Cách lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp của bạn với danh sách kiểm tra 9 ô

Phần cuối cùng, chi phí , rất quan trọng. Việc cân đối kế hoạch tăng trưởng với ngân sách là điều mà rất nhiều doanh nhân gặp khó khăn.

Trong khóa học mới nhất của chúng tôi, Tài chính cho Nhà sáng lập , chúng tôi đã trò chuyện với Alexa von Tobel, nhà sáng lập LearnVest , đối tác quản lý của Inspired Capital, và là tác giả của hai  cuốn sách bán chạy nhất của New York Times là Financially Fearless  và Financially Forward . Trong một trong nhiều bài học của khóa học, Alexa đã đào sâu vào chủ đề này. Cô giải thích rằng một trong những yếu tố quan trọng nhất để đạt được thành công lâu dài là lập kế hoạch chiến lược ba năm, phối hợp chặt chẽ với ngân sách của bạn.

Trong kế hoạch này, mà bà gọi là "Danh sách kiểm tra 9 ô", bạn sẽ chỉ rõ những việc cần làm trong chín lĩnh vực kinh doanh của mình và chi phí cho từng lĩnh vực. Nói cách khác, bạn xác định những hành động nào có thể thực hiện để phát triển doanh nghiệp bằng cách đánh giá trước các nguồn lực của mình.

Hãy nghĩ về nó như một kế hoạch tài chính kinh doanh cô đọng—một kế hoạch có thể thay đổi cách bạn quản lý doanh nghiệp của mình.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách xây dựng loại kế hoạch tài chính vững chắc giúp doanh nghiệp trực tuyến của bạn đi đúng hướng để phát triển.

Tại sao bạn cần phát triển danh sách kiểm tra 9 ô của mình

Kế hoạch kinh doanh cho phép bạn phác thảo cách thức hoạt động của doanh nghiệp—cách thức kiếm tiền, cách thức phục vụ khách hàng, v.v. Nhưng danh sách kiểm tra 9 ô không phải là kế hoạch kinh doanh truyền thống. Nó nêu chi tiết các nguồn lực bạn có thể phân bổ để vận hành doanh nghiệp trong một khung thời gian cụ thể.

Có ba lý do chính khiến bạn muốn lập danh sách kiểm tra này:

Lý do 1: Ưu tiên

Kế hoạch kinh doanh thường trình bày các bộ phận khác nhau của một doanh nghiệp, bao gồm các nguồn doanh thu, nhà cung cấp, kênh tiếp thị, v.v. Ví dụ, hãy xem xét mô hình kinh doanh nổi tiếng do Alexander Osterwalder phát triển

Đây là một cách được cấu trúc đẹp mắt để quan sát doanh nghiệp của bạn từ độ cao 9.100 mét. Tuy nhiên, do tính đơn giản của nó, bạn sẽ nhận được một hình ảnh phẳng, không giúp bạn ưu tiên những bộ phận quan trọng nhất và những bộ phận không quan trọng.

Danh sách kiểm tra 9 ô buộc bạn phải phân tích các ưu tiên kinh doanh của mình thường xuyên, ba năm một lần. Bằng cách đó, bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng về những gì cần tập trung và thời gian cần thực hiện cho từng thành phần.

Lý do 2: Sự thích nghi

Khi bắt đầu bất kỳ doanh nghiệp nào, những giả định ban đầu của bạn sẽ thay đổi đáng kể khi bạn bước chân vào thị trường. Không chỉ vậy, môi trường cạnh tranh khốc liệt và nhịp độ nhanh mà hầu hết các doanh nghiệp trực tuyến đang hoạt động cuối cùng sẽ bóp nghẹt những doanh nghiệp không sẵn sàng thích nghi.

Giả sử bạn đang điều hành một cửa hàng thương mại điện tử bán mỹ phẩm hữu cơ và thiên nhiên. 

Trong trường hợp này, chúng tôi thấy rằng ban đầu bạn nghĩ rằng mối quan hệ chính cần xây dựng là thông qua lòng trung thành. Bạn cũng nghĩ rằng vì sản phẩm của bạn là hữu cơ nên phụ nữ ăn chay sẽ muốn mua chúng. Hơn nữa, bạn nghĩ rằng quảng cáo trên Facebook sẽ là một trong những chi phí chính. Và mức giá chính là từ 40 đến 60 đô la cho mỗi lần bán.

Cuối cùng, bạn nhận ra rằng nội dung là một phương thức giao tiếp quan trọng với khách hàng. Bạn cũng nhận ra rằng phụ nữ ăn chay không thực sự quan tâm đến sản phẩm của bạn - những phụ nữ bị dị ứng và nhạy cảm với mỹ phẩm thì lại quan tâm. Và Amazon, một trong những nền tảng thương mại điện tử lớn nhất, lại không hữu ích - thay vào đó, Etsy lại trở thành một kênh tuyệt vời.

Ngoài ra, quảng cáo trên Facebook cuối cùng lại quá tốn kém và phức tạp, nên bạn đã thay đổi cách tiếp cận. Hơn nữa, chi phí hậu cần mà bạn nghĩ sẽ tương đối rẻ lại không hề rẻ, điều này khiến bạn phải thay đổi mô hình chi phí.

Cuối cùng, bạn nhận ra rằng mức giá của mình quá cao so với đối tượng khách hàng của mình, vì vậy bạn phải giảm giá một chút.

Đây là một ví dụ cực đoan - một số thay đổi này có thể mất nhiều năm mới diễn ra. Nhưng vấn đề là những giả định của bạn sẽ sai và bạn phải thích nghi với những thay đổi này.

Hàng quý, danh sách kiểm tra 9 ô sẽ giúp bạn xem xét và viết ra những mục tiêu bạn muốn đạt được trong ba năm tới dựa trên những hoàn cảnh mà bạn đang phải đối mặt ở hiện tại .

Doanh nghiệp của bạn cần thích nghi và kế hoạch kinh doanh của bạn cũng vậy.

Lý do 3: Sức khỏe tài chính

Khi mới bắt đầu kinh doanh trực tuyến, bạn dễ dàng đặt ra những mục tiêu quá cao xa.

• Bạn muốn tung ra nhiều sản phẩm
• Bạn muốn mở rộng sang các thị trường quốc tế khác nhau
• Bạn muốn bán các giải pháp toàn diện với giá thấp

Tuy nhiên, những mục tiêu này có thể bỏ qua cơ sở hạ tầng tài chính cần thiết. Mơ ước thì tuyệt vời, nhưng thực tế sẽ nhanh chóng sụp đổ. Bạn cần có một ngân sách chặt chẽ, xác định rõ những hạn chế tự nhiên của doanh nghiệp để có thể phát triển thực tế theo đúng tiềm lực của mình.

Bạn cần nhận thức được giới hạn của mình, dù điều đó chẳng hề thú vị. Tư duy thực tế này sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp trên nền tảng vững chắc.

Danh sách kiểm tra 9 ô: Cách thức hoạt động

Hãy cùng xem danh sách kiểm tra 9 ô trông như thế nào khi hoạt động.

Chiến lược

Phần đầu tiên tập trung vào chiến lược kinh doanh tổng thể. Đây là vấn đề lớn mà bạn muốn suy nghĩ và thực hiện trong ba đến năm năm tới. Đây cũng là phần ít thay đổi nhất trong lưới. Rõ ràng là bạn không thể thay đổi mục tiêu chiến lược của mình hàng quý hoặc thậm chí hàng năm.

Một số chiến lược tiềm năng bao gồm:

• Thị trường mới để mở rộng
• Sản phẩm hoặc dịch vụ mới sắp ra mắt
• Phân khúc khách hàng mới để khai thác

Nếu bạn có một cửa hàng thương mại điện tử bán bột protein thuần chay, bạn có thể cân nhắc tung ra các loại thực phẩm bổ sung thuần chay khác như thanh dinh dưỡng hoặc thuốc tăng cân.

Nếu bạn có một doanh nghiệp tư vấn cung cấp dịch vụ tiếp thị, bạn có thể nghĩ đến việc cung cấp dịch vụ thiết kế hoặc các dịch vụ kỹ thuật dựa trên máy tính.

Những mục tiêu chiến lược này sẽ mất thời gian để trở thành hiện thực—và đó chính xác là điều nên làm. Bạn sẽ từ từ đưa chúng vào thực hiện thông qua các nhóm khác của lưới này.

Nhân tài và Nguồn nhân lực (HR)

Cho dù doanh nghiệp của bạn hiện tại nhỏ hay khiêm tốn đến đâu, nếu bạn đang có kế hoạch phát triển thành doanh nghiệp có doanh thu bảy hoặc tám con số, bạn sẽ cần phải tuyển dụng nhân viên.

Ban đầu, điều này có thể không quan trọng lắm, nhưng càng phát triển, khối lượng công việc của bạn sẽ càng lớn và nhiệm vụ càng phức tạp. Bạn sẽ phải thuê người - nhà thầu, nhân viên bán thời gian hoặc toàn thời gian.

Hãy nghĩ về nhóm này không chỉ là "nguồn nhân lực", mà còn là tài năng  bạn cần bổ sung. Bạn không cần một bánh răng trong cỗ máy của mình, mà là một người tài năng có thể bổ sung cả kỹ năng cứng lẫn kỹ năng mềm cho công ty.

Nếu bạn kinh doanh phần mềm, bạn có thể cần thuê một kỹ sư front-end để giúp bạn mở rộng sản phẩm. Người này cần có tất cả các kỹ năng kỹ thuật cần thiết để thực hiện công việc—HTML, CSS, Javascript, v.v.—và các kỹ năng mềm như tinh thần hợp tác, chú ý đến chi tiết, tư duy chủ động, v.v.

Khi bạn phát triển, bạn sẽ thấy rằng những người mà ban đầu bạn coi là phù hợp hoàn hảo với doanh nghiệp của mình có thể không giúp bạn phát triển trong các giai đoạn sau.

• Một giám đốc tiếp thị giỏi trong việc mở rộng quy mô với ngân sách thấp có thể không giúp bạn quản lý các chiến dịch đa kênh phức tạp.
• Người quản lý hoạt động đã giúp bạn tổ chức hoạt động hậu cần vào giai đoạn đầu của doanh nghiệp có thể không có khả năng giúp bạn quản lý nhiều kho hàng ở nhiều quốc gia.
• Nhà thiết kế đã tạo ra logo gốc và các tài sản khác của bạn có thể không thể giúp bạn phát triển một thương hiệu lâu dài.

Hãy coi nguồn nhân lực của bạn là thứ mở rộng không chỉ theo chiều ngang bằng cách tuyển dụng các vị trí mới mà còn theo chiều dọc bằng cách thay thế các nhân viên hiện tại để thích ứng với sự phát triển của bạn.

Tài chính

Một khía cạnh thường bị nhiều doanh nhân bỏ qua và lo sợ, tài chính là huyết mạch giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Bạn muốn đảm bảo rằng khi doanh nghiệp phát triển, tài chính cũng sẽ tăng trưởng theo.

Bảng này giúp bạn xem xét liệu doanh nghiệp của mình có thiếu hụt tài chính nào không và bạn có thể làm gì để lấp đầy chúng. Bảng này cũng giúp bạn thấy được những cột mốc nào bạn muốn đạt được khi doanh nghiệp phát triển.

Trong năm đầu tiên, bạn có thể muốn đạt doanh thu 1 triệu đô la. Nhưng nếu đạt được cột mốc đó vào quý 3 của năm đầu tiên, bạn có thể muốn nâng con số đó lên 1,5 triệu đô la hoặc thậm chí 2 triệu đô la. Điều tương tự cũng áp dụng cho những năm tiếp theo.

Sản phẩm

Sản phẩm - có thể là sản phẩm vật lý, phần mềm, ứng dụng hoặc dịch vụ - là cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Sản phẩm hoạt động như một phần mở rộng của chiến lược. Nó đại diện cho trải nghiệm khách hàng hiện tại và cách thức phát triển theo thời gian.

Công ty của bạn có thể bán một hoặc hai sản phẩm, hoặc cung cấp một hoặc hai dịch vụ cốt lõi. Nhóm này giúp bạn nhìn về tương lai và cân nhắc những gì bạn có thể bổ sung để cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng thêm giá trị hoặc giải quyết vấn đề của khách hàng hiệu quả hơn.

Như Alexa giải thích: “Trong nhóm sản phẩm của bạn, bạn muốn bắt đầu suy nghĩ về những điều làm hài lòng khách hàng và cách chúng sẽ tiếp tục phát triển theo thời gian.”

Hãy nhớ rằng, danh sách kiểm tra 9 ô không phải là kế hoạch kinh doanh tĩnh thông thường mà là cách để xây dựng tầm nhìn cho tương lai của bạn.

Tôi luôn nói với mọi người: Hãy đặt ra một mục tiêu lớn - những mục tiêu vươn xa. Khi nghĩ về doanh nghiệp trong ba đến năm năm tới, hãy mạnh dạn và hào hứng.

Suy cho cùng, đây là doanh nghiệp của bạn, vì vậy nếu bạn muốn phát triển nó, bạn cũng có thể thực hiện theo cách tạo động lực cho bạn và khiến bạn muốn làm việc thực sự chăm chỉ để đạt được mục tiêu của mình.

Tiếp thị và Tăng trưởng

Thông thường, chủ doanh nghiệp trực tuyến sẽ dành phần lớn sự chú ý vào khía cạnh tiếp thị.

Một mặt, điều này hợp lý. Nếu không có chiến lược tiếp thị hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể cất cánh. Mặt khác, đôi khi các doanh nhân dồn công sức vào tiếp thị bởi vì, thực tế là, có rất nhiều bậc thầy thích chia sẻ những chiến lược bí mật giúp họ kiếm hàng triệu đô la trực tuyến.

Nếu tất cả những gì bạn thấy khi đọc về tinh thần kinh doanh trực tuyến là tiếp thị trực tuyến thì không có gì ngạc nhiên khi bạn sẽ luôn nghĩ về điều đó.

Trong danh sách kiểm tra 9 ô, tiếp thị và tăng trưởng chỉ là một phần của câu đố. Nó không quan trọng hơn các ô khác trong bảng này. Vì vậy, mặc dù chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của nó, nhưng đó không phải là điều duy nhất bạn phải nghĩ đến.

Theo cách nói của Alexa, nhóm tiếp thị và tăng trưởng đại diện cho "hậu cần theo nghĩa đen về cách chúng ta sẽ phát triển". Nó giúp bạn suy nghĩ về các chiến thuật chính xác mà bạn sẽ sử dụng để có thêm khách hàng với mức giá thấp hơn.

Bạn không nên chỉ tập trung vào các chiến thuật tiếp thị trực tuyến thông thường như SEO và quảng cáo Facebook. Chúng chắc chắn hiệu quả, nhưng vẫn còn nhiều chiến thuật khác nữa.

Hãy tự hỏi bản thân:

• Làm thế nào để chúng ta có thể khiến mọi người mua nhiều sản phẩm hơn?
• Làm thế nào để chúng ta có thể khiến mọi người mua hàng thường xuyên hơn?
• Làm sao chúng ta có thể khiến mọi người giới thiệu chúng ta với bạn bè của họ?

Trong tất cả các mục trong danh sách kiểm tra này, mục tiếp thị và tăng trưởng sẽ là mục thay đổi thường xuyên nhất. Bạn nên cập nhật mục tiêu hàng quý và đưa ra những ý tưởng mới để thử nghiệm.

Quan hệ công chúng và Thương hiệu

Thường được coi là một phần của chiến lược tiếp thị , quan hệ công chúng và xây dựng thương hiệu là những lĩnh vực khá khác biệt so với tiếp thị tập trung nhiều hơn vào chiến thuật.

Alexa giải thích rằng thùng này giúp bạn suy nghĩ về: "Thương hiệu của chúng tôi muốn được biết đến vì điều gì?"

Nói cách khác, thương hiệu của bạn sẽ định vị như thế nào trong tâm trí khách hàng? Ý tưởng, cảm xúc và suy nghĩ nào sẽ nảy sinh trong tâm trí khách hàng khi họ nghĩ về thương hiệu của bạn?

Phần xây dựng thương hiệu trong nhóm này tập trung nhiều hơn vào cách bạn giới thiệu công ty của mình ra thị trường. Mặt khác, quan hệ công chúng tập trung vào cách bạn đưa thương hiệu của mình đến với truyền thông.

Quan hệ công chúng (PR) không chỉ đơn thuần là thông cáo báo chí hay viết bài cho các trang web uy tín. Những chiến thuật này chắc chắn có thể hiệu quả, nhưng PR còn hơn thế nữa. Bạn cần suy nghĩ về những gì thương hiệu của mình làm (hoặc có thể làm) để thu hút sự chú ý của giới truyền thông.

Phương tiện truyền thông không nhất thiết phải là CNN hay một ấn phẩm lớn nào khác mà có thể là một công ty truyền thông khu vực, địa phương hoặc một ngành cụ thể mà khách hàng của bạn sử dụng nội dung của họ.

Podcast của chúng tôi  đã giới thiệu nhiều doanh nhân nổi tiếng như Marie Forleo  và Gary Vaynerchuk , nhưng cũng có cả những doanh nhân ít tên tuổi hơn. Đối với những người này, podcast của chúng tôi đã mang đến một cơ hội tuyệt vời cho báo chí miễn phí.

Nội dung PR của bạn không nhất thiết phải chỉ là nội dung trực tuyến. PR của bạn có thể được phân phối qua video, radio hoặc podcast, tạp chí, báo chí, v.v.

Lúc đầu, chiếc xô này có vẻ khá đáng sợ và đầy tham vọng, nhưng nếu sử dụng đúng cách, nó có thể giúp bạn tăng phạm vi tiếp cận thương hiệu một cách đáng kể.

Nhu cầu công nghệ

Kinh doanh trực tuyến không phải là một doanh nghiệp truyền thống. Trở thành một doanh nhân trực tuyến đòi hỏi bạn phải luôn suy nghĩ về cách để vượt lên trước đối thủ cạnh tranh và trong bối cảnh thế giới ảo luôn thay đổi.

Trong nhóm này, bạn cần suy nghĩ về những cách để doanh nghiệp của bạn có thể thích ứng tốt hơn với môi trường công nghệ.

Cho dù bạn điều hành một cửa hàng thương mại điện tử trên Shopify hay là một người làm việc tự do với một trang web đơn giản, bạn luôn muốn trang web của mình - cửa hàng kỹ thuật số truyền thống - hoạt động trơn tru.

Hãy nghĩ về cách bạn có thể cải thiện tốc độ trang web, chất lượng trải nghiệm trực tuyến mà bạn cung cấp và cách trang web của bạn chuyển đổi, cùng nhiều yếu tố khác.

Rõ ràng, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp phần mềm như Alexa, thì nhóm này sẽ cực kỳ quan trọng cho thành công của bạn. Hãy nghĩ về những lỗi bạn có thể gặp phải, tốc độ và hiệu quả của các sprint, cũng như cách bạn tổ chức các dự án để triển khai, cải thiện và phát triển nhanh hơn các tính năng mới.

Quan hệ đối tác

Doanh nghiệp của bạn không hoạt động một cách biệt lập—bạn cần sự trợ giúp của các doanh nghiệp khác để tiếp cận đối tượng khách hàng mới và phát triển nhanh hơn.

Đó chính là mục đích của nhóm này. Bạn muốn suy nghĩ về cách hợp tác với các công ty khác và bổ sung cho nhau để cùng có lợi.

Alexa cho biết: "Hãy nghĩ về những thương hiệu mà thương hiệu của bạn muốn gắn kết".

Quan hệ đối tác đặc biệt hiệu quả khi công ty của bạn nhỏ và cần một phương thức mở rộng để phục vụ nhiều người hơn. Các mối quan hệ đối tác này có thể mang tính địa phương hoặc quốc gia, toàn ngành hoặc theo từng thị trường ngách cụ thể.

Ví dụ, nếu bạn điều hành một cửa hàng thương mại điện tử bán tất và các phụ kiện quần áo khác, bạn có thể hợp tác với các thương hiệu quần áo lớn hơn để cung cấp sản phẩm của bạn và ngược lại.

Bạn cũng có thể hợp tác với các thương hiệu phụ kiện quần áo khác không kinh doanh sản phẩm bạn đang bán hoặc không phục vụ cùng đối tượng khách hàng với công ty bạn. Vì vậy, nếu thương hiệu của bạn tập trung vào phụ nữ trẻ, bạn có thể hợp tác với một thương hiệu tương tự nhắm đến nhóm khách hàng lớn tuổi giàu có.

Những cột mốc

“Trong nhóm này, tôi muốn bạn nghĩ về số lượng khách hàng, doanh thu bạn tạo ra, xếp hạng của bạn—bất kỳ điều gì bạn có thể định lượng.”

Bạn muốn xác định các mốc cụ thể cho từng số liệu này và tổ chức quá trình phát triển theo các mốc đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra 10.000 đô la một tháng, một cột mốc có thể là đạt 15.000 đô la trong quý tiếp theo, 50.000 đô la trong một năm và 500.000 đô la trong ba năm.

Những cột mốc này mang tính cá nhân cao—chúng liên quan đến bất kỳ mục tiêu nào của công ty bạn. Nếu bạn muốn tập trung hoàn toàn vào tăng trưởng doanh thu, thì đó nên là cột mốc chính. Nhưng nếu có những lĩnh vực khác mà bạn thấy doanh nghiệp mình đang tụt hậu, hãy tập trung vào những lĩnh vực đó.

Kết hợp mọi thứ lại với nhau

Khi bạn lập danh sách kiểm tra này, bạn sẽ bắt đầu tự hỏi những khoản này liên quan thế nào đến ngân sách của bạn.

Mặc dù hầu hết các mục tiêu này không có thành phần tiền tệ rõ ràng nhưng chúng sẽ giúp bạn hình dung những việc cần làm và chi phí để đạt được từng mục tiêu cho mỗi mục tiêu.

Danh sách kiểm tra 9 ô không phải là việc liệt kê các mục tiêu cho từng lĩnh vực và cầu mong điều tốt đẹp nhất. Đó là một cách có hệ thống để nhận thức được các mục tiêu và chỉ tiêu của bạn cho từng lĩnh vực và xác định chi phí để đạt được chúng.

“Công việc này trực tiếp chuyển thành những gì bạn sẽ đưa vào mô hình tài chính của mình khi bạn nghĩ về ai - những người bạn cần thuê - cái gì - số tiền bạn cần chi cho bất kỳ sáng kiến ​​nào trong số này - và nó sẽ giúp bạn thực sự rõ ràng khi bạn nghĩ về kế hoạch tài chính của mình.”

Ban đầu, bạn nên thực hiện danh sách kiểm tra này mỗi quý. Khi doanh nghiệp phát triển, bạn sẽ muốn thực hiện hai lần một năm hoặc hàng năm.

Hãy dành thời gian để xây dựng danh sách kiểm tra 9 ô của riêng bạn. Hãy nhớ câu nói: "Không lập kế hoạch là đang lên kế hoạch cho sự thất bại".

Lập danh sách kiểm tra và bắt đầu xây dựng tương lai cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn.