Cách thức tiếp nhận khách hàng mới thông qua các buổi hội thảo chuyên sâu

Tại sao nên tổ chức hội thảo chuyên sâu với khách hàng?

Vậy tại sao lại phải dành thời gian để tạm dừng, chậm lại và tham gia một buổi hội thảo chuyên sâu với khách hàng? 

Nhanh chóng nắm bắt kiến ​​thức

Thứ nhất, nó cho phép bạn hiểu rõ hơn về khách hàng và công việc kinh doanh của họ nhanh hơn nhiều so với việc bạn học hỏi từng chút một trong năm đầu tiên hợp tác. 

Mở cuộc đối thoại

Tiếp theo, nó mở ra một cuộc đối thoại ngay từ ngày đầu tiên.

Điều này tạo ra kỳ vọng rằng bạn sẽ có một cuộc trò chuyện và khách hàng được kỳ vọng sẽ tham gia vào quá trình đó cùng bạn. 

Xây dựng mối quan hệ

Bạn muốn xây dựng mối quan hệ mà ở đó bạn biết rằng mình có thể giao tiếp hiệu quả với nhau. Điều này cũng bắt đầu xây dựng các mối quan hệ, không chỉ với khách hàng trực tiếp, hàng ngày mà còn với những người như cấp trên và đồng nghiệp của họ trong tổ chức, những người có thể là người cản trở hoặc ủng hộ công việc tìm kiếm mà khách hàng của bạn đang cố gắng thực hiện.

Thống nhất mục tiêu, lộ trình và phương pháp đo lường thành công.

Tất nhiên, hội thảo chuyên sâu cũng là thời điểm quan trọng để bạn và khách hàng thống nhất mục đích của chương trình tìm kiếm, xác định lộ trình thực hiện chương trình đó và thống nhất cách đo lường thành công, bởi vì nếu họ đo lường thành công theo một cách và bạn đo lường theo một cách khác, kết quả cuối cùng có thể hoàn toàn khác nhau.

Hiểu rõ bản chất cốt lõi của thương hiệu

Tóm lại, mục đích của một buổi hội thảo chuyên sâu chung là để thực sự hiểu được bản chất cốt lõi của thương hiệu, điều gì thúc đẩy họ, khách hàng của họ là ai, tại sao họ nên quan tâm đến những gì thương hiệu này cung cấp, điều này giúp bạn, với tư cách là một chuyên gia tìm kiếm, hiểu được cách bạn có thể hỗ trợ họ và khách hàng của họ. 

Cài đặt

Hãy thực hiện trực tiếp! (Hoặc sử dụng trò chuyện video)

Vì vậy, hình thức lý tưởng nhất cho hội thảo chuyên sâu này là trực tiếp, gặp mặt trực tiếp, cùng một phòng, cùng một thời gian, cùng một địa điểm và cùng một mục tiêu.

Nhưng trong trường hợp xấu nhất, nếu vì lý do nào đó điều đó không thể thực hiện được, bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách trò chuyện video , nhưng ít nhất bạn cũng có được sự giao tiếp trực tiếp. Sẽ có rất nhiều cuộc đối thoại qua lại, vì vậy điều đó thực sự rất quan trọng. Nó cũng quan trọng trong việc xây dựng sự đồng cảm, giao tiếp và lòng tin giữa mọi người. Nhìn thấy khuôn mặt của nhau tạo ra sự khác biệt lớn. 

Trong vòng 1-3 ngày

Theo tôi, thời gian lý tưởng cho một hội thảo chuyên sâu là hai ngày, để có thể hoàn thành được nhiều việc.

Đó là một chương trình kéo dài hai ngày khá khắt khe. Nhưng nếu bạn cần tinh gọn nó cho các thương hiệu nhỏ hơn, bạn hoàn toàn có thể thực hiện được với một ngày. Hoặc nếu bạn có điều kiện kéo dài thời gian hơn để tiếp tục xây dựng mối quan hệ và tìm hiểu sâu hơn, thì hãy cứ kéo dài lên ba ngày. 

Tùy chỉnh chương trình nghị sự

Cuối cùng, bạn nên làm việc với khách hàng để tùy chỉnh chương trình. Vì vậy, tôi thích gửi cho họ một mẫu cơ bản về chương trình hội thảo chuyên sâu với các phiên mà tôi biết sẽ quan trọng đối với công việc nghiên cứu của mình.

Nhưng tôi làm việc sát cánh với khách hàng đó để tùy chỉnh các buổi đào tạo sao cho phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh và nhu cầu của họ. Vì vậy, ngay từ đầu chúng tôi đã nhận được sự đồng thuận của họ về hội thảo, bởi vì họ có lợi ích trực tiếp trong đó. Họ biết những bộ phận nào sẽ gặp khó khăn. Họ biết những mục tiêu mà họ đang hướng đến. Vì vậy, đây là điểm giao tiếp đầu tiên để đảm bảo sự thành công.

Các loại buổi học

Vậy chúng ta muốn có những loại buổi học nào trong hội thảo chuyên sâu của mình? 

Tầm nhìn

Buổi đầu tiên là buổi thảo luận về tầm nhìn, và đây thực chất là buổi mà tôi yêu cầu khách hàng chuẩn bị trước. Chúng tôi dành khoảng 90 phút để khách hàng trình bày về thương hiệu của họ, chiến lược tổng thể cho năm nay, và chiến lược tiếp thị của họ trong năm.

Chúng tôi muốn nghe về mục tiêu, chỉ tiêu doanh thu, các vấn đề họ đang cố gắng giải quyết, những mối đe dọa mà họ nhận thấy đối với doanh nghiệp. Bất cứ điều gì đang khiến họ bận tâm, trăn trở hay thực sự hào hứng, đó là những gì chúng tôi muốn nghe. Buổi hội thảo về tầm nhìn này sẽ đặt nền tảng cho toàn bộ phần còn lại của hội thảo và mối quan hệ hợp tác. 

Cổ đông

Tiếp theo, chúng ta muốn tổ chức các buổi gặp gỡ với các bên liên quan.

Chúng tôi thường làm những việc này vào ngày đầu tiên. Chúng tôi sẽ tập trung vào cấp độ tổng quan trong ngày đầu tiên. Vì vậy, những việc này sẽ được thực hiện với các bộ phận khác sẽ tích hợp với tìm kiếm. Ví dụ, đó có thể là trưởng bộ phận marketing , như Giám đốc Marketing (CMO). Đó cũng có thể là đội ngũ bán hàng. Nếu họ có những mục tiêu bán hàng cụ thể cần đạt được, việc đội ngũ tìm kiếm nắm được thông tin đó sẽ rất hữu ích. Hoặc đó cũng có thể là các khu vực toàn cầu .

Có thể khu vực Mỹ Latinh và châu Âu có những ưu tiên khác nhau. Vì vậy, chúng ta có thể muốn hiểu cách thức hoạt động của thương hiệu trên phạm vi toàn cầu chứ không chỉ ở trụ sở chính. 

Người hành nghề

Vào ngày thứ hai, chúng ta bắt đầu đi sâu hơn vào chi tiết, và chúng ta gọi đây là các buổi làm việc với người thực hành. Chúng ta muốn làm việc với những người phụ trách SEO hàng ngày trong tổ chức. Nhưng chúng ta cũng thiết lập các buổi làm việc với những người như bộ phận quảng cáo trả phí nếu họ cần tích hợp các nỗ lực tìm kiếm của mình.

Chúng ta có thể dành thời gian để thảo luận về phân tích . Đây sẽ là lúc chúng ta trình diễn các bảng điều khiển báo cáo SEO tiêu chuẩn của mình, sau đó chúng ta sẽ cùng khách hàng tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của họ. Đây là lúc chúng ta tìm hiểu xem họ đang báo cáo cho ai và họ sử dụng những chỉ số nào để đánh giá sự thành công. Chúng ta sẽ thảo luận về các mục tiêu và tỷ lệ chuyển đổi mà họ đang đo lường , cách thức thu thập dữ liệu , lý do họ theo dõi các mục tiêu đó và thông tin hiệu suất cơ bản hiện có của họ .

Chúng tôi cũng dành thời gian làm việc với các nhà phát triển . Công nghệ rất cần thiết để thực sự triển khai các khuyến nghị SEO của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi dành thời gian với họ để tìm hiểu về quy trình làm việc và quá trình ra quyết định của họ. Tôi muốn biết liệu họ có bị hạn chế về nguồn lực hay không, hoặc điều gì tạo nên một phiếu dự án tốt trong Jira để hoàn thành công việc của chúng tôi. Đây là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu xây dựng mối quan hệ với họ và cho họ tiếng nói trong cách chúng ta thực hiện tìm kiếm.

Chúng tôi cũng muốn gặp gỡ các nhóm nội dung . Nội dung thường là một trong những lĩnh vực khó khăn nhất đối với khách hàng của chúng tôi. Họ không phải lúc nào cũng có đủ nguồn lực, hoặc có thể phạm vi tìm kiếm ban đầu không bao gồm nội dung. Vì vậy, chúng tôi muốn mời những người ra quyết định hoặc người tạo nội dung tham gia. Chúng tôi muốn hiểu cách họ suy nghĩ, quy trình làm việc của họ. Hiện tại họ có đang tạo nội dung hướng đến tìm kiếm hay đây sẽ là một sự thay đổi về tư duy?

Vì vậy, chúng tôi thường xuyên gặp gỡ và thảo luận về quy trình, lịch biên tập, giọng điệu và phong cách thương hiệu, bất cứ điều gì cần thiết để tạo ra nội dung tối ưu cho công cụ tìm kiếm.

Tóm tắt và các bước tiếp theo

Vì vậy, sau tất cả những điều này, chúng tôi luôn kết thúc bằng phần tóm tắt và thảo luận về các bước tiếp theo. Chúng tôi cùng nhau suy nghĩ về tất cả những gì đã đạt được trong buổi hội thảo này, những bài học và kinh nghiệm quan trọng nhất, và dành thời gian này để thống nhất với khách hàng về các bước tiếp theo.

Khi chúng ta rời khỏi căn phòng đó, mọi người cần biết chính xác trách nhiệm của mình là gì. Điều này rất quan trọng. Sau đó, bạn cần gửi một bản tóm tắt nói rằng: "Đây là những gì chúng ta đã học được và đây là những bước tiếp theo chúng ta cần thực hiện. Tất cả chúng ta đã thống nhất chưa?" Mọi người gật đầu. Tuyệt vời. 

Công cụ để sử dụng

Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra một vài công cụ và sẽ liên kết chúng ở bên dưới.

Danh sách kiểm tra quy trình nhập ngũ

Chúng tôi đã tạo ra một danh sách kiểm tra tiêu chuẩn cho quá trình tiếp nhận khách hàng mới. Điều đặc biệt về tìm kiếm là khi tiếp nhận một khách hàng mới, chúng tôi thường cần những thông tin tương tự từ khách hàng này sang khách hàng khác. Chúng tôi muốn biết về lịch sử hoạt động SEO của họ. Chúng tôi cần quyền truy cập và thông tin đăng nhập. Hoặc có thể chúng tôi cần danh sách các đối thủ cạnh tranh của họ. Dù trong trường hợp nào, đây cũng là một quy trình hoàn toàn có thể lặp lại. Vì vậy, không có lý do gì để phải làm lại từ đầu mỗi lần.

Vì vậy, danh sách kiểm tra quy trình tiếp nhận khách hàng tiêu chuẩn này cho phép chúng ta gửi danh sách này cho khách hàng để họ có thể bắt đầu và chuẩn bị đầy đủ mọi thứ cần thiết để thành công. Nó giống như việc chuẩn bị nguyên liệu khi nấu ăn vậy. 

Hướng dẫn thảo luận

Chúng tôi cũng đã tạo ra một số hướng dẫn thảo luận phiên họp thực sự hữu ích . Vì vậy, chúng tôi giao cho khách hàng một vài bài tập nhỏ trước các phiên họp này để họ bắt đầu suy nghĩ về doanh nghiệp của mình theo một cách khác.

Chúng tôi sẽ đặt cho họ những câu hỏi mở như: Đơn vị kinh doanh của bạn đang giải quyết những vấn đề gì trong năm nay? Hoặc một trong những trở ngại lớn nhất mà bạn đã phải vượt qua là gì? Hoặc công việc nào mà bạn thực sự tự hào? Vì vậy, chúng tôi gửi tài liệu đó trước buổi hội thảo. Sau đó, trong các cuộc thảo luận của đơn vị kinh doanh, vốn là một phần của các cuộc thảo luận với các bên liên quan, chúng tôi sẽ sử dụng một vài câu hỏi từ tài liệu hướng dẫn thảo luận đó để bắt đầu khơi gợi cuộc trò chuyện.

Nhưng chúng tôi không chỉ đơn thuần xem qua danh sách câu hỏi và đánh dấu từng câu một. Chúng tôi bắt đầu cuộc trò chuyện bằng một vài câu hỏi và sau đó để cuộc trò chuyện diễn tiến một cách tự nhiên, với những câu hỏi mở, câu hỏi tiếp theo và câu hỏi làm rõ, bởi vì những cuộc trò chuyện mà chúng tôi có với khách hàng trong phòng đó mạnh mẽ hơn nhiều so với bất kỳ thông tin nào bạn nhận được từ một email mà bạn chỉ gửi qua loa.

Bài tập ghi chú dán

Chúng tôi cũng có một bài tập nhỏ khá thú vị với giấy ghi chú . Nó thực sự đơn giản. Chúng tôi phát giấy ghi chú cho tất cả các bên liên quan đã tham dự các buổi họp, và chúng tôi đặt hai câu hỏi đơn giản. 

+ Thứ nhất, điều gì sẽ khiến chương trình này thành công? Những yếu tố nào có thể giúp chương trình này hoạt động hiệu quả? 

+ Chúng ta cũng đặt câu hỏi điều gì sẽ khiến nó thất bại.

Chẳng mấy chốc, khách hàng đã tự mình tiết lộ những trở ngại và rào cản nội bộ của họ. Những vấn đề họ từng gặp phải trong quá khứ khiến chương trình tìm kiếm của họ gặp khó khăn là gì? Bằng bài tập đơn giản đó, mọi người sẽ hiểu rõ vai trò của mình trong việc làm cho chương trình này thành công. 

Đánh giá mức độ trưởng thành của tìm kiếm

Công cụ cuối cùng, và công cụ này khá tuyệt vời, là đánh giá mức độ trưởng thành về tìm kiếm tự nhiên của khách hàng .

Vấn đề không phải là họ giỏi SEO đến mức nào, mà là họ tích hợp SEO vào tổ chức của mình tốt đến mức nào. Chúng tôi đã có một buổi Whiteboard Friday riêng về đánh giá mức độ trưởng thành và cách triển khai nó, vì vậy hãy nhớ xem qua nhé. Nhưng tóm tắt nhanh thì, chúng tôi có một khảo sát tập trung vào năm lĩnh vực chính về khả năng tích hợp tìm kiếm vào tổ chức của khách hàng.

• Đó là những thứ như con người . Họ có đủ nguồn lực cần thiết không? 
• Quy trình . Họ có quy trình không? Quy trình đó có được ghi chép lại không? Quy trình đó có đang được cải thiện không? 
• Năng lực . Liệu họ có đủ ngân sách để thực hiện việc tìm kiếm hay không? 
• Kiến thức . Họ có kiến ​​thức về tìm kiếm và có cam kết học hỏi thêm không? Những điều tương tự như vậy.

Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra một khảo sát gồm năm phần với nhiều câu hỏi khác nhau mà khách hàng có thể trả lời. Chúng tôi cố gắng thu thập càng nhiều câu hỏi từ phía khách hàng càng tốt. Sau đó, chúng tôi sẽ lấy các câu trả lời bằng số và các câu trả lời mở để tổng hợp thành một đánh giá mức độ trưởng thành của thương hiệu sau buổi hội thảo.

Vì vậy, chúng tôi sử dụng thời gian hội thảo đó để thực hiện khảo sát, và chúng tôi có kết quả để có thể mang đến cho khách hàng không lâu sau đó, giúp họ hiểu rõ tình hình hiện tại, hướng đi tương lai và những trở ngại lớn nhất mà chúng ta cần vượt qua để đạt được mục tiêu đó.