Cách chinh phục hộp thư đến quá tải của bạn (Lưu ý: Không chỉ là email của bạn)

Có thể bạn chẳng bao giờ nhìn vào nó, chỉ thỉnh thoảng kiểm tra và chẳng buồn trả lời hầu hết các câu hỏi. Hoặc bạn không mở nó ra và cứ nhìn số điện thoại tăng lên liên tục trên biểu tượng điện thoại. Nếu bạn làm một trong hai điều này, thì chắc chắn có vấn đề.

Một phần của vấn đề là chúng tôi chưa bao giờ được đào tạo về email. Chúng tôi chỉ được cung cấp một địa chỉ email mà không có hướng dẫn sử dụng. Bạn có thể tưởng tượng hậu quả của việc đưa chìa khóa xe cho mọi người mà không nói cho họ biết cách sử dụng hay cách lái xe có trách nhiệm không? Tất cả chúng tôi sẽ lái xe sai làn đường và bấm còi khi đèn xanh.

Về cơ bản, đó chính là những gì chúng ta đang làm với email. Kết quả là, hầu hết mọi người đều sử dụng nó không đúng cách, khiến chúng ta càng thêm bực bội trong một ngày làm việc vốn đã quá tải.

Tôi sẽ cung cấp cho bạn một dạng hướng dẫn sử dụng—một bộ công cụ và quy tắc cụ thể, kết hợp với một số nguyên tắc cơ bản về năng suất, có thể chấm dứt mối quan hệ căng thẳng của bạn với việc quản lý email.

Không chỉ vậy, bằng cách rèn luyện các kỹ năng giúp bạn kiểm soát email, bạn cũng sẽ cải thiện năng suất tổng thể và khả năng ra quyết định theo hướng mang lại nhiều lợi ích cho công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.  

Làm chủ Email có nghĩa là làm chủ việc ra quyết định

Điều đầu tiên tôi thường nói với những người muốn cải thiện khả năng quản lý email là: "Bạn không gặp vấn đề về email; bạn gặp vấn đề về khả năng ra quyết định."  

Câu trả lời này không phải là một lời chỉ trích, mà nhằm minh họa cho thực tế rằng, thông thường, chúng ta không nhận ra bản chất thực sự của email - một công cụ giao tiếp nền tảng cho phép chúng ta thực hành phân công công việc. Chúng ta có thể sử dụng nó để cải thiện công việc và những việc chúng ta làm hàng ngày (ngoài email), thay vì nghĩ rằng nó trói buộc chúng ta mãi mãi.  

Thông điệp tích cực tôi muốn gửi đến bạn là: Khi bạn có thể quản lý email của mình, bạn có thể quản lý mọi thứ .

Này nhé, sự thật là, quản lý một hộp thư email hỗn loạn không hề dễ dàng. Có rất nhiều người thành công nhưng lại không bao giờ quản lý email của mình hoặc thậm chí là không hề quản lý. John Paul DeJoria là nhà sáng lập của các sản phẩm chăm sóc tóc Paul Mitchell và thương hiệu rượu tequila cao cấp Patron, cùng nhiều dự án khác. Ông sở hữu khối tài sản trị giá 4 tỷ đô la và chưa bao giờ có địa chỉ email hay sở hữu một chiếc máy tính. Ông nói rằng mình sẽ bị ngập trong công việc đến mức không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào! DeJoria làm tất cả công việc của mình trực tiếp hoặc qua điện thoại, và triết lý của ông là "chú ý đến một số ít quan trọng và bỏ qua những thứ tầm thường". Tôi cho rằng hệ tư tưởng đó đã phát huy tác dụng khá tốt với ông.

Cũng có những người nhờ trợ lý xử lý toàn bộ email của họ, và điều đó cũng không sao cả. Nhưng nếu bạn đang cố gắng thành thạo việc quản lý email mà không làm được, thì đó có thể là dấu hiệu của những vấn đề lớn hơn về năng suất và khả năng ra quyết định .

Năng suất rất khó nắm vững trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.

Con người chưa tiến hóa đủ nhanh về mặt sinh học để theo kịp những tiến bộ công nghệ trong giao tiếp. Thật phi thực tế khi nghĩ rằng chúng ta có thể xử lý được lượng thông tin và kích thích liên tục ập đến mỗi ngày. Bộ não của chúng ta không thể xử lý tất cả mọi thứ, nên chúng sẽ ngừng hoạt động để phản ứng lại.

Hầu hết các công cụ giao tiếp tuyệt vời mà chúng ta có - điện thoại di động, tin nhắn tức thời, nền tảng truyền thông xã hội - đã trở thành dây xích và nghĩa vụ, thay vì là công cụ mà chúng vốn có.

Nhiều người cho rằng email là một thứ phiền phức, nhưng thực ra nó là bước chuyển mình đột phá trong giao tiếp, đặc biệt là trong công việc và kinh doanh. Khi được sử dụng đúng cách, nó là một trong những công cụ năng suất tuyệt vời nhất từng được phát minh. Không có phương tiện giao tiếp nào khác hoàn toàn miễn phí, cho phép bạn kết nối tức thì với mọi người trên toàn cầu, chia sẻ hình ảnh, tài liệu và lưu trữ tất cả. Vậy mà, hãy nhìn xem nó gây xao nhãng và cản trở biết bao nhiêu người!

Một lý do lớn là công nghệ có xu hướng khuếch đại xu hướng của cá nhân và tổ chức. Nếu bạn có thói quen tốt, công nghệ có thể cải thiện chúng. Nếu bạn có thói quen xấu, công nghệ sẽ làm những thói quen đó trở nên trầm trọng hơn.

Nói cách khác, cách chúng ta làm bất cứ việc gì cũng chính là cách chúng ta làm mọi việc.

Vậy hãy cùng xem xét cách bạn quản lý hoặc không quản lý email của mình. Bạn sẽ thấy quá trình này có thể giúp bạn phân công công việc tốt hơn và nâng cao khả năng phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Để quản lý email của bạn, trước tiên hãy chấp nhận 3 lựa chọn duy nhất của bạn

Tôi đã phát triển một hệ thống quản lý email mà tôi gọi là "Hộp thư đến số không". Nhưng thực ra nó là một ma trận để quản lý các quyết định nói chung. Tất cả những gì bạn cần nhớ là một vài từ bắt đầu bằng chữ "D".

Mấu chốt của ma trận này là hiểu rằng đó là ba quyết định duy nhất bạn phải đưa ra trong mọi tình huống. Hoặc là nói "không", làm ngay, hoặc hoãn lại đến thời điểm hiệu quả hơn. Đó là một cách đưa ra quyết định áp dụng cho bất cứ việc gì chúng ta làm, dù là ai đó yêu cầu bạn làm một dự án mới, ký kết một thỏa thuận mới, hay quyết định đi ăn trưa ở đâu. Chúng ta không cần phải cân nhắc 50 lựa chọn mỗi lần, vì chỉ có ba lựa chọn.

Xóa: Loại bỏ các email đã được xử lý và không còn liên quan nữa. Và khi nói xóa, ý tôi là lưu trữ, không phải chuyển vào thùng rác. Các mục đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được, chỉ là không hiển thị nữa.

Nên làm: Đây là những mục cần và có thể được xử lý ngay lập tức (lý tưởng nhất là năm phút hoặc ít hơn). Dưới đây là một số ví dụ về email thuộc loại "nên làm":

• Câu hỏi nhanh
• Email kinh doanh có giới hạn thời gian
• Lên lịch email
• Email gia đình

“Do” cũng bao gồm các email có thể được ủy quyền cho người khác.

Trì hoãn: Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, email "trì hoãn" là những email cần hành động ngay, nhưng hiện tại không phải là thời điểm thích hợp. Các dự án lớn hơn và phản hồi dài hơn thường thuộc loại này. Followup.cc cung cấp một dịch vụ tuyệt vời cho phép bạn tự gửi email cho chính mình sau.

Đa nhiệm là một huyền thoại: Bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm

Vậy là xong phần đầu tiên trong việc phân tích mối quan hệ của chúng ta với email. Có rất nhiều điều cần phải tiếp thu, nhưng tôi muốn bạn hãy cố gắng chấp nhận quan niệm kỳ lạ rằng số lượng lựa chọn hạn chế của bạn thực sự là một hình thức giải phóng.

Tiếp theo là ý tưởng cho rằng không thể đạt được bất cứ điều gì hiệu quả về mặt nhận thức khi bạn không thể cam kết thực hiện một lộ trình hành động rõ ràng.

Khoa học đã định hình chúng ta để tập trung vào một việc tại một thời điểm. Do đó, đa nhiệm không phải là một hoạt động mà não bộ con người có khả năng xử lý. Thuật ngữ thần kinh học để chỉ đa nhiệm là "chuyển đổi ngữ cảnh". Khi cố gắng đa nhiệm, chúng ta thực sự chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ quá nhanh, đến mức não bộ bị kiệt sức.

Mọi người đã cố gắng "lừa hệ thống" bằng cách kết hợp các hoạt động tập trung thấp với các hoạt động tập trung cao để rèn luyện não bộ chuyển đổi ngữ cảnh tốt hơn, chẳng hạn như kiểm tra email trong khi xử lý bảng tính. Điều thú vị là phụ nữ có khả năng chuyển đổi ngữ cảnh tốt hơn nam giới một chút (2%–3%), nhưng nhìn chung, việc chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ rất mệt mỏi về mặt tinh thần.

Đây là lý do tại sao chạy trên máy chạy bộ thường mệt hơn chạy ngoài trời. Máy chạy bộ cung cấp nhiều kích thích hơn để theo dõi: lượng calo đã đốt cháy, thời gian, nhịp tim, độ dốc và nhiều thông tin khác nhấp nháy và bíp bíp. Thật nhiều thông tin để tiếp thu khi bạn muốn xả hơi!

Một khi bạn nhận ra rằng đa nhiệm thực sự chỉ là một điều hoang đường, bạn có thể tập trung vào từng việc một, điều này sẽ giúp tăng năng suất. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ thảo luận về một nguyên tắc năng suất đã được kiểm chứng và chứng minh hiệu quả, có thể giúp bạn quản lý email và cả cuộc sống của mình.

Áp dụng quy tắc 80/20 để quản lý hộp thư đến email của bạn

Như tôi đã đề cập trước đó trong bài viết này, điều quan trọng là phải xem vấn đề quản lý email của bạn chỉ là triệu chứng của một vấn đề năng suất lớn hơn. Có rất nhiều cách bạn có thể giải quyết, nhưng cũng giống như việc uống Advil khi đầu gối bạn lại đau... vậy. Đúng là bạn sẽ thấy khá hơn, nhưng bạn sẽ không giải quyết được vấn đề cốt lõi là thiếu hụt hoàn toàn mô liên kết. Bạn cần phải khắc phục vấn đề đó, chứ không chỉ che giấu các triệu chứng.

Giờ đây, khi bạn đã có nền tảng cơ bản để sắp xếp email, tôi muốn chia sẻ với bạn phiên bản quy tắc 80/20 của tôi. Tôi biết, bạn có thể đã nghe rất nhiều về quy tắc 80/20. Thực tế, nó gần như là chân lý trong thế giới khởi nghiệp và năng suất. Nhưng có một lý do chính đáng cho điều đó.

Quy tắc 80/20, còn được gọi là Nguyên lý Pareto , khuyến khích việc xác định những điều trong cuộc sống mang lại cho bạn nhiều lợi ích nhất so với số tiền bạn bỏ ra. Pareto là một nhà kinh tế học người Ý và là một người làm vườn nhiệt huyết. Chuyện kể rằng một ngày nọ, khi đang quan sát cây trồng của mình, ông nhận thấy 20% số cây đậu Hà Lan của ông cho ra 80% số đậu Hà Lan.

Ông bị cuốn hút bởi khái niệm này và đào sâu hơn một chút để khám phá ra một hiện tượng tương tự cũng xảy ra trong nền kinh tế: 80% đất đai thuộc sở hữu của 20% dân số. Ông cũng khảo sát các quốc gia khác và nhận thấy tỷ lệ tương tự cũng được áp dụng. Bài học rút ra là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân bổ đều, và kiến ​​thức này có thể được áp dụng theo nhiều cách.

Nguyên tắc 80/20 phù hợp với khái niệm mà tôi gọi là " Làm ít, Sống nhiều ", bởi vì tôi tin rằng 20% ​​nỗ lực và nguồn lực của bạn nên dành cho công việc, trong khi 80% còn lại nên dành cho nghỉ ngơi, thư giãn và phát triển bản thân. Theo hướng đó, tôi dành 80% thời gian cho gia đình, tập thể dục, ăn uống, đọc sách, ngủ nghỉ hoặc học tập. Vì đã lựa chọn cách sử dụng thời gian theo cách này, tôi buộc phải tìm ra cách để làm việc hiệu quả nhất có thể.

Vậy những việc nào đòi hỏi ít công sức nhất nhưng lại mang lại lợi tức đầu tư lớn nhất?

Trong kinh doanh, quy tắc này có nghĩa là 20% khách hàng của bạn chịu trách nhiệm cho 80% thu nhập của bạn. 80% khách hàng còn lại về cơ bản đang ngốn hết thời gian và công sức của bạn mà không được đền đáp. Pareto (và Tim Ferriss) cho rằng bạn nên ngừng chú ý đến 80% đó và chỉ tập trung vào 20% mang lại nhiều tiền nhất cho bạn.

Sử dụng Nguyên tắc Pareto để đạt được Hộp thư đến số không

Nếu bạn áp dụng nguyên tắc này vào hộp thư đến email của mình, bạn có thể dễ dàng loại bỏ khoảng 60%-75% lượng email, vì những email này có thể không đóng góp vào mục tiêu lớn nhất của bạn. Bạn triển khai điều này như thế nào?

Một ví dụ là thiết lập bộ lọc để lưu trữ mọi email có chứa từ "hủy đăng ký" vào một thư mục "tùy chọn". Bằng cách đó, tất cả các email đó - bao gồm cả bản tin hoặc tin nhắn tự động - sẽ ngay lập tức được chuyển qua hộp thư đến của bạn, nhờ đó giảm đáng kể cảm giác quá tải.

Bạn có thể tạo nhiều bộ lọc khác nhau để lọc ra những email mà bạn biết là không cần thiết. Việc giảm thiểu số lượng email chưa mở làm phiền bạn cho phép bạn tập trung vào những email quan trọng nhất.

Cách làm này khác với việc sử dụng các phần mềm như SaneBox , một chương trình phần mềm quản lý email tích hợp với tài khoản email IMAP và Exchange Web Services (EWS). Chức năng chính của SaneBox là lọc các email mà thuật toán cho là không quan trọng vào một thư mục để xử lý sau. Tuy nhiên, bộ lọc này tạo ra hai nhóm riêng biệt, mỗi nhóm xử lý theo một cách khác nhau. Về cơ bản, giờ đây bạn có hai chồng thư chưa mở cần phân loại. Điều này vẫn có thể dẫn đến cảm giác quá tải vì bạn chưa sắp xếp email theo thứ tự ưu tiên.

Hộp thư đến của bạn là nơi dành cho công việc, cho năng suất và để hoàn thành công việc. Sử dụng Nguyên lý Pareto, thư mục tùy chọn sẽ chứa những email không cần bạn phải chú ý ngay lập tức, cho phép bạn tập trung vào những email quan trọng nhất - những email mang lại kết quả. Điểm tuyệt vời của hệ thống này là chỉ cần biết tất cả email trong thư mục tùy chọn đều là tùy chọn , bạn có thể xử lý chúng nhanh hơn nhiều khi đã sẵn sàng.

Vì vậy, khi kiểm tra hộp thư đến, tôi có thể nhanh chóng xác định trước: những gì tôi có thể bỏ qua; những gì tôi có thể xử lý bằng cách ủy quyền cho một trong các thành viên trong nhóm; và những mục nào tôi sẽ hoãn lại để dành thời gian khác, khi tôi có thể tập trung hơn vào tình huống này. Không còn lựa chọn nào khác, không còn lựa chọn nào khác. Xóa, Thực hiện, Hoãn lại.

Chúng ta đã thảo luận về Inbox Zero ở phần trước của bài viết này, nhưng sau đây là toàn bộ quá trình có thể diễn ra khi áp dụng nguyên tắc Pareto:

+ Mỗi khi bạn đăng nhập, hãy xử lý email của bạn theo nguyên tắc 3D (Xóa, Thực hiện, Hoãn).

+ Hợp nhất các thư mục hiện tại của bạn. Bạn không cần gì ngoài hộp thư đến và một thư mục tùy chọn.

+ Tạo một thư mục tùy chọn bằng cách lọc bất kỳ thư nào có từ "hủy đăng ký". Thao tác này sẽ tách biệt thư mục thiết yếu với thư mục tùy chọn. Bằng cách này, bạn sẽ bắt đầu với một phiên bản hộp thư đến được sắp xếp hợp lý hơn (Cảm ơn Pareto!).

+ Lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào cũ hơn 14 ngày. Có thể bạn không cần đến chúng nữa.

+ Xử lý các email cần/có thể xử lý ngay lập tức (tốt nhất là 5 phút hoặc ít hơn).

+ Thiết lập một công cụ lập lịch như Calendly hoặc ScheduleOnce và một công cụ theo dõi như Followup.cc hoặc Followupthen.com nếu công cụ email của bạn không có các chức năng này. Điều này sẽ cho phép bạn xử lý các email "hoãn".

+ Sau đó, bạn có thể xử lý thư mục tùy chọn khi có thời gian.

Nếu bạn áp dụng phương pháp này trước tiên cho email của mình, bạn có thể đạt được mục tiêu Hộp thư đến Không (Inbox Zero) một cách hiệu quả. Sau đó, khi duy trì được mục tiêu này, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy nhẹ nhõm nhờ phương pháp này.

Đã đến lúc quản lý email của bạn…và cuộc sống của bạn

Hãy xem bài tập này như một cơ hội để thay đổi quan điểm của bạn. Nếu bạn coi email là thứ kinh khủng, bạn sẽ chẳng muốn dùng nó chút nào. Nếu bạn thay đổi hoàn toàn quan điểm về nó, đột nhiên nó sẽ trở nên hữu ích.

Hầu hết mọi người đều xem email, điện thoại, tin nhắn văn bản và tin nhắn tức thời như những sợi dây xích mà bất kỳ ai trên thế giới cũng có thể dùng để trói buộc bạn bất cứ lúc nào họ muốn. Nhưng bạn có thể thay đổi suy nghĩ để chấp nhận sự thật rằng đây là những công cụ tuyệt vời để giao tiếp với thế giới. Vấn đề không phải là bạn đang làm cho mình trở nên sẵn sàng, mà là bạn đang tạo điều kiện cho các nguồn lực sẵn sàng phục vụ bạn.