Cách tránh kiệt sức: 5 cách giúp người thành công luôn minh mẫn, năng suất và khỏe mạnh

Ngay cả trong số những chuyên gia trung bình, một cuộc khảo sát của Trường Kinh doanh Harvard năm 2008 cho thấy 94% số người trả lời làm việc 50 giờ trở lên mỗi tuần và gần một nửa làm việc hơn 65 giờ mỗi tuần.

Điều tồi tệ nhất về xu hướng làm việc nhiều giờ ngày càng gia tăng của chúng ta là nó thực sự không tốt cho chúng ta - cho sức khỏe hoặc công việc kinh doanh của chúng ta. Làm việc nhiều giờ làm tăng nguy cơ đột quỵ, như một nghiên cứu của Đại học College London đã phát hiện . Nghiên cứu được thực hiện trên ba châu lục và phát hiện ra rằng những người tham gia làm việc hơn 55 giờ mỗi tuần có nguy cơ đột quỵ cao hơn 33% so với những người làm việc 35-40 giờ. Nguy cơ mắc bệnh tim mạch vành cũng cao hơn 13%.

Làm việc nhiều giờ cũng có thể dẫn đến mệt mỏi, sức khỏe tổng quát kém, và dĩ nhiên là kiệt sức. Nhưng nó cũng không tốt cho năng suất. Một nghiên cứu về công nhân nhà máy Anh trong Thế chiến II cho thấy sản lượng tăng chậm dần với bất kỳ giờ làm việc nào vượt quá 49 giờ mỗi tuần.

Một nghiên cứu gần đây hơn vào năm 2011 đã xem xét dữ liệu từ các quốc gia thuộc Tổ chức Thương mại Quốc tế (OECD), bắt đầu từ năm 1950. Nghiên cứu này cũng cho thấy một kết quả tương tự: số giờ làm việc tăng lên, năng suất giảm xuống.

Vì vậy, làm việc quá sức không tốt cho kinh doanh. Nếu những rủi ro về sức khỏe chưa đủ để khiến bạn chậm lại, thì chắc chắn năng suất sẽ giảm xuống.

Nhưng nói thì dễ hơn làm để ngừng làm việc quá nhiều - đặc biệt là khi chính doanh nghiệp của bạn đang gặp nguy hiểm. Hãy cùng xem cách một số người thành công nhất thế giới giữ cho mình không bị kiệt sức khi làm việc chăm chỉ.

Dừng ở mức 80%

Nhà văn kiêm nhà tiếp thị Justin Jackson rất yêu công việc. Nhưng anh nhận ra mình yêu nó hơi quá mức:

Trong nhiều năm, tôi thường đến văn phòng vào buổi sáng và dành hết mọi năng lượng sáng tạo mà mình có. Tôi dốc hết sức lực cho đến khi cạn kiệt. Nếu có thêm thời gian, tôi sẽ bắt tay vào một dự án mới .

Không chỉ có công việc. Jackson đang xoay xở giữa việc làm cha lần đầu, làm tình nguyện, thành lập doanh nghiệp và bắt đầu học thạc sĩ. Anh ấy tận hưởng sự bận rộn này và nghĩ rằng mình có thể tiếp tục như vậy mãi mãi.

Nhưng không thể tránh khỏi, ông đã kiệt sức.

Vấn đề của việc quá tải là bạn không thể xử lý bất cứ điều gì mới mẻ. Tôi không thể nhét thêm bất cứ thứ gì vào. Tôi đã dồn hết lịch trình, tài chính, năng lượng và gia đình đến giới hạn tuyệt đối. Rồi một cuộc khủng hoảng xảy ra: công ty tôi đã đầu tư vào bị phá sản. Tôi không còn thời gian để xử lý khủng hoảng: tất cả những việc tôi đã làm đều đổ vỡ.

Cách tiếp cận của Jackson để bắt đầu lại là áp dụng khái niệm " hara hachi bu" , tức là chỉ ăn đến khi no 80%. Đảo Okinawa có số người trên 100 tuổi nhiều gấp 3 lần Hoa Kỳ. Tuổi thọ này được cho là (một phần) đến từ việc thực hành " hara hachi bu" , tức là hạn chế lượng calo nạp vào mỗi ngày.

Jackson đã áp dụng “phương pháp 80%” này và điều chỉnh nó cho phù hợp với công việc:

Tôi ý thức được lượng năng lượng mình tiêu tốn ở văn phòng. Tôi cố gắng điều chỉnh tốc độ làm việc sao cho chỉ sử dụng 80% năng lượng tinh thần trong suốt cả ngày.

Rõ ràng là rất khó để nói chính xác con số 80% là bao nhiêu, nhưng theo Jackson, vấn đề chỉ là anh ấy phải chú tâm và không kích thích não bộ quá mức. Anh ấy thường chọn hai hoặc ba nhiệm vụ lớn để hoàn thành mỗi ngày, và không hơn.

Nhờ có thêm không gian tinh thần để đối phó với những sự kiện bất ngờ, Jackson không còn cảm thấy nguy cơ kiệt sức nữa. Anh ấy cũng làm việc tốt hơn: "Thay vì bị kích thích quá mức, tâm trí tôi tập trung hơn. Bằng cách thừa nhận giới hạn của mình, tôi sử dụng nguồn lực một cách khôn ngoan hơn."

Hãy chú ý đến mức năng lượng của bạn và cố gắng dừng lại khi đã sử dụng hết 80%. Hãy dành 20% năng lượng còn lại cho gia đình, bạn bè, sở thích và giải quyết những sự kiện bất ngờ.

Một cách tiếp cận tương tự là khái niệm “thỏa mãn”. Được thảo luận trong một bài báo của Tiến sĩ Barry Schwartz , thỏa mãn là ý tưởng làm - hoặc lựa chọn - những gì đủ tốt, thay vì những gì tuyệt đối tốt nhất. Nó trái ngược với việc tối đa hóa, vốn yêu cầu bạn chỉ chấp nhận những gì tốt nhất, và tự gây áp lực cho bản thân bằng cách liên tục cố gắng đạt được kết quả tối đa từ bất kỳ công việc nào bạn làm, hoặc lựa chọn nào bạn đưa ra.

Nghiên cứu của Schwartz cho thấy người hài lòng hạnh phúc hơn người cầu toàn. Ông cũng nhận thấy người hài lòng thường tối đa hóa mà không hề cố ý. Ví dụ, khi đưa ra lựa chọn, người hài lòng sẽ xem xét các lựa chọn khác nhau cho đến khi tìm được một lựa chọn đủ tốt, trong khi người cầu toàn sẽ tiếp tục tìm kiếm cho đến khi hoàn toàn chắc chắn rằng mình đã có lựa chọn tốt nhất—và thường tiếp tục lo lắng về các lựa chọn khác ngay cả sau khi đã đưa ra quyết định.

Nhưng sau khi đưa ra quyết định, người thỏa mãn đôi khi sẽ nâng cấp lên một lựa chọn tốt hơn nếu có. Nếu không tìm kiếm lựa chọn tốt nhất, cuối cùng họ sẽ tối đa hóa lợi ích—nhưng không phải chịu áp lực thường thấy ở người cầu toàn.

Nhà nghiên cứu Emilia Lahti đã sử dụng phương pháp thỏa mãn để giảm bớt căng thẳng trong suốt chương trình thạc sĩ bận rộn của mình:

Tôi tiếp cận các bài tập mà không hề có chút lo lắng nào về việc đạt thành tích cao hơn mong đợi thường thấy và tâm lý "phải tìm kiếm sự công nhận cho sự tồn tại của mình trên hành tinh này và vượt qua mọi kỳ vọng". Tôi bắt đầu khóa học với thái độ tỉnh táo rằng "Tôi sẽ chỉ làm đủ, và đủ là những gì tôi có thể làm trong giới hạn hợp lý. Bất cứ điều gì tôi đang làm bây giờ cũng không nghiêm túc bằng việc giải quyết nạn đói trên thế giới hay xóa bỏ bạo lực gia đình. Vậy nên: ai quan tâm chứ!". Kết quả của việc chẳng quan tâm gì cả: ba điểm A và một điểm A-, nhưng quan trọng nhất là tôi đã tận hưởng từng phút giây của hành trình.

Nếu bạn có xu hướng tập trung vào việc đạt được kết quả tốt nhất có thể trong mọi việc mình làm, hãy thử buông bỏ một số kỳ vọng đó. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên trước thành quả công việc khi nó không bị ảnh hưởng bởi căng thẳng và kỳ vọng.

Hãy tập trung vào mục đích của bạn

Angela Benton, người đồng sáng lập chương trình tăng tốc khởi nghiệp NewME , sử dụng phương pháp hòa giải để tránh kiệt sức.

Sau khi chuyển đến San Francisco để lãnh đạo NewME, Benton ngừng tập thể dục thường xuyên và thường xuyên quên ăn vì quá bận rộn. Cô ấy rất thích công việc của mình, nhưng cô ấy có thể cảm thấy những dấu hiệu kiệt sức đang dần xuất hiện : "Tôi kiệt sức. Tôi đã mất kết nối với mục đích tại sao tôi làm những gì tôi đang làm, tôi làm vì ai."

Benton cho biết điều quan trọng là phải tập trung vào những gì quan trọng và lý do tại sao. Thiền hai mươi phút mỗi sáng giúp cô duy trì sự tập trung.

Đối với một số công ty, chánh niệm đã cải thiện năng suất và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. Theo Rich Fernandez , đồng sáng lập kiêm chủ tịch của công ty Wisdom Labs về chánh niệm:

Tại Aetna, một trong ba công ty bảo hiểm y tế lớn nhất Hoa Kỳ, 12.000 nhân viên đã tham gia chương trình chánh niệm. Aetna báo cáo trung bình mỗi nhân viên tăng năng suất 62 phút, tiết kiệm thêm 3.000 đô la mỗi nhân viên.

Và tại Viện iOpener, Fernandez cho biết việc áp dụng chánh niệm vào công việc đã giúp giảm 46% chi phí do nhân viên nghỉ việc, giảm 19% chi phí nghỉ ốm và tăng 12% hiệu suất và năng suất.

Hãy thử thiền vài phút mỗi sáng để giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.

Hãy xem xét chi phí cơ hội

Tina Martini , đối tác tại công ty luật DLA Piper , cho biết việc không thể nói không là thách thức lớn nhất của cô khi chống lại tình trạng kiệt sức: “ Thật khó để lùi lại một bước và nói, 'Đây là những gì tôi đã phải làm.'”

Khi Martini vật lộn với tình trạng kiệt sức vài năm trước, cô đã thuê một huấn luyện viên điều hành để giúp mình quay lại đúng hướng. Một trong những điều mà huấn luyện viên của Martini đã giúp cô nhiều nhất là hiểu rằng "mỗi cơ hội đều có chi phí cơ hội".

Martini cho rằng việc "tự nói chuyện với chính mình về những điều quan trọng, lùi lại một bước để nhìn nhận cuộc sống một cách toàn diện" là rất hữu ích. Bà nói rằng điều này giúp bạn dễ dàng tập trung vào những gì thực sự quan trọng và nhận ra khi nào chi phí cơ hội không đáng. Nếu bạn làm một việc, bạn sẽ bỏ qua một việc khác.

Trước khi đồng ý tham gia một dự án mới, hãy cân nhắc xem bạn sẽ phải dành thời gian và tập trung vào những việc gì để có thể cam kết thực hiện.

Đừng đảm nhận mọi thứ

Giáo sư khoa học máy tính và tác giả Cal Newport đưa ra một khuôn khổ để quyết định nên đồng ý với điều gì. Dựa trên lời khuyên của triết gia khắc kỷ Epictetus thế kỷ thứ nhất, Newport gợi ý nên cân nhắc các yêu cầu và hậu quả của một dự án mới trước khi bắt tay vào hành động.

Trong mọi việc, hãy cân nhắc những gì xảy ra trước và sau, rồi hãy bắt tay vào làm. Nếu không, bạn sẽ bắt đầu bằng tinh thần; nhưng vì không nghĩ đến hậu quả, nên khi một số hậu quả xuất hiện, bạn sẽ xấu hổ bỏ cuộc.

Mặc dù cả Newport và Epictetus đều ủng hộ việc hành động, nhưng họ chỉ đơn giản khuyên chúng ta không nên vội vàng bắt tay vào các dự án mới mà không đánh giá đầy đủ trước.

Doanh nhân Scott H. Young đưa từng ý tưởng của mình vào quá trình ấp ủ trước khi bắt đầu thực hiện một dự án mới:

Quyết định cam kết thực hiện dự án rất dễ dàng, miễn là bạn đã thực hiện đầy đủ ba bước trên. Nếu bạn đã tạo ra nhiều ý tưởng để lựa chọn, ấp ủ chúng trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, rồi tìm kiếm và cố gắng khắc phục mọi sai sót trong dự án, rất có thể bạn sẽ có được những ý tưởng cực kỳ hấp dẫn.

Epictetus đồng ý: “ Khi bạn đã đánh giá tất cả những điều này, nếu bạn vẫn còn muốn chiến đấu thì hãy ra trận.”

Trong khi Young cho biết nhiều người không thích quá trình mất nhiều tháng hoặc nhiều năm để phát triển ý tưởng trước khi cam kết thực hiện của ông, thì đó lại là cách tiếp cận tốt nhất để tạo ra các dự án có ý nghĩa:

Tuy nhiên, nếu bạn làm theo quy trình này, tôi nghĩ bạn hoàn toàn có thể tạo ra những dự án thực sự truyền cảm hứng cho mình. Những ý tưởng mà bạn sẵn sàng dồn hết tâm huyết vào trong nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Tôi cũng tin rằng chính những dự án như vậy mới mang lại những thành tựu ý nghĩa, bởi vì bạn có thể hoạt động ở mức độ hiệu quả cao hơn nhiều khi ở trong trạng thái toàn tâm toàn ý và quyết tâm đó.

Hãy dành thời gian ấp ủ những ý tưởng mới và khám phá kỹ lưỡng những gì chúng đòi hỏi ở bạn. Chỉ hành động khi bạn chắc chắn mình đã sẵn sàng cho những yêu cầu đó.

Đi nghỉ mát

Theo Tony Schwartz , tác giả của cuốn The Way We Work Isn't Working , “Bạn sẽ hoàn thành được nhiều công việc hơn với chất lượng cao hơn nếu bạn đi nghỉ”.

Khi CEO của Yahoo!, Marissa Mayer, còn là Phó Chủ tịch Sản phẩm Tìm kiếm và Trải nghiệm Người dùng tại Google vào năm 2006, bà chia sẻ với tạp chí Fortune rằng bà có khoảng 70 cuộc họp mỗi tuần. "Tôi tự điều chỉnh nhịp độ công việc bằng cách nghỉ phép một tuần mỗi bốn tháng", bà nói.

Richard Branson đồng ý với tầm quan trọng của kỳ nghỉ:

Tôi đảm bảo mình ngắt kết nối bằng cách để điện thoại thông minh ở nhà hoặc trong phòng khách sạn càng lâu càng tốt - nhiều ngày, nếu có thể - và thay vào đó, mang theo sổ tay và bút. Được giải thoát khỏi những căng thẳng thường nhật của cuộc sống công việc, tôi thấy mình dễ dàng có được những góc nhìn mới mẻ về những vấn đề cũ và những tia sáng cảm hứng khác.

Với Branson, kỳ nghỉ không chỉ đơn thuần là nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe: “ Khi đi nghỉ, thói quen thường ngày của bạn sẽ bị gián đoạn; những nơi bạn đến và những người mới bạn gặp có thể truyền cảm hứng cho bạn theo những cách không ngờ tới.”

Hãy lên kế hoạch cho kỳ nghỉ tiếp theo của bạn ở một nơi nào đó mà bạn có thể thoát khỏi những căng thẳng của cuộc sống thường nhật. Dù đó là một đất nước hoàn toàn mới mà bạn muốn khám phá, hay chỉ đơn giản là một nơi yên tĩnh gần bãi biển - hãy cố gắng tránh xa công nghệ và để tâm trí bạn được thư giãn.

Với tất cả áp lực từ việc điều hành doanh nghiệp riêng, kiệt sức là điều cuối cùng bạn muốn lo lắng. Hãy dành thời gian ngay bây giờ để lập kế hoạch chăm sóc bản thân. Tốt hơn hết là nên dành chút thời gian nghỉ ngơi cho sức khỏe và sự tỉnh táo của bạn ngay bây giờ, hơn là một kỳ nghỉ bắt buộc khi bạn nhận ra mình không thể theo kịp tiến độ sau này.