Cách quản lý nhóm làm việc tự do: Mẹo về lập ngân sách, quản lý và phần mềm

Nghiên cứu gần đây của Gallup cho thấy những người làm việc tự do từ xa gắn bó với công việc hơn nhiều  so với những người làm việc truyền thống ngồi sau bàn làm việc cả ngày và họ cũng làm việc hiệu quả hơn đáng kể.

Trên thực tế, nghiên cứu dự đoán rằng một nửa lực lượng lao động Hoa Kỳ  sẽ làm việc tự do ít nhất một phần vào năm 2022, nghĩa là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay cần học cách quản lý nhân viên làm việc bên ngoài tốt hơn để duy trì lợi nhuận.

Bên cạnh những cơ hội to lớn này, việc chuyển sang mô hình này đòi hỏi các doanh nhân phải suy nghĩ cẩn thận về cách họ sẽ quản lý một nhóm làm việc tự do (và thường là làm việc từ xa).

Các công cụ bạn cần để giải quyết những thách thức này có thể được chia thành hai loại.

Đầu tiên và dễ thấy nhất là các công cụ kỹ thuật bổ sung cần thiết để quản lý một nhóm làm việc tự do. Chúng bao gồm các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, phần mềm theo dõi thời gian, hệ thống quản lý dự án và các kênh truyền thông chuyên dụng.

Bộ công cụ thứ hai bạn cần là kỹ năng quản lý. Bạn cần tự rèn luyện để suy nghĩ lại về cách giám sát nhân viên của mình.

Không giống như nhân viên truyền thống, freelancer phát triển mạnh mẽ khi được thuê cho những nhiệm vụ rất cụ thể, được xác định rõ ràng, chẳng hạn như  xây dựng chiến lược tiếp thị  hoặc xây dựng cộng đồng thương mại điện tử. Việc giao cho freelancer làm công việc hành chính chung sẽ kém hiệu quả hơn, bởi vì cả bạn và freelancer đều không hiểu rõ mình mong đợi họ làm gì hàng ngày.

Để tận dụng tối đa nguồn nhân lực làm việc tự do cũng có nghĩa là phải từ bỏ bản năng quản lý nhân viên quá chặt chẽ, vì các nhóm làm việc tự do sẽ hoạt động tốt nhất khi bạn nắm bắt được sự linh hoạt mà mô hình kinh doanh này mang lại.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các yêu cầu, cả về mặt kỹ thuật lẫn quản lý, để tuyển dụng và làm việc với một đội ngũ freelancer xuất sắc. Các yêu cầu này bao gồm:

• Quản lý nhóm làm việc tự do
• Lập ngân sách cho người làm việc tự do
• Quản lý dự án cho các nhóm làm việc tự do
• Theo dõi và giám sát nhóm làm việc tự do của bạn

Trong quá trình này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý người làm việc tự do một cách hiệu quả và cũng xóa tan một số quan niệm sai lầm phổ biến về nhóm làm việc tự do.

Cách quản lý nhóm làm việc tự do

Tư duy làm việc tự do

Trước tiên, hãy cùng giải quyết thách thức lớn nhất mà các doanh nhân phải đối mặt khi tuyển dụng và quản lý người làm việc tự do - hiểu rõ động lực của họ.

Trong các vai trò quản lý truyền thống, khi nhân viên ngồi cạnh bàn làm việc, việc phân công công việc cho họ cũng dễ dàng như việc cúi xuống và nói chuyện với họ. Các dự án có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ, và một nhân viên bình thường sẽ có danh sách việc cần làm khoảng chục việc mỗi ngày.

Cách tiếp cận đó không hiệu quả với các freelancer. Họ chọn hình thức làm việc này vì nó mang lại cho họ sự linh hoạt cao, và bạn cần nhận ra điều này để tận dụng tối đa năng lực của họ. Thay vì yêu cầu họ viết email, hãy trao cho họ quyền kiểm soát hệ thống tiếp cận qua email của bạn. Thay vì yêu cầu họ lên ý tưởng nội dung, hãy yêu cầu họ viết một loạt bài viết. Chìa khóa ở đây là chia nhỏ các dự án của bạn thành các phần lớn hơn so với cách bạn làm trong môi trường quản lý truyền thống, và trao cho các freelancer quyền tự do thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Đối với nhiều doanh nhân, điều này có thể khó khăn. Nếu bạn đã nắm quyền điều hành công ty trong vài năm, việc giao lại quyền kiểm soát các chức năng kinh doanh quan trọng cho một nhân viên có thể gây khó chịu. Nhưng điều bạn cần hiểu là người làm việc tự do nên được hiểu là "đồng doanh nhân" chứ không phải là cấp dưới, đối tác kinh doanh chứ không phải nhân viên chính thức.

Suy nghĩ theo cách này tự động làm nổi bật một số nguyên tắc thực tế quan trọng khi làm việc với người làm việc tự do. Đó là:

- Cô lập và Giao tiếp

Sự tự do khi làm việc với freelancer cũng giống như một con dao hai lưỡi. Người làm việc tự do phát triển mạnh mẽ khi được giao trách nhiệm cho từng dự án cụ thể, và không bị quản lý quá chặt chẽ. Tuy nhiên, việc thiếu sự giám sát hàng ngày này có thể khiến các thành viên trong nhóm trở nên xa cách nhau, cũng như xa rời các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Sự cô lập này không chỉ khiến người làm việc tự do kém năng suất mà còn khiến sức khỏe của họ kém hơn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự cô lập liên tục có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe tâm thần và thậm chí là gia tăng tỷ lệ tử vong , do đó, việc tránh xa nó là chìa khóa cho những người quản lý nhóm làm việc tự do. Chìa khóa để làm được điều đó là đảm bảo bạn có các công cụ cần thiết để duy trì giao tiếp liên tục với (và giữa) các freelancer, đồng thời tránh bị cám dỗ sử dụng họ để giao những công việc nhỏ nhặt.

- Đặt mục tiêu

Tuy nhiên, tầm quan trọng của giao tiếp tốt không chỉ áp dụng trong các tương tác hàng ngày. Làm việc với freelancer cũng đòi hỏi bạn phải rõ ràng về mục tiêu kinh doanh của mình và trao quyền cho họ vận dụng trực giác để đạt được mục tiêu. Việc giúp freelancer hiểu rõ kế hoạch chiến lược của bạn là một trong những kỹ thuật cốt lõi giúp startup của bạn tăng trưởng nhanh chóng , và điều này quan trọng hơn nhiều đối với freelancer so với nhân viên truyền thống.

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng cho nhân viên tự do của bạn sẽ mang lại nhiều lợi ích trong suốt chu kỳ kinh doanh. Hiểu rõ những gì bạn muốn nhân viên tự do làm sẽ giúp bạn tìm được đúng người. Điều này cũng cho phép bạn truyền đạt chính xác những gì đội ngũ mới mong đợi ở họ. Việc này sẽ tạo ra một khuôn khổ rõ ràng để đánh giá công việc và tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược của bạn.

Đặt mục tiêu là khâu mà các doanh nhân thường mắc sai lầm nhất khi làm việc với freelancer. Khi doanh nghiệp phát triển vượt quá khả năng của một cá nhân, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ tự nhiên nghĩ đến việc thuê freelancer, nhưng lại không có ý tưởng rõ ràng về những việc nhân viên mới này sẽ làm hàng ngày, và chính xác họ sẽ chịu trách nhiệm cho những việc gì.

Tóm lại, nếu bạn chưa thể lập danh sách các công việc sẽ giao cho từng freelancer, đừng vội thuê ngay. Hãy dành thời gian lên kế hoạch những việc cần làm và ai có thể làm tốt nhất, sau đó tìm kiếm những freelancer phù hợp với yêu cầu đó. Bạn đang thuê freelancer để làm những công việc cụ thể, chứ không phải tìm "ai đó" để "giảm tải khối lượng công việc cho bạn".

- Sự trung thực

Tất nhiên, việc trung thực với nhân viên về cách họ phù hợp với tổ chức là điều quan trọng trong môi trường truyền thống, nhưng điều này càng quan trọng hơn khi quản lý những người làm việc tự do.

Ngoài việc trung thực về những kỳ vọng mà bạn đặt ra cho nhân viên mới, bạn cũng nên thẳng thắn về cách bạn giám sát công việc của họ. Hầu hết người làm việc tự do sẽ sẵn lòng sử dụng bảng chấm công và phần mềm theo dõi thời gian , nhưng sẽ không muốn bạn liên tục theo dõi hộp thư đến của họ. Việc giám sát người làm việc tự do nên được thực hiện dựa trên các mục tiêu kinh doanh cấp cao, chứ không phải các hoạt động thường ngày.

Ví dụ, thay vì yêu cầu các freelancer tiếp cận cộng đồng của bạn phải đăng ba tweet mỗi ngày, hãy đo lường số lượng người theo dõi họ thu hút được mỗi tháng. Và quan trọng nhất, hãy cho họ biết bạn sẽ đo lường năng suất của họ như thế nào. Việc đưa ra các KPI mới cho freelancer mà không báo trước là một cách tuyệt vời để khiến họ nghỉ việc, đồng thời làm giảm uy tín của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng.

- Giống nhau nhưng khác nhau

Nếu bạn đã từng làm việc trong các vị trí quản lý truyền thống, ba nguyên tắc trên sẽ không có gì đáng ngạc nhiên. Thực tế, bạn có thể tự hỏi tại sao mình lại cần được nhắc nhở về chúng. Chẳng phải giao tiếp, đặt mục tiêu rõ ràng và trung thực chính là những phẩm chất của một nhà quản lý giỏi sao?

Vâng, đúng và không đúng.

Thực tế, việc quản lý freelancer đòi hỏi nhiều kỹ năng tương tự như quản lý nhân viên "truyền thống". Sự khác biệt nằm ở mức độ nghiêm trọng. Nếu không áp dụng những nguyên tắc này trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên sẽ chỉ trích bạn trong các cuộc họp hàng tuần. Còn nếu không áp dụng chúng với freelancer, họ sẽ bỏ việc, mang theo cả khoản đầu tư đào tạo của bạn và có khả năng tiết lộ bạn là một nhà tuyển dụng tồi.

Tóm lại, quản lý một nhóm làm việc tự do đồng nghĩa với việc bạn phải là một nhà quản lý giỏi hơn đại đa số đồng nghiệp. Nếu bạn sẵn sàng cho thử thách đó, dưới đây là thông tin chi tiết về cách vượt qua, được chia thành ba yếu tố cốt lõi.

Lập ngân sách cho người làm nghề tự do

Đến đây, chúng ta hãy cùng phá bỏ một quan niệm sai lầm phổ biến về freelancer. Họ không phải là một lựa chọn thay thế rẻ tiền cho nhân viên truyền thống.

Hoặc không nhất thiết phải như vậy.

Tất nhiên, có một số khoản tiết kiệm chi phí có thể đạt được bằng cách chuyển sang một nhóm làm việc tự do, hoặc bắt đầu với nhân viên tự do. Đối với một số công việc, bạn có thể thuê nhân viên từ các quốc gia có chi phí sinh hoạt thấp hơn đáng kể so với nơi bạn làm việc, và mức lương mà họ mong đợi sẽ phản ánh điều này.

Chi phí thuê văn phòng cho một nhân viên tại một khu vực đô thị lớn cũng dao động từ 10.000 đến 20.000 đô la mỗi năm, và từ 6.000 đến 10.000 đô la nếu thuê ở một thành phố nhỏ hơn. Do đó, việc chuyển nhân viên ra khỏi trụ sở chính và đến các văn phòng từ xa hoặc tại nhà có thể giúp bạn tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm, tùy thuộc vào quy mô đội ngũ của bạn.

Nhưng thật không may, khoản tiết kiệm này không phải là tất cả.

Chi phí thực tế của Freelancer

Khi lập ngân sách cho một nhóm freelancer, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố hơn là chỉ mức lương theo giờ. Trên thực tế, việc quản lý một nhóm freelancer thường đi kèm với những chi phí định kỳ mà nhiều doanh nhân không tính đến khi quyết định theo đuổi con đường này. Dưới đây là những chi phí phổ biến nhất:

• Thị trường việc làm tự do .  Hầu hết sẽ tính phí đăng ký, và hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần đăng ký dài hạn để đảm bảo năng lực hoạt động liên tục. Một số thị trường này, đáng chú ý là UpWork, cũng sẽ lấy một phần trăm số tiền bạn trả cho người làm việc tự do.

• Phần mềm quản lý freelancer .  Đây là một phần cần thiết để quản lý freelancer hiệu quả và nên được coi là chi phí kinh doanh liên quan đến việc này. 
• Đào tạo.  Nếu bạn dự định thuê freelancer trong thời gian ngắn và để hoàn thành một số nhiệm vụ cụ thể, bạn nên hiểu rằng mỗi nhân viên mới đều cần được đào tạo và làm quen để bắt kịp công việc. Việc này sẽ tốn thời gian của bạn, và chúng ta đều biết rằng thời gian là vàng bạc.

- Bạn nhận được những gì bạn phải trả

Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đây là một lời khuyên mà nhiều doanh nhân thường bỏ qua khi tìm kiếm người làm việc tự do. Thuê nhân công từ các quốc gia có chi phí sinh hoạt thấp hơn có thể là một cách tốt để cắt giảm chi phí, nhưng chỉ đối với một số công việc nhất định.

Yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý khi thuê ngoài ở nước ngoài là giao tiếp. Nếu gặp rào cản ngôn ngữ, việc giao tiếp trực tuyến hiệu quả có thể rất khó khăn. Điều này rõ ràng rất quan trọng khi tuyển dụng người viết quảng cáo và quản lý nội dung, nhưng nó cũng áp dụng cho một số công việc dường như không liên quan đến ngôn ngữ.

Ví dụ, có vẻ như nhiệm vụ tạo báo cáo phân tích web có thể được giao cho một nhân viên tự do không giỏi tiếng Anh. Bạn có thể nhận ra điều đó không đúng khi cần yêu cầu nhân viên mới chỉnh sửa báo cáo.

Sự thật là những freelancer giỏi nhất biết rõ công việc của họ đáng giá bao nhiêu đối với bạn và sẽ tính phí cho bạn. Thực tế, việc một freelancer đưa ra mức giá cực thấp cho một công việc phức tạp sẽ là một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng. Hoặc là họ không đủ kinh nghiệm để đánh giá đúng giá trị kỹ năng của mình, hoặc nhiều khả năng là họ thiếu kiến ​​thức tài chính ,  điều này cuối cùng có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn.

Xác định ngân sách rõ ràng cho các nhóm làm việc tự do

Điều này có nghĩa là việc lập ngân sách cho các nhóm làm việc tự do phức tạp hơn một chút so với việc thuê ai đó làm một công việc nhàm chán "với giá rẻ hơn". Thay vào đó, bạn nên áp dụng phương pháp toàn diện hơn.

Ngân sách cho các nhóm làm việc tự do luôn phải bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng: lợi tức đầu tư (ROI) bạn sẽ đạt được khi tuyển dụng một nhân viên mới. Việc tính toán ROI cho các doanh nghiệp trực tuyến  có thể khá phức tạp, nhưng sẽ là cơ sở cho mọi quyết định kinh doanh của bạn.

Khi nói đến việc thuê người làm việc tự do, phương pháp này có nghĩa là bạn cần tính toán lợi ích thực tế (về mặt tài chính) của từng nhóm công việc bạn dự định giao cho nhân viên mới. Nếu hóa ra một số quy trình bạn đang tự mình thực hiện không xứng đáng với thời gian bạn bỏ ra, thì tốt hơn hết là hãy ngừng làm chúng, hoặc giao chúng cho người khác với chi phí thấp hơn chi phí thời gian của bạn.

Từ điểm xuất phát này, bạn nên trừ đi chi phí thực tế khi thuê freelancer. Như đã đề cập ở trên, chi phí này không chỉ bao gồm số tiền bạn sẽ trả cho họ mà còn bao gồm chi phí cho bất kỳ phần mềm bổ sung nào bạn cần để quản lý họ, và chi phí thời gian đào tạo họ.

Những tính toán này sẽ cho bạn biết rõ ràng số tiền (hoặc ít) bạn có thể chi cho một nhóm freelancer, nói cách khác, số tiền tối đa bạn có thể trả cho họ mà vẫn đạt được ROI. Trong một số trường hợp, con số này sẽ thấp đến mức bạn không thể thuê freelancer, và thật không may, bạn sẽ phải tự mình thực hiện công việc đó. Trong những trường hợp khác, bạn sẽ thấy ngân sách của mình cho phép bạn thuê những freelancer giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp nhất, mà vẫn thu được lợi nhuận từ số tiền và thời gian bạn đã đầu tư.

Quản lý dự án cho nhóm làm việc tự do

Có một khó khăn cơ bản khi quản lý dự án trong các nhóm làm việc tự do, và nó bắt nguồn trực tiếp từ những cân nhắc đã nêu ở trên. Bạn phải đạt được sự cân bằng phù hợp giữa việc duy trì giao tiếp cởi mở và cho phép sự độc lập.

Những ưu tiên cạnh tranh này có thể dẫn đến một cơn ác mộng với vô số biểu đồ GANTT, KPI và các cuộc họp chiến lược. Thay vì các thành viên trong nhóm làm việc độc lập hướng tới một mục tiêu chung, họ có thể dành phần lớn thời gian làm việc như những người quản lý dự án.

Có thể tránh được kết quả này bằng cách lập kế hoạch cẩn thận cho các mục tiêu của dự án, sử dụng các công cụ phần mềm và nhận ra tầm quan trọng của tính độc lập đối với hầu hết những người làm việc tự do.

Đặt mục tiêu và mốc thời gian

Trong môi trường văn phòng truyền thống, việc kiểm tra tiến độ công việc thường diễn ra một cách tự nhiên. Do khoảng cách địa lý gần gũi giữa các thành viên trong nhóm, thời gian hoàn thành các nhiệm vụ chính thường ngắn hạn và tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ.

Khi chuyển sang môi trường làm việc tự do, các nhà quản lý cần dành thời gian đặt ra những mục tiêu rõ ràng, khả thi cho từng thành viên trong nhóm và liên kết chúng một cách rõ ràng với mốc thời gian hoàn thành. Làm như vậy không chỉ giúp quản lý nhóm hiệu quả hơn mà còn hợp lý hóa kế hoạch phát triển kinh doanh. Việc này cũng mang lại lợi ích trong việc đánh giá công việc của các thành viên hoặc nhóm, mà chúng ta sẽ tìm hiểu trong phần tiếp theo.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng và liên kết chúng với mốc thời gian cụ thể cũng là một phần quan trọng của nguyên tắc khác mà chúng tôi đã đề cập ở trên: sự trung thực.

Lý tưởng nhất, người quản lý nên sắp xếp một cuộc họp vào đầu mỗi kế hoạch dự án và yêu cầu các freelancer đưa ra đánh giá trung thực về khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Việc đảm bảo mọi người cùng thống nhất quan điểm là cách hiệu quả nhất để ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn như trễ hạn công việc và năng suất kém.

Phần mềm

Phần mềm quản lý dự án là một khoản đầu tư quan trọng khi quản lý người làm việc tự do. Các giải pháp phần mềm được thiết kế riêng cho làm việc từ xa có thể được chia thành hai loại: loại hỗ trợ giao tiếp và loại nhằm mục đích tổ chức các nhiệm vụ và dự án.

Hạng mục đầu tiên bao gồm các nền tảng giao tiếp như Slack , vốn đã nhanh chóng trở thành nền tảng được các nhóm làm việc tự do lựa chọn. Ưu điểm của Slack so với email hoặc tin nhắn là nó cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng thiết lập các nhóm và kênh để làm việc trên các dự án cụ thể. Với chi phí thấp và khả năng giao tiếp dễ dàng hơn, các ứng dụng như Slack đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc quản lý các nhóm làm việc tự do.

Hạng mục thứ hai hướng đến việc cung cấp giải pháp quản lý dự án toàn diện. Hiện nay có rất nhiều lựa chọn dành  cho freelancer, phổ biến nhất là:

• Trello
• Todoist
• Viết
• MeisterTask
• Theo dõi thời gian
• Ngọn hải đăng
• Dự án mở

Danh sách này được sắp xếp theo mức độ phức tạp và số lượng tính năng mà nó cung cấp. Trello, đứng đầu danh sách, hoạt động trên hệ thống "thẻ", là một cách đơn giản và hiệu quả để quản lý các "dây chuyền sản xuất" đơn giản, chẳng hạn như những dây chuyền được sử dụng trong thiết kế, sản xuất và đánh giá nội dung tiếp thị. OpenProject, ở đầu kia của phổ, hướng đến việc cung cấp một công cụ tất cả trong một để quản lý các dự án phức tạp nhất, và do đó là công cụ phức tạp nhất để học cách sử dụng hiệu quả.

Việc bạn chọn nền tảng nào trong số này sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố. Yếu tố chính là số lượng freelancer bạn dự định thuê và mức độ phức tạp của công việc họ sẽ làm. Nếu bạn thuê một vài cây viết tự do để viết bài đăng trên blog, Trello sẽ là lựa chọn phù hợp.

Nếu bạn đang phát triển một ứng dụng với các nhà phát triển phần mềm tự do, bạn sẽ muốn một chương trình đầy đủ tính năng hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các chương trình phức tạp hơn sẽ yêu cầu kết nối internet nhanh hơn mức trung bình , tốn thêm thời gian đào tạo nhân viên và chi phí ban đầu cao hơn.

Làm việc không nói chuyện

Hầu hết các phần mềm chúng tôi đã đề cập đều được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp dễ dàng hơn. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên lên lịch họp trực tuyến hàng tuần.

Nghe có vẻ ngược đời, xét đến tất cả những gì chúng ta đã nói về tầm quan trọng của giao tiếp. Nhưng vấn đề là: một trong những lợi thế lớn của việc thuê freelancer là họ không bị phân tâm bởi môi trường văn phòng. Và để duy trì điều đó, bạn cần sắp xếp càng ít cuộc họp càng tốt.

Các nhà quản lý chuyển từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc tự do thường cảm thấy khó chịu vì những hạn chế trong việc sắp xếp các cuộc họp với nhân viên tự do mới của mình—sự khác biệt về múi giờ, rào cản ngôn ngữ, và đơn giản là việc tìm thời gian mà mọi người đều rảnh rỗi. Tuy nhiên, sự khó chịu này dần dần nhường chỗ cho một nhận thức mạnh mẽ rằng bạn không cần nhiều cuộc họp như bạn nghĩ.

Làm việc với nhân viên tự do buộc bạn phải cân nhắc liệu một cuộc họp có thực sự là cách tốt nhất để hoàn thành công việc hay không. Đặc biệt khi bạn bắt đầu kinh doanh trực tuyến , các cuộc họp có thể chiếm mất thời gian quý báu của việc hoàn thành công việc: thay vì triệu tập một cuộc họp chiến lược để cân nhắc ưu và nhược điểm của các phương pháp khác nhau, bạn có thể dành thời gian đó để thực sự thử nghiệm chúng.

Nói tóm lại, quản lý một nhóm làm việc tự do là trao cho nhân viên khả năng giao tiếp dễ dàng và khuyến khích họ nói chuyện với nhau mà không phải chịu áp lực phải tham gia những cuộc họp dài dòng, không cần thiết.

Theo dõi, Giám sát và Thanh toán

Bất kể các thành viên trong nhóm làm việc tự do của bạn có động lực như thế nào và có vẻ đầu tư vào doanh nghiệp của bạn ra sao, bạn vẫn cần phải theo dõi cách thức và khối lượng công việc của họ.

Đối với những người quản lý mới làm việc với freelancer, điều này có thể hơi khó chịu. Tuy nhiên, đây là một phần thiết yếu trong việc quản lý nhóm freelancer, không chỉ vì nó đảm bảo bạn nhận được giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra mà còn giúp bạn phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn.

Trên thực tế, những người làm việc tự do quá nhiều cũng đáng lo ngại không kém gì những người làm việc quá ít. Không có thời gian nghỉ ngơi, những người lao động dồn hết tâm huyết vào công việc kinh doanh của bạn sẽ có nguy cơ bị kiệt sức, điều này không tốt cho cả họ và bạn.

Khi nào cần giám sát nhân viên

Cách phổ biến ở đây là thiết lập phần mềm theo dõi thời gian, và chúng ta sẽ tìm hiểu các tùy chọn trong phần tiếp theo. Tuy nhiên, trước khi thực hiện, cần lưu ý rằng theo dõi thời gian không phải là cách duy nhất, và đôi khi không phải là cách tốt nhất, để trả lương cho nhân viên tự do.

Viết bài tự do là một ví dụ điển hình. Thay vì trả tiền theo số giờ viết bài, điều này có thể bị coi là một lời mời gọi thực hiện "nghiên cứu" không ngừng nghỉ, bạn có thể trả tiền theo số từ. Điều này khuyến khích họ hoàn thiện bài viết nhanh chóng, thay vì bị phân tâm bởi việc tìm ra cấu trúc hoàn hảo cho nội dung. Chỉ cần đảm bảo bạn cũng theo dõi chất lượng công việc của họ để tránh việc họ làm bài cẩu thả.

Các loại hình công việc tự do khác, đặc biệt là những công việc liên quan đến tương tác thường xuyên với khách hàng và nhận thanh toán, được trả lương theo giờ tốt hơn. Để giám sát nhân viên theo cách này, giải pháp tốt nhất là sử dụng phần mềm miễn phí tích  hợp với hầu hết các dịch vụ thương mại , để bạn có thể theo dõi đồng thời các khoản thanh toán đã nhận và thời gian ghi nhận.

Phần mềm phổ biến để giám sát Freelancer

Khi nghề làm việc tự do ngày càng phổ biến, thị trường phần mềm giám sát nhân viên cũng trở nên sôi động hơn. Cũng giống như phần mềm giao tiếp nhân viên, cần phải cân nhắc giữa tính phức tạp và tính năng. Tuy nhiên, quyết định này được cho là quan trọng hơn nền tảng giao tiếp của bạn, bởi vì nó liên quan trực tiếp đến số tiền bạn sẽ trả cho nhân viên tự do.

Một trong những lựa chọn phổ biến nhất là  Time Doctor . Là một ví dụ điển hình cho loại phần mềm này, Time Doctor vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản bạn cần: tích hợp với các dịch vụ quản lý dự án và khả năng tạo hóa đơn trực tiếp từ ứng dụng. Tuy nhiên, Time Doctor đang dần cho thấy sự lỗi thời, đặc biệt là giao diện người dùng.

Một giải pháp tương đối đơn giản khác, mặc dù mới hơn nhiều, là Hubstaff . Hubstaff cung cấp tính năng giám sát ảnh chụp màn hình và thao tác phím, cũng như các tính năng lập lịch giúp bạn và nhân viên lên kế hoạch khối lượng công việc. Hubstaff làm rất tốt những gì nó có. Tuy nhiên, nó không đi kèm các tính năng quản lý dự án như một số ứng dụng giám sát nâng cao hơn.

Một trong những hệ thống phức tạp hơn là StaffCop . Đây là giải pháp tuyệt vời cho các nhóm lớn, cung cấp các tính năng mà ít hệ thống nào khác có thể sánh kịp. Các tính năng này bao gồm giám sát âm thanh và video toàn diện, chính sách và kích hoạt tự động, cũng như khả năng nhận dạng toàn văn bản trên tài liệu và ảnh chụp màn hình. Nếu bạn đang quản lý một nhóm doanh nghiệp lớn từ xa, StaffCop là lựa chọn phù hợp. Mặt khác, hệ thống cần một máy chủ tại chỗ để hoạt động và không có giao diện quản trị đám mây. Điều này khiến nó không lý tưởng cho việc quản lý các nhóm nhỏ, linh hoạt.

Một lựa chọn cân bằng tốt giữa hai giải pháp này là Teramind . Đây là một phần mềm tương đối mới, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người làm việc tự do hiện đại. Teramind cung cấp giao diện người dùng trực quan tương tự như Time Doctor và Hubstaff, nhưng cũng bao gồm một lớp tự động hóa hoàn chỉnh giúp các tác vụ lặp lại nhanh hơn nhiều.

Khi chọn phần mềm giám sát nhân viên, bạn nên lên lịch dùng thử. Hầu hết các hệ thống này đều cần khá nhiều thời gian để thiết lập, và việc chuyển đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác có thể rất tốn kém.

Bạn cũng nên nói rõ ràng nhất có thể với nhân viên tự do của mình về chính xác những gì bạn đang giám sát và những gì bạn sẽ làm với thông tin này. Một số freelancer, đặc biệt là những người được trả lương cao, có thể sẽ phật lòng nếu bạn đề nghị kiểm tra mọi hành động của họ, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đồng ý với họ về những gì là công bằng.

Trả tiền cho nhân viên làm việc tự do của bạn

Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, là quá trình trả lương cho nhân viên. Nghe có vẻ dễ dàng trong quá trình quản lý nhóm làm việc tự do, nhưng có một vài vấn đề có thể phát sinh.

Điều đầu tiên cần nói về vấn đề này là nhiều công cụ giám sát nhân viên tự động tạo hóa đơn, và một số công cụ tốt hơn còn tích hợp với các hệ thống thanh toán như PayPal, hoặc các lựa chọn thay thế phổ biến như Payoneer và TransferWise . Điều này có thể giúp quá trình trả lương cho nhân viên của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và minh bạch hơn, miễn là phần mềm theo dõi thời gian của bạn được cấu hình chính xác.

Hiển nhiên là khi nói đến việc thanh toán, bạn nên nhanh chóng như bạn mong đợi ở nhân viên của mình. Việc tranh cãi về những phần nhỏ trong hóa đơn có thể nhanh chóng dẫn đến sự rạn nứt trong mối quan hệ giữa bạn và nhân viên, bởi vì họ có thể cảm thấy bạn không tin tưởng họ.

Cuối cùng, bạn nên nhớ rằng nhân viên của bạn có thể không đầu tư nhiều vào doanh nghiệp như bạn. Dù họ có động lực đến đâu, bạn cũng phải hiểu rằng đối với họ, làm việc cho bạn chỉ là một công việc. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể sẵn sàng bỏ ra hàng chục giờ làm thêm để xây dựng doanh nghiệp trong năm năm tới, nhưng những người làm việc tự do của bạn có thể đang làm việc trong khung thời gian hạn hẹp hơn nhiều. Vì lý do này, bạn đừng bao giờ mong đợi họ làm việc miễn phí.

Tương lai

Tất cả những quy trình này đều là những khía cạnh quan trọng trong việc quản lý một đội ngũ freelancer. Trên thực tế, chúng rất quan trọng trong việc quản lý bất kỳ loại hình đội ngũ nào, nhưng đối với các doanh nhân đang tìm cách phát triển doanh nghiệp, việc tuyển dụng freelancer đầu tiên mang lại cả cơ hội lẫn rủi ro. Làm đúng ngay từ đầu là rất quan trọng, và với những lời khuyên trên, bạn sẽ có thể làm được điều đó.

Ngoài ra, bạn nên coi quá trình tuyển dụng freelancer đầu tiên là một cơ hội học hỏi. Nếu bạn chưa từng quản lý nhân viên, đây là một cách tuyệt vời để tích lũy kinh nghiệm. Và nếu bạn đã từng quản lý nhóm nhưng chưa từng làm việc từ xa, bạn cũng có nhiều điều cần học hỏi. Những kỹ năng này rất khó có được và đang rất cần thiết.

Vì lý do đó, việc thuê freelancer không chỉ là một cách tốt để xây dựng doanh nghiệp mà còn là một cách tuyệt vời để nâng cao uy tín của bạn. Mặc dù AI có thể làm giảm tầm quan trọng của một số freelancer trong thập kỷ tới , nhưng đối với nhiều nhiệm vụ, doanh nghiệp sẽ vẫn dựa vào freelancer con người trong nhiều năm tới. Và nếu bạn chơi đúng bài, bạn sẽ không chỉ có được những nhân viên tuyệt vời mà còn tạo dựng được mối quan hệ với những người giỏi nhất trong ngành. Những mối quan hệ này có thể mang lại lợi ích trong giai đoạn mở rộng kinh doanh tiếp theo.