Bộ công cụ truyền thông là gì: Cách tạo một bộ công cụ truyền thông vào năm 2025 (có ví dụ)
Ngày 22/04/2025 - 10:04Đừng lo lắng—bạn không cần phải thuê chuyên gia quan hệ công chúng (PR) hay nhà thiết kế đồ họa. Bạn có thể tự tạo một bộ phương tiện truyền thông bằng cách sử dụng bản sao thông minh, các công cụ miễn phí và các mẫu bộ phương tiện truyền thông cắm và chạy.
Hãy biến việc tạo bộ phương tiện truyền thông thành ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn. Chỉ mất vài giờ, nhưng sẽ mang lại lợi nhuận khi tạo ra báo chí. Đừng đợi đến khi bạn sắp tung ra chiến dịch quan hệ công chúng lớn của mình mới chuẩn bị bộ phương tiện truyền thông và sẵn sàng triển khai. Hãy đầu tư thời gian ngay bây giờ để bạn sẵn sàng cho bất kỳ cơ hội báo chí bất ngờ nào (mặc dù rất đáng hoan nghênh).
May mắn thay, chúng tôi đã tạo ra một bộ phương tiện truyền thông nhanh chóng và đơn giản. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết để tạo một bộ phương tiện truyền thông cung cấp mọi thứ mà các phóng viên và blogger mong muốn (và hơn thế nữa). Thêm vào đó, chúng tôi có các ví dụ về bộ phương tiện truyền thông nổi bật sẽ giúp bạn thỏa sức sáng tạo.
Bộ tài liệu truyền thông là gì?
Bộ công cụ truyền thông (còn được gọi là bộ báo chí) là tập hợp các tài liệu quảng cáo giúp các phóng viên và blogger viết bài về thương hiệu của bạn. Nó bao gồm các thành phần như:
+ Tiểu sử
+ Thông tin liên lạc
+ Logo
+ Khẩu hiệu
+ Phông chữ
+ Màu sắc
+ Tuyên bố sứ mệnh
+ Thông tin sản phẩm
+ Xử lý xã hội
+ Đồ họa có thể phân phối
+ Những điều nên và không nên làm khi xây dựng thương hiệu
+ Nghiên cứu trường hợp
+ Quan hệ đối tác
+ Lời chứng thực
+ Thống kê doanh nghiệp công cộng
Nghe có vẻ nhiều phải không? Tuy nhiên, nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn, đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các yếu tố cần thiết sau trong phần "Cách tạo Bộ công cụ truyền thông vào năm 2025".
Bộ phương tiện truyền thông có thể là các trang phản hồi trên trang web của bạn, tệp PDF có thể tải xuống, bản trình bày hoặc thậm chí là thư mục Google Drive hoặc Dropbox (vâng, thực sự là vậy).
Mục đích của Bộ tài liệu truyền thông
Mục đích của bộ công cụ truyền thông là giúp công việc của các phóng viên và blogger trở nên dễ dàng nhất có thể. Cung cấp cho họ mọi thông tin họ cần biết về công ty của bạn để xuất bản một bài viết chất lượng cao giúp họ trông đẹp hơn.
Vâng, đó chính là mục đích chính của bộ tài liệu truyền thông.
Đúng vậy, một bộ phương tiện truyền thông có những lợi ích đáng kinh ngạc cho thương hiệu của bạn (sẽ nói thêm về điều đó sau), nhưng hãy nhớ mục đích của nó - làm cho cuộc sống của giới truyền thông trở nên dễ dàng hơn. Ghi nhớ điều này sẽ giúp bạn xây dựng một bộ phương tiện truyền thông không rườm rà mà báo chí thích sử dụng.
Spencer Anopol, giám đốc quan hệ công chúng cấp cao tại DigitalOcean cho biết: "Khi các phòng tin tức thu hẹp lại, các chuyên gia quan hệ công chúng (và người mới vào nghề) phải làm cho công việc của các phóng viên trở nên dễ dàng nhất có thể, đặc biệt là nếu phạm vi đưa tin của phương tiện truyền thông kiếm được sẽ là trọng tâm" . "Đối với hầu hết các công ty, một thứ gì đó đơn giản là hoàn toàn ổn - một thư mục Google Drive hoặc Dropbox có thể chia sẻ, không thể chỉnh sửa là đủ. Chỉ cần đảm bảo rằng nó được sắp xếp và dán nhãn tốt.
“Khi bạn phát triển, bạn có thể xây dựng nó trên trang web của mình. Những thứ cần đưa vào có thể là ảnh chân dung và tiểu sử của giám đốc điều hành, hình ảnh hoặc video về nhóm và cơ sở của bạn, logo công ty và hướng dẫn về phong cách, dòng thời gian của công ty và lịch sử tóm tắt của công ty. Nếu bạn muốn vượt trội hơn, hãy thêm số liệu thống kê và nghiên cứu về cả công ty và ngành mà bạn đang phục vụ. Một cách tuyệt vời để tiếp cận là xem xét những tài sản mà một phóng viên sẽ cần để làm rõ một câu chuyện và làm cho những tài sản đó có thể truy cập nhanh chóng và dễ dàng.”
Cách tạo bộ công cụ truyền thông vào năm 2025 (Mọi thứ bạn cần)
Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao một bộ phương tiện truyền thông lại quan trọng, nhưng làm thế nào để tạo ra một bộ phương tiện truyền thông mà báo chí sẽ yêu thích (và tìm thấy)? May mắn thay, bạn có thể đã có hầu hết mọi thứ bạn cần rồi—bây giờ chỉ cần bao gồm các yếu tố phù hợp và đóng gói chúng lại với nhau một cách đẹp mắt.
Bộ phương tiện truyền thông có thể mang tính tương tác và quá mức hoặc tĩnh và cơ bản—không có cách nào đúng hay sai để thực hiện. Cách bạn tạo bộ phương tiện truyền thông của mình chủ yếu phụ thuộc vào đối tượng, ngành và băng thông của bạn.
Chúng tôi khuyên bạn nên giữ mọi thứ đơn giản với chỉ những điều cần thiết. Mặc dù bạn có thể đưa mọi thứ vào danh sách trên của chúng tôi (trong mục “Bộ công cụ truyền thông là gì”), phiên bản cơ bản thường dễ tiếp cận hơn và đáp ứng tốt hơn mục đích chung: giúp công việc của phóng viên dễ dàng hơn.
Xây dựng thương hiệu
Phóng viên có thể muốn sử dụng logo công ty của bạn trong hình ảnh chính hoặc ở đâu đó trong bài viết. Cung cấp một số kích thước và chất lượng khác nhau để đảm bảo họ không phải kéo dài tệp của bạn.
Bao gồm phiên bản PNG của logo với nền trong suốt. Điều này giúp các nhà thiết kế đồ họa có thêm chút tự do nếu họ đặt logo trên các hình ảnh khác nhau.
Cùng với thương hiệu của bạn , hãy bao gồm hướng dẫn về phong cách cô đọng. Điều này có thể bao gồm cách logo của bạn có thể (và không thể) được sử dụng. Cung cấp ví dụ về các trường hợp sử dụng phù hợp và không phù hợp. Đính kèm mã màu HTML và hex của bạn trong trường hợp nhà thiết kế cần thêm bất kỳ thành phần nào có thương hiệu vào hình ảnh hoặc video.
Ảnh chân dung và tiểu sử của giám đốc điều hành
Mọi người đều thích một câu chuyện quá khứ, và báo chí thường sử dụng các đoạn trích từ tiểu sử của giám đốc điều hành của bạn để tăng thêm chiều sâu cho bài viết của họ. Họ muốn biết vai trò của từng người đóng vai trò chủ chốt trong công ty và cách họ đến đó.
Bạn cũng có thể đưa ra một vài trích dẫn từ giám đốc điều hành của mình ở đây, đặc biệt nếu đó là điều họ thường nói. Điều này cho phép các phóng viên thêm các yếu tố có thể trích dẫn vào bài viết của họ mà không nhất thiết phải phỏng vấn riêng với giám đốc điều hành.
Đính kèm ảnh chân dung chất lượng cao của từng giám đốc điều hành vào bộ phương tiện truyền thông của bạn. Nếu bạn không có, hãy mua chúng. Bạn sẽ mất chưa đầy 5 phút để cầm điện thoại, dàn dựng một giám đốc điều hành trước một phông nền vững chắc và chụp một bức ảnh đẹp.
Hình ảnh và video có sẵn
Phóng viên có thể muốn đưa hình ảnh hoặc video về sản phẩm của bạn đang sử dụng. Hãy cân nhắc việc đưa một số cảnh quay về văn phòng và hoạt động hàng ngày của bạn. Thêm hình ảnh sản phẩm của hàng hóa và cả cảnh quay hành động nữa.
Nếu bạn có sản phẩm kỹ thuật số, hãy bao gồm ảnh chụp màn hình của sản phẩm đó. Có thể bao gồm bảng điều khiển và tính năng. Nếu bạn có bản demo sản phẩm video, hãy thêm nó vào bộ phương tiện truyền thông của bạn.
Thông tin liên lạc
Cung cấp thông tin liên lạc về người mà báo chí nên liên hệ. Đây không phải là nơi để ghi tên, email, số điện thoại và địa chỉ của tất cả các giám đốc điều hành của bạn—vui lòng không làm như vậy.
Thay vào đó, hãy thêm điểm liên lạc sẽ xử lý quan hệ báo chí. Nếu bạn là một doanh nhân đơn lẻ, đó sẽ là chính bạn. Nếu bạn có một giám đốc quan hệ công chúng hoặc một người quản lý quan hệ truyền thông, hãy thêm thông tin liên lạc của họ.
Hãy đảm bảo đây là địa chỉ email có thể truy cập được và thường xuyên được kiểm tra. Và khi chúng tôi nói thường xuyên, chúng tôi có nghĩa là hàng ngày. Nhiều yêu cầu của báo chí có giới hạn về thời gian và họ có thể không đợi quá 24 giờ để nhận được phản hồi nếu họ có thời hạn gấp.
Thống kê và Nghiên cứu
Phóng viên thích sử dụng số liệu, vì vậy hãy cung cấp cho họ bất cứ thứ gì bạn có. Nếu bạn có doanh thu, tổng số khách hàng hoặc người theo dõi trên mạng xã hội mà bạn có thể chia sẻ, hãy thêm vào đây.
Ví dụ, hãy xem bộ tài liệu truyền thông của tờ The New York Times .
Nó bao gồm:
+ Xếp hạng tin tức
+ Độc giả kỹ thuật số toàn cầu
+ Nhân khẩu học của người đọc
+ Sức mua của khán giả
Đó không chỉ là thông tin thuyết phục để các nhà quảng cáo tiềm năng xem xét mà còn là những điểm dữ liệu hấp dẫn mà các nhà văn có thể đưa vào câu chuyện của mình.
Lịch sử tóm tắt của công ty
Cung cấp cho người viết mọi thông tin họ cần biết để kể lại lịch sử ngắn gọn của thương hiệu bạn— nhưng hãy giữ cho nó đơn giản. Đây không phải là sách điện tử hay bài đăng trên blog về thương hiệu của bạn. Phần lịch sử công ty trong bộ tài liệu truyền thông của bạn nên là một hoặc hai đoạn văn về câu chuyện khởi nguồn, sứ mệnh và tầm nhìn của bạn. Thêm bất kỳ cột mốc quan trọng nào theo dạng gạch đầu dòng để dễ hiểu hơn.
Nếu bạn muốn chia sẻ lịch sử công ty toàn diện hơn, hãy thêm liên kết đến đó—đừng đưa toàn bộ nội dung vào đây.
Lời chứng thực
Bao gồm các nghiên cứu tình huống, đánh giá và lời chứng thực của khách hàng tại đây. Trích dẫn một câu ngắn gọn sẽ hiệu quả ở đây—bất kỳ điều gì để người viết sao chép/dán vào bài viết của họ. Nếu bạn có các nghiên cứu tình huống toàn diện hơn trên trang web của mình, hãy cô đọng thành một đoạn văn ngắn và thêm liên kết để người đọc tìm hiểu thêm—họ có thể không có thời gian để đọc toàn bộ phiên bản 1.000 từ.
Phần này giới thiệu các giải thưởng, logo đối tác và thông tin đưa tin trên báo chí trước đây.
Hãy nhớ cập nhật bộ phương tiện truyền thông của bạn thường xuyên. Thêm lời chứng thực, nghiên cứu tình huống và thông tin sản phẩm mới, cũng như thay thế thông tin lỗi thời như người theo dõi và số lượng khách hàng.
Tại sao mọi thương hiệu đều cần một bộ phương tiện truyền thông
Một bộ công cụ truyền thông giúp bạn có được sự đưa tin của báo chí trong khi bạn ngủ (thường là theo nghĩa đen). Với nguồn tài nguyên tiện dụng này, bạn có thể tự động hóa các quy trình quan hệ công chúng của mình thay vì liên tục trả lời các email và cuộc gọi điện thoại một lần. Nó sẽ giúp bạn (và các phóng viên) tiết kiệm thời gian và năng lượng quý báu—và đôi khi đó là sự khác biệt giữa việc có được một câu chuyện và bị cắt khỏi ấn phẩm.
Một lợi ích khác là bảo vệ thương hiệu . Nếu một phóng viên hoặc blogger muốn đăng một câu chuyện, họ có thể không thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong việc tìm kiếm logo, khẩu hiệu, số liệu thống kê và đồ họa phù hợp. Họ có thể sử dụng (và điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ) một logo cũ và thông tin lỗi thời về thương hiệu của bạn.
Một bộ công cụ truyền thông sẽ ngăn chặn thảm họa này xảy ra. Hãy tin chúng tôi—điều đầu tiên mà một nhà văn sẽ tìm kiếm khi viết về một doanh nghiệp là bộ công cụ báo chí của họ. Nếu họ không thể tìm thấy nó, họ sẽ phải nhờ đến Google để ghép nối dữ liệu và tài sản họ cần—và bây giờ bạn phụ thuộc vào công cụ tìm kiếm.
Bật nhạc đáng sợ—dun, dun, dun…
Quan hệ công chúng là việc kể và kiểm soát câu chuyện. Nếu bạn không có bộ công cụ truyền thông, bạn sẽ mất quyền kiểm soát ngay từ đầu.
Chống lại AI nhái bằng Bộ công cụ truyền thông
Thật không may, cùng với những lợi ích của các công cụ AI tạo ra thì cũng đi kèm những mặt tiêu cực, như lừa đảo bot và gian lận. Bằng cách có một bộ phương tiện truyền thông chính thức, bạn có thể bảo vệ thương hiệu của mình và đưa ra tuyên bố rõ ràng về việc đâu là sự thật và đâu là mánh lới AI.
Đây cũng là lý do chính đáng để đăng ký nhãn hiệu cho logo và nội dung thương hiệu của bạn .
Mẫu Bộ công cụ truyền thông miễn phí
Mặc dù bạn có thể xây dựng một bộ phương tiện truyền thông từ đầu, chúng tôi khuyên bạn nên tiết kiệm thời gian (và tránh đau đầu về thiết kế) bằng cách sử dụng mẫu bộ phương tiện truyền thông miễn phí. Các mẫu này cung cấp cho bạn một khuôn khổ để xây dựng một bộ phương tiện truyền thông—bạn chỉ cần đưa bản sao của mình vào và hoán đổi các tài sản của mình.
Sau đây là danh sách những nơi tốt nhất để tìm mẫu bộ tài liệu truyền thông miễn phí:
+ Canva
+ Adobe Creative Cloud Express
+ Visme
+ Mẫu.net
+ Lucidpress
Tất cả các nguồn tài nguyên này đều bao gồm các mẫu bộ phương tiện có thể tải xuống và một số thậm chí còn bao gồm trình tạo thiết kế kéo và thả. Hãy thử nghiệm các tùy chọn miễn phí này trước khi bạn quyết định tự xây dựng một tùy chọn từ đầu—rất có thể chúng đã có những gì bạn cần.
5 ví dụ về bộ công cụ truyền thông hàng đầu để truyền cảm hứng cho bạn
Sẵn sàng xem các ví dụ thực tế về bộ công cụ truyền thông đang hoạt động chưa? Sau đây là một số ví dụ yêu thích của chúng tôi:
+ Bộ tài liệu truyền thông của Fast Company : Bộ tài liệu báo chí của Fast Company có số liệu thống kê cộng đồng, lời chứng thực, số lượng người theo dõi trên mạng xã hội và các nghiên cứu điển hình.
+ Bộ công cụ truyền thông của GearJunkie : GearJunkies bắt đầu bằng số liệu thống kê về việc tiếp cận hàng triệu người trước khi đặt tên cho các quan hệ đối tác thương hiệu với REI, Patagonia, The North Face, v.v. Họ cung cấp các nghiên cứu tình huống, thông số kỹ thuật quảng cáo và các lần hợp tác trước đây.
+ Bộ tài liệu báo chí của Atlassian : Atlassian cung cấp các tệp SVG và PNG cho tất cả các logo của họ (khá nhiều). Bạn cũng có thể tìm thấy ảnh giám đốc điều hành, ảnh văn phòng và tổng quan về công ty. Tất cả đều được gói gọn đẹp mắt trên một trang ngắn gọn.
+ Hướng dẫn về thương hiệu của Asana : Asana sử dụng Cloudinary để lưu trữ hướng dẫn về thương hiệu của mình với liên kết tải xuống từ trang thương hiệu của mình và đây là ví dụ tuyệt vời về việc bộ phương tiện của bạn có thể đơn giản như thế nào. Bạn có thể tìm thấy logo, hình ảnh sản phẩm, b-roll, tờ thông tin và nhiều nội dung khác được lưu trữ trong một thư mục dễ điều hướng.
+ Starbucks Media Kit : Ngay cả một trong những thương hiệu lớn nhất cũng có một bộ phương tiện truyền thông. Thêm vào đó, họ có một thư viện phương tiện truyền thông rộng lớn về nội dung để quảng cáo, v.v. Đây là một ví dụ tuyệt vời về việc giúp các đối tác của bạn dễ dàng giới thiệu sản phẩm và thương hiệu của bạn bằng hình ảnh và video có độ phân giải cao.
Câu hỏi thường gặp về Bộ công cụ truyền thông
Bộ tài liệu truyền thông của tôi nên ở dạng kỹ thuật số hay dạng vật lý, hay cả hai?
Bộ phương tiện của bạn cần phải là kỹ thuật số trước và dễ chia sẻ. Tuy nhiên, nếu bạn có một doanh nghiệp làm việc với các nhà in hoặc nhà thiết kế bao bì, điều quan trọng là phải có bản sao về cách màu sắc, phông chữ và logo của bạn xuất hiện ở định dạng vật lý.
Tôi có thể đưa mẫu sản phẩm của mình vào bộ tài liệu truyền thông không?
Nếu bạn có phiên bản vật lý của bộ phương tiện truyền thông, bao gồm mẫu sản phẩm là một cách dễ dàng để thu hút sự chú ý của một kênh truyền thông. Ngược lại, hãy bao gồm một bộ phương tiện truyền thông vật lý với các mẫu sản phẩm mà bạn gửi cho các đối tác, nhà đầu tư tiềm năng hoặc người có sức ảnh hưởng.
Tôi có thể đo lường hiệu quả của bộ tài liệu truyền thông của mình như thế nào?
Nếu bạn lưu trữ bộ phương tiện truyền thông của mình trên một trang web hoặc máy chủ của bên thứ ba, hãy theo dõi các lượt nhấp hoặc tải xuống liên kết để xem có bất kỳ báo chí hoặc phương tiện truyền thông nào muốn tìm hiểu thêm về doanh nghiệp của bạn không. Ngoài ra, bạn có thể đo lường hiệu quả của bộ phương tiện truyền thông nếu các phương tiện truyền thông, đối tác và cộng tác viên tuân theo các chi tiết được nêu trong bộ phương tiện truyền thông của bạn. Ví dụ, nếu họ viết sai tên doanh nghiệp của bạn, có thể họ đã không đọc bộ phương tiện truyền thông của bạn.
Bộ công cụ truyền thông, Kiểm tra. Mọi thứ khác, Đang chờ xử lý
Bây giờ bạn đã biết cách tạo bộ công cụ truyền thông, đã đến lúc kiếm được sự đưa tin của giới truyền thông—chỉ vì bạn xây dựng nó không có nghĩa là họ sẽ đến. Bạn sẽ cần sử dụng Instagram, Facebook Ads, YouTube và tiếp thị nội dung để đưa thương hiệu của mình đến với các phương tiện truyền thông, phóng viên và blogger phù hợp.
Nói thì dễ hơn làm. May mắn thay, bạn không phải tự mình học tất cả.