần biết sớm để có thể bắt đầu các nhiệm vụ khác trong dự án này và trả tiền cho nhóm của tôi vì công sức họ bỏ ra.

Nếu bạn muốn thảo luận chi tiết hơn về yêu cầu của tôi, vui lòng cho tôi biết thời gian phù hợp với bạn và chúng tôi sẽ sắp xếp sớm nhất có thể.

Tốt nhất,

(Tên của bạn)

Thời gian là yếu tố cốt yếu!

Thật không may, đôi khi bạn không có thời gian để thúc nhẹ nhàng, và sự lịch sự phải được thay thế bằng sự cấp bách. Ở đây, bạn phải đi thẳng vào vấn đề càng nhanh càng tốt, đặt ra thời hạn và hậu quả của việc bỏ lỡ thời hạn đó.

Tuy nhiên, ngay cả khi thời gian không ủng hộ bạn, đó cũng không phải là lý do để thô lỗ hoặc hung hăng trong giọng điệu của bạn. Sau đây là một ví dụ:

Xin chào (Tên người nhận) ,

Đây là thông báo khẩn cấp liên quan đến [chèn vấn đề tại đây] .

Chúng tôi cần sắp xếp vấn đề này theo [đặt thời hạn] hoặc [thêm hậu quả, chẳng hạn như mất doanh thu, v.v.] . Vui lòng xác nhận khi bạn nhận được email này, xác nhận thời điểm [vấn đề] sẽ được giải quyết.

Nếu dễ hơn, bạn có thể gọi cho tôi theo số [số điện thoại của bạn] .

Nói chuyện sớm nhé,

(Tên của bạn)