Cách thức đơn đặt hàng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn — những điều cần biết và cách bắt đầu

Việc có số đơn đặt hàng (PO) chính xác trên hóa đơn giúp tôi được thanh toán nhanh hơn rất nhiều. PO cũng giúp tôi theo dõi các đơn hàng thương mại điện tử bị thất lạc. Các nhà cung cấp đã trao đổi với tôi cho bài viết này đều rất hào hứng với PO. Họ tin rằng một hệ thống PO được quản lý tốt là chìa khóa cho sự thành công trong hoạt động kinh doanh của họ và đã thấy được cách nó có thể giúp đơn giản hóa các quy trình.

Vậy, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những lợi ích của đơn đặt hàng, cách thức hoạt động của chúng và cách xây dựng một hệ thống đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là một văn bản ghi rõ những gì được đặt mua, giá cả, ngày đặt hàng và thông tin liên hệ của cả hai bên. Đơn đặt hàng cũng có thể bao gồm các điều khoản thanh toán và thuế. Mỗi đơn đặt hàng đều có một mã số định danh duy nhất, thường gồm các chữ số và chữ cái, đó chính là số đơn đặt hàng.

“Phiếu đặt hàng (PO) mang lại cấu trúc cho công ty. Bạn có thể kiểm soát chi tiêu, theo dõi kiểm toán và quản lý phê duyệt,” Mark Friend, giám đốc của công ty dịch vụ hỗ trợ máy tính Classroom365 , chuyên phục vụ các trường học trên khắp Vương quốc Anh và có trụ sở tại London, đã viết trong một email gửi cho tôi.

Nana Quagraine, người sáng lập kiêm CEO của cửa hàng đồ trang trí nhà cửa trực tuyến 54 kibo , cũng đồng ý với quan điểm này.

“Một đơn đặt hàng (PO) là sự bảo vệ tài chính của tôi. Khi nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng, cả hai bên đều chịu trách nhiệm pháp lý đối với các điều khoản đó,” Quagraine viết trong một email. “Điều này cho phép tôi theo dõi các khoản chi tiêu của mình trước khi thanh toán và cũng giúp nhóm kế toán của tôi nắm được các khoản chi phí sắp tới.”

Quagraine nói thêm rằng PO (đơn đặt hàng) giúp công ty của bà tránh được chi phí vận chuyển không cần thiết và có sẵn bằng chứng giao dịch trong quá trình đối chiếu.

Đơn đặt hàng so với hóa đơn

Đơn đặt hàng (PO) khác với hóa đơn. Là một nhà cung cấp, tôi lập hóa đơn kèm theo điều khoản thanh toán cho khách hàng đã thuê tôi viết blog hoặc bài báo. Trong quá trình lập hóa đơn, tôi cũng thêm một mã duy nhất do tôi tạo ra, gọi là số hóa đơn.

Hóa đơn lặp lại phần lớn thông tin có trên đơn đặt hàng, chẳng hạn như số đơn đặt hàng, thông tin liên hệ của cả hai bên và cách thức/thời điểm thanh toán.

Knowify, công ty phần mềm dựa trên điện toán đám mây giúp các nhà thầu xây dựng quy mô vừa và nhỏ quản lý hiệu quả nhiều dự án của họ, lưu ý: “Điểm khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là ai gửi và khi nào họ gửi.”

Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?

Hệ thống PO tạo ra một đơn đặt hàng (PO) và gán cho mỗi đơn một mã duy nhất, được gọi là số PO. Là một nhà cung cấp, Quagraine giải thích rằng “việc tạo ra một đơn đặt hàng hiệu quả bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng những gì bạn cần mua”. Điều đó có nghĩa là thu thập tất cả các thông số kỹ thuật — như số lượng đặt hàng, yêu cầu chất lượng, thời gian giao hàng và các ràng buộc về ngân sách.

“Khi đơn đặt hàng (PO) được phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp, nó sẽ có hiệu lực như một thỏa thuận ràng buộc. Sau đó, nhà cung cấp sẽ giao hàng hóa hoặc dịch vụ và gửi hóa đơn, hóa đơn này phải khớp với PO. PO giúp xác minh những gì đã được đặt hàng, nhận được và lập hóa đơn,” Marty Bauer, giám đốc bán hàng và đối tác tại Omnisend ở Charleston, SC, một nền tảng tiếp thị dành cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, cho biết.

Đầu tiên, người bán tạo đơn đặt hàng (PO) và tạo số đơn đặt hàng.

Các công ty thiết lập hệ thống đơn đặt hàng (PO) tạo ra các mã số hoặc chữ cái duy nhất, hoặc cả hai, cho mỗi giao dịch. Với mã số PO, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định đơn hàng đang ở đâu, chứa những gì, giá bao nhiêu và khi nào sẽ được giao.

Ví dụ, hệ thống số đơn đặt hàng (PO) của Quagraine hoạt động như sau: Công ty sử dụng một tiền tố thể hiện năm và quý (ví dụ: “23Q4”), sau đó thêm mã nhà cung cấp cho mỗi đối tác nghệ nhân châu Phi của họ và kết thúc bằng một số thứ tự.

“Điều này cho phép nhóm của tôi nhanh chóng xác định được thời điểm đặt hàng và với nhóm nghệ nhân hoặc nhà cung cấp nào,” cô nói.

Tiếp theo, người bán xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng.

Khi làm việc với tư cách là một người viết bài, tôi nhận được thông báo về một dự án qua email từ một biên tập viên, hỏi tôi có muốn nhận dự án đó không. Sau khi biên tập viên chấp nhận bài đăng trên blog hoặc bài báo của tôi, tôi sẽ tạo hóa đơn dựa trên các yêu cầu của người mua, bao gồm cả số đơn đặt hàng (PO number). Sau đó, tôi gửi hóa đơn cho người mua.

Tiếp theo, người mua tiến hành đối chiếu đơn đặt hàng.

Nhóm kế toán thanh toán đối chiếu hóa đơn của tôi với đơn đặt hàng để đảm bảo rằng những gì tôi đã giao là đúng với đơn hàng đã giao.

Cuối cùng, hóa đơn được gửi đi để phê duyệt.

Nếu mọi thứ khớp nhau — số đơn đặt hàng, hóa đơn và công việc đã giao — nhóm kế toán thanh toán sẽ gửi hóa đơn cùng với tệp đơn đặt hàng cho người biên tập của tôi để phê duyệt.

Mặt khác, giả sử tôi mua hàng từ Chewy. Tôi đặt hàng, nhập phương thức thanh toán, và hệ thống của người bán ngay lập tức tạo hóa đơn và tiến hành hoàn tất đơn hàng. Hệ thống đó tạo ra một mã số đơn đặt hàng (PO) duy nhất cho giao dịch đó. Sau đó, đội ngũ của họ sẽ đảm bảo đơn hàng được hoàn tất.

Ưu điểm của đơn đặt hàng

“Trước hết, đơn đặt hàng (PO) có thể giúp ngăn ngừa rất nhiều rắc rối,” Bauer nói. “Bạn tránh được việc thanh toán trùng lặp, [và] việc quản lý ngân sách và mối quan hệ với nhà cung cấp cũng dễ dàng hơn.”

Quagraine cũng nhìn thấy những lợi ích lớn cho công việc kinh doanh của mình. Trong cùng một tuần, bà có thể phối hợp với các nghệ nhân ở Ma-rốc, các chuyên gia dệt may ở Ghana và các thợ mộc ở Nam Phi.

Đối với bà, đơn đặt hàng mang lại sự nhất quán, giúp loại bỏ mọi sự nhầm lẫn. Bà cho biết thêm, nhiều lần việc sử dụng đơn đặt hàng đã giúp ngăn ngừa các lỗi vận chuyển. Chúng cũng có thể giúp xác định sai sót bằng cách kiểm tra lại thỏa thuận ban đầu khi một mặt hàng không mong muốn xuất hiện.

Allan Hou đã tham gia phát triển nhiều hệ thống PO và hiện là giám đốc bán hàng tại công ty vận chuyển hàng hóa TSL Australia . Ông cho biết “lợi thế lớn nhất” của hệ thống PO là nó theo dõi và ghi lại chi phí.

Do đó, ông nói, “Sẽ có ít cơ hội xảy ra sai sót hoặc gian dối hơn vì hệ thống sẽ đảm bảo mỗi giao dịch mua bán đều được ủy quyền và ghi lại.”

Các lợi ích khác có thể bao gồm:

• Văn bản chính thức truyền đạt kỳ vọng và đảm bảo việc hoàn thành đơn đặt hàng.
• Quản lý ngân sách để đảm bảo tiền được phân bổ cho việc mua sắm và có đủ hàng tồn kho. Điều này cũng có thể hữu ích trong quá trình kiểm toán.
• Theo dõi đơn hàng để các nhóm có thể đảm bảo các đơn mua hàng được hoàn thành.
• Trách nhiệm của nhà cung cấp , vì nhà cung cấp cần tuân thủ các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng.

Lời khuyên hữu ích nhất: Có một hệ thống đặt hàng hiệu quả giúp ngăn ngừa chi tiêu quá mức và thúc đẩy việc theo dõi hàng hóa chính xác hơn.

Mẫu đơn đặt hàng: Những thông tin cần có trong đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng thể hiện tất cả các điều khoản cơ bản của giao dịch, số đơn đặt hàng và tên của các bên liên quan. Điều đó bao gồm địa chỉ thực tế, thông tin liên hệ, các mặt hàng đã đặt và giá cả của chúng. Bất kỳ khoản giảm giá, thông tin thuế, chi phí vận chuyển và điều khoản thanh toán nào cũng cần được bao gồm.

“Chúng tôi sử dụng một mẫu nội bộ đơn giản bao gồm số đơn đặt hàng, thông tin người mua/người bán, mô tả mặt hàng, số lượng, giá cả đã thỏa thuận, điều khoản và hướng dẫn giao hàng,” Brian Kroeker, chủ tịch của công ty in ấn theo yêu cầu Little Rock Printing ở Calgary, Canada, cho biết trong một email. “Mẫu này có thể được tạo bằng bảng tính, nhưng tôi khuyên nên tích hợp nó với phần mềm kế toán.”

Kroeker đã chia sẻ mẫu hồ sơ này của công ty ông.

Mẫu đơn đặt hàng

Để tạo đơn đặt hàng, hãy tải xuống mẫu đơn đặt hàng, mẫu này có hai phiên bản: Excel và PDF có thể điền. Tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản Excel để tạo nhiều đơn đặt hàng cho cùng một nhà cung cấp và phiên bản PDF có thể điền cho các giao dịch mua lẻ.

Mẫu Excel này tự động tính toán chi phí cuối cùng, bao gồm tổng cộng và các khoản giảm giá.

Các loại đơn đặt hàng

- Tiêu chuẩn

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn dành cho các giao dịch mua bán lẻ tẻ hoặc một lần duy nhất, ví dụ như khi tôi đặt hàng từ nhà cung cấp chuyên biệt Amara để thay thế chiếc đĩa sứ bị vỡ có hình ảnh sao chép tác phẩm của Andy Warhol. Vì đơn đặt hàng tiêu chuẩn bao gồm các giao dịch không thường xuyên, nên điều đặc biệt quan trọng là bạn, dù là người mua hay người bán, cần kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết.

Phù hợp nhất cho: Đơn đặt hàng tiêu chuẩn dành cho các giao dịch mua hàng một lần từ một công ty mà bạn hiếm khi giao dịch.

- Chăn

Bạn có thể lựa chọn sử dụng đơn đặt hàng tổng thể, còn được gọi là "đơn đặt hàng định kỳ", cung cấp một hợp đồng dài hạn giữa nhà cung cấp và người mua. Đơn đặt hàng tổng thể cho phép bạn thiết lập giá cho các mặt hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Mặc dù bạn có thể nhận được nhiều lô hàng, nhưng tất cả các lô hàng đều có cùng số đơn đặt hàng.

- Đã lên kế hoạch

Đơn đặt hàng theo kế hoạch là khi bạn thống nhất về những gì và số lượng cần mua, nhưng bạn lên lịch giao hàng khi cần. “Ví dụ, bạn có thể nói với nhà cung cấp của mình, 'Năm nay chúng tôi cần 1.000 hộp. Chúng tôi sẽ gọi khi cần từng lô hàng'”, Bauer nói.

- Hợp đồng

Hợp đồng mua hàng (Contract PO) nêu rõ giá cả và điều khoản cho tất cả các đơn đặt hàng của nhà cung cấp trong thời hạn hợp đồng. Người mua và người bán ký hợp đồng nêu rõ các điều khoản trước khi lập đơn đặt hàng, có tham chiếu đến hợp đồng đã ký.

Loại đơn đặt hàng này rất phù hợp với các nhà sản xuất hoặc công ty xây dựng phụ thuộc vào việc vận chuyển nguyên vật liệu ổn định hiện tại và trong tương lai để sản xuất thành phẩm hoặc các công trình xây dựng và đường sá.

Phù hợp nhất cho: Các nhà sản xuất và các công ty xây dựng, kỹ thuật có dự án dài hạn và cần mua nguồn hàng ổn định.

Mẫu hợp đồng đặt hàng, do Visme cung cấp .

- Kỹ thuật số

Theo ông Hou, đơn đặt hàng điện tử (digital PO) là “một giải pháp tự động sử dụng nền tảng kỹ thuật số để tạo, gửi và theo dõi đơn đặt hàng”. Mặc dù bạn sẽ nhận được email xác nhận việc mua hoặc bán hàng, nhưng đằng sau đó là phần mềm hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn cho tất cả các bên.

Theo Quagraine, “Các đơn đặt hàng điện tử tích hợp với dữ liệu bán hàng và hệ thống quản lý hàng tồn kho. Giờ đây, nếu một tá chăn mền bán hết nhanh chóng, hệ thống của tôi sẽ tạo ra đơn đặt hàng để bổ sung hàng.”

Cách tạo đơn đặt hàng

Đằng sau mỗi đơn đặt hàng là một hệ thống tài chính phức tạp và liên kết chặt chẽ. Dưới đây là những yếu tố liên quan.

Bước 1: Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng cho quản trị viên hệ thống.

Quản trị viên hệ thống của bạn cần đầy đủ thông tin ngân hàng và thông tin cá nhân cơ bản, bao gồm:

• Tên nhà cung cấp.
• Địa chỉ của người bán.
• Loại tài khoản thanh toán.
• Số tài khoản và mã định tuyến ngân hàng (còn được gọi là mã ABA).

Kaitlin Milliken , quản lý chương trình Mạng lưới Freelance, cho biết: “Khi làm việc với các cây viết tự do, nhóm của chúng tôi sẽ thu thập thông tin thanh toán của người viết. Sau đó, nhóm kế toán sẽ nhập thông tin này vào hệ thống.”

Mỗi khi tiếp nhận khách hàng mới, tôi đều gửi tất cả thông tin chi tiết đó cho người quản lý. Đôi khi, họ yêu cầu tôi cung cấp một tờ séc đã hủy từ tài khoản ngân hàng của tôi nếu họ thiết lập chuyển khoản trực tiếp cho tôi.

Mẹo hay: Để tránh chậm trễ và thủ tục rườm rà khi kinh doanh quốc tế, hãy đảm bảo bạn nắm rõ các yêu cầu và biểu mẫu cần thiết cho mỗi quốc gia, hoặc thuê một chuyên gia tư vấn hoặc luật sư có chuyên môn trong lĩnh vực đó để cung cấp cho bạn và nhóm của bạn thông tin chính xác.

Bước 2: Thêm thông tin chi tiết đơn hàng của bạn.

Biểu mẫu bên phải giúp bạn dễ dàng điền thông tin mua hàng chính xác. Đối với mỗi mặt hàng đã đặt, hãy thêm các thông tin sau:

• Số lượng đặt hàng.
• Cách đóng gói (hộp hoặc ống).
• Con số.
• Cái tên.
• Giá mỗi đơn vị và tổng giá.
• Tổng phụ.
• Thuế và phí vận chuyển.
• Tổng giá trị đơn hàng tính bằng đô la.

Tên, địa chỉ và địa chỉ email của mỗi bên, cùng với thông tin giao hàng của tôi cũng phải được ghi rõ. Cuối cùng, văn bản phải được ký tên và ghi ngày tháng.

Bước 3. Bổ sung thông tin theo yêu cầu của công ty.

Hầu hết các thông tin cần thiết đều khá đơn giản — thông tin ngân hàng, tên, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại và tên người liên hệ, điều khoản thanh toán, phí vận chuyển và thuế. Khi người bán kinh doanh các mặt hàng từ khắp nơi trên thế giới và từ các nhà sản xuất chuyên biệt, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thêm các biểu mẫu khác.

Để nắm bắt tình hình, hãy nhờ luật sư nội bộ hoặc chuyên gia tư vấn am hiểu về thương mại quốc tế xem xét các loại đơn đặt hàng đó. Họ có thể đưa ra khuyến nghị về những gì cần thiết. Hoặc, bạn có thể thuê ngoài dịch vụ này.

Cách tạo hệ thống đơn đặt hàng

Việc xây dựng hệ thống đặt hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu dựa trên quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

“Theo kinh nghiệm của tôi, một hệ thống cơ bản với việc theo dõi thủ công tỏ ra hiệu quả đối với các nhóm nhỏ, trong khi các hoạt động lớn hơn cần một hệ thống tự động tích hợp đầy đủ vào chuỗi cung ứng và tài chính,” Hou cho biết.

“Về cơ bản, một hệ thống PO tốt cho phép bạn theo dõi mọi giao dịch mua hàng, từ yêu cầu đến khi nhận hàng, đảm bảo tất cả các chi tiết được ghi lại chính xác,” ông nói thêm.

Bước 1: Xác định loại biểu mẫu phù hợp với bạn.

Loại hình kinh doanh bạn đang điều hành sẽ quyết định loại biểu mẫu nào cần có sẵn. Hầu hết các doanh nghiệp đều cần các biểu mẫu được sử dụng cho năm loại đơn đặt hàng (PO). Có thể bộ phận kế toán hoặc một bộ phận nội bộ khác của bạn có thể tạo ra các biểu mẫu này. Nếu không, có rất nhiều công ty chuyên tạo biểu mẫu.

Bước 2: Phân công vai trò và quyền truy cập.

Mỗi nhân viên của bạn đều được phân công một vai trò cụ thể. Đối với những người xử lý đơn đặt hàng và theo dõi toàn bộ quy trình từ mua hàng đến giao hàng, việc họ hiểu rõ hệ thống từ trong ra ngoài là vô cùng quan trọng. Một sai lầm mà một số công ty mắc phải là chỉ cho phép một hoặc một vài nhân viên truy cập vào tất cả các khía cạnh của hệ thống.

Đó thường là nỗ lực nhằm giữ cho hệ thống an toàn và đảm bảo quyền riêng tư. Cách làm khôn ngoan hơn là duy trì một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản để có thể thay thế khi người phụ trách chính vắng mặt.

Bước 3: Tuân thủ và cải thiện hệ thống đặt hàng của bạn.

Kroeker cho biết khi thiết lập một hệ thống mới, hãy đảm bảo nó phải kỹ lưỡng nhưng cũng phải linh hoạt. Ví dụ, hệ thống đặt hàng của Little Rock có các ngưỡng phê duyệt. Các đơn đặt hàng nhỏ không yêu cầu thêm bước nào, hệ thống cung cấp nhiều hơn một người liên hệ và sử dụng định dạng tiêu chuẩn cùng quy trình kiểm tra chéo.

Công ty cũng đã tích hợp hệ thống đặt hàng (PO) và hệ thống lập hóa đơn để phát hiện sự không khớp dữ liệu từ sớm. Tính năng “theo dõi phiên bản” này cho phép chỉnh sửa các đơn đặt hàng. Ông Kroeker cho biết: “Sự linh hoạt đó đã giúp chúng tôi nhiều lần khi các nhà cung cấp cần cập nhật thông tin giữa chừng trong quá trình sản xuất”.

Đơn đặt hàng giúp củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp.

Một hệ thống đơn đặt hàng hiệu quả có thể thúc đẩy sự tin tưởng và nuôi dưỡng lòng trung thành của khách hàng. Theo thời gian, khách hàng sẽ ngày càng tin tưởng vào công ty của bạn vì bạn luôn thực hiện đúng những lời hứa đã nêu trong đơn đặt hàng.

Vậy nên, đã đến lúc bắt đầu xây dựng hoặc hoàn thiện đơn đặt hàng (PO) để bạn có thể phát triển doanh nghiệp tốt hơn.