Cách sử dụng 6 cấp độ ủy quyền để mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn

Hiện nay, Meisel là tác giả sách bán chạy nhất, chuyên gia tư vấn năng suất và đồng sáng lập nền tảng gia công phần mềm Leverage. Dựa trên những gì bản thân đã học hỏi và đạt được, ông đã phát triển hệ thống "Ít làm, Sống nhiều hơn", hướng dẫn các nhà sáng lập cách tối ưu hóa, tự động hóa và gia công mọi thứ trong doanh nghiệp. Meisel cũng là giảng viên của khóa học "Cỗ máy năng suất".

Và thật may mắn cho chúng ta, Meisel đã đồng ý tham gia video ngắn này để chia sẻ cách anh ấy phân công công việc hiệu quả đến vậy

Ủy quyền: Không phải như bạn nghĩ

Là doanh nhân, chúng ta liên tục được nhắc nhở phải ủy quyền, ủy quyền, ủy quyền. Nhưng liệu chúng ta có thực sự hiểu nghĩa của nó? Nếu bạn tra từ điển Merriam-Webster, ủy quyền có nghĩa là "giao phó trách nhiệm hoặc quyền hạn".

Những ai trong chúng ta đang gặp khó khăn với vấn đề niềm tin hoặc nghĩ rằng việc ủy ​​quyền không dành cho mình có lẽ đã hiểu sai về cách ủy quyền với tư cách là một nhà lãnh đạo. Như Meisel nhấn mạnh, ủy quyền không phải là chuyện trắng đen, nghĩa là:

+ Bạn không cần phải thuê ngoài toàn bộ  dự án.

+ Bạn cũng không cần phải thuê ngoài bất kỳ  việc nào cả.

Theo Meisel, có sáu cấp độ phân quyền. Ông nói: “Nhiều người ngần ngại phân quyền là vì họ bị mắc kẹt ở một trong hai cấp độ này”.

Vậy hãy cùng phân tích sáu cấp độ và cách các doanh nhân có thể sử dụng chúng để giảm căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn.

Sáu cấp độ ủy quyền, theo Ari Meisel

Cấp độ 1: Làm theo lời tôi nói

Cấp độ đầu tiên và cơ bản nhất của việc ủy ​​quyền là "làm theo lời tôi". Nhưng vấn đề là các doanh nhân nghĩ rằng điều này có nghĩa là họ sẽ phải làm hết mọi việc cho một nhiệm vụ nhỏ, chẳng hạn như mua vé máy bay, bằng cách phải mô tả chính xác vị trí cần tìm và nêu chi tiết các thông số. Nghĩ đến điều này, nhiều doanh nhân đành bó tay và nói: "Tôi sẽ tự làm!"

Nhưng đó sẽ là một sai lầm. Như Meisel đã chỉ ra, "làm theo lời tôi nói" chỉ dành cho những nhiệm vụ không đòi hỏi nhiều thông tin hay kỹ năng. Ví dụ, "mua cho tôi một tấm thảm tắm trên Amazon" hoặc "đăng hình ảnh này lên Twitter với hashtag này".

Đúng vậy, bạn chỉ cần làm một chút việc trước, nhưng trợ lý của bạn sẽ lo nốt phần việc cuối cùng. Với những công việc đơn giản như thế này, bạn có thể làm đến một mức độ nào đó rồi để người khác hoàn thành thay. Số thời gian đó vẫn tiết kiệm được để bạn có thể dành cho việc mình giỏi nhất.

Cấp độ 2: Hãy xem xét điều này cho tôi

Hãy giao phó một nhiệm vụ bằng cách "tìm hiểu thêm cho tôi" khi bạn chưa biết gì về nó. Một ví dụ mà Meisel đưa ra là nếu ai đó giới thiệu một CRM nào đó mà bạn chưa từng nghe đến, thì bạn có thể muốn nhờ ai đó trong nhóm tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm đó trước khi mua.

“Lúc đó nó gần giống như Google của con người vậy,” anh ấy nói, “và điều đó hoàn toàn ổn vì bạn có thể tiếp tục. Bạn không cần phải lo lắng về điều đó. Bạn không cần phải suy nghĩ về nó.”

Trợ lý của bạn có thể nghiên cứu thay bạn, cung cấp thông tin và từ đó bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Meisel cho biết bạn có thể bắt đầu ở một cấp độ ủy quyền và chuyển sang cấp độ khác. Ví dụ, nếu bạn đang nghĩ đến việc mua một chiếc xe mới, bạn có thể nói với trợ lý của mình: "Hãy tìm hiểu thêm về điều này cho tôi". Nhưng nếu bạn đã biết mình thực sự thích xe Subaru và cần tìm hiểu sâu hơn về các mẫu xe khác, thì đã đến lúc chuyển sang cấp độ ủy quyền tiếp theo: "Cho tôi lời khuyên của bạn, và tôi sẽ quyết định".

Cấp độ 3: Hãy cho tôi lời khuyên và tôi sẽ quyết định

Vậy với ví dụ về Subaru, bạn có thể nói với trợ lý của mình: "Hãy tìm hiểu về những mẫu xe tốt nhất, sau đó quay lại với tôi ba lựa chọn, và tôi sẽ chọn một." Họ sẽ thực hiện nghiên cứu chuyên sâu, thu hẹp kết quả dựa trên các thông số của bạn, rồi đưa ra cho bạn ba lựa chọn tốt nhất. Từ đó, bạn chỉ cần đưa ra quyết định.

Nếu bạn có thể bắt đầu phân công công việc ở cấp độ này, đó là một dấu hiệu tốt. Tại sao? Bởi vì điều đó cho thấy bạn tin tưởng trợ lý của mình sẽ làm mọi thứ có thể và khám phá tất cả các lựa chọn cho bạn. Bạn đang từ bỏ một chút quyền kiểm soát. Hơn nữa, việc giảm tải thông tin bằng cách tin tưởng vào lời khuyên của trợ lý sẽ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt và sau đó tiếp tục phát triển doanh nghiệp.

Cấp độ 4: Khám phá, Quyết định và Kiểm tra lại với tôi

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào các cấp độ phân quyền cao hơn: Ở cấp độ bốn, bạn sẽ để người khác quyết định thay  bạn và sau đó kiểm tra lại với bạn trước khi họ thực hiện.

Hãy quay lại ví dụ về hệ thống CRM. Có hàng trăm CRM trên thị trường. Không có cái nào hoàn hảo với bạn, nhưng việc tìm hiểu kỹ lưỡng từng cái một cũng không đáng. Tốt hơn hết là nên chọn một người trong nhóm (có thể là trợ lý tiếp thị hoặc nhân viên bán hàng) thường xuyên sử dụng CRM và am hiểu về chúng. Họ sẽ là người phù hợp nhất để đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên mua phần mềm nào.

Meisel cho biết: "Cho dù bạn có dành bao nhiêu thời gian đi nữa, bạn vẫn không thể đưa ra quyết định đúng đắn như một người đã làm việc trong ngành hoặc trong lĩnh vực đó trong một thời gian dài".

Nhưng còn những người thích kiểm soát như chúng ta thì sao? Làm sao chúng ta có thể buông bỏ một quyết định liên quan đến doanh nghiệp mình đang sở hữu?

Meisel cho biết: “Nhiều khi khi bạn cố gắng cảm thấy thoải mái với mức độ tin tưởng này, điều bạn phải cân nhắc là sự cân bằng giữa mức độ nghiêm trọng của dự án đang thực hiện và trình độ chuyên môn của người mà bạn yêu cầu thực hiện”.

Vậy nên, nếu bạn cần ai đó chọn thảm tắm cho mình, trong trường hợp xấu nhất, bạn sẽ nhận được sản phẩm kém chất lượng hoặc chi quá nhiều tiền. Nhưng với những thứ như tiếp thị qua email, bạn không nên mất thời gian để quyết định. Bạn cần nhờ đến sự giúp đỡ của một người có chuyên môn cao hơn bạn trong lĩnh vực đó. Vì vậy, điều này thực sự phụ thuộc vào loại công việc. Nếu đó là một quyết định quan trọng hơn đòi hỏi nhiều chuyên môn hơn, hãy tìm người có chuyên môn đó.

Cấp độ 5: Khám phá và Quyết định, Trong Giới hạn Này

Meisel tuân theo quy tắc này: “Nếu đó là một quyết định không liên quan đến hơn 100 đô la, tôi không muốn biết về nó.”

Ví dụ, khi Meisel cần thiết lập một trang web cá nhân, anh ấy đã ủy quyền quyết định cho người khác. Một giờ sau, một khoản phí 79 đô la cho about.me hiện lên trên điện thoại của anh ấy. Nhưng vì nó dưới 100 đô la, thấp hơn nhiều so với ngưỡng anh ấy đã đặt, nên anh ấy không quan tâm. Người đó đã làm chính xác những gì anh ấy yêu cầu.

Vì vậy, với những quyết định này, bạn có thể nói với trợ lý hoặc thành viên trong nhóm rằng bạn thậm chí không muốn biết về quyết định cho đến một ngưỡng nhất định.

Cấp độ 6: Cứ làm đi

Được rồi, giờ chúng ta đang ở cấp độ ủy quyền cuối cùng - cấp độ mà Meisel yêu thích nhất! Bởi vì đây là ủy quyền thực sự  , nơi bạn hoàn toàn tin tưởng trợ lý hoặc thành viên trong nhóm sẽ xử lý công việc mà không cần phải hỏi han bạn. Tuy nhiên, ông thừa nhận rằng không có nhiều tình huống mà bạn sẽ nói "Cứ làm cho xong đi".

Một ví dụ từ chính cuộc đời anh là khi anh và cha mình đăng ký một chiếc xe máy mang tên mình. Một ngày nọ, đăng ký xe đã hết hạn, nhưng cha anh vẫn muốn sử dụng nó.

Phải có người đến Sở Giao thông Vận tải (DMV) để gia hạn. Việc này cần phải làm ngay, nhưng Meisel không muốn mất thời gian tự mình làm. Vậy nên anh giao việc này cho trợ lý. Một công việc tưởng chừng đơn giản hóa ra lại vô cùng khó khăn, và cuối cùng, khi nhận ra cô ấy đã tốn bao nhiêu công sức, anh thầm cảm ơn vì mình đã không tự mình làm việc đó. Là một chủ doanh nghiệp, một công việc cá nhân tốn kém như vậy chắc chắn sẽ làm chệch hướng các dự án anh đang thực hiện.

Tóm tắt: Sáu cấp độ ủy quyền

Như Meisel chỉ ra, một dự án có thể rơi vào bất kỳ cấp độ nào trong sáu cấp độ này và dự án đó cũng có thể di chuyển qua một số cấp độ này.

“Mặc dù điều đó nghe có vẻ quá dễ dãi với một số người, nhưng tôi muốn vậy,” Meisel nói. “Tôi không muốn bạn mắc kẹt trong suy nghĩ rằng hoặc là ‘giao việc cho ai đó’ hoặc là ‘tự làm’.”

Hãy hành động! Một bài tập đơn giản để bạn có thể bắt đầu giao việc ngay hôm nay

Meisel đưa cho chúng ta một bài tập để bắt đầu tìm hiểu cách phân công công việc hiệu quả.

• Bước 1: Viết ra 10 việc bạn cần làm nhưng lại không muốn làm hoặc không nên làm.
• Bước 2:  Hãy nghĩ về sáu cấp độ ủy quyền và lưu ý rằng khi bạn chuyển qua các cấp độ, bạn sẽ chuyển từ việc thuê ngoài ("làm theo lời tôi") xuống ủy quyền thực sự (tức là "cứ làm cho xong"). Cuối cùng, bạn muốn đạt đến cấp độ thứ sáu, "cứ làm cho xong".
• Bước 3: Hãy xem xét 10 điều đó và xem chúng thuộc cấp độ nào trong sáu cấp độ, điều đó sẽ giúp bạn biết được vấn đề của mình nằm ở đâu và bạn có thể cần thuê nhà cung cấp nào để giải quyết những vấn đề này.

Các công cụ trực tuyến bạn có thể sử dụng để phân công nhiệm vụ

Nếu bạn đang tìm kiếm trợ lý ảo  và các chuyên gia khác để thuê để bạn có thể bắt đầu phân công nhiệm vụ, hãy xem qua các công cụ sau:

• Fancy Hands  kết nối bạn với các trợ lý ảo tại Hoa Kỳ, những người có thể giúp bạn hoàn thành các công việc cá nhân hoặc công việc, từ đặt vé du lịch đến thanh toán hóa đơn. Gói thấp nhất của họ là 29,99 đô la và bạn có thể nhận được năm yêu cầu mỗi tháng (thường tối đa 20 phút làm việc cho mỗi yêu cầu). Họ cũng có các tùy chọn nếu bạn cần một trợ lý ảo chuyên dụng.
• Magic  cung cấp dịch vụ trợ lý cá nhân với giá 50 xu mỗi phút và dịch vụ trợ lý doanh nghiệp với giá 59 xu mỗi phút. Chỉ cần gửi tin nhắn qua ứng dụng, Magic sẽ phân công một nhân viên trong đội ngũ trợ lý của họ để hoàn thành yêu cầu của bạn.
• Zirtual  có một đội ngũ trợ lý tại Hoa Kỳ có thể hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân và công việc như quản lý email, lên lịch mạng xã hội và tìm kiếm thông tin về kỳ nghỉ. Gói dịch vụ bắt đầu từ 449 đô la/tháng cho 12 giờ làm việc.
• Design Pickle  có thể là một lựa chọn phù hợp nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ thuê ngoài thiết kế đồ họa. Trang web này sẽ kết nối bạn với một nhà thiết kế đồ họa chuyên nghiệp để thực hiện công việc chuyên môn cho bạn. Gói dịch vụ bắt đầu từ $399/tháng cho các yêu cầu không giới hạn và chỉnh sửa không giới hạn.

Bạn sẽ ủy quyền những gì?

Là người sáng lập, việc từ bỏ bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp có thể rất khó khăn. Đôi khi chúng ta rơi vào cái bẫy tư duy: "Nếu muốn mọi việc được hoàn thành tốt, tôi phải tự mình làm". Điều này hoàn toàn sai lầm! Nếu bạn phân công công việc đúng cách, công việc sẽ được hoàn thành bởi người phù hợp hơn.

Bạn không thể mở rộng quy mô doanh nghiệp  nếu không biết phân quyền. Bạn chỉ có một mình. Vì bạn là người sáng lập doanh nghiệp, thời gian và kỹ năng của bạn rất có giá trị trong những lĩnh vực bạn nên  đầu tư. Đối với những nhiệm vụ không giúp doanh nghiệp phát triển hoặc những nhiệm vụ mà bạn không biết mình đang làm gì, bạn cần giao chúng cho người khác, nếu không sẽ có nguy cơ làm chậm sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem lại sáu cấp độ ủy quyền của Meisel, hãy chú ý cách nó đi từ những nhiệm vụ đơn giản đến phức tạp hơn. Nếu bạn chưa đạt đến cấp độ ủy quyền thực sự là sáu, cũng không sao. Bạn có thể bắt đầu với cấp độ một ("làm theo lời tôi") và dần dần giảm xuống các cấp độ thấp hơn cho đến khi bạn trở thành bậc thầy ủy quyền.