Cách đưa tin trên báo chí khi bạn ngủ: Tự động hóa quy trình quan hệ công chúng của bạn trong 4 bước đơn giản

 Nhưng việc có được quan hệ công chúng miễn phí cho doanh nghiệp của bạn—đảm bảo được đưa tin miễn phí trên báo chí mà không cần thuê một công ty đắt tiền—là một trong những thách thức tốn nhiều thời gian nhất mà bạn sẽ phải đối mặt với tư cách là người sáng lập.

Để làm tốt công tác quan hệ công chúng, bạn cần tìm kiếm đúng ấn phẩm, xây dựng mối quan hệ với nhân viên tòa soạn trên mạng xã hội, xây dựng ý tưởng bài viết thuyết phục và thu hút các nhà báo bằng những email chào hàng được viết tốt. Những nỗ lực này có thể tốn hàng giờ đồng hồ mỗi tuần, và chỉ riêng việc thuyết phục một nhà báo phản hồi bài chào hàng cũng có thể mất hàng tuần.

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn phải làm tất cả những điều này chỉ với đủ năng lượng để làm việc một giờ mỗi ngày.

Đó chính là tình cảnh của doanh nhân nối tiếp Ari Meisel vào năm 2006. Anh dường như không tìm được thời gian hay năng lượng để làm bất cứ việc gì, chứ đừng nói đến việc tiếp cận quan hệ công chúng phức tạp. Vừa điều hành nhiều doanh nghiệp, vừa chật vật thoát khỏi khoản nợ 3 triệu đô la từ một dự án bất động sản thất bại, anh sụt cân và luôn kiệt sức.

Một cuộc khám bệnh cho thấy Ari đang mắc phải một căn bệnh nghiêm trọng hơn cả chứng kiệt sức. Anh ấy mắc bệnh Chron, một căn bệnh tiêu hóa gần như đã cướp đi sinh mạng của anh ấy.

Căn bệnh mãn tính đã buộc Ari phải tạo ra một phương pháp để thực sự hoàn thành công việc hiệu quả hơn, đó chính là phương pháp Làm ít, Sống nhiều để nâng cao năng suất mà anh giảng dạy trong khóa học của mình, Productivity Machine .

Rút kinh nghiệm từ hành trình khởi nghiệp đầy thử thách của chính mình, Ari Meisel đã tạo ra một công ty khởi nghiệp mới, nền tảng trợ lý ảo toàn cầu Leverage, và viết hai cuốn sách: Từ ý tưởng đến thực hiện  và Nghệ thuật làm ít hơn .

Hôm nay, Ari sẽ chia sẻ hướng dẫn tuyệt vời về cách nhận được quan hệ công chúng miễn phí cho doanh nghiệp của bạn, tiết kiệm hàng giờ đồng hồ bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo.

Mọi chuyện không hề phức tạp như bạn nghĩ. Hãy xem video hướng dẫn từng bước ngắn gọn này và xem phần tóm tắt bên dưới. Sau khi làm theo lời khuyên của Ari, bạn sẽ biết cách tạo dựng quan hệ công chúng miễn phí cho doanh nghiệp của mình trong khi vẫn có được giấc ngủ ngon.

Trước khi đi sâu vào cách thực hiện, chúng ta hãy xem xét vấn đề bạn đang giải quyết bằng phương pháp này.

Tại sao thuê ngoài hoặc tự động hóa quan hệ công chúng thường không hiệu quả

Nếu bạn chưa biết đến Help A Reporter Out  (hay còn gọi là HARO), bạn nên biết. Đây là một trong những công cụ phổ biến nhất mà các công ty sử dụng để kết nối với các nhà báo và thu hút sự chú ý của giới truyền thông. Là một email gửi hai lần mỗi ngày với các yêu cầu từ nhà báo về nguồn tin cho các bài viết họ đang thực hiện, HARO cung cấp một kênh trực tiếp để các phóng viên nhanh chóng tìm kiếm nguồn tin, giúp họ có thể đáp ứng thời hạn, đồng thời là một cách hiệu quả để các doanh nghiệp khám phá các cơ hội ngay lập tức để có được báo chí miễn phí.

Vấn đề với HARO là bạn phải tự tay kiểm tra từng email để tìm ra những chủ đề liên quan đến doanh nghiệp hoặc lĩnh vực chuyên môn của mình. Với hàng chục yêu cầu được gửi đến mỗi ngày, việc kiểm tra email HARO có thể trở thành một công việc bán thời gian.

“Nhưng đó là một nguồn tài nguyên miễn phí—bạn không thể tranh cãi về điều đó—và cá nhân tôi đã có hơn 60 bài báo được xuất bản về tôi trong bảy năm qua nhờ Help a Reporter Out,” Ari nói.

Ông cho biết rất nhiều người đã cố gắng tối ưu hóa hoặc thuê ngoài quy trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng với HARO, nhưng đây là một thách thức khó khăn vì hai lý do:

1. Chi phí tỷ lệ trúng cao

Ari cho biết: “Việc trả tiền cho người khác làm việc này thay bạn là không hợp lý vì tỷ lệ thành công rất thấp”.

Nghĩa là, bạn sẽ thuê một người dành hàng giờ để xem qua các email của HARO chỉ để tìm ra một hoặc hai khách hàng tiềm năng mỗi ngày nhưng có thể lại là những khách hàng vô dụng.

2. Khó giải thích về khách hàng tiềm năng tốt

Một lý do khác khiến việc tự động hóa hoặc thuê ngoài tìm kiếm HARO trở thành một thách thức là đôi khi rất khó để diễn đạt những gì bạn đang tìm kiếm bằng ngôn từ mà người khác có thể hiểu được (hoặc công cụ tìm kiếm có thể tìm ra và cung cấp).

Ari nói: "Bạn biết một bài thuyết trình thú vị là như thế nào, nhưng bạn không thể giải thích cho người khác biết nó thú vị như thế nào".

Nhưng giờ đây, nhờ công nghệ máy học và các công cụ tự động hóa phần mềm, chúng ta có thể xây dựng một cỗ máy PR tự động mà không cần một dòng mã nào. Cách thực hiện như sau:

Các công cụ bạn cần để xây dựng cỗ máy quan hệ công chúng tự động của mình

- Nền tảng quan hệ công chúng ( HARO )

Như đã đề cập trước đó, Help A Reporter Out (HARO) là danh sách email miễn phí với bản tóm tắt hai lần mỗi ngày về các yêu cầu cung cấp nguồn tin từ các nhà báo.

- Nguồn cấp RSS ( HARO2RSS )

HARO2RSS không liên kết với Help a Reporter Out. Đây chỉ là một cách dễ dàng hơn để sử dụng các yêu cầu HARO thông qua RSS, một loại nguồn cấp dữ liệu web cho phép người dùng và ứng dụng truy cập các bản cập nhật trang web ở định dạng chuẩn, dễ đọc trên máy tính.

- Công cụ học máy ( MonkeyLearn )

MonkeyLearn là một nền tảng học máy dùng để phân tích văn bản. Nền tảng này cho phép bạn dễ dàng thu thập dữ liệu hữu ích từ văn bản thô. Ví dụ: bạn có thể phát hiện chủ đề hoặc cảm xúc được thể hiện trong các văn bản như tweet, trò chuyện, đánh giá, bài viết, v.v.

- Công cụ tự động hóa ( Zapier )

Zapier là một công cụ tự động hóa trực tuyến kết nối các ứng dụng yêu thích của bạn, chẳng hạn như Gmail, Slack, MailChimp và hơn 1.000 ứng dụng khác. Bạn có thể kết nối hai hoặc nhiều ứng dụng để tự động hóa các tác vụ lặp lại mà không cần lập trình hoặc dựa vào các nhà phát triển để xây dựng tích hợp.

Bước 1: Dạy máy những điều thú vị

Cách thức hoạt động của máy học là bạn sẽ cho máy (trong trường hợp này là phần mềm của bạn) biết những thứ gì là quan trọng và cách phân loại những thứ đó hoặc cách phản hồi lại chúng.

Trong trường hợp này, bạn sẽ dạy cho cỗ máy quan hệ công chúng của mình biết điều gì thú vị và điều gì không.

- Quản lý chủ đề với HARO2RSS

Bạn sẽ thấy một số cách để thu hẹp phạm vi quan tâm của mình.

- Đưa HARO RSS vào MonkeyLearn

Bạn có thể thiết lập tài khoản dùng thử miễn phí và sử dụng hướng dẫn để tìm hiểu cách thiết lập mô hình phân loại Thú vị/Không Thú vị của riêng mình và cung cấp thông tin cho MonkeyLearn. Hiện tại, bạn chỉ cần biết rằng việc này cực kỳ dễ dàng và chỉ cần vài cú nhấp chuột.

- Hiển thị hơn 40 mẫu của MonkeyLearn

Sau khi bạn cung cấp RSS cho Monkey Learn, nó sẽ hiển thị các yêu cầu HARO từ nguồn cấp dữ liệu. Hãy phân loại ít nhất 40 ví dụ, trong đó những yêu cầu nào thú vị và những yêu cầu nào không thú vị.

Lưu ý là việc tìm kiếm các yêu cầu thú vị có thể giống như mò kim đáy bể, bạn có thể cần phải tiếp tục hiển thị các ví dụ của MonkeyLearn cho đến khi nó đạt được tỷ lệ chính xác đáng kể.

Bước 2: Thiết lập trình kích hoạt Zapier

Như đã đề cập ở trên, Zapier là một công cụ dễ sử dụng cho phép bạn kết nối các ứng dụng, do đó, một sự kiện trong một ứng dụng sẽ kích hoạt một hành động trong ứng dụng khác. Kích hoạt bạn sẽ thiết lập là một mục RSS mới. Chỉ cần sử dụng cùng thông tin bạn đã lấy từ HARO2RSS và dán vào URL Nguồn cấp dữ liệu. Không cần điền vào bất kỳ trường nào khác.

Kết nối Zapier với MonkeyLearn

Bây giờ bạn đã thiết lập sự kiện kích hoạt, đã đến lúc cho phép Zapier truy cập MonkeyLearn để có thể kết nối nguồn cấp dữ liệu RSS HARO với nó.

Zapier sẽ hỏi bạn muốn tạo bước hành động nào sau khi tạo trình kích hoạt. Bạn sẽ thấy nhiều ứng dụng để kết nối, và nếu bạn tìm kiếm MonkeyLearn, bạn sẽ tìm thấy ứng dụng đó.

Tìm Mã thông báo API trong tài khoản MonkeyLearn của bạn, sao chép và dán vào Zapier.

Chọn Bộ phân loại của bạn

Bộ phân loại là tên bạn đặt cho dự án của mình trong MonkeyLearn. Trong bản demo, Ari đặt tên dự án là "HARO".

Hãy chắc chắn chọn nội dung/mô tả của yêu cầu HARO làm văn bản bạn muốn cung cấp cho MonkeyLearn.

Bước 3: Lọc ra các yêu cầu HARO không thú vị

Sau khi thiết lập trình kích hoạt và hành động, bạn sẽ lọc ra tất cả các yêu cầu HARO không thú vị.

• Chọn “Bộ lọc” trong menu các bước hành động.

• Chọn những mục sau:

Chỉ tiếp tục nếu…

<Phân loại văn bản>

<KHÔNG> chứa

KHÔNG

Bước 4: Thiết lập việc phân phối các yêu cầu HARO thú vị

Giờ đây, khi bạn đã sẵn sàng chỉ nhận những yêu cầu HARO thú vị, bạn có thể yêu cầu chúng được gửi đến bất cứ đâu bạn muốn. Trong bản demo này, Ari sẽ gửi chúng dưới dạng tin nhắn riêng tư trên Slack.

Nhưng hãy đợi đã, vẫn còn nữa…

Ari cho biết việc tìm kiếm các yêu cầu HARO thú vị chỉ là một trong nhiều nhiệm vụ quan hệ công chúng mà bạn có thể tự động hóa bằng máy học.

Ông nói: “Nếu muốn, tôi thực sự có thể tự động hóa bản chào hàng”.

Sau đây là cách thực hiện.

Cách tự động gửi bài PR đến phóng viên HARO

• Sau hành động Slack của bạn trong Zapier, hãy thêm "Gửi email" làm bước hành động  (Ari đang sử dụng Gmail)
• Đặt email để gửi khi được kích hoạt bởi yêu cầu HARO thú vị
• Đặt các tham số để lấy địa chỉ email của người nhận từ thông tin liên hệ trong yêu cầu HARO
• Thêm mẫu email với phần giới thiệu ngắn gọn.  Bạn thậm chí có thể sử dụng các trường từ yêu cầu HARO như tên chủ đề hoặc tên ấn phẩm để cá nhân hóa email.
• Kiểm tra Zap của bạn

Vậy là bạn đã có một cỗ máy PR hoàn toàn tự động, có thể phản hồi ngay lập tức các yêu cầu của nhà báo. Hoàn toàn không cần lập trình và chỉ mất vài phút để thực hiện. Hãy thiết lập nó ngay hôm nay, và khi thức dậy vào sáng mai, biết đâu bạn sẽ nhận được vài phản hồi từ các nhà báo háo hức được phỏng vấn cho bài viết tiếp theo của họ.

Nếu bạn rút ra được điều gì từ bài học này, hoặc bất kỳ quy trình tự động nào khác mà Ari tiết lộ trong khóa học Productivity Machine, thì đó chính là tầm quan trọng của việc mở rộng tâm trí với những điều có thể.

Nếu bạn đang vật lộn với những hạn chế ngoài tầm kiểm soát, dù là thời gian, tiền bạc hay sức khỏe, điều đó không có nghĩa là bạn không thể có được PR miễn phí cho doanh nghiệp của mình hoặc trở thành một doanh nhân thành công, năng suất cao. Ari là minh chứng sống động cho thấy việc làm việc trong giới hạn của bản thân bằng cách áp dụng sự sáng tạo và đổi mới sẽ dẫn đến những khả năng vô hạn.