Cách tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ trong 8 bước đơn giản

Một số lượng đáng ngạc nhiên các doanh nhân không nắm bắt được khái niệm này. Họ vội vã tuyển dụng và đổ lỗi cho nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ luôn phải hoạt động dưới áp lực, và không bao giờ có thời điểm thuận lợi để tuyển dụng, thuê và đào tạo nhân viên mới .

Vậy mà những chủ doanh nghiệp thiển cận này lại tỏ ra ngạc nhiên khi vấn đề phát sinh. Họ mong đợi điều gì chứ? Bạn không thể vội vàng thực hiện một quy trình tỉ mỉ và mong đợi kết quả tốt. Điều này cũng giống như việc trộn một công thức bánh mì chưa hoàn chỉnh, không để bánh nở đúng cách, lấy bánh ra khỏi lò sớm hơn 5 phút, rồi lại phàn nàn rằng thành phẩm thì nhão nhoẹt và nhạt nhẽo.

Dành đủ thời gian cho việc tuyển dụng không chỉ bao gồm quá trình tuyển dụng và phỏng vấn. Bạn cũng cần phải suy nghĩ về vai trò của mình trong tương lai. Các doanh nghiệp thiển cận thường trải thảm đỏ chào đón nhân viên mới, rồi bỏ mặc họ ở cuối thảm đỏ đó, không có định hướng rõ ràng về tương lai.

Đừng bao giờ đăng một vị trí mà không có ít nhất một phác thảo ban đầu về sự phát triển và tăng trưởng. Nếu không, bạn sẽ mắc kẹt với một nhân viên trì trệ hoặc tạo ra một tình huống khó xử cho một cá nhân có động lực muốn thăng tiến.

Nghiên cứu cho thấy 97% nhân viên muốn học hỏi và phát triển trong vai trò của mình. Như Ryan Roslansky giải thích :

Hơn nữa, cơ hội học hỏi và phát triển đã nổi lên như động lực mạnh mẽ nhất của văn hóa làm việc. Các giám đốc điều hành và quản lý nên làm rõ rằng việc học tập liên tục là một phần không thể thiếu trong sự phát triển nghề nghiệp cá nhân và có thể được thực hiện trong giờ làm việc của công ty. Để thúc đẩy văn hóa học tập, hãy khuyến khích nhân viên dành thời gian trong lịch trình cho việc học tập mỗi tuần hoặc mỗi tháng — và hãy làm tương tự. Nếu các nhà quản lý dành thời gian học tập riêng, nhân viên sẽ có nhiều khả năng làm theo. Việc cân bằng giữa việc học tập với các hạn chót đang đến gần hoặc nhu cầu của khách hàng có thể gây căng thẳng. Hãy nhắc nhở bản thân và nhóm của bạn rằng khoản đầu tư vào việc học tập sẽ mang lại lợi ích cho sự nghiệp và tổ chức của họ, đồng thời đưa ra hướng dẫn cụ thể về kế hoạch phát triển nhân viên.

Vậy làm thế nào để bạn lập kế hoạch tuyển dụng giúp nhân viên mới của mình thành công cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn? Hãy làm theo 8 bước thiết yếu sau đây để tìm hiểu cách tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ.

Phát triển chiến lược của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc xem xét những nhu cầu chính của công ty bạn. Vị trí quan trọng nhất cần tuyển dụng là gì? Đừng vội vàng lấp đầy vị trí trống ngay khi có cơ hội. Với sự phát triển và tiến bộ mà bạn đang theo đuổi, có lẽ sẽ hiếm khi có một vị trí nào đó giống hệt vị trí trước đó.

Bạn cũng cần cân nhắc xem vị trí này có thể phát triển như thế nào trong tương lai. Bất kỳ ứng viên chất lượng nào cũng sẽ quan tâm đến yếu tố này, vì vậy bạn nên chuẩn bị thảo luận về nó trong các buổi phỏng vấn.

Những cân nhắc bổ sung nên bao gồm thị trường việc làm trong ngành và khu vực của bạn. Ai khác đang tuyển dụng cho các vị trí tương tự? Họ đang cung cấp những gì? Biết câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tinh chỉnh chiến lược của mình đến mức doanh nghiệp của bạn nổi bật giữa đám đông.

Ngay cả khi bạn cảm thấy áp lực phải tuyển dụng, đừng vội vàng thực hiện bước quan trọng này. Bạn càng nghiên cứu kỹ lưỡng ở giai đoạn đầu, kết quả cuối cùng bạn đạt được sẽ càng tốt hơn.

Tạo mô tả

Nghiên cứu ở bước trước của bạn cần làm rõ các kỹ năng chuyên môn bạn đang tìm kiếm và các phương pháp bạn sẽ sử dụng để thu hút ứng viên hàng đầu. Cả hai yếu tố này đều rất quan trọng cho một bài đăng tuyển dụng hiệu quả.

Mức lương cho công việc này là bao nhiêu? Việc nắm rõ các con số sẽ hỗ trợ bạn lập ngân sách và chuẩn bị cho những cuộc trao đổi hiệu quả với ứng viên.

Các phần tiềm năng trong mô tả công việc của bạn bao gồm phần giới thiệu, mô tả công việc và các bằng cấp mong muốn. Sau khi viết bản thảo đầu tiên, hãy để các nhà quản lý liên quan tham gia đóng góp ý kiến. Biết đâu họ sẽ có ý tưởng về cách đặt ra kỳ vọng tốt hơn và làm nổi bật những quyền lợi phù hợp nhất.

Đảm bảo giấy tờ đã sẵn sàng

Tuyển dụng nhân viên không chỉ liên quan đến quy trình nội bộ. Bạn còn phải cân nhắc các yếu tố hành chính như chứng từ thuế, biểu mẫu gửi tiền trực tiếp và điều khoản không cạnh tranh.

Các thủ tục giấy tờ cụ thể cần thiết sẽ tùy thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn và quốc gia nơi doanh nghiệp bạn đặt trụ sở. Nếu bạn sắp tuyển dụng nhân viên đầu tiên , hãy tham khảo ý kiến của các chủ doanh nghiệp khác để nắm rõ những gì cần chuẩn bị. Nếu bạn đã từng tuyển dụng nhân viên, hãy kiểm tra lại các quy trình đó để xác định các tài liệu cần thiết để sắp xếp hợp lý.

Danh sách mẫu này sẽ giúp bắt đầu quá trình đánh giá:

• Mẫu đơn đủ điều kiện liên bang (như mẫu đơn I-9 ở Hoa Kỳ) xác nhận ứng viên có thể được tuyển dụng.
• Tài liệu thuế liên bang để xác định số tiền bạn phải khấu trừ từ tiền lương của họ.
• Mẫu đơn đồng ý xét nghiệm ma túy mà nhân viên ký để bạn có thể tiến hành xét nghiệm ma túy theo lịch trình hoặc ngẫu nhiên (nếu có).
• Điều khoản không cạnh tranh ngăn cản nhân viên tham gia hoặc thành lập một doanh nghiệp cạnh tranh trong một khoảng thời gian nhất định nếu họ rời khỏi doanh nghiệp của bạn.
• Sổ tay nhân viên nêu rõ quy tắc ứng xử, chính sách và các thông tin cần thiết khác.
• Bản viết hợp đồng ban đầu cho mô tả công việc
• Mẫu xác nhận tài liệu xác minh nhân viên đã nhận và đồng ý với các tài liệu bạn cung cấp.

Thay vì phải xử lý hàng đống giấy tờ và loay hoay tìm chữ ký, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử. Dịch vụ chữ ký điện tử không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ giấy tờ ban đầu mà còn lưu trữ dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn.

Đăng tin tuyển dụng của bạn lên thế giới

Vị trí đầu tiên bạn nên đăng tin tuyển dụng là trên trang web doanh nghiệp . Từ đó, bạn có thể thêm tin tuyển dụng vào các trang việc làm liên quan. Nếu ứng viên lý tưởng của bạn sử dụng một nền tảng nào đó, hãy đăng tin tuyển dụng lên đó. Tuy nhiên, đừng quá đà, vì bạn càng lan truyền tin tuyển dụng rộng rãi thì khả năng ứng viên không đủ tiêu chuẩn càng cao.

Các nền tảng có thể đăng tin tuyển dụng của bạn bao gồm:

• LinkedIn
• ZipRecruiter
• Thực vậy
• Quái vật
• Người xây dựng sự nghiệp

Cần lưu ý rằng việc thuê một dịch vụ bên ngoài để hỗ trợ khi tuyển dụng vào các vị trí chuyên môn hoặc điều hành có thể đáng giá.

Xem lại các ứng dụng

Tốt nhất là bạn nên đợi cho đến khi nhận được ít nhất 20 đơn đăng ký trước khi tiến hành đánh giá chính thức. Việc này không phải lúc nào cũng khả thi, vì các bài đăng có mục tiêu rõ ràng có thể không thu hút được nhiều ứng viên quan tâm. Tuy nhiên, hãy đợi cho đến khi bạn có nhiều lựa chọn hơn để so sánh.

Việc đầu tiên bạn cần làm là đánh giá sơ yếu lý lịch để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản. Mỗi hồ sơ nên được phân loại vào một trong 3 loại sau:

+ Tiến hành phỏng vấn

+ Không phù hợp với vị trí này nhưng hãy cân nhắc cho các vai trò trong tương lai

+ Không đủ điều kiện cho một vai trò trong doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn có nhiều ứng viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn, hãy bỏ qua sơ yếu lý lịch và xếp hạng dựa trên những thông tin bổ sung bạn tìm hiểu được từ thư xin việc. Năng lực là yếu tố bắt buộc, trong khi sự phù hợp về văn hóa và tham vọng là những yếu tố giúp ứng viên vươn lên hàng đầu.

Trong trường hợp bạn không nhận được đủ ứng viên đủ tiêu chuẩn, đừng chỉ đăng lại việc làm trên cùng một nền tảng. Bạn nên dành thời gian xem lại cách diễn đạt và tìm cách làm cho bài đăng trở nên phù hợp, trung thực và hấp dẫn hơn. Ví dụ: bạn có thể đang sử dụng thuật ngữ nội bộ trong bài đăng không phù hợp với các thuật ngữ mà ứng viên đang tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu việc làm.

Tiến hành phỏng vấn

Giai đoạn này của quy trình tuyển dụng trước đây bao gồm việc nhà tuyển dụng kiểm tra ứng viên bằng những câu hỏi khó và đánh giá kỹ năng. Mặc dù việc đặt câu hỏi trực tiếp là cần thiết, nhưng bạn nên tạo điều kiện cho ứng viên thành công. Suy cho cùng, bạn muốn họ thành công. Và nếu bạn đặt nhân viên mới vào một thử thách không công bằng trong quá trình phỏng vấn, họ sẽ không quên sự đối xử đó ngay cả sau khi bạn đã vỗ vai họ và nói với họ tin tốt rằng bạn đã quyết định tuyển dụng họ.

Bạn có thể giúp buổi phỏng vấn tốt hơn cho cả người phỏng vấn và ứng viên bằng cách thông báo trước. Bạn càng có nhiều thời gian để chuẩn bị thì càng tốt. Bạn cũng nên cân nhắc việc gửi câu hỏi trước, vì điều này sẽ giúp bạn nhận được câu trả lời chính xác và đầy đủ thông tin nhất.

Dựa trên sơ yếu lý lịch, thư xin việc và bất kỳ cuộc trò chuyện nào bạn đã có với họ, hãy nghĩ cách tùy chỉnh buổi phỏng vấn. Như Alex Haimann, một chuyên gia tuyển dụng, giải thích :

Điều quan trọng cần lưu ý là quy trình của chúng tôi rất đa dạng. Chúng tôi đặt mục tiêu xây dựng các buổi phỏng vấn xoay quanh những kỹ năng chúng tôi tìm kiếm ở mỗi ứng viên và tạo cơ hội cho họ thể hiện những kỹ năng đó. Vì không có hai ứng viên nào giống hệt nhau, nên tất nhiên cũng không có hai buổi phỏng vấn nào giống hệt nhau. Trước mỗi buổi phỏng vấn, chúng tôi đều chia sẻ những câu hỏi sẽ hỏi ứng viên.

Sau vòng phỏng vấn đầu tiên, hãy thu hẹp danh sách ứng viên xuống còn một vài ứng viên quan trọng. Lúc này, các cuộc phỏng vấn tiếp theo của bạn sẽ được cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Dưới đây là những điều quan trọng bạn nên cố gắng xác nhận:

• Ứng viên này có đủ kỹ năng cần thiết không?
• Ứng viên này có ví dụ về kết quả hoặc thành tích đã được chứng minh không?
• Ứng viên này có động lực cần thiết không?
• Liệu ứng viên này có nâng cao được vai trò của mình không?
• Ứng viên này có tương lai ở đây không?
• Liệu ứng viên này có phù hợp với văn hóa của chúng ta không?

Rõ ràng là bạn sẽ không gặp được ứng viên hoàn hảo nào trong quá trình phỏng vấn. Vì vậy, hãy tìm kiếm một người có gần như tất cả những gì bạn đang tìm kiếm, cộng thêm một số kỹ năng và phẩm chất bổ sung mà bạn thậm chí không nghĩ đến.

Đưa ra lời đề nghị

Sau khi quyết định được đưa ra, hãy nhanh chóng liên hệ lại với tất cả các ứng viên. Những người không được chọn vẫn xứng đáng nhận được lời cảm ơn và giải thích ngắn gọn về lý do cuối cùng bạn quyết định chọn một ứng viên khác.

Trong bối cảnh thị trường việc làm cạnh tranh, bạn sẽ muốn liên hệ ngay với ứng viên được chọn. Ngay cả khi bạn không biết về những lời mời tiềm năng khác, bạn cũng không bao giờ biết khi nào một cơ hội hấp dẫn sẽ đến với họ. Vì vậy, hãy nhanh chóng chốt hạ bằng một lời đề nghị hào phóng phù hợp với hoàn cảnh của họ.

Hãy chuẩn bị tinh thần cho việc ứng viên sẽ đàm phán về lời đề nghị của bạn. Bạn sẵn sàng tăng lương thêm bao nhiêu và bạn sẵn sàng trao đổi thêm những quyền lợi nào nếu ứng viên yêu cầu?

Đây là thời điểm tuyệt vời để kiểm tra lại xem bạn đã chuẩn bị mọi thứ cho nhân viên mới chưa. Từ máy tính xách tay, quyền truy cập máy chủ đến địa chỉ email công việc, những chi tiết này không tự động được xử lý.

Chào mừng nhân viên lên tàu

Công việc của bạn vẫn chưa kết thúc sau khi lời mời được chấp nhận và nhân viên mới gia nhập nhóm. Giờ đây, bạn cần xử lý khâu nhập môn. Các doanh nghiệp bỏ qua bước cuối cùng này không chỉ gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân tài mà còn nhanh chóng mất uy tín với các ứng viên tiềm năng trong ngành.

Bạn chuẩn bị cho nhân viên mới của mình thành công như thế nào? Dưới đây là những hành động quan trọng:

• Bắt đầu bằng buổi định hướng: Đây là cơ hội để bạn chia sẻ thông tin cơ bản về công ty và giúp họ hiểu cách bạn phục vụ khách hàng. Bạn cũng có thể tận dụng thời gian này để thảo luận về các giá trị cốt lõi và đảm bảo nhân viên đồng thuận với các giá trị đó.
• Phác thảo trách nhiệm công việc: Do bạn đã quen thuộc với công việc, bạn có thể dễ dàng cho rằng nhân viên mới sẽ dễ dàng hòa nhập với vai trò này. Tuy nhiên, bạn cần thảo luận rõ ràng về chi tiết công việc của họ nếu muốn họ tự tin tiến lên phía trước.
• Kết nối họ với người hướng dẫn: Cách tốt nhất để giúp nhân viên thành công là cung cấp cho họ một nguồn thông tin và sự khích lệ đáng tin cậy. Thực tế mà nói, nhân viên của bạn có thể sẽ quên hầu hết các chi tiết định hướng và thảo luận về trách nhiệm. Tương tự như vậy, nhiều điều quan trọng khác mà họ sẽ học được trong những tuần và tháng đầu tiên. Một người hướng dẫn hoặc "người bạn đồng hành" có thể cung cấp cho họ thông tin tức thời và giúp họ phát triển trong nền văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp bạn.
• Giao phó cho họ một dự án: Một trong những điều tai hại nhất của quy trình tuyển dụng là nhiều doanh nghiệp tuyển dụng những nhân tài hàng đầu, rồi lại để họ loay hoay vài ngày trước khi bắt đầu đóng góp. Nhân viên mới của bạn nên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm và đồng thời thể hiện bản lĩnh của mình bằng cách điều hành một dự án. Kết quả có thể không phải lúc nào cũng xuất sắc, nhưng cơ hội học hỏi sẽ là không thể thay thế.

Bằng cách nỗ lực thực hiện bước cuối cùng này, bạn sẽ chứng minh với nhân viên rằng bạn quan tâm đến hạnh phúc và con đường phát triển của họ. Ai cũng có thể dán những câu sáo rỗng lên tường văn phòng như "Nhân viên là ưu tiên hàng đầu", nhưng hành động mới là cách duy nhất để chứng minh điều đó.

Nói về quỹ đạo, bạn nên chuẩn bị cho vai trò mình vừa đảm nhiệm sẽ tự định hình tương lai. Bạn còn nhớ bản mô tả công việc bạn đã viết lúc đầu chứ? Mặc dù một số khía cạnh của nó có thể vẫn còn liên quan, nhưng hãy lên kế hoạch cho một sự thay đổi lớn sẽ diễn ra trong những tháng và năm tới.

Sự tiến hóa trong công việc là một điều tốt. Trừ khi bạn là một tổ chức gắn liền với truyền thống, thích thú với việc tách biệt bản thân khỏi thực tế hiện đại, chẳng hạn như Đội Cận vệ Hoàng gia tại Cung điện Buckingham, bạn phải thay đổi để tồn tại. Nếu không, bạn sẽ thấy mình đứng đó trong bộ lễ phục đỏ và đội mũ lông trong khi đối thủ cạnh tranh đang thích nghi với những gì tương lai mang lại.

Nếu bạn chú ý đến động lực và tầm nhìn của ứng viên trong suốt quá trình phỏng vấn, lý tưởng nhất là bạn sẽ có những nhân viên đón nhận sự thay đổi này. Họ không chỉ hài lòng với điều đó mà còn được tiếp thêm sức mạnh từ đó.

Như Rob Allen giải thích :

Đừng tuyển dụng những người ngủ quên trên chiến thắng. Có một điều chắc chắn về thương mại điện tử: Bối cảnh luôn thay đổi. Những chiến lược hiệu quả 12 tháng trước giờ không còn hiệu quả nữa. Và điều đó có nghĩa là thành công của bạn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào khả năng thích ứng của đội ngũ. Đó là lý do tại sao nhiều nhà lãnh đạo thương mại điện tử hàng đầu khuyên nên tuyển dụng những người có tư duy phát triển. Chỉ vì ai đó đã chạy một loạt quảng cáo Facebook có lợi nhuận vào năm 2011 không có nghĩa là họ vẫn có thể làm được điều đó ngày hôm nay […] Nói cách khác, bạn có thể đưa những người mới vào môi trường kỹ thuật số vào đội ngũ của mình và cùng họ phát triển. Nhưng những người có tư duy bảo thủ có thể là những lựa chọn thực sự tồi tệ.

Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, cung cấp dịch vụ tư vấn hay bán trang sức tùy chỉnh, chiến lược của bạn phải luôn được cải tiến. Và với đội ngũ nhân viên phù hợp, đội ngũ của bạn sẽ có thể theo kịp tiến độ.