Biên bản cuộc họp rất quan trọng — Những mẹo và thủ thuật của tôi để ghi chú cuộc họp

Trung bình khoảng một trang ghi chú cho mỗi cuộc họp, 20 cuộc họp một tuần trong năm năm, thì đó là… rất nhiều.

Nhiều người ứng tuyển vào các vị trí trong phạm vi chức danh này có thể sẽ cảm thấy nhàm chán khi thấy một bản mô tả công việc khác ghi rằng: "Ghi chép biên bản cuộc họp để theo dõi các điểm thảo luận quan trọng và các bước tiếp theo." Mặc dù có vẻ tẻ nhạt và, thẳng thắn mà nói, nhàm chán, nhưng biên bản cuộc họp thực sự rất cần thiết và đảm bảo thời gian dành cho các cuộc gặp mặt trực tiếp không bị lãng phí.

Cá nhân tôi thấy việc ghi biên bản cuộc họp đã cải thiện đáng kể khả năng chú ý đến chi tiết. Khi tham dự hàng chục cuộc họp mỗi tuần, đôi khi khả năng tập trung và trí nhớ của tôi không được tốt, vì vậy việc có một hoạt động chủ động giúp tôi tập trung và tham gia tích cực là rất hữu ích.

Biên bản cuộc họp là bản tóm tắt chính thức về những điểm quan trọng nhất trong chương trình nghị sự, các quyết định, những điểm chính cần ghi nhớ và các bước tiếp theo của cuộc họp. Chúng thường được gửi qua email sau cuộc họp để giúp các thành viên nhóm nhớ lại thông tin quan trọng để tham khảo trong tương lai, bao gồm cả bất kỳ nhiệm vụ nào được giao cho họ. Những ghi chú này cũng có thể hữu ích cho những người không thể tham dự cuộc họp.

Nếu bạn cũng được giao nhiệm vụ ghi biên bản cuộc họp giống như tôi, hãy xem đó là một cơ hội. Theo kinh nghiệm của tôi, việc này buộc bạn phải lắng nghe kỹ cuộc trò chuyện và quyết định thông tin nào quan trọng nhất để nhóm có thể nhớ lại sau này.

Việc ghi biên bản cuộc họp cũng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn các khái niệm và quy trình phức tạp. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc ghi chép liên quan đến quá trình xử lý nhận thức và tạo ra các đường dẫn thần kinh mới, giúp thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về các chủ đề và ghi nhớ thông tin tốt hơn theo thời gian.

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu một số mẹo và thủ thuật của tôi giúp bạn ghi chép hiệu quả nhất.

Phân công một người ghi chép.

Cách tốt nhất để bắt đầu, tất nhiên, là cử một người ghi biên bản cuộc họp. Có một vài cách để quản lý quy trình này.

Đầu tiên, bạn có thể có một người chuyên trách ghi chép, chẳng hạn như trợ lý hoặc điều phối viên. Người đó có thể chính là bạn. Nếu vậy, xin chào mừng!

Thứ hai, bạn có thể luân phiên người ghi biên bản mỗi cuộc họp. Đây là một chiến lược tuyệt vời vì nó giảm bớt gánh nặng cho một người có thể phải ghi biên bản trong nhiều cuộc họp. Điều này cũng giúp đa dạng hóa cách ghi biên bản, làm cho biên bản cuộc họp trở nên thú vị hơn.

Cuối cùng, bạn có thể chỉ định nhiều người ghi chép trong mỗi cuộc họp, sau đó tổng hợp các ghi chú của họ. Điều này rất hữu ích vì một người có thể nhận ra và ghi lại điều gì đó mà người khác bỏ sót. Nhóm của tôi thường sử dụng chiến lược này, và tôi thấy nó vô cùng hữu ích vì nó cũng là một phương án dự phòng nếu ai đó gặp khó khăn về kỹ thuật hoặc không thể tham gia cuộc họp nữa.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ những mẹo hữu ích trong trường hợp chỉ có một người (bạn!) ghi chép.

Lập và chia sẻ chương trình nghị sự.

Không gì khó chịu hơn việc tham gia một cuộc họp mà không ai biết mình cần thảo luận về điều gì. Những vấn đề như vậy có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả và năng suất, vì vậy việc chủ động chia sẻ chương trình nghị sự là rất hữu ích.

Tôi tạo một tài liệu trực tuyến, liên tục cập nhật mỗi khi có cuộc họp diễn ra. Tài liệu Google này được liên kết trong thư mời họp để mọi người có thể truy cập bất cứ lúc nào họ muốn.

Tôi chủ yếu hoàn thiện chương trình nghị sự bằng cách gửi email cho danh sách người tham dự cuộc họp một ngày trước cuộc họp và hỏi xem có ai có mục nào muốn thảo luận không. Các thành viên nhóm sẽ trực tiếp gửi email cho tôi các chủ đề của họ, và tôi sẽ điền chúng vào bảng trên. Bảng này được lưu trữ trong tài liệu Google Docs được chia sẻ để mọi người có thể xem thông tin và chuẩn bị cho phù hợp.

Một cách khác để thu thập các mục trong chương trình nghị sự là nhắc nhở mọi người vào đầu mỗi loạt cuộc họp mới điền các mục trong tài liệu Google Doc được chia sẻ trước mỗi cuộc họp. Mặc dù cách này trao nhiều quyền hơn cho người tham dự, nhưng nó cũng làm tăng khả năng mọi người quên nhập các mục trong chương trình nghị sự.

Vì lý do này, tôi khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp và hỏi về các mục trong chương trình nghị sự, đặc biệt là đối với các cuộc họp định kỳ. Để nhớ làm điều này, tôi đặt lời nhắc định kỳ trên lịch của mình vào ngày trước mỗi cuộc họp.

Phương pháp này cũng giúp dễ dàng nhận biết hơn liệu có nội dung nào trong chương trình nghị sự của một sự kiện hay không và liệu cuộc họp có thể bị hủy bỏ hay không. Xét cho cùng, tính hiệu quả của cuộc họp là điều vô cùng quan trọng.

Định dạng tài liệu càng đơn giản càng tốt.

Đã đến giờ họp và bạn đã sẵn sàng ghi biên bản cuộc họp! Trước khi bắt đầu, hãy cân nhắc cách bạn sẽ sắp xếp các ghi chú.

Như đã đề cập, tôi thường tạo một tài liệu Google Docs trực tuyến, liên tục cập nhật cho các cuộc họp định kỳ và có thể bổ sung thêm thông tin trong mỗi lần họp. Tuy nhiên, tôi không ghi chú cho bản thân theo cách này.

Tôi tự nhận mình là người ghi chú cá nhân không theo quy tắc nào, và tôi thường ghi chép mọi thứ vào ứng dụng Ghi chú trên iOS. Mặc dù tôi tìm thấy phương pháp trong sự hỗn loạn đó, tôi hiểu rằng phong cách ghi chú này không phù hợp với tất cả mọi người. Đó là lý do tại sao tôi đã áp dụng cấu trúc biên bản cuộc họp gọn gàng và có tổ chức hơn trong Google Docs.

Định dạng này phù hợp với tôi và nhóm của tôi vì chúng tôi có thể ngay lập tức thấy được những thông tin quan trọng nhất. Ngày họp, đặc biệt quan trọng đối với các cuộc họp định kỳ, được ghi ở đầu mỗi phần ghi chú. Biên bản cuộc họp thực tế có tiêu đề in đậm và được viết dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.

Tóm tắt, đừng chép lại nguyên văn.

Tôi không muốn tự khen mình, nhưng tôi có một đôi tai thính (15 năm đào tạo âm nhạc đã giúp tôi có được điều đó) và một trí nhớ tuyệt vời, điều này giúp tôi ghi chép rất tốt. Tuy nhiên, hai phẩm chất này cũng khiến tôi dễ dàng ghi lại biên bản cuộc họp một cách chính xác từng chữ.

Nhưng mọi người thường không muốn đọc bản ghi chép từng chữ một của cuộc họp nếu họ không thể tham dự — và đặc biệt là nếu họ có thể tham dự. Việc sao chép chính xác những gì đã được thảo luận thì dễ, nhưng cần một người có đầu óc nhạy bén và tinh ý để nhận ra những điểm quan trọng nhất.

Chiến lược của tôi là ghi chép lại biên bản cuộc họp một cách tự nhiên, sau đó xem lại và chọn lọc. Nếu bạn không muốn mất thêm công sức, bạn có thể tóm tắt ngay từ đầu. Tuy nhiên, bạn không muốn vô tình bỏ sót một số nội dung thảo luận khi ghi lại những thông tin quan trọng nhất.

Cách tốt nhất để tóm tắt và không ghi chép lại nội dung cuộc họp phụ thuộc vào ngành nghề và loại hình cuộc họp bạn tham gia. Trong các cuộc họp của tôi tại Nickelodeon, tôi tìm kiếm các từ khóa cho biết thông tin được chia sẻ là hoàn toàn mới đối với một số người và do đó, rất quan trọng để ghi nhớ.

Tôi cũng ghi lại kết quả của bất kỳ cuộc tranh luận hoặc bỏ phiếu nào, chẳng hạn như nếu chúng ta bỏ phiếu cho phiên bản yêu thích nhất của hình ảnh chủ đạo cho một loạt phim mới, và bất kỳ thông báo rộng rãi hoặc thay đổi sắp tới nào cần được thực hiện vào các quy trình trong tương lai, chẳng hạn như việc nhóm thuê một công ty quảng cáo mới.

Bao gồm các tài liệu liên quan.

Mặc dù một số cuộc họp chỉ diễn ra bằng lời nói, nhưng cũng có những lúc tài liệu được chia sẻ. Ví dụ, ai đó có thể chia sẻ bản trình chiếu, tài liệu, hình ảnh minh họa hoặc đường dẫn.

Trước tiên, hãy hỏi ý kiến ​​thành viên nhóm xem liệu những tài liệu họ chia sẻ có được phép chia sẻ sau cuộc họp để người khác xem vào thời gian rảnh của họ hay không. Suy cho cùng, một số tài liệu có thể mang tính bảo mật cao.

Nếu được chấp thuận, hãy đưa các tài liệu liên quan vào toàn bộ biên bản cuộc họp. Tôi khuyên bạn nên tải các tệp PDF và các tài liệu khác, bài thuyết trình hoặc video lên công cụ cộng tác mà công ty bạn ưa thích và thêm liên kết đến các tài liệu đó vào phần thích hợp trong biên bản cuộc họp.

Ghi lại các mục hành động.

Hầu hết các cuộc họp tôi tham dự đều kết thúc bằng các mục hành động, ngoại trừ một số ít trường hợp hiếm hoi mà chúng ta giải quyết mọi việc ngay tại chỗ (những cuộc họp tuyệt vời nhất!). Các mục hành động là một trong những điều quan trọng nhất tôi ghi lại trong biên bản cuộc họp, vì những bước tiếp theo này thường là kết quả của cuộc thảo luận mà chúng ta đã có trong cuộc họp.

Theo kinh nghiệm của tôi, các mục cần hành động thường rất dễ bị quên, đó là lý do tại sao việc ghi lại chúng trong biên bản cuộc họp là vô cùng quan trọng.

Khi tóm tắt ghi chú, tôi luôn chú ý xem có ai yêu cầu hoặc đề nghị giải quyết việc gì đó ngoài thời gian cuộc họp hay không. Ví dụ, ai đó có thể nói, “Swetha, bạn có thể kiểm tra với [Thành viên nhóm] xem khi nào cần nộp bản tóm tắt không?” và người khác có thể nói thêm sau đó, “Tôi sẽ tìm file video đó và gửi cho bạn vào đầu tuần tới!”

Tôi luôn ghi lại những loại tuyên bố đó trong biên bản cuộc họp của mình với người chịu trách nhiệm rõ ràng, chỉ thị bằng động từ và thời hạn.

Ghi lại danh sách người tham dự.

Việc liệt kê người tham dự cho các cuộc họp định kỳ có vẻ lặp đi lặp lại, nhưng điểm này đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp chỉ diễn ra một lần. Mặc dù mọi người thường có thể xem tất cả người được mời trên lời mời trên lịch, nhưng không phải ai cũng nhất thiết sẽ tham gia.

Hãy lập một danh sách ở đầu biên bản cuộc họp liệt kê những người dự kiến ​​tham dự. Nếu ai đó thông báo họ không thể tham dự cuộc họp, hãy ghi cả thông tin này vào. Bằng cách đó, nếu ai đó có mục trong chương trình nghị sự áp dụng riêng cho người vắng mặt, họ có thể loại bỏ mục đó và thảo luận riêng để tiết kiệm thời gian.

Điều này cũng giúp định hướng các bước tiếp theo sau cuộc họp, vì một nhiệm vụ có thể được giao cho người không có mặt và không biết về công việc cần làm của mình.

Đọc lại và chỉnh sửa.

Việc ghi biên bản cuộc họp ngay trong cuộc họp mới chỉ là một nửa chặng đường. Chuẩn bị biên bản để chia sẻ sau đó mới là bước thiết yếu.

Nếu, giống như tôi, bạn thích ghi chú theo cách mà chỉ mình bạn hiểu được, tôi khuyên bạn nên ghi lại biên bản cuộc họp ban đầu ở một nơi khác ngoài tài liệu Google Doc được chia sẻ trực tiếp.

Tôi có một tài liệu Google Docs riêng biệt, được cấu trúc tương tự, nơi tôi có thể ghi chú thoải mái. Sau cuộc họp, tôi sử dụng tài liệu này để đọc lại các ghi chú với cái nhìn mới mẻ hơn và chỉnh sửa.

Tôi kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, đồng thời diễn đạt lại các ý chính bằng cấu trúc câu rõ ràng gồm chủ ngữ + động từ + tân ngữ (ví dụ: [Thành viên nhóm] đã chia sẻ ba phiên bản khác nhau của đoạn phim giới thiệu để được phê duyệt). Tôi cũng thực hiện chỉnh sửa dựa trên nội dung. Một số phần có thể được cắt bớt trong khi những phần khác có thể bị loại bỏ hoàn toàn.

Sau khi sắp xếp các ghi chú một cách hợp lý, tôi sao chép chúng vào tài liệu được chia sẻ. Tiếp theo, tôi thêm các mục hành động mới vào phần Các bước tiếp theo và cập nhật trạng thái của các mục hiện có. Cuối cùng, tôi gửi biên bản cuộc họp qua email hoặc thông báo cho người tham dự rằng biên bản đã có trong tài liệu được chia sẻ.

Hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn bắt đầu ghi biên bản cuộc họp tiếp theo, nhưng hãy tiếp tục đọc để xem mẫu giúp quy trình trở nên suôn sẻ hơn nữa.

Các phương pháp tốt nhất để lập biên bản cuộc họp

Chuẩn bị trước.

Tôi thừa nhận đôi khi mình cũng mắc lỗi chuẩn bị chưa kỹ cho các cuộc họp. Việc chuẩn bị biên bản cuộc họp thường bị gác lại khi tôi không có nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, với tư cách là người ghi biên bản cuộc họp, điều cần thiết là phải nắm rõ mục đích cuộc họp, các chủ đề thảo luận và những quyết định quan trọng cần đưa ra.

Việc chuẩn bị cho cuộc họp chỉ mất vài phút, nhưng điều này có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn sau này. Hãy dành thời gian gửi email cho người tham dự về các mục trong chương trình nghị sự vào ngày hôm trước, và chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp với ngày họp, người tham dự và các mục trong chương trình nghị sự, để bạn sẵn sàng khi cuộc họp bắt đầu.

Hãy hiểu cách mà nhóm của bạn thích được ghi biên bản cuộc họp.

Mặc dù tôi thích ghi chú riêng trong lúc họp và chỉnh sửa lại sau để chia sẻ, nhưng tôi cũng đã từng phải ghi chú trực tiếp trong các cuộc gọi video. Điều này có nghĩa là tôi sẽ chia sẻ màn hình với tài liệu ghi chú cuộc họp và ghi chú cho tất cả người tham dự xem.

Tôi biết – điều này nghe có vẻ khó khăn. Mặc dù phương pháp này tạo thêm một chút áp lực, nhưng nó cũng có một số ưu điểm. Nó giúp tôi tập trung hơn trong suốt cuộc gọi để không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Ngoài ra, nó giúp tôi sử dụng chính tả và ngữ pháp chính xác, viết ghi chú rõ ràng và súc tích ngay từ đầu, thay vì viết tắt rồi chỉnh sửa ngôn ngữ sau đó.

Cuối cùng, thông thường tôi không cần phải làm gì thêm sau cuộc họp ngoài việc gửi biên bản cho người tham dự qua email. Vì tôi đã ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp, nên có lẽ tôi sẽ không cần phải quay lại chỉnh sửa.

Hãy hỏi cấp trên của bạn xem phương pháp nào được ưu tiên hơn. Phương pháp này có thể không hiệu quả lắm đối với các cuộc họp trực tiếp hoặc những cuộc họp mà mọi người cùng chia sẻ màn hình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thiết lập kỳ vọng với người quản lý của bạn và hiểu rõ việc ghi chú của bạn sẽ được công khai hay riêng tư như thế nào.

Hãy viết theo cách bạn muốn đọc.

Khi phân vân, tôi thường có xu hướng viết nhiều hơn là viết ít. Suy cho cùng, viết đầy đủ còn hơn là bỏ sót điều gì đó, phải không?

Sai rồi. Mục đích chính của biên bản cuộc họp là giúp người tham dự nhanh chóng và dễ dàng nhớ lại những gì đã diễn ra và, đối với những người không thể tham dự, nắm bắt được những thông tin quan trọng mà họ đã bỏ lỡ. Nếu bạn ghi quá nhiều chi tiết cuộc trò chuyện vào biên bản, mọi người có thể sẽ không buồn đọc mà thay vào đó sẽ yêu cầu bạn thuật lại bằng lời nói.

Khi chỉnh sửa biên bản cuộc họp để chia sẻ, tôi luôn tự hỏi: “Mình muốn đọc gì?” Tôi muốn biên bản ngắn gọn, không quá một trang (tốt nhất là nửa trang cho cuộc họp nửa tiếng). Tôi muốn các câu ngắn gọn và các gạch đầu dòng được giới hạn dưới một tiêu đề duy nhất. Và tôi muốn các chi tiết quan trọng được in đậm, in nghiêng, tô sáng hoặc gạch chân.

Hãy nhớ những gì bạn muốn thấy với tư cách là người nhận biên bản cuộc họp và áp dụng những chiến lược này vào ghi chú của mình. Điều này sẽ cải thiện khả năng chú ý đến chi tiết và khả năng sàng lọc lượng thông tin khổng lồ để tìm ra những điểm chính.

Phân bổ thời gian họp kịp thời.

Thông thường, các cuộc họp mang tính cấp bách — đó là lý do tại sao chúng được tổ chức. Có thể phát sinh những việc cần làm gấp và các thời hạn cần được giải quyết ngay lập tức.

Đó là lý do tại sao tôi luôn gửi biên bản cuộc họp càng sớm càng tốt sau khi cuộc họp kết thúc. Các thời hạn mà tôi thường tự đặt ra cho mình là:

• Đối với các cuộc họp trước trưa: Hãy gửi biên bản cuộc họp trước cuối ngày.
• Đối với các cuộc họp sau giờ trưa: Vui lòng gửi biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ.

Tất nhiên, bạn có thể có những trách nhiệm quan trọng hơn có thể làm trì hoãn việc chỉnh sửa, sắp xếp và phân phát biên bản cuộc họp. Những trách nhiệm đó nên được ưu tiên miễn là bạn đã trao đổi rõ ràng với cấp trên về nhu cầu linh hoạt và thời gian bổ sung cần thiết trong biên bản cuộc họp.

Lưu trữ biên bản cuộc họp ở nơi dễ lấy.

Như đã đề cập, tôi lưu giữ tất cả biên bản cuộc họp cho một chuỗi cuộc họp trong cùng một tài liệu Google Docs được cập nhật liên tục, và liên kết đến tài liệu đó trong lời mời trên lịch. Tôi khuyên dùng phương pháp này vì nó giúp tôi và những người tham dự khác dễ dàng truy cập tài liệu thường xuyên.

Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây khác nếu tổ chức của bạn không sử dụng Google Drive. Nếu không có quyền truy cập vào máy chủ đám mây từ xa, bạn có thể lưu biên bản cuộc họp dưới dạng tệp đính kèm vào thư mời họp. Đây sẽ là phương án cuối cùng, vì nó đòi hỏi nhiều công sức thủ công hơn — bạn sẽ cần liên tục cập nhật tài liệu, xóa tài liệu cũ và đính kèm phiên bản mới vào mỗi cuộc họp.

Mấu chốt là cung cấp cho người tham dự quyền truy cập dễ dàng vào biên bản cuộc họp để họ không cần phải nhắc bạn. Điều này tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả và tự giác.

Biên bản cuộc họp chuyên nghiệp chỉ trong vài phút.

Là người ghi biên bản cuộc họp lâu năm, tôi nhận ra tầm quan trọng của vai trò này đối với một nhóm. Chúng ta thường than phiền về số lượng cuộc họp quá nhiều và việc theo dõi các điểm thảo luận và các mục hành động khó khăn như thế nào.

Với vai trò người ghi biên bản cuộc họp, bạn giúp người tham dự bớt lo lắng về việc nhớ nội dung thảo luận và tập trung vào việc hợp tác. Nhưng tôi biết việc ghi biên bản cuộc họp không hề đơn giản, vì vậy tôi hy vọng những lời khuyên và mẫu trên sẽ giúp giảm bớt áp lực cho bạn.

Tôi muốn cuốn hướng dẫn này giúp bạn nhận ra tầm quan trọng của những việc bạn làm và lợi ích mà nó mang lại cho người khác, đồng thời cung cấp cho bạn những bước quan trọng, các phương pháp tốt nhất và ý tưởng về mẫu để nâng tầm ghi chú của bạn từ mức tốt lên mức xuất sắc.