Cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: 11 cách thúc đẩy sự thay đổi

Nghe quen quen phải không? May mắn cho bạn là mọi chuyện không nhất thiết phải như vậy.

Bạn có thể học cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, mang lại sức mạnh cho cả bạn và nhân viên—chỉ cần một chút kiến thức chuyên môn và sự tận tâm. May mắn thay, bạn đã đến đúng nơi rồi.

Phản hồi mang tính xây dựng có thể thay đổi cuộc sống của doanh nghiệp và nhân viên. Chỉ cần nói đúng điều vào đúng thời điểm, bạn có thể đưa đồng nghiệp của mình lên một nấc thang mới trong sự nghiệp, và rất có thể họ cũng sẽ mang theo thành quả kinh doanh của bạn .

Thật không may, nhiều nhà lãnh đạo lại thiếu tinh tế khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Thông thường, phản hồi đó mang tính xúc phạm và (thẳng thắn mà nói) mang tính phá hoại—và thật khó để hàn gắn những tổn thương về cảm xúc và rạn nứt tình cảm.

Chúng tôi sẽ giúp bạn tránh vấn đề đó.

Học cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng không cần một khóa học dài 10 tiếng hay một chuyến đi nghỉ cuối tuần. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những bước thực tế mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay hôm nay, giúp cải thiện mãi mãi cách bạn tư vấn cho nhân viên và đồng nghiệp.

Trên thực tế, bạn đã trực tiếp chứng kiến cách bắt đầu.

Hãy đọc lại phần giới thiệu này một lần nữa. Đây là một ví dụ điển hình về cách bạn có thể tiếp cận phản hồi mang tính xây dựng.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy tiếp tục tìm hiểu 11 cách để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng tốt hơn.

Phản hồi mang tính xây dựng là gì?

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem phản hồi mang tính xây dựng là gì (và không phải là gì). Phản hồi mang tính xây dựng là quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm mục đích xây dựng kỹ năng và hành vi.

Chúng ta hãy chia nó thành hai yếu tố chính:

• Xây dựng: Trước hết, phản hồi của bạn phải hướng đến việc xây dựng (xây dựng) những cải tiến. Nó cần phải trực tiếp, thiết thực và mang tính khích lệ. Nếu nó không nâng đỡ nhân viên của bạn, thì nó đang hạ thấp họ - không có ranh giới nào cả. Đừng để phản hồi của bạn rơi vào trạng thái phân tích.
• Phản hồi: Phản hồi cần phải chính xác và trung thực. Đôi khi, bạn sẽ đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, tích cực, và đôi khi lại tiêu cực. Phản hồi tiêu cực không phải là điều cấm kỵ - nó thực sự cần thiết (và thường hữu ích hơn). Kết quả cuối cùng của phản hồi mang tính xây dựng phụ thuộc vào cách tiếp cận và cách truyền đạt.

Phản hồi mang tính xây dựng sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn, trong khi phản hồi mang tính phá hoại sẽ dẫn đến kết quả tệ hơn và gây tổn thương cảm xúc.

11 cách để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng tốt hơn

Có cách đúng và cách sai để đưa ra phản hồi. Bạn sẽ biết khi nào mình đúng, và chắc chắn sẽ biết khi nào mình sai. Cuối cùng, bạn sẽ học được từ thử nghiệm và sai sót (đó là bản chất con người), nhưng chúng tôi muốn giúp bạn bắt đầu đúng hướng.

Khi đọc những lời khuyên dưới đây, hãy kiềm chế việc trở nên phòng thủ hoặc viện cớ. Mắc phải bất kỳ sai lầm nào trong số này không có nghĩa là bạn là một ông chủ tồi - nó chỉ có nghĩa là bạn còn có thể cải thiện. Và hóa ra ai cũng vậy.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng mỗi người phản ứng khác nhau với phản hồi (kể cả phản hồi mang tính xây dựng). Bạn có thể làm mọi thứ đúng, nhưng nhân viên của bạn vẫn có thể cảm thấy bị xúc phạm và mất động lực sau trải nghiệm đó - đó là lựa chọn của họ.

Học cách tiếp nhận phản hồi có lẽ còn quan trọng hơn cả việc cho đi phản hồi, nhưng đó lại là một chủ đề hoàn toàn khác cần được giải quyết. Hãy tiếp tục theo dõi.

Phấn đấu vì sự thẳng thắn triệt để

Sự thẳng thắn triệt để có nghĩa là "quan tâm đến cá nhân và thách thức trực tiếp cùng một lúc". Đó là cách nói với mọi người về những điều họ làm sai (và đúng) bằng sự đồng cảm và lòng trắc ẩn—không phải là tình yêu nghiêm khắc hay lối suy nghĩ "theo ý tôi hoặc theo ý mình".

Sự thẳng thắn tuyệt đối không phải là sự trung thực tàn nhẫn.

Sau đây là các lựa chọn quản lý của bạn :

• Hung hăng đáng ghét: Tàn nhẫn nhưng đôi khi lại hữu ích. Chính việc cư xử thô lỗ đôi khi lại giúp người khác theo cách sai lầm. Hãy tưởng tượng một trung sĩ huấn luyện SEAL của Hải quân hét vào mặt một người lính tương lai. Những gì họ nói có thể cứu mạng người lính một ngày nào đó, nhưng cũng có thể khiến họ phải vào phòng trị liệu. Đó không phải là kiểu người bạn muốn trở thành.
• Đồng cảm tai hại: Tốt nhưng ở mức độ có hại. Đây là khi bạn thấy ai đó bị bôi tương cà lên mặt nhưng lại im lặng vì không muốn làm họ xấu hổ hoặc có khoảnh khắc ngượng ngùng. Điều đó chẳng giúp ích gì cho bạn, và cũng chẳng ủng hộ họ.
• Sự giả dối thao túng: Đúng như tên gọi của nó. Bạn không quan tâm đến nhân viên của mình, cũng chẳng giúp đỡ họ. Đó là những lời khen ngợi hoặc chỉ trích giả tạo chỉ vì mục đích chỉ trích. Chính hành vi hung hăng thụ động lộ liễu khiến nhân viên nghi ngờ mục đích ẩn giấu của bạn.
• Thẳng thắn triệt để: Tốt bụng và hữu ích. Đó là sự thân thiện và chân thành, đồng thời cũng can đảm nói ra những điều cần nói. Ví dụ như việc nói với bạn bè rằng khóa kéo của họ đang bị kéo xuống để giúp họ tránh khỏi sự bối rối trong tương lai, hoặc thông báo cho một nhân viên rằng họ cần phải tăng cường công việc (và cách thức) để tránh nguy cơ bị sa thải.

Sự thẳng thắn triệt để là lựa chọn đúng đắn duy nhất và là phong cách quản lý mà mọi nhà lãnh đạo nên hướng tới .

Nêu rõ lý do tại sao điều đó quan trọng

Hãy cho nhân viên biết lý do bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ mục đích chung của cuộc trò chuyện và giúp họ định hình được vấn đề.

Hãy nghĩ về những lý do thực sự bạn cần thảo luận vấn đề này. Nhân viên có thể là:

• Không đạt hiệu quả và làm ảnh hưởng đến kết quả của đội
• Không hiểu nhiệm vụ được giao
• Đồng đội phạm lỗi
• Thể hiện hành vi hoặc thái độ gây rắc rối
• Vắng mặt trong các cuộc họp hoặc đi làm muộn
• Vi phạm quy tắc ứng xử

Đừng quên tập trung vào lý do .

Ví dụ, "Tôi muốn cho anh/chị biết rằng hiệu suất làm việc của anh/chị đã giảm sút trong vài quý gần đây, và tôi e rằng nó sẽ tiếp tục giảm. Nếu điều đó xảy ra, công việc của anh/chị có thể bị đe dọa. Chúng tôi có thể làm gì để giúp anh/chị trở lại đúng hướng?"

Bắt đầu với Cảnh sát tốt

Hãy bắt đầu bằng tin tốt trước. Điều này không hề thiếu trung thực hay thao túng - chắc chắn bạn có thể tìm thấy những điểm tốt ở nhân viên và tình huống hiện tại. Nếu không, có lẽ bạn nên thảo luận về gói trợ cấp thôi việc thay vì đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.

Hãy cho nhân viên biết mọi việc đang diễn ra tốt đẹp. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện bằng câu: "Bạn đã làm rất tốt trong vài bản tin email gần đây—tỷ lệ mở và nhấp chuột đều tăng lên. Tuy nhiên, tôi nhận thấy các chiến dịch đã được triển khai chậm hơn dự kiến và bạn đã bỏ lỡ một vài hạn chót. Tôi có thể giúp bạn loại bỏ bất kỳ trở ngại nào để giao hàng đúng hạn không?"

Nhân viên sẽ phản hồi tốt hơn khi họ cảm thấy được nhìn nhận và công nhận. Nếu bạn bắt đầu bằng tin xấu, họ có thể cảm thấy bị xúc phạm vì bạn không nhận ra những gì họ làm đúng, và họ có thể sẽ im lặng ngay sau đó.

Hãy rõ ràng và súc tích

Đừng dài dòng. Hãy đi thẳng vào vấn đề.

Hãy bắt đầu với những gì đang hiệu quả, sau đó đi thẳng vào phản hồi mang tính xây dựng. Nếu bạn đang có một cuộc họp bất ngờ với nhân viên, họ có thể đã biết trước điều gì sắp xảy ra—đừng để sự hồi hộp dâng cao.

Tốt nhất là nên đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt. Đừng để nó kéo dài quá lâu. Nếu một nhân viên đưa ra nhận xét chủ quan hoặc thể hiện hành vi không tốt trong cuộc họp, hãy nêu vấn đề đó trong buổi kiểm tra hàng tuần thay vì chờ đến 6 tháng mới có buổi đánh giá bán niên.

Người lao động biết cách nhận biết một chiếc bánh sandwich phản hồi. Nó bắt đầu bằng một điều tích cực, chuyển hướng sang tiêu cực, và kết thúc bằng một điều tích cực. Mặc dù phương pháp này không có gì sai, nhưng nó có thể trở thành một chiếc bánh sandwich dày và khó nuốt nếu nó quá to.

Đưa ra phản hồi nhanh chóng, đơn giản và dễ hiểu.

Cung cấp giải pháp (không chỉ là vấn đề)

Hãy đưa ra giải pháp khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Đừng chỉ tập trung vào vấn đề—hãy trình bày những gì họ (và bạn) có thể làm để giải quyết vấn đề.

Một ví dụ tệ hại có thể là: "Rõ ràng là anh/chị không hiểu chương trình, và anh/chị lại càng làm khách hàng bối rối hơn. Chúng ta không thể tỏ ra thiếu chuẩn bị khi tham gia các buổi thuyết trình này được."

Một ví dụ điển hình có thể là: "Có vẻ như anh/chị còn mơ hồ về một số sản phẩm của chúng tôi trong buổi họp. Tôi có thể giúp anh/chị ôn lại kiến thức hoặc có câu hỏi nào tôi có thể giải đáp trước buổi chào hàng tiếp theo không?"

Ai cũng mắc sai lầm (kể cả bạn). Thay vì tập trung vào quá khứ, hãy nêu bật những cơ hội trong tương lai.

Đúng thời điểm

Thời điểm là tất cả. Bạn có thể đưa ra phản hồi hoàn hảo cho nhân viên, nhưng nó có thể đổ sông đổ bể nếu thời điểm không phù hợp. Hãy nghĩ đến giờ, ngày, tuần và tháng.

Việc thông báo cho nhân viên rằng công việc của họ đang gặp rủi ro ngay trước kỳ nghỉ Giáng sinh là một cách tồi tệ để đẩy họ vào mùa lễ hội - họ có thể sẽ dành thời gian đó để tìm việc mới. Có lẽ bạn đã nhận thấy vấn đề này rồi - tại sao không phản hồi cho họ vào đầu tháng hoặc sau khi họ trở lại làm việc sau kỳ nghỉ?

Chiều thứ Sáu cũng không phải là thời điểm thích hợp để gọi điện cho nhân viên để trao đổi nhanh chóng và mang tính xây dựng. Họ đang mệt mỏi, đang hoàn tất công việc và mong chờ đến cuối tuần. Đừng phá hỏng buổi tối của họ bằng những phản hồi, đặc biệt là nếu có thể đợi đến thứ Hai hoặc thứ Ba.

Cung cấp giải pháp (không chỉ là vấn đề)

Hãy đưa ra giải pháp khi đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Đừng chỉ tập trung vào vấn đề—hãy trình bày những gì họ (và bạn) có thể làm để giải quyết vấn đề.

Một ví dụ tệ hại có thể là: "Rõ ràng là anh/chị không hiểu chương trình, và anh/chị lại càng làm khách hàng bối rối hơn. Chúng ta không thể tỏ ra thiếu chuẩn bị khi tham gia các buổi thuyết trình này được."

Một ví dụ điển hình có thể là: "Có vẻ như anh/chị còn mơ hồ về một số sản phẩm của chúng tôi trong buổi họp. Tôi có thể giúp anh/chị ôn lại kiến thức hoặc có câu hỏi nào tôi có thể giải đáp trước buổi chào hàng tiếp theo không?"

Ai cũng mắc sai lầm (kể cả bạn). Thay vì tập trung vào quá khứ, hãy nêu bật những cơ hội trong tương lai.

Đúng thời điểm

Thời điểm là tất cả. Bạn có thể đưa ra phản hồi hoàn hảo cho nhân viên, nhưng nó có thể đổ sông đổ bể nếu thời điểm không phù hợp. Hãy nghĩ đến giờ, ngày, tuần và tháng.

Việc thông báo cho nhân viên rằng công việc của họ đang gặp rủi ro ngay trước kỳ nghỉ Giáng sinh là một cách tồi tệ để đẩy họ vào mùa lễ hội - họ có thể sẽ dành thời gian đó để tìm việc mới. Có lẽ bạn đã nhận thấy vấn đề này rồi - tại sao không phản hồi cho họ vào đầu tháng hoặc sau khi họ trở lại làm việc sau kỳ nghỉ?

Chiều thứ Sáu cũng không phải là thời điểm thích hợp để gọi điện cho nhân viên để trao đổi nhanh chóng và mang tính xây dựng. Họ đang mệt mỏi, đang hoàn tất công việc và mong chờ đến cuối tuần. Đừng phá hỏng buổi tối của họ bằng những phản hồi, đặc biệt là nếu có thể đợi đến thứ Hai hoặc thứ Ba.

Hãy đồng cảm

Phản hồi mang tính xây dựng nên xuất phát từ sự quan tâm chứ không phải là nghĩa vụ. Cho nhân viên biết bạn quan tâm đến họ không phải là điều xấu. Bạn sẽ khó tìm được một nhân viên nào mong muốn sếp mình xa cách và thờ ơ hơn một chút.

Hãy đặt mình vào vị trí của nhân viên. Họ sẽ cảm thấy thế nào khi bạn đưa ra phản hồi? Bạn có thể làm gì hoặc nói gì để trấn an, động viên và giúp họ xử lý công việc đúng cách?

Dành thời gian suy nghĩ kỹ về tình huống này là bước đầu tiên tuyệt vời để xây dựng sự đồng cảm. Nó sẽ giúp bạn trở nên nhạy cảm hơn (nhưng vẫn trung thực) khi đưa ra phản hồi.

Biến nó thành một cuộc trò chuyện

Phản hồi mang tính xây dựng là một con đường hai chiều (hoặc ít nhất là nên như vậy), và nhiệm vụ của bạn là bật đèn xanh cho nhân viên. Hãy cho họ cơ hội để lên tiếng và nói lên suy nghĩ của mình.

Bạn có thể thấy nhân viên của mình vắng mặt trong các cuộc họp gần đây vì người thân bị COVID-19, hoặc bạn có thể phát hiện họ đang kiệt sức và cần được giúp đỡ. Đừng đào sâu vào chuyện riêng tư, nhưng hãy tạo ra một không gian an toàn để nhân viên có thể chia sẻ nếu họ cảm thấy thoải mái.

Đừng mong đợi sự thay đổi chỉ sau một đêm

Phản hồi của bạn có thể cần được lắng nghe một chút trước khi nhân viên thực hiện thay đổi - và điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy cho đồng nghiệp thời gian để tiếp thu phản hồi, chấp nhận và hành động.

Việc đưa ra khung thời gian cho nhân viên có thể giống như một tối hậu thư, nhưng nó tạo ra những kỳ vọng rõ ràng về thời điểm họ cần thay đổi tình hình. Ví dụ, bạn có thể tiếp cận phản hồi mang tính xây dựng bằng câu: "Tôi biết gần đây mọi thứ đang gặp khó khăn, nhưng nhóm thực sự cần bạn nỗ lực và gánh vác trọng trách của mình. Chúng tôi cần thấy sự cải thiện trong kết quả công việc của bạn trước khi kết thúc quý này."

Phản hồi như thế này giúp nhân viên của bạn biết rằng vấn đề nghiêm trọng, nhưng cũng ngăn họ chạy vội về bàn làm việc và làm việc suốt đêm đến sáng hôm sau (điều này không tốt cho bất kỳ ai).

Giữ kín thông tin

Buổi họp nhóm hàng tuần không phải là lúc để chỉ ra khuyết điểm của từng cá nhân. Hãy dành những phản hồi mang tính xây dựng cho các cuộc trò chuyện riêng tư và dành đủ thời gian để cả bạn và nhân viên cùng nhau thảo luận cho đến khi hoàn tất.

Việc chỉ ra khuyết điểm của đồng đội trước mặt đồng nghiệp có thể khiến họ khó chịu hoặc xấu hổ, và đó chắc chắn là cách đẩy họ vào thế phòng thủ. Hãy giữ những cuộc trò chuyện căng thẳng này lại sau cánh cửa đóng kín.

Khen ngợi trước công chúng, phê bình riêng tư.

Cởi mở với phản hồi

Là người quản lý hay sếp, bạn không hoàn hảo - và bạn đã biết điều đó rồi. Hãy mở lòng đón nhận phản hồi. Nếu bạn có thể chia sẻ, bạn có thể tiếp nhận.

Câu này có thể đơn giản như: "Tôi biết phong cách quản lý của tôi hơi khác so với sếp cũ của anh/chị. Anh/chị nghĩ tôi có thể cải thiện hoặc làm gì thêm không?"

Nhiệm vụ của bạn là xây dựng một văn hóa trung thực, nơi nhân viên có thể thẳng thắn nói với bạn điều gì đúng và điều gì sai. Hãy lắng nghe khi nhân viên lên tiếng - những gì họ nói có thể là phản hồi bạn cần để cải thiện và phát triển sự nghiệp.