Bí quyết thúc đẩy doanh thu bằng quản lý hoạt động bán hàng

Quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả giúp bạn điều chỉnh chiến lược bán hàng dựa trên dữ liệu, đặt ra mục tiêu rõ ràng cho đội ngũ của mình và tác động trực tiếp đến doanh thu và kết quả kinh doanh.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những lời khuyên về cách quản lý hoạt động bán hàng (với những hiểu biết từ các chuyên gia) và đề xuất phần mềm có thể hỗ trợ trong quá trình này.

Quản lý hoạt động bán hàng là gì?

Quản lý hoạt động bán hàng bao gồm việc xác định, theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động chính của đội ngũ bán hàng để tối đa hóa doanh thu. Nhân viên bán hàng thực hiện các hoạt động hàng ngày như gọi điện thoại, họp hành và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Quản lý hoạt động bán hàng nhằm mục đích quản lý các hoạt động hiệu quả nhất của nhân viên bán hàng để tạo ra các quy trình và mục tiêu có thể lặp lại, từ đó thúc đẩy doanh thu.

Trong khi các nhân viên bán hàng tập trung vào việc gọi điện, lên lịch trình demo và nói chuyện với các bên liên quan, bạn chịu trách nhiệm xác định những hoạt động nào thực sự mang lại hiệu quả. Quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả sử dụng các chỉ số bán hàng chính để hướng dẫn việc tạo ra các quy trình có thể lặp lại và các mục tiêu rõ ràng, cho phép bạn dự đoán và cải thiện kết quả doanh thu.

Nikita Sherbina , đồng sáng lập kiêm CEO của AIScreen , nhấn mạnh rằng không chỉ đơn thuần là theo dõi các con số: “Chìa khóa để biến các chỉ số [bán hàng] thành các chiến lược khả thi là tập trung vào chất lượng hoạt động, chứ không chỉ là số lượng.”

Sherbina cho biết quy trình này đã hiệu quả với anh ấy khi anh ấy xác định được một nhân viên bán hàng làm việc chăm chỉ nhưng không chốt được nhiều đơn hàng. Anh ấy đã phân tích kỹ quy trình của nhân viên đó, tìm ra những điểm cần cải thiện và lập kế hoạch huấn luyện: “Việc chuyển từ chỉ theo dõi hoạt động sang phân tích hiệu quả của hoạt động đó đã tạo ra sự khác biệt rất lớn. Kể từ khi áp dụng điều này, chúng tôi đã thấy tỷ lệ chuyển đổi tăng 20% ​​trên toàn nhóm.”

Lý do cần theo dõi hoạt động bán hàng

Tăng doanh thu

Các hoạt động bán hàng tác động trực tiếp đến lợi nhuận (doanh thu) của bạn. Là một quản lý bán hàng, việc xác định các hành vi quan trọng hàng ngày, theo dõi chúng và giúp nhân viên bán hàng tối ưu hóa quy trình của họ sẽ giúp bạn tạo ra một khuôn khổ cho sự tăng trưởng doanh thu bền vững.

Khi các nhân viên bán hàng của bạn biết chính xác những hoạt động nào dẫn đến thành công và làm thế nào để họ có thể thành thạo chúng, họ sẽ chốt được nhiều hợp đồng hơn.

Ngay cả những điều chỉnh nhỏ, có mục tiêu dựa trên hoạt động cũng có thể mang lại lợi nhuận: “Tôi từng làm việc với một nhóm đang gặp khó khăn trong việc đạt chỉ tiêu. Bằng cách phân tích tỷ lệ cuộc gọi chuyển đổi thành khách hàng, chúng tôi nhận thấy rằng việc tăng số lần theo dõi chỉ 15% đã dẫn đến cải thiện 20% tỷ lệ chuyển đổi”, Brandon Leibowitz , chủ sở hữu của SEO Optimizers, cho biết .

Quy trình được tinh giản

Quản lý hoạt động bán hàng giúp bạn loại bỏ những nỗ lực lãng phí và tập trung đội ngũ vào những việc mang lại hiệu quả. Bạn có thể xác định chính xác những hoạt động nào luôn dẫn đến thành công, tạo ra các quy trình rõ ràng và có thể lặp lại, có khả năng mở rộng và hợp lý hóa các thực tiễn tốt nhất trong toàn đội.

Harmanjit Singh , người sáng lập kiêm CEO của Website Design Brampton , cho biết việc quan sát những người bán hàng xuất sắc nhất là một cách tuyệt vời để xác định những gì nên được đưa vào quy trình tinh gọn của bạn. Ông gọi đây là việc tạo ra các mô hình thành công: “Chúng tôi phát hiện ra rằng những người bán hàng giỏi nhất của chúng tôi không nhất thiết phải gọi nhiều cuộc gọi hơn, mà dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu khách hàng tiềm năng trước khi liên hệ, dẫn đến những cuộc trò chuyện ý nghĩa hơn. Chúng tôi đã biến hiểu biết này thành một mẫu nghiên cứu trước cuộc gọi, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi của nhóm chúng tôi lên 30%.”

Singh nói thêm: “Điều quan trọng là biến các chỉ số [doanh số] thành những câu chuyện tiết lộ điều gì hiệu quả, sau đó hệ thống hóa những phương pháp thành công đó.”

Nâng cao tinh thần đồng đội

Quản lý hoạt động bán hàng cũng giúp nâng cao tinh thần đồng đội và giúp các nhân viên bán hàng cảm thấy được trao quyền bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng và cho phép họ tập trung vào các hoạt động mà họ có thể trực tiếp kiểm soát.

Joseph Passalacqua , Chủ sở hữu kiêm Giám đốc điều hành của Maid Sailors , khuyến nghị “[Chia] các chỉ tiêu lớn thành những thành tựu nhỏ hơn hàng ngày để duy trì động lực tiến lên.” Bạn trao quyền cho nhân viên bán hàng bằng cách kết nối công việc hàng ngày của họ với những kết quả có ý nghĩa, và tinh thần làm việc hàng ngày sẽ dễ quản lý hơn khi nhân viên biết chính xác cần tập trung vào điều gì để thành công. Thêm vào đó, họ sẽ nhận được thêm động lực khi các giao dịch bắt đầu đến.

Các cuộc thi dựa trên hoạt động thậm chí có thể tạo ra một bầu không khí cạnh tranh lành mạnh để tiếp thêm năng lượng cho đội nhóm của bạn, đồng thời thúc đẩy các hành vi dẫn đến doanh số bán hàng.

Tăng cường khả năng hiển thị và báo cáo

Quản lý hoạt động bán hàng giúp tăng cường khả năng hiển thị về hiệu suất tổng thể của nhóm (và cá nhân), đưa ra cảnh báo sớm khi các chỉ số bị tụt hậu và chỉ rõ cần huấn luyện ở đâu.

Ví dụ, nếu bạn không đạt được mục tiêu doanh thu, quản lý hoạt động sẽ giúp bạn xác định vấn đề phát sinh và thực hiện các biện pháp khắc phục cụ thể thay vì chỉ là một lời động viên chung chung kiểu "chúng ta cần phải làm tốt hơn!".

Nó cũng giúp bạn có được báo cáo rõ ràng hơn , cho phép cấp trên thấy chính xác những nỗ lực của bạn đã chuyển hóa thành tăng trưởng doanh thu như thế nào.

Nói cách khác, việc đạt được kết quả kinh doanh mong muốn phụ thuộc vào việc quản lý các hoạt động trước đó. Bây giờ chúng ta sẽ xem xét một quy trình quản lý hoạt động bán hàng dễ dàng áp dụng.

3 bước để triển khai quản lý hoạt động bán hàng

Xác định các hoạt động bán hàng chính.

Để xác định các hoạt động bán hàng chủ chốt của bạn, tôi khuyên bạn nên:

• Hãy phác thảo cấu trúc tổ chức bán hàng của bạn. Xác định các hoạt động bán hàng dẫn đến việc thắng thầu và ghi chú từng vai trò bán hàng cũng như vị trí của họ trong quy trình bán hàng. Ví dụ, các nhân viên phát triển bán hàng của bạn có tạo ra khách hàng tiềm năng rồi phân phối những khách hàng tiềm năng đó cho các giám đốc kinh doanh không? Hay các nhân viên bán hàng tại hiện trường xử lý các giao dịch từ đầu đến cuối trong khu vực được giao của họ?

• Xác định các hoạt động quan trọng cho từng vai trò. Đối với nhân viên phát triển kinh doanh (SDR), bạn có thể tập trung vào việc lên lịch các cuộc họp và các cơ hội bán hàng đã được chấp nhận. Mặt khác, đối với nhân viên bán hàng tại hiện trường, các hoạt động đó có thể là việc phát hiện ra các cơ hội, các cuộc trò chuyện cấp phó chủ tịch, các cuộc gặp mặt trực tiếp và việc gửi đề xuất.
• Thu thập ý kiến ​​từ nhóm của bạn. Phỏng vấn các quản lý bán hàng và nhân viên bán hàng để tìm hiểu quan điểm của họ về các hoạt động chính. Bạn có thể hỏi những người bán hàng xuất sắc nhất về các hoạt động hàng ngày của họ để khám phá điều gì giúp họ thành công.

Hãy sử dụng tất cả thông tin bạn đã thu thập để phân tích các phương pháp tốt nhất, xác định các hoạt động bán hàng cốt lõi mang lại thành công cao nhất, phát triển các kỹ thuật và chiến lược để thành thạo chúng, và chia sẻ thông tin đó với nhóm của bạn.

Ryan Moore , người sáng lập kiêm CEO của Pheasant Energy , nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhìn xa hơn khối lượng đơn thuần khi xác định các hoạt động then chốt. “Trong lĩnh vực năng lượng, nơi chu kỳ bán hàng dài và các giao dịch phức tạp, việc chỉ tập trung vào khối lượng hoạt động như số cuộc gọi là thiển cận. Thay vào đó, tôi nhận thấy rằng các chỉ số như số cuộc họp đủ điều kiện, số chuyến thăm địa điểm và số lượng chào hàng đã đưa ra mới là những chỉ số dẫn đầu thực sự, cuối cùng thúc đẩy doanh thu.”

Lời khuyên của ông ấy áp dụng cho mọi ngành nghề: hãy xác định những hoạt động có ý nghĩa thực sự thúc đẩy các giao dịch và nhấn mạnh tầm quan trọng của chúng.

Phân tích ngược quy trình bán hàng của bạn.

“Các chỉ số hoạt động bán hàng chỉ có giá trị nếu chúng được chuyển hóa thành những hành động thông minh hơn. Yếu tố tạo nên sự khác biệt thực sự không chỉ là theo dõi các cuộc gọi hay giao dịch đã chốt… Bán hàng là một trò chơi của những con số, nhưng bán hàng thông minh là chơi đúng những con số đó,” Anupa Rongala , Giám đốc điều hành của Invensis Technologies , cho biết .

Điều đó có nghĩa là gì? Theo tôi, nó có nghĩa là sử dụng dữ liệu hoạt động bán hàng trong quá khứ để phân tích ngược quy trình bán hàng và xác định chính xác các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu.

Dưới đây là một ví dụ về cách thực hiện điều này, bắt đầu với mục tiêu cấp cao nhất của bạn: Doanh thu.

Giả sử mục tiêu hàng năm của bạn là đạt 70 triệu đô la doanh thu đặt chỗ, và giá trị trung bình mỗi giao dịch là 35.000 đô la.

70 triệu đô la (doanh thu cần thiết) ÷ 35.000 đô la (giá trị trung bình mỗi giao dịch) = 2.000 giao dịch

Nếu tỷ lệ chuyển đổi từ đề xuất sang giao dịch là 25%, nhân viên bán hàng của bạn sẽ cần gửi 8.000 đề xuất. Điều đó đồng nghĩa với việc cần 2.000 cuộc gặp mặt. Để có được những cuộc gặp mặt đó, nhân viên bán hàng của bạn phải thực hiện 128.000 cuộc trò chuyện.

Bây giờ hãy phân tích các chỉ số hoạt động theo từng khung thời gian :

• 2.000 giao dịch ÷ năm = 167 giao dịch mỗi tháng
• 8.000 đề xuất ÷ năm = 667 đề xuất mỗi tháng
• 32.000 cuộc họp ÷ năm = 640 cuộc họp mỗi tuần
• 64.000 cuộc gọi ÷ năm = 256 cuộc gọi mỗi ngày

Phân bổ số lượng hoạt động tương ứng cho mỗi nhân viên bán hàng. Giả sử nhóm của bạn có 100 nhân viên bán hàng.

• 167 giao dịch mỗi tháng ÷ 100 nhân viên bán hàng = 2 giao dịch mỗi tháng
• 667 đề xuất mỗi tháng ÷ 100 đại diện = 7 đề xuất mỗi tháng
• 640 cuộc họp mỗi tuần ÷ 100 đại diện = 7 cuộc họp mỗi tuần
• 256 cuộc trò chuyện mỗi ngày ÷ 100 nhân viên = 3 cuộc gọi mỗi ngày

Theo dõi các chỉ số và điều chỉnh hiệu suất cho phù hợp.

Hãy chủ động quản lý các chỉ số hoạt động bán hàng bằng cách theo dõi chúng hàng ngày và xem xét chúng trong các cuộc họp cá nhân và họp nhóm. Tôi đề xuất sử dụng hệ thống quản lý hoạt động bán hàng (tôi sẽ đề xuất một vài lựa chọn ở phần sau) vì nó tự động hóa việc theo dõi, tính toán tiến độ và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan (đôi khi là theo thời gian thực) về các hoạt động bán hàng và những gì nhân viên bán hàng đang đạt được.

Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu từ công cụ theo dõi hoạt động để tìm ra các điểm nghẽn trong quy trình bán hàng của mình. Ví dụ, nếu nhân viên bán hàng gửi đúng số lượng đề xuất nhưng không chốt được hợp đồng, bạn có thể muốn tổ chức buổi đào tạo về cách viết đề xuất có tác động cao.

Khi Shankar Subba xác định được một vấn đề, ông ấy sẽ áp dụng phương pháp từng bước: “Nếu các cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu khách hàng không mang lại kết quả, tôi sẽ nghe lại các bản ghi âm để xác định điểm cần cải thiện trong bài thuyết trình. Nếu các đề xuất liên tục bị từ chối, tôi sẽ điều chỉnh cách trình bày giá trị để làm cho nó rõ ràng và thuyết phục hơn. Khi tỷ lệ chốt đơn giảm, tôi không chỉ bảo nhóm của mình gọi điện nhiều hơn; tôi sẽ cùng họ tinh chỉnh phương pháp tiếp cận để mỗi lần chuyển đổi đều giúp thúc đẩy thương vụ.”

Top 9 phần mềm theo dõi doanh số

Tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề: việc theo dõi thủ công các hoạt động bán hàng của nhóm có thể là một nhiệm vụ khổng lồ, và tôi không khuyến khích điều đó. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ tự động ghi lại các hoạt động bán hàng ngay khi chúng diễn ra để giúp bạn theo dõi, phân tích và tối ưu hóa hiệu suất của nhóm.

Bảng điều khiển bán hàng

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Bảng điều khiển bán hàng của Pipedrive cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về hiệu suất của nhân viên bán hàng, giúp bạn dễ dàng phân tích các hoạt động quan trọng và xác định những thành công trong một bảng điều khiển quản lý quy trình bán hàng đơn giản và hiệu quả.

Các tính năng chính

• Bảng điều khiển để theo dõi các hoạt động của nhóm (cuộc gọi đã thực hiện, email đã gửi, v.v.) trong thời gian thực.
• Tùy chỉnh báo cáo theo các chỉ số hoạt động chính quan trọng nhất đối với mục đích báo cáo của bạn (ví dụ: giao dịch mới, số lượng hoạt động đã hoàn thành).
• Đánh giá các hoạt động so với mục tiêu để nhanh chóng xác định các cơ hội huấn luyện.

Dùng thử miễn phí: Có

Salesforce

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Các tùy chọn tùy chỉnh mạnh mẽ của Salesforce cho phép bạn tạo bảng điều khiển báo cáo và theo dõi hoạt động phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.

Các tính năng chính

• Các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao giúp bạn dễ dàng theo dõi các hoạt động trong quy trình quan trọng nhất đối với mục tiêu của mình.
• Trình bày cho các đại diện bán hàng những thông tin quan trọng về giao dịch để giúp họ lập kế hoạch phù hợp và thúc đẩy quá trình tiến triển.
• Các tín hiệu thay đổi quy trình hàng tuần giúp bạn phát hiện rủi ro sớm để có thể đưa ra hướng dẫn phù hợp.

Dùng thử miễn phí: Có

Monday.com

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Hệ thống CRM trực quan và có thể tùy chỉnh của Monday.com giúp dễ dàng theo dõi các hoạt động bán hàng để nắm bắt hiệu quả; không cần kiến ​​thức chuyên môn kỹ thuật để thiết lập hoặc bảo trì.

Các tính năng chính

• Bảng điều khiển theo dõi hoạt động và hiệu suất cập nhật các hoạt động và tiến độ giao dịch theo thời gian thực.
• Các chỉ báo tiến độ trực quan giúp dễ dàng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và cung cấp hướng dẫn cho nhân viên bán hàng trước khi giao dịch bị ảnh hưởng.
• Việc theo dõi mục tiêu nhóm có thể giúp bạn tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên bán hàng.

Dùng thử miễn phí: Gói miễn phí vĩnh viễn (tối đa hai người dùng)

Nutshell

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng : Nutshell được tích hợp sẵn nhiều tính năng báo cáo bán hàng giá trị, giúp quản lý hoạt động một cách trực quan và không cần thời gian học tập lâu.

Các tính năng chính

• Các báo cáo tích hợp giúp bạn theo dõi cách nhân viên bán hàng dành thời gian mỗi ngày.
• Báo cáo kết quả hoạt động cho thấy những hành động nào có tác động lớn nhất đến số lượng khách hàng tiềm năng giành được và số lượng giao dịch đã chốt.
• Biểu đồ xu hướng hiệu suất và báo cáo tổn thất giúp bạn nhận ra những gì hiệu quả và giữ cho nhân viên bán hàng luôn đi đúng hướng.

Dùng thử miễn phí: Có

Giá: Các gói trả phí có tính năng theo dõi hoạt động bắt đầu từ 32 đô la/tháng/người dùng (thanh toán hàng tháng) hoặc 25 đô la/tháng/người dùng (thanh toán hàng tháng).

Copper

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Copper, một hệ thống CRM được thiết kế dành cho người dùng Google Workspace, tự động thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng và hoạt động bán hàng, sau đó tổng hợp chúng thành các bảng điều khiển dễ hiểu để theo dõi hiệu suất.

Các tính năng chính

• Bảng tin hoạt động theo thời gian thực cung cấp thông tin chi tiết về những gì đang diễn ra với tất cả các liên hệ và tài khoản.
• Các công cụ báo cáo tùy chỉnh cho phép bạn xây dựng hình ảnh trực quan về quy trình bán hàng để theo dõi tiến độ giao dịch.
• Bảng xếp hạng dựa trên hoạt động bán hàng có thể giúp bạn khơi dậy sự cạnh tranh lành mạnh và tạo động lực trong nhóm của mình.

Dùng thử miễn phí: Có

Close

Lý do tôi thích ứng dụng này để quản lý hoạt động bán hàng: Close tự động ghi lại các hoạt động bán hàng và chuyển chúng thành các báo cáo dễ đọc, giúp bạn tập trung vào việc khuyến khích những hành vi mang lại hiệu quả tích cực.

Các tính năng chính

• Báo cáo tổng quan hoạt động cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về tiến độ của nhóm hoặc từng thành viên.
• Báo cáo phễu cơ hội để theo dõi tốc độ bán hàng và nhanh chóng xác định các cơ hội huấn luyện.
• Bảng xếp hạng doanh số để truyền cảm hứng và động viên nhân viên bán hàng.

Dùng thử miễn phí: Có

Ambition

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Ambition hướng đến quản lý bán hàng, với các công cụ mạnh mẽ để theo dõi, huấn luyện và áp dụng yếu tố trò chơi vào các hoạt động bán hàng.

Các tính năng chính

• Khả năng theo dõi hoạt động và hiệu suất theo thời gian thực cho thấy tiến độ đạt được mục tiêu của nhóm.
• Tạo bảng điểm hoạt động để giúp nhân viên bán hàng hiểu rõ các chỉ số mục tiêu và liên kết chúng với mục tiêu hàng tháng.
• Bảng xếp hạng, cuộc thi và ghi nhận thành tích để tạo động lực và truyền cảm hứng cho đội nhóm của bạn.

Dùng thử miễn phí: Có bản demo.

Freshsales (của Freshworks)

Lý do tôi thích Freshsales để quản lý hoạt động bán hàng: Freshsales là một phần mềm CRM dễ sử dụng để theo dõi hoạt động bán hàng, quản lý liên hệ và giao dịch, giúp đội ngũ của bạn luôn đi đúng hướng.

Các tính năng chính

• Báo cáo tùy chỉnh để theo dõi hoạt động bán hàng và xác định chính xác những yếu tố nào mang lại chuyển đổi.
• Theo dõi hoạt động đa kênh để giám sát các hoạt động trên một bảng điều khiển thống nhất.
• Trí tuệ nền tảng phân tích các hoạt động, dữ liệu lịch sử và đưa ra các đề xuất giúp bạn đẩy nhanh chu kỳ bán hàng.

Dùng thử miễn phí: Có

Agile CRM

Lý do tôi thích nó để quản lý hoạt động bán hàng: Agile CRM cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ để quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng trên nhiều kênh (mạng xã hội, email, v.v.) và các tùy chọn trò chơi hóa để khuyến khích nhân viên đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động.

Các tính năng chính

• Các báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng của quy trình bán hàng và hiệu quả hoạt động của các nhân viên bán hàng so với mục tiêu hoạt động.
• Quản lý và theo dõi tiến độ quy trình bán hàng để giám sát các giai đoạn và cột mốc giao dịch, đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
• Các lựa chọn trò chơi hóa để thúc đẩy tinh thần đồng đội

Dùng thử miễn phí: Gói miễn phí vĩnh viễn (tối đa mười người dùng)

Quản lý hoạt động bán hàng

Quản lý hoạt động bán hàng có thể giúp bạn xác định các phương pháp tốt nhất và phát huy hiệu quả trong toàn bộ nhóm. Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng phần mềm để theo dõi các chỉ số quan trọng. Từ đó, bạn có thể biến những gì đang hiệu quả thành các quy trình có thể mở rộng.