Cách tìm thời gian họp phù hợp với tất cả mọi người

Tôi nên sắp xếp lịch trình cho các nhóm lớn như thế nào? Tóm lại — Hãy sử dụng công cụ thăm dò ý kiến ​​như Doodle . Cung cấp 3 hoặc 4 khung giờ, cho người tham gia bình chọn, sau đó chọn người thắng cuộc. Cách này nhanh hơn nhiều so với gửi email hàng loạt và đảm bảo số lượng người tham dự tối đa.

Cách nhanh nhất để lên lịch họp nhóm nội bộ là gì? Tóm lại — Sử dụng chức năng Tìm thời gian của Lịch Google để xem lịch rảnh của mọi người trong cùng một khung hình. Chỉ cần nhấp vào thời gian mà mọi người đều rảnh và gửi lời mời.

Khi nào thì nên bỏ qua cuộc họp hoàn toàn? Tóm lại — Nếu bạn đang cập nhật trạng thái, chia sẻ báo cáo hoặc đưa ra hướng dẫn đơn giản, hãy gửi email hoặc video ngắn không đồng bộ bằng nhà cung cấp như Loom .

Những chi tiết nào giúp việc lên lịch họp hiệu quả hơn? Tóm lại: Chia sẻ mục tiêu, chương trình nghị sự với các khung thời gian cụ thể, loại hình họp (video/điện thoại/trực tiếp), và thông báo cho người nhận ít nhất 48 giờ trước để mọi người có thời gian chuẩn bị.

Tôi vẫn nhớ có thời điểm việc sắp xếp lịch họp cho vài người tốn nhiều thời gian hơn cả chính cuộc họp. Với khối lượng công việc khổng lồ, các nhóm làm việc trải rộng trên nhiều múi giờ, và những yếu tố khó lường như lịch học của con cái, thật dễ hiểu tại sao việc cố gắng sắp xếp một cuộc họp lại có thể là một trải nghiệm gây khó chịu.

Theo báo cáo Tình trạng các cuộc họp năm 2024 của Calendly , nhân viên doanh nghiệp thường dành hơn 5 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, và nhân viên bán hàng có thể dành nhiều hơn thế nữa. Là người điều phối hàng chục cuộc gọi với khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại và các nhóm nội bộ mỗi tuần, tôi nhận thấy rằng việc lên lịch có thể chiếm hết thời gian trong ngày nếu bạn không có quy trình rõ ràng và công cụ phù hợp. 

Làm thế nào để tìm được thời gian họp phù hợp với tất cả mọi người?

Sử dụng công cụ lên lịch họp.

Tôi lên lịch 5-10 cuộc họp bên ngoài mỗi tuần, trải rộng trên nhiều múi giờ, vì vậy việc tự động hóa là điều không thể thiếu. Một phần mềm lập lịch tốt giúp giảm thời gian phối hợp của tôi từ khoảng 10-20 phút mỗi cuộc họp xuống còn không mất thời gian nào, đặc biệt là khi nó xử lý cả việc tính toán múi giờ và thời gian di chuyển dự phòng cho các cuộc họp trực tiếp.

Tôi đã sử dụng công cụ lên lịch họp miễn phí trong nhiều năm. Nó rất lý tưởng để lên lịch họp chỉ trong vài giây nếu bạn đang sử dụng CRM hoặc lịch Google hay Office 365. Bạn cũng có thể tạo liên kết cuộc họp cho từng trường hợp sử dụng (khám phá nhu cầu, giới thiệu sản phẩm, liên hệ khách hàng, v.v.). Tôi thêm các câu hỏi tùy chỉnh vào các loại cuộc họp khác nhau này để thu thập thông tin phù hợp, giúp giảm bớt các cuộc gọi tiếp theo và làm cho các cuộc gọi hiệu quả hơn.

Mẹo hay: Tôi dùng thời gian đệm cho các cuộc gọi bán hàng để có đủ thời gian chuẩn bị, nhưng tôi luôn giữ các cuộc họp nội bộ diễn ra liên tiếp.

Vì sao điều này lại quan trọng lúc này: Khối lượng cuộc họp vẫn ở mức cao ngay cả khi nhiều tổ chức đang cố gắng hạn chế, vì vậy mỗi phút tiết kiệm được trong việc lên lịch họp đều có giá trị tích lũy.

Đưa ra nhiều lựa chọn thông qua một chuỗi email (ngắn gọn).

Một số giám đốc điều hành thích cách tiếp cận trang trọng, và một số ngành công nghiệp chậm phát triển hơn như tài chính lại chưa bắt kịp với các công cụ mới. Bất kể nguyên nhân là gì, khi tôi phải lên lịch hẹn qua email, tôi luôn tuân theo mẫu quen thuộc: Tôi gửi chính xác ba lựa chọn trong vòng năm ngày làm việc tiếp theo, bao gồm múi giờ và đặt thời hạn phản hồi.

Bản mẫu

Chào [Tên], mình rất muốn nói chuyện về [chủ đề]. Những chủ đề này có phù hợp không?

• Thứ Ba, ngày 23 tháng 1 – 10:00 sáng giờ ET
• Thứ Tư, ngày 24 tháng 1 – 14:00 giờ ET
• Thứ Năm, ngày 25 tháng 1 – 11:00 sáng giờ ET

Nếu không có lựa chọn nào phù hợp với lịch trình của bạn, tôi rất sẵn lòng chia sẻ liên kết đặt phòng hoặc bổ sung thêm các lựa chọn khác. Nếu có thể, vui lòng cho tôi biết trước cuối ngày thứ Hai. Cảm ơn!

Những điều cần tránh: Hỏi “Khi nào bạn rảnh?” và danh sách dài hơn ba lựa chọn. Cả hai đều làm tăng gấp đôi lượng email.

Mẹo hay: Hãy thêm lời nhắc nhở để liên lạc lại nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng 24-48 giờ. Nếu thời gian trôi qua quá lâu, việc cứu vãn cuộc gặp sẽ khó khăn hơn.

Tận dụng cuộc thăm dò ý kiến ​​trong cuộc họp.

Khi đã có hơn 3-4 người tham dự, có lẽ đã đến lúc sử dụng hình thức thăm dò ý kiến. Tôi sẽ đề xuất 3-6 khung thời gian rảnh, đặt thời hạn bình chọn từ 24-48 giờ, và tạm thời giữ các khung thời gian đó trên lịch của mình để người thắng cuộc không bị trùng lịch khi kết quả bình chọn được công bố. Doodle là ứng dụng mặc định của tôi, nhưng các lựa chọn thay thế bao gồm StrawPoll và Timeful ( một phần mềm mã nguồn mở ).

Phù hợp nhất cho: Các buổi họp đa chức năng, lên lịch lại các cuộc họp định kỳ hoặc các cuộc gọi với nhà cung cấp/khách hàng ở nhiều múi giờ khác nhau.

Tìm thời gian rảnh chung trong Lịch Google.

Đối với các cuộc họp nội bộ, chế độ xem “Tìm thời gian” của Lịch Google là cách nhanh nhất. Tôi thích chế độ xem Tuần để dễ dàng nhận biết các mô hình (các khoảng thời gian tập trung, đưa đón con đi học và các xung đột định kỳ khác). Luôn kiểm tra kỹ các múi giờ và ngày lễ khu vực trước khi nhấn Lưu.

Điều tôi yêu thích:

• Thông tin khả dụng trong một giao diện duy nhất
• Quản lý múi giờ tự động
• Không có lỗi (miễn là lịch của mọi người đều được cập nhật!)

Hãy quay video không đồng bộ khi lịch trình không khớp nhau.

Nếu không thể sắp xếp lịch trình trùng khớp, tôi sẽ quay một video hướng dẫn ngắn 5-10 phút có đánh dấu thời gian, sau đó yêu cầu đặt câu hỏi trước một thời hạn nhất định. Lượng tương tác giảm đối với các video dài hơn, vì vậy tôi cố gắng giữ video càng ngắn gọn càng tốt và bắt đầu bằng điểm nhấn chính.

Sau khi buộc phải gửi những tin nhắn Loom ban đầu thay vì tổ chức các cuộc họp vài lần, bạn có thể nhận thấy rằng nhiều cuộc họp mà trước đây tưởng chừng rất cần thiết thực ra có thể diễn ra theo cách này một cách tự nhiên.

Mẹo hay: Các công cụ hiện đại sẽ tự động chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản và tóm tắt nội dung, giúp người nhận dễ dàng nắm bắt được bản phân tích rõ ràng kèm theo nhiệm vụ và kế hoạch hành động.

Lên lịch một cuộc họp định kỳ.

Các cuộc họp định kỳ là một lựa chọn tuyệt vời theo kiểu "thiết lập một lần và quên đi", nhưng chúng luôn cần được sử dụng một cách có trách nhiệm. Nếu quá nhiều người thiết lập các cuộc họp định kỳ trên lịch của bạn, bạn có thể thấy một phần tư hoặc thậm chí một nửa tuần làm việc của mình bị chiếm dụng trước khi ngày thứ Hai bắt đầu.

Tôi sẽ lên lịch các cuộc họp hàng tuần cho việc giao ban và đánh giá 1:1, kiểm tra tiến độ dự án hai tuần một lần, và các buổi lập kế hoạch và đánh giá tổng thể sẽ diễn ra hàng quý. Tôi sẽ cung cấp mẫu chương trình nghị sự để mọi người biết những gì cần chuẩn bị, và tôi sẽ xem xét những gì đã đạt được trong các cuộc họp định kỳ hàng quý với những người tham gia để quyết định xem có cần hủy bỏ chúng và dành thời gian đó cho những việc khác hay không.

Mẹo hay: Lên lịch các cuộc họp định kỳ trong khoảng 25 hoặc 50 phút thay vì 30 hoặc 60 phút. Khoảng thời gian đệm này giúp tránh những cuộc họp liên tiếp gây khó chịu, đồng thời cho mọi người thời gian để thực hiện các hành động tiếp theo nhanh chóng mà nếu không sẽ bị dồn đến cuối ngày, khi mà khả năng thực hiện sẽ thấp hơn.

Mẹo để tìm thời gian họp phù hợp với tất cả mọi người

Cung cấp thông tin chi tiết về cuộc họp.

Tôi cố gắng nêu rõ mục tiêu ngắn gọn trong mỗi lời mời và các nhiệm vụ cụ thể cần được quyết định hoặc thực hiện trong cuộc họp. Bằng cách này, mọi người sẽ đến với tâm thế sẵn sàng và các quyết định được đưa ra hiệu quả hơn.

Mẫu tôi sử dụng trong phần mô tả:

• Mục tiêu: Xác định thời gian ra mắt tính năng X trong quý 1.
• Thành công được định nghĩa là: Hoàn thành đúng tiến độ + người chịu trách nhiệm được chỉ định.
• Tài liệu đọc trước: Lộ trình phiên bản 2.3 (5 phút).
• Vai trò: DRI – Alex; Người giữ thời gian – Sam; Ghi chú – Jordan.

Mẹo hay: Hãy ghi chú lại những đoạn ngắn về “mục tiêu cuộc họp” có thể tái sử dụng để dán vào thư mời.

Thực tiễn tốt nhất: Nếu mục tiêu cuộc họp không rõ ràng hoặc bạn đang cố gắng hoàn thành quá nhiều việc, hãy hoãn cuộc họp cho đến khi bạn xác định được mục tiêu cụ thể hơn.

Chuẩn bị chương trình nghị sự.

Một chương trình nghị sự thể hiện sự tôn trọng thời gian của mọi người và giúp tất cả những người tham gia cuộc họp nhanh chóng nắm bắt được vấn đề. Tôi phân bổ thời gian hợp lý, và trong một cuộc gọi 30 phút, tôi có thể dành 5 phút cho việc cập nhật thông tin, 20 phút cho thảo luận và 5 phút cho các bước tiếp theo. (Theo dữ liệu từ Harvard Business Review , các nhóm làm việc theo cách này báo cáo rằng họ có các mục hành động rõ ràng hơn và ít có cảm giác "đáng lẽ chỉ cần gửi email là xong".)

Chương trình nghị sự là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo các cuộc họp của bạn thực sự cần thiết. Nếu bạn không thể vạch ra một chương trình nghị sự lý tưởng, bạn có thể không có được sự rõ ràng cần thiết về những gì bạn đang cố gắng đạt được. Chúng cũng giúp nhóm đi đúng hướng khi một số người tham gia có thể dễ bị lạc đề.

Truyền đạt giá trị.

Trước khi gửi lời mời, tôi tự hỏi người tham dự sẽ nhận được gì từ cuộc họp. Nếu tôi không thể viết một câu cụ thể về "Thành công sẽ như thế nào" như trong mẫu ở trên, có lẽ tôi sẽ liên lạc qua email thay vì tốn thời gian của mọi người.

Mẹo hay: Các cuộc họp rất cần thiết để tập hợp các bên liên quan và đưa ra các quyết định quan trọng, nhưng hãy đảm bảo xác nhận lại quyết định bằng lời nói và nhận được sự đồng thuận của mọi người. Tôi không thể đếm hết số lần tôi nghĩ rằng một vấn đề đã được quyết định trong cuộc họp, nhưng rồi nó lại được nhắc lại sau đó.

Xác định loại cuộc họp.

Thảo luận trực tiếp không phải lúc nào cũng là giải pháp. Tôi sử dụng:

• Vui lòng gửi email/tài liệu để cập nhật tình trạng hoặc thông tin.
• Video không đồng bộ dùng cho hướng dẫn hoặc bản demo.
• Các cuộc gọi trực tiếp để đưa ra quyết định, động não hoặc thảo luận các chủ đề quan trọng nhất như tuyển dụng và sa thải.

Các cuộc gọi rất hiệu quả, nhưng chúng cũng tốn kém. Khi bạn tập hợp năm người lại trong một cuộc họp, tất cả số giờ đó sẽ nhanh chóng cộng lại và tạo ra nhu cầu lớn về nguồn lực. Theo tôi, phần quan trọng nhất khi thiết lập một cuộc họp là đảm bảo rằng đó là cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu đề ra.

Mẹo hay: Đối với các cuộc họp trực tiếp, tôi luôn ghi rõ tòa nhà, tầng và phòng. Đối với cuộc họp video, tôi sẽ ghi thêm đường dẫn và số điện thoại dự phòng.

Hãy xem xét tất cả các múi giờ.

Mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) đồng nghĩa với việc ngày càng nhiều công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu, và khả năng vô tình đặt lịch hẹn với ai đó lúc 11 giờ đêm cũng cao hơn. Tôi thường kiểm tra giờ địa phương của người nhận thông qua các công cụ như Slack hoặc Asana, và khi không chắc chắn, tôi sẽ gửi cho họ đường dẫn cuộc họp để họ có thể chọn thời gian phù hợp.

Lời khuyên về văn hóa doanh nghiệp: Nhiều công ty có chính sách tránh tổ chức các cuộc họp nội bộ vào thứ Sáu, vì vậy hãy tránh lên lịch các cuộc họp vào ngày này trừ khi đó là cuộc họp liên quan đến khách hàng hoặc đặc biệt khẩn cấp.

Lên lịch cuộc họp trước.

Hãy thông báo trước cho người nhận một khoảng thời gian nhất định trước khi đặt dịch vụ với họ. Nguyên tắc chung của tôi là:

• Họp nhóm định kỳ: thông báo trước ít nhất 1 tuần.

• Lập chiến lược/kế hoạch hàng quý: 2-3 tuần

• Thuyết trình cho khách hàng: 3-5 ngày làm việc

• Cập nhật nhanh: Trong vòng 24 giờ nếu có thể

Lên lịch trước không chỉ là thể hiện sự tôn trọng. Việc gửi thư mời kèm theo bản dự thảo chương trình nghị sự ít nhất 48 giờ trước đó thường đảm bảo người tham dự chuẩn bị tốt hơn và sẵn sàng đóng góp, tạo ra kết quả hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.

Lên lịch thời gian không họp.

Bạn hiểu rõ bản thân mình nhất. Tôi cần bắt đầu ngày mới với khoảng thời gian tương đối không bị gián đoạn, đó là lý do tại sao tôi thường dành khoảng thời gian từ 9:00 đến 11:00 sáng cho công việc tập trung. Nếu bạn có những việc vặt thường xuyên cần làm hoặc những cam kết như đón con từ trường hoặc ăn trưa với đồng nghiệp hoặc người hướng dẫn, hãy đánh dấu chúng trên lịch của bạn để đảm bảo không ai có thể làm gián đoạn kế hoạch của bạn. Một số nhóm áp dụng các ngày không họp toàn công ty để giảm mệt mỏi và chuyển đổi ngữ cảnh.

Đừng lên lịch họp khi chỉ cần gửi email là đủ.

Cập nhật trạng thái, phân phối báo cáo, hướng dẫn đơn giản, thông báo nhỏ — tất cả đều là những nội dung lý tưởng để gửi qua email hoặc video Loom không đồng bộ. Nhóm của bạn sẽ rất biết ơn bạn.

Công cụ để tìm thời gian gặp mặt

Doodle

Doodle là một công cụ thăm dò ý kiến ​​được thiết kế đặc biệt để tìm thời gian họp phù hợp. Người chủ trì cuộc họp đề xuất các thời gian khả thi cho cuộc họp và gửi cuộc thăm dò cho những người tham gia. Từ đó, họ sẽ nhập thời gian rảnh của mình, và người chủ trì cuộc họp sẽ chọn ngày giờ họp tốt nhất dựa trên các câu trả lời.

Doodle cũng có các trang đặt lịch cho phép bạn gửi thông tin về thời gian rảnh của mình cho khách hàng và cho phép họ đặt lịch trên lịch của bạn dựa trên thông tin thời gian rảnh đã chia sẻ. Tính năng này cũng cho phép bạn giới hạn số lượng cuộc họp mà mọi người có thể thêm vào lịch của bạn, chặn các khung giờ bạn không muốn đặt lịch và gửi lời nhắc cuộc họp để tránh trường hợp khách không đến.

Điều tôi yêu thích ở nó:

• Giao diện thăm dò ý kiến ​​đơn giản, trực quan.
• Tích hợp lịch để tự động kiểm tra tình trạng sẵn có.
• Trang đặt chỗ có thể tùy chỉnh.
• Hệ thống nhắc nhở tích hợp sẵn.

Doodle đã trở thành công cụ không thể thiếu của tôi để điều phối các cuộc họp nhóm lớn. Tính năng thăm dò ý kiến ​​rất dễ sử dụng. Tôi đề xuất các khung thời gian khả thi, người tham gia cho biết thời gian rảnh của họ, và tôi có thể nhanh chóng tìm ra khung thời gian phù hợp nhất cho mọi người.

Phù hợp nhất cho: Các cuộc họp nhóm và sự kiện có nhiều người tham gia. Tôi chủ yếu sử dụng nó cho các cuộc họp toàn thể hàng tháng với hơn 20 người tham dự từ các phòng ban khác nhau.

Mẹo hay: Tôi thấy rằng việc giới hạn các cuộc thăm dò ý kiến ​​chỉ còn 3-4 lựa chọn thời gian sẽ nhận được phản hồi nhanh hơn so với việc đưa ra quá nhiều lựa chọn. Thêm vào đó, tính năng trang đặt lịch giúp tôi quản lý lịch trình của mình bằng cách thiết lập khoảng thời gian đệm giữa các cuộc họp.

Notta (trước đây là Airgram)

Đây là một tin thú vị: Airgram và Notta đã sáp nhập vào cuối năm 2024 để giải quyết một vấn đề gây khó chịu thường gặp — việc phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để lên lịch, ghi âm và lưu trữ tài liệu cuộc họp.

Kết quả là gì? Một nền tảng duy nhất xử lý mọi thứ, từ việc tìm thời gian họp lý tưởng đến việc tạo ra các bản tóm tắt chi tiết, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, về các cuộc trò chuyện của bạn.

Điều làm cho công cụ này trở nên đặc biệt thú vị là khả năng học hỏi từ thói quen họp của bạn. Khi bạn sử dụng, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ ngày càng giỏi hơn trong việc đề xuất thời gian họp, xác định các điểm thảo luận chính và giúp bạn luôn ngăn nắp.

Đối với các nhóm đang ngập đầu trong việc điều phối cuộc họp và ghi chép tài liệu, sự kết hợp giữa lập lịch thông minh và ghi chú tự động này thực sự là một bước đột phá.

Điều tôi yêu thích ở nó:

• Phiên âm và tóm tắt nâng cao bằng AI.
• Tích hợp lịch với Google và Outlook.
• Lên lịch và ghi âm cuộc họp trên cùng một nền tảng.
• Ghi chú cộng tác theo thời gian thực.

Phù hợp nhất cho: Các nhóm muốn có giải pháp toàn diện để lên lịch, ghi âm và lưu trữ tài liệu cuộc họp. Đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa cần duy trì hồ sơ cuộc họp chi tiết.

Mẹo hay: Bản tóm tắt cuộc họp do AI cung cấp có thể giúp xác định xem có cần thiết phải tổ chức cuộc họp tiếp theo hay không, từ đó giảm thiểu việc lên lịch không cần thiết.

SurveyMonkey

Với SurveyMonkey, bạn có thể chọn ngày giờ họp, tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​và gửi liên kết đến cuộc thăm dò cho những người tham dự cuộc họp qua email. Cuộc thăm dò cũng có thể được nhúng vào trang web hoặc trang Facebook để tiếp cận nhiều người hơn. Nếu họ không trả lời cuộc thăm dò trong một khoảng thời gian nhất định, SurveyMonkey sẽ gửi email nhắc nhở.

SurveyMonkey cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch lịch làm việc cho nhóm. Ví dụ, nếu bạn quản lý một nhóm lớn với nhiều ca làm việc, việc tạo khảo sát lịch trình có thể giúp bạn xem được thời gian rảnh của mọi người ở cùng một nơi.

Điều tôi yêu thích ở nó:

• Khả năng thăm dò ý kiến ​​đa dạng, không chỉ giới hạn ở việc lên lịch.
• Nhúng khảo sát ý kiến ​​vào trang web và mạng xã hội.
• Hệ thống nhắc nhở tự động.
• Phân tích nâng cao để theo dõi phản hồi.

Phù hợp nhất cho: Các tổ chức lớn quản lý lịch trình phức tạp, đặc biệt là các nhóm có nhân viên làm việc theo ca hoặc nhiều phòng ban cần phối hợp.

Mẹo hay: Khả năng nhúng khảo sát vào các trang web nội bộ hoặc mạng nội bộ giúp việc lập kế hoạch sự kiện toàn công ty hoặc lên lịch các buổi đào tạo trở nên đặc biệt hiệu quả.

Calendly

Calendly là một công cụ lên lịch họp kết nối với lịch cá nhân của bạn. Nó thậm chí còn cho phép bạn thiết lập thời gian rảnh và gửi liên kết cuộc họp cho các liên hệ. Người được mời tham dự cuộc họp có thể đặt lịch họp vào thời gian thuận tiện cho họ và thời gian đó sẽ tự động được lên lịch trên lịch của bạn.

Tính năng thăm dò ý kiến ​​về thời gian họp của Calendly giúp bạn tìm ra thời gian tốt nhất cho các cuộc họp nhóm. Thêm vào đó, tính năng quy trình làm việc cho phép bạn tự động hóa các hoạt động giao tiếp thường ngày, chẳng hạn như nhắc nhở sự kiện và các cuộc họp tiếp theo.

Điều tôi yêu thích ở nó:

• Giao diện đặt chỗ sạch sẽ, chuyên nghiệp.
• Quy trình tự động hóa cho việc nhắc nhở và theo dõi.
• Nhiều cấu hình loại cuộc họp khác nhau.
• Các tùy chọn tích hợp lịch mạnh mẽ.

Tôi sử dụng Calendly để quản lý các cuộc họp với khách hàng tự do của mình, và nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi lên lịch công việc. Các lời nhắc nhở và theo dõi tự động giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng mà không cần phải trao đổi email qua lại nhiều lần.

Phù hợp nhất cho: Người làm việc tự do, tư vấn viên và các doanh nghiệp nhỏ muốn mang đến trải nghiệm lên lịch chuyên nghiệp cho khách hàng.

Mẹo hay: Hãy tạo các loại cuộc họp khác nhau cho các buổi tư vấn ban đầu và các buổi kiểm tra tiến độ dự án, mỗi loại có thời lượng và thời gian chờ riêng, để quản lý quy trình làm việc tự do của bạn tốt hơn.

Tìm thời gian họp bằng Lịch Google

Bạn muốn gặp một người hay nhiều người? Bạn có thể tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người bằng Lịch Google. Sau đây là cách thực hiện.

Mở Google Calendar.

Hãy bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Lịch Google của bạn .

Mẹo hay: Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace liên kết với tổ chức của mình để xem lịch của đồng nghiệp.

Tạo sự kiện mới hoặc chỉnh sửa sự kiện hiện có.

Để tạo sự kiện mới, hãy nhấp vào Tạo và một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Sau đó, nhấp vào nút Tùy chọn khác để thêm thông tin chi tiết về cuộc họp của bạn.

Để chỉnh sửa một sự kiện hiện có, hãy nhấp vào sự kiện bạn muốn cập nhật và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa.

Mẹo hay: Sử dụng các phím tắt (nhấn Shift + ? để xem tất cả) để quản lý lịch nhanh hơn.

Thêm khách mời vào thiệp mời.

Trong mục Khách mời , hãy nhập địa chỉ email của tất cả người tham dự. Lịch Google sẽ tự động kiểm tra lịch rảnh của họ khi bạn thêm vào.

Cách làm tốt nhất: Thêm những người tham dự bắt buộc trước, sau đó là những người tham dự tùy chọn. Điều này giúp ưu tiên lên lịch dựa trên thời gian rảnh của những người tham dự chính.

Nhấp vào tab “Tìm thời gian”.

Chọn tab Tìm thời gian ở đầu trang chi tiết sự kiện của bạn. Chế độ xem này hiển thị lịch rảnh của mọi người theo định dạng lưới tiện lợi.

Các tính năng chính cần sử dụng:

• Chuyển đổi giữa chế độ xem Ngày và Tuần để có các góc nhìn lập kế hoạch khác nhau.
• Hãy tìm những khoảng trắng biểu thị sự sẵn có lẫn nhau.
• Kiểm tra chỉ báo múi giờ cho từng người tham gia.
• Sử dụng lưới lập lịch để hình dung các xung đột.

Chọn thời gian.

Nhấp chuột vào một khung thời gian trống trong lưới để chọn. Thời gian sẽ tự động được điền vào chi tiết sự kiện của bạn. Nhấp vào Lưu để gửi lời mời đến tất cả người tham dự.

Mẹo hay: Trước khi chốt lịch, hãy kiểm tra xem có cuộc họp nào liền kề không và cân nhắc thêm thời gian đệm để tránh lịch trình trùng nhau.

Nhấp chuột, Chọn và Gặp gỡ

Nếu bạn đang băn khoăn làm thế nào để tìm được thời gian họp phù hợp mà không tốn hàng giờ mỗi tuần, đây là cách làm của tôi: sử dụng công cụ lập lịch mặc định; chuyển sang thăm dò ý kiến ​​khi số lượng người tham dự tăng lên; sử dụng công cụ Tìm thời gian của Google cho các cuộc họp nội bộ có sự trùng lặp; và chuyển sang email hoặc video không đồng bộ khi thảo luận trực tiếp không mang lại giá trị.

Tôi nhận thấy rằng một mục tiêu rõ ràng, một kế hoạch đơn giản và một chút thấu hiểu về múi giờ sẽ mang lại hiệu quả rất lớn. Hãy nhớ rằng, mục tiêu không chỉ là hoàn thành công việc. Hãy cố gắng tạo ra những cuộc trò chuyện thực sự thúc đẩy tiến độ công việc.